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armasuisse
Consens16. Facility Management Herbstseminar
Knappe RessourcenOutsourcing von FM-Aufgaben bei der armasuisse Immobilien
Markus Klopfstein, Facility Manager, armasuisse Immobilien
Ittigen, 28. Oktober 2010
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2armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
• Vorstellung armasuisse Immobilien• Prozessarchitektur• Portfolio des VBS• Die Rollen im Facility Management• Outsourcing FM-Aufgaben • BeIMB
- Aufgaben- Projekt- Hergang Ausschreibung- Access-Tool
Agenda
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3armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
V B S
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4armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
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5armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
armasuisse
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6armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
armasuisse Immobilien
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7armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
- Immobilienverwaltung
Personalabbau
- Immobilienbe- wirtschaftung- Immobilien- vermietung
- Eigentümer- strategie- Portfolio- management
Ent
wic
klun
gsst
and
Vision
Reo Bau Bund EMD 95 RVR SAP GR XXI Immo VBS XXI NRM / FLAG PFM
BAMF
BAGFGR
Armeebauten
FWK Liegenschaftsdienst
GST AIM
AFBGR Bereich Bauten arma-
suisse Bauten
armasuisse Immobilien
Entwicklung
1990 199419921991 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 20111993
Entwicklung zu armasuisse Immobilien
343
214153
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8armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
Prozesse Immobilien VBS
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9armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
Prozessarchitektur
Strategie-prozesse
Steuerungs-prozesse
OperativeProzesse
Support-prozesse
Management-prozesse
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10armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
Vielfalt der militärischen Immobilien
Verwaltungs-& Betriebs-Infrastruktur
Ausbildungs-Infrastruktur
Verteidigungsinfrastruktur(Objekte für den Einsatz der Armee)
Support-Infrastruktur
Kampf- und Führungs-infrastruktur
LogistikInfrastruktur
LuftwaffenInfrastruktur
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11armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
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12armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
Aufteilung der Anzahl ImmobilienobjekteImmobilienobjekteinsgesamt rund 26‘000 Objekte
Das Immobilienportfolio heute
56%
1%
1%
6%
17%
20%
Aufteilung der oberirdischen LandflLandfläächeche insgesamt rund 25‘000 ha
6%5%
83%
0%6% 0%
AusbildungsinfrastrukturKampfinfrastrukturFührungs- und ÜbermittlungsanlagenLogistik-InfrastrukturLuftwaffen-InfrastrukturVerwaltungs- und Betriebsinfrastruktur
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13armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
Portfolio-Segmentierung und -Entwicklung
Portfolio-Segmentierung
I KernbestandGegenwärtiger Bedarf von Armee und Verwaltung. VBS intern ver-mietet inkl. Objekte mit einge-schränkter Nutzung oder reduzierter Bereitschaft.
II DispobestandObjekte, die nicht zur Deckung von Aufgaben der Armee und Ver-waltung gebraucht werden. Bestand, von dem sich das VBS kurz, mittel- oder langfristig nach betriebswirtschaftlichen Grund-sätzen trennen möchte
Portfolio-Entwicklung
Objekte imKernbestand
Objekte imDispositionsbestand
14200
11200
6600
1900012000
11000
95009000
3500
0
5000
10000
15000
20000
25000
30000
2000 2006 2011
Objekte verkauft oderzurückgebaut
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14armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
steuert / überwacht Immo-Management
Departements-ebene
Studien, Projekteund Realisierung
BauleistungsträgerBauwirtschaft
Immobilienmarkt
erteilt Aufträgesteuert Projekte
Mieterrolle(Kunden intern/extern)
vermietet/verkauftObjekte
formuliert Bedürfnisse
Rollenmodell Immobilien VBS
BetreiberLBA
Leistung fürGebäudebetriebAufträge für
Betreiberleistung
Eigentümervertreterarmasuisse Immobilien
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15armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
5 Fachbereiche 62 Mitarbeitende (davon 26 Facility Manager) 7‘000‘000 m2 Bruttogeschossfläche8‘000‘000 CHF Beauftragung Planer9‘000‘000 CHF Mieteinnahmen fw12‘000‘000 CHF Instandsetzungen durch FM45‘000‘000 CHF Aufwand in der Bewirtschaftung100‘000‘000 CHF Jährliche Instandsetzungsplanung220‘000‘000 CHF Betreiberleistungen LBA, BABS, Dritte1‘000‘000‘000 CHF interne Vermietung budgetrelevant
Facility Management in Zahlen
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16armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
Rolle Facility Manager
Berufsbild des Facility Manager
Zu beziehen bei der IFMA-Schweiz
www.ifma.ch
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17armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
Rolle Facility Manager (IFMA / GEFMA)
Kompetenzbereiche des Facility ManagersAus der Sicht IFMA umfassen die Fähigkeiten und Fertigkeiten des Facility Managers folgende neun Kompetenzbereiche
1. Betrieb und Instandhaltung
2. Immobilien
3. Mensch und Umwelt
4. Planung und Projektmanagement
5. Organisation der Facility Services
6. Finanzen
7. Qualitätsbewertung
8. Kommunikation
9. Technik
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18armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
• Nimmt die Eigentümer Verantwortung wahr insbesondere die Werk-eigentümerhaftung
• Erarbeitet in Zusammenarbeit mit dem Portfoliomanagement die Entwicklungspläne
• Erarbeitet Bewirtschaftungskonzepte in seinem Portefeuille• Erstellt die Instandhaltungsplanung• Definiert den Umfang und Inhalt der zu beschaffenden Leistungen in seinem
Bereich für die Beauftragung der FM-Dienstleister. • Ist verantwortlich für die Mandatsübergabe und führt die Betreiber, Dienstleister
und Bewirtschafter • Erstellt Nutzungsvereinbarungen und Mietkostenrechnungen• Gewährleistet den rechtskonformen und störungsfreien Betrieb von
Gebäuden und Anlagen • Ist verantwortlich für die wirtschaftliche und termingerechte Durchführung von
Instandsetzungsmassnahmen. Erstellt und überwacht das Budget, ist für die Bewirtschaftung der FM-Daten verantwortlich
26 Facility Manager f26 Facility Manager füür 26r 26‘‘000 Objekte = ca. 1000 Objekte pro FM000 Objekte = ca. 1000 Objekte pro FM
Rolle Facility Manager bei der armasuisse Immobilien
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19armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
Rolle Facility Manager bei der armasuisse Immobilien
Strategisch Entwicklung des Entwicklung des Facility ManagersFacility Managers
bei derbei derarmasuisse Immobilienarmasuisse Immobilien
Ausbildungskonzeptfür den
Facility Manager
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20armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
Portfoliomanager
Betreiber
Projektleiter Bauherr
Externe Bauleistungsträger
= Portfolio und Umweltmanagement= Facility Management= Baumanagement= Betreiber (LBA)
Strategie
Steuerung
Umsetzung
Umsetzung
Steuerung
Umsetzung
Outsourcing von FM - Aufgaben
Bewirtschafter
Projekt BeIMB
BeIMBBeIMBFacility Manager
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21armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
Eine der Kernaufgaben von armasuisse Immobilien ist die Bewirtschaftung des Immobilienportfolios des Departements für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport (VBS). Die armasuisse Immobilien trägt die wirtschaftliche, ökologische und technische Verantwortung für rund 26'000 Immobilien.
Um die stark belasteten Facility Manager im Tagesgeschäft zu entlasten, sollen verschiedene Aufgaben an BeBeauftragte auftragte ImImmobilienmobilienbbeewirtschafter wirtschafter (BeIMB) vergeben werden.
Projekt BeIMB
Notwendigkeit
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22armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
Hergang Ausschreibung
• Um die stark belasteten Facility Manager im Tagesgeschäft zu entlasten, wurden verschiedene Aufgaben an Beauftragte Immobilienbewirtschafter (BeIMB) vergeben.
• Die BeIMB‘s verfügen über genügend qualifizierte Ressourcen und können die Facility Manager rasch und gezielt unterstützen.
• Die BeIMB‘s kennen die regionalen Gegebenheiten.• Delegierbare Aufgaben wurden in Modulen beschrieben• 8 Module (Standard-Module) sind definiert, die dazugehörigen
Leitfaden sind erstellt. • Die nötigen Instrumente sind verfügbar. Dies beinhaltet nebst
Formularen und Checklisten auch ein Zustandserfassungs- und Auswertungstool
• Projekt wurde vor 2006 gestartet, ist im Bereich Facility Management bei armasuisse Immobilien etabliert.
Projekt BeIMB
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23armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
• Auftragsplanung• Auftragserfüllung gem. Leitfaden pro Modul• Regelmässiges Reporting an den FM• Kapazitätsplanung der eigenen Ressourcen• Information des FM• Sichere und geordnete Datenlieferungen• Vertretung des FM vor Ort• Meldung an den FM bei ausserordentlichen Vorkommnissen• Transparente Verrechnung seiner Leistungen
BeIMB-Aufgaben
Projekt BeIMB
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24armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
Stand Auslagerung FM-Leistungen
• Je ein Hochbau-BeIMB (HB) und ein Tiefbau-BeIMB (TB) sind für sämtliche Einsatzgebiete der Schweiz ausgewählt worden (2006).
• Momentan sind rund 55 Architekten / Ingenieure in diesem Mandat für die armasuisse Immobilien tätig.
• Bis heute wurden ca. 2‘600 Objekte erfasst / bewertet. • Im 2010/11 werden Nachfolgemandate sowie neu definierte
Mandate (Flugplatz HB / TB), Flugbetriebsflächen etc.) ausgeschrieben.
Projekt BeIMB
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25armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
• Mit der systematischen Zustandserhebung wird die Informationsbasis der Instandhaltungsplanung geschaffen.
• Die Informationen ermöglichen den jeweiligen FMs eine risikoarme, wirtschaftliche und strategisch gezielte Instandhaltungsplanung über das Portfolio.
• Mit der Informationsbasis wird ein Quervergleich über alle verschiedenen Mieter bei allen Objekttypen in den geografischen Regionen der Schweiz geschaffen.
Modul 1 – Systematische Zustandserhebung
Projekt BeIMB
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26armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
Mit der vertieften Zustandsuntersuchung bekommt derEigentümer Resultate und Analysen zum aktuellenZustand seiner Bauwerke. • Insbesondere werden die Abweichungen erkannt, analysiert und
priorisiert. • Bei der Untersuchung werden die Aspekte Werkeigentümerhaftung,
Sicherheit, Zustandsentwicklung, Gebrauchstauglichkeit und allfällige Sofort- und Sanierungsmassnahmen beleuchtet.
• Es sind die Grundlagen für die Massnahmenplanung der Instandsetzung der baulichen Mängel zu erarbeiten.
Modul 2 – Detaillierte Zustandsbeurteilung
Projekt BeIMB
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27armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
• Anstoss: FM bestellt (aufgrund der Erkenntnisse aus Modul 1 oder2), SOLL/IST-Vergleiche durchzuführen und das Delta in einer Bedürfnisformulierung zu definieren.
• Dient als Antragsgrundlage für die Auslösung eines Projektes. Output: Abgefasste Bedürfnisformulierung. Kann auch organisatorische Massnahme sein, also nicht immer Bauvorhaben.
Modul 3 – Bedürfnisformulierung Bewirtschaftung
Projekt BeIMB
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28armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
• Aufgrund eines klaren Auftrags des FMs werden Optimierungsmöglichkeiten bezüglich einem Objekt, Areal oder einer Anlage aufgezeigt.
• Die erarbeitete Entscheidungsgrundlage für den FM enthält die Beurteilung (Gesamtbetrachtungen und unter Einbezug von wirtschaftlichen, betrieblichen und ökologischen Aspekten) und allenfalls eine entsprechende Massnahmenplanung.
Modul 4 – Massnahmenplanung allgemein
Projekt BeIMB
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29armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
• Dem FM stehen aktualisierte, nachgeführte oder neu erhobene Daten zu den Objekten seines Portfolios zur Verfügung.
• Ziele des Moduls sind die Erhebung von Grunddaten (SAP RE FX und andere), die Erarbeitung oder Aktualisierung von Planunterlagen und die Nachführung von Bautendokumentationen.
Modul 5 – Grundlagendaten / Planbereinigung
Projekt BeIMB
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30armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
• Das Ziel des Moduls ist kurzfristige Probleme im Rahmen der Bewirtschaftungsaufgaben vor Ort zu lösen.
• Dazu müssen die IST-Situation erfasst, allenfalls Inspektionsberichte verfasst und Massnahmen geplant werden.
• Je nach Situation werden Sofortmassnahmen im Auftrag des FMs umgehend umgesetzt.
• Es ist auch möglich, dass nur Informationen und Trouble-shooting’s verlangt werden.
• Der FM ist vor Ort vertreten.
Modul 6 – Kurzfristige Problemlösung
Projekt BeIMB
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31armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
• Mit der systematischen Objektrücknahme wird sichergestellt, dass Objekte in geordneter Art und Weise von internen Mietern abgegeben werden und allfällige Mängel beseitigt oder dokumentiert sind.
• Dazu gehört die systematische Organisation und Durchführung von Objektrücknahmen sowie die Überwachung der Erfüllung von Mängelbeseitigungen.
• Für die Fortführung der Betreiberleistungen auf der entsprechenden Stufe können die erforderlichen Aufgaben erteilt werden.
Modul 7 – Unterstützung Objektrücknahmen
Projekt BeIMB
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32armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
• Ziel des Prozesses:Mit dem Prozess ungeplante Massnahmen wird sichergestellt, dass kurzfristig erkannte Instandsetzungsmassnahmen (IS-Massnahmen) einer raschen Lösung zugeteilt werden können.
Modul 8 – Realisierung unplanbarer Massnahmen
Projekt BeIMB
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33armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
Erfassen Zustandsdaten
Access-Tool (Zustandserfassung und Auswertung)
Projekt BeIMB
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34armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
Access-Tool (Zustandserfassung und Auswertung)
Auswertung der Gesamtbewertung
Projekt BeIMB
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35armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
Die Zahlen und Farben haben folgende Bedeutung: 1 = gut / schadfrei (grün)2 = annehmbar (grün)3 = schadhaft (gelb)4 = schlecht (rot)5 = alarmierend (rot)
Auswertung der Objektklassen
Access-Tool (Zustandserfassung und Auswertung)
Projekt BeIMB
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36armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
Schlussfolgerung
• Weniger eigene Ressourcen beim VBS = mehr Beauftragte• Der Facility Manager benötigt Steuerungs- und Führungsqualitäten• Die Fachkompetenzen müssen intern trotzdem erhalten bleiben• Die Werkeigentümerhaftung bleibt weiterhin beim Facility Manager• Weitere BeIMB‘s für andere Fachthemen möglich ….
- Unterstützung in kaufmännischen Themen - Unterstützung im planungs- und baubegleitendem FM- …..
Als Facility Manager bei der armasuisse Immobilien hat man Als Facility Manager bei der armasuisse Immobilien hat man ……....……. sehr interessante Aufgaben im operativen und taktischen FM. sehr interessante Aufgaben im operativen und taktischen FM……. zunehmende Herausforderung im strategischen FM. zunehmende Herausforderung im strategischen FM
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37armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010
Markus KlopfsteinFacility Manager
Eidgenössisches Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport VBSarmasuissearmasuisse ImmobilienFacility ManagementFachbereich Facility Management Schweiz
Blumenbergstrasse 39, CH-3003 BernTel. +41 31 322 83 24Handy +41 79 277 42 04Fax +41 31 324 23 44mailto:[email protected]
Besten Dank