Arbeitsstab Integriertes Flüchtlingsmanagement
Abschlussbericht Arbeitsstab Integriertes Flüchtlingsmanagement
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Arbeitsstab Integriertes Flüchtlingsmanagement
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Gliederung:
I. DIE HERAUSFORDERUNG Zuwanderung von Flüchtlingen und Asylbewerbern in die Bundesrepublik bewältigen II. DIE AUFGABEN FÜR BAMF UND BA Prozesse beschleunigen, Rückstände abbauen und Integration in den Arbeitsmarkt forcieren III. DER ARBEITSSTAB VON BAMF UND BA Kurze Entscheidungswege und enge Koordinierung für ein erfolgreiches Flüchtlingsmanagement IV. DIE ARBEITSGRUPPEN Arbeitsthemen, Inhalte und erreichte Ziele des Integrierten Flüchtlingsmanagements
- Arbeitsgruppe 1 – Personal - Arbeitsgruppe 2 – Prozesse - Arbeitsgruppe 3 – Sprache und Qualifizierung - Arbeitsgruppe 4 – Transparenz - Arbeitsgruppe 5 – IT-Unterstützung
- Arbeitsfeld – Presse und Kommunikation
V. AUSBLICK Weitere Erkenntnisse und weiteres Vorgehen ANHANG 1 – Cockpit Integriertes Flüchtlingsmanagement
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I. DIE HERAUSFORDERUNG
Zuwanderung von Flüchtlingen und
Asylbewerbern in die Bundesrepublik bewältigen
2015 sind rund eine Million Flüchtlinge nach Deutschland eingereist. Einige sind in andere EU-
Länder weitergewandert, die meisten sind geblieben. Zum Vergleich: in dem Jahr mit der bislang
größten Flüchtlingszuwanderung (1992) kamen rund 438.000 Asylsuchende nach Deutschland.
Die meisten registrierten Flüchtlinge des vergangenen Jahres stammen aus Syrien (39 %), Af-
ghanistan (14 %), dem Irak (11 %) und Albanien (6 %).
Herausforderung für Politik, Behörden und Bürgergesellschaft
Eine so große Zahl an Zuwanderern in einem so kurzen Zeitraum ist nicht erwartet worden – al-
lein im September und Oktober 2015 wurden rund 340.000 Flüchtlinge registriert. Dies führte
unter anderem dazu, dass beim zuständigen Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF)
bis Ende September ein Rückstand von rund 300.000 unbearbeiteten Asylanträgen aufgelaufen
ist, während gleichzeitig noch zahlreiche Flüchtlinge auf Ihre Antragstellung warteten.
Chance für Arbeitsmarkt und Gesellschaft
Gleichzeitig ist hervorzuheben, dass die Zuwanderung von Flüchtlingen für Deutschland mittel-
fristig auch eine Chance bedeutet. Die Bundesagentur für Arbeit hatte 2011 in ihrem Positions-
papier „Perspektive 2025 – Fachkräfte für Deutschland“ prognostiziert, dass das Erwerbsperso-
nenpotenzial aufgrund der demografischen Entwicklung bis 2025 zurückgeht. Bei realistischen
Annahmen zu den weiter steigenden Erwerbsquoten der Frauen und der Älteren und bei einer
angenommenen durchschnittlichen Nettozuwanderung von 200.000 Personen pro Jahr würde
das Erwerbspersonenpotenzial bis zum Jahr 2025 um rund zwei Millionen sinken; von 45,8 Milli-
onen im Jahr 2015 auf dann 43,8 Millionen.
Insofern stellen die jetzt ankommenden Flüchtlinge für den deutschen Arbeitsmarkt ein nicht zu
vernachlässigendes Potenzial dar. Aktuell gehen Einschätzungen von Experten der Bundesagen-
tur für Arbeit davon aus, dass aufgrund fehlender oder nicht nachgewiesener Qualifikationen nur
ein vergleichsweise geringer Anteil von Flüchtlingen kurzfristig in den Arbeitsmarkt integriert wer-
den kann. Dennoch bietet die günstige Altersstruktur (zwei Drittel sind unter 30 Jahre jung) die
Möglichkeit, durch das Nachholen einer beruflichen Erstausbildung oder durch Anerkennung vor-
handener sowie Ergänzung fehlender Qualifikationen ein relevantes Fachkräftepotenzial für
Deutschland zu generieren. Dies könnte sich nicht zuletzt günstig auf Betriebe und Unternehmen
auswirken, die bereits heute zum Teil Schwierigkeiten haben, offene Arbeits- und Ausbildungs-
stellen zu besetzen. Die Finanzierungsbasis der sozialen Sicherungssysteme könnte so perspek-
tivisch weiter gestärkt werden. Eine gezielte Zuwanderung von Fachkräften aus Drittstaaten nach
Deutschland kann der aktuelle Flüchtlingsstrom nach Einschätzung der Bundesagentur für Arbeit
jedoch nicht ersetzen.
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II. DIE AUFGABEN FÜR BAMF UND BA
Prozesse beschleunigen, Rückstände abbauen und
Integration in den Arbeitsmarkt forcieren
Aus dem andauernden Zustrom von Flüchtlingen nach Deutschland ergeben sich auf Bundes-
ebene für das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) sowie für die Bundesagentur für
Arbeit (BA) eine Reihe vordringlicher Aufgaben, die es zu koordinieren und so schnell wie mög-
lich zu lösen galt und gilt.
Hierzu musste das BAMF im Rahmen einer so genannten End-to-End-Betrachtung den Gesamt-
prozess optimieren und beschleunigen, den ein Flüchtling in Deutschland durchläuft. Dies um-
fasst in einer ersten Phase die Verbesserung der Registrierung bei Erstankunft sowie in der Fol-
ge den Transport der Flüchtlinge vom Grenzübergang bis zur Erstaufnahmeeinrichtung, wo sie
untergebracht und versorgt werden. Das Asylverfahren muss deutlich beschleunigt werden. So
soll die durchschnittliche Dauer von der Antragstellung bis zur Entscheidung von derzeit 5,2 Mo-
naten auf 3,0 Monate bei Neuanträgen sinken. Parallel gilt es, den Rückstand in der Antragsbe-
arbeitung merklich abzubauen, damit durch die schnellere Bearbeitung von aktuellen Asylanträ-
gen die Liegezeit für Altfälle nicht weiter ansteigt. Um diese Herausforderung zu bewältigen, baut
das BAMF entsprechende personelle und organisatorische Strukturen auf und schafft die erfor-
derliche technische Infrastruktur.
Damit Flüchtlinge künftig schnell Unterstützung für die Integration in Arbeit und Gesellschaft er-
halten, hat das BAMF die Integrationskurse für Asylbewerber mit guter Bleibeperspektive geöff-
net, so dass der Spracherwerb nun bereits während des laufenden Asylverfahrens befördert wird.
Zudem wurden alle Schritte eingeleitet, um den steigenden Bedarf an Integrationskursen abde-
cken zu können und Wartezeiten zu verhindern.
Für die BA gilt es, möglichst frühzeitig den Kontakt zu den Flüchtlingen zu suchen und mit den
Aktivitäten für eine erfolgreiche Integration in den Arbeitsmarkt zu beginnen. Hierzu gehören un-
ter anderem die Förderung berufsbezogener Sprachkenntnisse, Feststellung von Qualifikationen,
Kenntnissen und Kompetenzen sowie ggf. Integration in berufliche Erstausausbildung. Schließ-
lich sind die Flüchtlinge in die Vermittlungsprozesse einzubeziehen. Wichtig ist dabei auch, hier
nicht mehr rein sequenziell zu arbeiten, sondern ab einem bestimmten Punkt bereits parallel zum
Spracherwerb mit beruflicher Aktivierung und Qualifizierung zu beginnen.
Wie das BAMF, so hat auch die BA die Aufgabe, entsprechende personelle, organisatorische und
technische Voraussetzungen in Jobcentern und Agenturen für Arbeit zu schaffen. Es ist davon
auszugehen, dass im Jahr 2016 sukzessiv ein merklicher Anstieg von hilfesuchenden Flüchtlin-
gen in der Grundsicherung festzustellen sein wird.
Der Nutzen verbesserter und beschleunigter Prozesse in der Flüchtlingsintegration liegt für die
Gesellschaft demzufolge nicht nur in einem etwaigen Fachkräftepotenzial, sondern betrifft auch
die Einsparung von Beitrags- und Steuergeldern.
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III. DER ARBEITSSTAB VON BAMF UND BA
Kurze Entscheidungswege und enge Koordinierung
für ein erfolgreiches Flüchtlingsmanagement
Der Bundesminister des Inneren hat in Abstimmung mit der Bundesministerin für Arbeit und So-
ziales und im Auftrag des Chefs des Kanzleramtes im September 2015 den Vorstandsvorsitzen-
den der BA, Frank-J. Weise, zusätzlich die Leitung des BAMF übertragen. Er führt seither beide
Behörden in Personalunion. Zuvor übernahm Weise bereits die Führung des gemeinsamen „Ar-
beitsstabes Integriertes Flüchtlingsmanagement“ von BAMF und BA.
Der Arbeitsstab Integriertes Flüchtlingsmanagement diente der engen Vernetzung und Beschleu-
nigung des Informationsaustausches zwischen dem BAMF und der BA. Er bestand im Kern aus
Führungskräften beider Behörden. Diese wurden z.T. von externen Experten unterstützt. Fünf
Themenfelder standen beim Arbeitsstabes Integriertes Flüchtlingsmanagement im Fokus:
- Personal aufbauen und bereitstellen
- Asyl- und Integrationsprozess beschleunigen
- Kurse für Sprachqualifizierung ausbauen
- Transparenz schaffen
- IT und Schnittstellen verbessern
Analog dieser fünf Felder wurden im Arbeitsstab fünf Arbeitsgruppen gebildet. Sie bestanden
jeweils aus einer Führungskraft des BAMF und der BA. Die Arbeitsgruppen wiederum organisier-
ten sich zum Teil in Unterarbeitsgruppen zu bestimmten Fragestellungen.
Arbeitsweise des gemeinsamen Arbeitsstabes Integriertes Flüchtlingsmanagement
Ein wichtiges Element der Stabsarbeit war das regelmäßige physische Treffen der Mitglieder des
Arbeitsstabes in der Zentrale des BAMF und der BA, zu Beginn täglich, später dreimal pro Wo-
che. Durch die enge Verzahnung der Arbeit der Arbeitsgruppen des Arbeitsstabes untereinander,
u.a. mit Hilfe gemeinsamer Arbeitssitzungen und durch regelmäßige Lagebesprechungen des
Gesamtstabes, gelang es, ein gemeinsames Verständnis der akuten Probleme und eine schnelle
Handlungsfähigkeit sicher zu stellen. Einmal wöchentlich wurde dem Leiter des Arbeitsstabes,
Herrn Weise, in einem Vortrag der Arbeitsfortschritt der Arbeitsgruppen vorgestellt. Notwendige
Richtungsentscheidungen waren zu diesem Termin vorbereitet und konnten so vom Leiter des
Arbeitsstabes direkt gefällt werden.
Direkte Kommunikation mit der Stabsleitung
Der Chef des Stabes und das Büro des Stabes garantierten einen reibungslosen und koordinier-
ten Informationsfluss zwischen den Arbeitsgruppen untereinander sowie vom Leiter des Stabes
zu den einzelnen Arbeitsgruppen und von dort zurück. Gleichzeitig nahm der Stab die Funktion
eines Frühwarnsystems wahr. Durch die Stabsarbeit kamen Probleme aus den Linienorganisati-
onen und den dezentralen Standorten der beiden Behörden zügig in die Wahrnehmung des Lei-
ters des Stabes. Die Arbeitsgruppen konnten zeitnah reagieren und Lösungsvorschläge erarbei-
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ten, die durch die Linie der jeweiligen Häuser umgesetzt wurden. Probleme, die von der Politik
und anderen zuständigen Stellen identifiziert wurden, konnten im Arbeitsstab schnell auf ihre
Bedeutung für die Stabsarbeit hin untersucht werden.
Verbindungsorganisation
Um im Arbeitsstab ein besseres Verständnis für die Interessen und Tätigkeiten der Stakeholder
und Partner in den Geschäftsfeldern von BAMF und BA zu haben, bildete der Arbeitsstab die
„Arbeitsgruppe Verbindungsorganisation“. Hier waren Experten aus BA und BAMF, die bereits in
Ihren Häusern für die Kontakte zu Politik, Ministerien, kommunalen Spitzenverbänden, Presse
und NGO‘s verantwortlich sind, beratend für den Arbeitsstab tätig. Deren Aufgabe war es gleich-
zeitig, die zuständigen Ansprechpartner und Koordinatoren in den Institutionen gezielt über aktu-
elle Themen zu informieren.
Rasche Umsetzung der Entscheidungen in beiden Häusern
Zwei Mitglieder des Arbeitsstabes, in ihren Häusern besonders gut vernetzte Führungskräfte,
hatten die Aufgabe, die erarbeiteten Ergebnisse des Arbeitsstabes in die Linienorganisationen
reibungslos zu überführen. Die Personalunion von Herrn Weise als Leiter BAMF, des Vorstands-
vorsitzenden der BA und des Leiters Arbeitsstab beförderte den Transfer, weil die Übertragung
von Arbeitsaufträgen direkt auf die zweite Managementebene der jeweiligen Häuser erfolgen
konnte.
Der idealtypische Prozess im Arbeitsstab sah die gemeinsame Erarbeitung eines Vorschlages
vor, z.B. zur Beschleunigung des Asylantragsverfahrens, der in den Linienorganisationen der
jeweiligen Häuser umgesetzt werden sollte. Im Arbeitsstab wurde zunächst ein gemeinsames
Verständnis über die Fragestellung und über einen gemeinsamen Lösungsvorschlag erarbeitet.
Die Einführung und Umsetzung des vom Arbeitsstab entwickelten neuen Prozesses lag dann in
der Verantwortung der jeweiligen Häuser.
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IV. DIE ARBEITSGRUPPEN
Arbeitsthemen, Inhalte und erreichte Ziele
des Integrierten Flüchtlingsmanagements
Der Arbeitsstab hatte zu Beginn seines Bestehens fünf zentrale Handlungsfelder identifiziert, die
in fünf entsprechenden Arbeitsgruppen behandelt wurden.
Arbeitsgruppe 1 – Personal
Mit dem Bundeshaushalt 2016 wurden zur Bearbeitung der hohen Antragszahlen dem BAMF
3.000 Planstellen und Mittel für weitere 1.000 befristete Stellen zuerkannt. Es gilt nun, die zusätz-
lich geschaffenen Stellen beim BAMF zügig zu besetzen und das Personal entsprechend der
Aufgaben kurzfristig zu qualifizieren. Das BAMF wird die durch den Haushalt 2016 zur Verfügung
gestellte Mitarbeiterkapazität in Höhe von 7.300 (6.300 Planstellen und 1.000 Befristungen) im
Wesentlichen bis zum Ende des ersten Halbjahres 2016 besetzen.
■ Der Personalaufbau wurde priorisiert und beschleunigt, so dass die Anzahl an Entscheidern
deutlich stieg: von rund 400 (Stand September 2015) auf rund 600 (Stand Dezember 2015).
Eine zentral gesteuerte Qualifizierung für ausgewählte Entscheider- und Sonderentscheider-
profile unterstützt die Rekrutierung. Bei den Entscheidern besteht aber weiterhin ein dominie-
render Engpass.
■ Neben der Rekrutierung für die bestehenden und neuen Außenstellen wurden Sonderpro-
jekte durchgeführt. Die vier Entscheidungszentren mit u. a. 600 Entscheidern für den Rück-
standsabbau sowie das Zustellzentrum in Bonn wurden personalisiert.
■ Für die Ausschreibungen Bürosachbearbeiter Asyl, Entscheider und Führungskräfte sind
insgesamt bisher rund 35.000 Bewerbungen eingegangen. Durch eine enge Zusammenarbeit
mit der BA und der Unterstützung ihrer Regionaldirektionen wurden bereits 3.000 Bewer-
bungsgespräche geführt und 1.150 Einstellungszusagen erteilt. Die Rekrutierung und Einstel-
lung bzw. die Erteilung von Einstellungszusagen für alle offenen Stellen soll bis Mitte 2016
abgeschlossen sein. Hierzu wurde Mitte Dezember 2015 eine Projektgruppe „Personalrekru-
tierung Asyl“ eingesetzt.
■ Ein neues Konzept verkürzt Qualifizierungen und bündelt sie an bestimmten Orten, so dass
sich der Aufwand verringert. Die Qualifizierungszeit für Entscheider konnte von zehn auf acht
Wochen gesenkt werden – hierbei bearbeiten die Teilnehmer der Qualifizierung bereits ab der
dritten Woche echte Fälle. Darüber hinaus wurden Kurzqualifizierungskonzepte für Sonder-
entscheider im Rückstandsabbau und ausgebildete Juristen neu entwickelt.
Arbeitsstab Integriertes Flüchtlingsmanagement
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■ Die Neuorganisation des BAMF – insbesondere für den operativen Asylbereich – wurde
vorbereitet und initiiert. Dazu wurden insbesondere Leitlinien für die Weiterentwicklung der
Organisation und die neue Organisationsstruktur entwickelt.
■ Um ein systematisches Personalmonitoring und Auftragsmanagement sicherzustellen, hat
das BAMF darüber hinaus ein Rekrutierungsmonitoring für Entscheider und das Asylverfah-
renssekretariat eingeführt. Zudem können die Leitungsebene und die täglichen Abstimmungs-
runden nun auf einen alle zwei Wochen aktualisierten Personalbericht mit den wichtigsten
Kennzahlen zugreifen.
Hinweis: Weitere Maßnahmen zur ggfs. notwendigen Steigerung der Mitarbeiterkapazität werden derzeit geprüft (Stand: 28.01.2016).
Arbeitsstab
Integriertes Flüchtlingsmanagement
Personalziele konzentrieren sich auf 5
Arbeitspakete
Arbeitspaket Zielsetzung
Führungskräfte-
rekrutierung
• Rekrutieren von 130 Führungskräften bis 31.03.2016
Separate Ausschreibung und Besetzung von Einzelfunktionen
der Zentrale
Rekrutierung für
Bewältigung der
Neuanträge
• Entscheider: Personalisieren auf 1.700 bis 31.03.2016
• BSB (AVS): Personalisiergen auf 1.920 bis 31.03.2016
Qualifizierung• Sicherstellen Kapazitäten zur Qualifizierung von 400
Vollentscheidern
Rückstandsabbau
• Sicherstellen Zielzahl von 600 Sonderentscheidern für
Rückstandsabbau 2016
• Personalisieren des Zustellzentrums Bonn auf 110 VZÄ
Neuorganisation
Zentrale BAMF
• Ausrichtung der Zentrale BAMF am operativen Schwerpunkt
Asyl / Führungsfähigkeit
Projektorganisation
„Aufwuchs“
• Implementieren der Projektorganisation (inkl. Abläufe) bis
Mitte Januar 2016
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Arbeitsgruppe 2 – Prozesse
Der Arbeitsstab hatte das Ziel das Gesamtverfahren von der Anreise bis zur Integration bzw.
Rückführung zu beschleunigen und die Zusammenarbeit der Akteure weiter zu verbessern. Des-
halb hat der Arbeitsstab ein integriertes Gesamtsystem für Deutschland mit einem detaillierten
Prozessmodell konzipiert. Dieses umfasst einen effizienten, stärker strukturierten Prozess des
Asylverfahrens und ein Paket effektiver Sofortmaßnahmen. Zudem wurden für den Rück-
standsabbau vier Entscheidungs- und ein Zustellzentrum aufgebaut. So konnte das BAMF seit
dem 1. Oktober rund 100.000 Entscheidungen fällen und knapp 91.000 Verfahren abbauen, die
schon vor dem 30. September anhängig waren.
■ Das neue Prozessmodell besteht aus Ankunftszentren und BAMF-Außenstellen mit an-
geschlossenen Aufnahmeeinrichtungen. Ihm liegt ein eindeutig definierter modularer Pro-
zess von der Einreise bis zur Arbeitsmarktintegration bzw. Rückkehr zu Grunde. Dieser
Prozess reduziert auch Doppelungen in den Prozessschritten: Die erkennungsdienstliche
Behandlung erfolgt beispielsweise künftig nur noch einmal, danach werden die Daten
über das Kerndatensystem behördenübergreifend geteilt. Der Arbeitsstab hat darüber
hinaus einen Vorschlag für die Prozessverantwortlichkeiten ausgearbeitet und den Ge-
samtprozess detailliert in einem Handbuch dokumentiert.
■ Für das Asylverfahren wurde eine Clusterung nach Profilen der Asylsuchenden nach
Herkunftsländern eingeführt. So lassen sich je nach Verfahrenskomplexität und Recher-
cheaufwand die Kapazitäten von BAMF und weiteren Behörden frühzeitig priorisieren und
zuteilen. Darüber hinaus entwickelte der Arbeitsstab ein Paket von Sofortmaßnahmen
(z.B. Dokumenten-Vorprüfung, Video-Dolmetscher), die teilweise bereits umgesetzt sind.
■ Für Antragsteller aus sicheren und unsicheren Herkunftsländern mit klarem Fallprofil hat
der Arbeitsstab ein 48-Stunden-Verfahren erarbeitet. Dieses ermöglicht ein effizientes
Asylverfahren bei Einhaltung hoher Sicherheits- und Qualitätsstandards.
■ Für das Dublin-Verfahren wurden prozessuale und organisatorische Verbesserungen
erarbeitet und beschlossen, um die Verfahren deutlich zu beschleunigen.
■ Der Arbeitsstab hat ferner quantifiziert, wie groß der Bedarf an Betten und Personal im
neuen Prozessmodell ist – bei unterschiedlichen Annahmen hinsichtlich der Anzahl neu
ankommender Asylsuchender, der Prozesszeiten und der Verfahrensdauer (Szenariobe-
trachtung).
■ Ferner zeigte der Arbeitsstab auf, wie sich das Prozessmodell aus Sicht der einzelnen
Bundesländer auswirkt; u. a., welche Bezüge zu den Zuständigkeiten der Länder beste-
hen und welche Optimierungsmöglichkeiten bestehen.
■ Zum Rückstandsabbau wurden insgesamt rund 600 Sonderentscheider von anderen
Behörden (im Schwerpunkt aus der BA) temporär abgeordnet. Dadurch stieg die Zahl der
täglichen Entscheidungen von rund 1.000 im September auf durchschnittlich 1.700 im No-
vember und 2.000 im Dezember 2015.
Arbeitsstab Integriertes Flüchtlingsmanagement
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■ Ein neues Zustellzentrum wurde aufgebaut und stellt inzwischen täglich 1.000 Beschei-
de zu. Die Zentrale der BA etablierte zudem eine zielorientierte Steuerung der Entschei-
dungszentren und des Zustellzentrums (z.B. durch das Steuerungscockpit).
■ Seit dem 9. November 2015 ist das Ankunftszentrum Heidelberg als Pilot für das neue
Ablaufmodell in Betrieb, seit Dezember 2015 auch der Standort Fallingbostel. Dort durch-
laufen Asylsuchende den Prozess vom Antrag bis zur Bescheiderstellung in nur 8 bis 48
Stunden. Der Fokus liegt hierbei auf A-Profilen (unsichere Herkunftsländer), B-Profilen
(sichere Herkunftsländer) sowie auf weniger komplexen C-Profilen (komplexe Herkunfts-
länder). Diese Beschleunigung des Verfahrens ist möglich, weil das BAMF eng mit den
Bundesländern zusammenarbeitet, den Gesamtprozess vorausschauend koordiniert (Tak-
tung Asylverfahrenssekretariat (AVS), Dolmetscher und Entscheider) und ursprünglich
ausgelagerte Prozessschritte (z.B. Dokumenten-Vorprüfung) integriert.
■ Der Arbeitsstab hat zudem den Aufbau eines weiteren Ankunftszentrums in Berlin-
Tempelhof begleitet. Er führte hierbei eine umfangreiche Prozessdiagnose der Erstregist-
rierung durch, quantifizierte den Infrastruktur- und Personalbedarf, detaillierte den Infra-
strukturplan (inklusive Layout für den Standort) und arbeitete einen Umsetzungsplan aus.
Arbeitsstab
Integriertes Flüchtlingsmanagement
Optimiertes Verfahren im Ankunftszentrum
C beinhaltet hier D = Dublin-Fälle
ANKUNFTSZENTRUM
Arbeitsstab Integriertes Flüchtlingsmanagement
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■ An den Beispielen von Berlin-Tempelhof und Heidelberg wurde auch ein detailliertes
"Drehbuch" für den Aufbau weiterer Ankunftszentren erarbeitet. Es beinhaltet einen Plan
für vorab durchzuführende Analysen sowie konkrete Planungs- und Umsetzungsschritte
(z.B. Projektsteuerung, Controlling, Infrastruktur, Personal, Kommunikation).
Arbeitsstab
Integriertes Flüchtlingsmanagement
ASYLVERFAHREN UND WEITERLEITUNGEINREISE
1 A = unsichere Herkunftsländer, B = sichere Herkunftsländer, C = sonstige Herkunftsländer (wobei
C1 = einfach Fälle, C2 = komplexe Fälle), D = Dublin-Fälle
Kommune
Aufnahme-
einrichtung
Profilkategorie1
A
C2
Wartezone
Grundtyp 1:
Bearbeitung aller Profile
C1B
BAMF AS
Grundtyp 2:
Bearbeitung komplexer C-Profile
"Ankunftszentren" (48h)
GESCHÄFTSMODELL ÜBERBLICK
Bundesagentur
für Arbeit
Ausreise
Bundespolizei
Landespolizei
Eigene Einreise
ohne Aufgriff
Bearbeitung startet in "Ankunftszentren" –
danach fallbezogene Weiterleitung
C1
D
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Arbeitsgruppe 3 – Sprache und Qualifizierung
Die Arbeitsgruppe „Sprache und Qualifizierung“ im Arbeitsstab hat im Rahmen von zwei Unterar-
beitsgruppen die Themen „Sprachliche Integration“ sowie „Berufliche Integration“ bearbeitet. Ziel
war es, die Integrationsstrukturen von BAMF und BA für die Zukunft aufeinander abzustimmen
und die Angebote für die Zielgruppe Asylbewerber zu optimieren.
■ Hierzu wurden bei Integrationskursen und berufsbezogenen Sprachkursen Maßnahmen
entwickelt, die zur regionalen Transparenz hinsichtlich des zu erwartenden Bedarfs bei-
tragen. Hierdurch erhalten die Arbeitsagenturen und Träger der Grundsicherung bereits
frühzeitig die Möglichkeit, sich auf die sukzessive erfolgende Kundensteigerung vorzube-
reiten. Ebenso können sich auch die Integrationskursträger vorzeitig auf eine Steigerung
der Teilnehmerzahlen vorbereiten und ausreichend Kursangebote zur Verfügung stellen
und so Wartezeiten vermieden werden.
■ Bei den Qualifizierungsangeboten der Arbeitslosenversicherung bzw. Grundsicherung
werden vorhandene Produkte geprüft und ggf. mit Blick auf die Bedürfnisse der Zielgrup-
pe weiterentwickelt. Ausschreibungstermine für Maßnahmeträger werden optimiert und
Schnittstellen mit den Kursangeboten zum Spracherwerb angepasst.
■ Um Flüchtlingen frühzeitig nach der Einreise Sprachkurse anzubieten, hat der Verwal-
tungsrat der Bundesagentur für Arbeit am 2. Oktober 2015 als einmalige Nothilfe be-
schlossen, aus Beitragsmitteln zur Arbeitslosenversicherung Kurse zu ersten Kenntnissen
der deutschen Sprache zu fördern. Mit bis zu 100.000 Kursteilnehmern bis Jahresende
wurde gerechnet. Tatsächlich meldeten die Bildungsträger bundesweit 222.282 Eintritte
innerhalb des zur Verfügung stehenden Zeitraumes bis 31.12.2015. Basis für die Ent-
scheidung war eine befristete Rechtsänderung im SGB III im Rahmen des Asylverfah-
rensbeschleunigungsgesetzes.
■ Im Rahmen der Arbeitsgruppe „Sprache und Qualifizierung“ des Arbeitsstabs wurden
Konzepte zur frühzeitigen Verzahnung von Angeboten zur sprachlichen und beruflichen
Integration entwickelt; ab März bzw. Juni 2016 werden erste Modellprojekte zu Kombi-
maßnahmen (Spracherwerb und betriebliche/betriebsnahe Qualifizierungsangebote) in
Nürnberg und Osnabrück starten.
■ Die BA bereitet sich in Zusammenarbeit mit dem BAMF darauf vor, die Menschen, die
zu uns kommen, schnell in die arbeitsmarktlichen Integrationsstrukturen aufzunehmen. Es
gibt ein ausgearbeitetes Programm der BA für die Arbeitsmarktintegration von Flüchtlin-
gen. Dieses Programm besteht aus Elementen, die bereits heute für alle Arbeitslosen ver-
fügbar sind. Flüchtlinge und andere Zielgruppen des Arbeitsmarktes werden darin gleich-
ermaßen berücksichtigt, so dass keine Konkurrenzsituation entsteht.
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Arbeitsgruppe 4 – Transparenz
Um die aktuelle Lage einschätzen zu können und Planungen zu ermöglichen, wurde Transparenz
über relevante Mengengerüste zu in Deutschland befindlichen und einreisenden Asylsuchenden
hergestellt sowie eine kontinuierliche und zentrale Erfassung, Berichterstattung und Bewertung
etabliert.
■ Eine Übersicht über die wesentlichen strategischen Steuerungskennzahlen ("Steue-
rungscockpit") des BAMF sowie wöchentliche Fortschrittsberichte für die Kommunikation
nach innen und außen wurden erarbeitet. Ziel dieser standardisierten Berichtsformate ist
es, Transparenz über die Herausforderung und die Leistungsfähigkeit der Organisation zu
schaffen und damit eine faktenbasierte interne operative Steuerung zu ermöglichen.
Gleichzeitig können diese Berichte dafür genutzt werden, die relevanten Informationen für
die verschiedenen Ansprechpartner in Politik und Gesellschaft nachvollziehbar aufzube-
reiten.
■ Der Informationsaustausch zwischen den Institutionen des Bundes und der Länder wur-
de maßgeblich vorangetrieben und ein konsolidiertes Bild der relevanten Mengengerüste
von der Einreise bis zur Arbeitsmarktintegration bzw. Rückführung wurde erstellt. So lässt
sich Transparenz über die Engpässe im derzeitigen Gesamtprozess herstellen und kurz-
fristig eine zahlenbasierte Steuerung ermöglichen. Zusätzlich wurden übergreifende Er-
kenntnisse als Entscheidungsgrundlage für die Behördenleitung zu relevanten Fragestel-
lungen erarbeitet: U.a. wurde Transparenz über die Anzahl der Migranten geschaffen, die
Deutschland nur als Transitland nutzen. Auch die Implikationen einer höheren Schutzquo-
te auf Grund des sich verändernden Herkunftsländermix wurden analysiert.
■ Basierend auf Einreiseszenarien und der Modellierung des Gesamtprozesses wurde die
Entwicklung der Mengengerüste 2016 fortgeschrieben. Von der Einreise bis zur Integrati-
on in den Arbeitsmarkt können jetzt Szenarien unter Berücksichtigung von unterschiedli-
chen Einreisezahlen und Prozessdauern entwickelt werden. Diese erlaubt es, zukünftig
mögliche Engpässe und daraus resultierende Ressourcen- und Kapazitätsbedarfe in ver-
schiedenen Szenarien früh zu erkennen und anzugehen (z.B. in den Jobcentern bei einer
schnellen Bearbeitung des Rückstands). Die beteiligten Organisationen (insbesondere
BAMF und BA) sind damit besser auf künftige Entwicklungen vorbereitet und können zu-
sätzlich einschätzen, wie sich Änderungen der politischen Rahmenbedingungen auf ihre
Arbeit im Gesamtprozess auswirken.
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Weitere Datenübersichten zum Integrierten Flüchtlingsmanagement in Anhang 1 (Cockpit).
Arbeitsstab
Integriertes Flüchtlingsmanagement
Berichtsformate, Transparenz die zur Situation
und Planungssicherheit wurden erstellt
THEMENBEREICH BESCHREIBUNG
Transparenz über
BAMF Kennzahlen
hergestellt und
Steuerung
ermöglicht
• Erstmalig Transparenz über relevante
Kennzahlen hergestellt
• Automatischer Abruf von standardisierten
Berichten für Führung und Politik ermöglicht
• Verlässliche Basis für faktenbasierte
Steuerung erstellt
Mengengerüste
entlang Gesamt-
prozess erfasst und
Maßnahmen
ermöglicht
• Überblick über Mengengerüste von Verlassen
des Herkunftslandes, Einreise, den Asylprozess
bis zur Arbeitsmarktintegration hergestellt
• Engpässe im Prozess und Maßnahmen für die
Verbesserung des Ablaufs identifiziert
Simulationsmodell
zur besseren
Planbarkeit in 2016
in Arbeit
1
2
3
• Planung der erwarteten Anträge nach HKL und
Bundesland modelliert
• Zukünftige Belastungen und notwendige
Ressourcen und Kapazitäten in
verschiedenen Szenarien simuliert
• Abbildung von Veränderungen politischer
Rahmenbedingungen ermöglicht
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Arbeitsgruppe 5 – IT-Unterstützung
Für eine Erhöhung der Transparenz, Prozesseffizienz und Sicherheit im Umgang mit den aktuel-
len Flüchtlingsströmen hat der Arbeitsstab ein integriertes Identitätsmanagement (eindeutige Re-
gistrierung, Ankunftsnachweis und zentrales Kerndatensystem) entwickelt und zur Umsetzung
vorbereitet. Zudem wurde die IT-Infrastruktur stabilisiert und für wachsende Anwenderzahlen im
BAMF ausgebaut.
■ Das integrierte Identitätsmanagement ermöglicht die eindeutige Identifizierung der Mig-
ranten und unterstützt die Steuerung im Prozessmodell. Ab 18. Dezember 2015 wurden
technische Tests durchgeführt und eine Pilotierung an vier Standorten (Berlin, Bielefeld,
Nürnberg, Heidelberg) wurde Mitte Januar 2016 gestartet. Die deutschlandweite Umset-
zung beginnt ab Mitte Februar 2016.
■ Am ersten Kontaktpunkt werden künftig alle Flüchtlinge registriert und hierbei auch die
biometrischen Merkmale erfasst, wodurch sich Transparenz über die Fallzahlen schaffen
lässt und Mehrfachregistrierungen vermieden werden können.
■ Das neue Kerndatensystem ermöglicht die zentrale Speicherung aller erfassten Identitä-
ten und die Bereitstellung von Daten mit behördenübergreifender Relevanz für Folgesys-
teme von Bund, Ländern und Kommunen (unter anderem BAMF, BVA, BA, Sicherheits-
behörden).
Arbeitsstab
Integriertes Flüchtlingsmanagement
Integriertes Identitätsmanagement
Ankunftsnachweis
Ersterfassung
Ausgabe papierbasierter Ankunftsnachweis mit fälschungssicheren Merkmalen
zur gesicherten Feststellung der Identität und örtliche Zuordnung
Kerndatensystem
Eindeutige Registrierung aller
Flüchtlinge mittels Biometrie an
erstem Kontaktpunkt (im Bild: Test
mit Staatssekretär Vitt)
Zentrale Speicherung aller erfassten
Identitäten und Bereitstellung für BAMF,
BVA, BA, Sicherheitsbehörden,
Länder und Kommunen
• Vermeidung von Miss-
brauch durch biometrisch
gesicherte Identitäten
• Verbesserte Steuerung er
Flüchtlinge durch
– Bindung von Sach- und
Geldleistungen an den
Ankunftsnachweis
– regionale Beschrän-
kung der Leistungs-
gewährung
• Transparenz über
Fallzahlen
• Vermeidung von
Mehrfacherfassung
Bestandteile des integrierten Identitätsmanagements
Arbeitsstab Integriertes Flüchtlingsmanagement
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■ Der neue papierbasierte Ankunftsnachweis für jeden Flüchtling hat fälschungssichere
Merkmale. Er sichert die Feststellung der Identität und ermöglicht die örtliche Zuordnung
des Flüchtlings zur zuständigen Stelle (z.B. Aufnahmeeinrichtung).
■ Mit dem integrierten Identitätsmanagement lässt sich auf Grund der biometrisch gesi-
cherten Identitäten auch Missbrauch vermeiden. Die Steuerung von Leistungen soll so
zukünftig durch die Bindung von Sach- und Geldleistungen an den Ankunftsnachweis und
die regionale Beschränkung der Leistungsgewährung verbessert werden.
■ Zur Erhöhung der Stabilität und Skalierbarkeit der Kernsysteme wurden Netzwerkband-
breiten konsequent ausgebaut und geschäftskritischer Datenverkehr priorisiert. Aktuelle
Engpässe hinsichtlich der Netzwerkanbindung dezentraler Liegenschaften wurden identi-
fiziert und ein entsprechender Ausbau von 24 Liegenschaften im ersten Schritt bei T-
Systems beauftragt.
■ Außerdem wurden zusätzliche Server in Betrieb genommen, beispielsweise im Daten-
bankbereich. Zudem wurde ein Parallelaufbau der Kernsysteme im Rechenzentrum der
BA vorbereitet, um die vollständige Ausfallsicherheit der Systeme zu gewährleisten.
■ Ein vorläufiges Tracking-System für Auslastung und Verfügbarkeit der IT-Kern-
komponenten des Asylverfahrens wurde eingeführt (z.B. für MARiS und Kern-
datenbanken).
■ Bislang wurden rund 1.000 IT-Arbeitsplätze in die Fläche ausgerollt. Weitere kurzfristige
Rollouts von Arbeitsplätzen sind vorbereitet, so dass alle in 2016 neu eingestellten Mitar-
beiterinnen und Mitarbeiter über die erforderliche IT-Ausstattung verfügen.
■ Abschließend wurde ein Konzept für die vollständige Dokumentation aller MARiS-
Kernkomponenten erarbeitet.
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Arbeitsfeld - Presse und Kommunikation
In der Öffentlichkeitsarbeit haben die Pressestellen von BAMF und BA mit Hintergrundgesprä-
chen, Interviews und Pressemitteilungen zur Versachlichung der Diskussion beigetragen.
Darüber hinaus haben das BAMF, die BA sowie das Goethe-Institut und der Bayerische Rund-
funk gemeinsam die App „Ankommen“ erstellt, die Asylbewerber in den ersten Wochen nach An-
kunft in Deutschland unterstützen soll. Die App besteht aus drei Säulen: Ein Online-Sprachkurs,
der vom Goethe-Institut zur Verfügung gestellt wird, Informationen zum Asylverfahren und zum
Arbeitsmarktzugang (aufbereitet BAMF und BA) sowie zum „Leben in Deutschland“ (aufbereitet
vom BAMF).
In „Leben in Deutschland“ sind praktische Tipps bis hin zu Einblicken in Werte und Regeln für
das Zusammenleben in Deutschland zu finden. Die Informationen orientieren sich an den unmit-
telbaren Lebensbedürfnissen der Flüchtlinge: Welche Schritte durch das Asylverfahren muss ich
beachten? Wann muss mein Kind in die Schule? Wie erhalte ich eine Arbeitserlaubnis? Wie ver-
halte ich mich im Straßenverkehr? Was tun, wenn ich krank werde? Weitere Kapitel behandeln
das politische und rechtliche System in Deutschland, die Religionsfreiheit oder die Gleichberech-
tigung von Mann und Frau.
Die Version 1.0 der App ist in der Woche vom 11. Januar an in den Sprachen Deutsch, Englisch,
Französisch, Arabisch und Farsi erschienen. Die App steht für Android- und IOS-Geräte in den
jeweiligen App-Stores kostenlos zur Verfügung. Bereits in dieser ersten Woche ist die App über
50.000 Mal heruntergeladen worden.
Arbeitsstab Integriertes Flüchtlingsmanagement
19
V. AUSBLICK
Weitere Erkenntnisse und weiteres Vorgehen
Nach der Arbeit des Stabs sowie nach ersten Erprobungen wird nun die Umsetzung der erarbei-
teten Konzepte in die Linien des BAMF und der BA überführt.
Vor dem Hintergrund der oben geschilderten Aufgaben und Ausgangslage hat sich das BAMF im
Jahr 2016 die folgenden zentralen Ziele gesetzt, die auf den Arbeitsfeldern und -ergebnissen des
Arbeitsstabs Integriertes Flüchtlingsmanagement aufsetzen:
● Zeitnahe und sorgfältige Annahme aller Anträge und Abarbeitung des so genannten
EASY Gaps (d. h. der Lücke zwischen im EASY-System erfassten Flüchtlingen und der
Flüchtlinge, die einen Asylantrag gestellt haben).
● Zeitnahe und sorgfältige Bearbeitung und Entscheidung von bereits anhängigen und neu-
en Asylanträgen: Bearbeitungsdauer von Altfällen ab Registrierung im Durchschnitt weni-
ger als 5 Monate, bei Neufällen ab Registrierung weniger als 3 Monate.
● Beitrag zur Integration von Menschen mit hoher Bleibeperspektive und anerkannten Asyl-
suchenden in die Gesellschaft und in Arbeit durch Integrationskurse und weitere Maß-
nahmen, die zwischen BAMF und BA abgestimmt sind und werden.
● Ein geordnetes, transparentes Verfahren in der Zusammenarbeit des BAMF mit Ländern
und Kommunen.
Der Arbeitsstab Integriertes Flüchtlingsmanagement wird seine Nachfolge im Führungsstab
BAMF finden. In diesem Führungsstab wird weiterhin ein Verbindungselement der BA enthalten
sein.
Der Arbeitsstab wird am 9. Februar 2016 aufgelöst.
Arbeitsstab Integriertes Flüchtlingsmanagement
20
Anhang 1 – Cockpit Integriertes Flüchtlingsmanagement
Arbeitsstab integriertes
Flüchtlingsmanagement
Verteilung auf die Bundesländer (JFW1)
154
Syrien 428
Mazedonien 14
Serbien, 20
Eritrea 26
Pakistan 28
Iran 30
Kosovo 33
Albanien 69
Irak 122
Afghanistan
1.092
ΣDez
127
Nov
206
Okt
181
Sep
164
Aug
104
Jul
83
Jun
54
Mai
37
Apr
33
Mar
31
Feb
39
Jan
32
Nach Monaten
Erstregistrierung | EASY Zugänge | Stand 31.12.2015In Tausend
Top 10 Herkunftsländer (JFW1)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
3%
1%
2%
2%
3%
3%
6%
11%
14%
39%
10.274
(1%)
31.285
(3%)231.878
(21%)
27.609
(3%)
23.080
(2%)
55.001
(5%)
33.659
(3%)
58.988
(5%)32.143
(3%)79.788
(7%)52.846
(5%)
13.442
(1%)
141.540
(13%)
159.765
(15%)
Anteil
102.231
(9%)
38.365
(3%)
1 Jahresfortschrittswert = kumulierte Statistik, hier von Januar bis
einschließlich 31.12.2015
Sichere Herkunfts-
staaten (nach
"Gipfel" vom
24. September)
Arbeitsstab integriertes
Flüchtlingsmanagement
2014 - 2015
Januar bis Dezember des jeweiligen Jahres
Asylantrag | Zugang gestellte ErstanträgeIn Tausend
Top 10 Herkunftsländer (JFW1)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Stand
31.12.2015
+155,3%442
173
2014 2015
Wachstum VJ2
303%
584%
384%
244%
457%
3%
243%
18%
62%
107%
Mazedonien 9
Eritrea 11
Albanien
Kosovo 33
Afghanistan
159Syrien
54
8
17
Ungeklärt
Serbien
31
30
12
Irak
Pakistan
22
56
Feb
23
DezJan
47
Okt
53
Sep
40
Aug
33
Jul
34
Jun
33
Mai
24
Apr
25
Mar
29
Nov
Verteilung auf die Bundesländer (JFW1)
Isolierte Monatswerte3
+
+
+
+
+
-
+
-
+
+
34.248
(8%) 16.410
(4%)66.758
(15%)
15.572
(4%) 18.851
(4%)
33.281
(8%)18.661
(4%)
27.180
(6%)
13.455
(3%)
27.239
(6%)17.625
(4%)
10.089
(2%) 57.578
(13%)
67.639
(15%)
12.437
(3%)
4.689
(1%)
1 Jahresfortschrittswert = kumulierte Statistik, hier von Jan bis
einschließlich Dez
2 Vergleich zum Vorjahreswert, Jan bis einschl. Dez. 2014
1.092
EASY
3 Addition/Abgleich mit Vor(Monats)Listen ist wegen
nachträglicher Veränderungen nicht möglich.
Arbeitsstab Integriertes Flüchtlingsmanagement
21
Arbeitsstab integriertes
Flüchtlingsmanagement
Isolierte Monatswerte
Anhängige VerfahrenIn Tausend
Top 10 Herkunftsländer
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Stand
31.12.2015
Alter1
In Monaten
2,5
8,5
6,4
4,8
8,3
10,8
8,8
13,1
5,0
7,5Mazedonien 10
Ungeklärt 11
Pakistan 14
Kosovo 14
Eritrea 16
Serbien 17
Irak 24
Albanien 25
Afghanistan 39
Syrien 78
Dez
365
337
27
Okt
328
301
27
Sep
301
274
27
Aug
277
251
26
Jul
255
231
24
Jun
238
215
23
Mai
221
199
22
Apr
210
188
22
Mar
200
178
22
Feb
188
168
21
Jan
178
158
20
Nov
356
328
28
Top 20 Außenstellen
In Tausend
Alter1
Prozent in MonatsgruppenErstanträgeFolgeanträge
7336691218
36 Ø ~8,3 Monate
Bielefeld
14
15
Chemnitz 16
Düsseldorf 18
Gießen 18
Zirndorf 19
29
EZ West 29
Berlin 30
Karlsruhe 31
Trier
München
Reutlingen 7
Halberstadt 7
Nostorf-Horst 7
Eisenhüttenstadt 7
Brauschweig 9
Jena / Hermsdorf 9
EZ Ost 10
Neumünster 12
EZ Süd 13
Dortmund 13
Sichere Herkunfts-
staaten (nach
"Gipfel" vom
24. September)
1 Alter = Durchschnittliche Liegezeit der anhängigen Verfahren
seit Antragsstellung
Arbeitsstab integriertes
Flüchtlingsmanagement
Isolierte Monatswerte
2015
EntscheidungenIn Tausend
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Stand
31.12.2015
Gesamt-
schutzquote
Ungeklärt 4
Afghanistan 6
Mazedonien 8
Eritrea 10
Irak 17
Serbien 22
Kosovo 30
Albanien 36
Syrien 106
Pakistan 2
Nov
35
Dez
43
Okt
32
Sep
23
Aug
17
Jul
23
Jun
21
Mai
17
Apr
19
Mar
23
Feb
18
Jan
18
Bearbeitungsdauer2
Prozent in Monatsgruppen
3122351023
51 Ø ~5,2 Monate
Σ ~283
Jahres-
fortschritts-
wert
(31.12.)
96,0
0,2
0,4
0,1
88,6
92,1
0,5
47,6
80,1
9,7
Dauer
in Monaten
3,2
3,2
3,1
4,2
6,8
13,3
4,5
14,0
5,1
15,3
Subsidiärer
Schutz
1%
Ablehnungen
32%
Abschiebeverbot
1%
Sonstige Verfahrens-
erledigungen
18%Rechtsstellung als
Flüchtling
49%
Quoten der Entscheidungsarten
Januar bis Dezember
1 Jahresfortschrittswert = kumulierte Statistik, hier von Januar bis
einschließlich Dezember
Top 10 Herkunftsländer
(JFW1)
2 Bearbeitungsdauer = Zeit bis zum Bescheid, wenn das
Verfahren entschieden wurde
Sonstige Verfahrenserledigungen = Ablehnung des Antrags auf Durchführung eines
weiteren Asylverfahrens oder Einstellung des Verfahrens wegen Antragsrücknahme durch
den Asylbewerber
Arbeitsstab Integriertes Flüchtlingsmanagement
22
Herausgeber
Arbeitsstab Integriertes Flüchtlingsmanagement BAMF / BA
c/o Bundesagentur für Arbeit
Unternehmensentwicklung & Strategisches Controlling
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Tel. 0911 / 179-0
90478 Nürnberg
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