Beschaffung und Personalwesen
Geschäftsprozesse Beschaffung und Personalwesen
Überblick
Beschaffung: Auswahl, Bestellung und Bezug von Waren und Dienstleistungen.
Waren und Dienstleistungen können intern oder extern bezogen werden.
Lernziele
1 Geschäftsprozesse in der Beschaffung.2 Kontrollen im Bereich Beschaffung.3 Geschäftsprozesse Zahlungsanweisung.4 Geschäftsprozesse Personalwesen.5 Kontrollen in der Lohn- und
Gehaltsverrechnung.
Lernziel 1
Geschäftsprozesse in der Beschaffung
Geschäftsprozesse BeschaffungRequirement
DeterminationRequirement
DeterminationIssue
Purchase OrderIssue
Purchase Order
Selection ofa Vendor
Selection ofa Vendor
Receipt ofthe GoodsReceipt ofthe Goods
InvoiceVerification
InvoiceVerification
VendorPaymentVendor
Payment
Selection ofSource
Selection ofSource
Request forQuotationRequest forQuotation
Geschäftsprozesse Beschaffung
ERP (Enterprise Resource Planning) Systeme verwalten auch im Beschaffungsbereich alle erforderlichen Daten (großen Umfangs).
SAP R/3 unterstützt die Beschaffung im Modul MM (Material Management).
Geschäftsprozesse Beschaffung
R/3 ermöglicht online das Erstellen und Austauschen aller für diese Geschäftsfälle erforderlichen Dokumente.
Diese Dokumente sind in R/3 “on line Dokumente.”
Sie können aber auch ausgedruckt und manuell versandt werden.
Geschäftsprozesse Beschaffung
In R/3 sind u.a. folgende Beschaffungsdokumente verfügbar:
– Einkaufsanforderung– Anbots-Aufforderung– Anbot-Erstellung– Bestell-Auftrag
Geschäftsprozesse Beschaffung
– on-line Übereinkünfte– Verträge– Terminpläne– Bestellinformationen
Geschäftsprozesse Beschaffung
Alle Dokumente erhalten einen Dokumenten-Typ-Code.
Diese Codes bestimmen die am Bildschirm angezeigten Datenfelder.
Sie bestimmen auch die maximale Anzahl von Laufnummern für die Einzeldokumente.
Stammdaten
Stammdaten werden in R/3 für die “Objekte” angelegt, welche die Organisationsstruktur und die Geschäftsprozesse des Unternehmens darstellen.
Das Codierungssystem für Objekte enthält Felder, welche Unternehmen, Betrieb, Lagerort, Einkaufsorganisation und Einkaufsgruppe repräsentieren.
Lernziel 2
Kontrollen
im Bereich Beschaffung
Transaktionskontrollen im Beschaffungsbereich
Die Kontrollen im Transaktionszyklus Beschaffung werden durch die Trennung folgender Funktionen ermöglicht:
– Bedarfsmeldung– Einkauf– Warenannahme
Transaktionskontrollen im Beschaffungsbereich
– Verbindlichkeiten– Zahlungsvorgang– Hauptbuchkontenführung
Anforderung
PrepareRequisition
PrepareRequisition
PurchaseRequisition
PurchaseRequisition
ReceivingReport
ReceivingReport
DeliveryDelivery
ReceivingReport
ReceivingReport
GoodsReceipt
Processing
GoodsReceipt
Processing
RequisitionProcessingRequisitionProcessing
AccountsPayable
Purchasing
PurchaseDatabase
Receiving
VerifyGoodsVerifyGoods
Einkauf
SelectVendorSelect
Vendor
PrepareOrderPrepareOrder
InvoiceInvoice
InvoiceInvoice
InvoiceVerification
InvoiceVerification
OrderProcessing
OrderProcessing
PurchaseRequisition
PurchaseRequisition
PurchaseOrder
PurchaseOrder
PurchaseDatabase
AccountsPayable
Vendor
Vendor
Competitive Bidding
EingangVendor
ReceivingReport
ReceivingReport
DeliveryDelivery
DeliveryDelivery
PurchaseDatabase
Match toPurchase
Order
Match toPurchase
Order
EnterReceipt
EnterReceipt
OrderProcessing
OrderProcessing
BlindCountBlindCount
StoresStores
VerbindlichkeitenPurchase
RequisitionPurchase
RequisitionPurchase
OrderPurchase
OrderReceiving
ReportReceiving
ReportInvoiceInvoice
VoucherProcessing
VoucherProcessing
RetrieveDocuments
RetrieveDocuments
PrepareVoucherPrepareVoucher
JournalVoucherJournalVoucher
VoucherVoucherVoucherCheckVoucherCheck
AccountsPayable
VoucherRegister
General Ledger
PurchaseDatabase Cash Disbursements
On Due Date
Verbindlichkeiten
Die Kreditorenbuchhaltung ist für die Anweisung der Zahlungen an die Lieferanten zuständig.
Welche Dokumente sind erforderlich?– Bedarfsmeldung– Bestellung– Wareneingangsmeldung– Rechnung
Verbindlichkeiten
Die Verwendung von Quittungen, welche Zahlungen begleiten, ist ein wesentliches Kontrollinstrument im Beschaffungsbereich.
Das interne Belegsystem muß sicherstellen, dass die gesamte Dokumentation eines Geschäftsfalls erstellt, geprüft und genehmigt ist, bevor tatsächlich Zahlungen angewiesen werden.
Verbindlichkeiten
Welche weiteren Kontrollen sind möglich? Der Einkauf darf die empfangenen Waren nicht
kontrollieren. Die Warenannahme ist getrennt von der endgültigen
Empfangsbestätigung an den Lieferanten. Die Debitorenbuchhaltung beschäftigt sich nur mit den
Belegen. Bestellanforderungen sollten unabhängig geprüft
werden.
Verbindlichkeiten
Die Rechnungen sollten vom Einkauf geprüft werden, bevor sie an die Debitorenbuchhaltung weitergeleitet werden.
Die Einkaufskonditionen sollten überwacht werden.
Die Lagerbuchhaltung sollte sofort die Zugänge ausweisen.
Integrität des Beschaffungsprozesses
Die Dokumentation im Beschaffungsbereich soll sicherstellen, dass auch die Waren erhalten wurden, die bestellt worden sind (Menge, Art, Qualität).
Der Vergleich zwischen Bestellung und Warenpapieren sollte von der physischen Kontrolle der Waren getrennt erfolgen.
Der Beschaffungsprozeß als ganzes muß von einer anderen Stelle gesteuert werden.
Eigene Kontrollen für die Integrität der Käufer-Verkäufer-Beziehungen sollten existieren.
Lieferantenauswahl durch Rating
Durch Attribute-rating einzelner Lieferanten kann eine Auswahl durch mehrere, unabhängige Experten erfolgen.
Wie geht das vor sich? Zunächst werden alle Kriterien aufgelistet,
welche bei der Lieferantenauswahl berücksichtigt werden sollten.
Lieferantenauswahl durch Rating
Sodann wird jedem Kriterium ein relatives Gewicht zugeordnet, welches seine Wichtigkeit aus der Sicht des Unternehmens repräsentiert.
Danach müssen die Experten für jeden Lieferanten entsprechende Werte für die Kriterien vergeben.
Die Ergebnisse werden summiert.
Lernziel 3
Geschäftsprozesse Zahlungsanweisung
Geschäftsprozesse Zahlungsanweisung
Der Zahlungsanweisungsbereich erstreckt sich sowohl auf bare als auch auf unbare Zahlungen.
Zumeist wird mittels Scheck bezahlt. Barzahlungen kommen nur im
geringbetraglichen Bereich vor.
Geschäftsprozesse Zahlungsanweisung
Was ist eine Sonderkasse (imprest fund)? Eine Extrakasse, welche mit einem
vorbestimmten, fixierten Betrag dotiert ist. Dieses Konzept ist nicht auf die “Portokasse”
beschränkt. Sonderkassen existieren auch für Bezüge von
Mitarbeitern bzw. bestimmte Aufwandspositionen.
Geschäftsprozesse Zahlungsanweisung
ControlTotal
ControlTotal
VoucherCheckVoucherCheck
VoucherVoucherVoucherCheckVoucherCheck
VoucherVoucher
PostPost
SignChecks
SignChecks
VoucherCheckVoucherCheck
AccountsPayable
CheckRegister
GeneralLedger
CancelVoucher
afterSigningCheck
ForwardDirect to
Payee
Hauptbuch
JournalVoucherJournalVoucher
ControlTotal
ControlTotal
ControlTotal
ControlTotal
JournalVoucherJournalVoucher
ComparePost
ComparePost
GeneralLedger
Processing
GeneralLedger
Processing
CashDisbursements
AccountsPayable
GeneralLedger
Innenrevision
BankReconciliation
BankReconciliation
BankStatement
BankStatement
CancelledChecks
CancelledChecks
BankReconciliation
BankReconciliation
Bank
CheckRegister
Independent ofCash Disbursements
Belegwesen
Die Kontrolle der Zahlungsanweisungen besteht in der Überprüfung aller Belegdokumente bevor tatsächlich Zahlungen geleistet werden.
Die Autorisierung zur Zahlungsanweisung kann auf unterschiedliche Arten erfolgen.
Belegwesen
– physische Unterschrift auf Dokumenten– durch ein eigenes Formular– durch Dateneingabe in ein EDV-System Die Kontrolle erfolgt jedoch durch die
Belegüberprüfung und nicht durch die Unterschrift!
Belegwesen
Eine grundsätzliche Frage betrifft den Zeitpunkt, wann Rechnungen als zahlbar gebucht werden sollen.
Nach der Überprüfung und Freigabe können die Rechnungen noch bis zum Fälligkeitsdatum zurückgehalten werden.
Eine andere Möglichkeit wäre die sofortige Zahlungsanweisung nach der Freigabe.
Belegwesen
Was ist ein built-up voucher system? In diesem System werden mehrere
Rechnungen ein und desselben Lieferanten gesammelt und die Bezahlung erfolgt dann mit einem Scheck für mehrere Rechnungen.
Folgende drei Dateien sind hier erforderlich:
Belegwesen
1 Eine Datei der freigegebenen, noch nicht bezahlten Rechnungen
2 Eine Datei der bezahlten Rechnungen3 Eine Lieferantendatei, in der für
jeden Lieferanten die Summe
der bezahlten und unbezahlten
Rechnungen aufscheint
Lernziel 4
Geschäftsprozesse Personalwesen
Geschäftsprozesse Personalwesen
Das HR-Informationssystem sollte Informationen zur Organisationsstruktur verwalten können.
– eine Liste aller Stellen im Unternehmen– eine Liste aller Stellenbeschreibungen– eine Liste der für die Stellen erforderlichen
Qualifikationen
HR in SAP R/3
Die HR-Daten sind für jeden berechtigten Anwender online verfügbar.
Der HR-Modul kann einzeln (standalone) oder integriert mit anderen Anwendungen implementiert werden.
HR in SAP R/3
SAP R/3 enthält zwei HR-Module:1 Die Personaladministration (HR-PA)
beschäftigt sich mit der Verwaltung der Mitarbeiterdaten.
2 Der Personalplanungs- und -entwicklungsmodul (HR-PD) verwaltet die Informationen zur Organisationsstruktur des Unternehmens.
HR Datenstrukturen
Die HR-Datenstrukturen bestehen aus drei Elementen:
1 HR-Stammdaten2 HR-Datenorganisation3 HR-Objekte
Lernziel 5
Kontrollen in der Lohn- und Gehaltsverrechnung
Transaktionskontrollen in der Lohn- und Gehaltsverrechnung
Die Lohn- und Gehaltsverrechnung zählt zu den kompliziertesten Unternehmensprozessen.
Es sind auch Abgabenerhebungen damit verbunden.
Diese Bestimmungen ändern sich ständig. Die entsprechenden Verarbeitungssysteme
müssen daher permanent adaptiert werden.
Transaktionskontrollen in der Lohn- und Gehaltsverrechnung
In den USA: für vorsätzliche Verstöße gegen die gesetzlichen Dokumentationserfordernisse nicht nur Geld- sondern auch Haftstrafen!
Transaktionskontrollen in der Lohn- und Gehaltsverrechnung
EmployeeTime Cards
EmployeeTime Cards
Job TimeSummaryJob TimeSummary
Authorization,Notification
Authorization,Notification
EmployeeTime Cards
EmployeeTime Cards
PayrollRegisterPayrollRegister
PaychecksPaychecks
Authorization,Notification
Authorization,Notification
Timekeeping Payroll Personnel
Employee Hiring,Terminations,
Raises, Deductions
Reconcile
Transaktionskontrollen in der Lohn- und Gehaltsverrechnung
Was ist eine unabhängige Auszahlungsstelle (independent paymaster)?
Die tatsächlich das Gehalt auszahlende Person ist unabhängig von den Personal-, Zeiterfassungs- und Verrechnungsaufgaben.
Erforderliche Berechnungen
Zahlreiche Dateien müssen bei der Lohn- und Gehaltsverrechnung verwaltet werden, z.B.:
– Mitarbeiterstammdaten– Gehaltsschemata– Lohnzahlungsjournal– Sozialversicherungsdaten– Lohnsteuerdaten