Benchlearning Projekt 2018
Office 365 im Unternehmen nutzen
(blp18o365)
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
2
Inhalt
1 Die Methode Benchlearning 3
2 Das Benchlearning Projekt 2018 Office 365 4
3 Termine 7
31 Kick-Off 7
32 Erster Projekttermin 8
33 Zweiter Projekttermin 9
34 Dritter Projekttermin 10
35 Abschlussworkshop 11
4 Benchlearning Ergebnisse 12
41 Leitfragen 12
42 Sessions 15
5 Ein Benchlearning Projekt ndash 5 Erfolgsfaktoren 22
6 Impressionen 23
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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1 Die Methode Benchlearning
Vier zentrale Aspekte machen die Methode Benchlearning aus Voneinander lernen und
erzeugen neuen Wissens (qualitativer Vergleich) steht im Vordergrund Vergleich und Aus-
tausch uumlber den definierten Projektzeitraum auf einer gemeinsamen Reise Das Vernetzen
von Menschen durch Interaktion im realen Raum ist zentraler Aspekt Das dadurch aufge-
baute Vertrauen ermoumlglicht reichen Austausch Austausch sowohl zu bisherigen (gestern)
Erfahrungen aktuellen (heute) Themen sowie zukuumlnftig (morgen) geplanten bzw anste-
henden Aktivitaumlten Auf diesen vier Aspekten ausbauend sieht die Struktur unserer
Benchlearning Projekte wie folgt aus
Cogneon fuumlhrt bereits seit mehreren Jahren Benchlearning Projekte durch Das Thema
Office 65 nimmt zunehmend Einzug in deutsche Unternehmen Vor diesem Hintergrund
wurde 2018 ein Benchlearning mit dem Fokus bdquoOffice 365 im Unternehmen nutzenldquo initi-
iert
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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2 Das Benchlearning Projekt 2018 Office 365
Der Projektfokus ist hierbei die fachliche Nutzung von Office 365 nicht dessen Herausfor-
derungen bei der technischen Implementierung Ende 2017 formierte sich das Teilnehmer-
feld und die Themencluster wie folgt
Governance Projekt Struktur
Migration
Support Strukturen
Office 365 vs bestehende Systeme
Beantragungsprozess
Involvierte Abteilungen
Administration
Adoption Enabling
Piloten Roll-out Plan
Umgang mit Evergreen Ansatz
Positionierung und Abgrenzung der Tools
Change Kommunikation
Einfuumlhrungsstrategie und Reihenfolge der Tools
Informations-
sicherheit
IT Security
Zusammenarbeit mit Externen
BringYourOwnDevice
Datenschutz und DSGVO
Abstimmung mit Betriebsrat
Cloud vs Hybrid Ansatz
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Auf Basis dieser Themenwuumlnsche wurden dann beim Kick-off konkrete Leitfragen entlang
dieser drei vorab eruierten Themengebiete fuumlr die Projektlaufzeit entwickelt
Governance
Wie koumlnnen Rollen Profile fuumlr Office 365 aussehen Welche Mindest-Gover-
nance wird benoumltigt Wieviel Kontrolle benoumltigt das Unternehmen Wie koumlnnen ein
strukturiertes Vorgehen bzw ein Prozess mit dem Evergreen Ansatz von Microsoft
aussehen
Wie geht man mit Schnittstellen zu Office 365 um
Wie kann ein End to end Monitoring und ein Service Monitoring aussehen Welche
Rolle spielt dabei ein Housekeeping
Adoption
Wie kann ein EmployeeUser Experience Zielbild aussehen (Was sind Nutzen fuumlr den
User bdquouumlber weniger Emails hinausldquo) Wie kommt man dorthin und wer macht das im
Unternehmen Wie messen wir Adoption Welche KPIs aus Nutzer- und Unterneh-
menssicht gibt es dazu
Wie befaumlhigt man den Nutzer sich selbst fuumlr das richtige Tool (Werkzeug) zu ent-
scheiden (kontinuierliche Befaumlhigung zum eigenstaumlndigen Lernen insbesondere fuumlr
neue Funktionen) Mit welchen PersonasNutzernLearners arbeitet welches Unter-
nehmen (zB bdquoNormalosldquo Neu-Einsteiger Top-Management Verweigerer etc) Wie
und mit welchen innovativen Maszlignahmen koumlnnen dabei Widerstaumlnde zielgruppen-
gerecht adressiert werden
Welche verschiedenen Roll-Out-Plaumlne (zB nach Tool nach Abteilung etc) gibt es
und was sind die jeweiligen Vor- und Nachteile Wie setzt man einen Piloten
auf (Dauer Feedbacksammlung Steuerung Betreuung etc)
Informationssicherheit
Was sind die kritische IT Security Themen und wie kann ich Sie loumlsen (Fokus auf In-
formationssicherheit) Was ist mit BYOD und einer it-security-konformen Nutzung
von Office 365
Wie koumlnnen Prozesse und Regeln fuumlr die Zusammenarbeit mit Externen ausgestal-
tet sein (wie kommt Externer rein Schutz sensibler Informationen Zugriffssteue-
rung was darf man wogtHotelzugriff bdquoexterneldquo AGBs)
Was ist bzgl Content Lifecycle (Klassifizierung von Informationen Aufbewah-
runglegal hold) und User Lifecycle (DSGVO was passiert mit Nutzer Daten) zu be-
achten
Wie kann eine KBV Checkliste aussehen
Welche unterschiedlichen Auswertungsfunktionen bietet Office 365 (global nach
Rolle etc) Wie kann eine Exit-Strategie im Rahmen einer Single Sourcing Loumlsung
aussehen
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Generell gab es fuumlnf Treffen die jeweils mit einem Vorabendprogramm (neue Entwicklun-
gen bei den Teilnehmern gemeinsames Abendessen) starteten Alle Termine fanden in
Nuumlrnberg bei Cogneon statt
Zwischen den Terminen nutzten wir im Projekt eine Microsoft Teams Gruppe inkl Anbin-
dung von OneNote und Forms fuumlr die Kommunikation und Dokumentation im Projekt
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3 Termine
31 Kick-Off
Der Kick-off fand vom 12-13022018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Zu Beginn wurden
zunaumlchst die Historie und die Rahmenbedingungen von Benchlearning-Projekten vorge-
stellt (httpswikicogneondeblp)
Daraufhin stellten sich alle teilnehmenden Organisationen mit ihrem Office 365 Hinter-
grund entlang einer standardisierten Kurzpraumlsentation (jeweils 10 Minuten) vor Am Nach-
mittag wurden schlieszliglich die bereits im Kapitel zuvor genannten Leitfragen fuumlr die drei
Themenstraumlnge Governance Adoption und Informationssicherheit definiert Abschlieszligend
wurde die Entscheidung im Projekt getroffen eine Microsoft Teams Gruppe als Plattform
fuumlr Kommunikation und Dokumentation im Projekt zu nutzen
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32 Erster Projekttermin
Der erste Projekttermin fand vom 25-26042018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach den
beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Continental und der Fuumlrst Gruppe ging es danach
in den Barcamp Modus Hier die behandelten Sessions
Employee Experience
und Office 365
Bewertung und Einfuumlhrung
neuer ToolsFeaturesUp-
dates
Umgang mit Externen
Rule Breaker Session
Adoption beyond buzz-
words
Leitlinien und Regeln
Yammer als ESN einfuumlhren
- Pros Cons Lessons
Learned
Migration Parallelbetrieb
oder harter Cut - wie sieht
euer Weg von der beste-
henden Tool-Landschaft zu
O365 aus
Allianzen zur Platzierung
von Office 365
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33 Zweiter Projekttermin
Der zweite Projekttermin fand vom 25-26062018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach
den beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Amadeus und Continental ging es danach in
den Barcamp Modus Hier die behandelten Sessions
User Journeys mit O365
use cases-based change
management amp adoption
OneDrive Migration Adoption und Change
Einsatz von Teams und
seine Abhaumlngigkeiten
Employee Experience und
New Workstyle Workflows I
Erfahrungen mit User Ex-
perience
Teams-Lifecycle -
Wer Was Wann
Employee Experience und
New Workstyle Workflows
II
Einsatz von Daten zur Un-
terstuumltzung von Collabora-
tion Workstyles
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34 Dritter Projekttermin
Der dritte Projekttermin fand vom 17-18092018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach den
beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Cogneon und uvex ging es danach in den Bar-
camp Modus Hier die behandelten Sessions
Kennzahlen in Office 365 OneDrive Migration Adoption und Change
Gruppenmanagement
Groups
Quick Wins - 1-minute
Whowldquo pro Tool Neues Guide Konzept
Nutzung von Flow und
PowerApps
Management als Vorbilder
gewinnen
Learning Tools Perfor-
mance Support
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35 Abschlussworkshop
Der Abschlussworkshop fand vom 07-08112018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Hierbei ging es
sowohl um einen Ruumlckblick auf das Projekt 2018 als auch um einen Ausblick auf das Folgeprojekt
2019 Hier die Agenda
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4 Benchlearning Ergebnisse
Dieser oumlffentliche Benchlearning Bericht enthaumllt keine Dokumente die von den Teilneh-
mern untereinander geteilt wurden Daruumlber hinaus begrenzen sich die in diesem Bericht
dargestellten Ergebnisse auf abstrakte Zusammenfassungen und nicht auf die Ebene der
einzelnen Unternehmen
41 Leitfragen
Beim Kick-off wurden Leitfragen fuumlr die Projektlaufzeit entwickelt Diese wurden im Laufe
des Projekts in den Sessions und explizit beim Abschlussworkshop thematisiert Hier eine
Uumlbersicht von ausgewaumlhlten Sessions die sich mit den Leitfragen beschaumlftigen
Themengebiet bdquoGovernanceldquo Sessions
Wie koumlnnen Rollen Profile fuumlr Office 365
aussehen
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise
Welche Mindest-Governance wird benouml-
tigt Wieviel Kontrolle benoumltigt das Un-
ternehmen
Leitlinien und Regeln (zB Website
features GroupsSharePoint)
Teams-Lifecycle - Wer Was Wann
Gruppenmanagement Groups
Wie koumlnnen ein strukturiertes Vorgehen
bzw ein Prozess mit dem Evergreen An-
satz von Microsoft aussehen
Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise
Wie geht man mit Schnittstellen zu Office
365 um
Migration Parallelbetrieb oder harter
Cut - wie sieht euer Weg von der be-
stehenden Tool-Landschaft zu O365
aus
Yammer als Enterprise Social Network
(remote)
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Themengebiet bdquoAdoptionldquo Sessions
Wie kann ein EmployeeUser Experience Ziel-
bild aussehen (Was sind Nutzen fuumlr den User
bdquouumlber weniger Emails hinausldquo) Wie kommt
man dorthin und wer macht das im Unter-
nehmen
Employee Experience und Office 365 Employee Experience und New Work-
style Workflows I
Employee Experience und New Work-
style Workflows II
Erfahrungen mit User Experience (and
more) bei Amadeus
Quick Wins - 1-minute Whow pro Tool
Wie messen wir Adoption Welche KPIs aus
Nutzer- und Unternehmenssicht gibt es
dazu
Einsatz von Daten zur Unterstuumltzung
von Collaboration Workstyles Kennzahlen in Office 365
Wie befaumlhigt man den Nutzer sich selbst fuumlr
das richtige Tool (Werkzeug) zu entscheiden
(kontinuierliche Befaumlhigung zum eigenstaumlndi-
gen Lernen insbesondere fuumlr neue Funktio-
nen)
Untangle the App Jungle at Schaeffler Einsatz von Teams und seine Abhaumlngig-
keiten
Nutzung von Flow und PowerApps
Learning Tools Performance Support
Mit welchen PersonasNutzernLearners ar-
beitet welches Unternehmen (zB bdquoNorma-
losldquo Neu-Einsteiger Top-Management Ver-
weigerer etc) Wie und mit welchen innova-
tiven Maszlignahmen koumlnnen dabei Wider-
staumlnde zielgruppengerecht adressiert wer-
den
Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates User Journeys mit O365 use cases (-
based-change management amp adop-
tion)
Management als Vorbilder gewinnen
Neues Guide Konzept
Welche verschiedenen Roll-Out-Plaumlne (zB
nach Tool nach Abteilung etc) gibt es und
was sind die jeweiligen Vor- und Nachteile
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
Teams-Lifecycle - Wer Was Wann
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Wie setzt man einen Piloten auf (Dauer
Feedbacksammlung Steuerung Betreuung
etc)
bull Onboarding Endanwender in die neue Ar-
beitsweise bull Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
OneDrive Migration
Themengebiet bdquoInformationssicherheitldquo Sessions
Wie koumlnnen Prozesse und Regeln fuumlr die Zu-
sammenarbeit mit Externen ausgestaltet
sein (wie kommt ein Externer rein Schutz
sensibler Informationen Zugriffssteuerung
was darf man wogtHotelzugriff bdquoexterneldquo
AGBs)
Umgang mit Externen
External Sharing Zusammenarbeit mit
Externen - AGBs (remote)
Welche unterschiedlichen Auswertungsfunk-
tionen bietet Office 365 (global nach Rolle
etc)
Einsatz von Daten zur Unterstuumltzung
von Collaboration Workstyles
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42 Sessions
Uumlber die gesamte Projektlaufzeit gab es neben den Impulsen insgesamt 26 Sessions die
im folgenden Abschnitt jeweils kurz beschrieben werden
Nr Titel Kurzbeschreibung
1 Employee Experi-
ence und Office
365
Ziel ist es mit den anderen Partnern zu defi-
nieren auf welche Mitarbeiter-Beduumlrfnisse
Office 365 besonders einzahlt welche Adop-
tionsmaszlignahmen sich daraus entwickeln
lassen ob und wie man den Erfolg messen
kann wie man das kommunikativ nutzen
kann
2 Bewertung und
Einfuumlhrung neuer
ToolsFea-
turesUpdates
Wie koumlnnte ein strukturiertes Vorgehen aus-
sehen Testgruppen Informationsfluss und
Rollout
3 Umgang mit Ex-
ternen
Wie koumlnnen wir einfach mit Externen Zusam-
menarbeiten arbeiten und trotzdem alle
Bestimmungen beachten
4 Rule Breaker Ses-
sion Adoption
beyond buzz-
words
Beteiligung - Transparenz - Iteratives Vorge-
hen
Was wuumlrden wir tun wenn es keine Regeln
gibt Wie begleiten wir unsere Kollegen in
die Veraumlnderung Wie wird die digitale
Transformation zu einem positiven Erlebnis
5 Leitlinien und Re-
geln
Was muss geregelt werden Wer darf was
Wie koumlnnte man kommunizieren OA vs
Empfehlungen
6 Yammer als ESN
einfuumlhren - Pros
Cons Lessons
Learned
Eine der wichtigsten Anforderungen unserer
Nutzer bzgl eines ESNs ist moumlglichst naht-
lose Integration mit anderen Applikationen
In diesem Zusammenhang steht bei uns evtl
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auch Yammer auf der Optionsliste Wir wuumlr-
den daher gerne fuumlr das naumlchste Onsite
gerne eine Barcamp Session zu Yammer vor-
schlagen bei der wir mit Euch gerne die we-
sentlichen Pros Cons und Lessons Learned
in Form eines kleinen Brainstormings sam-
meln moumlchten Toll waumlre es - sofern diese
Session auf Euer Interesse stoumlsst - wenn
auch Teilnehmerinnen dabei waumlren die
Yammer schon im Rahmen von O365 (oder
zumindest eines PoCs) nutzen Ist aber nicht
unbedingt notwendig
7 Migration Paral-
lelbetrieb oder
harter Cut - wie
sieht euer Weg
von der bestehen-
den Tool-Land-
schaft zu O365
aus
Wir haben eine bestehende Landschaft an
Collaboration Tools und stellen uns die
Frage wie wir bei der geplanten Einfuumlhrung
von O365 mit diesen Tools und vor allem
auch den Inhalten darin umgehen - ohne die
Nutzer zu uumlberfordern Wer sich diese Frage
auch stellt oder vielleicht schon weiter ist
und von seinen Erfahrungen berichten kann
ist herzlich eingeladen mit in die Session zu
kommen -)
8 Allianzen zur Plat-
zierung von Office
365
Wir moumlchten vorstellen mit welchen Stake-
holdern (Unternehmenskommunikation
Corporate PMO usw) wir uns unterneh-
mensintern zu Office 365 abstimmen (zB
durch gemeinsame Definition von Use Cases
und Best Practices) und moumlchten diskutieren
wieviel Mitspracherecht man diesen Stake-
holdern geben soll und welche Vor-Nach-
teile in der engen Zusammenarbeit liegen
9 User Journeys mit
O365 use case-
based change
User Journey Stories also wie erledigt ein
spezieller User seine taumlglichen Aufgaben mit
Hilfe von O365 hier insbesondere von
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management amp
adoption
Teams und Yammer und welche Rolle spielt
auch ggf die O365 Entry Page
10 Einsatz von Teams
und seine Abhaumln-
gigkeiten
Was funktioniert gut was nicht
11 Teams-Lifecycle -
Wer Was Wann
Wir stehen vor der Pilotierung von Teams
und beschaumlftigen uns beim Lifecycle mit fol-
genden Themen
Darf jeder Teams erstellen oder gibt
es einen (schlanken) Antragsprozess
Braucht es eine Namenskonvention
fuumlr ein Team
Machen oumlffentliche Gruppen Sinn
(Groumlszligenbeschraumlnkung 2500 Nutzer)
Wie lange darf ein Raum existieren
Ist eine Verlaumlngerung moumlglich
12 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows I
Im Workshops werden wir die Auswirkungen
von ausgewaumlhlten O365 Use Cases auf die
Employee Experience erarbeiten Die Ergeb-
nisse werden fuumlr die Kommunikation von
O365 genutzt Wir arbeiten mit Workflows
von einem Employee Experience Modell +
Mitarbeiter-Personas
13 Untangle the App
Jungle
Find a recommended tool for what you want
to do with maximum 3 clicks
Da die Darstellung einer Uumlbersicht (wann
nutze ich was) zu komplex fuumlr einen OnePa-
ger ist haben wir vor den Nutzern mit einer
interaktiven Anwendung mit max 3 Klicks
eine Toolempfehlung zu geben Das Ganze
ist aktuell noch ein (klickbares) PowerPoint
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Mockup angelehnt an bekannte Use Cases
aber bisheriges Feedback war positiv Wir
wuumlrden ihn vorstellen und euer Feedback
aufnehmen um ihn noch weiter auszurei-
fen Es werden nicht nur O365 features be-
trachtet sondern auch zT Bestandssys-
teme
14 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows II
Im zweiten Workshop der Reihe drehen wir
die Fragestellung um wir erarbeiten ausge-
hend von Mitarbeiterbeduumlrfnissen des
Employee Experience Modells neue Work-
flows mit O365 Dabei helfen uns wieder die
Mitarbeiter Personas und die Logik der New
Workstyle Workflows
15 Onboarding
Endanwender in
die neue Arbeits-
weise
Wir haben im Moment folgende Problem-
stellung Unsere Collaboration Key User wa-
ren bisher mehr SharePoint-Experten als
Collaboration-Berater Durch die ab und an
durchzufuumlhrenden Updates konnten wir
diese Key User relativ einfach schulen und
uumlber Neuerungen informieren - ebenso un-
sere Endanwender Durch den Wechsel zu
O365 und den damit immer mehr werden-
den Tools mehr Komplexitaumlt sowie den
Evergreen Ansatz wird der Wissenstransfer
immer schneller und schwieriger
Wissenstransfer vom Core Team zu
den Key Usern
Wissenstransfer von den Key Usern
zum Endanwender
Onboarding von neuen Mitarbeitern
Self-Studys Hilfe zur Selbsthilfe hellip
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In der Session wuumlrde ich euch unseren An-
satz vorstellen und danach in den Erfah-
rungs- und Meinungsaustausch einsteigen
16 Erfahrungen mit
User Experience
Uumlberblick laufender Aktivitaumlten
Usability Studien
Community Management
Learning
Data
Was haben wir soweit gelernt Was haben
wir geplant
17 Einsatz von Daten
zur Unterstuumltzung
von Collaboration
Workstyles
Welche Daten stehen zur Verfuumlgung
in O365 in anderen Anwendungen
Wie koumlnnen die Daten unterstuumltzen
Wo sind die Limits was macht keinen
Sinn
18 Kennzahlen in
Office 365
Wir wollen Aussagen uumlber die Nutzungsin-
tensitaumlt unserer Office 365 Umgebung tref-
fen Welche Kennzahlen sind fuumlr euch in
Office 365 interessant Welche erfasst ihr
wie In welchen Zeitabstaumlnden Wer erfasst
analysiert und leitet Maszlignahmen ein
19 OneDrive Migra-
tion
Wir sind momentan in der Planung unserer
OneDrive Migration (Persoumlnliches File Share
Shared Documents der MySite)
Gerne wuumlrden wir euch unsere momentane
Vorstellung Planung vorstellen und mit
euch in einen Erfahrungsaustausch gehen
Einer der Schwerpunkte Keine technische
Migration sondern eine Self Migration also
Vorgehen
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20
20 Adoption und
Change
Welche bdquoFallenldquo seht Ihr in unserem O365- Rollout-
Kommunikationskonzept (Fokus Teams)
Wir stellen Euch die aktuellen StaumlndeHer-
ausforderungen in Bezug auf Rollout Kom-
munikation Qualifizierung fuumlr unsere Marke
vor und wuumlnschen uns Anregungen Ruumlck-
meldungen Bestaumltigungen und Diskussio-
nen
21 Gruppenmanage-
ment Groups
Wir arbeiten an einem Groups Konzept da es einer
entsprechenden Regelung bedarf wie die Groups
verwaltet werden bzw Wer Gruppen uumlber welchen
Prozess erstellen darf
In unserem derzeitigen ESN duumlrfen alle User
Gruppen aufsetzen Durch die komplexe
Verknuumlpfung in O365 mit Teams Planner
etc Benoumltigen wir eine andere Regelung
Gibt es hierzu Erfahrungswerte bzw Habt
Ihr eine pragmatische Regelung gefunden o-
der einen Managed Process
22 Quick Wins - 1-mi-
nute Whow pro
Tool
5 Whow Effekte pro Office 365 Tool fuumlr die
Vermarktung dieser Sammlung von fuumlnf
Beispielen
23 Neues Guide Kon-
zept
Offener Austausch Aufgabenbereiche Inhalte
24 Nutzung von Flow
und PowerApps
Erfahrungsaustausch zu den beiden Tools
und Ideensammlung von Moumlglichkeiten wie
die Tools ausgerollt werden koumlnnten welche
Problematiken es gibt und wie man sie loumlsen
koumlnnte
25 Management als
Vorbilder gewin-
nen
Was sind die relevanten Use Cases um das Ma-
nagement zu gewinnen Wie koumlnnen wir das Ma-
nagement als Zielgruppe ansprechen (Formate)
und als Vorbilder nutzen
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Auch hier wuumlrden wir einige Telekom Be-
spiele als Impuls vorstellen und sind auf
eure Erfahrungen und Ideen dazu gespannt
(offener Austausch)
26 Learning Tools
Performance Sup-
port
Wir vergleichen hier gerade 3 Anbieter Solu-
zione KnowHow und TTS Gerne stelle ich
unsere Eindruumlcke vor Habt ihr bereits Erfah-
rungen oder weitere Anregungen
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5 Ein Benchlearning Projekt ndash 5 Erfolgsfaktoren
Fuumlr diejenigen Leser die selbst daruumlber nachdenken ein sol-
ches Benchlearning Projekt durchzufuumlhren moumlchten wir in
diesem Bericht die aus unserer Sicht fuumlnf Erfolgsfaktoren ei-
nes solchen Projekts auffuumlhren
1 Stellen Sie sicher dass Sie Personen und Organisationen
fuumlr die Projekt-Teilnahme einladen die ein aumlhnliches Erfah-
rungs-Niveau aufweisen Dies ermoumlglicht einen Austausch
und ein Lernen voneinander auf Augenhoumlhe gemaumlszlig dem
Prinzip Geben und Nehmen
2 Laden Sie wenn moumlglich externe Experten und Referenten
zu den Treffen ein Impulse und Perspektiven von auszligen be-
reichern somit auch den projektinternen Austausch
3 Finden Sie eine Balance zwischen offen Diskussionen der
Teilnehmer und Zeiten fuumlr Erarbeiten von konkreten Ar-
beitsergebnissen
4 Lassen Sie Raum fuumlr informellen Austausch der Teilneh-
mer insbesondere auch um Vertrauen und persoumlnliche Be-
ziehungen untereinander aufbauen zu koumlnnen Eine ge-
meinsame Abendveranstaltung vor dem eigentlichen Tref-
fen am Folgetag sowie laumlngere Pausen bzw Break-out Sessi-
ons waumlhrend der Treffen kann dies unterstuumltzen und foumlr-
dern
5 Seien Sie beharrlich bei der Organisation von Aktionen abseits der Treffen Ein Benchlear-
ning Projekt braucht einen Projekt Manager der neben den administrativen Aufgaben auch
die Teilnehmer immer wieder an offene Punkte erinnert Austausch und Zusammenarbeit
im virtuellen Raum geschieht nicht automatisch da die Teilnehmer in ihren Organisationen
natuumlrlich stark eingebunden sind und Themen wie Benchlearning aus dem Bewusstsein
geraten
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6 Impressionen
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Inhalt
1 Die Methode Benchlearning 3
2 Das Benchlearning Projekt 2018 Office 365 4
3 Termine 7
31 Kick-Off 7
32 Erster Projekttermin 8
33 Zweiter Projekttermin 9
34 Dritter Projekttermin 10
35 Abschlussworkshop 11
4 Benchlearning Ergebnisse 12
41 Leitfragen 12
42 Sessions 15
5 Ein Benchlearning Projekt ndash 5 Erfolgsfaktoren 22
6 Impressionen 23
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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1 Die Methode Benchlearning
Vier zentrale Aspekte machen die Methode Benchlearning aus Voneinander lernen und
erzeugen neuen Wissens (qualitativer Vergleich) steht im Vordergrund Vergleich und Aus-
tausch uumlber den definierten Projektzeitraum auf einer gemeinsamen Reise Das Vernetzen
von Menschen durch Interaktion im realen Raum ist zentraler Aspekt Das dadurch aufge-
baute Vertrauen ermoumlglicht reichen Austausch Austausch sowohl zu bisherigen (gestern)
Erfahrungen aktuellen (heute) Themen sowie zukuumlnftig (morgen) geplanten bzw anste-
henden Aktivitaumlten Auf diesen vier Aspekten ausbauend sieht die Struktur unserer
Benchlearning Projekte wie folgt aus
Cogneon fuumlhrt bereits seit mehreren Jahren Benchlearning Projekte durch Das Thema
Office 65 nimmt zunehmend Einzug in deutsche Unternehmen Vor diesem Hintergrund
wurde 2018 ein Benchlearning mit dem Fokus bdquoOffice 365 im Unternehmen nutzenldquo initi-
iert
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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2 Das Benchlearning Projekt 2018 Office 365
Der Projektfokus ist hierbei die fachliche Nutzung von Office 365 nicht dessen Herausfor-
derungen bei der technischen Implementierung Ende 2017 formierte sich das Teilnehmer-
feld und die Themencluster wie folgt
Governance Projekt Struktur
Migration
Support Strukturen
Office 365 vs bestehende Systeme
Beantragungsprozess
Involvierte Abteilungen
Administration
Adoption Enabling
Piloten Roll-out Plan
Umgang mit Evergreen Ansatz
Positionierung und Abgrenzung der Tools
Change Kommunikation
Einfuumlhrungsstrategie und Reihenfolge der Tools
Informations-
sicherheit
IT Security
Zusammenarbeit mit Externen
BringYourOwnDevice
Datenschutz und DSGVO
Abstimmung mit Betriebsrat
Cloud vs Hybrid Ansatz
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
5
Auf Basis dieser Themenwuumlnsche wurden dann beim Kick-off konkrete Leitfragen entlang
dieser drei vorab eruierten Themengebiete fuumlr die Projektlaufzeit entwickelt
Governance
Wie koumlnnen Rollen Profile fuumlr Office 365 aussehen Welche Mindest-Gover-
nance wird benoumltigt Wieviel Kontrolle benoumltigt das Unternehmen Wie koumlnnen ein
strukturiertes Vorgehen bzw ein Prozess mit dem Evergreen Ansatz von Microsoft
aussehen
Wie geht man mit Schnittstellen zu Office 365 um
Wie kann ein End to end Monitoring und ein Service Monitoring aussehen Welche
Rolle spielt dabei ein Housekeeping
Adoption
Wie kann ein EmployeeUser Experience Zielbild aussehen (Was sind Nutzen fuumlr den
User bdquouumlber weniger Emails hinausldquo) Wie kommt man dorthin und wer macht das im
Unternehmen Wie messen wir Adoption Welche KPIs aus Nutzer- und Unterneh-
menssicht gibt es dazu
Wie befaumlhigt man den Nutzer sich selbst fuumlr das richtige Tool (Werkzeug) zu ent-
scheiden (kontinuierliche Befaumlhigung zum eigenstaumlndigen Lernen insbesondere fuumlr
neue Funktionen) Mit welchen PersonasNutzernLearners arbeitet welches Unter-
nehmen (zB bdquoNormalosldquo Neu-Einsteiger Top-Management Verweigerer etc) Wie
und mit welchen innovativen Maszlignahmen koumlnnen dabei Widerstaumlnde zielgruppen-
gerecht adressiert werden
Welche verschiedenen Roll-Out-Plaumlne (zB nach Tool nach Abteilung etc) gibt es
und was sind die jeweiligen Vor- und Nachteile Wie setzt man einen Piloten
auf (Dauer Feedbacksammlung Steuerung Betreuung etc)
Informationssicherheit
Was sind die kritische IT Security Themen und wie kann ich Sie loumlsen (Fokus auf In-
formationssicherheit) Was ist mit BYOD und einer it-security-konformen Nutzung
von Office 365
Wie koumlnnen Prozesse und Regeln fuumlr die Zusammenarbeit mit Externen ausgestal-
tet sein (wie kommt Externer rein Schutz sensibler Informationen Zugriffssteue-
rung was darf man wogtHotelzugriff bdquoexterneldquo AGBs)
Was ist bzgl Content Lifecycle (Klassifizierung von Informationen Aufbewah-
runglegal hold) und User Lifecycle (DSGVO was passiert mit Nutzer Daten) zu be-
achten
Wie kann eine KBV Checkliste aussehen
Welche unterschiedlichen Auswertungsfunktionen bietet Office 365 (global nach
Rolle etc) Wie kann eine Exit-Strategie im Rahmen einer Single Sourcing Loumlsung
aussehen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
6
Generell gab es fuumlnf Treffen die jeweils mit einem Vorabendprogramm (neue Entwicklun-
gen bei den Teilnehmern gemeinsames Abendessen) starteten Alle Termine fanden in
Nuumlrnberg bei Cogneon statt
Zwischen den Terminen nutzten wir im Projekt eine Microsoft Teams Gruppe inkl Anbin-
dung von OneNote und Forms fuumlr die Kommunikation und Dokumentation im Projekt
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
7
3 Termine
31 Kick-Off
Der Kick-off fand vom 12-13022018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Zu Beginn wurden
zunaumlchst die Historie und die Rahmenbedingungen von Benchlearning-Projekten vorge-
stellt (httpswikicogneondeblp)
Daraufhin stellten sich alle teilnehmenden Organisationen mit ihrem Office 365 Hinter-
grund entlang einer standardisierten Kurzpraumlsentation (jeweils 10 Minuten) vor Am Nach-
mittag wurden schlieszliglich die bereits im Kapitel zuvor genannten Leitfragen fuumlr die drei
Themenstraumlnge Governance Adoption und Informationssicherheit definiert Abschlieszligend
wurde die Entscheidung im Projekt getroffen eine Microsoft Teams Gruppe als Plattform
fuumlr Kommunikation und Dokumentation im Projekt zu nutzen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
8
32 Erster Projekttermin
Der erste Projekttermin fand vom 25-26042018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach den
beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Continental und der Fuumlrst Gruppe ging es danach
in den Barcamp Modus Hier die behandelten Sessions
Employee Experience
und Office 365
Bewertung und Einfuumlhrung
neuer ToolsFeaturesUp-
dates
Umgang mit Externen
Rule Breaker Session
Adoption beyond buzz-
words
Leitlinien und Regeln
Yammer als ESN einfuumlhren
- Pros Cons Lessons
Learned
Migration Parallelbetrieb
oder harter Cut - wie sieht
euer Weg von der beste-
henden Tool-Landschaft zu
O365 aus
Allianzen zur Platzierung
von Office 365
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
9
33 Zweiter Projekttermin
Der zweite Projekttermin fand vom 25-26062018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach
den beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Amadeus und Continental ging es danach in
den Barcamp Modus Hier die behandelten Sessions
User Journeys mit O365
use cases-based change
management amp adoption
OneDrive Migration Adoption und Change
Einsatz von Teams und
seine Abhaumlngigkeiten
Employee Experience und
New Workstyle Workflows I
Erfahrungen mit User Ex-
perience
Teams-Lifecycle -
Wer Was Wann
Employee Experience und
New Workstyle Workflows
II
Einsatz von Daten zur Un-
terstuumltzung von Collabora-
tion Workstyles
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
10
34 Dritter Projekttermin
Der dritte Projekttermin fand vom 17-18092018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach den
beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Cogneon und uvex ging es danach in den Bar-
camp Modus Hier die behandelten Sessions
Kennzahlen in Office 365 OneDrive Migration Adoption und Change
Gruppenmanagement
Groups
Quick Wins - 1-minute
Whowldquo pro Tool Neues Guide Konzept
Nutzung von Flow und
PowerApps
Management als Vorbilder
gewinnen
Learning Tools Perfor-
mance Support
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
11
35 Abschlussworkshop
Der Abschlussworkshop fand vom 07-08112018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Hierbei ging es
sowohl um einen Ruumlckblick auf das Projekt 2018 als auch um einen Ausblick auf das Folgeprojekt
2019 Hier die Agenda
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
12
4 Benchlearning Ergebnisse
Dieser oumlffentliche Benchlearning Bericht enthaumllt keine Dokumente die von den Teilneh-
mern untereinander geteilt wurden Daruumlber hinaus begrenzen sich die in diesem Bericht
dargestellten Ergebnisse auf abstrakte Zusammenfassungen und nicht auf die Ebene der
einzelnen Unternehmen
41 Leitfragen
Beim Kick-off wurden Leitfragen fuumlr die Projektlaufzeit entwickelt Diese wurden im Laufe
des Projekts in den Sessions und explizit beim Abschlussworkshop thematisiert Hier eine
Uumlbersicht von ausgewaumlhlten Sessions die sich mit den Leitfragen beschaumlftigen
Themengebiet bdquoGovernanceldquo Sessions
Wie koumlnnen Rollen Profile fuumlr Office 365
aussehen
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise
Welche Mindest-Governance wird benouml-
tigt Wieviel Kontrolle benoumltigt das Un-
ternehmen
Leitlinien und Regeln (zB Website
features GroupsSharePoint)
Teams-Lifecycle - Wer Was Wann
Gruppenmanagement Groups
Wie koumlnnen ein strukturiertes Vorgehen
bzw ein Prozess mit dem Evergreen An-
satz von Microsoft aussehen
Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise
Wie geht man mit Schnittstellen zu Office
365 um
Migration Parallelbetrieb oder harter
Cut - wie sieht euer Weg von der be-
stehenden Tool-Landschaft zu O365
aus
Yammer als Enterprise Social Network
(remote)
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
13
Themengebiet bdquoAdoptionldquo Sessions
Wie kann ein EmployeeUser Experience Ziel-
bild aussehen (Was sind Nutzen fuumlr den User
bdquouumlber weniger Emails hinausldquo) Wie kommt
man dorthin und wer macht das im Unter-
nehmen
Employee Experience und Office 365 Employee Experience und New Work-
style Workflows I
Employee Experience und New Work-
style Workflows II
Erfahrungen mit User Experience (and
more) bei Amadeus
Quick Wins - 1-minute Whow pro Tool
Wie messen wir Adoption Welche KPIs aus
Nutzer- und Unternehmenssicht gibt es
dazu
Einsatz von Daten zur Unterstuumltzung
von Collaboration Workstyles Kennzahlen in Office 365
Wie befaumlhigt man den Nutzer sich selbst fuumlr
das richtige Tool (Werkzeug) zu entscheiden
(kontinuierliche Befaumlhigung zum eigenstaumlndi-
gen Lernen insbesondere fuumlr neue Funktio-
nen)
Untangle the App Jungle at Schaeffler Einsatz von Teams und seine Abhaumlngig-
keiten
Nutzung von Flow und PowerApps
Learning Tools Performance Support
Mit welchen PersonasNutzernLearners ar-
beitet welches Unternehmen (zB bdquoNorma-
losldquo Neu-Einsteiger Top-Management Ver-
weigerer etc) Wie und mit welchen innova-
tiven Maszlignahmen koumlnnen dabei Wider-
staumlnde zielgruppengerecht adressiert wer-
den
Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates User Journeys mit O365 use cases (-
based-change management amp adop-
tion)
Management als Vorbilder gewinnen
Neues Guide Konzept
Welche verschiedenen Roll-Out-Plaumlne (zB
nach Tool nach Abteilung etc) gibt es und
was sind die jeweiligen Vor- und Nachteile
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
Teams-Lifecycle - Wer Was Wann
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
14
Wie setzt man einen Piloten auf (Dauer
Feedbacksammlung Steuerung Betreuung
etc)
bull Onboarding Endanwender in die neue Ar-
beitsweise bull Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
OneDrive Migration
Themengebiet bdquoInformationssicherheitldquo Sessions
Wie koumlnnen Prozesse und Regeln fuumlr die Zu-
sammenarbeit mit Externen ausgestaltet
sein (wie kommt ein Externer rein Schutz
sensibler Informationen Zugriffssteuerung
was darf man wogtHotelzugriff bdquoexterneldquo
AGBs)
Umgang mit Externen
External Sharing Zusammenarbeit mit
Externen - AGBs (remote)
Welche unterschiedlichen Auswertungsfunk-
tionen bietet Office 365 (global nach Rolle
etc)
Einsatz von Daten zur Unterstuumltzung
von Collaboration Workstyles
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
15
42 Sessions
Uumlber die gesamte Projektlaufzeit gab es neben den Impulsen insgesamt 26 Sessions die
im folgenden Abschnitt jeweils kurz beschrieben werden
Nr Titel Kurzbeschreibung
1 Employee Experi-
ence und Office
365
Ziel ist es mit den anderen Partnern zu defi-
nieren auf welche Mitarbeiter-Beduumlrfnisse
Office 365 besonders einzahlt welche Adop-
tionsmaszlignahmen sich daraus entwickeln
lassen ob und wie man den Erfolg messen
kann wie man das kommunikativ nutzen
kann
2 Bewertung und
Einfuumlhrung neuer
ToolsFea-
turesUpdates
Wie koumlnnte ein strukturiertes Vorgehen aus-
sehen Testgruppen Informationsfluss und
Rollout
3 Umgang mit Ex-
ternen
Wie koumlnnen wir einfach mit Externen Zusam-
menarbeiten arbeiten und trotzdem alle
Bestimmungen beachten
4 Rule Breaker Ses-
sion Adoption
beyond buzz-
words
Beteiligung - Transparenz - Iteratives Vorge-
hen
Was wuumlrden wir tun wenn es keine Regeln
gibt Wie begleiten wir unsere Kollegen in
die Veraumlnderung Wie wird die digitale
Transformation zu einem positiven Erlebnis
5 Leitlinien und Re-
geln
Was muss geregelt werden Wer darf was
Wie koumlnnte man kommunizieren OA vs
Empfehlungen
6 Yammer als ESN
einfuumlhren - Pros
Cons Lessons
Learned
Eine der wichtigsten Anforderungen unserer
Nutzer bzgl eines ESNs ist moumlglichst naht-
lose Integration mit anderen Applikationen
In diesem Zusammenhang steht bei uns evtl
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
16
auch Yammer auf der Optionsliste Wir wuumlr-
den daher gerne fuumlr das naumlchste Onsite
gerne eine Barcamp Session zu Yammer vor-
schlagen bei der wir mit Euch gerne die we-
sentlichen Pros Cons und Lessons Learned
in Form eines kleinen Brainstormings sam-
meln moumlchten Toll waumlre es - sofern diese
Session auf Euer Interesse stoumlsst - wenn
auch Teilnehmerinnen dabei waumlren die
Yammer schon im Rahmen von O365 (oder
zumindest eines PoCs) nutzen Ist aber nicht
unbedingt notwendig
7 Migration Paral-
lelbetrieb oder
harter Cut - wie
sieht euer Weg
von der bestehen-
den Tool-Land-
schaft zu O365
aus
Wir haben eine bestehende Landschaft an
Collaboration Tools und stellen uns die
Frage wie wir bei der geplanten Einfuumlhrung
von O365 mit diesen Tools und vor allem
auch den Inhalten darin umgehen - ohne die
Nutzer zu uumlberfordern Wer sich diese Frage
auch stellt oder vielleicht schon weiter ist
und von seinen Erfahrungen berichten kann
ist herzlich eingeladen mit in die Session zu
kommen -)
8 Allianzen zur Plat-
zierung von Office
365
Wir moumlchten vorstellen mit welchen Stake-
holdern (Unternehmenskommunikation
Corporate PMO usw) wir uns unterneh-
mensintern zu Office 365 abstimmen (zB
durch gemeinsame Definition von Use Cases
und Best Practices) und moumlchten diskutieren
wieviel Mitspracherecht man diesen Stake-
holdern geben soll und welche Vor-Nach-
teile in der engen Zusammenarbeit liegen
9 User Journeys mit
O365 use case-
based change
User Journey Stories also wie erledigt ein
spezieller User seine taumlglichen Aufgaben mit
Hilfe von O365 hier insbesondere von
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
17
management amp
adoption
Teams und Yammer und welche Rolle spielt
auch ggf die O365 Entry Page
10 Einsatz von Teams
und seine Abhaumln-
gigkeiten
Was funktioniert gut was nicht
11 Teams-Lifecycle -
Wer Was Wann
Wir stehen vor der Pilotierung von Teams
und beschaumlftigen uns beim Lifecycle mit fol-
genden Themen
Darf jeder Teams erstellen oder gibt
es einen (schlanken) Antragsprozess
Braucht es eine Namenskonvention
fuumlr ein Team
Machen oumlffentliche Gruppen Sinn
(Groumlszligenbeschraumlnkung 2500 Nutzer)
Wie lange darf ein Raum existieren
Ist eine Verlaumlngerung moumlglich
12 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows I
Im Workshops werden wir die Auswirkungen
von ausgewaumlhlten O365 Use Cases auf die
Employee Experience erarbeiten Die Ergeb-
nisse werden fuumlr die Kommunikation von
O365 genutzt Wir arbeiten mit Workflows
von einem Employee Experience Modell +
Mitarbeiter-Personas
13 Untangle the App
Jungle
Find a recommended tool for what you want
to do with maximum 3 clicks
Da die Darstellung einer Uumlbersicht (wann
nutze ich was) zu komplex fuumlr einen OnePa-
ger ist haben wir vor den Nutzern mit einer
interaktiven Anwendung mit max 3 Klicks
eine Toolempfehlung zu geben Das Ganze
ist aktuell noch ein (klickbares) PowerPoint
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
18
Mockup angelehnt an bekannte Use Cases
aber bisheriges Feedback war positiv Wir
wuumlrden ihn vorstellen und euer Feedback
aufnehmen um ihn noch weiter auszurei-
fen Es werden nicht nur O365 features be-
trachtet sondern auch zT Bestandssys-
teme
14 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows II
Im zweiten Workshop der Reihe drehen wir
die Fragestellung um wir erarbeiten ausge-
hend von Mitarbeiterbeduumlrfnissen des
Employee Experience Modells neue Work-
flows mit O365 Dabei helfen uns wieder die
Mitarbeiter Personas und die Logik der New
Workstyle Workflows
15 Onboarding
Endanwender in
die neue Arbeits-
weise
Wir haben im Moment folgende Problem-
stellung Unsere Collaboration Key User wa-
ren bisher mehr SharePoint-Experten als
Collaboration-Berater Durch die ab und an
durchzufuumlhrenden Updates konnten wir
diese Key User relativ einfach schulen und
uumlber Neuerungen informieren - ebenso un-
sere Endanwender Durch den Wechsel zu
O365 und den damit immer mehr werden-
den Tools mehr Komplexitaumlt sowie den
Evergreen Ansatz wird der Wissenstransfer
immer schneller und schwieriger
Wissenstransfer vom Core Team zu
den Key Usern
Wissenstransfer von den Key Usern
zum Endanwender
Onboarding von neuen Mitarbeitern
Self-Studys Hilfe zur Selbsthilfe hellip
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
19
In der Session wuumlrde ich euch unseren An-
satz vorstellen und danach in den Erfah-
rungs- und Meinungsaustausch einsteigen
16 Erfahrungen mit
User Experience
Uumlberblick laufender Aktivitaumlten
Usability Studien
Community Management
Learning
Data
Was haben wir soweit gelernt Was haben
wir geplant
17 Einsatz von Daten
zur Unterstuumltzung
von Collaboration
Workstyles
Welche Daten stehen zur Verfuumlgung
in O365 in anderen Anwendungen
Wie koumlnnen die Daten unterstuumltzen
Wo sind die Limits was macht keinen
Sinn
18 Kennzahlen in
Office 365
Wir wollen Aussagen uumlber die Nutzungsin-
tensitaumlt unserer Office 365 Umgebung tref-
fen Welche Kennzahlen sind fuumlr euch in
Office 365 interessant Welche erfasst ihr
wie In welchen Zeitabstaumlnden Wer erfasst
analysiert und leitet Maszlignahmen ein
19 OneDrive Migra-
tion
Wir sind momentan in der Planung unserer
OneDrive Migration (Persoumlnliches File Share
Shared Documents der MySite)
Gerne wuumlrden wir euch unsere momentane
Vorstellung Planung vorstellen und mit
euch in einen Erfahrungsaustausch gehen
Einer der Schwerpunkte Keine technische
Migration sondern eine Self Migration also
Vorgehen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
20
20 Adoption und
Change
Welche bdquoFallenldquo seht Ihr in unserem O365- Rollout-
Kommunikationskonzept (Fokus Teams)
Wir stellen Euch die aktuellen StaumlndeHer-
ausforderungen in Bezug auf Rollout Kom-
munikation Qualifizierung fuumlr unsere Marke
vor und wuumlnschen uns Anregungen Ruumlck-
meldungen Bestaumltigungen und Diskussio-
nen
21 Gruppenmanage-
ment Groups
Wir arbeiten an einem Groups Konzept da es einer
entsprechenden Regelung bedarf wie die Groups
verwaltet werden bzw Wer Gruppen uumlber welchen
Prozess erstellen darf
In unserem derzeitigen ESN duumlrfen alle User
Gruppen aufsetzen Durch die komplexe
Verknuumlpfung in O365 mit Teams Planner
etc Benoumltigen wir eine andere Regelung
Gibt es hierzu Erfahrungswerte bzw Habt
Ihr eine pragmatische Regelung gefunden o-
der einen Managed Process
22 Quick Wins - 1-mi-
nute Whow pro
Tool
5 Whow Effekte pro Office 365 Tool fuumlr die
Vermarktung dieser Sammlung von fuumlnf
Beispielen
23 Neues Guide Kon-
zept
Offener Austausch Aufgabenbereiche Inhalte
24 Nutzung von Flow
und PowerApps
Erfahrungsaustausch zu den beiden Tools
und Ideensammlung von Moumlglichkeiten wie
die Tools ausgerollt werden koumlnnten welche
Problematiken es gibt und wie man sie loumlsen
koumlnnte
25 Management als
Vorbilder gewin-
nen
Was sind die relevanten Use Cases um das Ma-
nagement zu gewinnen Wie koumlnnen wir das Ma-
nagement als Zielgruppe ansprechen (Formate)
und als Vorbilder nutzen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
21
Auch hier wuumlrden wir einige Telekom Be-
spiele als Impuls vorstellen und sind auf
eure Erfahrungen und Ideen dazu gespannt
(offener Austausch)
26 Learning Tools
Performance Sup-
port
Wir vergleichen hier gerade 3 Anbieter Solu-
zione KnowHow und TTS Gerne stelle ich
unsere Eindruumlcke vor Habt ihr bereits Erfah-
rungen oder weitere Anregungen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
22
5 Ein Benchlearning Projekt ndash 5 Erfolgsfaktoren
Fuumlr diejenigen Leser die selbst daruumlber nachdenken ein sol-
ches Benchlearning Projekt durchzufuumlhren moumlchten wir in
diesem Bericht die aus unserer Sicht fuumlnf Erfolgsfaktoren ei-
nes solchen Projekts auffuumlhren
1 Stellen Sie sicher dass Sie Personen und Organisationen
fuumlr die Projekt-Teilnahme einladen die ein aumlhnliches Erfah-
rungs-Niveau aufweisen Dies ermoumlglicht einen Austausch
und ein Lernen voneinander auf Augenhoumlhe gemaumlszlig dem
Prinzip Geben und Nehmen
2 Laden Sie wenn moumlglich externe Experten und Referenten
zu den Treffen ein Impulse und Perspektiven von auszligen be-
reichern somit auch den projektinternen Austausch
3 Finden Sie eine Balance zwischen offen Diskussionen der
Teilnehmer und Zeiten fuumlr Erarbeiten von konkreten Ar-
beitsergebnissen
4 Lassen Sie Raum fuumlr informellen Austausch der Teilneh-
mer insbesondere auch um Vertrauen und persoumlnliche Be-
ziehungen untereinander aufbauen zu koumlnnen Eine ge-
meinsame Abendveranstaltung vor dem eigentlichen Tref-
fen am Folgetag sowie laumlngere Pausen bzw Break-out Sessi-
ons waumlhrend der Treffen kann dies unterstuumltzen und foumlr-
dern
5 Seien Sie beharrlich bei der Organisation von Aktionen abseits der Treffen Ein Benchlear-
ning Projekt braucht einen Projekt Manager der neben den administrativen Aufgaben auch
die Teilnehmer immer wieder an offene Punkte erinnert Austausch und Zusammenarbeit
im virtuellen Raum geschieht nicht automatisch da die Teilnehmer in ihren Organisationen
natuumlrlich stark eingebunden sind und Themen wie Benchlearning aus dem Bewusstsein
geraten
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
23
6 Impressionen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
3
1 Die Methode Benchlearning
Vier zentrale Aspekte machen die Methode Benchlearning aus Voneinander lernen und
erzeugen neuen Wissens (qualitativer Vergleich) steht im Vordergrund Vergleich und Aus-
tausch uumlber den definierten Projektzeitraum auf einer gemeinsamen Reise Das Vernetzen
von Menschen durch Interaktion im realen Raum ist zentraler Aspekt Das dadurch aufge-
baute Vertrauen ermoumlglicht reichen Austausch Austausch sowohl zu bisherigen (gestern)
Erfahrungen aktuellen (heute) Themen sowie zukuumlnftig (morgen) geplanten bzw anste-
henden Aktivitaumlten Auf diesen vier Aspekten ausbauend sieht die Struktur unserer
Benchlearning Projekte wie folgt aus
Cogneon fuumlhrt bereits seit mehreren Jahren Benchlearning Projekte durch Das Thema
Office 65 nimmt zunehmend Einzug in deutsche Unternehmen Vor diesem Hintergrund
wurde 2018 ein Benchlearning mit dem Fokus bdquoOffice 365 im Unternehmen nutzenldquo initi-
iert
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
4
2 Das Benchlearning Projekt 2018 Office 365
Der Projektfokus ist hierbei die fachliche Nutzung von Office 365 nicht dessen Herausfor-
derungen bei der technischen Implementierung Ende 2017 formierte sich das Teilnehmer-
feld und die Themencluster wie folgt
Governance Projekt Struktur
Migration
Support Strukturen
Office 365 vs bestehende Systeme
Beantragungsprozess
Involvierte Abteilungen
Administration
Adoption Enabling
Piloten Roll-out Plan
Umgang mit Evergreen Ansatz
Positionierung und Abgrenzung der Tools
Change Kommunikation
Einfuumlhrungsstrategie und Reihenfolge der Tools
Informations-
sicherheit
IT Security
Zusammenarbeit mit Externen
BringYourOwnDevice
Datenschutz und DSGVO
Abstimmung mit Betriebsrat
Cloud vs Hybrid Ansatz
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
5
Auf Basis dieser Themenwuumlnsche wurden dann beim Kick-off konkrete Leitfragen entlang
dieser drei vorab eruierten Themengebiete fuumlr die Projektlaufzeit entwickelt
Governance
Wie koumlnnen Rollen Profile fuumlr Office 365 aussehen Welche Mindest-Gover-
nance wird benoumltigt Wieviel Kontrolle benoumltigt das Unternehmen Wie koumlnnen ein
strukturiertes Vorgehen bzw ein Prozess mit dem Evergreen Ansatz von Microsoft
aussehen
Wie geht man mit Schnittstellen zu Office 365 um
Wie kann ein End to end Monitoring und ein Service Monitoring aussehen Welche
Rolle spielt dabei ein Housekeeping
Adoption
Wie kann ein EmployeeUser Experience Zielbild aussehen (Was sind Nutzen fuumlr den
User bdquouumlber weniger Emails hinausldquo) Wie kommt man dorthin und wer macht das im
Unternehmen Wie messen wir Adoption Welche KPIs aus Nutzer- und Unterneh-
menssicht gibt es dazu
Wie befaumlhigt man den Nutzer sich selbst fuumlr das richtige Tool (Werkzeug) zu ent-
scheiden (kontinuierliche Befaumlhigung zum eigenstaumlndigen Lernen insbesondere fuumlr
neue Funktionen) Mit welchen PersonasNutzernLearners arbeitet welches Unter-
nehmen (zB bdquoNormalosldquo Neu-Einsteiger Top-Management Verweigerer etc) Wie
und mit welchen innovativen Maszlignahmen koumlnnen dabei Widerstaumlnde zielgruppen-
gerecht adressiert werden
Welche verschiedenen Roll-Out-Plaumlne (zB nach Tool nach Abteilung etc) gibt es
und was sind die jeweiligen Vor- und Nachteile Wie setzt man einen Piloten
auf (Dauer Feedbacksammlung Steuerung Betreuung etc)
Informationssicherheit
Was sind die kritische IT Security Themen und wie kann ich Sie loumlsen (Fokus auf In-
formationssicherheit) Was ist mit BYOD und einer it-security-konformen Nutzung
von Office 365
Wie koumlnnen Prozesse und Regeln fuumlr die Zusammenarbeit mit Externen ausgestal-
tet sein (wie kommt Externer rein Schutz sensibler Informationen Zugriffssteue-
rung was darf man wogtHotelzugriff bdquoexterneldquo AGBs)
Was ist bzgl Content Lifecycle (Klassifizierung von Informationen Aufbewah-
runglegal hold) und User Lifecycle (DSGVO was passiert mit Nutzer Daten) zu be-
achten
Wie kann eine KBV Checkliste aussehen
Welche unterschiedlichen Auswertungsfunktionen bietet Office 365 (global nach
Rolle etc) Wie kann eine Exit-Strategie im Rahmen einer Single Sourcing Loumlsung
aussehen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
6
Generell gab es fuumlnf Treffen die jeweils mit einem Vorabendprogramm (neue Entwicklun-
gen bei den Teilnehmern gemeinsames Abendessen) starteten Alle Termine fanden in
Nuumlrnberg bei Cogneon statt
Zwischen den Terminen nutzten wir im Projekt eine Microsoft Teams Gruppe inkl Anbin-
dung von OneNote und Forms fuumlr die Kommunikation und Dokumentation im Projekt
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
7
3 Termine
31 Kick-Off
Der Kick-off fand vom 12-13022018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Zu Beginn wurden
zunaumlchst die Historie und die Rahmenbedingungen von Benchlearning-Projekten vorge-
stellt (httpswikicogneondeblp)
Daraufhin stellten sich alle teilnehmenden Organisationen mit ihrem Office 365 Hinter-
grund entlang einer standardisierten Kurzpraumlsentation (jeweils 10 Minuten) vor Am Nach-
mittag wurden schlieszliglich die bereits im Kapitel zuvor genannten Leitfragen fuumlr die drei
Themenstraumlnge Governance Adoption und Informationssicherheit definiert Abschlieszligend
wurde die Entscheidung im Projekt getroffen eine Microsoft Teams Gruppe als Plattform
fuumlr Kommunikation und Dokumentation im Projekt zu nutzen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
8
32 Erster Projekttermin
Der erste Projekttermin fand vom 25-26042018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach den
beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Continental und der Fuumlrst Gruppe ging es danach
in den Barcamp Modus Hier die behandelten Sessions
Employee Experience
und Office 365
Bewertung und Einfuumlhrung
neuer ToolsFeaturesUp-
dates
Umgang mit Externen
Rule Breaker Session
Adoption beyond buzz-
words
Leitlinien und Regeln
Yammer als ESN einfuumlhren
- Pros Cons Lessons
Learned
Migration Parallelbetrieb
oder harter Cut - wie sieht
euer Weg von der beste-
henden Tool-Landschaft zu
O365 aus
Allianzen zur Platzierung
von Office 365
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
9
33 Zweiter Projekttermin
Der zweite Projekttermin fand vom 25-26062018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach
den beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Amadeus und Continental ging es danach in
den Barcamp Modus Hier die behandelten Sessions
User Journeys mit O365
use cases-based change
management amp adoption
OneDrive Migration Adoption und Change
Einsatz von Teams und
seine Abhaumlngigkeiten
Employee Experience und
New Workstyle Workflows I
Erfahrungen mit User Ex-
perience
Teams-Lifecycle -
Wer Was Wann
Employee Experience und
New Workstyle Workflows
II
Einsatz von Daten zur Un-
terstuumltzung von Collabora-
tion Workstyles
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
10
34 Dritter Projekttermin
Der dritte Projekttermin fand vom 17-18092018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach den
beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Cogneon und uvex ging es danach in den Bar-
camp Modus Hier die behandelten Sessions
Kennzahlen in Office 365 OneDrive Migration Adoption und Change
Gruppenmanagement
Groups
Quick Wins - 1-minute
Whowldquo pro Tool Neues Guide Konzept
Nutzung von Flow und
PowerApps
Management als Vorbilder
gewinnen
Learning Tools Perfor-
mance Support
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
11
35 Abschlussworkshop
Der Abschlussworkshop fand vom 07-08112018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Hierbei ging es
sowohl um einen Ruumlckblick auf das Projekt 2018 als auch um einen Ausblick auf das Folgeprojekt
2019 Hier die Agenda
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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4 Benchlearning Ergebnisse
Dieser oumlffentliche Benchlearning Bericht enthaumllt keine Dokumente die von den Teilneh-
mern untereinander geteilt wurden Daruumlber hinaus begrenzen sich die in diesem Bericht
dargestellten Ergebnisse auf abstrakte Zusammenfassungen und nicht auf die Ebene der
einzelnen Unternehmen
41 Leitfragen
Beim Kick-off wurden Leitfragen fuumlr die Projektlaufzeit entwickelt Diese wurden im Laufe
des Projekts in den Sessions und explizit beim Abschlussworkshop thematisiert Hier eine
Uumlbersicht von ausgewaumlhlten Sessions die sich mit den Leitfragen beschaumlftigen
Themengebiet bdquoGovernanceldquo Sessions
Wie koumlnnen Rollen Profile fuumlr Office 365
aussehen
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise
Welche Mindest-Governance wird benouml-
tigt Wieviel Kontrolle benoumltigt das Un-
ternehmen
Leitlinien und Regeln (zB Website
features GroupsSharePoint)
Teams-Lifecycle - Wer Was Wann
Gruppenmanagement Groups
Wie koumlnnen ein strukturiertes Vorgehen
bzw ein Prozess mit dem Evergreen An-
satz von Microsoft aussehen
Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise
Wie geht man mit Schnittstellen zu Office
365 um
Migration Parallelbetrieb oder harter
Cut - wie sieht euer Weg von der be-
stehenden Tool-Landschaft zu O365
aus
Yammer als Enterprise Social Network
(remote)
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
13
Themengebiet bdquoAdoptionldquo Sessions
Wie kann ein EmployeeUser Experience Ziel-
bild aussehen (Was sind Nutzen fuumlr den User
bdquouumlber weniger Emails hinausldquo) Wie kommt
man dorthin und wer macht das im Unter-
nehmen
Employee Experience und Office 365 Employee Experience und New Work-
style Workflows I
Employee Experience und New Work-
style Workflows II
Erfahrungen mit User Experience (and
more) bei Amadeus
Quick Wins - 1-minute Whow pro Tool
Wie messen wir Adoption Welche KPIs aus
Nutzer- und Unternehmenssicht gibt es
dazu
Einsatz von Daten zur Unterstuumltzung
von Collaboration Workstyles Kennzahlen in Office 365
Wie befaumlhigt man den Nutzer sich selbst fuumlr
das richtige Tool (Werkzeug) zu entscheiden
(kontinuierliche Befaumlhigung zum eigenstaumlndi-
gen Lernen insbesondere fuumlr neue Funktio-
nen)
Untangle the App Jungle at Schaeffler Einsatz von Teams und seine Abhaumlngig-
keiten
Nutzung von Flow und PowerApps
Learning Tools Performance Support
Mit welchen PersonasNutzernLearners ar-
beitet welches Unternehmen (zB bdquoNorma-
losldquo Neu-Einsteiger Top-Management Ver-
weigerer etc) Wie und mit welchen innova-
tiven Maszlignahmen koumlnnen dabei Wider-
staumlnde zielgruppengerecht adressiert wer-
den
Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates User Journeys mit O365 use cases (-
based-change management amp adop-
tion)
Management als Vorbilder gewinnen
Neues Guide Konzept
Welche verschiedenen Roll-Out-Plaumlne (zB
nach Tool nach Abteilung etc) gibt es und
was sind die jeweiligen Vor- und Nachteile
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
Teams-Lifecycle - Wer Was Wann
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Wie setzt man einen Piloten auf (Dauer
Feedbacksammlung Steuerung Betreuung
etc)
bull Onboarding Endanwender in die neue Ar-
beitsweise bull Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
OneDrive Migration
Themengebiet bdquoInformationssicherheitldquo Sessions
Wie koumlnnen Prozesse und Regeln fuumlr die Zu-
sammenarbeit mit Externen ausgestaltet
sein (wie kommt ein Externer rein Schutz
sensibler Informationen Zugriffssteuerung
was darf man wogtHotelzugriff bdquoexterneldquo
AGBs)
Umgang mit Externen
External Sharing Zusammenarbeit mit
Externen - AGBs (remote)
Welche unterschiedlichen Auswertungsfunk-
tionen bietet Office 365 (global nach Rolle
etc)
Einsatz von Daten zur Unterstuumltzung
von Collaboration Workstyles
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
15
42 Sessions
Uumlber die gesamte Projektlaufzeit gab es neben den Impulsen insgesamt 26 Sessions die
im folgenden Abschnitt jeweils kurz beschrieben werden
Nr Titel Kurzbeschreibung
1 Employee Experi-
ence und Office
365
Ziel ist es mit den anderen Partnern zu defi-
nieren auf welche Mitarbeiter-Beduumlrfnisse
Office 365 besonders einzahlt welche Adop-
tionsmaszlignahmen sich daraus entwickeln
lassen ob und wie man den Erfolg messen
kann wie man das kommunikativ nutzen
kann
2 Bewertung und
Einfuumlhrung neuer
ToolsFea-
turesUpdates
Wie koumlnnte ein strukturiertes Vorgehen aus-
sehen Testgruppen Informationsfluss und
Rollout
3 Umgang mit Ex-
ternen
Wie koumlnnen wir einfach mit Externen Zusam-
menarbeiten arbeiten und trotzdem alle
Bestimmungen beachten
4 Rule Breaker Ses-
sion Adoption
beyond buzz-
words
Beteiligung - Transparenz - Iteratives Vorge-
hen
Was wuumlrden wir tun wenn es keine Regeln
gibt Wie begleiten wir unsere Kollegen in
die Veraumlnderung Wie wird die digitale
Transformation zu einem positiven Erlebnis
5 Leitlinien und Re-
geln
Was muss geregelt werden Wer darf was
Wie koumlnnte man kommunizieren OA vs
Empfehlungen
6 Yammer als ESN
einfuumlhren - Pros
Cons Lessons
Learned
Eine der wichtigsten Anforderungen unserer
Nutzer bzgl eines ESNs ist moumlglichst naht-
lose Integration mit anderen Applikationen
In diesem Zusammenhang steht bei uns evtl
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
16
auch Yammer auf der Optionsliste Wir wuumlr-
den daher gerne fuumlr das naumlchste Onsite
gerne eine Barcamp Session zu Yammer vor-
schlagen bei der wir mit Euch gerne die we-
sentlichen Pros Cons und Lessons Learned
in Form eines kleinen Brainstormings sam-
meln moumlchten Toll waumlre es - sofern diese
Session auf Euer Interesse stoumlsst - wenn
auch Teilnehmerinnen dabei waumlren die
Yammer schon im Rahmen von O365 (oder
zumindest eines PoCs) nutzen Ist aber nicht
unbedingt notwendig
7 Migration Paral-
lelbetrieb oder
harter Cut - wie
sieht euer Weg
von der bestehen-
den Tool-Land-
schaft zu O365
aus
Wir haben eine bestehende Landschaft an
Collaboration Tools und stellen uns die
Frage wie wir bei der geplanten Einfuumlhrung
von O365 mit diesen Tools und vor allem
auch den Inhalten darin umgehen - ohne die
Nutzer zu uumlberfordern Wer sich diese Frage
auch stellt oder vielleicht schon weiter ist
und von seinen Erfahrungen berichten kann
ist herzlich eingeladen mit in die Session zu
kommen -)
8 Allianzen zur Plat-
zierung von Office
365
Wir moumlchten vorstellen mit welchen Stake-
holdern (Unternehmenskommunikation
Corporate PMO usw) wir uns unterneh-
mensintern zu Office 365 abstimmen (zB
durch gemeinsame Definition von Use Cases
und Best Practices) und moumlchten diskutieren
wieviel Mitspracherecht man diesen Stake-
holdern geben soll und welche Vor-Nach-
teile in der engen Zusammenarbeit liegen
9 User Journeys mit
O365 use case-
based change
User Journey Stories also wie erledigt ein
spezieller User seine taumlglichen Aufgaben mit
Hilfe von O365 hier insbesondere von
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
17
management amp
adoption
Teams und Yammer und welche Rolle spielt
auch ggf die O365 Entry Page
10 Einsatz von Teams
und seine Abhaumln-
gigkeiten
Was funktioniert gut was nicht
11 Teams-Lifecycle -
Wer Was Wann
Wir stehen vor der Pilotierung von Teams
und beschaumlftigen uns beim Lifecycle mit fol-
genden Themen
Darf jeder Teams erstellen oder gibt
es einen (schlanken) Antragsprozess
Braucht es eine Namenskonvention
fuumlr ein Team
Machen oumlffentliche Gruppen Sinn
(Groumlszligenbeschraumlnkung 2500 Nutzer)
Wie lange darf ein Raum existieren
Ist eine Verlaumlngerung moumlglich
12 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows I
Im Workshops werden wir die Auswirkungen
von ausgewaumlhlten O365 Use Cases auf die
Employee Experience erarbeiten Die Ergeb-
nisse werden fuumlr die Kommunikation von
O365 genutzt Wir arbeiten mit Workflows
von einem Employee Experience Modell +
Mitarbeiter-Personas
13 Untangle the App
Jungle
Find a recommended tool for what you want
to do with maximum 3 clicks
Da die Darstellung einer Uumlbersicht (wann
nutze ich was) zu komplex fuumlr einen OnePa-
ger ist haben wir vor den Nutzern mit einer
interaktiven Anwendung mit max 3 Klicks
eine Toolempfehlung zu geben Das Ganze
ist aktuell noch ein (klickbares) PowerPoint
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
18
Mockup angelehnt an bekannte Use Cases
aber bisheriges Feedback war positiv Wir
wuumlrden ihn vorstellen und euer Feedback
aufnehmen um ihn noch weiter auszurei-
fen Es werden nicht nur O365 features be-
trachtet sondern auch zT Bestandssys-
teme
14 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows II
Im zweiten Workshop der Reihe drehen wir
die Fragestellung um wir erarbeiten ausge-
hend von Mitarbeiterbeduumlrfnissen des
Employee Experience Modells neue Work-
flows mit O365 Dabei helfen uns wieder die
Mitarbeiter Personas und die Logik der New
Workstyle Workflows
15 Onboarding
Endanwender in
die neue Arbeits-
weise
Wir haben im Moment folgende Problem-
stellung Unsere Collaboration Key User wa-
ren bisher mehr SharePoint-Experten als
Collaboration-Berater Durch die ab und an
durchzufuumlhrenden Updates konnten wir
diese Key User relativ einfach schulen und
uumlber Neuerungen informieren - ebenso un-
sere Endanwender Durch den Wechsel zu
O365 und den damit immer mehr werden-
den Tools mehr Komplexitaumlt sowie den
Evergreen Ansatz wird der Wissenstransfer
immer schneller und schwieriger
Wissenstransfer vom Core Team zu
den Key Usern
Wissenstransfer von den Key Usern
zum Endanwender
Onboarding von neuen Mitarbeitern
Self-Studys Hilfe zur Selbsthilfe hellip
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
19
In der Session wuumlrde ich euch unseren An-
satz vorstellen und danach in den Erfah-
rungs- und Meinungsaustausch einsteigen
16 Erfahrungen mit
User Experience
Uumlberblick laufender Aktivitaumlten
Usability Studien
Community Management
Learning
Data
Was haben wir soweit gelernt Was haben
wir geplant
17 Einsatz von Daten
zur Unterstuumltzung
von Collaboration
Workstyles
Welche Daten stehen zur Verfuumlgung
in O365 in anderen Anwendungen
Wie koumlnnen die Daten unterstuumltzen
Wo sind die Limits was macht keinen
Sinn
18 Kennzahlen in
Office 365
Wir wollen Aussagen uumlber die Nutzungsin-
tensitaumlt unserer Office 365 Umgebung tref-
fen Welche Kennzahlen sind fuumlr euch in
Office 365 interessant Welche erfasst ihr
wie In welchen Zeitabstaumlnden Wer erfasst
analysiert und leitet Maszlignahmen ein
19 OneDrive Migra-
tion
Wir sind momentan in der Planung unserer
OneDrive Migration (Persoumlnliches File Share
Shared Documents der MySite)
Gerne wuumlrden wir euch unsere momentane
Vorstellung Planung vorstellen und mit
euch in einen Erfahrungsaustausch gehen
Einer der Schwerpunkte Keine technische
Migration sondern eine Self Migration also
Vorgehen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
20
20 Adoption und
Change
Welche bdquoFallenldquo seht Ihr in unserem O365- Rollout-
Kommunikationskonzept (Fokus Teams)
Wir stellen Euch die aktuellen StaumlndeHer-
ausforderungen in Bezug auf Rollout Kom-
munikation Qualifizierung fuumlr unsere Marke
vor und wuumlnschen uns Anregungen Ruumlck-
meldungen Bestaumltigungen und Diskussio-
nen
21 Gruppenmanage-
ment Groups
Wir arbeiten an einem Groups Konzept da es einer
entsprechenden Regelung bedarf wie die Groups
verwaltet werden bzw Wer Gruppen uumlber welchen
Prozess erstellen darf
In unserem derzeitigen ESN duumlrfen alle User
Gruppen aufsetzen Durch die komplexe
Verknuumlpfung in O365 mit Teams Planner
etc Benoumltigen wir eine andere Regelung
Gibt es hierzu Erfahrungswerte bzw Habt
Ihr eine pragmatische Regelung gefunden o-
der einen Managed Process
22 Quick Wins - 1-mi-
nute Whow pro
Tool
5 Whow Effekte pro Office 365 Tool fuumlr die
Vermarktung dieser Sammlung von fuumlnf
Beispielen
23 Neues Guide Kon-
zept
Offener Austausch Aufgabenbereiche Inhalte
24 Nutzung von Flow
und PowerApps
Erfahrungsaustausch zu den beiden Tools
und Ideensammlung von Moumlglichkeiten wie
die Tools ausgerollt werden koumlnnten welche
Problematiken es gibt und wie man sie loumlsen
koumlnnte
25 Management als
Vorbilder gewin-
nen
Was sind die relevanten Use Cases um das Ma-
nagement zu gewinnen Wie koumlnnen wir das Ma-
nagement als Zielgruppe ansprechen (Formate)
und als Vorbilder nutzen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
21
Auch hier wuumlrden wir einige Telekom Be-
spiele als Impuls vorstellen und sind auf
eure Erfahrungen und Ideen dazu gespannt
(offener Austausch)
26 Learning Tools
Performance Sup-
port
Wir vergleichen hier gerade 3 Anbieter Solu-
zione KnowHow und TTS Gerne stelle ich
unsere Eindruumlcke vor Habt ihr bereits Erfah-
rungen oder weitere Anregungen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
22
5 Ein Benchlearning Projekt ndash 5 Erfolgsfaktoren
Fuumlr diejenigen Leser die selbst daruumlber nachdenken ein sol-
ches Benchlearning Projekt durchzufuumlhren moumlchten wir in
diesem Bericht die aus unserer Sicht fuumlnf Erfolgsfaktoren ei-
nes solchen Projekts auffuumlhren
1 Stellen Sie sicher dass Sie Personen und Organisationen
fuumlr die Projekt-Teilnahme einladen die ein aumlhnliches Erfah-
rungs-Niveau aufweisen Dies ermoumlglicht einen Austausch
und ein Lernen voneinander auf Augenhoumlhe gemaumlszlig dem
Prinzip Geben und Nehmen
2 Laden Sie wenn moumlglich externe Experten und Referenten
zu den Treffen ein Impulse und Perspektiven von auszligen be-
reichern somit auch den projektinternen Austausch
3 Finden Sie eine Balance zwischen offen Diskussionen der
Teilnehmer und Zeiten fuumlr Erarbeiten von konkreten Ar-
beitsergebnissen
4 Lassen Sie Raum fuumlr informellen Austausch der Teilneh-
mer insbesondere auch um Vertrauen und persoumlnliche Be-
ziehungen untereinander aufbauen zu koumlnnen Eine ge-
meinsame Abendveranstaltung vor dem eigentlichen Tref-
fen am Folgetag sowie laumlngere Pausen bzw Break-out Sessi-
ons waumlhrend der Treffen kann dies unterstuumltzen und foumlr-
dern
5 Seien Sie beharrlich bei der Organisation von Aktionen abseits der Treffen Ein Benchlear-
ning Projekt braucht einen Projekt Manager der neben den administrativen Aufgaben auch
die Teilnehmer immer wieder an offene Punkte erinnert Austausch und Zusammenarbeit
im virtuellen Raum geschieht nicht automatisch da die Teilnehmer in ihren Organisationen
natuumlrlich stark eingebunden sind und Themen wie Benchlearning aus dem Bewusstsein
geraten
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
23
6 Impressionen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
4
2 Das Benchlearning Projekt 2018 Office 365
Der Projektfokus ist hierbei die fachliche Nutzung von Office 365 nicht dessen Herausfor-
derungen bei der technischen Implementierung Ende 2017 formierte sich das Teilnehmer-
feld und die Themencluster wie folgt
Governance Projekt Struktur
Migration
Support Strukturen
Office 365 vs bestehende Systeme
Beantragungsprozess
Involvierte Abteilungen
Administration
Adoption Enabling
Piloten Roll-out Plan
Umgang mit Evergreen Ansatz
Positionierung und Abgrenzung der Tools
Change Kommunikation
Einfuumlhrungsstrategie und Reihenfolge der Tools
Informations-
sicherheit
IT Security
Zusammenarbeit mit Externen
BringYourOwnDevice
Datenschutz und DSGVO
Abstimmung mit Betriebsrat
Cloud vs Hybrid Ansatz
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
5
Auf Basis dieser Themenwuumlnsche wurden dann beim Kick-off konkrete Leitfragen entlang
dieser drei vorab eruierten Themengebiete fuumlr die Projektlaufzeit entwickelt
Governance
Wie koumlnnen Rollen Profile fuumlr Office 365 aussehen Welche Mindest-Gover-
nance wird benoumltigt Wieviel Kontrolle benoumltigt das Unternehmen Wie koumlnnen ein
strukturiertes Vorgehen bzw ein Prozess mit dem Evergreen Ansatz von Microsoft
aussehen
Wie geht man mit Schnittstellen zu Office 365 um
Wie kann ein End to end Monitoring und ein Service Monitoring aussehen Welche
Rolle spielt dabei ein Housekeeping
Adoption
Wie kann ein EmployeeUser Experience Zielbild aussehen (Was sind Nutzen fuumlr den
User bdquouumlber weniger Emails hinausldquo) Wie kommt man dorthin und wer macht das im
Unternehmen Wie messen wir Adoption Welche KPIs aus Nutzer- und Unterneh-
menssicht gibt es dazu
Wie befaumlhigt man den Nutzer sich selbst fuumlr das richtige Tool (Werkzeug) zu ent-
scheiden (kontinuierliche Befaumlhigung zum eigenstaumlndigen Lernen insbesondere fuumlr
neue Funktionen) Mit welchen PersonasNutzernLearners arbeitet welches Unter-
nehmen (zB bdquoNormalosldquo Neu-Einsteiger Top-Management Verweigerer etc) Wie
und mit welchen innovativen Maszlignahmen koumlnnen dabei Widerstaumlnde zielgruppen-
gerecht adressiert werden
Welche verschiedenen Roll-Out-Plaumlne (zB nach Tool nach Abteilung etc) gibt es
und was sind die jeweiligen Vor- und Nachteile Wie setzt man einen Piloten
auf (Dauer Feedbacksammlung Steuerung Betreuung etc)
Informationssicherheit
Was sind die kritische IT Security Themen und wie kann ich Sie loumlsen (Fokus auf In-
formationssicherheit) Was ist mit BYOD und einer it-security-konformen Nutzung
von Office 365
Wie koumlnnen Prozesse und Regeln fuumlr die Zusammenarbeit mit Externen ausgestal-
tet sein (wie kommt Externer rein Schutz sensibler Informationen Zugriffssteue-
rung was darf man wogtHotelzugriff bdquoexterneldquo AGBs)
Was ist bzgl Content Lifecycle (Klassifizierung von Informationen Aufbewah-
runglegal hold) und User Lifecycle (DSGVO was passiert mit Nutzer Daten) zu be-
achten
Wie kann eine KBV Checkliste aussehen
Welche unterschiedlichen Auswertungsfunktionen bietet Office 365 (global nach
Rolle etc) Wie kann eine Exit-Strategie im Rahmen einer Single Sourcing Loumlsung
aussehen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
6
Generell gab es fuumlnf Treffen die jeweils mit einem Vorabendprogramm (neue Entwicklun-
gen bei den Teilnehmern gemeinsames Abendessen) starteten Alle Termine fanden in
Nuumlrnberg bei Cogneon statt
Zwischen den Terminen nutzten wir im Projekt eine Microsoft Teams Gruppe inkl Anbin-
dung von OneNote und Forms fuumlr die Kommunikation und Dokumentation im Projekt
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
7
3 Termine
31 Kick-Off
Der Kick-off fand vom 12-13022018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Zu Beginn wurden
zunaumlchst die Historie und die Rahmenbedingungen von Benchlearning-Projekten vorge-
stellt (httpswikicogneondeblp)
Daraufhin stellten sich alle teilnehmenden Organisationen mit ihrem Office 365 Hinter-
grund entlang einer standardisierten Kurzpraumlsentation (jeweils 10 Minuten) vor Am Nach-
mittag wurden schlieszliglich die bereits im Kapitel zuvor genannten Leitfragen fuumlr die drei
Themenstraumlnge Governance Adoption und Informationssicherheit definiert Abschlieszligend
wurde die Entscheidung im Projekt getroffen eine Microsoft Teams Gruppe als Plattform
fuumlr Kommunikation und Dokumentation im Projekt zu nutzen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
8
32 Erster Projekttermin
Der erste Projekttermin fand vom 25-26042018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach den
beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Continental und der Fuumlrst Gruppe ging es danach
in den Barcamp Modus Hier die behandelten Sessions
Employee Experience
und Office 365
Bewertung und Einfuumlhrung
neuer ToolsFeaturesUp-
dates
Umgang mit Externen
Rule Breaker Session
Adoption beyond buzz-
words
Leitlinien und Regeln
Yammer als ESN einfuumlhren
- Pros Cons Lessons
Learned
Migration Parallelbetrieb
oder harter Cut - wie sieht
euer Weg von der beste-
henden Tool-Landschaft zu
O365 aus
Allianzen zur Platzierung
von Office 365
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
9
33 Zweiter Projekttermin
Der zweite Projekttermin fand vom 25-26062018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach
den beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Amadeus und Continental ging es danach in
den Barcamp Modus Hier die behandelten Sessions
User Journeys mit O365
use cases-based change
management amp adoption
OneDrive Migration Adoption und Change
Einsatz von Teams und
seine Abhaumlngigkeiten
Employee Experience und
New Workstyle Workflows I
Erfahrungen mit User Ex-
perience
Teams-Lifecycle -
Wer Was Wann
Employee Experience und
New Workstyle Workflows
II
Einsatz von Daten zur Un-
terstuumltzung von Collabora-
tion Workstyles
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
10
34 Dritter Projekttermin
Der dritte Projekttermin fand vom 17-18092018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach den
beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Cogneon und uvex ging es danach in den Bar-
camp Modus Hier die behandelten Sessions
Kennzahlen in Office 365 OneDrive Migration Adoption und Change
Gruppenmanagement
Groups
Quick Wins - 1-minute
Whowldquo pro Tool Neues Guide Konzept
Nutzung von Flow und
PowerApps
Management als Vorbilder
gewinnen
Learning Tools Perfor-
mance Support
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
11
35 Abschlussworkshop
Der Abschlussworkshop fand vom 07-08112018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Hierbei ging es
sowohl um einen Ruumlckblick auf das Projekt 2018 als auch um einen Ausblick auf das Folgeprojekt
2019 Hier die Agenda
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
12
4 Benchlearning Ergebnisse
Dieser oumlffentliche Benchlearning Bericht enthaumllt keine Dokumente die von den Teilneh-
mern untereinander geteilt wurden Daruumlber hinaus begrenzen sich die in diesem Bericht
dargestellten Ergebnisse auf abstrakte Zusammenfassungen und nicht auf die Ebene der
einzelnen Unternehmen
41 Leitfragen
Beim Kick-off wurden Leitfragen fuumlr die Projektlaufzeit entwickelt Diese wurden im Laufe
des Projekts in den Sessions und explizit beim Abschlussworkshop thematisiert Hier eine
Uumlbersicht von ausgewaumlhlten Sessions die sich mit den Leitfragen beschaumlftigen
Themengebiet bdquoGovernanceldquo Sessions
Wie koumlnnen Rollen Profile fuumlr Office 365
aussehen
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise
Welche Mindest-Governance wird benouml-
tigt Wieviel Kontrolle benoumltigt das Un-
ternehmen
Leitlinien und Regeln (zB Website
features GroupsSharePoint)
Teams-Lifecycle - Wer Was Wann
Gruppenmanagement Groups
Wie koumlnnen ein strukturiertes Vorgehen
bzw ein Prozess mit dem Evergreen An-
satz von Microsoft aussehen
Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise
Wie geht man mit Schnittstellen zu Office
365 um
Migration Parallelbetrieb oder harter
Cut - wie sieht euer Weg von der be-
stehenden Tool-Landschaft zu O365
aus
Yammer als Enterprise Social Network
(remote)
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
13
Themengebiet bdquoAdoptionldquo Sessions
Wie kann ein EmployeeUser Experience Ziel-
bild aussehen (Was sind Nutzen fuumlr den User
bdquouumlber weniger Emails hinausldquo) Wie kommt
man dorthin und wer macht das im Unter-
nehmen
Employee Experience und Office 365 Employee Experience und New Work-
style Workflows I
Employee Experience und New Work-
style Workflows II
Erfahrungen mit User Experience (and
more) bei Amadeus
Quick Wins - 1-minute Whow pro Tool
Wie messen wir Adoption Welche KPIs aus
Nutzer- und Unternehmenssicht gibt es
dazu
Einsatz von Daten zur Unterstuumltzung
von Collaboration Workstyles Kennzahlen in Office 365
Wie befaumlhigt man den Nutzer sich selbst fuumlr
das richtige Tool (Werkzeug) zu entscheiden
(kontinuierliche Befaumlhigung zum eigenstaumlndi-
gen Lernen insbesondere fuumlr neue Funktio-
nen)
Untangle the App Jungle at Schaeffler Einsatz von Teams und seine Abhaumlngig-
keiten
Nutzung von Flow und PowerApps
Learning Tools Performance Support
Mit welchen PersonasNutzernLearners ar-
beitet welches Unternehmen (zB bdquoNorma-
losldquo Neu-Einsteiger Top-Management Ver-
weigerer etc) Wie und mit welchen innova-
tiven Maszlignahmen koumlnnen dabei Wider-
staumlnde zielgruppengerecht adressiert wer-
den
Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates User Journeys mit O365 use cases (-
based-change management amp adop-
tion)
Management als Vorbilder gewinnen
Neues Guide Konzept
Welche verschiedenen Roll-Out-Plaumlne (zB
nach Tool nach Abteilung etc) gibt es und
was sind die jeweiligen Vor- und Nachteile
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
Teams-Lifecycle - Wer Was Wann
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
14
Wie setzt man einen Piloten auf (Dauer
Feedbacksammlung Steuerung Betreuung
etc)
bull Onboarding Endanwender in die neue Ar-
beitsweise bull Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
OneDrive Migration
Themengebiet bdquoInformationssicherheitldquo Sessions
Wie koumlnnen Prozesse und Regeln fuumlr die Zu-
sammenarbeit mit Externen ausgestaltet
sein (wie kommt ein Externer rein Schutz
sensibler Informationen Zugriffssteuerung
was darf man wogtHotelzugriff bdquoexterneldquo
AGBs)
Umgang mit Externen
External Sharing Zusammenarbeit mit
Externen - AGBs (remote)
Welche unterschiedlichen Auswertungsfunk-
tionen bietet Office 365 (global nach Rolle
etc)
Einsatz von Daten zur Unterstuumltzung
von Collaboration Workstyles
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
15
42 Sessions
Uumlber die gesamte Projektlaufzeit gab es neben den Impulsen insgesamt 26 Sessions die
im folgenden Abschnitt jeweils kurz beschrieben werden
Nr Titel Kurzbeschreibung
1 Employee Experi-
ence und Office
365
Ziel ist es mit den anderen Partnern zu defi-
nieren auf welche Mitarbeiter-Beduumlrfnisse
Office 365 besonders einzahlt welche Adop-
tionsmaszlignahmen sich daraus entwickeln
lassen ob und wie man den Erfolg messen
kann wie man das kommunikativ nutzen
kann
2 Bewertung und
Einfuumlhrung neuer
ToolsFea-
turesUpdates
Wie koumlnnte ein strukturiertes Vorgehen aus-
sehen Testgruppen Informationsfluss und
Rollout
3 Umgang mit Ex-
ternen
Wie koumlnnen wir einfach mit Externen Zusam-
menarbeiten arbeiten und trotzdem alle
Bestimmungen beachten
4 Rule Breaker Ses-
sion Adoption
beyond buzz-
words
Beteiligung - Transparenz - Iteratives Vorge-
hen
Was wuumlrden wir tun wenn es keine Regeln
gibt Wie begleiten wir unsere Kollegen in
die Veraumlnderung Wie wird die digitale
Transformation zu einem positiven Erlebnis
5 Leitlinien und Re-
geln
Was muss geregelt werden Wer darf was
Wie koumlnnte man kommunizieren OA vs
Empfehlungen
6 Yammer als ESN
einfuumlhren - Pros
Cons Lessons
Learned
Eine der wichtigsten Anforderungen unserer
Nutzer bzgl eines ESNs ist moumlglichst naht-
lose Integration mit anderen Applikationen
In diesem Zusammenhang steht bei uns evtl
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
16
auch Yammer auf der Optionsliste Wir wuumlr-
den daher gerne fuumlr das naumlchste Onsite
gerne eine Barcamp Session zu Yammer vor-
schlagen bei der wir mit Euch gerne die we-
sentlichen Pros Cons und Lessons Learned
in Form eines kleinen Brainstormings sam-
meln moumlchten Toll waumlre es - sofern diese
Session auf Euer Interesse stoumlsst - wenn
auch Teilnehmerinnen dabei waumlren die
Yammer schon im Rahmen von O365 (oder
zumindest eines PoCs) nutzen Ist aber nicht
unbedingt notwendig
7 Migration Paral-
lelbetrieb oder
harter Cut - wie
sieht euer Weg
von der bestehen-
den Tool-Land-
schaft zu O365
aus
Wir haben eine bestehende Landschaft an
Collaboration Tools und stellen uns die
Frage wie wir bei der geplanten Einfuumlhrung
von O365 mit diesen Tools und vor allem
auch den Inhalten darin umgehen - ohne die
Nutzer zu uumlberfordern Wer sich diese Frage
auch stellt oder vielleicht schon weiter ist
und von seinen Erfahrungen berichten kann
ist herzlich eingeladen mit in die Session zu
kommen -)
8 Allianzen zur Plat-
zierung von Office
365
Wir moumlchten vorstellen mit welchen Stake-
holdern (Unternehmenskommunikation
Corporate PMO usw) wir uns unterneh-
mensintern zu Office 365 abstimmen (zB
durch gemeinsame Definition von Use Cases
und Best Practices) und moumlchten diskutieren
wieviel Mitspracherecht man diesen Stake-
holdern geben soll und welche Vor-Nach-
teile in der engen Zusammenarbeit liegen
9 User Journeys mit
O365 use case-
based change
User Journey Stories also wie erledigt ein
spezieller User seine taumlglichen Aufgaben mit
Hilfe von O365 hier insbesondere von
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
17
management amp
adoption
Teams und Yammer und welche Rolle spielt
auch ggf die O365 Entry Page
10 Einsatz von Teams
und seine Abhaumln-
gigkeiten
Was funktioniert gut was nicht
11 Teams-Lifecycle -
Wer Was Wann
Wir stehen vor der Pilotierung von Teams
und beschaumlftigen uns beim Lifecycle mit fol-
genden Themen
Darf jeder Teams erstellen oder gibt
es einen (schlanken) Antragsprozess
Braucht es eine Namenskonvention
fuumlr ein Team
Machen oumlffentliche Gruppen Sinn
(Groumlszligenbeschraumlnkung 2500 Nutzer)
Wie lange darf ein Raum existieren
Ist eine Verlaumlngerung moumlglich
12 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows I
Im Workshops werden wir die Auswirkungen
von ausgewaumlhlten O365 Use Cases auf die
Employee Experience erarbeiten Die Ergeb-
nisse werden fuumlr die Kommunikation von
O365 genutzt Wir arbeiten mit Workflows
von einem Employee Experience Modell +
Mitarbeiter-Personas
13 Untangle the App
Jungle
Find a recommended tool for what you want
to do with maximum 3 clicks
Da die Darstellung einer Uumlbersicht (wann
nutze ich was) zu komplex fuumlr einen OnePa-
ger ist haben wir vor den Nutzern mit einer
interaktiven Anwendung mit max 3 Klicks
eine Toolempfehlung zu geben Das Ganze
ist aktuell noch ein (klickbares) PowerPoint
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
18
Mockup angelehnt an bekannte Use Cases
aber bisheriges Feedback war positiv Wir
wuumlrden ihn vorstellen und euer Feedback
aufnehmen um ihn noch weiter auszurei-
fen Es werden nicht nur O365 features be-
trachtet sondern auch zT Bestandssys-
teme
14 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows II
Im zweiten Workshop der Reihe drehen wir
die Fragestellung um wir erarbeiten ausge-
hend von Mitarbeiterbeduumlrfnissen des
Employee Experience Modells neue Work-
flows mit O365 Dabei helfen uns wieder die
Mitarbeiter Personas und die Logik der New
Workstyle Workflows
15 Onboarding
Endanwender in
die neue Arbeits-
weise
Wir haben im Moment folgende Problem-
stellung Unsere Collaboration Key User wa-
ren bisher mehr SharePoint-Experten als
Collaboration-Berater Durch die ab und an
durchzufuumlhrenden Updates konnten wir
diese Key User relativ einfach schulen und
uumlber Neuerungen informieren - ebenso un-
sere Endanwender Durch den Wechsel zu
O365 und den damit immer mehr werden-
den Tools mehr Komplexitaumlt sowie den
Evergreen Ansatz wird der Wissenstransfer
immer schneller und schwieriger
Wissenstransfer vom Core Team zu
den Key Usern
Wissenstransfer von den Key Usern
zum Endanwender
Onboarding von neuen Mitarbeitern
Self-Studys Hilfe zur Selbsthilfe hellip
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
19
In der Session wuumlrde ich euch unseren An-
satz vorstellen und danach in den Erfah-
rungs- und Meinungsaustausch einsteigen
16 Erfahrungen mit
User Experience
Uumlberblick laufender Aktivitaumlten
Usability Studien
Community Management
Learning
Data
Was haben wir soweit gelernt Was haben
wir geplant
17 Einsatz von Daten
zur Unterstuumltzung
von Collaboration
Workstyles
Welche Daten stehen zur Verfuumlgung
in O365 in anderen Anwendungen
Wie koumlnnen die Daten unterstuumltzen
Wo sind die Limits was macht keinen
Sinn
18 Kennzahlen in
Office 365
Wir wollen Aussagen uumlber die Nutzungsin-
tensitaumlt unserer Office 365 Umgebung tref-
fen Welche Kennzahlen sind fuumlr euch in
Office 365 interessant Welche erfasst ihr
wie In welchen Zeitabstaumlnden Wer erfasst
analysiert und leitet Maszlignahmen ein
19 OneDrive Migra-
tion
Wir sind momentan in der Planung unserer
OneDrive Migration (Persoumlnliches File Share
Shared Documents der MySite)
Gerne wuumlrden wir euch unsere momentane
Vorstellung Planung vorstellen und mit
euch in einen Erfahrungsaustausch gehen
Einer der Schwerpunkte Keine technische
Migration sondern eine Self Migration also
Vorgehen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
20
20 Adoption und
Change
Welche bdquoFallenldquo seht Ihr in unserem O365- Rollout-
Kommunikationskonzept (Fokus Teams)
Wir stellen Euch die aktuellen StaumlndeHer-
ausforderungen in Bezug auf Rollout Kom-
munikation Qualifizierung fuumlr unsere Marke
vor und wuumlnschen uns Anregungen Ruumlck-
meldungen Bestaumltigungen und Diskussio-
nen
21 Gruppenmanage-
ment Groups
Wir arbeiten an einem Groups Konzept da es einer
entsprechenden Regelung bedarf wie die Groups
verwaltet werden bzw Wer Gruppen uumlber welchen
Prozess erstellen darf
In unserem derzeitigen ESN duumlrfen alle User
Gruppen aufsetzen Durch die komplexe
Verknuumlpfung in O365 mit Teams Planner
etc Benoumltigen wir eine andere Regelung
Gibt es hierzu Erfahrungswerte bzw Habt
Ihr eine pragmatische Regelung gefunden o-
der einen Managed Process
22 Quick Wins - 1-mi-
nute Whow pro
Tool
5 Whow Effekte pro Office 365 Tool fuumlr die
Vermarktung dieser Sammlung von fuumlnf
Beispielen
23 Neues Guide Kon-
zept
Offener Austausch Aufgabenbereiche Inhalte
24 Nutzung von Flow
und PowerApps
Erfahrungsaustausch zu den beiden Tools
und Ideensammlung von Moumlglichkeiten wie
die Tools ausgerollt werden koumlnnten welche
Problematiken es gibt und wie man sie loumlsen
koumlnnte
25 Management als
Vorbilder gewin-
nen
Was sind die relevanten Use Cases um das Ma-
nagement zu gewinnen Wie koumlnnen wir das Ma-
nagement als Zielgruppe ansprechen (Formate)
und als Vorbilder nutzen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
21
Auch hier wuumlrden wir einige Telekom Be-
spiele als Impuls vorstellen und sind auf
eure Erfahrungen und Ideen dazu gespannt
(offener Austausch)
26 Learning Tools
Performance Sup-
port
Wir vergleichen hier gerade 3 Anbieter Solu-
zione KnowHow und TTS Gerne stelle ich
unsere Eindruumlcke vor Habt ihr bereits Erfah-
rungen oder weitere Anregungen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
22
5 Ein Benchlearning Projekt ndash 5 Erfolgsfaktoren
Fuumlr diejenigen Leser die selbst daruumlber nachdenken ein sol-
ches Benchlearning Projekt durchzufuumlhren moumlchten wir in
diesem Bericht die aus unserer Sicht fuumlnf Erfolgsfaktoren ei-
nes solchen Projekts auffuumlhren
1 Stellen Sie sicher dass Sie Personen und Organisationen
fuumlr die Projekt-Teilnahme einladen die ein aumlhnliches Erfah-
rungs-Niveau aufweisen Dies ermoumlglicht einen Austausch
und ein Lernen voneinander auf Augenhoumlhe gemaumlszlig dem
Prinzip Geben und Nehmen
2 Laden Sie wenn moumlglich externe Experten und Referenten
zu den Treffen ein Impulse und Perspektiven von auszligen be-
reichern somit auch den projektinternen Austausch
3 Finden Sie eine Balance zwischen offen Diskussionen der
Teilnehmer und Zeiten fuumlr Erarbeiten von konkreten Ar-
beitsergebnissen
4 Lassen Sie Raum fuumlr informellen Austausch der Teilneh-
mer insbesondere auch um Vertrauen und persoumlnliche Be-
ziehungen untereinander aufbauen zu koumlnnen Eine ge-
meinsame Abendveranstaltung vor dem eigentlichen Tref-
fen am Folgetag sowie laumlngere Pausen bzw Break-out Sessi-
ons waumlhrend der Treffen kann dies unterstuumltzen und foumlr-
dern
5 Seien Sie beharrlich bei der Organisation von Aktionen abseits der Treffen Ein Benchlear-
ning Projekt braucht einen Projekt Manager der neben den administrativen Aufgaben auch
die Teilnehmer immer wieder an offene Punkte erinnert Austausch und Zusammenarbeit
im virtuellen Raum geschieht nicht automatisch da die Teilnehmer in ihren Organisationen
natuumlrlich stark eingebunden sind und Themen wie Benchlearning aus dem Bewusstsein
geraten
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
23
6 Impressionen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
24
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
32
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
5
Auf Basis dieser Themenwuumlnsche wurden dann beim Kick-off konkrete Leitfragen entlang
dieser drei vorab eruierten Themengebiete fuumlr die Projektlaufzeit entwickelt
Governance
Wie koumlnnen Rollen Profile fuumlr Office 365 aussehen Welche Mindest-Gover-
nance wird benoumltigt Wieviel Kontrolle benoumltigt das Unternehmen Wie koumlnnen ein
strukturiertes Vorgehen bzw ein Prozess mit dem Evergreen Ansatz von Microsoft
aussehen
Wie geht man mit Schnittstellen zu Office 365 um
Wie kann ein End to end Monitoring und ein Service Monitoring aussehen Welche
Rolle spielt dabei ein Housekeeping
Adoption
Wie kann ein EmployeeUser Experience Zielbild aussehen (Was sind Nutzen fuumlr den
User bdquouumlber weniger Emails hinausldquo) Wie kommt man dorthin und wer macht das im
Unternehmen Wie messen wir Adoption Welche KPIs aus Nutzer- und Unterneh-
menssicht gibt es dazu
Wie befaumlhigt man den Nutzer sich selbst fuumlr das richtige Tool (Werkzeug) zu ent-
scheiden (kontinuierliche Befaumlhigung zum eigenstaumlndigen Lernen insbesondere fuumlr
neue Funktionen) Mit welchen PersonasNutzernLearners arbeitet welches Unter-
nehmen (zB bdquoNormalosldquo Neu-Einsteiger Top-Management Verweigerer etc) Wie
und mit welchen innovativen Maszlignahmen koumlnnen dabei Widerstaumlnde zielgruppen-
gerecht adressiert werden
Welche verschiedenen Roll-Out-Plaumlne (zB nach Tool nach Abteilung etc) gibt es
und was sind die jeweiligen Vor- und Nachteile Wie setzt man einen Piloten
auf (Dauer Feedbacksammlung Steuerung Betreuung etc)
Informationssicherheit
Was sind die kritische IT Security Themen und wie kann ich Sie loumlsen (Fokus auf In-
formationssicherheit) Was ist mit BYOD und einer it-security-konformen Nutzung
von Office 365
Wie koumlnnen Prozesse und Regeln fuumlr die Zusammenarbeit mit Externen ausgestal-
tet sein (wie kommt Externer rein Schutz sensibler Informationen Zugriffssteue-
rung was darf man wogtHotelzugriff bdquoexterneldquo AGBs)
Was ist bzgl Content Lifecycle (Klassifizierung von Informationen Aufbewah-
runglegal hold) und User Lifecycle (DSGVO was passiert mit Nutzer Daten) zu be-
achten
Wie kann eine KBV Checkliste aussehen
Welche unterschiedlichen Auswertungsfunktionen bietet Office 365 (global nach
Rolle etc) Wie kann eine Exit-Strategie im Rahmen einer Single Sourcing Loumlsung
aussehen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
6
Generell gab es fuumlnf Treffen die jeweils mit einem Vorabendprogramm (neue Entwicklun-
gen bei den Teilnehmern gemeinsames Abendessen) starteten Alle Termine fanden in
Nuumlrnberg bei Cogneon statt
Zwischen den Terminen nutzten wir im Projekt eine Microsoft Teams Gruppe inkl Anbin-
dung von OneNote und Forms fuumlr die Kommunikation und Dokumentation im Projekt
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
7
3 Termine
31 Kick-Off
Der Kick-off fand vom 12-13022018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Zu Beginn wurden
zunaumlchst die Historie und die Rahmenbedingungen von Benchlearning-Projekten vorge-
stellt (httpswikicogneondeblp)
Daraufhin stellten sich alle teilnehmenden Organisationen mit ihrem Office 365 Hinter-
grund entlang einer standardisierten Kurzpraumlsentation (jeweils 10 Minuten) vor Am Nach-
mittag wurden schlieszliglich die bereits im Kapitel zuvor genannten Leitfragen fuumlr die drei
Themenstraumlnge Governance Adoption und Informationssicherheit definiert Abschlieszligend
wurde die Entscheidung im Projekt getroffen eine Microsoft Teams Gruppe als Plattform
fuumlr Kommunikation und Dokumentation im Projekt zu nutzen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
8
32 Erster Projekttermin
Der erste Projekttermin fand vom 25-26042018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach den
beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Continental und der Fuumlrst Gruppe ging es danach
in den Barcamp Modus Hier die behandelten Sessions
Employee Experience
und Office 365
Bewertung und Einfuumlhrung
neuer ToolsFeaturesUp-
dates
Umgang mit Externen
Rule Breaker Session
Adoption beyond buzz-
words
Leitlinien und Regeln
Yammer als ESN einfuumlhren
- Pros Cons Lessons
Learned
Migration Parallelbetrieb
oder harter Cut - wie sieht
euer Weg von der beste-
henden Tool-Landschaft zu
O365 aus
Allianzen zur Platzierung
von Office 365
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
9
33 Zweiter Projekttermin
Der zweite Projekttermin fand vom 25-26062018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach
den beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Amadeus und Continental ging es danach in
den Barcamp Modus Hier die behandelten Sessions
User Journeys mit O365
use cases-based change
management amp adoption
OneDrive Migration Adoption und Change
Einsatz von Teams und
seine Abhaumlngigkeiten
Employee Experience und
New Workstyle Workflows I
Erfahrungen mit User Ex-
perience
Teams-Lifecycle -
Wer Was Wann
Employee Experience und
New Workstyle Workflows
II
Einsatz von Daten zur Un-
terstuumltzung von Collabora-
tion Workstyles
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
10
34 Dritter Projekttermin
Der dritte Projekttermin fand vom 17-18092018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach den
beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Cogneon und uvex ging es danach in den Bar-
camp Modus Hier die behandelten Sessions
Kennzahlen in Office 365 OneDrive Migration Adoption und Change
Gruppenmanagement
Groups
Quick Wins - 1-minute
Whowldquo pro Tool Neues Guide Konzept
Nutzung von Flow und
PowerApps
Management als Vorbilder
gewinnen
Learning Tools Perfor-
mance Support
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
11
35 Abschlussworkshop
Der Abschlussworkshop fand vom 07-08112018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Hierbei ging es
sowohl um einen Ruumlckblick auf das Projekt 2018 als auch um einen Ausblick auf das Folgeprojekt
2019 Hier die Agenda
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
12
4 Benchlearning Ergebnisse
Dieser oumlffentliche Benchlearning Bericht enthaumllt keine Dokumente die von den Teilneh-
mern untereinander geteilt wurden Daruumlber hinaus begrenzen sich die in diesem Bericht
dargestellten Ergebnisse auf abstrakte Zusammenfassungen und nicht auf die Ebene der
einzelnen Unternehmen
41 Leitfragen
Beim Kick-off wurden Leitfragen fuumlr die Projektlaufzeit entwickelt Diese wurden im Laufe
des Projekts in den Sessions und explizit beim Abschlussworkshop thematisiert Hier eine
Uumlbersicht von ausgewaumlhlten Sessions die sich mit den Leitfragen beschaumlftigen
Themengebiet bdquoGovernanceldquo Sessions
Wie koumlnnen Rollen Profile fuumlr Office 365
aussehen
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise
Welche Mindest-Governance wird benouml-
tigt Wieviel Kontrolle benoumltigt das Un-
ternehmen
Leitlinien und Regeln (zB Website
features GroupsSharePoint)
Teams-Lifecycle - Wer Was Wann
Gruppenmanagement Groups
Wie koumlnnen ein strukturiertes Vorgehen
bzw ein Prozess mit dem Evergreen An-
satz von Microsoft aussehen
Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise
Wie geht man mit Schnittstellen zu Office
365 um
Migration Parallelbetrieb oder harter
Cut - wie sieht euer Weg von der be-
stehenden Tool-Landschaft zu O365
aus
Yammer als Enterprise Social Network
(remote)
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
13
Themengebiet bdquoAdoptionldquo Sessions
Wie kann ein EmployeeUser Experience Ziel-
bild aussehen (Was sind Nutzen fuumlr den User
bdquouumlber weniger Emails hinausldquo) Wie kommt
man dorthin und wer macht das im Unter-
nehmen
Employee Experience und Office 365 Employee Experience und New Work-
style Workflows I
Employee Experience und New Work-
style Workflows II
Erfahrungen mit User Experience (and
more) bei Amadeus
Quick Wins - 1-minute Whow pro Tool
Wie messen wir Adoption Welche KPIs aus
Nutzer- und Unternehmenssicht gibt es
dazu
Einsatz von Daten zur Unterstuumltzung
von Collaboration Workstyles Kennzahlen in Office 365
Wie befaumlhigt man den Nutzer sich selbst fuumlr
das richtige Tool (Werkzeug) zu entscheiden
(kontinuierliche Befaumlhigung zum eigenstaumlndi-
gen Lernen insbesondere fuumlr neue Funktio-
nen)
Untangle the App Jungle at Schaeffler Einsatz von Teams und seine Abhaumlngig-
keiten
Nutzung von Flow und PowerApps
Learning Tools Performance Support
Mit welchen PersonasNutzernLearners ar-
beitet welches Unternehmen (zB bdquoNorma-
losldquo Neu-Einsteiger Top-Management Ver-
weigerer etc) Wie und mit welchen innova-
tiven Maszlignahmen koumlnnen dabei Wider-
staumlnde zielgruppengerecht adressiert wer-
den
Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates User Journeys mit O365 use cases (-
based-change management amp adop-
tion)
Management als Vorbilder gewinnen
Neues Guide Konzept
Welche verschiedenen Roll-Out-Plaumlne (zB
nach Tool nach Abteilung etc) gibt es und
was sind die jeweiligen Vor- und Nachteile
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
Teams-Lifecycle - Wer Was Wann
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
14
Wie setzt man einen Piloten auf (Dauer
Feedbacksammlung Steuerung Betreuung
etc)
bull Onboarding Endanwender in die neue Ar-
beitsweise bull Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
OneDrive Migration
Themengebiet bdquoInformationssicherheitldquo Sessions
Wie koumlnnen Prozesse und Regeln fuumlr die Zu-
sammenarbeit mit Externen ausgestaltet
sein (wie kommt ein Externer rein Schutz
sensibler Informationen Zugriffssteuerung
was darf man wogtHotelzugriff bdquoexterneldquo
AGBs)
Umgang mit Externen
External Sharing Zusammenarbeit mit
Externen - AGBs (remote)
Welche unterschiedlichen Auswertungsfunk-
tionen bietet Office 365 (global nach Rolle
etc)
Einsatz von Daten zur Unterstuumltzung
von Collaboration Workstyles
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
15
42 Sessions
Uumlber die gesamte Projektlaufzeit gab es neben den Impulsen insgesamt 26 Sessions die
im folgenden Abschnitt jeweils kurz beschrieben werden
Nr Titel Kurzbeschreibung
1 Employee Experi-
ence und Office
365
Ziel ist es mit den anderen Partnern zu defi-
nieren auf welche Mitarbeiter-Beduumlrfnisse
Office 365 besonders einzahlt welche Adop-
tionsmaszlignahmen sich daraus entwickeln
lassen ob und wie man den Erfolg messen
kann wie man das kommunikativ nutzen
kann
2 Bewertung und
Einfuumlhrung neuer
ToolsFea-
turesUpdates
Wie koumlnnte ein strukturiertes Vorgehen aus-
sehen Testgruppen Informationsfluss und
Rollout
3 Umgang mit Ex-
ternen
Wie koumlnnen wir einfach mit Externen Zusam-
menarbeiten arbeiten und trotzdem alle
Bestimmungen beachten
4 Rule Breaker Ses-
sion Adoption
beyond buzz-
words
Beteiligung - Transparenz - Iteratives Vorge-
hen
Was wuumlrden wir tun wenn es keine Regeln
gibt Wie begleiten wir unsere Kollegen in
die Veraumlnderung Wie wird die digitale
Transformation zu einem positiven Erlebnis
5 Leitlinien und Re-
geln
Was muss geregelt werden Wer darf was
Wie koumlnnte man kommunizieren OA vs
Empfehlungen
6 Yammer als ESN
einfuumlhren - Pros
Cons Lessons
Learned
Eine der wichtigsten Anforderungen unserer
Nutzer bzgl eines ESNs ist moumlglichst naht-
lose Integration mit anderen Applikationen
In diesem Zusammenhang steht bei uns evtl
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
16
auch Yammer auf der Optionsliste Wir wuumlr-
den daher gerne fuumlr das naumlchste Onsite
gerne eine Barcamp Session zu Yammer vor-
schlagen bei der wir mit Euch gerne die we-
sentlichen Pros Cons und Lessons Learned
in Form eines kleinen Brainstormings sam-
meln moumlchten Toll waumlre es - sofern diese
Session auf Euer Interesse stoumlsst - wenn
auch Teilnehmerinnen dabei waumlren die
Yammer schon im Rahmen von O365 (oder
zumindest eines PoCs) nutzen Ist aber nicht
unbedingt notwendig
7 Migration Paral-
lelbetrieb oder
harter Cut - wie
sieht euer Weg
von der bestehen-
den Tool-Land-
schaft zu O365
aus
Wir haben eine bestehende Landschaft an
Collaboration Tools und stellen uns die
Frage wie wir bei der geplanten Einfuumlhrung
von O365 mit diesen Tools und vor allem
auch den Inhalten darin umgehen - ohne die
Nutzer zu uumlberfordern Wer sich diese Frage
auch stellt oder vielleicht schon weiter ist
und von seinen Erfahrungen berichten kann
ist herzlich eingeladen mit in die Session zu
kommen -)
8 Allianzen zur Plat-
zierung von Office
365
Wir moumlchten vorstellen mit welchen Stake-
holdern (Unternehmenskommunikation
Corporate PMO usw) wir uns unterneh-
mensintern zu Office 365 abstimmen (zB
durch gemeinsame Definition von Use Cases
und Best Practices) und moumlchten diskutieren
wieviel Mitspracherecht man diesen Stake-
holdern geben soll und welche Vor-Nach-
teile in der engen Zusammenarbeit liegen
9 User Journeys mit
O365 use case-
based change
User Journey Stories also wie erledigt ein
spezieller User seine taumlglichen Aufgaben mit
Hilfe von O365 hier insbesondere von
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
17
management amp
adoption
Teams und Yammer und welche Rolle spielt
auch ggf die O365 Entry Page
10 Einsatz von Teams
und seine Abhaumln-
gigkeiten
Was funktioniert gut was nicht
11 Teams-Lifecycle -
Wer Was Wann
Wir stehen vor der Pilotierung von Teams
und beschaumlftigen uns beim Lifecycle mit fol-
genden Themen
Darf jeder Teams erstellen oder gibt
es einen (schlanken) Antragsprozess
Braucht es eine Namenskonvention
fuumlr ein Team
Machen oumlffentliche Gruppen Sinn
(Groumlszligenbeschraumlnkung 2500 Nutzer)
Wie lange darf ein Raum existieren
Ist eine Verlaumlngerung moumlglich
12 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows I
Im Workshops werden wir die Auswirkungen
von ausgewaumlhlten O365 Use Cases auf die
Employee Experience erarbeiten Die Ergeb-
nisse werden fuumlr die Kommunikation von
O365 genutzt Wir arbeiten mit Workflows
von einem Employee Experience Modell +
Mitarbeiter-Personas
13 Untangle the App
Jungle
Find a recommended tool for what you want
to do with maximum 3 clicks
Da die Darstellung einer Uumlbersicht (wann
nutze ich was) zu komplex fuumlr einen OnePa-
ger ist haben wir vor den Nutzern mit einer
interaktiven Anwendung mit max 3 Klicks
eine Toolempfehlung zu geben Das Ganze
ist aktuell noch ein (klickbares) PowerPoint
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
18
Mockup angelehnt an bekannte Use Cases
aber bisheriges Feedback war positiv Wir
wuumlrden ihn vorstellen und euer Feedback
aufnehmen um ihn noch weiter auszurei-
fen Es werden nicht nur O365 features be-
trachtet sondern auch zT Bestandssys-
teme
14 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows II
Im zweiten Workshop der Reihe drehen wir
die Fragestellung um wir erarbeiten ausge-
hend von Mitarbeiterbeduumlrfnissen des
Employee Experience Modells neue Work-
flows mit O365 Dabei helfen uns wieder die
Mitarbeiter Personas und die Logik der New
Workstyle Workflows
15 Onboarding
Endanwender in
die neue Arbeits-
weise
Wir haben im Moment folgende Problem-
stellung Unsere Collaboration Key User wa-
ren bisher mehr SharePoint-Experten als
Collaboration-Berater Durch die ab und an
durchzufuumlhrenden Updates konnten wir
diese Key User relativ einfach schulen und
uumlber Neuerungen informieren - ebenso un-
sere Endanwender Durch den Wechsel zu
O365 und den damit immer mehr werden-
den Tools mehr Komplexitaumlt sowie den
Evergreen Ansatz wird der Wissenstransfer
immer schneller und schwieriger
Wissenstransfer vom Core Team zu
den Key Usern
Wissenstransfer von den Key Usern
zum Endanwender
Onboarding von neuen Mitarbeitern
Self-Studys Hilfe zur Selbsthilfe hellip
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
19
In der Session wuumlrde ich euch unseren An-
satz vorstellen und danach in den Erfah-
rungs- und Meinungsaustausch einsteigen
16 Erfahrungen mit
User Experience
Uumlberblick laufender Aktivitaumlten
Usability Studien
Community Management
Learning
Data
Was haben wir soweit gelernt Was haben
wir geplant
17 Einsatz von Daten
zur Unterstuumltzung
von Collaboration
Workstyles
Welche Daten stehen zur Verfuumlgung
in O365 in anderen Anwendungen
Wie koumlnnen die Daten unterstuumltzen
Wo sind die Limits was macht keinen
Sinn
18 Kennzahlen in
Office 365
Wir wollen Aussagen uumlber die Nutzungsin-
tensitaumlt unserer Office 365 Umgebung tref-
fen Welche Kennzahlen sind fuumlr euch in
Office 365 interessant Welche erfasst ihr
wie In welchen Zeitabstaumlnden Wer erfasst
analysiert und leitet Maszlignahmen ein
19 OneDrive Migra-
tion
Wir sind momentan in der Planung unserer
OneDrive Migration (Persoumlnliches File Share
Shared Documents der MySite)
Gerne wuumlrden wir euch unsere momentane
Vorstellung Planung vorstellen und mit
euch in einen Erfahrungsaustausch gehen
Einer der Schwerpunkte Keine technische
Migration sondern eine Self Migration also
Vorgehen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
20
20 Adoption und
Change
Welche bdquoFallenldquo seht Ihr in unserem O365- Rollout-
Kommunikationskonzept (Fokus Teams)
Wir stellen Euch die aktuellen StaumlndeHer-
ausforderungen in Bezug auf Rollout Kom-
munikation Qualifizierung fuumlr unsere Marke
vor und wuumlnschen uns Anregungen Ruumlck-
meldungen Bestaumltigungen und Diskussio-
nen
21 Gruppenmanage-
ment Groups
Wir arbeiten an einem Groups Konzept da es einer
entsprechenden Regelung bedarf wie die Groups
verwaltet werden bzw Wer Gruppen uumlber welchen
Prozess erstellen darf
In unserem derzeitigen ESN duumlrfen alle User
Gruppen aufsetzen Durch die komplexe
Verknuumlpfung in O365 mit Teams Planner
etc Benoumltigen wir eine andere Regelung
Gibt es hierzu Erfahrungswerte bzw Habt
Ihr eine pragmatische Regelung gefunden o-
der einen Managed Process
22 Quick Wins - 1-mi-
nute Whow pro
Tool
5 Whow Effekte pro Office 365 Tool fuumlr die
Vermarktung dieser Sammlung von fuumlnf
Beispielen
23 Neues Guide Kon-
zept
Offener Austausch Aufgabenbereiche Inhalte
24 Nutzung von Flow
und PowerApps
Erfahrungsaustausch zu den beiden Tools
und Ideensammlung von Moumlglichkeiten wie
die Tools ausgerollt werden koumlnnten welche
Problematiken es gibt und wie man sie loumlsen
koumlnnte
25 Management als
Vorbilder gewin-
nen
Was sind die relevanten Use Cases um das Ma-
nagement zu gewinnen Wie koumlnnen wir das Ma-
nagement als Zielgruppe ansprechen (Formate)
und als Vorbilder nutzen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
21
Auch hier wuumlrden wir einige Telekom Be-
spiele als Impuls vorstellen und sind auf
eure Erfahrungen und Ideen dazu gespannt
(offener Austausch)
26 Learning Tools
Performance Sup-
port
Wir vergleichen hier gerade 3 Anbieter Solu-
zione KnowHow und TTS Gerne stelle ich
unsere Eindruumlcke vor Habt ihr bereits Erfah-
rungen oder weitere Anregungen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
22
5 Ein Benchlearning Projekt ndash 5 Erfolgsfaktoren
Fuumlr diejenigen Leser die selbst daruumlber nachdenken ein sol-
ches Benchlearning Projekt durchzufuumlhren moumlchten wir in
diesem Bericht die aus unserer Sicht fuumlnf Erfolgsfaktoren ei-
nes solchen Projekts auffuumlhren
1 Stellen Sie sicher dass Sie Personen und Organisationen
fuumlr die Projekt-Teilnahme einladen die ein aumlhnliches Erfah-
rungs-Niveau aufweisen Dies ermoumlglicht einen Austausch
und ein Lernen voneinander auf Augenhoumlhe gemaumlszlig dem
Prinzip Geben und Nehmen
2 Laden Sie wenn moumlglich externe Experten und Referenten
zu den Treffen ein Impulse und Perspektiven von auszligen be-
reichern somit auch den projektinternen Austausch
3 Finden Sie eine Balance zwischen offen Diskussionen der
Teilnehmer und Zeiten fuumlr Erarbeiten von konkreten Ar-
beitsergebnissen
4 Lassen Sie Raum fuumlr informellen Austausch der Teilneh-
mer insbesondere auch um Vertrauen und persoumlnliche Be-
ziehungen untereinander aufbauen zu koumlnnen Eine ge-
meinsame Abendveranstaltung vor dem eigentlichen Tref-
fen am Folgetag sowie laumlngere Pausen bzw Break-out Sessi-
ons waumlhrend der Treffen kann dies unterstuumltzen und foumlr-
dern
5 Seien Sie beharrlich bei der Organisation von Aktionen abseits der Treffen Ein Benchlear-
ning Projekt braucht einen Projekt Manager der neben den administrativen Aufgaben auch
die Teilnehmer immer wieder an offene Punkte erinnert Austausch und Zusammenarbeit
im virtuellen Raum geschieht nicht automatisch da die Teilnehmer in ihren Organisationen
natuumlrlich stark eingebunden sind und Themen wie Benchlearning aus dem Bewusstsein
geraten
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
23
6 Impressionen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
24
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
25
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
26
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
27
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
28
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
29
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
30
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
31
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
32
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
6
Generell gab es fuumlnf Treffen die jeweils mit einem Vorabendprogramm (neue Entwicklun-
gen bei den Teilnehmern gemeinsames Abendessen) starteten Alle Termine fanden in
Nuumlrnberg bei Cogneon statt
Zwischen den Terminen nutzten wir im Projekt eine Microsoft Teams Gruppe inkl Anbin-
dung von OneNote und Forms fuumlr die Kommunikation und Dokumentation im Projekt
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
7
3 Termine
31 Kick-Off
Der Kick-off fand vom 12-13022018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Zu Beginn wurden
zunaumlchst die Historie und die Rahmenbedingungen von Benchlearning-Projekten vorge-
stellt (httpswikicogneondeblp)
Daraufhin stellten sich alle teilnehmenden Organisationen mit ihrem Office 365 Hinter-
grund entlang einer standardisierten Kurzpraumlsentation (jeweils 10 Minuten) vor Am Nach-
mittag wurden schlieszliglich die bereits im Kapitel zuvor genannten Leitfragen fuumlr die drei
Themenstraumlnge Governance Adoption und Informationssicherheit definiert Abschlieszligend
wurde die Entscheidung im Projekt getroffen eine Microsoft Teams Gruppe als Plattform
fuumlr Kommunikation und Dokumentation im Projekt zu nutzen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
8
32 Erster Projekttermin
Der erste Projekttermin fand vom 25-26042018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach den
beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Continental und der Fuumlrst Gruppe ging es danach
in den Barcamp Modus Hier die behandelten Sessions
Employee Experience
und Office 365
Bewertung und Einfuumlhrung
neuer ToolsFeaturesUp-
dates
Umgang mit Externen
Rule Breaker Session
Adoption beyond buzz-
words
Leitlinien und Regeln
Yammer als ESN einfuumlhren
- Pros Cons Lessons
Learned
Migration Parallelbetrieb
oder harter Cut - wie sieht
euer Weg von der beste-
henden Tool-Landschaft zu
O365 aus
Allianzen zur Platzierung
von Office 365
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
9
33 Zweiter Projekttermin
Der zweite Projekttermin fand vom 25-26062018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach
den beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Amadeus und Continental ging es danach in
den Barcamp Modus Hier die behandelten Sessions
User Journeys mit O365
use cases-based change
management amp adoption
OneDrive Migration Adoption und Change
Einsatz von Teams und
seine Abhaumlngigkeiten
Employee Experience und
New Workstyle Workflows I
Erfahrungen mit User Ex-
perience
Teams-Lifecycle -
Wer Was Wann
Employee Experience und
New Workstyle Workflows
II
Einsatz von Daten zur Un-
terstuumltzung von Collabora-
tion Workstyles
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
10
34 Dritter Projekttermin
Der dritte Projekttermin fand vom 17-18092018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach den
beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Cogneon und uvex ging es danach in den Bar-
camp Modus Hier die behandelten Sessions
Kennzahlen in Office 365 OneDrive Migration Adoption und Change
Gruppenmanagement
Groups
Quick Wins - 1-minute
Whowldquo pro Tool Neues Guide Konzept
Nutzung von Flow und
PowerApps
Management als Vorbilder
gewinnen
Learning Tools Perfor-
mance Support
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
11
35 Abschlussworkshop
Der Abschlussworkshop fand vom 07-08112018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Hierbei ging es
sowohl um einen Ruumlckblick auf das Projekt 2018 als auch um einen Ausblick auf das Folgeprojekt
2019 Hier die Agenda
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
12
4 Benchlearning Ergebnisse
Dieser oumlffentliche Benchlearning Bericht enthaumllt keine Dokumente die von den Teilneh-
mern untereinander geteilt wurden Daruumlber hinaus begrenzen sich die in diesem Bericht
dargestellten Ergebnisse auf abstrakte Zusammenfassungen und nicht auf die Ebene der
einzelnen Unternehmen
41 Leitfragen
Beim Kick-off wurden Leitfragen fuumlr die Projektlaufzeit entwickelt Diese wurden im Laufe
des Projekts in den Sessions und explizit beim Abschlussworkshop thematisiert Hier eine
Uumlbersicht von ausgewaumlhlten Sessions die sich mit den Leitfragen beschaumlftigen
Themengebiet bdquoGovernanceldquo Sessions
Wie koumlnnen Rollen Profile fuumlr Office 365
aussehen
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise
Welche Mindest-Governance wird benouml-
tigt Wieviel Kontrolle benoumltigt das Un-
ternehmen
Leitlinien und Regeln (zB Website
features GroupsSharePoint)
Teams-Lifecycle - Wer Was Wann
Gruppenmanagement Groups
Wie koumlnnen ein strukturiertes Vorgehen
bzw ein Prozess mit dem Evergreen An-
satz von Microsoft aussehen
Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise
Wie geht man mit Schnittstellen zu Office
365 um
Migration Parallelbetrieb oder harter
Cut - wie sieht euer Weg von der be-
stehenden Tool-Landschaft zu O365
aus
Yammer als Enterprise Social Network
(remote)
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
13
Themengebiet bdquoAdoptionldquo Sessions
Wie kann ein EmployeeUser Experience Ziel-
bild aussehen (Was sind Nutzen fuumlr den User
bdquouumlber weniger Emails hinausldquo) Wie kommt
man dorthin und wer macht das im Unter-
nehmen
Employee Experience und Office 365 Employee Experience und New Work-
style Workflows I
Employee Experience und New Work-
style Workflows II
Erfahrungen mit User Experience (and
more) bei Amadeus
Quick Wins - 1-minute Whow pro Tool
Wie messen wir Adoption Welche KPIs aus
Nutzer- und Unternehmenssicht gibt es
dazu
Einsatz von Daten zur Unterstuumltzung
von Collaboration Workstyles Kennzahlen in Office 365
Wie befaumlhigt man den Nutzer sich selbst fuumlr
das richtige Tool (Werkzeug) zu entscheiden
(kontinuierliche Befaumlhigung zum eigenstaumlndi-
gen Lernen insbesondere fuumlr neue Funktio-
nen)
Untangle the App Jungle at Schaeffler Einsatz von Teams und seine Abhaumlngig-
keiten
Nutzung von Flow und PowerApps
Learning Tools Performance Support
Mit welchen PersonasNutzernLearners ar-
beitet welches Unternehmen (zB bdquoNorma-
losldquo Neu-Einsteiger Top-Management Ver-
weigerer etc) Wie und mit welchen innova-
tiven Maszlignahmen koumlnnen dabei Wider-
staumlnde zielgruppengerecht adressiert wer-
den
Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates User Journeys mit O365 use cases (-
based-change management amp adop-
tion)
Management als Vorbilder gewinnen
Neues Guide Konzept
Welche verschiedenen Roll-Out-Plaumlne (zB
nach Tool nach Abteilung etc) gibt es und
was sind die jeweiligen Vor- und Nachteile
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
Teams-Lifecycle - Wer Was Wann
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
14
Wie setzt man einen Piloten auf (Dauer
Feedbacksammlung Steuerung Betreuung
etc)
bull Onboarding Endanwender in die neue Ar-
beitsweise bull Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
OneDrive Migration
Themengebiet bdquoInformationssicherheitldquo Sessions
Wie koumlnnen Prozesse und Regeln fuumlr die Zu-
sammenarbeit mit Externen ausgestaltet
sein (wie kommt ein Externer rein Schutz
sensibler Informationen Zugriffssteuerung
was darf man wogtHotelzugriff bdquoexterneldquo
AGBs)
Umgang mit Externen
External Sharing Zusammenarbeit mit
Externen - AGBs (remote)
Welche unterschiedlichen Auswertungsfunk-
tionen bietet Office 365 (global nach Rolle
etc)
Einsatz von Daten zur Unterstuumltzung
von Collaboration Workstyles
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
15
42 Sessions
Uumlber die gesamte Projektlaufzeit gab es neben den Impulsen insgesamt 26 Sessions die
im folgenden Abschnitt jeweils kurz beschrieben werden
Nr Titel Kurzbeschreibung
1 Employee Experi-
ence und Office
365
Ziel ist es mit den anderen Partnern zu defi-
nieren auf welche Mitarbeiter-Beduumlrfnisse
Office 365 besonders einzahlt welche Adop-
tionsmaszlignahmen sich daraus entwickeln
lassen ob und wie man den Erfolg messen
kann wie man das kommunikativ nutzen
kann
2 Bewertung und
Einfuumlhrung neuer
ToolsFea-
turesUpdates
Wie koumlnnte ein strukturiertes Vorgehen aus-
sehen Testgruppen Informationsfluss und
Rollout
3 Umgang mit Ex-
ternen
Wie koumlnnen wir einfach mit Externen Zusam-
menarbeiten arbeiten und trotzdem alle
Bestimmungen beachten
4 Rule Breaker Ses-
sion Adoption
beyond buzz-
words
Beteiligung - Transparenz - Iteratives Vorge-
hen
Was wuumlrden wir tun wenn es keine Regeln
gibt Wie begleiten wir unsere Kollegen in
die Veraumlnderung Wie wird die digitale
Transformation zu einem positiven Erlebnis
5 Leitlinien und Re-
geln
Was muss geregelt werden Wer darf was
Wie koumlnnte man kommunizieren OA vs
Empfehlungen
6 Yammer als ESN
einfuumlhren - Pros
Cons Lessons
Learned
Eine der wichtigsten Anforderungen unserer
Nutzer bzgl eines ESNs ist moumlglichst naht-
lose Integration mit anderen Applikationen
In diesem Zusammenhang steht bei uns evtl
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
16
auch Yammer auf der Optionsliste Wir wuumlr-
den daher gerne fuumlr das naumlchste Onsite
gerne eine Barcamp Session zu Yammer vor-
schlagen bei der wir mit Euch gerne die we-
sentlichen Pros Cons und Lessons Learned
in Form eines kleinen Brainstormings sam-
meln moumlchten Toll waumlre es - sofern diese
Session auf Euer Interesse stoumlsst - wenn
auch Teilnehmerinnen dabei waumlren die
Yammer schon im Rahmen von O365 (oder
zumindest eines PoCs) nutzen Ist aber nicht
unbedingt notwendig
7 Migration Paral-
lelbetrieb oder
harter Cut - wie
sieht euer Weg
von der bestehen-
den Tool-Land-
schaft zu O365
aus
Wir haben eine bestehende Landschaft an
Collaboration Tools und stellen uns die
Frage wie wir bei der geplanten Einfuumlhrung
von O365 mit diesen Tools und vor allem
auch den Inhalten darin umgehen - ohne die
Nutzer zu uumlberfordern Wer sich diese Frage
auch stellt oder vielleicht schon weiter ist
und von seinen Erfahrungen berichten kann
ist herzlich eingeladen mit in die Session zu
kommen -)
8 Allianzen zur Plat-
zierung von Office
365
Wir moumlchten vorstellen mit welchen Stake-
holdern (Unternehmenskommunikation
Corporate PMO usw) wir uns unterneh-
mensintern zu Office 365 abstimmen (zB
durch gemeinsame Definition von Use Cases
und Best Practices) und moumlchten diskutieren
wieviel Mitspracherecht man diesen Stake-
holdern geben soll und welche Vor-Nach-
teile in der engen Zusammenarbeit liegen
9 User Journeys mit
O365 use case-
based change
User Journey Stories also wie erledigt ein
spezieller User seine taumlglichen Aufgaben mit
Hilfe von O365 hier insbesondere von
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
17
management amp
adoption
Teams und Yammer und welche Rolle spielt
auch ggf die O365 Entry Page
10 Einsatz von Teams
und seine Abhaumln-
gigkeiten
Was funktioniert gut was nicht
11 Teams-Lifecycle -
Wer Was Wann
Wir stehen vor der Pilotierung von Teams
und beschaumlftigen uns beim Lifecycle mit fol-
genden Themen
Darf jeder Teams erstellen oder gibt
es einen (schlanken) Antragsprozess
Braucht es eine Namenskonvention
fuumlr ein Team
Machen oumlffentliche Gruppen Sinn
(Groumlszligenbeschraumlnkung 2500 Nutzer)
Wie lange darf ein Raum existieren
Ist eine Verlaumlngerung moumlglich
12 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows I
Im Workshops werden wir die Auswirkungen
von ausgewaumlhlten O365 Use Cases auf die
Employee Experience erarbeiten Die Ergeb-
nisse werden fuumlr die Kommunikation von
O365 genutzt Wir arbeiten mit Workflows
von einem Employee Experience Modell +
Mitarbeiter-Personas
13 Untangle the App
Jungle
Find a recommended tool for what you want
to do with maximum 3 clicks
Da die Darstellung einer Uumlbersicht (wann
nutze ich was) zu komplex fuumlr einen OnePa-
ger ist haben wir vor den Nutzern mit einer
interaktiven Anwendung mit max 3 Klicks
eine Toolempfehlung zu geben Das Ganze
ist aktuell noch ein (klickbares) PowerPoint
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
18
Mockup angelehnt an bekannte Use Cases
aber bisheriges Feedback war positiv Wir
wuumlrden ihn vorstellen und euer Feedback
aufnehmen um ihn noch weiter auszurei-
fen Es werden nicht nur O365 features be-
trachtet sondern auch zT Bestandssys-
teme
14 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows II
Im zweiten Workshop der Reihe drehen wir
die Fragestellung um wir erarbeiten ausge-
hend von Mitarbeiterbeduumlrfnissen des
Employee Experience Modells neue Work-
flows mit O365 Dabei helfen uns wieder die
Mitarbeiter Personas und die Logik der New
Workstyle Workflows
15 Onboarding
Endanwender in
die neue Arbeits-
weise
Wir haben im Moment folgende Problem-
stellung Unsere Collaboration Key User wa-
ren bisher mehr SharePoint-Experten als
Collaboration-Berater Durch die ab und an
durchzufuumlhrenden Updates konnten wir
diese Key User relativ einfach schulen und
uumlber Neuerungen informieren - ebenso un-
sere Endanwender Durch den Wechsel zu
O365 und den damit immer mehr werden-
den Tools mehr Komplexitaumlt sowie den
Evergreen Ansatz wird der Wissenstransfer
immer schneller und schwieriger
Wissenstransfer vom Core Team zu
den Key Usern
Wissenstransfer von den Key Usern
zum Endanwender
Onboarding von neuen Mitarbeitern
Self-Studys Hilfe zur Selbsthilfe hellip
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
19
In der Session wuumlrde ich euch unseren An-
satz vorstellen und danach in den Erfah-
rungs- und Meinungsaustausch einsteigen
16 Erfahrungen mit
User Experience
Uumlberblick laufender Aktivitaumlten
Usability Studien
Community Management
Learning
Data
Was haben wir soweit gelernt Was haben
wir geplant
17 Einsatz von Daten
zur Unterstuumltzung
von Collaboration
Workstyles
Welche Daten stehen zur Verfuumlgung
in O365 in anderen Anwendungen
Wie koumlnnen die Daten unterstuumltzen
Wo sind die Limits was macht keinen
Sinn
18 Kennzahlen in
Office 365
Wir wollen Aussagen uumlber die Nutzungsin-
tensitaumlt unserer Office 365 Umgebung tref-
fen Welche Kennzahlen sind fuumlr euch in
Office 365 interessant Welche erfasst ihr
wie In welchen Zeitabstaumlnden Wer erfasst
analysiert und leitet Maszlignahmen ein
19 OneDrive Migra-
tion
Wir sind momentan in der Planung unserer
OneDrive Migration (Persoumlnliches File Share
Shared Documents der MySite)
Gerne wuumlrden wir euch unsere momentane
Vorstellung Planung vorstellen und mit
euch in einen Erfahrungsaustausch gehen
Einer der Schwerpunkte Keine technische
Migration sondern eine Self Migration also
Vorgehen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
20
20 Adoption und
Change
Welche bdquoFallenldquo seht Ihr in unserem O365- Rollout-
Kommunikationskonzept (Fokus Teams)
Wir stellen Euch die aktuellen StaumlndeHer-
ausforderungen in Bezug auf Rollout Kom-
munikation Qualifizierung fuumlr unsere Marke
vor und wuumlnschen uns Anregungen Ruumlck-
meldungen Bestaumltigungen und Diskussio-
nen
21 Gruppenmanage-
ment Groups
Wir arbeiten an einem Groups Konzept da es einer
entsprechenden Regelung bedarf wie die Groups
verwaltet werden bzw Wer Gruppen uumlber welchen
Prozess erstellen darf
In unserem derzeitigen ESN duumlrfen alle User
Gruppen aufsetzen Durch die komplexe
Verknuumlpfung in O365 mit Teams Planner
etc Benoumltigen wir eine andere Regelung
Gibt es hierzu Erfahrungswerte bzw Habt
Ihr eine pragmatische Regelung gefunden o-
der einen Managed Process
22 Quick Wins - 1-mi-
nute Whow pro
Tool
5 Whow Effekte pro Office 365 Tool fuumlr die
Vermarktung dieser Sammlung von fuumlnf
Beispielen
23 Neues Guide Kon-
zept
Offener Austausch Aufgabenbereiche Inhalte
24 Nutzung von Flow
und PowerApps
Erfahrungsaustausch zu den beiden Tools
und Ideensammlung von Moumlglichkeiten wie
die Tools ausgerollt werden koumlnnten welche
Problematiken es gibt und wie man sie loumlsen
koumlnnte
25 Management als
Vorbilder gewin-
nen
Was sind die relevanten Use Cases um das Ma-
nagement zu gewinnen Wie koumlnnen wir das Ma-
nagement als Zielgruppe ansprechen (Formate)
und als Vorbilder nutzen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
21
Auch hier wuumlrden wir einige Telekom Be-
spiele als Impuls vorstellen und sind auf
eure Erfahrungen und Ideen dazu gespannt
(offener Austausch)
26 Learning Tools
Performance Sup-
port
Wir vergleichen hier gerade 3 Anbieter Solu-
zione KnowHow und TTS Gerne stelle ich
unsere Eindruumlcke vor Habt ihr bereits Erfah-
rungen oder weitere Anregungen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
22
5 Ein Benchlearning Projekt ndash 5 Erfolgsfaktoren
Fuumlr diejenigen Leser die selbst daruumlber nachdenken ein sol-
ches Benchlearning Projekt durchzufuumlhren moumlchten wir in
diesem Bericht die aus unserer Sicht fuumlnf Erfolgsfaktoren ei-
nes solchen Projekts auffuumlhren
1 Stellen Sie sicher dass Sie Personen und Organisationen
fuumlr die Projekt-Teilnahme einladen die ein aumlhnliches Erfah-
rungs-Niveau aufweisen Dies ermoumlglicht einen Austausch
und ein Lernen voneinander auf Augenhoumlhe gemaumlszlig dem
Prinzip Geben und Nehmen
2 Laden Sie wenn moumlglich externe Experten und Referenten
zu den Treffen ein Impulse und Perspektiven von auszligen be-
reichern somit auch den projektinternen Austausch
3 Finden Sie eine Balance zwischen offen Diskussionen der
Teilnehmer und Zeiten fuumlr Erarbeiten von konkreten Ar-
beitsergebnissen
4 Lassen Sie Raum fuumlr informellen Austausch der Teilneh-
mer insbesondere auch um Vertrauen und persoumlnliche Be-
ziehungen untereinander aufbauen zu koumlnnen Eine ge-
meinsame Abendveranstaltung vor dem eigentlichen Tref-
fen am Folgetag sowie laumlngere Pausen bzw Break-out Sessi-
ons waumlhrend der Treffen kann dies unterstuumltzen und foumlr-
dern
5 Seien Sie beharrlich bei der Organisation von Aktionen abseits der Treffen Ein Benchlear-
ning Projekt braucht einen Projekt Manager der neben den administrativen Aufgaben auch
die Teilnehmer immer wieder an offene Punkte erinnert Austausch und Zusammenarbeit
im virtuellen Raum geschieht nicht automatisch da die Teilnehmer in ihren Organisationen
natuumlrlich stark eingebunden sind und Themen wie Benchlearning aus dem Bewusstsein
geraten
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
23
6 Impressionen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
24
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
25
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
26
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
27
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
28
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
29
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
30
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
31
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
32
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
7
3 Termine
31 Kick-Off
Der Kick-off fand vom 12-13022018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Zu Beginn wurden
zunaumlchst die Historie und die Rahmenbedingungen von Benchlearning-Projekten vorge-
stellt (httpswikicogneondeblp)
Daraufhin stellten sich alle teilnehmenden Organisationen mit ihrem Office 365 Hinter-
grund entlang einer standardisierten Kurzpraumlsentation (jeweils 10 Minuten) vor Am Nach-
mittag wurden schlieszliglich die bereits im Kapitel zuvor genannten Leitfragen fuumlr die drei
Themenstraumlnge Governance Adoption und Informationssicherheit definiert Abschlieszligend
wurde die Entscheidung im Projekt getroffen eine Microsoft Teams Gruppe als Plattform
fuumlr Kommunikation und Dokumentation im Projekt zu nutzen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
8
32 Erster Projekttermin
Der erste Projekttermin fand vom 25-26042018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach den
beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Continental und der Fuumlrst Gruppe ging es danach
in den Barcamp Modus Hier die behandelten Sessions
Employee Experience
und Office 365
Bewertung und Einfuumlhrung
neuer ToolsFeaturesUp-
dates
Umgang mit Externen
Rule Breaker Session
Adoption beyond buzz-
words
Leitlinien und Regeln
Yammer als ESN einfuumlhren
- Pros Cons Lessons
Learned
Migration Parallelbetrieb
oder harter Cut - wie sieht
euer Weg von der beste-
henden Tool-Landschaft zu
O365 aus
Allianzen zur Platzierung
von Office 365
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
9
33 Zweiter Projekttermin
Der zweite Projekttermin fand vom 25-26062018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach
den beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Amadeus und Continental ging es danach in
den Barcamp Modus Hier die behandelten Sessions
User Journeys mit O365
use cases-based change
management amp adoption
OneDrive Migration Adoption und Change
Einsatz von Teams und
seine Abhaumlngigkeiten
Employee Experience und
New Workstyle Workflows I
Erfahrungen mit User Ex-
perience
Teams-Lifecycle -
Wer Was Wann
Employee Experience und
New Workstyle Workflows
II
Einsatz von Daten zur Un-
terstuumltzung von Collabora-
tion Workstyles
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
10
34 Dritter Projekttermin
Der dritte Projekttermin fand vom 17-18092018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach den
beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Cogneon und uvex ging es danach in den Bar-
camp Modus Hier die behandelten Sessions
Kennzahlen in Office 365 OneDrive Migration Adoption und Change
Gruppenmanagement
Groups
Quick Wins - 1-minute
Whowldquo pro Tool Neues Guide Konzept
Nutzung von Flow und
PowerApps
Management als Vorbilder
gewinnen
Learning Tools Perfor-
mance Support
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
11
35 Abschlussworkshop
Der Abschlussworkshop fand vom 07-08112018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Hierbei ging es
sowohl um einen Ruumlckblick auf das Projekt 2018 als auch um einen Ausblick auf das Folgeprojekt
2019 Hier die Agenda
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
12
4 Benchlearning Ergebnisse
Dieser oumlffentliche Benchlearning Bericht enthaumllt keine Dokumente die von den Teilneh-
mern untereinander geteilt wurden Daruumlber hinaus begrenzen sich die in diesem Bericht
dargestellten Ergebnisse auf abstrakte Zusammenfassungen und nicht auf die Ebene der
einzelnen Unternehmen
41 Leitfragen
Beim Kick-off wurden Leitfragen fuumlr die Projektlaufzeit entwickelt Diese wurden im Laufe
des Projekts in den Sessions und explizit beim Abschlussworkshop thematisiert Hier eine
Uumlbersicht von ausgewaumlhlten Sessions die sich mit den Leitfragen beschaumlftigen
Themengebiet bdquoGovernanceldquo Sessions
Wie koumlnnen Rollen Profile fuumlr Office 365
aussehen
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise
Welche Mindest-Governance wird benouml-
tigt Wieviel Kontrolle benoumltigt das Un-
ternehmen
Leitlinien und Regeln (zB Website
features GroupsSharePoint)
Teams-Lifecycle - Wer Was Wann
Gruppenmanagement Groups
Wie koumlnnen ein strukturiertes Vorgehen
bzw ein Prozess mit dem Evergreen An-
satz von Microsoft aussehen
Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise
Wie geht man mit Schnittstellen zu Office
365 um
Migration Parallelbetrieb oder harter
Cut - wie sieht euer Weg von der be-
stehenden Tool-Landschaft zu O365
aus
Yammer als Enterprise Social Network
(remote)
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
13
Themengebiet bdquoAdoptionldquo Sessions
Wie kann ein EmployeeUser Experience Ziel-
bild aussehen (Was sind Nutzen fuumlr den User
bdquouumlber weniger Emails hinausldquo) Wie kommt
man dorthin und wer macht das im Unter-
nehmen
Employee Experience und Office 365 Employee Experience und New Work-
style Workflows I
Employee Experience und New Work-
style Workflows II
Erfahrungen mit User Experience (and
more) bei Amadeus
Quick Wins - 1-minute Whow pro Tool
Wie messen wir Adoption Welche KPIs aus
Nutzer- und Unternehmenssicht gibt es
dazu
Einsatz von Daten zur Unterstuumltzung
von Collaboration Workstyles Kennzahlen in Office 365
Wie befaumlhigt man den Nutzer sich selbst fuumlr
das richtige Tool (Werkzeug) zu entscheiden
(kontinuierliche Befaumlhigung zum eigenstaumlndi-
gen Lernen insbesondere fuumlr neue Funktio-
nen)
Untangle the App Jungle at Schaeffler Einsatz von Teams und seine Abhaumlngig-
keiten
Nutzung von Flow und PowerApps
Learning Tools Performance Support
Mit welchen PersonasNutzernLearners ar-
beitet welches Unternehmen (zB bdquoNorma-
losldquo Neu-Einsteiger Top-Management Ver-
weigerer etc) Wie und mit welchen innova-
tiven Maszlignahmen koumlnnen dabei Wider-
staumlnde zielgruppengerecht adressiert wer-
den
Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates User Journeys mit O365 use cases (-
based-change management amp adop-
tion)
Management als Vorbilder gewinnen
Neues Guide Konzept
Welche verschiedenen Roll-Out-Plaumlne (zB
nach Tool nach Abteilung etc) gibt es und
was sind die jeweiligen Vor- und Nachteile
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
Teams-Lifecycle - Wer Was Wann
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
14
Wie setzt man einen Piloten auf (Dauer
Feedbacksammlung Steuerung Betreuung
etc)
bull Onboarding Endanwender in die neue Ar-
beitsweise bull Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
OneDrive Migration
Themengebiet bdquoInformationssicherheitldquo Sessions
Wie koumlnnen Prozesse und Regeln fuumlr die Zu-
sammenarbeit mit Externen ausgestaltet
sein (wie kommt ein Externer rein Schutz
sensibler Informationen Zugriffssteuerung
was darf man wogtHotelzugriff bdquoexterneldquo
AGBs)
Umgang mit Externen
External Sharing Zusammenarbeit mit
Externen - AGBs (remote)
Welche unterschiedlichen Auswertungsfunk-
tionen bietet Office 365 (global nach Rolle
etc)
Einsatz von Daten zur Unterstuumltzung
von Collaboration Workstyles
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
15
42 Sessions
Uumlber die gesamte Projektlaufzeit gab es neben den Impulsen insgesamt 26 Sessions die
im folgenden Abschnitt jeweils kurz beschrieben werden
Nr Titel Kurzbeschreibung
1 Employee Experi-
ence und Office
365
Ziel ist es mit den anderen Partnern zu defi-
nieren auf welche Mitarbeiter-Beduumlrfnisse
Office 365 besonders einzahlt welche Adop-
tionsmaszlignahmen sich daraus entwickeln
lassen ob und wie man den Erfolg messen
kann wie man das kommunikativ nutzen
kann
2 Bewertung und
Einfuumlhrung neuer
ToolsFea-
turesUpdates
Wie koumlnnte ein strukturiertes Vorgehen aus-
sehen Testgruppen Informationsfluss und
Rollout
3 Umgang mit Ex-
ternen
Wie koumlnnen wir einfach mit Externen Zusam-
menarbeiten arbeiten und trotzdem alle
Bestimmungen beachten
4 Rule Breaker Ses-
sion Adoption
beyond buzz-
words
Beteiligung - Transparenz - Iteratives Vorge-
hen
Was wuumlrden wir tun wenn es keine Regeln
gibt Wie begleiten wir unsere Kollegen in
die Veraumlnderung Wie wird die digitale
Transformation zu einem positiven Erlebnis
5 Leitlinien und Re-
geln
Was muss geregelt werden Wer darf was
Wie koumlnnte man kommunizieren OA vs
Empfehlungen
6 Yammer als ESN
einfuumlhren - Pros
Cons Lessons
Learned
Eine der wichtigsten Anforderungen unserer
Nutzer bzgl eines ESNs ist moumlglichst naht-
lose Integration mit anderen Applikationen
In diesem Zusammenhang steht bei uns evtl
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
16
auch Yammer auf der Optionsliste Wir wuumlr-
den daher gerne fuumlr das naumlchste Onsite
gerne eine Barcamp Session zu Yammer vor-
schlagen bei der wir mit Euch gerne die we-
sentlichen Pros Cons und Lessons Learned
in Form eines kleinen Brainstormings sam-
meln moumlchten Toll waumlre es - sofern diese
Session auf Euer Interesse stoumlsst - wenn
auch Teilnehmerinnen dabei waumlren die
Yammer schon im Rahmen von O365 (oder
zumindest eines PoCs) nutzen Ist aber nicht
unbedingt notwendig
7 Migration Paral-
lelbetrieb oder
harter Cut - wie
sieht euer Weg
von der bestehen-
den Tool-Land-
schaft zu O365
aus
Wir haben eine bestehende Landschaft an
Collaboration Tools und stellen uns die
Frage wie wir bei der geplanten Einfuumlhrung
von O365 mit diesen Tools und vor allem
auch den Inhalten darin umgehen - ohne die
Nutzer zu uumlberfordern Wer sich diese Frage
auch stellt oder vielleicht schon weiter ist
und von seinen Erfahrungen berichten kann
ist herzlich eingeladen mit in die Session zu
kommen -)
8 Allianzen zur Plat-
zierung von Office
365
Wir moumlchten vorstellen mit welchen Stake-
holdern (Unternehmenskommunikation
Corporate PMO usw) wir uns unterneh-
mensintern zu Office 365 abstimmen (zB
durch gemeinsame Definition von Use Cases
und Best Practices) und moumlchten diskutieren
wieviel Mitspracherecht man diesen Stake-
holdern geben soll und welche Vor-Nach-
teile in der engen Zusammenarbeit liegen
9 User Journeys mit
O365 use case-
based change
User Journey Stories also wie erledigt ein
spezieller User seine taumlglichen Aufgaben mit
Hilfe von O365 hier insbesondere von
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
17
management amp
adoption
Teams und Yammer und welche Rolle spielt
auch ggf die O365 Entry Page
10 Einsatz von Teams
und seine Abhaumln-
gigkeiten
Was funktioniert gut was nicht
11 Teams-Lifecycle -
Wer Was Wann
Wir stehen vor der Pilotierung von Teams
und beschaumlftigen uns beim Lifecycle mit fol-
genden Themen
Darf jeder Teams erstellen oder gibt
es einen (schlanken) Antragsprozess
Braucht es eine Namenskonvention
fuumlr ein Team
Machen oumlffentliche Gruppen Sinn
(Groumlszligenbeschraumlnkung 2500 Nutzer)
Wie lange darf ein Raum existieren
Ist eine Verlaumlngerung moumlglich
12 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows I
Im Workshops werden wir die Auswirkungen
von ausgewaumlhlten O365 Use Cases auf die
Employee Experience erarbeiten Die Ergeb-
nisse werden fuumlr die Kommunikation von
O365 genutzt Wir arbeiten mit Workflows
von einem Employee Experience Modell +
Mitarbeiter-Personas
13 Untangle the App
Jungle
Find a recommended tool for what you want
to do with maximum 3 clicks
Da die Darstellung einer Uumlbersicht (wann
nutze ich was) zu komplex fuumlr einen OnePa-
ger ist haben wir vor den Nutzern mit einer
interaktiven Anwendung mit max 3 Klicks
eine Toolempfehlung zu geben Das Ganze
ist aktuell noch ein (klickbares) PowerPoint
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
18
Mockup angelehnt an bekannte Use Cases
aber bisheriges Feedback war positiv Wir
wuumlrden ihn vorstellen und euer Feedback
aufnehmen um ihn noch weiter auszurei-
fen Es werden nicht nur O365 features be-
trachtet sondern auch zT Bestandssys-
teme
14 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows II
Im zweiten Workshop der Reihe drehen wir
die Fragestellung um wir erarbeiten ausge-
hend von Mitarbeiterbeduumlrfnissen des
Employee Experience Modells neue Work-
flows mit O365 Dabei helfen uns wieder die
Mitarbeiter Personas und die Logik der New
Workstyle Workflows
15 Onboarding
Endanwender in
die neue Arbeits-
weise
Wir haben im Moment folgende Problem-
stellung Unsere Collaboration Key User wa-
ren bisher mehr SharePoint-Experten als
Collaboration-Berater Durch die ab und an
durchzufuumlhrenden Updates konnten wir
diese Key User relativ einfach schulen und
uumlber Neuerungen informieren - ebenso un-
sere Endanwender Durch den Wechsel zu
O365 und den damit immer mehr werden-
den Tools mehr Komplexitaumlt sowie den
Evergreen Ansatz wird der Wissenstransfer
immer schneller und schwieriger
Wissenstransfer vom Core Team zu
den Key Usern
Wissenstransfer von den Key Usern
zum Endanwender
Onboarding von neuen Mitarbeitern
Self-Studys Hilfe zur Selbsthilfe hellip
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
19
In der Session wuumlrde ich euch unseren An-
satz vorstellen und danach in den Erfah-
rungs- und Meinungsaustausch einsteigen
16 Erfahrungen mit
User Experience
Uumlberblick laufender Aktivitaumlten
Usability Studien
Community Management
Learning
Data
Was haben wir soweit gelernt Was haben
wir geplant
17 Einsatz von Daten
zur Unterstuumltzung
von Collaboration
Workstyles
Welche Daten stehen zur Verfuumlgung
in O365 in anderen Anwendungen
Wie koumlnnen die Daten unterstuumltzen
Wo sind die Limits was macht keinen
Sinn
18 Kennzahlen in
Office 365
Wir wollen Aussagen uumlber die Nutzungsin-
tensitaumlt unserer Office 365 Umgebung tref-
fen Welche Kennzahlen sind fuumlr euch in
Office 365 interessant Welche erfasst ihr
wie In welchen Zeitabstaumlnden Wer erfasst
analysiert und leitet Maszlignahmen ein
19 OneDrive Migra-
tion
Wir sind momentan in der Planung unserer
OneDrive Migration (Persoumlnliches File Share
Shared Documents der MySite)
Gerne wuumlrden wir euch unsere momentane
Vorstellung Planung vorstellen und mit
euch in einen Erfahrungsaustausch gehen
Einer der Schwerpunkte Keine technische
Migration sondern eine Self Migration also
Vorgehen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
20
20 Adoption und
Change
Welche bdquoFallenldquo seht Ihr in unserem O365- Rollout-
Kommunikationskonzept (Fokus Teams)
Wir stellen Euch die aktuellen StaumlndeHer-
ausforderungen in Bezug auf Rollout Kom-
munikation Qualifizierung fuumlr unsere Marke
vor und wuumlnschen uns Anregungen Ruumlck-
meldungen Bestaumltigungen und Diskussio-
nen
21 Gruppenmanage-
ment Groups
Wir arbeiten an einem Groups Konzept da es einer
entsprechenden Regelung bedarf wie die Groups
verwaltet werden bzw Wer Gruppen uumlber welchen
Prozess erstellen darf
In unserem derzeitigen ESN duumlrfen alle User
Gruppen aufsetzen Durch die komplexe
Verknuumlpfung in O365 mit Teams Planner
etc Benoumltigen wir eine andere Regelung
Gibt es hierzu Erfahrungswerte bzw Habt
Ihr eine pragmatische Regelung gefunden o-
der einen Managed Process
22 Quick Wins - 1-mi-
nute Whow pro
Tool
5 Whow Effekte pro Office 365 Tool fuumlr die
Vermarktung dieser Sammlung von fuumlnf
Beispielen
23 Neues Guide Kon-
zept
Offener Austausch Aufgabenbereiche Inhalte
24 Nutzung von Flow
und PowerApps
Erfahrungsaustausch zu den beiden Tools
und Ideensammlung von Moumlglichkeiten wie
die Tools ausgerollt werden koumlnnten welche
Problematiken es gibt und wie man sie loumlsen
koumlnnte
25 Management als
Vorbilder gewin-
nen
Was sind die relevanten Use Cases um das Ma-
nagement zu gewinnen Wie koumlnnen wir das Ma-
nagement als Zielgruppe ansprechen (Formate)
und als Vorbilder nutzen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
21
Auch hier wuumlrden wir einige Telekom Be-
spiele als Impuls vorstellen und sind auf
eure Erfahrungen und Ideen dazu gespannt
(offener Austausch)
26 Learning Tools
Performance Sup-
port
Wir vergleichen hier gerade 3 Anbieter Solu-
zione KnowHow und TTS Gerne stelle ich
unsere Eindruumlcke vor Habt ihr bereits Erfah-
rungen oder weitere Anregungen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
22
5 Ein Benchlearning Projekt ndash 5 Erfolgsfaktoren
Fuumlr diejenigen Leser die selbst daruumlber nachdenken ein sol-
ches Benchlearning Projekt durchzufuumlhren moumlchten wir in
diesem Bericht die aus unserer Sicht fuumlnf Erfolgsfaktoren ei-
nes solchen Projekts auffuumlhren
1 Stellen Sie sicher dass Sie Personen und Organisationen
fuumlr die Projekt-Teilnahme einladen die ein aumlhnliches Erfah-
rungs-Niveau aufweisen Dies ermoumlglicht einen Austausch
und ein Lernen voneinander auf Augenhoumlhe gemaumlszlig dem
Prinzip Geben und Nehmen
2 Laden Sie wenn moumlglich externe Experten und Referenten
zu den Treffen ein Impulse und Perspektiven von auszligen be-
reichern somit auch den projektinternen Austausch
3 Finden Sie eine Balance zwischen offen Diskussionen der
Teilnehmer und Zeiten fuumlr Erarbeiten von konkreten Ar-
beitsergebnissen
4 Lassen Sie Raum fuumlr informellen Austausch der Teilneh-
mer insbesondere auch um Vertrauen und persoumlnliche Be-
ziehungen untereinander aufbauen zu koumlnnen Eine ge-
meinsame Abendveranstaltung vor dem eigentlichen Tref-
fen am Folgetag sowie laumlngere Pausen bzw Break-out Sessi-
ons waumlhrend der Treffen kann dies unterstuumltzen und foumlr-
dern
5 Seien Sie beharrlich bei der Organisation von Aktionen abseits der Treffen Ein Benchlear-
ning Projekt braucht einen Projekt Manager der neben den administrativen Aufgaben auch
die Teilnehmer immer wieder an offene Punkte erinnert Austausch und Zusammenarbeit
im virtuellen Raum geschieht nicht automatisch da die Teilnehmer in ihren Organisationen
natuumlrlich stark eingebunden sind und Themen wie Benchlearning aus dem Bewusstsein
geraten
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
23
6 Impressionen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
24
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
25
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
26
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
29
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
30
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
31
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
32
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
8
32 Erster Projekttermin
Der erste Projekttermin fand vom 25-26042018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach den
beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Continental und der Fuumlrst Gruppe ging es danach
in den Barcamp Modus Hier die behandelten Sessions
Employee Experience
und Office 365
Bewertung und Einfuumlhrung
neuer ToolsFeaturesUp-
dates
Umgang mit Externen
Rule Breaker Session
Adoption beyond buzz-
words
Leitlinien und Regeln
Yammer als ESN einfuumlhren
- Pros Cons Lessons
Learned
Migration Parallelbetrieb
oder harter Cut - wie sieht
euer Weg von der beste-
henden Tool-Landschaft zu
O365 aus
Allianzen zur Platzierung
von Office 365
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
9
33 Zweiter Projekttermin
Der zweite Projekttermin fand vom 25-26062018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach
den beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Amadeus und Continental ging es danach in
den Barcamp Modus Hier die behandelten Sessions
User Journeys mit O365
use cases-based change
management amp adoption
OneDrive Migration Adoption und Change
Einsatz von Teams und
seine Abhaumlngigkeiten
Employee Experience und
New Workstyle Workflows I
Erfahrungen mit User Ex-
perience
Teams-Lifecycle -
Wer Was Wann
Employee Experience und
New Workstyle Workflows
II
Einsatz von Daten zur Un-
terstuumltzung von Collabora-
tion Workstyles
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
10
34 Dritter Projekttermin
Der dritte Projekttermin fand vom 17-18092018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach den
beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Cogneon und uvex ging es danach in den Bar-
camp Modus Hier die behandelten Sessions
Kennzahlen in Office 365 OneDrive Migration Adoption und Change
Gruppenmanagement
Groups
Quick Wins - 1-minute
Whowldquo pro Tool Neues Guide Konzept
Nutzung von Flow und
PowerApps
Management als Vorbilder
gewinnen
Learning Tools Perfor-
mance Support
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
11
35 Abschlussworkshop
Der Abschlussworkshop fand vom 07-08112018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Hierbei ging es
sowohl um einen Ruumlckblick auf das Projekt 2018 als auch um einen Ausblick auf das Folgeprojekt
2019 Hier die Agenda
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
12
4 Benchlearning Ergebnisse
Dieser oumlffentliche Benchlearning Bericht enthaumllt keine Dokumente die von den Teilneh-
mern untereinander geteilt wurden Daruumlber hinaus begrenzen sich die in diesem Bericht
dargestellten Ergebnisse auf abstrakte Zusammenfassungen und nicht auf die Ebene der
einzelnen Unternehmen
41 Leitfragen
Beim Kick-off wurden Leitfragen fuumlr die Projektlaufzeit entwickelt Diese wurden im Laufe
des Projekts in den Sessions und explizit beim Abschlussworkshop thematisiert Hier eine
Uumlbersicht von ausgewaumlhlten Sessions die sich mit den Leitfragen beschaumlftigen
Themengebiet bdquoGovernanceldquo Sessions
Wie koumlnnen Rollen Profile fuumlr Office 365
aussehen
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise
Welche Mindest-Governance wird benouml-
tigt Wieviel Kontrolle benoumltigt das Un-
ternehmen
Leitlinien und Regeln (zB Website
features GroupsSharePoint)
Teams-Lifecycle - Wer Was Wann
Gruppenmanagement Groups
Wie koumlnnen ein strukturiertes Vorgehen
bzw ein Prozess mit dem Evergreen An-
satz von Microsoft aussehen
Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise
Wie geht man mit Schnittstellen zu Office
365 um
Migration Parallelbetrieb oder harter
Cut - wie sieht euer Weg von der be-
stehenden Tool-Landschaft zu O365
aus
Yammer als Enterprise Social Network
(remote)
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
13
Themengebiet bdquoAdoptionldquo Sessions
Wie kann ein EmployeeUser Experience Ziel-
bild aussehen (Was sind Nutzen fuumlr den User
bdquouumlber weniger Emails hinausldquo) Wie kommt
man dorthin und wer macht das im Unter-
nehmen
Employee Experience und Office 365 Employee Experience und New Work-
style Workflows I
Employee Experience und New Work-
style Workflows II
Erfahrungen mit User Experience (and
more) bei Amadeus
Quick Wins - 1-minute Whow pro Tool
Wie messen wir Adoption Welche KPIs aus
Nutzer- und Unternehmenssicht gibt es
dazu
Einsatz von Daten zur Unterstuumltzung
von Collaboration Workstyles Kennzahlen in Office 365
Wie befaumlhigt man den Nutzer sich selbst fuumlr
das richtige Tool (Werkzeug) zu entscheiden
(kontinuierliche Befaumlhigung zum eigenstaumlndi-
gen Lernen insbesondere fuumlr neue Funktio-
nen)
Untangle the App Jungle at Schaeffler Einsatz von Teams und seine Abhaumlngig-
keiten
Nutzung von Flow und PowerApps
Learning Tools Performance Support
Mit welchen PersonasNutzernLearners ar-
beitet welches Unternehmen (zB bdquoNorma-
losldquo Neu-Einsteiger Top-Management Ver-
weigerer etc) Wie und mit welchen innova-
tiven Maszlignahmen koumlnnen dabei Wider-
staumlnde zielgruppengerecht adressiert wer-
den
Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates User Journeys mit O365 use cases (-
based-change management amp adop-
tion)
Management als Vorbilder gewinnen
Neues Guide Konzept
Welche verschiedenen Roll-Out-Plaumlne (zB
nach Tool nach Abteilung etc) gibt es und
was sind die jeweiligen Vor- und Nachteile
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
Teams-Lifecycle - Wer Was Wann
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
14
Wie setzt man einen Piloten auf (Dauer
Feedbacksammlung Steuerung Betreuung
etc)
bull Onboarding Endanwender in die neue Ar-
beitsweise bull Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
OneDrive Migration
Themengebiet bdquoInformationssicherheitldquo Sessions
Wie koumlnnen Prozesse und Regeln fuumlr die Zu-
sammenarbeit mit Externen ausgestaltet
sein (wie kommt ein Externer rein Schutz
sensibler Informationen Zugriffssteuerung
was darf man wogtHotelzugriff bdquoexterneldquo
AGBs)
Umgang mit Externen
External Sharing Zusammenarbeit mit
Externen - AGBs (remote)
Welche unterschiedlichen Auswertungsfunk-
tionen bietet Office 365 (global nach Rolle
etc)
Einsatz von Daten zur Unterstuumltzung
von Collaboration Workstyles
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
15
42 Sessions
Uumlber die gesamte Projektlaufzeit gab es neben den Impulsen insgesamt 26 Sessions die
im folgenden Abschnitt jeweils kurz beschrieben werden
Nr Titel Kurzbeschreibung
1 Employee Experi-
ence und Office
365
Ziel ist es mit den anderen Partnern zu defi-
nieren auf welche Mitarbeiter-Beduumlrfnisse
Office 365 besonders einzahlt welche Adop-
tionsmaszlignahmen sich daraus entwickeln
lassen ob und wie man den Erfolg messen
kann wie man das kommunikativ nutzen
kann
2 Bewertung und
Einfuumlhrung neuer
ToolsFea-
turesUpdates
Wie koumlnnte ein strukturiertes Vorgehen aus-
sehen Testgruppen Informationsfluss und
Rollout
3 Umgang mit Ex-
ternen
Wie koumlnnen wir einfach mit Externen Zusam-
menarbeiten arbeiten und trotzdem alle
Bestimmungen beachten
4 Rule Breaker Ses-
sion Adoption
beyond buzz-
words
Beteiligung - Transparenz - Iteratives Vorge-
hen
Was wuumlrden wir tun wenn es keine Regeln
gibt Wie begleiten wir unsere Kollegen in
die Veraumlnderung Wie wird die digitale
Transformation zu einem positiven Erlebnis
5 Leitlinien und Re-
geln
Was muss geregelt werden Wer darf was
Wie koumlnnte man kommunizieren OA vs
Empfehlungen
6 Yammer als ESN
einfuumlhren - Pros
Cons Lessons
Learned
Eine der wichtigsten Anforderungen unserer
Nutzer bzgl eines ESNs ist moumlglichst naht-
lose Integration mit anderen Applikationen
In diesem Zusammenhang steht bei uns evtl
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
16
auch Yammer auf der Optionsliste Wir wuumlr-
den daher gerne fuumlr das naumlchste Onsite
gerne eine Barcamp Session zu Yammer vor-
schlagen bei der wir mit Euch gerne die we-
sentlichen Pros Cons und Lessons Learned
in Form eines kleinen Brainstormings sam-
meln moumlchten Toll waumlre es - sofern diese
Session auf Euer Interesse stoumlsst - wenn
auch Teilnehmerinnen dabei waumlren die
Yammer schon im Rahmen von O365 (oder
zumindest eines PoCs) nutzen Ist aber nicht
unbedingt notwendig
7 Migration Paral-
lelbetrieb oder
harter Cut - wie
sieht euer Weg
von der bestehen-
den Tool-Land-
schaft zu O365
aus
Wir haben eine bestehende Landschaft an
Collaboration Tools und stellen uns die
Frage wie wir bei der geplanten Einfuumlhrung
von O365 mit diesen Tools und vor allem
auch den Inhalten darin umgehen - ohne die
Nutzer zu uumlberfordern Wer sich diese Frage
auch stellt oder vielleicht schon weiter ist
und von seinen Erfahrungen berichten kann
ist herzlich eingeladen mit in die Session zu
kommen -)
8 Allianzen zur Plat-
zierung von Office
365
Wir moumlchten vorstellen mit welchen Stake-
holdern (Unternehmenskommunikation
Corporate PMO usw) wir uns unterneh-
mensintern zu Office 365 abstimmen (zB
durch gemeinsame Definition von Use Cases
und Best Practices) und moumlchten diskutieren
wieviel Mitspracherecht man diesen Stake-
holdern geben soll und welche Vor-Nach-
teile in der engen Zusammenarbeit liegen
9 User Journeys mit
O365 use case-
based change
User Journey Stories also wie erledigt ein
spezieller User seine taumlglichen Aufgaben mit
Hilfe von O365 hier insbesondere von
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
17
management amp
adoption
Teams und Yammer und welche Rolle spielt
auch ggf die O365 Entry Page
10 Einsatz von Teams
und seine Abhaumln-
gigkeiten
Was funktioniert gut was nicht
11 Teams-Lifecycle -
Wer Was Wann
Wir stehen vor der Pilotierung von Teams
und beschaumlftigen uns beim Lifecycle mit fol-
genden Themen
Darf jeder Teams erstellen oder gibt
es einen (schlanken) Antragsprozess
Braucht es eine Namenskonvention
fuumlr ein Team
Machen oumlffentliche Gruppen Sinn
(Groumlszligenbeschraumlnkung 2500 Nutzer)
Wie lange darf ein Raum existieren
Ist eine Verlaumlngerung moumlglich
12 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows I
Im Workshops werden wir die Auswirkungen
von ausgewaumlhlten O365 Use Cases auf die
Employee Experience erarbeiten Die Ergeb-
nisse werden fuumlr die Kommunikation von
O365 genutzt Wir arbeiten mit Workflows
von einem Employee Experience Modell +
Mitarbeiter-Personas
13 Untangle the App
Jungle
Find a recommended tool for what you want
to do with maximum 3 clicks
Da die Darstellung einer Uumlbersicht (wann
nutze ich was) zu komplex fuumlr einen OnePa-
ger ist haben wir vor den Nutzern mit einer
interaktiven Anwendung mit max 3 Klicks
eine Toolempfehlung zu geben Das Ganze
ist aktuell noch ein (klickbares) PowerPoint
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
18
Mockup angelehnt an bekannte Use Cases
aber bisheriges Feedback war positiv Wir
wuumlrden ihn vorstellen und euer Feedback
aufnehmen um ihn noch weiter auszurei-
fen Es werden nicht nur O365 features be-
trachtet sondern auch zT Bestandssys-
teme
14 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows II
Im zweiten Workshop der Reihe drehen wir
die Fragestellung um wir erarbeiten ausge-
hend von Mitarbeiterbeduumlrfnissen des
Employee Experience Modells neue Work-
flows mit O365 Dabei helfen uns wieder die
Mitarbeiter Personas und die Logik der New
Workstyle Workflows
15 Onboarding
Endanwender in
die neue Arbeits-
weise
Wir haben im Moment folgende Problem-
stellung Unsere Collaboration Key User wa-
ren bisher mehr SharePoint-Experten als
Collaboration-Berater Durch die ab und an
durchzufuumlhrenden Updates konnten wir
diese Key User relativ einfach schulen und
uumlber Neuerungen informieren - ebenso un-
sere Endanwender Durch den Wechsel zu
O365 und den damit immer mehr werden-
den Tools mehr Komplexitaumlt sowie den
Evergreen Ansatz wird der Wissenstransfer
immer schneller und schwieriger
Wissenstransfer vom Core Team zu
den Key Usern
Wissenstransfer von den Key Usern
zum Endanwender
Onboarding von neuen Mitarbeitern
Self-Studys Hilfe zur Selbsthilfe hellip
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
19
In der Session wuumlrde ich euch unseren An-
satz vorstellen und danach in den Erfah-
rungs- und Meinungsaustausch einsteigen
16 Erfahrungen mit
User Experience
Uumlberblick laufender Aktivitaumlten
Usability Studien
Community Management
Learning
Data
Was haben wir soweit gelernt Was haben
wir geplant
17 Einsatz von Daten
zur Unterstuumltzung
von Collaboration
Workstyles
Welche Daten stehen zur Verfuumlgung
in O365 in anderen Anwendungen
Wie koumlnnen die Daten unterstuumltzen
Wo sind die Limits was macht keinen
Sinn
18 Kennzahlen in
Office 365
Wir wollen Aussagen uumlber die Nutzungsin-
tensitaumlt unserer Office 365 Umgebung tref-
fen Welche Kennzahlen sind fuumlr euch in
Office 365 interessant Welche erfasst ihr
wie In welchen Zeitabstaumlnden Wer erfasst
analysiert und leitet Maszlignahmen ein
19 OneDrive Migra-
tion
Wir sind momentan in der Planung unserer
OneDrive Migration (Persoumlnliches File Share
Shared Documents der MySite)
Gerne wuumlrden wir euch unsere momentane
Vorstellung Planung vorstellen und mit
euch in einen Erfahrungsaustausch gehen
Einer der Schwerpunkte Keine technische
Migration sondern eine Self Migration also
Vorgehen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
20
20 Adoption und
Change
Welche bdquoFallenldquo seht Ihr in unserem O365- Rollout-
Kommunikationskonzept (Fokus Teams)
Wir stellen Euch die aktuellen StaumlndeHer-
ausforderungen in Bezug auf Rollout Kom-
munikation Qualifizierung fuumlr unsere Marke
vor und wuumlnschen uns Anregungen Ruumlck-
meldungen Bestaumltigungen und Diskussio-
nen
21 Gruppenmanage-
ment Groups
Wir arbeiten an einem Groups Konzept da es einer
entsprechenden Regelung bedarf wie die Groups
verwaltet werden bzw Wer Gruppen uumlber welchen
Prozess erstellen darf
In unserem derzeitigen ESN duumlrfen alle User
Gruppen aufsetzen Durch die komplexe
Verknuumlpfung in O365 mit Teams Planner
etc Benoumltigen wir eine andere Regelung
Gibt es hierzu Erfahrungswerte bzw Habt
Ihr eine pragmatische Regelung gefunden o-
der einen Managed Process
22 Quick Wins - 1-mi-
nute Whow pro
Tool
5 Whow Effekte pro Office 365 Tool fuumlr die
Vermarktung dieser Sammlung von fuumlnf
Beispielen
23 Neues Guide Kon-
zept
Offener Austausch Aufgabenbereiche Inhalte
24 Nutzung von Flow
und PowerApps
Erfahrungsaustausch zu den beiden Tools
und Ideensammlung von Moumlglichkeiten wie
die Tools ausgerollt werden koumlnnten welche
Problematiken es gibt und wie man sie loumlsen
koumlnnte
25 Management als
Vorbilder gewin-
nen
Was sind die relevanten Use Cases um das Ma-
nagement zu gewinnen Wie koumlnnen wir das Ma-
nagement als Zielgruppe ansprechen (Formate)
und als Vorbilder nutzen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
21
Auch hier wuumlrden wir einige Telekom Be-
spiele als Impuls vorstellen und sind auf
eure Erfahrungen und Ideen dazu gespannt
(offener Austausch)
26 Learning Tools
Performance Sup-
port
Wir vergleichen hier gerade 3 Anbieter Solu-
zione KnowHow und TTS Gerne stelle ich
unsere Eindruumlcke vor Habt ihr bereits Erfah-
rungen oder weitere Anregungen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
22
5 Ein Benchlearning Projekt ndash 5 Erfolgsfaktoren
Fuumlr diejenigen Leser die selbst daruumlber nachdenken ein sol-
ches Benchlearning Projekt durchzufuumlhren moumlchten wir in
diesem Bericht die aus unserer Sicht fuumlnf Erfolgsfaktoren ei-
nes solchen Projekts auffuumlhren
1 Stellen Sie sicher dass Sie Personen und Organisationen
fuumlr die Projekt-Teilnahme einladen die ein aumlhnliches Erfah-
rungs-Niveau aufweisen Dies ermoumlglicht einen Austausch
und ein Lernen voneinander auf Augenhoumlhe gemaumlszlig dem
Prinzip Geben und Nehmen
2 Laden Sie wenn moumlglich externe Experten und Referenten
zu den Treffen ein Impulse und Perspektiven von auszligen be-
reichern somit auch den projektinternen Austausch
3 Finden Sie eine Balance zwischen offen Diskussionen der
Teilnehmer und Zeiten fuumlr Erarbeiten von konkreten Ar-
beitsergebnissen
4 Lassen Sie Raum fuumlr informellen Austausch der Teilneh-
mer insbesondere auch um Vertrauen und persoumlnliche Be-
ziehungen untereinander aufbauen zu koumlnnen Eine ge-
meinsame Abendveranstaltung vor dem eigentlichen Tref-
fen am Folgetag sowie laumlngere Pausen bzw Break-out Sessi-
ons waumlhrend der Treffen kann dies unterstuumltzen und foumlr-
dern
5 Seien Sie beharrlich bei der Organisation von Aktionen abseits der Treffen Ein Benchlear-
ning Projekt braucht einen Projekt Manager der neben den administrativen Aufgaben auch
die Teilnehmer immer wieder an offene Punkte erinnert Austausch und Zusammenarbeit
im virtuellen Raum geschieht nicht automatisch da die Teilnehmer in ihren Organisationen
natuumlrlich stark eingebunden sind und Themen wie Benchlearning aus dem Bewusstsein
geraten
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
23
6 Impressionen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
25
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
9
33 Zweiter Projekttermin
Der zweite Projekttermin fand vom 25-26062018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach
den beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Amadeus und Continental ging es danach in
den Barcamp Modus Hier die behandelten Sessions
User Journeys mit O365
use cases-based change
management amp adoption
OneDrive Migration Adoption und Change
Einsatz von Teams und
seine Abhaumlngigkeiten
Employee Experience und
New Workstyle Workflows I
Erfahrungen mit User Ex-
perience
Teams-Lifecycle -
Wer Was Wann
Employee Experience und
New Workstyle Workflows
II
Einsatz von Daten zur Un-
terstuumltzung von Collabora-
tion Workstyles
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
10
34 Dritter Projekttermin
Der dritte Projekttermin fand vom 17-18092018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach den
beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Cogneon und uvex ging es danach in den Bar-
camp Modus Hier die behandelten Sessions
Kennzahlen in Office 365 OneDrive Migration Adoption und Change
Gruppenmanagement
Groups
Quick Wins - 1-minute
Whowldquo pro Tool Neues Guide Konzept
Nutzung von Flow und
PowerApps
Management als Vorbilder
gewinnen
Learning Tools Perfor-
mance Support
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
11
35 Abschlussworkshop
Der Abschlussworkshop fand vom 07-08112018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Hierbei ging es
sowohl um einen Ruumlckblick auf das Projekt 2018 als auch um einen Ausblick auf das Folgeprojekt
2019 Hier die Agenda
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
12
4 Benchlearning Ergebnisse
Dieser oumlffentliche Benchlearning Bericht enthaumllt keine Dokumente die von den Teilneh-
mern untereinander geteilt wurden Daruumlber hinaus begrenzen sich die in diesem Bericht
dargestellten Ergebnisse auf abstrakte Zusammenfassungen und nicht auf die Ebene der
einzelnen Unternehmen
41 Leitfragen
Beim Kick-off wurden Leitfragen fuumlr die Projektlaufzeit entwickelt Diese wurden im Laufe
des Projekts in den Sessions und explizit beim Abschlussworkshop thematisiert Hier eine
Uumlbersicht von ausgewaumlhlten Sessions die sich mit den Leitfragen beschaumlftigen
Themengebiet bdquoGovernanceldquo Sessions
Wie koumlnnen Rollen Profile fuumlr Office 365
aussehen
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise
Welche Mindest-Governance wird benouml-
tigt Wieviel Kontrolle benoumltigt das Un-
ternehmen
Leitlinien und Regeln (zB Website
features GroupsSharePoint)
Teams-Lifecycle - Wer Was Wann
Gruppenmanagement Groups
Wie koumlnnen ein strukturiertes Vorgehen
bzw ein Prozess mit dem Evergreen An-
satz von Microsoft aussehen
Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise
Wie geht man mit Schnittstellen zu Office
365 um
Migration Parallelbetrieb oder harter
Cut - wie sieht euer Weg von der be-
stehenden Tool-Landschaft zu O365
aus
Yammer als Enterprise Social Network
(remote)
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
13
Themengebiet bdquoAdoptionldquo Sessions
Wie kann ein EmployeeUser Experience Ziel-
bild aussehen (Was sind Nutzen fuumlr den User
bdquouumlber weniger Emails hinausldquo) Wie kommt
man dorthin und wer macht das im Unter-
nehmen
Employee Experience und Office 365 Employee Experience und New Work-
style Workflows I
Employee Experience und New Work-
style Workflows II
Erfahrungen mit User Experience (and
more) bei Amadeus
Quick Wins - 1-minute Whow pro Tool
Wie messen wir Adoption Welche KPIs aus
Nutzer- und Unternehmenssicht gibt es
dazu
Einsatz von Daten zur Unterstuumltzung
von Collaboration Workstyles Kennzahlen in Office 365
Wie befaumlhigt man den Nutzer sich selbst fuumlr
das richtige Tool (Werkzeug) zu entscheiden
(kontinuierliche Befaumlhigung zum eigenstaumlndi-
gen Lernen insbesondere fuumlr neue Funktio-
nen)
Untangle the App Jungle at Schaeffler Einsatz von Teams und seine Abhaumlngig-
keiten
Nutzung von Flow und PowerApps
Learning Tools Performance Support
Mit welchen PersonasNutzernLearners ar-
beitet welches Unternehmen (zB bdquoNorma-
losldquo Neu-Einsteiger Top-Management Ver-
weigerer etc) Wie und mit welchen innova-
tiven Maszlignahmen koumlnnen dabei Wider-
staumlnde zielgruppengerecht adressiert wer-
den
Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates User Journeys mit O365 use cases (-
based-change management amp adop-
tion)
Management als Vorbilder gewinnen
Neues Guide Konzept
Welche verschiedenen Roll-Out-Plaumlne (zB
nach Tool nach Abteilung etc) gibt es und
was sind die jeweiligen Vor- und Nachteile
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
Teams-Lifecycle - Wer Was Wann
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
14
Wie setzt man einen Piloten auf (Dauer
Feedbacksammlung Steuerung Betreuung
etc)
bull Onboarding Endanwender in die neue Ar-
beitsweise bull Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
OneDrive Migration
Themengebiet bdquoInformationssicherheitldquo Sessions
Wie koumlnnen Prozesse und Regeln fuumlr die Zu-
sammenarbeit mit Externen ausgestaltet
sein (wie kommt ein Externer rein Schutz
sensibler Informationen Zugriffssteuerung
was darf man wogtHotelzugriff bdquoexterneldquo
AGBs)
Umgang mit Externen
External Sharing Zusammenarbeit mit
Externen - AGBs (remote)
Welche unterschiedlichen Auswertungsfunk-
tionen bietet Office 365 (global nach Rolle
etc)
Einsatz von Daten zur Unterstuumltzung
von Collaboration Workstyles
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
15
42 Sessions
Uumlber die gesamte Projektlaufzeit gab es neben den Impulsen insgesamt 26 Sessions die
im folgenden Abschnitt jeweils kurz beschrieben werden
Nr Titel Kurzbeschreibung
1 Employee Experi-
ence und Office
365
Ziel ist es mit den anderen Partnern zu defi-
nieren auf welche Mitarbeiter-Beduumlrfnisse
Office 365 besonders einzahlt welche Adop-
tionsmaszlignahmen sich daraus entwickeln
lassen ob und wie man den Erfolg messen
kann wie man das kommunikativ nutzen
kann
2 Bewertung und
Einfuumlhrung neuer
ToolsFea-
turesUpdates
Wie koumlnnte ein strukturiertes Vorgehen aus-
sehen Testgruppen Informationsfluss und
Rollout
3 Umgang mit Ex-
ternen
Wie koumlnnen wir einfach mit Externen Zusam-
menarbeiten arbeiten und trotzdem alle
Bestimmungen beachten
4 Rule Breaker Ses-
sion Adoption
beyond buzz-
words
Beteiligung - Transparenz - Iteratives Vorge-
hen
Was wuumlrden wir tun wenn es keine Regeln
gibt Wie begleiten wir unsere Kollegen in
die Veraumlnderung Wie wird die digitale
Transformation zu einem positiven Erlebnis
5 Leitlinien und Re-
geln
Was muss geregelt werden Wer darf was
Wie koumlnnte man kommunizieren OA vs
Empfehlungen
6 Yammer als ESN
einfuumlhren - Pros
Cons Lessons
Learned
Eine der wichtigsten Anforderungen unserer
Nutzer bzgl eines ESNs ist moumlglichst naht-
lose Integration mit anderen Applikationen
In diesem Zusammenhang steht bei uns evtl
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
16
auch Yammer auf der Optionsliste Wir wuumlr-
den daher gerne fuumlr das naumlchste Onsite
gerne eine Barcamp Session zu Yammer vor-
schlagen bei der wir mit Euch gerne die we-
sentlichen Pros Cons und Lessons Learned
in Form eines kleinen Brainstormings sam-
meln moumlchten Toll waumlre es - sofern diese
Session auf Euer Interesse stoumlsst - wenn
auch Teilnehmerinnen dabei waumlren die
Yammer schon im Rahmen von O365 (oder
zumindest eines PoCs) nutzen Ist aber nicht
unbedingt notwendig
7 Migration Paral-
lelbetrieb oder
harter Cut - wie
sieht euer Weg
von der bestehen-
den Tool-Land-
schaft zu O365
aus
Wir haben eine bestehende Landschaft an
Collaboration Tools und stellen uns die
Frage wie wir bei der geplanten Einfuumlhrung
von O365 mit diesen Tools und vor allem
auch den Inhalten darin umgehen - ohne die
Nutzer zu uumlberfordern Wer sich diese Frage
auch stellt oder vielleicht schon weiter ist
und von seinen Erfahrungen berichten kann
ist herzlich eingeladen mit in die Session zu
kommen -)
8 Allianzen zur Plat-
zierung von Office
365
Wir moumlchten vorstellen mit welchen Stake-
holdern (Unternehmenskommunikation
Corporate PMO usw) wir uns unterneh-
mensintern zu Office 365 abstimmen (zB
durch gemeinsame Definition von Use Cases
und Best Practices) und moumlchten diskutieren
wieviel Mitspracherecht man diesen Stake-
holdern geben soll und welche Vor-Nach-
teile in der engen Zusammenarbeit liegen
9 User Journeys mit
O365 use case-
based change
User Journey Stories also wie erledigt ein
spezieller User seine taumlglichen Aufgaben mit
Hilfe von O365 hier insbesondere von
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
17
management amp
adoption
Teams und Yammer und welche Rolle spielt
auch ggf die O365 Entry Page
10 Einsatz von Teams
und seine Abhaumln-
gigkeiten
Was funktioniert gut was nicht
11 Teams-Lifecycle -
Wer Was Wann
Wir stehen vor der Pilotierung von Teams
und beschaumlftigen uns beim Lifecycle mit fol-
genden Themen
Darf jeder Teams erstellen oder gibt
es einen (schlanken) Antragsprozess
Braucht es eine Namenskonvention
fuumlr ein Team
Machen oumlffentliche Gruppen Sinn
(Groumlszligenbeschraumlnkung 2500 Nutzer)
Wie lange darf ein Raum existieren
Ist eine Verlaumlngerung moumlglich
12 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows I
Im Workshops werden wir die Auswirkungen
von ausgewaumlhlten O365 Use Cases auf die
Employee Experience erarbeiten Die Ergeb-
nisse werden fuumlr die Kommunikation von
O365 genutzt Wir arbeiten mit Workflows
von einem Employee Experience Modell +
Mitarbeiter-Personas
13 Untangle the App
Jungle
Find a recommended tool for what you want
to do with maximum 3 clicks
Da die Darstellung einer Uumlbersicht (wann
nutze ich was) zu komplex fuumlr einen OnePa-
ger ist haben wir vor den Nutzern mit einer
interaktiven Anwendung mit max 3 Klicks
eine Toolempfehlung zu geben Das Ganze
ist aktuell noch ein (klickbares) PowerPoint
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
18
Mockup angelehnt an bekannte Use Cases
aber bisheriges Feedback war positiv Wir
wuumlrden ihn vorstellen und euer Feedback
aufnehmen um ihn noch weiter auszurei-
fen Es werden nicht nur O365 features be-
trachtet sondern auch zT Bestandssys-
teme
14 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows II
Im zweiten Workshop der Reihe drehen wir
die Fragestellung um wir erarbeiten ausge-
hend von Mitarbeiterbeduumlrfnissen des
Employee Experience Modells neue Work-
flows mit O365 Dabei helfen uns wieder die
Mitarbeiter Personas und die Logik der New
Workstyle Workflows
15 Onboarding
Endanwender in
die neue Arbeits-
weise
Wir haben im Moment folgende Problem-
stellung Unsere Collaboration Key User wa-
ren bisher mehr SharePoint-Experten als
Collaboration-Berater Durch die ab und an
durchzufuumlhrenden Updates konnten wir
diese Key User relativ einfach schulen und
uumlber Neuerungen informieren - ebenso un-
sere Endanwender Durch den Wechsel zu
O365 und den damit immer mehr werden-
den Tools mehr Komplexitaumlt sowie den
Evergreen Ansatz wird der Wissenstransfer
immer schneller und schwieriger
Wissenstransfer vom Core Team zu
den Key Usern
Wissenstransfer von den Key Usern
zum Endanwender
Onboarding von neuen Mitarbeitern
Self-Studys Hilfe zur Selbsthilfe hellip
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
19
In der Session wuumlrde ich euch unseren An-
satz vorstellen und danach in den Erfah-
rungs- und Meinungsaustausch einsteigen
16 Erfahrungen mit
User Experience
Uumlberblick laufender Aktivitaumlten
Usability Studien
Community Management
Learning
Data
Was haben wir soweit gelernt Was haben
wir geplant
17 Einsatz von Daten
zur Unterstuumltzung
von Collaboration
Workstyles
Welche Daten stehen zur Verfuumlgung
in O365 in anderen Anwendungen
Wie koumlnnen die Daten unterstuumltzen
Wo sind die Limits was macht keinen
Sinn
18 Kennzahlen in
Office 365
Wir wollen Aussagen uumlber die Nutzungsin-
tensitaumlt unserer Office 365 Umgebung tref-
fen Welche Kennzahlen sind fuumlr euch in
Office 365 interessant Welche erfasst ihr
wie In welchen Zeitabstaumlnden Wer erfasst
analysiert und leitet Maszlignahmen ein
19 OneDrive Migra-
tion
Wir sind momentan in der Planung unserer
OneDrive Migration (Persoumlnliches File Share
Shared Documents der MySite)
Gerne wuumlrden wir euch unsere momentane
Vorstellung Planung vorstellen und mit
euch in einen Erfahrungsaustausch gehen
Einer der Schwerpunkte Keine technische
Migration sondern eine Self Migration also
Vorgehen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
20
20 Adoption und
Change
Welche bdquoFallenldquo seht Ihr in unserem O365- Rollout-
Kommunikationskonzept (Fokus Teams)
Wir stellen Euch die aktuellen StaumlndeHer-
ausforderungen in Bezug auf Rollout Kom-
munikation Qualifizierung fuumlr unsere Marke
vor und wuumlnschen uns Anregungen Ruumlck-
meldungen Bestaumltigungen und Diskussio-
nen
21 Gruppenmanage-
ment Groups
Wir arbeiten an einem Groups Konzept da es einer
entsprechenden Regelung bedarf wie die Groups
verwaltet werden bzw Wer Gruppen uumlber welchen
Prozess erstellen darf
In unserem derzeitigen ESN duumlrfen alle User
Gruppen aufsetzen Durch die komplexe
Verknuumlpfung in O365 mit Teams Planner
etc Benoumltigen wir eine andere Regelung
Gibt es hierzu Erfahrungswerte bzw Habt
Ihr eine pragmatische Regelung gefunden o-
der einen Managed Process
22 Quick Wins - 1-mi-
nute Whow pro
Tool
5 Whow Effekte pro Office 365 Tool fuumlr die
Vermarktung dieser Sammlung von fuumlnf
Beispielen
23 Neues Guide Kon-
zept
Offener Austausch Aufgabenbereiche Inhalte
24 Nutzung von Flow
und PowerApps
Erfahrungsaustausch zu den beiden Tools
und Ideensammlung von Moumlglichkeiten wie
die Tools ausgerollt werden koumlnnten welche
Problematiken es gibt und wie man sie loumlsen
koumlnnte
25 Management als
Vorbilder gewin-
nen
Was sind die relevanten Use Cases um das Ma-
nagement zu gewinnen Wie koumlnnen wir das Ma-
nagement als Zielgruppe ansprechen (Formate)
und als Vorbilder nutzen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
21
Auch hier wuumlrden wir einige Telekom Be-
spiele als Impuls vorstellen und sind auf
eure Erfahrungen und Ideen dazu gespannt
(offener Austausch)
26 Learning Tools
Performance Sup-
port
Wir vergleichen hier gerade 3 Anbieter Solu-
zione KnowHow und TTS Gerne stelle ich
unsere Eindruumlcke vor Habt ihr bereits Erfah-
rungen oder weitere Anregungen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
22
5 Ein Benchlearning Projekt ndash 5 Erfolgsfaktoren
Fuumlr diejenigen Leser die selbst daruumlber nachdenken ein sol-
ches Benchlearning Projekt durchzufuumlhren moumlchten wir in
diesem Bericht die aus unserer Sicht fuumlnf Erfolgsfaktoren ei-
nes solchen Projekts auffuumlhren
1 Stellen Sie sicher dass Sie Personen und Organisationen
fuumlr die Projekt-Teilnahme einladen die ein aumlhnliches Erfah-
rungs-Niveau aufweisen Dies ermoumlglicht einen Austausch
und ein Lernen voneinander auf Augenhoumlhe gemaumlszlig dem
Prinzip Geben und Nehmen
2 Laden Sie wenn moumlglich externe Experten und Referenten
zu den Treffen ein Impulse und Perspektiven von auszligen be-
reichern somit auch den projektinternen Austausch
3 Finden Sie eine Balance zwischen offen Diskussionen der
Teilnehmer und Zeiten fuumlr Erarbeiten von konkreten Ar-
beitsergebnissen
4 Lassen Sie Raum fuumlr informellen Austausch der Teilneh-
mer insbesondere auch um Vertrauen und persoumlnliche Be-
ziehungen untereinander aufbauen zu koumlnnen Eine ge-
meinsame Abendveranstaltung vor dem eigentlichen Tref-
fen am Folgetag sowie laumlngere Pausen bzw Break-out Sessi-
ons waumlhrend der Treffen kann dies unterstuumltzen und foumlr-
dern
5 Seien Sie beharrlich bei der Organisation von Aktionen abseits der Treffen Ein Benchlear-
ning Projekt braucht einen Projekt Manager der neben den administrativen Aufgaben auch
die Teilnehmer immer wieder an offene Punkte erinnert Austausch und Zusammenarbeit
im virtuellen Raum geschieht nicht automatisch da die Teilnehmer in ihren Organisationen
natuumlrlich stark eingebunden sind und Themen wie Benchlearning aus dem Bewusstsein
geraten
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
23
6 Impressionen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
24
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
25
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
26
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
27
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
28
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
29
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
30
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
31
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
32
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
10
34 Dritter Projekttermin
Der dritte Projekttermin fand vom 17-18092018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach den
beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Cogneon und uvex ging es danach in den Bar-
camp Modus Hier die behandelten Sessions
Kennzahlen in Office 365 OneDrive Migration Adoption und Change
Gruppenmanagement
Groups
Quick Wins - 1-minute
Whowldquo pro Tool Neues Guide Konzept
Nutzung von Flow und
PowerApps
Management als Vorbilder
gewinnen
Learning Tools Perfor-
mance Support
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
11
35 Abschlussworkshop
Der Abschlussworkshop fand vom 07-08112018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Hierbei ging es
sowohl um einen Ruumlckblick auf das Projekt 2018 als auch um einen Ausblick auf das Folgeprojekt
2019 Hier die Agenda
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
12
4 Benchlearning Ergebnisse
Dieser oumlffentliche Benchlearning Bericht enthaumllt keine Dokumente die von den Teilneh-
mern untereinander geteilt wurden Daruumlber hinaus begrenzen sich die in diesem Bericht
dargestellten Ergebnisse auf abstrakte Zusammenfassungen und nicht auf die Ebene der
einzelnen Unternehmen
41 Leitfragen
Beim Kick-off wurden Leitfragen fuumlr die Projektlaufzeit entwickelt Diese wurden im Laufe
des Projekts in den Sessions und explizit beim Abschlussworkshop thematisiert Hier eine
Uumlbersicht von ausgewaumlhlten Sessions die sich mit den Leitfragen beschaumlftigen
Themengebiet bdquoGovernanceldquo Sessions
Wie koumlnnen Rollen Profile fuumlr Office 365
aussehen
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise
Welche Mindest-Governance wird benouml-
tigt Wieviel Kontrolle benoumltigt das Un-
ternehmen
Leitlinien und Regeln (zB Website
features GroupsSharePoint)
Teams-Lifecycle - Wer Was Wann
Gruppenmanagement Groups
Wie koumlnnen ein strukturiertes Vorgehen
bzw ein Prozess mit dem Evergreen An-
satz von Microsoft aussehen
Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise
Wie geht man mit Schnittstellen zu Office
365 um
Migration Parallelbetrieb oder harter
Cut - wie sieht euer Weg von der be-
stehenden Tool-Landschaft zu O365
aus
Yammer als Enterprise Social Network
(remote)
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
13
Themengebiet bdquoAdoptionldquo Sessions
Wie kann ein EmployeeUser Experience Ziel-
bild aussehen (Was sind Nutzen fuumlr den User
bdquouumlber weniger Emails hinausldquo) Wie kommt
man dorthin und wer macht das im Unter-
nehmen
Employee Experience und Office 365 Employee Experience und New Work-
style Workflows I
Employee Experience und New Work-
style Workflows II
Erfahrungen mit User Experience (and
more) bei Amadeus
Quick Wins - 1-minute Whow pro Tool
Wie messen wir Adoption Welche KPIs aus
Nutzer- und Unternehmenssicht gibt es
dazu
Einsatz von Daten zur Unterstuumltzung
von Collaboration Workstyles Kennzahlen in Office 365
Wie befaumlhigt man den Nutzer sich selbst fuumlr
das richtige Tool (Werkzeug) zu entscheiden
(kontinuierliche Befaumlhigung zum eigenstaumlndi-
gen Lernen insbesondere fuumlr neue Funktio-
nen)
Untangle the App Jungle at Schaeffler Einsatz von Teams und seine Abhaumlngig-
keiten
Nutzung von Flow und PowerApps
Learning Tools Performance Support
Mit welchen PersonasNutzernLearners ar-
beitet welches Unternehmen (zB bdquoNorma-
losldquo Neu-Einsteiger Top-Management Ver-
weigerer etc) Wie und mit welchen innova-
tiven Maszlignahmen koumlnnen dabei Wider-
staumlnde zielgruppengerecht adressiert wer-
den
Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates User Journeys mit O365 use cases (-
based-change management amp adop-
tion)
Management als Vorbilder gewinnen
Neues Guide Konzept
Welche verschiedenen Roll-Out-Plaumlne (zB
nach Tool nach Abteilung etc) gibt es und
was sind die jeweiligen Vor- und Nachteile
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
Teams-Lifecycle - Wer Was Wann
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
14
Wie setzt man einen Piloten auf (Dauer
Feedbacksammlung Steuerung Betreuung
etc)
bull Onboarding Endanwender in die neue Ar-
beitsweise bull Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
OneDrive Migration
Themengebiet bdquoInformationssicherheitldquo Sessions
Wie koumlnnen Prozesse und Regeln fuumlr die Zu-
sammenarbeit mit Externen ausgestaltet
sein (wie kommt ein Externer rein Schutz
sensibler Informationen Zugriffssteuerung
was darf man wogtHotelzugriff bdquoexterneldquo
AGBs)
Umgang mit Externen
External Sharing Zusammenarbeit mit
Externen - AGBs (remote)
Welche unterschiedlichen Auswertungsfunk-
tionen bietet Office 365 (global nach Rolle
etc)
Einsatz von Daten zur Unterstuumltzung
von Collaboration Workstyles
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
15
42 Sessions
Uumlber die gesamte Projektlaufzeit gab es neben den Impulsen insgesamt 26 Sessions die
im folgenden Abschnitt jeweils kurz beschrieben werden
Nr Titel Kurzbeschreibung
1 Employee Experi-
ence und Office
365
Ziel ist es mit den anderen Partnern zu defi-
nieren auf welche Mitarbeiter-Beduumlrfnisse
Office 365 besonders einzahlt welche Adop-
tionsmaszlignahmen sich daraus entwickeln
lassen ob und wie man den Erfolg messen
kann wie man das kommunikativ nutzen
kann
2 Bewertung und
Einfuumlhrung neuer
ToolsFea-
turesUpdates
Wie koumlnnte ein strukturiertes Vorgehen aus-
sehen Testgruppen Informationsfluss und
Rollout
3 Umgang mit Ex-
ternen
Wie koumlnnen wir einfach mit Externen Zusam-
menarbeiten arbeiten und trotzdem alle
Bestimmungen beachten
4 Rule Breaker Ses-
sion Adoption
beyond buzz-
words
Beteiligung - Transparenz - Iteratives Vorge-
hen
Was wuumlrden wir tun wenn es keine Regeln
gibt Wie begleiten wir unsere Kollegen in
die Veraumlnderung Wie wird die digitale
Transformation zu einem positiven Erlebnis
5 Leitlinien und Re-
geln
Was muss geregelt werden Wer darf was
Wie koumlnnte man kommunizieren OA vs
Empfehlungen
6 Yammer als ESN
einfuumlhren - Pros
Cons Lessons
Learned
Eine der wichtigsten Anforderungen unserer
Nutzer bzgl eines ESNs ist moumlglichst naht-
lose Integration mit anderen Applikationen
In diesem Zusammenhang steht bei uns evtl
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
16
auch Yammer auf der Optionsliste Wir wuumlr-
den daher gerne fuumlr das naumlchste Onsite
gerne eine Barcamp Session zu Yammer vor-
schlagen bei der wir mit Euch gerne die we-
sentlichen Pros Cons und Lessons Learned
in Form eines kleinen Brainstormings sam-
meln moumlchten Toll waumlre es - sofern diese
Session auf Euer Interesse stoumlsst - wenn
auch Teilnehmerinnen dabei waumlren die
Yammer schon im Rahmen von O365 (oder
zumindest eines PoCs) nutzen Ist aber nicht
unbedingt notwendig
7 Migration Paral-
lelbetrieb oder
harter Cut - wie
sieht euer Weg
von der bestehen-
den Tool-Land-
schaft zu O365
aus
Wir haben eine bestehende Landschaft an
Collaboration Tools und stellen uns die
Frage wie wir bei der geplanten Einfuumlhrung
von O365 mit diesen Tools und vor allem
auch den Inhalten darin umgehen - ohne die
Nutzer zu uumlberfordern Wer sich diese Frage
auch stellt oder vielleicht schon weiter ist
und von seinen Erfahrungen berichten kann
ist herzlich eingeladen mit in die Session zu
kommen -)
8 Allianzen zur Plat-
zierung von Office
365
Wir moumlchten vorstellen mit welchen Stake-
holdern (Unternehmenskommunikation
Corporate PMO usw) wir uns unterneh-
mensintern zu Office 365 abstimmen (zB
durch gemeinsame Definition von Use Cases
und Best Practices) und moumlchten diskutieren
wieviel Mitspracherecht man diesen Stake-
holdern geben soll und welche Vor-Nach-
teile in der engen Zusammenarbeit liegen
9 User Journeys mit
O365 use case-
based change
User Journey Stories also wie erledigt ein
spezieller User seine taumlglichen Aufgaben mit
Hilfe von O365 hier insbesondere von
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
17
management amp
adoption
Teams und Yammer und welche Rolle spielt
auch ggf die O365 Entry Page
10 Einsatz von Teams
und seine Abhaumln-
gigkeiten
Was funktioniert gut was nicht
11 Teams-Lifecycle -
Wer Was Wann
Wir stehen vor der Pilotierung von Teams
und beschaumlftigen uns beim Lifecycle mit fol-
genden Themen
Darf jeder Teams erstellen oder gibt
es einen (schlanken) Antragsprozess
Braucht es eine Namenskonvention
fuumlr ein Team
Machen oumlffentliche Gruppen Sinn
(Groumlszligenbeschraumlnkung 2500 Nutzer)
Wie lange darf ein Raum existieren
Ist eine Verlaumlngerung moumlglich
12 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows I
Im Workshops werden wir die Auswirkungen
von ausgewaumlhlten O365 Use Cases auf die
Employee Experience erarbeiten Die Ergeb-
nisse werden fuumlr die Kommunikation von
O365 genutzt Wir arbeiten mit Workflows
von einem Employee Experience Modell +
Mitarbeiter-Personas
13 Untangle the App
Jungle
Find a recommended tool for what you want
to do with maximum 3 clicks
Da die Darstellung einer Uumlbersicht (wann
nutze ich was) zu komplex fuumlr einen OnePa-
ger ist haben wir vor den Nutzern mit einer
interaktiven Anwendung mit max 3 Klicks
eine Toolempfehlung zu geben Das Ganze
ist aktuell noch ein (klickbares) PowerPoint
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
18
Mockup angelehnt an bekannte Use Cases
aber bisheriges Feedback war positiv Wir
wuumlrden ihn vorstellen und euer Feedback
aufnehmen um ihn noch weiter auszurei-
fen Es werden nicht nur O365 features be-
trachtet sondern auch zT Bestandssys-
teme
14 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows II
Im zweiten Workshop der Reihe drehen wir
die Fragestellung um wir erarbeiten ausge-
hend von Mitarbeiterbeduumlrfnissen des
Employee Experience Modells neue Work-
flows mit O365 Dabei helfen uns wieder die
Mitarbeiter Personas und die Logik der New
Workstyle Workflows
15 Onboarding
Endanwender in
die neue Arbeits-
weise
Wir haben im Moment folgende Problem-
stellung Unsere Collaboration Key User wa-
ren bisher mehr SharePoint-Experten als
Collaboration-Berater Durch die ab und an
durchzufuumlhrenden Updates konnten wir
diese Key User relativ einfach schulen und
uumlber Neuerungen informieren - ebenso un-
sere Endanwender Durch den Wechsel zu
O365 und den damit immer mehr werden-
den Tools mehr Komplexitaumlt sowie den
Evergreen Ansatz wird der Wissenstransfer
immer schneller und schwieriger
Wissenstransfer vom Core Team zu
den Key Usern
Wissenstransfer von den Key Usern
zum Endanwender
Onboarding von neuen Mitarbeitern
Self-Studys Hilfe zur Selbsthilfe hellip
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
19
In der Session wuumlrde ich euch unseren An-
satz vorstellen und danach in den Erfah-
rungs- und Meinungsaustausch einsteigen
16 Erfahrungen mit
User Experience
Uumlberblick laufender Aktivitaumlten
Usability Studien
Community Management
Learning
Data
Was haben wir soweit gelernt Was haben
wir geplant
17 Einsatz von Daten
zur Unterstuumltzung
von Collaboration
Workstyles
Welche Daten stehen zur Verfuumlgung
in O365 in anderen Anwendungen
Wie koumlnnen die Daten unterstuumltzen
Wo sind die Limits was macht keinen
Sinn
18 Kennzahlen in
Office 365
Wir wollen Aussagen uumlber die Nutzungsin-
tensitaumlt unserer Office 365 Umgebung tref-
fen Welche Kennzahlen sind fuumlr euch in
Office 365 interessant Welche erfasst ihr
wie In welchen Zeitabstaumlnden Wer erfasst
analysiert und leitet Maszlignahmen ein
19 OneDrive Migra-
tion
Wir sind momentan in der Planung unserer
OneDrive Migration (Persoumlnliches File Share
Shared Documents der MySite)
Gerne wuumlrden wir euch unsere momentane
Vorstellung Planung vorstellen und mit
euch in einen Erfahrungsaustausch gehen
Einer der Schwerpunkte Keine technische
Migration sondern eine Self Migration also
Vorgehen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
20
20 Adoption und
Change
Welche bdquoFallenldquo seht Ihr in unserem O365- Rollout-
Kommunikationskonzept (Fokus Teams)
Wir stellen Euch die aktuellen StaumlndeHer-
ausforderungen in Bezug auf Rollout Kom-
munikation Qualifizierung fuumlr unsere Marke
vor und wuumlnschen uns Anregungen Ruumlck-
meldungen Bestaumltigungen und Diskussio-
nen
21 Gruppenmanage-
ment Groups
Wir arbeiten an einem Groups Konzept da es einer
entsprechenden Regelung bedarf wie die Groups
verwaltet werden bzw Wer Gruppen uumlber welchen
Prozess erstellen darf
In unserem derzeitigen ESN duumlrfen alle User
Gruppen aufsetzen Durch die komplexe
Verknuumlpfung in O365 mit Teams Planner
etc Benoumltigen wir eine andere Regelung
Gibt es hierzu Erfahrungswerte bzw Habt
Ihr eine pragmatische Regelung gefunden o-
der einen Managed Process
22 Quick Wins - 1-mi-
nute Whow pro
Tool
5 Whow Effekte pro Office 365 Tool fuumlr die
Vermarktung dieser Sammlung von fuumlnf
Beispielen
23 Neues Guide Kon-
zept
Offener Austausch Aufgabenbereiche Inhalte
24 Nutzung von Flow
und PowerApps
Erfahrungsaustausch zu den beiden Tools
und Ideensammlung von Moumlglichkeiten wie
die Tools ausgerollt werden koumlnnten welche
Problematiken es gibt und wie man sie loumlsen
koumlnnte
25 Management als
Vorbilder gewin-
nen
Was sind die relevanten Use Cases um das Ma-
nagement zu gewinnen Wie koumlnnen wir das Ma-
nagement als Zielgruppe ansprechen (Formate)
und als Vorbilder nutzen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
21
Auch hier wuumlrden wir einige Telekom Be-
spiele als Impuls vorstellen und sind auf
eure Erfahrungen und Ideen dazu gespannt
(offener Austausch)
26 Learning Tools
Performance Sup-
port
Wir vergleichen hier gerade 3 Anbieter Solu-
zione KnowHow und TTS Gerne stelle ich
unsere Eindruumlcke vor Habt ihr bereits Erfah-
rungen oder weitere Anregungen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
22
5 Ein Benchlearning Projekt ndash 5 Erfolgsfaktoren
Fuumlr diejenigen Leser die selbst daruumlber nachdenken ein sol-
ches Benchlearning Projekt durchzufuumlhren moumlchten wir in
diesem Bericht die aus unserer Sicht fuumlnf Erfolgsfaktoren ei-
nes solchen Projekts auffuumlhren
1 Stellen Sie sicher dass Sie Personen und Organisationen
fuumlr die Projekt-Teilnahme einladen die ein aumlhnliches Erfah-
rungs-Niveau aufweisen Dies ermoumlglicht einen Austausch
und ein Lernen voneinander auf Augenhoumlhe gemaumlszlig dem
Prinzip Geben und Nehmen
2 Laden Sie wenn moumlglich externe Experten und Referenten
zu den Treffen ein Impulse und Perspektiven von auszligen be-
reichern somit auch den projektinternen Austausch
3 Finden Sie eine Balance zwischen offen Diskussionen der
Teilnehmer und Zeiten fuumlr Erarbeiten von konkreten Ar-
beitsergebnissen
4 Lassen Sie Raum fuumlr informellen Austausch der Teilneh-
mer insbesondere auch um Vertrauen und persoumlnliche Be-
ziehungen untereinander aufbauen zu koumlnnen Eine ge-
meinsame Abendveranstaltung vor dem eigentlichen Tref-
fen am Folgetag sowie laumlngere Pausen bzw Break-out Sessi-
ons waumlhrend der Treffen kann dies unterstuumltzen und foumlr-
dern
5 Seien Sie beharrlich bei der Organisation von Aktionen abseits der Treffen Ein Benchlear-
ning Projekt braucht einen Projekt Manager der neben den administrativen Aufgaben auch
die Teilnehmer immer wieder an offene Punkte erinnert Austausch und Zusammenarbeit
im virtuellen Raum geschieht nicht automatisch da die Teilnehmer in ihren Organisationen
natuumlrlich stark eingebunden sind und Themen wie Benchlearning aus dem Bewusstsein
geraten
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
23
6 Impressionen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
24
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
25
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
26
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
27
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
28
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
29
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
30
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
31
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
32
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
11
35 Abschlussworkshop
Der Abschlussworkshop fand vom 07-08112018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Hierbei ging es
sowohl um einen Ruumlckblick auf das Projekt 2018 als auch um einen Ausblick auf das Folgeprojekt
2019 Hier die Agenda
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
12
4 Benchlearning Ergebnisse
Dieser oumlffentliche Benchlearning Bericht enthaumllt keine Dokumente die von den Teilneh-
mern untereinander geteilt wurden Daruumlber hinaus begrenzen sich die in diesem Bericht
dargestellten Ergebnisse auf abstrakte Zusammenfassungen und nicht auf die Ebene der
einzelnen Unternehmen
41 Leitfragen
Beim Kick-off wurden Leitfragen fuumlr die Projektlaufzeit entwickelt Diese wurden im Laufe
des Projekts in den Sessions und explizit beim Abschlussworkshop thematisiert Hier eine
Uumlbersicht von ausgewaumlhlten Sessions die sich mit den Leitfragen beschaumlftigen
Themengebiet bdquoGovernanceldquo Sessions
Wie koumlnnen Rollen Profile fuumlr Office 365
aussehen
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise
Welche Mindest-Governance wird benouml-
tigt Wieviel Kontrolle benoumltigt das Un-
ternehmen
Leitlinien und Regeln (zB Website
features GroupsSharePoint)
Teams-Lifecycle - Wer Was Wann
Gruppenmanagement Groups
Wie koumlnnen ein strukturiertes Vorgehen
bzw ein Prozess mit dem Evergreen An-
satz von Microsoft aussehen
Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise
Wie geht man mit Schnittstellen zu Office
365 um
Migration Parallelbetrieb oder harter
Cut - wie sieht euer Weg von der be-
stehenden Tool-Landschaft zu O365
aus
Yammer als Enterprise Social Network
(remote)
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
13
Themengebiet bdquoAdoptionldquo Sessions
Wie kann ein EmployeeUser Experience Ziel-
bild aussehen (Was sind Nutzen fuumlr den User
bdquouumlber weniger Emails hinausldquo) Wie kommt
man dorthin und wer macht das im Unter-
nehmen
Employee Experience und Office 365 Employee Experience und New Work-
style Workflows I
Employee Experience und New Work-
style Workflows II
Erfahrungen mit User Experience (and
more) bei Amadeus
Quick Wins - 1-minute Whow pro Tool
Wie messen wir Adoption Welche KPIs aus
Nutzer- und Unternehmenssicht gibt es
dazu
Einsatz von Daten zur Unterstuumltzung
von Collaboration Workstyles Kennzahlen in Office 365
Wie befaumlhigt man den Nutzer sich selbst fuumlr
das richtige Tool (Werkzeug) zu entscheiden
(kontinuierliche Befaumlhigung zum eigenstaumlndi-
gen Lernen insbesondere fuumlr neue Funktio-
nen)
Untangle the App Jungle at Schaeffler Einsatz von Teams und seine Abhaumlngig-
keiten
Nutzung von Flow und PowerApps
Learning Tools Performance Support
Mit welchen PersonasNutzernLearners ar-
beitet welches Unternehmen (zB bdquoNorma-
losldquo Neu-Einsteiger Top-Management Ver-
weigerer etc) Wie und mit welchen innova-
tiven Maszlignahmen koumlnnen dabei Wider-
staumlnde zielgruppengerecht adressiert wer-
den
Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates User Journeys mit O365 use cases (-
based-change management amp adop-
tion)
Management als Vorbilder gewinnen
Neues Guide Konzept
Welche verschiedenen Roll-Out-Plaumlne (zB
nach Tool nach Abteilung etc) gibt es und
was sind die jeweiligen Vor- und Nachteile
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
Teams-Lifecycle - Wer Was Wann
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
14
Wie setzt man einen Piloten auf (Dauer
Feedbacksammlung Steuerung Betreuung
etc)
bull Onboarding Endanwender in die neue Ar-
beitsweise bull Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
OneDrive Migration
Themengebiet bdquoInformationssicherheitldquo Sessions
Wie koumlnnen Prozesse und Regeln fuumlr die Zu-
sammenarbeit mit Externen ausgestaltet
sein (wie kommt ein Externer rein Schutz
sensibler Informationen Zugriffssteuerung
was darf man wogtHotelzugriff bdquoexterneldquo
AGBs)
Umgang mit Externen
External Sharing Zusammenarbeit mit
Externen - AGBs (remote)
Welche unterschiedlichen Auswertungsfunk-
tionen bietet Office 365 (global nach Rolle
etc)
Einsatz von Daten zur Unterstuumltzung
von Collaboration Workstyles
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
15
42 Sessions
Uumlber die gesamte Projektlaufzeit gab es neben den Impulsen insgesamt 26 Sessions die
im folgenden Abschnitt jeweils kurz beschrieben werden
Nr Titel Kurzbeschreibung
1 Employee Experi-
ence und Office
365
Ziel ist es mit den anderen Partnern zu defi-
nieren auf welche Mitarbeiter-Beduumlrfnisse
Office 365 besonders einzahlt welche Adop-
tionsmaszlignahmen sich daraus entwickeln
lassen ob und wie man den Erfolg messen
kann wie man das kommunikativ nutzen
kann
2 Bewertung und
Einfuumlhrung neuer
ToolsFea-
turesUpdates
Wie koumlnnte ein strukturiertes Vorgehen aus-
sehen Testgruppen Informationsfluss und
Rollout
3 Umgang mit Ex-
ternen
Wie koumlnnen wir einfach mit Externen Zusam-
menarbeiten arbeiten und trotzdem alle
Bestimmungen beachten
4 Rule Breaker Ses-
sion Adoption
beyond buzz-
words
Beteiligung - Transparenz - Iteratives Vorge-
hen
Was wuumlrden wir tun wenn es keine Regeln
gibt Wie begleiten wir unsere Kollegen in
die Veraumlnderung Wie wird die digitale
Transformation zu einem positiven Erlebnis
5 Leitlinien und Re-
geln
Was muss geregelt werden Wer darf was
Wie koumlnnte man kommunizieren OA vs
Empfehlungen
6 Yammer als ESN
einfuumlhren - Pros
Cons Lessons
Learned
Eine der wichtigsten Anforderungen unserer
Nutzer bzgl eines ESNs ist moumlglichst naht-
lose Integration mit anderen Applikationen
In diesem Zusammenhang steht bei uns evtl
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
16
auch Yammer auf der Optionsliste Wir wuumlr-
den daher gerne fuumlr das naumlchste Onsite
gerne eine Barcamp Session zu Yammer vor-
schlagen bei der wir mit Euch gerne die we-
sentlichen Pros Cons und Lessons Learned
in Form eines kleinen Brainstormings sam-
meln moumlchten Toll waumlre es - sofern diese
Session auf Euer Interesse stoumlsst - wenn
auch Teilnehmerinnen dabei waumlren die
Yammer schon im Rahmen von O365 (oder
zumindest eines PoCs) nutzen Ist aber nicht
unbedingt notwendig
7 Migration Paral-
lelbetrieb oder
harter Cut - wie
sieht euer Weg
von der bestehen-
den Tool-Land-
schaft zu O365
aus
Wir haben eine bestehende Landschaft an
Collaboration Tools und stellen uns die
Frage wie wir bei der geplanten Einfuumlhrung
von O365 mit diesen Tools und vor allem
auch den Inhalten darin umgehen - ohne die
Nutzer zu uumlberfordern Wer sich diese Frage
auch stellt oder vielleicht schon weiter ist
und von seinen Erfahrungen berichten kann
ist herzlich eingeladen mit in die Session zu
kommen -)
8 Allianzen zur Plat-
zierung von Office
365
Wir moumlchten vorstellen mit welchen Stake-
holdern (Unternehmenskommunikation
Corporate PMO usw) wir uns unterneh-
mensintern zu Office 365 abstimmen (zB
durch gemeinsame Definition von Use Cases
und Best Practices) und moumlchten diskutieren
wieviel Mitspracherecht man diesen Stake-
holdern geben soll und welche Vor-Nach-
teile in der engen Zusammenarbeit liegen
9 User Journeys mit
O365 use case-
based change
User Journey Stories also wie erledigt ein
spezieller User seine taumlglichen Aufgaben mit
Hilfe von O365 hier insbesondere von
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
17
management amp
adoption
Teams und Yammer und welche Rolle spielt
auch ggf die O365 Entry Page
10 Einsatz von Teams
und seine Abhaumln-
gigkeiten
Was funktioniert gut was nicht
11 Teams-Lifecycle -
Wer Was Wann
Wir stehen vor der Pilotierung von Teams
und beschaumlftigen uns beim Lifecycle mit fol-
genden Themen
Darf jeder Teams erstellen oder gibt
es einen (schlanken) Antragsprozess
Braucht es eine Namenskonvention
fuumlr ein Team
Machen oumlffentliche Gruppen Sinn
(Groumlszligenbeschraumlnkung 2500 Nutzer)
Wie lange darf ein Raum existieren
Ist eine Verlaumlngerung moumlglich
12 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows I
Im Workshops werden wir die Auswirkungen
von ausgewaumlhlten O365 Use Cases auf die
Employee Experience erarbeiten Die Ergeb-
nisse werden fuumlr die Kommunikation von
O365 genutzt Wir arbeiten mit Workflows
von einem Employee Experience Modell +
Mitarbeiter-Personas
13 Untangle the App
Jungle
Find a recommended tool for what you want
to do with maximum 3 clicks
Da die Darstellung einer Uumlbersicht (wann
nutze ich was) zu komplex fuumlr einen OnePa-
ger ist haben wir vor den Nutzern mit einer
interaktiven Anwendung mit max 3 Klicks
eine Toolempfehlung zu geben Das Ganze
ist aktuell noch ein (klickbares) PowerPoint
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
18
Mockup angelehnt an bekannte Use Cases
aber bisheriges Feedback war positiv Wir
wuumlrden ihn vorstellen und euer Feedback
aufnehmen um ihn noch weiter auszurei-
fen Es werden nicht nur O365 features be-
trachtet sondern auch zT Bestandssys-
teme
14 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows II
Im zweiten Workshop der Reihe drehen wir
die Fragestellung um wir erarbeiten ausge-
hend von Mitarbeiterbeduumlrfnissen des
Employee Experience Modells neue Work-
flows mit O365 Dabei helfen uns wieder die
Mitarbeiter Personas und die Logik der New
Workstyle Workflows
15 Onboarding
Endanwender in
die neue Arbeits-
weise
Wir haben im Moment folgende Problem-
stellung Unsere Collaboration Key User wa-
ren bisher mehr SharePoint-Experten als
Collaboration-Berater Durch die ab und an
durchzufuumlhrenden Updates konnten wir
diese Key User relativ einfach schulen und
uumlber Neuerungen informieren - ebenso un-
sere Endanwender Durch den Wechsel zu
O365 und den damit immer mehr werden-
den Tools mehr Komplexitaumlt sowie den
Evergreen Ansatz wird der Wissenstransfer
immer schneller und schwieriger
Wissenstransfer vom Core Team zu
den Key Usern
Wissenstransfer von den Key Usern
zum Endanwender
Onboarding von neuen Mitarbeitern
Self-Studys Hilfe zur Selbsthilfe hellip
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
19
In der Session wuumlrde ich euch unseren An-
satz vorstellen und danach in den Erfah-
rungs- und Meinungsaustausch einsteigen
16 Erfahrungen mit
User Experience
Uumlberblick laufender Aktivitaumlten
Usability Studien
Community Management
Learning
Data
Was haben wir soweit gelernt Was haben
wir geplant
17 Einsatz von Daten
zur Unterstuumltzung
von Collaboration
Workstyles
Welche Daten stehen zur Verfuumlgung
in O365 in anderen Anwendungen
Wie koumlnnen die Daten unterstuumltzen
Wo sind die Limits was macht keinen
Sinn
18 Kennzahlen in
Office 365
Wir wollen Aussagen uumlber die Nutzungsin-
tensitaumlt unserer Office 365 Umgebung tref-
fen Welche Kennzahlen sind fuumlr euch in
Office 365 interessant Welche erfasst ihr
wie In welchen Zeitabstaumlnden Wer erfasst
analysiert und leitet Maszlignahmen ein
19 OneDrive Migra-
tion
Wir sind momentan in der Planung unserer
OneDrive Migration (Persoumlnliches File Share
Shared Documents der MySite)
Gerne wuumlrden wir euch unsere momentane
Vorstellung Planung vorstellen und mit
euch in einen Erfahrungsaustausch gehen
Einer der Schwerpunkte Keine technische
Migration sondern eine Self Migration also
Vorgehen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
20
20 Adoption und
Change
Welche bdquoFallenldquo seht Ihr in unserem O365- Rollout-
Kommunikationskonzept (Fokus Teams)
Wir stellen Euch die aktuellen StaumlndeHer-
ausforderungen in Bezug auf Rollout Kom-
munikation Qualifizierung fuumlr unsere Marke
vor und wuumlnschen uns Anregungen Ruumlck-
meldungen Bestaumltigungen und Diskussio-
nen
21 Gruppenmanage-
ment Groups
Wir arbeiten an einem Groups Konzept da es einer
entsprechenden Regelung bedarf wie die Groups
verwaltet werden bzw Wer Gruppen uumlber welchen
Prozess erstellen darf
In unserem derzeitigen ESN duumlrfen alle User
Gruppen aufsetzen Durch die komplexe
Verknuumlpfung in O365 mit Teams Planner
etc Benoumltigen wir eine andere Regelung
Gibt es hierzu Erfahrungswerte bzw Habt
Ihr eine pragmatische Regelung gefunden o-
der einen Managed Process
22 Quick Wins - 1-mi-
nute Whow pro
Tool
5 Whow Effekte pro Office 365 Tool fuumlr die
Vermarktung dieser Sammlung von fuumlnf
Beispielen
23 Neues Guide Kon-
zept
Offener Austausch Aufgabenbereiche Inhalte
24 Nutzung von Flow
und PowerApps
Erfahrungsaustausch zu den beiden Tools
und Ideensammlung von Moumlglichkeiten wie
die Tools ausgerollt werden koumlnnten welche
Problematiken es gibt und wie man sie loumlsen
koumlnnte
25 Management als
Vorbilder gewin-
nen
Was sind die relevanten Use Cases um das Ma-
nagement zu gewinnen Wie koumlnnen wir das Ma-
nagement als Zielgruppe ansprechen (Formate)
und als Vorbilder nutzen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
21
Auch hier wuumlrden wir einige Telekom Be-
spiele als Impuls vorstellen und sind auf
eure Erfahrungen und Ideen dazu gespannt
(offener Austausch)
26 Learning Tools
Performance Sup-
port
Wir vergleichen hier gerade 3 Anbieter Solu-
zione KnowHow und TTS Gerne stelle ich
unsere Eindruumlcke vor Habt ihr bereits Erfah-
rungen oder weitere Anregungen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
22
5 Ein Benchlearning Projekt ndash 5 Erfolgsfaktoren
Fuumlr diejenigen Leser die selbst daruumlber nachdenken ein sol-
ches Benchlearning Projekt durchzufuumlhren moumlchten wir in
diesem Bericht die aus unserer Sicht fuumlnf Erfolgsfaktoren ei-
nes solchen Projekts auffuumlhren
1 Stellen Sie sicher dass Sie Personen und Organisationen
fuumlr die Projekt-Teilnahme einladen die ein aumlhnliches Erfah-
rungs-Niveau aufweisen Dies ermoumlglicht einen Austausch
und ein Lernen voneinander auf Augenhoumlhe gemaumlszlig dem
Prinzip Geben und Nehmen
2 Laden Sie wenn moumlglich externe Experten und Referenten
zu den Treffen ein Impulse und Perspektiven von auszligen be-
reichern somit auch den projektinternen Austausch
3 Finden Sie eine Balance zwischen offen Diskussionen der
Teilnehmer und Zeiten fuumlr Erarbeiten von konkreten Ar-
beitsergebnissen
4 Lassen Sie Raum fuumlr informellen Austausch der Teilneh-
mer insbesondere auch um Vertrauen und persoumlnliche Be-
ziehungen untereinander aufbauen zu koumlnnen Eine ge-
meinsame Abendveranstaltung vor dem eigentlichen Tref-
fen am Folgetag sowie laumlngere Pausen bzw Break-out Sessi-
ons waumlhrend der Treffen kann dies unterstuumltzen und foumlr-
dern
5 Seien Sie beharrlich bei der Organisation von Aktionen abseits der Treffen Ein Benchlear-
ning Projekt braucht einen Projekt Manager der neben den administrativen Aufgaben auch
die Teilnehmer immer wieder an offene Punkte erinnert Austausch und Zusammenarbeit
im virtuellen Raum geschieht nicht automatisch da die Teilnehmer in ihren Organisationen
natuumlrlich stark eingebunden sind und Themen wie Benchlearning aus dem Bewusstsein
geraten
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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6 Impressionen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
24
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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4 Benchlearning Ergebnisse
Dieser oumlffentliche Benchlearning Bericht enthaumllt keine Dokumente die von den Teilneh-
mern untereinander geteilt wurden Daruumlber hinaus begrenzen sich die in diesem Bericht
dargestellten Ergebnisse auf abstrakte Zusammenfassungen und nicht auf die Ebene der
einzelnen Unternehmen
41 Leitfragen
Beim Kick-off wurden Leitfragen fuumlr die Projektlaufzeit entwickelt Diese wurden im Laufe
des Projekts in den Sessions und explizit beim Abschlussworkshop thematisiert Hier eine
Uumlbersicht von ausgewaumlhlten Sessions die sich mit den Leitfragen beschaumlftigen
Themengebiet bdquoGovernanceldquo Sessions
Wie koumlnnen Rollen Profile fuumlr Office 365
aussehen
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise
Welche Mindest-Governance wird benouml-
tigt Wieviel Kontrolle benoumltigt das Un-
ternehmen
Leitlinien und Regeln (zB Website
features GroupsSharePoint)
Teams-Lifecycle - Wer Was Wann
Gruppenmanagement Groups
Wie koumlnnen ein strukturiertes Vorgehen
bzw ein Prozess mit dem Evergreen An-
satz von Microsoft aussehen
Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise
Wie geht man mit Schnittstellen zu Office
365 um
Migration Parallelbetrieb oder harter
Cut - wie sieht euer Weg von der be-
stehenden Tool-Landschaft zu O365
aus
Yammer als Enterprise Social Network
(remote)
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
13
Themengebiet bdquoAdoptionldquo Sessions
Wie kann ein EmployeeUser Experience Ziel-
bild aussehen (Was sind Nutzen fuumlr den User
bdquouumlber weniger Emails hinausldquo) Wie kommt
man dorthin und wer macht das im Unter-
nehmen
Employee Experience und Office 365 Employee Experience und New Work-
style Workflows I
Employee Experience und New Work-
style Workflows II
Erfahrungen mit User Experience (and
more) bei Amadeus
Quick Wins - 1-minute Whow pro Tool
Wie messen wir Adoption Welche KPIs aus
Nutzer- und Unternehmenssicht gibt es
dazu
Einsatz von Daten zur Unterstuumltzung
von Collaboration Workstyles Kennzahlen in Office 365
Wie befaumlhigt man den Nutzer sich selbst fuumlr
das richtige Tool (Werkzeug) zu entscheiden
(kontinuierliche Befaumlhigung zum eigenstaumlndi-
gen Lernen insbesondere fuumlr neue Funktio-
nen)
Untangle the App Jungle at Schaeffler Einsatz von Teams und seine Abhaumlngig-
keiten
Nutzung von Flow und PowerApps
Learning Tools Performance Support
Mit welchen PersonasNutzernLearners ar-
beitet welches Unternehmen (zB bdquoNorma-
losldquo Neu-Einsteiger Top-Management Ver-
weigerer etc) Wie und mit welchen innova-
tiven Maszlignahmen koumlnnen dabei Wider-
staumlnde zielgruppengerecht adressiert wer-
den
Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates User Journeys mit O365 use cases (-
based-change management amp adop-
tion)
Management als Vorbilder gewinnen
Neues Guide Konzept
Welche verschiedenen Roll-Out-Plaumlne (zB
nach Tool nach Abteilung etc) gibt es und
was sind die jeweiligen Vor- und Nachteile
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
Teams-Lifecycle - Wer Was Wann
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
14
Wie setzt man einen Piloten auf (Dauer
Feedbacksammlung Steuerung Betreuung
etc)
bull Onboarding Endanwender in die neue Ar-
beitsweise bull Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
OneDrive Migration
Themengebiet bdquoInformationssicherheitldquo Sessions
Wie koumlnnen Prozesse und Regeln fuumlr die Zu-
sammenarbeit mit Externen ausgestaltet
sein (wie kommt ein Externer rein Schutz
sensibler Informationen Zugriffssteuerung
was darf man wogtHotelzugriff bdquoexterneldquo
AGBs)
Umgang mit Externen
External Sharing Zusammenarbeit mit
Externen - AGBs (remote)
Welche unterschiedlichen Auswertungsfunk-
tionen bietet Office 365 (global nach Rolle
etc)
Einsatz von Daten zur Unterstuumltzung
von Collaboration Workstyles
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
15
42 Sessions
Uumlber die gesamte Projektlaufzeit gab es neben den Impulsen insgesamt 26 Sessions die
im folgenden Abschnitt jeweils kurz beschrieben werden
Nr Titel Kurzbeschreibung
1 Employee Experi-
ence und Office
365
Ziel ist es mit den anderen Partnern zu defi-
nieren auf welche Mitarbeiter-Beduumlrfnisse
Office 365 besonders einzahlt welche Adop-
tionsmaszlignahmen sich daraus entwickeln
lassen ob und wie man den Erfolg messen
kann wie man das kommunikativ nutzen
kann
2 Bewertung und
Einfuumlhrung neuer
ToolsFea-
turesUpdates
Wie koumlnnte ein strukturiertes Vorgehen aus-
sehen Testgruppen Informationsfluss und
Rollout
3 Umgang mit Ex-
ternen
Wie koumlnnen wir einfach mit Externen Zusam-
menarbeiten arbeiten und trotzdem alle
Bestimmungen beachten
4 Rule Breaker Ses-
sion Adoption
beyond buzz-
words
Beteiligung - Transparenz - Iteratives Vorge-
hen
Was wuumlrden wir tun wenn es keine Regeln
gibt Wie begleiten wir unsere Kollegen in
die Veraumlnderung Wie wird die digitale
Transformation zu einem positiven Erlebnis
5 Leitlinien und Re-
geln
Was muss geregelt werden Wer darf was
Wie koumlnnte man kommunizieren OA vs
Empfehlungen
6 Yammer als ESN
einfuumlhren - Pros
Cons Lessons
Learned
Eine der wichtigsten Anforderungen unserer
Nutzer bzgl eines ESNs ist moumlglichst naht-
lose Integration mit anderen Applikationen
In diesem Zusammenhang steht bei uns evtl
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
16
auch Yammer auf der Optionsliste Wir wuumlr-
den daher gerne fuumlr das naumlchste Onsite
gerne eine Barcamp Session zu Yammer vor-
schlagen bei der wir mit Euch gerne die we-
sentlichen Pros Cons und Lessons Learned
in Form eines kleinen Brainstormings sam-
meln moumlchten Toll waumlre es - sofern diese
Session auf Euer Interesse stoumlsst - wenn
auch Teilnehmerinnen dabei waumlren die
Yammer schon im Rahmen von O365 (oder
zumindest eines PoCs) nutzen Ist aber nicht
unbedingt notwendig
7 Migration Paral-
lelbetrieb oder
harter Cut - wie
sieht euer Weg
von der bestehen-
den Tool-Land-
schaft zu O365
aus
Wir haben eine bestehende Landschaft an
Collaboration Tools und stellen uns die
Frage wie wir bei der geplanten Einfuumlhrung
von O365 mit diesen Tools und vor allem
auch den Inhalten darin umgehen - ohne die
Nutzer zu uumlberfordern Wer sich diese Frage
auch stellt oder vielleicht schon weiter ist
und von seinen Erfahrungen berichten kann
ist herzlich eingeladen mit in die Session zu
kommen -)
8 Allianzen zur Plat-
zierung von Office
365
Wir moumlchten vorstellen mit welchen Stake-
holdern (Unternehmenskommunikation
Corporate PMO usw) wir uns unterneh-
mensintern zu Office 365 abstimmen (zB
durch gemeinsame Definition von Use Cases
und Best Practices) und moumlchten diskutieren
wieviel Mitspracherecht man diesen Stake-
holdern geben soll und welche Vor-Nach-
teile in der engen Zusammenarbeit liegen
9 User Journeys mit
O365 use case-
based change
User Journey Stories also wie erledigt ein
spezieller User seine taumlglichen Aufgaben mit
Hilfe von O365 hier insbesondere von
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
17
management amp
adoption
Teams und Yammer und welche Rolle spielt
auch ggf die O365 Entry Page
10 Einsatz von Teams
und seine Abhaumln-
gigkeiten
Was funktioniert gut was nicht
11 Teams-Lifecycle -
Wer Was Wann
Wir stehen vor der Pilotierung von Teams
und beschaumlftigen uns beim Lifecycle mit fol-
genden Themen
Darf jeder Teams erstellen oder gibt
es einen (schlanken) Antragsprozess
Braucht es eine Namenskonvention
fuumlr ein Team
Machen oumlffentliche Gruppen Sinn
(Groumlszligenbeschraumlnkung 2500 Nutzer)
Wie lange darf ein Raum existieren
Ist eine Verlaumlngerung moumlglich
12 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows I
Im Workshops werden wir die Auswirkungen
von ausgewaumlhlten O365 Use Cases auf die
Employee Experience erarbeiten Die Ergeb-
nisse werden fuumlr die Kommunikation von
O365 genutzt Wir arbeiten mit Workflows
von einem Employee Experience Modell +
Mitarbeiter-Personas
13 Untangle the App
Jungle
Find a recommended tool for what you want
to do with maximum 3 clicks
Da die Darstellung einer Uumlbersicht (wann
nutze ich was) zu komplex fuumlr einen OnePa-
ger ist haben wir vor den Nutzern mit einer
interaktiven Anwendung mit max 3 Klicks
eine Toolempfehlung zu geben Das Ganze
ist aktuell noch ein (klickbares) PowerPoint
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Mockup angelehnt an bekannte Use Cases
aber bisheriges Feedback war positiv Wir
wuumlrden ihn vorstellen und euer Feedback
aufnehmen um ihn noch weiter auszurei-
fen Es werden nicht nur O365 features be-
trachtet sondern auch zT Bestandssys-
teme
14 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows II
Im zweiten Workshop der Reihe drehen wir
die Fragestellung um wir erarbeiten ausge-
hend von Mitarbeiterbeduumlrfnissen des
Employee Experience Modells neue Work-
flows mit O365 Dabei helfen uns wieder die
Mitarbeiter Personas und die Logik der New
Workstyle Workflows
15 Onboarding
Endanwender in
die neue Arbeits-
weise
Wir haben im Moment folgende Problem-
stellung Unsere Collaboration Key User wa-
ren bisher mehr SharePoint-Experten als
Collaboration-Berater Durch die ab und an
durchzufuumlhrenden Updates konnten wir
diese Key User relativ einfach schulen und
uumlber Neuerungen informieren - ebenso un-
sere Endanwender Durch den Wechsel zu
O365 und den damit immer mehr werden-
den Tools mehr Komplexitaumlt sowie den
Evergreen Ansatz wird der Wissenstransfer
immer schneller und schwieriger
Wissenstransfer vom Core Team zu
den Key Usern
Wissenstransfer von den Key Usern
zum Endanwender
Onboarding von neuen Mitarbeitern
Self-Studys Hilfe zur Selbsthilfe hellip
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
19
In der Session wuumlrde ich euch unseren An-
satz vorstellen und danach in den Erfah-
rungs- und Meinungsaustausch einsteigen
16 Erfahrungen mit
User Experience
Uumlberblick laufender Aktivitaumlten
Usability Studien
Community Management
Learning
Data
Was haben wir soweit gelernt Was haben
wir geplant
17 Einsatz von Daten
zur Unterstuumltzung
von Collaboration
Workstyles
Welche Daten stehen zur Verfuumlgung
in O365 in anderen Anwendungen
Wie koumlnnen die Daten unterstuumltzen
Wo sind die Limits was macht keinen
Sinn
18 Kennzahlen in
Office 365
Wir wollen Aussagen uumlber die Nutzungsin-
tensitaumlt unserer Office 365 Umgebung tref-
fen Welche Kennzahlen sind fuumlr euch in
Office 365 interessant Welche erfasst ihr
wie In welchen Zeitabstaumlnden Wer erfasst
analysiert und leitet Maszlignahmen ein
19 OneDrive Migra-
tion
Wir sind momentan in der Planung unserer
OneDrive Migration (Persoumlnliches File Share
Shared Documents der MySite)
Gerne wuumlrden wir euch unsere momentane
Vorstellung Planung vorstellen und mit
euch in einen Erfahrungsaustausch gehen
Einer der Schwerpunkte Keine technische
Migration sondern eine Self Migration also
Vorgehen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
20
20 Adoption und
Change
Welche bdquoFallenldquo seht Ihr in unserem O365- Rollout-
Kommunikationskonzept (Fokus Teams)
Wir stellen Euch die aktuellen StaumlndeHer-
ausforderungen in Bezug auf Rollout Kom-
munikation Qualifizierung fuumlr unsere Marke
vor und wuumlnschen uns Anregungen Ruumlck-
meldungen Bestaumltigungen und Diskussio-
nen
21 Gruppenmanage-
ment Groups
Wir arbeiten an einem Groups Konzept da es einer
entsprechenden Regelung bedarf wie die Groups
verwaltet werden bzw Wer Gruppen uumlber welchen
Prozess erstellen darf
In unserem derzeitigen ESN duumlrfen alle User
Gruppen aufsetzen Durch die komplexe
Verknuumlpfung in O365 mit Teams Planner
etc Benoumltigen wir eine andere Regelung
Gibt es hierzu Erfahrungswerte bzw Habt
Ihr eine pragmatische Regelung gefunden o-
der einen Managed Process
22 Quick Wins - 1-mi-
nute Whow pro
Tool
5 Whow Effekte pro Office 365 Tool fuumlr die
Vermarktung dieser Sammlung von fuumlnf
Beispielen
23 Neues Guide Kon-
zept
Offener Austausch Aufgabenbereiche Inhalte
24 Nutzung von Flow
und PowerApps
Erfahrungsaustausch zu den beiden Tools
und Ideensammlung von Moumlglichkeiten wie
die Tools ausgerollt werden koumlnnten welche
Problematiken es gibt und wie man sie loumlsen
koumlnnte
25 Management als
Vorbilder gewin-
nen
Was sind die relevanten Use Cases um das Ma-
nagement zu gewinnen Wie koumlnnen wir das Ma-
nagement als Zielgruppe ansprechen (Formate)
und als Vorbilder nutzen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
21
Auch hier wuumlrden wir einige Telekom Be-
spiele als Impuls vorstellen und sind auf
eure Erfahrungen und Ideen dazu gespannt
(offener Austausch)
26 Learning Tools
Performance Sup-
port
Wir vergleichen hier gerade 3 Anbieter Solu-
zione KnowHow und TTS Gerne stelle ich
unsere Eindruumlcke vor Habt ihr bereits Erfah-
rungen oder weitere Anregungen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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5 Ein Benchlearning Projekt ndash 5 Erfolgsfaktoren
Fuumlr diejenigen Leser die selbst daruumlber nachdenken ein sol-
ches Benchlearning Projekt durchzufuumlhren moumlchten wir in
diesem Bericht die aus unserer Sicht fuumlnf Erfolgsfaktoren ei-
nes solchen Projekts auffuumlhren
1 Stellen Sie sicher dass Sie Personen und Organisationen
fuumlr die Projekt-Teilnahme einladen die ein aumlhnliches Erfah-
rungs-Niveau aufweisen Dies ermoumlglicht einen Austausch
und ein Lernen voneinander auf Augenhoumlhe gemaumlszlig dem
Prinzip Geben und Nehmen
2 Laden Sie wenn moumlglich externe Experten und Referenten
zu den Treffen ein Impulse und Perspektiven von auszligen be-
reichern somit auch den projektinternen Austausch
3 Finden Sie eine Balance zwischen offen Diskussionen der
Teilnehmer und Zeiten fuumlr Erarbeiten von konkreten Ar-
beitsergebnissen
4 Lassen Sie Raum fuumlr informellen Austausch der Teilneh-
mer insbesondere auch um Vertrauen und persoumlnliche Be-
ziehungen untereinander aufbauen zu koumlnnen Eine ge-
meinsame Abendveranstaltung vor dem eigentlichen Tref-
fen am Folgetag sowie laumlngere Pausen bzw Break-out Sessi-
ons waumlhrend der Treffen kann dies unterstuumltzen und foumlr-
dern
5 Seien Sie beharrlich bei der Organisation von Aktionen abseits der Treffen Ein Benchlear-
ning Projekt braucht einen Projekt Manager der neben den administrativen Aufgaben auch
die Teilnehmer immer wieder an offene Punkte erinnert Austausch und Zusammenarbeit
im virtuellen Raum geschieht nicht automatisch da die Teilnehmer in ihren Organisationen
natuumlrlich stark eingebunden sind und Themen wie Benchlearning aus dem Bewusstsein
geraten
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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6 Impressionen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
31
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
32
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
13
Themengebiet bdquoAdoptionldquo Sessions
Wie kann ein EmployeeUser Experience Ziel-
bild aussehen (Was sind Nutzen fuumlr den User
bdquouumlber weniger Emails hinausldquo) Wie kommt
man dorthin und wer macht das im Unter-
nehmen
Employee Experience und Office 365 Employee Experience und New Work-
style Workflows I
Employee Experience und New Work-
style Workflows II
Erfahrungen mit User Experience (and
more) bei Amadeus
Quick Wins - 1-minute Whow pro Tool
Wie messen wir Adoption Welche KPIs aus
Nutzer- und Unternehmenssicht gibt es
dazu
Einsatz von Daten zur Unterstuumltzung
von Collaboration Workstyles Kennzahlen in Office 365
Wie befaumlhigt man den Nutzer sich selbst fuumlr
das richtige Tool (Werkzeug) zu entscheiden
(kontinuierliche Befaumlhigung zum eigenstaumlndi-
gen Lernen insbesondere fuumlr neue Funktio-
nen)
Untangle the App Jungle at Schaeffler Einsatz von Teams und seine Abhaumlngig-
keiten
Nutzung von Flow und PowerApps
Learning Tools Performance Support
Mit welchen PersonasNutzernLearners ar-
beitet welches Unternehmen (zB bdquoNorma-
losldquo Neu-Einsteiger Top-Management Ver-
weigerer etc) Wie und mit welchen innova-
tiven Maszlignahmen koumlnnen dabei Wider-
staumlnde zielgruppengerecht adressiert wer-
den
Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates User Journeys mit O365 use cases (-
based-change management amp adop-
tion)
Management als Vorbilder gewinnen
Neues Guide Konzept
Welche verschiedenen Roll-Out-Plaumlne (zB
nach Tool nach Abteilung etc) gibt es und
was sind die jeweiligen Vor- und Nachteile
Onboarding Endanwender in die
neue Arbeitsweise Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
Teams-Lifecycle - Wer Was Wann
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
14
Wie setzt man einen Piloten auf (Dauer
Feedbacksammlung Steuerung Betreuung
etc)
bull Onboarding Endanwender in die neue Ar-
beitsweise bull Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
OneDrive Migration
Themengebiet bdquoInformationssicherheitldquo Sessions
Wie koumlnnen Prozesse und Regeln fuumlr die Zu-
sammenarbeit mit Externen ausgestaltet
sein (wie kommt ein Externer rein Schutz
sensibler Informationen Zugriffssteuerung
was darf man wogtHotelzugriff bdquoexterneldquo
AGBs)
Umgang mit Externen
External Sharing Zusammenarbeit mit
Externen - AGBs (remote)
Welche unterschiedlichen Auswertungsfunk-
tionen bietet Office 365 (global nach Rolle
etc)
Einsatz von Daten zur Unterstuumltzung
von Collaboration Workstyles
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
15
42 Sessions
Uumlber die gesamte Projektlaufzeit gab es neben den Impulsen insgesamt 26 Sessions die
im folgenden Abschnitt jeweils kurz beschrieben werden
Nr Titel Kurzbeschreibung
1 Employee Experi-
ence und Office
365
Ziel ist es mit den anderen Partnern zu defi-
nieren auf welche Mitarbeiter-Beduumlrfnisse
Office 365 besonders einzahlt welche Adop-
tionsmaszlignahmen sich daraus entwickeln
lassen ob und wie man den Erfolg messen
kann wie man das kommunikativ nutzen
kann
2 Bewertung und
Einfuumlhrung neuer
ToolsFea-
turesUpdates
Wie koumlnnte ein strukturiertes Vorgehen aus-
sehen Testgruppen Informationsfluss und
Rollout
3 Umgang mit Ex-
ternen
Wie koumlnnen wir einfach mit Externen Zusam-
menarbeiten arbeiten und trotzdem alle
Bestimmungen beachten
4 Rule Breaker Ses-
sion Adoption
beyond buzz-
words
Beteiligung - Transparenz - Iteratives Vorge-
hen
Was wuumlrden wir tun wenn es keine Regeln
gibt Wie begleiten wir unsere Kollegen in
die Veraumlnderung Wie wird die digitale
Transformation zu einem positiven Erlebnis
5 Leitlinien und Re-
geln
Was muss geregelt werden Wer darf was
Wie koumlnnte man kommunizieren OA vs
Empfehlungen
6 Yammer als ESN
einfuumlhren - Pros
Cons Lessons
Learned
Eine der wichtigsten Anforderungen unserer
Nutzer bzgl eines ESNs ist moumlglichst naht-
lose Integration mit anderen Applikationen
In diesem Zusammenhang steht bei uns evtl
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
16
auch Yammer auf der Optionsliste Wir wuumlr-
den daher gerne fuumlr das naumlchste Onsite
gerne eine Barcamp Session zu Yammer vor-
schlagen bei der wir mit Euch gerne die we-
sentlichen Pros Cons und Lessons Learned
in Form eines kleinen Brainstormings sam-
meln moumlchten Toll waumlre es - sofern diese
Session auf Euer Interesse stoumlsst - wenn
auch Teilnehmerinnen dabei waumlren die
Yammer schon im Rahmen von O365 (oder
zumindest eines PoCs) nutzen Ist aber nicht
unbedingt notwendig
7 Migration Paral-
lelbetrieb oder
harter Cut - wie
sieht euer Weg
von der bestehen-
den Tool-Land-
schaft zu O365
aus
Wir haben eine bestehende Landschaft an
Collaboration Tools und stellen uns die
Frage wie wir bei der geplanten Einfuumlhrung
von O365 mit diesen Tools und vor allem
auch den Inhalten darin umgehen - ohne die
Nutzer zu uumlberfordern Wer sich diese Frage
auch stellt oder vielleicht schon weiter ist
und von seinen Erfahrungen berichten kann
ist herzlich eingeladen mit in die Session zu
kommen -)
8 Allianzen zur Plat-
zierung von Office
365
Wir moumlchten vorstellen mit welchen Stake-
holdern (Unternehmenskommunikation
Corporate PMO usw) wir uns unterneh-
mensintern zu Office 365 abstimmen (zB
durch gemeinsame Definition von Use Cases
und Best Practices) und moumlchten diskutieren
wieviel Mitspracherecht man diesen Stake-
holdern geben soll und welche Vor-Nach-
teile in der engen Zusammenarbeit liegen
9 User Journeys mit
O365 use case-
based change
User Journey Stories also wie erledigt ein
spezieller User seine taumlglichen Aufgaben mit
Hilfe von O365 hier insbesondere von
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
17
management amp
adoption
Teams und Yammer und welche Rolle spielt
auch ggf die O365 Entry Page
10 Einsatz von Teams
und seine Abhaumln-
gigkeiten
Was funktioniert gut was nicht
11 Teams-Lifecycle -
Wer Was Wann
Wir stehen vor der Pilotierung von Teams
und beschaumlftigen uns beim Lifecycle mit fol-
genden Themen
Darf jeder Teams erstellen oder gibt
es einen (schlanken) Antragsprozess
Braucht es eine Namenskonvention
fuumlr ein Team
Machen oumlffentliche Gruppen Sinn
(Groumlszligenbeschraumlnkung 2500 Nutzer)
Wie lange darf ein Raum existieren
Ist eine Verlaumlngerung moumlglich
12 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows I
Im Workshops werden wir die Auswirkungen
von ausgewaumlhlten O365 Use Cases auf die
Employee Experience erarbeiten Die Ergeb-
nisse werden fuumlr die Kommunikation von
O365 genutzt Wir arbeiten mit Workflows
von einem Employee Experience Modell +
Mitarbeiter-Personas
13 Untangle the App
Jungle
Find a recommended tool for what you want
to do with maximum 3 clicks
Da die Darstellung einer Uumlbersicht (wann
nutze ich was) zu komplex fuumlr einen OnePa-
ger ist haben wir vor den Nutzern mit einer
interaktiven Anwendung mit max 3 Klicks
eine Toolempfehlung zu geben Das Ganze
ist aktuell noch ein (klickbares) PowerPoint
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
18
Mockup angelehnt an bekannte Use Cases
aber bisheriges Feedback war positiv Wir
wuumlrden ihn vorstellen und euer Feedback
aufnehmen um ihn noch weiter auszurei-
fen Es werden nicht nur O365 features be-
trachtet sondern auch zT Bestandssys-
teme
14 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows II
Im zweiten Workshop der Reihe drehen wir
die Fragestellung um wir erarbeiten ausge-
hend von Mitarbeiterbeduumlrfnissen des
Employee Experience Modells neue Work-
flows mit O365 Dabei helfen uns wieder die
Mitarbeiter Personas und die Logik der New
Workstyle Workflows
15 Onboarding
Endanwender in
die neue Arbeits-
weise
Wir haben im Moment folgende Problem-
stellung Unsere Collaboration Key User wa-
ren bisher mehr SharePoint-Experten als
Collaboration-Berater Durch die ab und an
durchzufuumlhrenden Updates konnten wir
diese Key User relativ einfach schulen und
uumlber Neuerungen informieren - ebenso un-
sere Endanwender Durch den Wechsel zu
O365 und den damit immer mehr werden-
den Tools mehr Komplexitaumlt sowie den
Evergreen Ansatz wird der Wissenstransfer
immer schneller und schwieriger
Wissenstransfer vom Core Team zu
den Key Usern
Wissenstransfer von den Key Usern
zum Endanwender
Onboarding von neuen Mitarbeitern
Self-Studys Hilfe zur Selbsthilfe hellip
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
19
In der Session wuumlrde ich euch unseren An-
satz vorstellen und danach in den Erfah-
rungs- und Meinungsaustausch einsteigen
16 Erfahrungen mit
User Experience
Uumlberblick laufender Aktivitaumlten
Usability Studien
Community Management
Learning
Data
Was haben wir soweit gelernt Was haben
wir geplant
17 Einsatz von Daten
zur Unterstuumltzung
von Collaboration
Workstyles
Welche Daten stehen zur Verfuumlgung
in O365 in anderen Anwendungen
Wie koumlnnen die Daten unterstuumltzen
Wo sind die Limits was macht keinen
Sinn
18 Kennzahlen in
Office 365
Wir wollen Aussagen uumlber die Nutzungsin-
tensitaumlt unserer Office 365 Umgebung tref-
fen Welche Kennzahlen sind fuumlr euch in
Office 365 interessant Welche erfasst ihr
wie In welchen Zeitabstaumlnden Wer erfasst
analysiert und leitet Maszlignahmen ein
19 OneDrive Migra-
tion
Wir sind momentan in der Planung unserer
OneDrive Migration (Persoumlnliches File Share
Shared Documents der MySite)
Gerne wuumlrden wir euch unsere momentane
Vorstellung Planung vorstellen und mit
euch in einen Erfahrungsaustausch gehen
Einer der Schwerpunkte Keine technische
Migration sondern eine Self Migration also
Vorgehen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
20
20 Adoption und
Change
Welche bdquoFallenldquo seht Ihr in unserem O365- Rollout-
Kommunikationskonzept (Fokus Teams)
Wir stellen Euch die aktuellen StaumlndeHer-
ausforderungen in Bezug auf Rollout Kom-
munikation Qualifizierung fuumlr unsere Marke
vor und wuumlnschen uns Anregungen Ruumlck-
meldungen Bestaumltigungen und Diskussio-
nen
21 Gruppenmanage-
ment Groups
Wir arbeiten an einem Groups Konzept da es einer
entsprechenden Regelung bedarf wie die Groups
verwaltet werden bzw Wer Gruppen uumlber welchen
Prozess erstellen darf
In unserem derzeitigen ESN duumlrfen alle User
Gruppen aufsetzen Durch die komplexe
Verknuumlpfung in O365 mit Teams Planner
etc Benoumltigen wir eine andere Regelung
Gibt es hierzu Erfahrungswerte bzw Habt
Ihr eine pragmatische Regelung gefunden o-
der einen Managed Process
22 Quick Wins - 1-mi-
nute Whow pro
Tool
5 Whow Effekte pro Office 365 Tool fuumlr die
Vermarktung dieser Sammlung von fuumlnf
Beispielen
23 Neues Guide Kon-
zept
Offener Austausch Aufgabenbereiche Inhalte
24 Nutzung von Flow
und PowerApps
Erfahrungsaustausch zu den beiden Tools
und Ideensammlung von Moumlglichkeiten wie
die Tools ausgerollt werden koumlnnten welche
Problematiken es gibt und wie man sie loumlsen
koumlnnte
25 Management als
Vorbilder gewin-
nen
Was sind die relevanten Use Cases um das Ma-
nagement zu gewinnen Wie koumlnnen wir das Ma-
nagement als Zielgruppe ansprechen (Formate)
und als Vorbilder nutzen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
21
Auch hier wuumlrden wir einige Telekom Be-
spiele als Impuls vorstellen und sind auf
eure Erfahrungen und Ideen dazu gespannt
(offener Austausch)
26 Learning Tools
Performance Sup-
port
Wir vergleichen hier gerade 3 Anbieter Solu-
zione KnowHow und TTS Gerne stelle ich
unsere Eindruumlcke vor Habt ihr bereits Erfah-
rungen oder weitere Anregungen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
22
5 Ein Benchlearning Projekt ndash 5 Erfolgsfaktoren
Fuumlr diejenigen Leser die selbst daruumlber nachdenken ein sol-
ches Benchlearning Projekt durchzufuumlhren moumlchten wir in
diesem Bericht die aus unserer Sicht fuumlnf Erfolgsfaktoren ei-
nes solchen Projekts auffuumlhren
1 Stellen Sie sicher dass Sie Personen und Organisationen
fuumlr die Projekt-Teilnahme einladen die ein aumlhnliches Erfah-
rungs-Niveau aufweisen Dies ermoumlglicht einen Austausch
und ein Lernen voneinander auf Augenhoumlhe gemaumlszlig dem
Prinzip Geben und Nehmen
2 Laden Sie wenn moumlglich externe Experten und Referenten
zu den Treffen ein Impulse und Perspektiven von auszligen be-
reichern somit auch den projektinternen Austausch
3 Finden Sie eine Balance zwischen offen Diskussionen der
Teilnehmer und Zeiten fuumlr Erarbeiten von konkreten Ar-
beitsergebnissen
4 Lassen Sie Raum fuumlr informellen Austausch der Teilneh-
mer insbesondere auch um Vertrauen und persoumlnliche Be-
ziehungen untereinander aufbauen zu koumlnnen Eine ge-
meinsame Abendveranstaltung vor dem eigentlichen Tref-
fen am Folgetag sowie laumlngere Pausen bzw Break-out Sessi-
ons waumlhrend der Treffen kann dies unterstuumltzen und foumlr-
dern
5 Seien Sie beharrlich bei der Organisation von Aktionen abseits der Treffen Ein Benchlear-
ning Projekt braucht einen Projekt Manager der neben den administrativen Aufgaben auch
die Teilnehmer immer wieder an offene Punkte erinnert Austausch und Zusammenarbeit
im virtuellen Raum geschieht nicht automatisch da die Teilnehmer in ihren Organisationen
natuumlrlich stark eingebunden sind und Themen wie Benchlearning aus dem Bewusstsein
geraten
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
23
6 Impressionen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
24
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
25
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
26
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
27
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
28
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
29
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
30
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
31
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
32
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
14
Wie setzt man einen Piloten auf (Dauer
Feedbacksammlung Steuerung Betreuung
etc)
bull Onboarding Endanwender in die neue Ar-
beitsweise bull Bewertung und Einfuumlhrung neuer
ToolsFeaturesUpdates
OneDrive Migration
Themengebiet bdquoInformationssicherheitldquo Sessions
Wie koumlnnen Prozesse und Regeln fuumlr die Zu-
sammenarbeit mit Externen ausgestaltet
sein (wie kommt ein Externer rein Schutz
sensibler Informationen Zugriffssteuerung
was darf man wogtHotelzugriff bdquoexterneldquo
AGBs)
Umgang mit Externen
External Sharing Zusammenarbeit mit
Externen - AGBs (remote)
Welche unterschiedlichen Auswertungsfunk-
tionen bietet Office 365 (global nach Rolle
etc)
Einsatz von Daten zur Unterstuumltzung
von Collaboration Workstyles
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
15
42 Sessions
Uumlber die gesamte Projektlaufzeit gab es neben den Impulsen insgesamt 26 Sessions die
im folgenden Abschnitt jeweils kurz beschrieben werden
Nr Titel Kurzbeschreibung
1 Employee Experi-
ence und Office
365
Ziel ist es mit den anderen Partnern zu defi-
nieren auf welche Mitarbeiter-Beduumlrfnisse
Office 365 besonders einzahlt welche Adop-
tionsmaszlignahmen sich daraus entwickeln
lassen ob und wie man den Erfolg messen
kann wie man das kommunikativ nutzen
kann
2 Bewertung und
Einfuumlhrung neuer
ToolsFea-
turesUpdates
Wie koumlnnte ein strukturiertes Vorgehen aus-
sehen Testgruppen Informationsfluss und
Rollout
3 Umgang mit Ex-
ternen
Wie koumlnnen wir einfach mit Externen Zusam-
menarbeiten arbeiten und trotzdem alle
Bestimmungen beachten
4 Rule Breaker Ses-
sion Adoption
beyond buzz-
words
Beteiligung - Transparenz - Iteratives Vorge-
hen
Was wuumlrden wir tun wenn es keine Regeln
gibt Wie begleiten wir unsere Kollegen in
die Veraumlnderung Wie wird die digitale
Transformation zu einem positiven Erlebnis
5 Leitlinien und Re-
geln
Was muss geregelt werden Wer darf was
Wie koumlnnte man kommunizieren OA vs
Empfehlungen
6 Yammer als ESN
einfuumlhren - Pros
Cons Lessons
Learned
Eine der wichtigsten Anforderungen unserer
Nutzer bzgl eines ESNs ist moumlglichst naht-
lose Integration mit anderen Applikationen
In diesem Zusammenhang steht bei uns evtl
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
16
auch Yammer auf der Optionsliste Wir wuumlr-
den daher gerne fuumlr das naumlchste Onsite
gerne eine Barcamp Session zu Yammer vor-
schlagen bei der wir mit Euch gerne die we-
sentlichen Pros Cons und Lessons Learned
in Form eines kleinen Brainstormings sam-
meln moumlchten Toll waumlre es - sofern diese
Session auf Euer Interesse stoumlsst - wenn
auch Teilnehmerinnen dabei waumlren die
Yammer schon im Rahmen von O365 (oder
zumindest eines PoCs) nutzen Ist aber nicht
unbedingt notwendig
7 Migration Paral-
lelbetrieb oder
harter Cut - wie
sieht euer Weg
von der bestehen-
den Tool-Land-
schaft zu O365
aus
Wir haben eine bestehende Landschaft an
Collaboration Tools und stellen uns die
Frage wie wir bei der geplanten Einfuumlhrung
von O365 mit diesen Tools und vor allem
auch den Inhalten darin umgehen - ohne die
Nutzer zu uumlberfordern Wer sich diese Frage
auch stellt oder vielleicht schon weiter ist
und von seinen Erfahrungen berichten kann
ist herzlich eingeladen mit in die Session zu
kommen -)
8 Allianzen zur Plat-
zierung von Office
365
Wir moumlchten vorstellen mit welchen Stake-
holdern (Unternehmenskommunikation
Corporate PMO usw) wir uns unterneh-
mensintern zu Office 365 abstimmen (zB
durch gemeinsame Definition von Use Cases
und Best Practices) und moumlchten diskutieren
wieviel Mitspracherecht man diesen Stake-
holdern geben soll und welche Vor-Nach-
teile in der engen Zusammenarbeit liegen
9 User Journeys mit
O365 use case-
based change
User Journey Stories also wie erledigt ein
spezieller User seine taumlglichen Aufgaben mit
Hilfe von O365 hier insbesondere von
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
17
management amp
adoption
Teams und Yammer und welche Rolle spielt
auch ggf die O365 Entry Page
10 Einsatz von Teams
und seine Abhaumln-
gigkeiten
Was funktioniert gut was nicht
11 Teams-Lifecycle -
Wer Was Wann
Wir stehen vor der Pilotierung von Teams
und beschaumlftigen uns beim Lifecycle mit fol-
genden Themen
Darf jeder Teams erstellen oder gibt
es einen (schlanken) Antragsprozess
Braucht es eine Namenskonvention
fuumlr ein Team
Machen oumlffentliche Gruppen Sinn
(Groumlszligenbeschraumlnkung 2500 Nutzer)
Wie lange darf ein Raum existieren
Ist eine Verlaumlngerung moumlglich
12 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows I
Im Workshops werden wir die Auswirkungen
von ausgewaumlhlten O365 Use Cases auf die
Employee Experience erarbeiten Die Ergeb-
nisse werden fuumlr die Kommunikation von
O365 genutzt Wir arbeiten mit Workflows
von einem Employee Experience Modell +
Mitarbeiter-Personas
13 Untangle the App
Jungle
Find a recommended tool for what you want
to do with maximum 3 clicks
Da die Darstellung einer Uumlbersicht (wann
nutze ich was) zu komplex fuumlr einen OnePa-
ger ist haben wir vor den Nutzern mit einer
interaktiven Anwendung mit max 3 Klicks
eine Toolempfehlung zu geben Das Ganze
ist aktuell noch ein (klickbares) PowerPoint
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
18
Mockup angelehnt an bekannte Use Cases
aber bisheriges Feedback war positiv Wir
wuumlrden ihn vorstellen und euer Feedback
aufnehmen um ihn noch weiter auszurei-
fen Es werden nicht nur O365 features be-
trachtet sondern auch zT Bestandssys-
teme
14 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows II
Im zweiten Workshop der Reihe drehen wir
die Fragestellung um wir erarbeiten ausge-
hend von Mitarbeiterbeduumlrfnissen des
Employee Experience Modells neue Work-
flows mit O365 Dabei helfen uns wieder die
Mitarbeiter Personas und die Logik der New
Workstyle Workflows
15 Onboarding
Endanwender in
die neue Arbeits-
weise
Wir haben im Moment folgende Problem-
stellung Unsere Collaboration Key User wa-
ren bisher mehr SharePoint-Experten als
Collaboration-Berater Durch die ab und an
durchzufuumlhrenden Updates konnten wir
diese Key User relativ einfach schulen und
uumlber Neuerungen informieren - ebenso un-
sere Endanwender Durch den Wechsel zu
O365 und den damit immer mehr werden-
den Tools mehr Komplexitaumlt sowie den
Evergreen Ansatz wird der Wissenstransfer
immer schneller und schwieriger
Wissenstransfer vom Core Team zu
den Key Usern
Wissenstransfer von den Key Usern
zum Endanwender
Onboarding von neuen Mitarbeitern
Self-Studys Hilfe zur Selbsthilfe hellip
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
19
In der Session wuumlrde ich euch unseren An-
satz vorstellen und danach in den Erfah-
rungs- und Meinungsaustausch einsteigen
16 Erfahrungen mit
User Experience
Uumlberblick laufender Aktivitaumlten
Usability Studien
Community Management
Learning
Data
Was haben wir soweit gelernt Was haben
wir geplant
17 Einsatz von Daten
zur Unterstuumltzung
von Collaboration
Workstyles
Welche Daten stehen zur Verfuumlgung
in O365 in anderen Anwendungen
Wie koumlnnen die Daten unterstuumltzen
Wo sind die Limits was macht keinen
Sinn
18 Kennzahlen in
Office 365
Wir wollen Aussagen uumlber die Nutzungsin-
tensitaumlt unserer Office 365 Umgebung tref-
fen Welche Kennzahlen sind fuumlr euch in
Office 365 interessant Welche erfasst ihr
wie In welchen Zeitabstaumlnden Wer erfasst
analysiert und leitet Maszlignahmen ein
19 OneDrive Migra-
tion
Wir sind momentan in der Planung unserer
OneDrive Migration (Persoumlnliches File Share
Shared Documents der MySite)
Gerne wuumlrden wir euch unsere momentane
Vorstellung Planung vorstellen und mit
euch in einen Erfahrungsaustausch gehen
Einer der Schwerpunkte Keine technische
Migration sondern eine Self Migration also
Vorgehen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
20
20 Adoption und
Change
Welche bdquoFallenldquo seht Ihr in unserem O365- Rollout-
Kommunikationskonzept (Fokus Teams)
Wir stellen Euch die aktuellen StaumlndeHer-
ausforderungen in Bezug auf Rollout Kom-
munikation Qualifizierung fuumlr unsere Marke
vor und wuumlnschen uns Anregungen Ruumlck-
meldungen Bestaumltigungen und Diskussio-
nen
21 Gruppenmanage-
ment Groups
Wir arbeiten an einem Groups Konzept da es einer
entsprechenden Regelung bedarf wie die Groups
verwaltet werden bzw Wer Gruppen uumlber welchen
Prozess erstellen darf
In unserem derzeitigen ESN duumlrfen alle User
Gruppen aufsetzen Durch die komplexe
Verknuumlpfung in O365 mit Teams Planner
etc Benoumltigen wir eine andere Regelung
Gibt es hierzu Erfahrungswerte bzw Habt
Ihr eine pragmatische Regelung gefunden o-
der einen Managed Process
22 Quick Wins - 1-mi-
nute Whow pro
Tool
5 Whow Effekte pro Office 365 Tool fuumlr die
Vermarktung dieser Sammlung von fuumlnf
Beispielen
23 Neues Guide Kon-
zept
Offener Austausch Aufgabenbereiche Inhalte
24 Nutzung von Flow
und PowerApps
Erfahrungsaustausch zu den beiden Tools
und Ideensammlung von Moumlglichkeiten wie
die Tools ausgerollt werden koumlnnten welche
Problematiken es gibt und wie man sie loumlsen
koumlnnte
25 Management als
Vorbilder gewin-
nen
Was sind die relevanten Use Cases um das Ma-
nagement zu gewinnen Wie koumlnnen wir das Ma-
nagement als Zielgruppe ansprechen (Formate)
und als Vorbilder nutzen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
21
Auch hier wuumlrden wir einige Telekom Be-
spiele als Impuls vorstellen und sind auf
eure Erfahrungen und Ideen dazu gespannt
(offener Austausch)
26 Learning Tools
Performance Sup-
port
Wir vergleichen hier gerade 3 Anbieter Solu-
zione KnowHow und TTS Gerne stelle ich
unsere Eindruumlcke vor Habt ihr bereits Erfah-
rungen oder weitere Anregungen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
22
5 Ein Benchlearning Projekt ndash 5 Erfolgsfaktoren
Fuumlr diejenigen Leser die selbst daruumlber nachdenken ein sol-
ches Benchlearning Projekt durchzufuumlhren moumlchten wir in
diesem Bericht die aus unserer Sicht fuumlnf Erfolgsfaktoren ei-
nes solchen Projekts auffuumlhren
1 Stellen Sie sicher dass Sie Personen und Organisationen
fuumlr die Projekt-Teilnahme einladen die ein aumlhnliches Erfah-
rungs-Niveau aufweisen Dies ermoumlglicht einen Austausch
und ein Lernen voneinander auf Augenhoumlhe gemaumlszlig dem
Prinzip Geben und Nehmen
2 Laden Sie wenn moumlglich externe Experten und Referenten
zu den Treffen ein Impulse und Perspektiven von auszligen be-
reichern somit auch den projektinternen Austausch
3 Finden Sie eine Balance zwischen offen Diskussionen der
Teilnehmer und Zeiten fuumlr Erarbeiten von konkreten Ar-
beitsergebnissen
4 Lassen Sie Raum fuumlr informellen Austausch der Teilneh-
mer insbesondere auch um Vertrauen und persoumlnliche Be-
ziehungen untereinander aufbauen zu koumlnnen Eine ge-
meinsame Abendveranstaltung vor dem eigentlichen Tref-
fen am Folgetag sowie laumlngere Pausen bzw Break-out Sessi-
ons waumlhrend der Treffen kann dies unterstuumltzen und foumlr-
dern
5 Seien Sie beharrlich bei der Organisation von Aktionen abseits der Treffen Ein Benchlear-
ning Projekt braucht einen Projekt Manager der neben den administrativen Aufgaben auch
die Teilnehmer immer wieder an offene Punkte erinnert Austausch und Zusammenarbeit
im virtuellen Raum geschieht nicht automatisch da die Teilnehmer in ihren Organisationen
natuumlrlich stark eingebunden sind und Themen wie Benchlearning aus dem Bewusstsein
geraten
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
23
6 Impressionen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
24
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
25
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
26
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
27
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
28
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
29
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
30
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
31
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
32
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
15
42 Sessions
Uumlber die gesamte Projektlaufzeit gab es neben den Impulsen insgesamt 26 Sessions die
im folgenden Abschnitt jeweils kurz beschrieben werden
Nr Titel Kurzbeschreibung
1 Employee Experi-
ence und Office
365
Ziel ist es mit den anderen Partnern zu defi-
nieren auf welche Mitarbeiter-Beduumlrfnisse
Office 365 besonders einzahlt welche Adop-
tionsmaszlignahmen sich daraus entwickeln
lassen ob und wie man den Erfolg messen
kann wie man das kommunikativ nutzen
kann
2 Bewertung und
Einfuumlhrung neuer
ToolsFea-
turesUpdates
Wie koumlnnte ein strukturiertes Vorgehen aus-
sehen Testgruppen Informationsfluss und
Rollout
3 Umgang mit Ex-
ternen
Wie koumlnnen wir einfach mit Externen Zusam-
menarbeiten arbeiten und trotzdem alle
Bestimmungen beachten
4 Rule Breaker Ses-
sion Adoption
beyond buzz-
words
Beteiligung - Transparenz - Iteratives Vorge-
hen
Was wuumlrden wir tun wenn es keine Regeln
gibt Wie begleiten wir unsere Kollegen in
die Veraumlnderung Wie wird die digitale
Transformation zu einem positiven Erlebnis
5 Leitlinien und Re-
geln
Was muss geregelt werden Wer darf was
Wie koumlnnte man kommunizieren OA vs
Empfehlungen
6 Yammer als ESN
einfuumlhren - Pros
Cons Lessons
Learned
Eine der wichtigsten Anforderungen unserer
Nutzer bzgl eines ESNs ist moumlglichst naht-
lose Integration mit anderen Applikationen
In diesem Zusammenhang steht bei uns evtl
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
16
auch Yammer auf der Optionsliste Wir wuumlr-
den daher gerne fuumlr das naumlchste Onsite
gerne eine Barcamp Session zu Yammer vor-
schlagen bei der wir mit Euch gerne die we-
sentlichen Pros Cons und Lessons Learned
in Form eines kleinen Brainstormings sam-
meln moumlchten Toll waumlre es - sofern diese
Session auf Euer Interesse stoumlsst - wenn
auch Teilnehmerinnen dabei waumlren die
Yammer schon im Rahmen von O365 (oder
zumindest eines PoCs) nutzen Ist aber nicht
unbedingt notwendig
7 Migration Paral-
lelbetrieb oder
harter Cut - wie
sieht euer Weg
von der bestehen-
den Tool-Land-
schaft zu O365
aus
Wir haben eine bestehende Landschaft an
Collaboration Tools und stellen uns die
Frage wie wir bei der geplanten Einfuumlhrung
von O365 mit diesen Tools und vor allem
auch den Inhalten darin umgehen - ohne die
Nutzer zu uumlberfordern Wer sich diese Frage
auch stellt oder vielleicht schon weiter ist
und von seinen Erfahrungen berichten kann
ist herzlich eingeladen mit in die Session zu
kommen -)
8 Allianzen zur Plat-
zierung von Office
365
Wir moumlchten vorstellen mit welchen Stake-
holdern (Unternehmenskommunikation
Corporate PMO usw) wir uns unterneh-
mensintern zu Office 365 abstimmen (zB
durch gemeinsame Definition von Use Cases
und Best Practices) und moumlchten diskutieren
wieviel Mitspracherecht man diesen Stake-
holdern geben soll und welche Vor-Nach-
teile in der engen Zusammenarbeit liegen
9 User Journeys mit
O365 use case-
based change
User Journey Stories also wie erledigt ein
spezieller User seine taumlglichen Aufgaben mit
Hilfe von O365 hier insbesondere von
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
17
management amp
adoption
Teams und Yammer und welche Rolle spielt
auch ggf die O365 Entry Page
10 Einsatz von Teams
und seine Abhaumln-
gigkeiten
Was funktioniert gut was nicht
11 Teams-Lifecycle -
Wer Was Wann
Wir stehen vor der Pilotierung von Teams
und beschaumlftigen uns beim Lifecycle mit fol-
genden Themen
Darf jeder Teams erstellen oder gibt
es einen (schlanken) Antragsprozess
Braucht es eine Namenskonvention
fuumlr ein Team
Machen oumlffentliche Gruppen Sinn
(Groumlszligenbeschraumlnkung 2500 Nutzer)
Wie lange darf ein Raum existieren
Ist eine Verlaumlngerung moumlglich
12 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows I
Im Workshops werden wir die Auswirkungen
von ausgewaumlhlten O365 Use Cases auf die
Employee Experience erarbeiten Die Ergeb-
nisse werden fuumlr die Kommunikation von
O365 genutzt Wir arbeiten mit Workflows
von einem Employee Experience Modell +
Mitarbeiter-Personas
13 Untangle the App
Jungle
Find a recommended tool for what you want
to do with maximum 3 clicks
Da die Darstellung einer Uumlbersicht (wann
nutze ich was) zu komplex fuumlr einen OnePa-
ger ist haben wir vor den Nutzern mit einer
interaktiven Anwendung mit max 3 Klicks
eine Toolempfehlung zu geben Das Ganze
ist aktuell noch ein (klickbares) PowerPoint
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
18
Mockup angelehnt an bekannte Use Cases
aber bisheriges Feedback war positiv Wir
wuumlrden ihn vorstellen und euer Feedback
aufnehmen um ihn noch weiter auszurei-
fen Es werden nicht nur O365 features be-
trachtet sondern auch zT Bestandssys-
teme
14 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows II
Im zweiten Workshop der Reihe drehen wir
die Fragestellung um wir erarbeiten ausge-
hend von Mitarbeiterbeduumlrfnissen des
Employee Experience Modells neue Work-
flows mit O365 Dabei helfen uns wieder die
Mitarbeiter Personas und die Logik der New
Workstyle Workflows
15 Onboarding
Endanwender in
die neue Arbeits-
weise
Wir haben im Moment folgende Problem-
stellung Unsere Collaboration Key User wa-
ren bisher mehr SharePoint-Experten als
Collaboration-Berater Durch die ab und an
durchzufuumlhrenden Updates konnten wir
diese Key User relativ einfach schulen und
uumlber Neuerungen informieren - ebenso un-
sere Endanwender Durch den Wechsel zu
O365 und den damit immer mehr werden-
den Tools mehr Komplexitaumlt sowie den
Evergreen Ansatz wird der Wissenstransfer
immer schneller und schwieriger
Wissenstransfer vom Core Team zu
den Key Usern
Wissenstransfer von den Key Usern
zum Endanwender
Onboarding von neuen Mitarbeitern
Self-Studys Hilfe zur Selbsthilfe hellip
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
19
In der Session wuumlrde ich euch unseren An-
satz vorstellen und danach in den Erfah-
rungs- und Meinungsaustausch einsteigen
16 Erfahrungen mit
User Experience
Uumlberblick laufender Aktivitaumlten
Usability Studien
Community Management
Learning
Data
Was haben wir soweit gelernt Was haben
wir geplant
17 Einsatz von Daten
zur Unterstuumltzung
von Collaboration
Workstyles
Welche Daten stehen zur Verfuumlgung
in O365 in anderen Anwendungen
Wie koumlnnen die Daten unterstuumltzen
Wo sind die Limits was macht keinen
Sinn
18 Kennzahlen in
Office 365
Wir wollen Aussagen uumlber die Nutzungsin-
tensitaumlt unserer Office 365 Umgebung tref-
fen Welche Kennzahlen sind fuumlr euch in
Office 365 interessant Welche erfasst ihr
wie In welchen Zeitabstaumlnden Wer erfasst
analysiert und leitet Maszlignahmen ein
19 OneDrive Migra-
tion
Wir sind momentan in der Planung unserer
OneDrive Migration (Persoumlnliches File Share
Shared Documents der MySite)
Gerne wuumlrden wir euch unsere momentane
Vorstellung Planung vorstellen und mit
euch in einen Erfahrungsaustausch gehen
Einer der Schwerpunkte Keine technische
Migration sondern eine Self Migration also
Vorgehen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
20
20 Adoption und
Change
Welche bdquoFallenldquo seht Ihr in unserem O365- Rollout-
Kommunikationskonzept (Fokus Teams)
Wir stellen Euch die aktuellen StaumlndeHer-
ausforderungen in Bezug auf Rollout Kom-
munikation Qualifizierung fuumlr unsere Marke
vor und wuumlnschen uns Anregungen Ruumlck-
meldungen Bestaumltigungen und Diskussio-
nen
21 Gruppenmanage-
ment Groups
Wir arbeiten an einem Groups Konzept da es einer
entsprechenden Regelung bedarf wie die Groups
verwaltet werden bzw Wer Gruppen uumlber welchen
Prozess erstellen darf
In unserem derzeitigen ESN duumlrfen alle User
Gruppen aufsetzen Durch die komplexe
Verknuumlpfung in O365 mit Teams Planner
etc Benoumltigen wir eine andere Regelung
Gibt es hierzu Erfahrungswerte bzw Habt
Ihr eine pragmatische Regelung gefunden o-
der einen Managed Process
22 Quick Wins - 1-mi-
nute Whow pro
Tool
5 Whow Effekte pro Office 365 Tool fuumlr die
Vermarktung dieser Sammlung von fuumlnf
Beispielen
23 Neues Guide Kon-
zept
Offener Austausch Aufgabenbereiche Inhalte
24 Nutzung von Flow
und PowerApps
Erfahrungsaustausch zu den beiden Tools
und Ideensammlung von Moumlglichkeiten wie
die Tools ausgerollt werden koumlnnten welche
Problematiken es gibt und wie man sie loumlsen
koumlnnte
25 Management als
Vorbilder gewin-
nen
Was sind die relevanten Use Cases um das Ma-
nagement zu gewinnen Wie koumlnnen wir das Ma-
nagement als Zielgruppe ansprechen (Formate)
und als Vorbilder nutzen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
21
Auch hier wuumlrden wir einige Telekom Be-
spiele als Impuls vorstellen und sind auf
eure Erfahrungen und Ideen dazu gespannt
(offener Austausch)
26 Learning Tools
Performance Sup-
port
Wir vergleichen hier gerade 3 Anbieter Solu-
zione KnowHow und TTS Gerne stelle ich
unsere Eindruumlcke vor Habt ihr bereits Erfah-
rungen oder weitere Anregungen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
22
5 Ein Benchlearning Projekt ndash 5 Erfolgsfaktoren
Fuumlr diejenigen Leser die selbst daruumlber nachdenken ein sol-
ches Benchlearning Projekt durchzufuumlhren moumlchten wir in
diesem Bericht die aus unserer Sicht fuumlnf Erfolgsfaktoren ei-
nes solchen Projekts auffuumlhren
1 Stellen Sie sicher dass Sie Personen und Organisationen
fuumlr die Projekt-Teilnahme einladen die ein aumlhnliches Erfah-
rungs-Niveau aufweisen Dies ermoumlglicht einen Austausch
und ein Lernen voneinander auf Augenhoumlhe gemaumlszlig dem
Prinzip Geben und Nehmen
2 Laden Sie wenn moumlglich externe Experten und Referenten
zu den Treffen ein Impulse und Perspektiven von auszligen be-
reichern somit auch den projektinternen Austausch
3 Finden Sie eine Balance zwischen offen Diskussionen der
Teilnehmer und Zeiten fuumlr Erarbeiten von konkreten Ar-
beitsergebnissen
4 Lassen Sie Raum fuumlr informellen Austausch der Teilneh-
mer insbesondere auch um Vertrauen und persoumlnliche Be-
ziehungen untereinander aufbauen zu koumlnnen Eine ge-
meinsame Abendveranstaltung vor dem eigentlichen Tref-
fen am Folgetag sowie laumlngere Pausen bzw Break-out Sessi-
ons waumlhrend der Treffen kann dies unterstuumltzen und foumlr-
dern
5 Seien Sie beharrlich bei der Organisation von Aktionen abseits der Treffen Ein Benchlear-
ning Projekt braucht einen Projekt Manager der neben den administrativen Aufgaben auch
die Teilnehmer immer wieder an offene Punkte erinnert Austausch und Zusammenarbeit
im virtuellen Raum geschieht nicht automatisch da die Teilnehmer in ihren Organisationen
natuumlrlich stark eingebunden sind und Themen wie Benchlearning aus dem Bewusstsein
geraten
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
23
6 Impressionen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
24
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
25
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
26
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
27
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
28
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
29
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
30
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
31
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
32
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
16
auch Yammer auf der Optionsliste Wir wuumlr-
den daher gerne fuumlr das naumlchste Onsite
gerne eine Barcamp Session zu Yammer vor-
schlagen bei der wir mit Euch gerne die we-
sentlichen Pros Cons und Lessons Learned
in Form eines kleinen Brainstormings sam-
meln moumlchten Toll waumlre es - sofern diese
Session auf Euer Interesse stoumlsst - wenn
auch Teilnehmerinnen dabei waumlren die
Yammer schon im Rahmen von O365 (oder
zumindest eines PoCs) nutzen Ist aber nicht
unbedingt notwendig
7 Migration Paral-
lelbetrieb oder
harter Cut - wie
sieht euer Weg
von der bestehen-
den Tool-Land-
schaft zu O365
aus
Wir haben eine bestehende Landschaft an
Collaboration Tools und stellen uns die
Frage wie wir bei der geplanten Einfuumlhrung
von O365 mit diesen Tools und vor allem
auch den Inhalten darin umgehen - ohne die
Nutzer zu uumlberfordern Wer sich diese Frage
auch stellt oder vielleicht schon weiter ist
und von seinen Erfahrungen berichten kann
ist herzlich eingeladen mit in die Session zu
kommen -)
8 Allianzen zur Plat-
zierung von Office
365
Wir moumlchten vorstellen mit welchen Stake-
holdern (Unternehmenskommunikation
Corporate PMO usw) wir uns unterneh-
mensintern zu Office 365 abstimmen (zB
durch gemeinsame Definition von Use Cases
und Best Practices) und moumlchten diskutieren
wieviel Mitspracherecht man diesen Stake-
holdern geben soll und welche Vor-Nach-
teile in der engen Zusammenarbeit liegen
9 User Journeys mit
O365 use case-
based change
User Journey Stories also wie erledigt ein
spezieller User seine taumlglichen Aufgaben mit
Hilfe von O365 hier insbesondere von
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
17
management amp
adoption
Teams und Yammer und welche Rolle spielt
auch ggf die O365 Entry Page
10 Einsatz von Teams
und seine Abhaumln-
gigkeiten
Was funktioniert gut was nicht
11 Teams-Lifecycle -
Wer Was Wann
Wir stehen vor der Pilotierung von Teams
und beschaumlftigen uns beim Lifecycle mit fol-
genden Themen
Darf jeder Teams erstellen oder gibt
es einen (schlanken) Antragsprozess
Braucht es eine Namenskonvention
fuumlr ein Team
Machen oumlffentliche Gruppen Sinn
(Groumlszligenbeschraumlnkung 2500 Nutzer)
Wie lange darf ein Raum existieren
Ist eine Verlaumlngerung moumlglich
12 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows I
Im Workshops werden wir die Auswirkungen
von ausgewaumlhlten O365 Use Cases auf die
Employee Experience erarbeiten Die Ergeb-
nisse werden fuumlr die Kommunikation von
O365 genutzt Wir arbeiten mit Workflows
von einem Employee Experience Modell +
Mitarbeiter-Personas
13 Untangle the App
Jungle
Find a recommended tool for what you want
to do with maximum 3 clicks
Da die Darstellung einer Uumlbersicht (wann
nutze ich was) zu komplex fuumlr einen OnePa-
ger ist haben wir vor den Nutzern mit einer
interaktiven Anwendung mit max 3 Klicks
eine Toolempfehlung zu geben Das Ganze
ist aktuell noch ein (klickbares) PowerPoint
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
18
Mockup angelehnt an bekannte Use Cases
aber bisheriges Feedback war positiv Wir
wuumlrden ihn vorstellen und euer Feedback
aufnehmen um ihn noch weiter auszurei-
fen Es werden nicht nur O365 features be-
trachtet sondern auch zT Bestandssys-
teme
14 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows II
Im zweiten Workshop der Reihe drehen wir
die Fragestellung um wir erarbeiten ausge-
hend von Mitarbeiterbeduumlrfnissen des
Employee Experience Modells neue Work-
flows mit O365 Dabei helfen uns wieder die
Mitarbeiter Personas und die Logik der New
Workstyle Workflows
15 Onboarding
Endanwender in
die neue Arbeits-
weise
Wir haben im Moment folgende Problem-
stellung Unsere Collaboration Key User wa-
ren bisher mehr SharePoint-Experten als
Collaboration-Berater Durch die ab und an
durchzufuumlhrenden Updates konnten wir
diese Key User relativ einfach schulen und
uumlber Neuerungen informieren - ebenso un-
sere Endanwender Durch den Wechsel zu
O365 und den damit immer mehr werden-
den Tools mehr Komplexitaumlt sowie den
Evergreen Ansatz wird der Wissenstransfer
immer schneller und schwieriger
Wissenstransfer vom Core Team zu
den Key Usern
Wissenstransfer von den Key Usern
zum Endanwender
Onboarding von neuen Mitarbeitern
Self-Studys Hilfe zur Selbsthilfe hellip
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
19
In der Session wuumlrde ich euch unseren An-
satz vorstellen und danach in den Erfah-
rungs- und Meinungsaustausch einsteigen
16 Erfahrungen mit
User Experience
Uumlberblick laufender Aktivitaumlten
Usability Studien
Community Management
Learning
Data
Was haben wir soweit gelernt Was haben
wir geplant
17 Einsatz von Daten
zur Unterstuumltzung
von Collaboration
Workstyles
Welche Daten stehen zur Verfuumlgung
in O365 in anderen Anwendungen
Wie koumlnnen die Daten unterstuumltzen
Wo sind die Limits was macht keinen
Sinn
18 Kennzahlen in
Office 365
Wir wollen Aussagen uumlber die Nutzungsin-
tensitaumlt unserer Office 365 Umgebung tref-
fen Welche Kennzahlen sind fuumlr euch in
Office 365 interessant Welche erfasst ihr
wie In welchen Zeitabstaumlnden Wer erfasst
analysiert und leitet Maszlignahmen ein
19 OneDrive Migra-
tion
Wir sind momentan in der Planung unserer
OneDrive Migration (Persoumlnliches File Share
Shared Documents der MySite)
Gerne wuumlrden wir euch unsere momentane
Vorstellung Planung vorstellen und mit
euch in einen Erfahrungsaustausch gehen
Einer der Schwerpunkte Keine technische
Migration sondern eine Self Migration also
Vorgehen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
20
20 Adoption und
Change
Welche bdquoFallenldquo seht Ihr in unserem O365- Rollout-
Kommunikationskonzept (Fokus Teams)
Wir stellen Euch die aktuellen StaumlndeHer-
ausforderungen in Bezug auf Rollout Kom-
munikation Qualifizierung fuumlr unsere Marke
vor und wuumlnschen uns Anregungen Ruumlck-
meldungen Bestaumltigungen und Diskussio-
nen
21 Gruppenmanage-
ment Groups
Wir arbeiten an einem Groups Konzept da es einer
entsprechenden Regelung bedarf wie die Groups
verwaltet werden bzw Wer Gruppen uumlber welchen
Prozess erstellen darf
In unserem derzeitigen ESN duumlrfen alle User
Gruppen aufsetzen Durch die komplexe
Verknuumlpfung in O365 mit Teams Planner
etc Benoumltigen wir eine andere Regelung
Gibt es hierzu Erfahrungswerte bzw Habt
Ihr eine pragmatische Regelung gefunden o-
der einen Managed Process
22 Quick Wins - 1-mi-
nute Whow pro
Tool
5 Whow Effekte pro Office 365 Tool fuumlr die
Vermarktung dieser Sammlung von fuumlnf
Beispielen
23 Neues Guide Kon-
zept
Offener Austausch Aufgabenbereiche Inhalte
24 Nutzung von Flow
und PowerApps
Erfahrungsaustausch zu den beiden Tools
und Ideensammlung von Moumlglichkeiten wie
die Tools ausgerollt werden koumlnnten welche
Problematiken es gibt und wie man sie loumlsen
koumlnnte
25 Management als
Vorbilder gewin-
nen
Was sind die relevanten Use Cases um das Ma-
nagement zu gewinnen Wie koumlnnen wir das Ma-
nagement als Zielgruppe ansprechen (Formate)
und als Vorbilder nutzen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
21
Auch hier wuumlrden wir einige Telekom Be-
spiele als Impuls vorstellen und sind auf
eure Erfahrungen und Ideen dazu gespannt
(offener Austausch)
26 Learning Tools
Performance Sup-
port
Wir vergleichen hier gerade 3 Anbieter Solu-
zione KnowHow und TTS Gerne stelle ich
unsere Eindruumlcke vor Habt ihr bereits Erfah-
rungen oder weitere Anregungen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
22
5 Ein Benchlearning Projekt ndash 5 Erfolgsfaktoren
Fuumlr diejenigen Leser die selbst daruumlber nachdenken ein sol-
ches Benchlearning Projekt durchzufuumlhren moumlchten wir in
diesem Bericht die aus unserer Sicht fuumlnf Erfolgsfaktoren ei-
nes solchen Projekts auffuumlhren
1 Stellen Sie sicher dass Sie Personen und Organisationen
fuumlr die Projekt-Teilnahme einladen die ein aumlhnliches Erfah-
rungs-Niveau aufweisen Dies ermoumlglicht einen Austausch
und ein Lernen voneinander auf Augenhoumlhe gemaumlszlig dem
Prinzip Geben und Nehmen
2 Laden Sie wenn moumlglich externe Experten und Referenten
zu den Treffen ein Impulse und Perspektiven von auszligen be-
reichern somit auch den projektinternen Austausch
3 Finden Sie eine Balance zwischen offen Diskussionen der
Teilnehmer und Zeiten fuumlr Erarbeiten von konkreten Ar-
beitsergebnissen
4 Lassen Sie Raum fuumlr informellen Austausch der Teilneh-
mer insbesondere auch um Vertrauen und persoumlnliche Be-
ziehungen untereinander aufbauen zu koumlnnen Eine ge-
meinsame Abendveranstaltung vor dem eigentlichen Tref-
fen am Folgetag sowie laumlngere Pausen bzw Break-out Sessi-
ons waumlhrend der Treffen kann dies unterstuumltzen und foumlr-
dern
5 Seien Sie beharrlich bei der Organisation von Aktionen abseits der Treffen Ein Benchlear-
ning Projekt braucht einen Projekt Manager der neben den administrativen Aufgaben auch
die Teilnehmer immer wieder an offene Punkte erinnert Austausch und Zusammenarbeit
im virtuellen Raum geschieht nicht automatisch da die Teilnehmer in ihren Organisationen
natuumlrlich stark eingebunden sind und Themen wie Benchlearning aus dem Bewusstsein
geraten
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
23
6 Impressionen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
24
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
25
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
26
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
27
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
28
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
29
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
30
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
31
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
32
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
17
management amp
adoption
Teams und Yammer und welche Rolle spielt
auch ggf die O365 Entry Page
10 Einsatz von Teams
und seine Abhaumln-
gigkeiten
Was funktioniert gut was nicht
11 Teams-Lifecycle -
Wer Was Wann
Wir stehen vor der Pilotierung von Teams
und beschaumlftigen uns beim Lifecycle mit fol-
genden Themen
Darf jeder Teams erstellen oder gibt
es einen (schlanken) Antragsprozess
Braucht es eine Namenskonvention
fuumlr ein Team
Machen oumlffentliche Gruppen Sinn
(Groumlszligenbeschraumlnkung 2500 Nutzer)
Wie lange darf ein Raum existieren
Ist eine Verlaumlngerung moumlglich
12 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows I
Im Workshops werden wir die Auswirkungen
von ausgewaumlhlten O365 Use Cases auf die
Employee Experience erarbeiten Die Ergeb-
nisse werden fuumlr die Kommunikation von
O365 genutzt Wir arbeiten mit Workflows
von einem Employee Experience Modell +
Mitarbeiter-Personas
13 Untangle the App
Jungle
Find a recommended tool for what you want
to do with maximum 3 clicks
Da die Darstellung einer Uumlbersicht (wann
nutze ich was) zu komplex fuumlr einen OnePa-
ger ist haben wir vor den Nutzern mit einer
interaktiven Anwendung mit max 3 Klicks
eine Toolempfehlung zu geben Das Ganze
ist aktuell noch ein (klickbares) PowerPoint
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
18
Mockup angelehnt an bekannte Use Cases
aber bisheriges Feedback war positiv Wir
wuumlrden ihn vorstellen und euer Feedback
aufnehmen um ihn noch weiter auszurei-
fen Es werden nicht nur O365 features be-
trachtet sondern auch zT Bestandssys-
teme
14 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows II
Im zweiten Workshop der Reihe drehen wir
die Fragestellung um wir erarbeiten ausge-
hend von Mitarbeiterbeduumlrfnissen des
Employee Experience Modells neue Work-
flows mit O365 Dabei helfen uns wieder die
Mitarbeiter Personas und die Logik der New
Workstyle Workflows
15 Onboarding
Endanwender in
die neue Arbeits-
weise
Wir haben im Moment folgende Problem-
stellung Unsere Collaboration Key User wa-
ren bisher mehr SharePoint-Experten als
Collaboration-Berater Durch die ab und an
durchzufuumlhrenden Updates konnten wir
diese Key User relativ einfach schulen und
uumlber Neuerungen informieren - ebenso un-
sere Endanwender Durch den Wechsel zu
O365 und den damit immer mehr werden-
den Tools mehr Komplexitaumlt sowie den
Evergreen Ansatz wird der Wissenstransfer
immer schneller und schwieriger
Wissenstransfer vom Core Team zu
den Key Usern
Wissenstransfer von den Key Usern
zum Endanwender
Onboarding von neuen Mitarbeitern
Self-Studys Hilfe zur Selbsthilfe hellip
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
19
In der Session wuumlrde ich euch unseren An-
satz vorstellen und danach in den Erfah-
rungs- und Meinungsaustausch einsteigen
16 Erfahrungen mit
User Experience
Uumlberblick laufender Aktivitaumlten
Usability Studien
Community Management
Learning
Data
Was haben wir soweit gelernt Was haben
wir geplant
17 Einsatz von Daten
zur Unterstuumltzung
von Collaboration
Workstyles
Welche Daten stehen zur Verfuumlgung
in O365 in anderen Anwendungen
Wie koumlnnen die Daten unterstuumltzen
Wo sind die Limits was macht keinen
Sinn
18 Kennzahlen in
Office 365
Wir wollen Aussagen uumlber die Nutzungsin-
tensitaumlt unserer Office 365 Umgebung tref-
fen Welche Kennzahlen sind fuumlr euch in
Office 365 interessant Welche erfasst ihr
wie In welchen Zeitabstaumlnden Wer erfasst
analysiert und leitet Maszlignahmen ein
19 OneDrive Migra-
tion
Wir sind momentan in der Planung unserer
OneDrive Migration (Persoumlnliches File Share
Shared Documents der MySite)
Gerne wuumlrden wir euch unsere momentane
Vorstellung Planung vorstellen und mit
euch in einen Erfahrungsaustausch gehen
Einer der Schwerpunkte Keine technische
Migration sondern eine Self Migration also
Vorgehen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
20
20 Adoption und
Change
Welche bdquoFallenldquo seht Ihr in unserem O365- Rollout-
Kommunikationskonzept (Fokus Teams)
Wir stellen Euch die aktuellen StaumlndeHer-
ausforderungen in Bezug auf Rollout Kom-
munikation Qualifizierung fuumlr unsere Marke
vor und wuumlnschen uns Anregungen Ruumlck-
meldungen Bestaumltigungen und Diskussio-
nen
21 Gruppenmanage-
ment Groups
Wir arbeiten an einem Groups Konzept da es einer
entsprechenden Regelung bedarf wie die Groups
verwaltet werden bzw Wer Gruppen uumlber welchen
Prozess erstellen darf
In unserem derzeitigen ESN duumlrfen alle User
Gruppen aufsetzen Durch die komplexe
Verknuumlpfung in O365 mit Teams Planner
etc Benoumltigen wir eine andere Regelung
Gibt es hierzu Erfahrungswerte bzw Habt
Ihr eine pragmatische Regelung gefunden o-
der einen Managed Process
22 Quick Wins - 1-mi-
nute Whow pro
Tool
5 Whow Effekte pro Office 365 Tool fuumlr die
Vermarktung dieser Sammlung von fuumlnf
Beispielen
23 Neues Guide Kon-
zept
Offener Austausch Aufgabenbereiche Inhalte
24 Nutzung von Flow
und PowerApps
Erfahrungsaustausch zu den beiden Tools
und Ideensammlung von Moumlglichkeiten wie
die Tools ausgerollt werden koumlnnten welche
Problematiken es gibt und wie man sie loumlsen
koumlnnte
25 Management als
Vorbilder gewin-
nen
Was sind die relevanten Use Cases um das Ma-
nagement zu gewinnen Wie koumlnnen wir das Ma-
nagement als Zielgruppe ansprechen (Formate)
und als Vorbilder nutzen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
21
Auch hier wuumlrden wir einige Telekom Be-
spiele als Impuls vorstellen und sind auf
eure Erfahrungen und Ideen dazu gespannt
(offener Austausch)
26 Learning Tools
Performance Sup-
port
Wir vergleichen hier gerade 3 Anbieter Solu-
zione KnowHow und TTS Gerne stelle ich
unsere Eindruumlcke vor Habt ihr bereits Erfah-
rungen oder weitere Anregungen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
22
5 Ein Benchlearning Projekt ndash 5 Erfolgsfaktoren
Fuumlr diejenigen Leser die selbst daruumlber nachdenken ein sol-
ches Benchlearning Projekt durchzufuumlhren moumlchten wir in
diesem Bericht die aus unserer Sicht fuumlnf Erfolgsfaktoren ei-
nes solchen Projekts auffuumlhren
1 Stellen Sie sicher dass Sie Personen und Organisationen
fuumlr die Projekt-Teilnahme einladen die ein aumlhnliches Erfah-
rungs-Niveau aufweisen Dies ermoumlglicht einen Austausch
und ein Lernen voneinander auf Augenhoumlhe gemaumlszlig dem
Prinzip Geben und Nehmen
2 Laden Sie wenn moumlglich externe Experten und Referenten
zu den Treffen ein Impulse und Perspektiven von auszligen be-
reichern somit auch den projektinternen Austausch
3 Finden Sie eine Balance zwischen offen Diskussionen der
Teilnehmer und Zeiten fuumlr Erarbeiten von konkreten Ar-
beitsergebnissen
4 Lassen Sie Raum fuumlr informellen Austausch der Teilneh-
mer insbesondere auch um Vertrauen und persoumlnliche Be-
ziehungen untereinander aufbauen zu koumlnnen Eine ge-
meinsame Abendveranstaltung vor dem eigentlichen Tref-
fen am Folgetag sowie laumlngere Pausen bzw Break-out Sessi-
ons waumlhrend der Treffen kann dies unterstuumltzen und foumlr-
dern
5 Seien Sie beharrlich bei der Organisation von Aktionen abseits der Treffen Ein Benchlear-
ning Projekt braucht einen Projekt Manager der neben den administrativen Aufgaben auch
die Teilnehmer immer wieder an offene Punkte erinnert Austausch und Zusammenarbeit
im virtuellen Raum geschieht nicht automatisch da die Teilnehmer in ihren Organisationen
natuumlrlich stark eingebunden sind und Themen wie Benchlearning aus dem Bewusstsein
geraten
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
23
6 Impressionen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
24
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
25
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
26
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
27
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
28
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
29
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
30
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
31
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
32
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
18
Mockup angelehnt an bekannte Use Cases
aber bisheriges Feedback war positiv Wir
wuumlrden ihn vorstellen und euer Feedback
aufnehmen um ihn noch weiter auszurei-
fen Es werden nicht nur O365 features be-
trachtet sondern auch zT Bestandssys-
teme
14 Employee Experi-
ence und New
Workstyle Work-
flows II
Im zweiten Workshop der Reihe drehen wir
die Fragestellung um wir erarbeiten ausge-
hend von Mitarbeiterbeduumlrfnissen des
Employee Experience Modells neue Work-
flows mit O365 Dabei helfen uns wieder die
Mitarbeiter Personas und die Logik der New
Workstyle Workflows
15 Onboarding
Endanwender in
die neue Arbeits-
weise
Wir haben im Moment folgende Problem-
stellung Unsere Collaboration Key User wa-
ren bisher mehr SharePoint-Experten als
Collaboration-Berater Durch die ab und an
durchzufuumlhrenden Updates konnten wir
diese Key User relativ einfach schulen und
uumlber Neuerungen informieren - ebenso un-
sere Endanwender Durch den Wechsel zu
O365 und den damit immer mehr werden-
den Tools mehr Komplexitaumlt sowie den
Evergreen Ansatz wird der Wissenstransfer
immer schneller und schwieriger
Wissenstransfer vom Core Team zu
den Key Usern
Wissenstransfer von den Key Usern
zum Endanwender
Onboarding von neuen Mitarbeitern
Self-Studys Hilfe zur Selbsthilfe hellip
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
19
In der Session wuumlrde ich euch unseren An-
satz vorstellen und danach in den Erfah-
rungs- und Meinungsaustausch einsteigen
16 Erfahrungen mit
User Experience
Uumlberblick laufender Aktivitaumlten
Usability Studien
Community Management
Learning
Data
Was haben wir soweit gelernt Was haben
wir geplant
17 Einsatz von Daten
zur Unterstuumltzung
von Collaboration
Workstyles
Welche Daten stehen zur Verfuumlgung
in O365 in anderen Anwendungen
Wie koumlnnen die Daten unterstuumltzen
Wo sind die Limits was macht keinen
Sinn
18 Kennzahlen in
Office 365
Wir wollen Aussagen uumlber die Nutzungsin-
tensitaumlt unserer Office 365 Umgebung tref-
fen Welche Kennzahlen sind fuumlr euch in
Office 365 interessant Welche erfasst ihr
wie In welchen Zeitabstaumlnden Wer erfasst
analysiert und leitet Maszlignahmen ein
19 OneDrive Migra-
tion
Wir sind momentan in der Planung unserer
OneDrive Migration (Persoumlnliches File Share
Shared Documents der MySite)
Gerne wuumlrden wir euch unsere momentane
Vorstellung Planung vorstellen und mit
euch in einen Erfahrungsaustausch gehen
Einer der Schwerpunkte Keine technische
Migration sondern eine Self Migration also
Vorgehen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
20
20 Adoption und
Change
Welche bdquoFallenldquo seht Ihr in unserem O365- Rollout-
Kommunikationskonzept (Fokus Teams)
Wir stellen Euch die aktuellen StaumlndeHer-
ausforderungen in Bezug auf Rollout Kom-
munikation Qualifizierung fuumlr unsere Marke
vor und wuumlnschen uns Anregungen Ruumlck-
meldungen Bestaumltigungen und Diskussio-
nen
21 Gruppenmanage-
ment Groups
Wir arbeiten an einem Groups Konzept da es einer
entsprechenden Regelung bedarf wie die Groups
verwaltet werden bzw Wer Gruppen uumlber welchen
Prozess erstellen darf
In unserem derzeitigen ESN duumlrfen alle User
Gruppen aufsetzen Durch die komplexe
Verknuumlpfung in O365 mit Teams Planner
etc Benoumltigen wir eine andere Regelung
Gibt es hierzu Erfahrungswerte bzw Habt
Ihr eine pragmatische Regelung gefunden o-
der einen Managed Process
22 Quick Wins - 1-mi-
nute Whow pro
Tool
5 Whow Effekte pro Office 365 Tool fuumlr die
Vermarktung dieser Sammlung von fuumlnf
Beispielen
23 Neues Guide Kon-
zept
Offener Austausch Aufgabenbereiche Inhalte
24 Nutzung von Flow
und PowerApps
Erfahrungsaustausch zu den beiden Tools
und Ideensammlung von Moumlglichkeiten wie
die Tools ausgerollt werden koumlnnten welche
Problematiken es gibt und wie man sie loumlsen
koumlnnte
25 Management als
Vorbilder gewin-
nen
Was sind die relevanten Use Cases um das Ma-
nagement zu gewinnen Wie koumlnnen wir das Ma-
nagement als Zielgruppe ansprechen (Formate)
und als Vorbilder nutzen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
21
Auch hier wuumlrden wir einige Telekom Be-
spiele als Impuls vorstellen und sind auf
eure Erfahrungen und Ideen dazu gespannt
(offener Austausch)
26 Learning Tools
Performance Sup-
port
Wir vergleichen hier gerade 3 Anbieter Solu-
zione KnowHow und TTS Gerne stelle ich
unsere Eindruumlcke vor Habt ihr bereits Erfah-
rungen oder weitere Anregungen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
22
5 Ein Benchlearning Projekt ndash 5 Erfolgsfaktoren
Fuumlr diejenigen Leser die selbst daruumlber nachdenken ein sol-
ches Benchlearning Projekt durchzufuumlhren moumlchten wir in
diesem Bericht die aus unserer Sicht fuumlnf Erfolgsfaktoren ei-
nes solchen Projekts auffuumlhren
1 Stellen Sie sicher dass Sie Personen und Organisationen
fuumlr die Projekt-Teilnahme einladen die ein aumlhnliches Erfah-
rungs-Niveau aufweisen Dies ermoumlglicht einen Austausch
und ein Lernen voneinander auf Augenhoumlhe gemaumlszlig dem
Prinzip Geben und Nehmen
2 Laden Sie wenn moumlglich externe Experten und Referenten
zu den Treffen ein Impulse und Perspektiven von auszligen be-
reichern somit auch den projektinternen Austausch
3 Finden Sie eine Balance zwischen offen Diskussionen der
Teilnehmer und Zeiten fuumlr Erarbeiten von konkreten Ar-
beitsergebnissen
4 Lassen Sie Raum fuumlr informellen Austausch der Teilneh-
mer insbesondere auch um Vertrauen und persoumlnliche Be-
ziehungen untereinander aufbauen zu koumlnnen Eine ge-
meinsame Abendveranstaltung vor dem eigentlichen Tref-
fen am Folgetag sowie laumlngere Pausen bzw Break-out Sessi-
ons waumlhrend der Treffen kann dies unterstuumltzen und foumlr-
dern
5 Seien Sie beharrlich bei der Organisation von Aktionen abseits der Treffen Ein Benchlear-
ning Projekt braucht einen Projekt Manager der neben den administrativen Aufgaben auch
die Teilnehmer immer wieder an offene Punkte erinnert Austausch und Zusammenarbeit
im virtuellen Raum geschieht nicht automatisch da die Teilnehmer in ihren Organisationen
natuumlrlich stark eingebunden sind und Themen wie Benchlearning aus dem Bewusstsein
geraten
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
23
6 Impressionen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
24
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
25
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
26
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
27
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
28
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
29
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
30
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
31
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
32
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
19
In der Session wuumlrde ich euch unseren An-
satz vorstellen und danach in den Erfah-
rungs- und Meinungsaustausch einsteigen
16 Erfahrungen mit
User Experience
Uumlberblick laufender Aktivitaumlten
Usability Studien
Community Management
Learning
Data
Was haben wir soweit gelernt Was haben
wir geplant
17 Einsatz von Daten
zur Unterstuumltzung
von Collaboration
Workstyles
Welche Daten stehen zur Verfuumlgung
in O365 in anderen Anwendungen
Wie koumlnnen die Daten unterstuumltzen
Wo sind die Limits was macht keinen
Sinn
18 Kennzahlen in
Office 365
Wir wollen Aussagen uumlber die Nutzungsin-
tensitaumlt unserer Office 365 Umgebung tref-
fen Welche Kennzahlen sind fuumlr euch in
Office 365 interessant Welche erfasst ihr
wie In welchen Zeitabstaumlnden Wer erfasst
analysiert und leitet Maszlignahmen ein
19 OneDrive Migra-
tion
Wir sind momentan in der Planung unserer
OneDrive Migration (Persoumlnliches File Share
Shared Documents der MySite)
Gerne wuumlrden wir euch unsere momentane
Vorstellung Planung vorstellen und mit
euch in einen Erfahrungsaustausch gehen
Einer der Schwerpunkte Keine technische
Migration sondern eine Self Migration also
Vorgehen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
20
20 Adoption und
Change
Welche bdquoFallenldquo seht Ihr in unserem O365- Rollout-
Kommunikationskonzept (Fokus Teams)
Wir stellen Euch die aktuellen StaumlndeHer-
ausforderungen in Bezug auf Rollout Kom-
munikation Qualifizierung fuumlr unsere Marke
vor und wuumlnschen uns Anregungen Ruumlck-
meldungen Bestaumltigungen und Diskussio-
nen
21 Gruppenmanage-
ment Groups
Wir arbeiten an einem Groups Konzept da es einer
entsprechenden Regelung bedarf wie die Groups
verwaltet werden bzw Wer Gruppen uumlber welchen
Prozess erstellen darf
In unserem derzeitigen ESN duumlrfen alle User
Gruppen aufsetzen Durch die komplexe
Verknuumlpfung in O365 mit Teams Planner
etc Benoumltigen wir eine andere Regelung
Gibt es hierzu Erfahrungswerte bzw Habt
Ihr eine pragmatische Regelung gefunden o-
der einen Managed Process
22 Quick Wins - 1-mi-
nute Whow pro
Tool
5 Whow Effekte pro Office 365 Tool fuumlr die
Vermarktung dieser Sammlung von fuumlnf
Beispielen
23 Neues Guide Kon-
zept
Offener Austausch Aufgabenbereiche Inhalte
24 Nutzung von Flow
und PowerApps
Erfahrungsaustausch zu den beiden Tools
und Ideensammlung von Moumlglichkeiten wie
die Tools ausgerollt werden koumlnnten welche
Problematiken es gibt und wie man sie loumlsen
koumlnnte
25 Management als
Vorbilder gewin-
nen
Was sind die relevanten Use Cases um das Ma-
nagement zu gewinnen Wie koumlnnen wir das Ma-
nagement als Zielgruppe ansprechen (Formate)
und als Vorbilder nutzen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
21
Auch hier wuumlrden wir einige Telekom Be-
spiele als Impuls vorstellen und sind auf
eure Erfahrungen und Ideen dazu gespannt
(offener Austausch)
26 Learning Tools
Performance Sup-
port
Wir vergleichen hier gerade 3 Anbieter Solu-
zione KnowHow und TTS Gerne stelle ich
unsere Eindruumlcke vor Habt ihr bereits Erfah-
rungen oder weitere Anregungen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
22
5 Ein Benchlearning Projekt ndash 5 Erfolgsfaktoren
Fuumlr diejenigen Leser die selbst daruumlber nachdenken ein sol-
ches Benchlearning Projekt durchzufuumlhren moumlchten wir in
diesem Bericht die aus unserer Sicht fuumlnf Erfolgsfaktoren ei-
nes solchen Projekts auffuumlhren
1 Stellen Sie sicher dass Sie Personen und Organisationen
fuumlr die Projekt-Teilnahme einladen die ein aumlhnliches Erfah-
rungs-Niveau aufweisen Dies ermoumlglicht einen Austausch
und ein Lernen voneinander auf Augenhoumlhe gemaumlszlig dem
Prinzip Geben und Nehmen
2 Laden Sie wenn moumlglich externe Experten und Referenten
zu den Treffen ein Impulse und Perspektiven von auszligen be-
reichern somit auch den projektinternen Austausch
3 Finden Sie eine Balance zwischen offen Diskussionen der
Teilnehmer und Zeiten fuumlr Erarbeiten von konkreten Ar-
beitsergebnissen
4 Lassen Sie Raum fuumlr informellen Austausch der Teilneh-
mer insbesondere auch um Vertrauen und persoumlnliche Be-
ziehungen untereinander aufbauen zu koumlnnen Eine ge-
meinsame Abendveranstaltung vor dem eigentlichen Tref-
fen am Folgetag sowie laumlngere Pausen bzw Break-out Sessi-
ons waumlhrend der Treffen kann dies unterstuumltzen und foumlr-
dern
5 Seien Sie beharrlich bei der Organisation von Aktionen abseits der Treffen Ein Benchlear-
ning Projekt braucht einen Projekt Manager der neben den administrativen Aufgaben auch
die Teilnehmer immer wieder an offene Punkte erinnert Austausch und Zusammenarbeit
im virtuellen Raum geschieht nicht automatisch da die Teilnehmer in ihren Organisationen
natuumlrlich stark eingebunden sind und Themen wie Benchlearning aus dem Bewusstsein
geraten
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
23
6 Impressionen
Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)
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20
20 Adoption und
Change
Welche bdquoFallenldquo seht Ihr in unserem O365- Rollout-
Kommunikationskonzept (Fokus Teams)
Wir stellen Euch die aktuellen StaumlndeHer-
ausforderungen in Bezug auf Rollout Kom-
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nen
21 Gruppenmanage-
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Wir arbeiten an einem Groups Konzept da es einer
entsprechenden Regelung bedarf wie die Groups
verwaltet werden bzw Wer Gruppen uumlber welchen
Prozess erstellen darf
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Gruppen aufsetzen Durch die komplexe
Verknuumlpfung in O365 mit Teams Planner
etc Benoumltigen wir eine andere Regelung
Gibt es hierzu Erfahrungswerte bzw Habt
Ihr eine pragmatische Regelung gefunden o-
der einen Managed Process
22 Quick Wins - 1-mi-
nute Whow pro
Tool
5 Whow Effekte pro Office 365 Tool fuumlr die
Vermarktung dieser Sammlung von fuumlnf
Beispielen
23 Neues Guide Kon-
zept
Offener Austausch Aufgabenbereiche Inhalte
24 Nutzung von Flow
und PowerApps
Erfahrungsaustausch zu den beiden Tools
und Ideensammlung von Moumlglichkeiten wie
die Tools ausgerollt werden koumlnnten welche
Problematiken es gibt und wie man sie loumlsen
koumlnnte
25 Management als
Vorbilder gewin-
nen
Was sind die relevanten Use Cases um das Ma-
nagement zu gewinnen Wie koumlnnen wir das Ma-
nagement als Zielgruppe ansprechen (Formate)
und als Vorbilder nutzen
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21
Auch hier wuumlrden wir einige Telekom Be-
spiele als Impuls vorstellen und sind auf
eure Erfahrungen und Ideen dazu gespannt
(offener Austausch)
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5 Ein Benchlearning Projekt ndash 5 Erfolgsfaktoren
Fuumlr diejenigen Leser die selbst daruumlber nachdenken ein sol-
ches Benchlearning Projekt durchzufuumlhren moumlchten wir in
diesem Bericht die aus unserer Sicht fuumlnf Erfolgsfaktoren ei-
nes solchen Projekts auffuumlhren
1 Stellen Sie sicher dass Sie Personen und Organisationen
fuumlr die Projekt-Teilnahme einladen die ein aumlhnliches Erfah-
rungs-Niveau aufweisen Dies ermoumlglicht einen Austausch
und ein Lernen voneinander auf Augenhoumlhe gemaumlszlig dem
Prinzip Geben und Nehmen
2 Laden Sie wenn moumlglich externe Experten und Referenten
zu den Treffen ein Impulse und Perspektiven von auszligen be-
reichern somit auch den projektinternen Austausch
3 Finden Sie eine Balance zwischen offen Diskussionen der
Teilnehmer und Zeiten fuumlr Erarbeiten von konkreten Ar-
beitsergebnissen
4 Lassen Sie Raum fuumlr informellen Austausch der Teilneh-
mer insbesondere auch um Vertrauen und persoumlnliche Be-
ziehungen untereinander aufbauen zu koumlnnen Eine ge-
meinsame Abendveranstaltung vor dem eigentlichen Tref-
fen am Folgetag sowie laumlngere Pausen bzw Break-out Sessi-
ons waumlhrend der Treffen kann dies unterstuumltzen und foumlr-
dern
5 Seien Sie beharrlich bei der Organisation von Aktionen abseits der Treffen Ein Benchlear-
ning Projekt braucht einen Projekt Manager der neben den administrativen Aufgaben auch
die Teilnehmer immer wieder an offene Punkte erinnert Austausch und Zusammenarbeit
im virtuellen Raum geschieht nicht automatisch da die Teilnehmer in ihren Organisationen
natuumlrlich stark eingebunden sind und Themen wie Benchlearning aus dem Bewusstsein
geraten
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1 Stellen Sie sicher dass Sie Personen und Organisationen
fuumlr die Projekt-Teilnahme einladen die ein aumlhnliches Erfah-
rungs-Niveau aufweisen Dies ermoumlglicht einen Austausch
und ein Lernen voneinander auf Augenhoumlhe gemaumlszlig dem
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meinsame Abendveranstaltung vor dem eigentlichen Tref-
fen am Folgetag sowie laumlngere Pausen bzw Break-out Sessi-
ons waumlhrend der Treffen kann dies unterstuumltzen und foumlr-
dern
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ning Projekt braucht einen Projekt Manager der neben den administrativen Aufgaben auch
die Teilnehmer immer wieder an offene Punkte erinnert Austausch und Zusammenarbeit
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1 Stellen Sie sicher dass Sie Personen und Organisationen
fuumlr die Projekt-Teilnahme einladen die ein aumlhnliches Erfah-
rungs-Niveau aufweisen Dies ermoumlglicht einen Austausch
und ein Lernen voneinander auf Augenhoumlhe gemaumlszlig dem
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2 Laden Sie wenn moumlglich externe Experten und Referenten
zu den Treffen ein Impulse und Perspektiven von auszligen be-
reichern somit auch den projektinternen Austausch
3 Finden Sie eine Balance zwischen offen Diskussionen der
Teilnehmer und Zeiten fuumlr Erarbeiten von konkreten Ar-
beitsergebnissen
4 Lassen Sie Raum fuumlr informellen Austausch der Teilneh-
mer insbesondere auch um Vertrauen und persoumlnliche Be-
ziehungen untereinander aufbauen zu koumlnnen Eine ge-
meinsame Abendveranstaltung vor dem eigentlichen Tref-
fen am Folgetag sowie laumlngere Pausen bzw Break-out Sessi-
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dern
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geraten
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