AUSSCHREIBUNGS- UND PREISMANAGEMENT-PORTAL
best 4 bps
"So bestellt man die Zukunft."
Strategie- & Prozessmanagement
Financial & Controlling
Beschaffungsmanagement
EFQM & Qualitätsmanagement
Leistungsportfolio von best 4 bps im Überblick
Aufgabentyp
Strategie- & Prozess-
management Financial & Controlling
EFQM & Qualitäts-
management
Neuausrichtung + Optimierung
Beratung + Systemeinführung +
Dienstleistung
Beratung + Dienstleistung
Konzept- und Strategieentwicklung
für die internen Geschäftsprozesse
Externe Mitarbeit im Prozesslenkungs-
ausschuss
Externe Mitarbeit im Prozesslenkungs-
ausschuss
Leiter Prozess-management Projektmanager Prozessmanager
Projektmanager Systemeinführung Prozessmanager
FiBu-Optimierung
Projektmanager Systemeinführung Prozessmanager
FiBu-Optimierung
Prozessmanagement-Berater
Übernahme von Tätigkeiten im Finanz- und Rechnungswesen
sowie Controlling
Prüfung der Artikel-stamminformationen Lieferanten-
Auditierung
Strategische Führungsebene
Operative Führungsebene
Ausführungs-ebene
Entschei-dungsgrad
Beschaffungs-management
Beratung + Systemeinführung +
Dienstleistung
Externe Mitarbeit im Prozesslenkungs-
ausschuss
Projektmanager f. WaWi-Systeme Prozessmanager f.
Beschaffung
Stammdatenpflege Kontinuierliche
Preisdatenpflege Einkauf
Ausschreibungsportal best 4 bps
basiert auf Erfahrungen und bestehenden Aufträgen
von best 4 bps
Warum ein Ausschreibungsportal für Food? Gründe:
Worum geht es?
Für die Mehrzahl der Unternehmen gehört der Einkauf von Lebensmitteln
nicht zu den wesentlichen Beschaffungstätigkeiten.
Oft delegiert an einen(r) Einkaufssachbearbeiter/-in ohne Kenntnisse des Foodmarktes oder
an einen/eine Küchenleiter/-in ohne tiefgreifende strukturierte Einkaufserfahrung.
Mit dem Portal und den Leistungsangeboten von best 4 bps verbessert der Kunde seine Einkaufsposition durch:
Nutzung von Beschaffungsvorlagen und -vereinbarungen für den Food-Einkauf im Portal,
eine umfassende und schnelle Vergleichbarkeit von Artikeln, Qualität, Gebinde, Preis
ständige Kontrolle von Aufgaben, Laufzeiten, u.a. Preisgültigkeiten incl. Vertretungsregelungen
ein Mehr an Transparenz und kontrollierte Einhaltung von Freigaberichtlinien
geringeren Pflegeaufwand in Warenwirtschaftssystemen, z. B. MBS5 (Basisartikel Portal = Basisartikel MBS5)
Umsetzung von transparenten Listungsprozessen zwischen Kunde und Lieferanten
Warum ein Ausschreibungsportal für Food? Gründe:
Für Cateringunternehmen und Einkaufsgesellschaften gehört der Einkauf von Lebensmitteln zu den wesentlichen Beschaffungstätigkeiten.
Enorme Anzahl an Artikeln,
hohe Volatilität in der Sortimentsbreite und -tiefe,
kurze Artikellebenszyklen,
viele Hersteller – wenige Lieferanten,
viele Mandanten sowie
unterschiedliche Preise für den gleichen Artikel für verschiedene Kunden (u.a. Service-Gesell.)
stellen den Einkauf von großen Herausforderungen.
Folgen: Steigende administrative Beschaffungskosten, geringere Transparenz, abnehmende Wirtschaftlichkeit, mangelndes Zeitmanagement, unzureichende Kommunikation mit der Operative und den Lieferantenpartnern
Ausschreibungs- und Preismanagementportal
Ausschreibungs- und Preismgmt. Portal
Datenbank
Warenwirtschaftssystem
Datenbank
• Mandanten • Prozesse • Version / Historie • Dokumente (Verträge) • Flexibles Datenmgmt.
• Produktdaten • Preise • Business
Intelligence
Mandanten
Browser
Kunden + Lieferanten
Was ist das Besondere?
Was ist das Besondere? 12 Highlights im neuen Portal von best 4 bps:
Hauptprozesse: 1. Ausschreibungen 2. Preisaktualisierungen 3. Einlistungen - Erstellung – Freigabe – Weiterleitung – Unterbrechung – Rückgabe – Stornierung
Dashboard – Übersicht von Ausschreibungen, Aufgaben, Prozessen, Status Unterschiedliche Ansichten für Kunden und Lieferanten
multi-mandantenfähig – (Konzern – Buchungskreise – Kostenstellen) Oberflächensprachen: deutsch - englisch
Auswahl unterschiedlicher Module und Arten: Food – Non-Food – Dienstleistungen mit oder ohne Vorlagen, mit Zusatzmodulen EDI - Einkaufscontrolling
Jede Änderung von Inhalten und Metadaten führt zur Versionierung der Dokumente, der Datensätze aus den Stammdaten oder Artikeldaten, Protokollierung
Partizipieren an den Features aus dem Dokumenten-Management-System von Alfresco, Ablage von Dokumenten, Mails, Bilder, etc.
Was ist das Besondere? 12 Highlights im neuen Portal von best 4 bps:
Visuelle und innovative Darstellung der notwendigen Spalteninformationen pro Artikel auf einer Webseite – mehr als 15 Spalten kein Problem, Lieferantenvergleich
User-bezogene Aufgabenzuweisung und Prozesssteuerung/Rollen, Funktionen wie Schnellzugriff, -suche, -filter, Sortierungen, Auswahllisten, Detailansichten
Export und/oder Import der Artikelliste – automatische Anpassung der Überschriften bei Verwendung von Kundenvorlagen – Check-in / Check-out
Der Ablauf von Ausschreibungen, Preisaktualisierungen und Einlistungen wird gesteuert durch Workflows (BPMN 2.0)
Bei Aktivierung des EDI-Moduls erhalten Sie Zugang zum Einkaufscontrolling – Einbindung des BI-Tool von Tableau edi
Durchführung aller Preisaktualisierungen über das Portal – egal ob wöchentlich, 14-tägig, monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich
multi-mandantenfähig – (Konzern – Buchungskreise – Kostenstellen) Oberflächensprachen: deutsch - englisch
Stammdaten
Auswahl Modultypus Vergabe Nummer
Konzerngesellschaft Gesellschaft 1 (BuKr. 1) GLN-Kunde von - bis
Gesellschaft 2 (BuKr. 2) GLN-Kunde von - bis
Gesellschaft n (BuKr. n) GLN-Kunde von - bis
Objekt 1.1 (KST 1.1) GLN-Objekt von - bis
Objekt 1.2 (KST 1.2) GLN-Objekt von - bis
Objekt 1.n (KST 1.n) GLN-Objekt von - bis
Objekt 2.1 (KST 2.1) GLN-Objekt von - bis
Objekt 2.2 (KST 2.2) GLN-Objekt von - bis
Objekt 2.n (KST 2.n) GLN-Objekt von - bis
Objekt n.1 (KST n.1) GLN-Objekt von - bis
Objekt n.2 (KST n.2) GLN-Objekt von - bis
Objekt n.n (KST n.n) GLN-Objekt von - bis
Verhandlungsebene Ausschreibungspreis
z.B. verhandelter Preis + 2 %
z.B. verhandelter Preis + 4 %
z.B. verhandelter Preis + 1 %
Auswahl unterschiedlicher Module und Arten: Food – Non-Food – Dienstleistungen, mit den Zusatzmodulen EDI - Einkaufscontrolling
AU
AU - PM
AU – PM – EL
(AU) Ausschreibung
(PM) Preismanagement
(EL) Einlistung
(EC) EDI / Controlling
AU
AU - PM
AU – PM – EL
AU – PM – EL – EC
Moduloptionen
Food mit
Vorlage ohne
Vorlage
Non-Food mit
Vorlage ohne
Vorlage
Dienstleistungen mit
Vorlage ohne
Vorlage Arten
Module mit Dienstleistung ohne Dienstleistung best 4 bps best 4 bps
Dashboard – Übersicht von Ausschreibungen, Aufgaben, Prozessen, Status Unterschiedliche Ansichten für Kunden und Lieferanten
Dashboard – Übersicht von Ausschreibungen, Aufgaben, Prozessen, Status Unterschiedliche Ansichten für Kunden und Lieferanten
Hauptprozesse: 1. Ausschreibungen 2. Preisaktualisierungen 3. Einlistungen
(AU) Anlage Stammdaten Vorlage wählen Basisartikel Dokumente Lieferanten Datenpflege Rücksprache Korrekturen
Freigaben Vergleichen
Verhandeln
Mehrere Runden für eine Ausschreibung:
Phase 1: Erstabfrage Lieferantenartikel (Ziel: Lieferantenreduzierung) Phase 2: Erste Verhandlungsrunde (Ziel: Einigung über Artikel und Zielpreise) ggf. weitere Verhandlungsrunden Phase 3: Vergabe Ausschreibung (Ziel: Ein oder mehrere Lieferanten enthalten den Zuschlag) Phase 4a: Preisupdate Phase 4b: volumenbezogenes Preisupdate
Jede Änderung von Inhalten und Metadaten führt zur Versionierung der Doku-mente, der Datensätze aus den Stammdaten oder Artikeldaten, Protokollierung
Partizipieren an den Features aus dem Dokumenten-Management-System von Alfresco, Ablage von Dokumenten, Mails, Bilder, etc.
Visuelle und innovative Darstellung der notwendigen Spalteninformationen pro Artikel auf einer Webseite – mehr als 15 Spalten kein Problem
fixiert scrollbar fixiert scrollbar fixiert
Eingabe in Pflichtfeldern fehlen
Eingabe in Pflichtfeldern fehlen Neuer Basisartikel
Eingabe vollständig, aber nicht freigegeben
Eingabe vollständig und freigegeben
Einblenden von weiteren Optionen
Eingabe in Kannfeldern fehlen
Export und/oder Import der Artikelliste – automatische Anpassung der Überschriften bei Verwendung von Kundenvorlagen – Check-in / Check-out
Spaltenüberschriften und -zuordnungen sind in der Vorlage kundenindividuell
konfigurierbar
Sortierung
Download
Upload
Bei Nutzung des EDI-Moduls erhalten Sie Zugang zum Einkaufscontrolling – Einbindung des BI-Tool von Tableau
edi
Artikel wurden ausgeblendet
Durchführung aller Preisaktualisierungen über das Portal – egal ob wöchentlich, 14-tägig, monatlich, quartalsweise, halb- / jährlich
Artikel wurden ausgeblendet
Weitere Facts
Für wen geeignet?
Für Unternehmen und Organisationen unterschiedlicher Größen
Wie gesichert und wo verfügbar?
Hosting in einem Hochverfügbarkeitsrechenzentrum in Deutschland und
Aufruf über eine sichere https-Seite
Welche Technologie?
Open-Source-Plattform von Alfresco.
Document Management
Toolsuite und API für Bearbeitung von Dokumenten im Web und Colaboration (es wird kein Office benötigt)
Business-Intelligence-Funktionalitäten von Tableau (Zugriff über Web)
Designelemente?
Kundenindividuelle Gestaltung von Ausschreibungsansichten
Einbettung von CI-Elementen der Kunden möglich
Fazit Mit dem neuen Ausschreibungsportal erweitern wir unser Leistungsspektrum:
Von der Einführung von Warenwirtschaftssystemen,
Mitgestaltung bei der Sortimentspolitik,
Begleitung bei der Ausschreibung und der Verhandlung
vollumfängliches Artikelmanagement, incl. Prüfung N-A-Z
Prozessintegration von EDI-Modulen
Aufbau und Bereitstellung von Controllingmodulen
Integration in der Finanzbuchhaltung
operative Prozessbegleitung
Change Management
Schulung und Hotline
Auf den Geschmack gekommen?
best 4 bps GmbH & Co. KG Lion-Feuchtwanger-Str. 60 49088 Osnabrück 0541/999746-0 Geschäftsführer: Reinhard Meyer [email protected] Birgit Metz [email protected]
… Sie werden begeistert sein!