Expertengruppe Prozessmanagement
ProReKo Projekt Regionale Kompetenzzentren
Beschreibung von Methoden, Konventionen und
Standards zur Modellierung von Prozessen
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Inhaltsverzeichnis 1. EINLEITUNG 3
2. SCHULPROZESSE 4 2.1. DEFINITION 4 2.2. PROZESSARTEN 4
2.2.1. Kernprozesse 4 2.2.2. Führungsprozesse 4 2.2.3. Unterstützungsprozesse 4
2.3. SICHTEN 4 2.3.1. Organisationssicht 4 2.3.2. Funktionssicht 4 2.3.3. Prozesssicht 4 2.3.4. Ansicht 4
2.4. EMPFEHLUNG DOKUMENTENMANAGEMENT 4 2.5. EMPFEHLUNG RECHTSSICHERHEIT 5
3. AUFGABENBEZOGENE BESCHREIBUNG EINES REGIONALEN KOMPETENZZENTRUMS 6
3.1. PROZESSBETEILIGTE AUS DER ORGANISATIONSSICHT 6 3.2. VERRICHTUNGSKATALOG 7
4. MODELLIERUNG UND STANDARDS 12 4.1. EINLEITUNG 12 4.2. MODELLIERUNGSKONVENTIONEN 12
4.2.1. Prozessdatenbankname 12 4.2.2. Bereiche 12 4.2.3. Prozesse 12 4.2.4. Entscheidungen 13 4.2.5. Verbinder 13 4.2.6. Connectoren 13 4.2.7. Hinweise und Bemerkungen 14
5. EMPFEHLUNG FÜR MODELLIERUNGSWORKSHOPS 15 5.1. ZUSAMMENSETZUNG DER ARBEITSGRUPPE 15 5.2. VORBEREITUNGEN 15 5.3. DURCHFÜHRUNG 15 5.4. INHALTLICHE FRAGEN 15 5.5. ERGEBNISSE DES WORKSHOPS 16
6. LITERATUR 16
7. TEILNEHMERINNEN UND TEILNEHMER 17
8. ANLAGEN 18 8.1. ANLAGE 1: ERHEBUNGSBOGEN 18 8.2. ANLAGE 2: ABKÜRZUNGEN DER PROZESSBETEILIGTEN 19
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1. Einleitung Im Rahmen des ProReKo-Modellvorhabens des Landes Niedersachsen werden seit 2003 neue Steuerungsmodelle für berufsbildende Schulen erprobt. Die Aufnahme und der sach-gemäße Einsatz von Prozessmodellen sind für die berufsbildenden Schulen dabei zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor geworden.
Die Darstellung und Grundlegung der Konventionen soll ein einheitliches Referenzmodell für berufsbildende Schulen in Niedersachsen auf der Basis der Software ViFlow ermögli-chen. Die Software dient der professionellen Modellierung, Analyse und Optimierung von (schulischen) Prozessen. ViFlow ist ein grafisches Prozessmodellierungs-Tool, mit dem die Abläufe einer Schule schnell und sicher abgebildet werden können. ViFlow bildet die Basis für eine umfangreiche Prozessdokumentation mit einer Vielzahl detaillierter Informationen. Dabei kombiniert ViFlow die vielfältigen Möglichkeiten der Grafiksoftware Microsoft® Office Visio® 2003 mit den Eigenschaften einer relationalen Datenbank.
Die Vorteile der Software im Überblick:
• Leicht verständliche, übersichtliche und logisch aufgebaute Prozessdarstellung für aussagekräftige Grafiken mit detaillierten Informationen
• Einfache Handhabung und intuitive Benutzerführung durch eine strukturierte, praxis-gerechte Programmoberfläche
• Vielfältig konfigurierbarer WebWizard für die Veröffentlichung der Prozessgrafiken und -informationen als WebModel und die Betrachtung im Microsoft® Internet Explo-rer
• Integration einer relationalen Datenbank zur Wiederverwendung und zentralen Pfle-ge von Prozess-Informationen
• Sichere Bedienung und hohe Kompatibilität zu anderen Microsoft®-Anwendungen durch die Integration von Microsoft® Office Visio® 2003
• Umfangreiche Prozess-Import/Export-Funktionen für den Austausch wertvoller Pro-zessinformationen und ein flexibles Prozessmanagement
• Konfiguration von ViFlow über Gruppenrichtlinien für Mehrbenutzer-Umgebungen • Integrierte Schnittstelle zu Microsoft® Project • ViFlow wird jedem, der mit einer Windows®-Oberfläche arbeitet, schnell vertraut sein • Export als XML- und Visio-Dateien sowie als Access-Datenbank • Import aus Excel-Tabellen, Accesss-Datenbanken und Text-Dateien
Die vorliegende Fassung führt in das Thema ein und nennt die wesentlichen Konventionen.
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2. Schulprozesse
2.1. Definition Ein Schulprozess ist eine zielgerichtete, zeitlich logische Abfolge von Aufgaben, die arbeits-teilig von mehreren Organisationen oder Organisationseinheiten unter Nutzung von Infor-mations- und Kommunikationstechnologien ausgeführt werden können. Er dient der Erstel-lung von Leistungen entsprechend den vorgegebenen, aus dem Leitbild abgeleiteten Pro-zesszielen. Ein Schulprozess hat einen definierten Anfang und ein definiertes Ende. Ein Schulprozess kann formal auf unterschiedlichen Detaillierungsebenen und aus mehreren Sichten beschrieben werden. Der entsprechende Detaillierungsgrad für jeden Schulprozess sollte so gewählt werden, dass dieser selbsterklärend ist und seine Komplexität angemes-sen dargestellt wird (so detailliert wie nötig und so abstrakt wie möglich).
2.2. Prozessarten
2.2.1. Kernprozesse Kernprozesse sind Bildungs- und Erziehungsprozesse, die eine Schule zur Zufriedenstel-lung der an sie gestellten externen und internen Erwartung erbringt. Diese umfassen die Entwicklung, Durchführung und Evaluation von Bildungsangeboten.
2.2.2. Führungsprozesse Führungsprozesse dienen der Lenkung und Kontrolle der Kern- und Unterstützungsprozes-se.
2.2.3. Unterstützungsprozesse Prozesse, die nötig sind, um die Kernprozesse realisieren zu können. Sie wirken nicht un-mittelbar auf Bildung und Erziehung ein. Hierunter fallen alle administrativen Tätigkeiten.
2.3. Sichten
2.3.1. Organisationssicht In der Organisationssicht wird die Aufbauorganisation (Organigramm) der Schule abgebil-det.
2.3.2. Funktionssicht Die Funktionssicht beschreibt in strukturierter Form schulische Aufgaben und Vorgänge.
2.3.3. Prozesssicht Die Prozesssicht stellt die komplexe Gesamtheit der Schulprozesse dar, indem die Organi-sationssicht, Funktionssicht und Datensicht zusammengeführt werden (Darstellungsansicht von ViFlow).
2.3.4. Ansicht Die Datensicht beschreibt die für die Modellierung relevanten Daten.
2.4. Empfehlung Dokumentenmanagement Ein Dokumentenmanagement sollte parallel zum Prozessmanagement geführt werden. Da-bei sind Verlinkungen auf dieses Dokumentensystem praktikabel. Ansonsten sind mitge-führte Dokumente zu hinterlegen.
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2.5. Empfehlung Rechtssicherheit Die Rechtssicherheit der Prozesse und ihrer mitgeführten Dokumente sollte beachtet wer-den. Folgende Checkliste könnte zur systematischen Einarbeitung der Rechtssicherheit bei schulischen Prozessen eingesetzt werden und als elektronisches Dokument der Prozess-beschreibung hinzugefügt werden.
Nr. Beschreibung erfüllt 1. Prozessname/-nummer sind gegeben:
2. Prozessverantwortlicher und Prozessteam sind benannt:
3. Prozessbeschreibung liegt vor:
4. Prozessinformationen/-unterlagen (Rechtsvorschriften etc.) liegen vor und sind katalogisiert (plus Sicherheitskopien):
5. Fundort aller Prozessinformationen und – unterlagen ist benannt:
6. Die Bezugsquellen aller Prozessinformationen sind benannt:
7. Verantwortliche für Interpretationshilfen aller Prozessinformationen sind angegeben:
8. Der Evaluationsmodus der Prozessinformationen ist beschrieben:
9. Die Protokolle der Überarbeitungsvorgänge liegen vor (Neuaufnahmen; Veränderungen; Wegfall von Rechtsvorschriften):
10. Die Fundorte und Bezugsquellen der Überarbeitungsvorgänge sind auf-gelistet:
11. Die Mitarbeiter- und SchülerInnenbeiträge zu dem Prozess sind erfasst und dokumentiert:
12. Der Prozess ist auf seine Relevanz hin geprüft:
13. Die Nutzungshäufigkeit des Prozesses ist beschrieben (permanent; re-gelmäßig; selten):
... Weitere Aspekte…
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3. Aufgabenbezogene Beschreibung eines Regionalen Kom-petenzzentrums
3.1. Prozessbeteiligte aus der Organisationssicht Aus Darstellungsgründen wird in der Prozessmodellierung für die Prozessbeteiligten im Folgenden eine geschlechtsneutrale Formulierung verwendet. In den Fällen, in denen das nicht gelingt, wird die männliche Form synonym für die weibliche gewählt. Die angeführten Prozessbeteiligten werden in drei Gruppen unterschieden:
In der ersten Gruppe befinden sich diejenigen, deren Funktion in der Schule durch Verordnungen und rechtliche Regelungen definiert ist.
In der zweiten Gruppe sind die Prozessbeteiligten aufgeführt, die an der überwie-genden Zahl der Schulen vorhanden sind und unter den aufgeführten Bezeichnun-gen ähnliche Tätigkeiten ausführen.
Die dritte Gruppe umfasst Prozessbeteiligte, die sich allein über ihre Aufgabenbe-zeichnung definieren.
Diese Prozessbeteiligten finden Sie als „Bereiche“ in den Viflow-Musterprozessen wie-der. Damit soll ein besserer Transfer auf Ihre individuelle Schulsituation gewährleistet werden. Die Liste kann ggf. erweitert werden. Bei der Übertragung der Prozesse auf Ihre Schule sind bei Bedarf die „Bereiche“ in den Musterprozessen durch Funktionsträger gemäß Ihrer innerschulischen Aufgabenvertei-lung auszutauschen. (Beispiel: Die Aufgabe des Personalmanagers kann an Ihrer Schule durch die Schulleiterin/den Schullei-ter, an einer anderen Schule hingegen durch eine Abteilungsleiterin/einen Abteilungsleiter wahrgenom-men werden.)
Durch Verordnungen und rechtliche Rege-lungen vorgegeben Etablierte Gruppen Aufgabenorientiert
Personalrat Beratungslehrer Personalverwalter
Frauenbeauftragte SV-Berater Finanzverwalter
Schwerbehindertenbeauftragter Hausmeister Schülerverwalter
Datenschutzbeauftragter Fortbildungsbeauftragter Medienverwalter
Sicherheitsbeauftragter Prozessmanager Statistikverantwortlicher
Schulleiter Controller Personalmanager
Lehrer QM-Beauftragter Schulleitung
Schülervertreter Beauftragter für Öffentlichkeitsarbeit Schulvorstand
Elternvertreter EDV-Administrator Schulbeirat
Klassenlehre Schulassistent Finanzmanager
Schüler Sekretär Bildungsangebotsentwickler
Arbeitgeber Sozialarbeiter Teamleiter
Arbeitnehmer Suchtpräventionsbeauftragter Aufsichtsplaner
Abteilungsleiter Förderverein …
Landesschulbehörde …
Kultusministerium Niedersachsen
...
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3.2. Verrichtungskatalog Um eine möglichst große Übereinstimmung in der Formulierung der einzelnen Prozesse zu erhalten, können folgende Verben genutzt werden. Synonyme und Erklärungen die-nen der Erläuterung dieser. Diese offene Liste kann Prozessmodelliererinnen und Pro-zessmodellierern als Unterstützung zur Vermeidung von Interpretationsproblemen die-nen.
Verrichtung Synonym Erklärung (Beispiele)
abgeben äußern, vortragen Stellungnahme äußern
ablegen abhängen, abheften, weghängen Akte abhängen, Brief in Akte abhef-ten
ablehnen zurückweisen einen Antrag ablehnen, Vorgang zurückweisen (z. B. bei Freigabe durchführen)
abrechnen Abrechnen diverser Forderungen
absetzen Kosten absetzen
abstimmen absprechen, reden, sprechen Termin oder Themen abstimmen
abwarten Antwort/Ermittlung abwarten; Sit-zungstermin abwarten
abwickeln eine Personaleinstellung abwickeln
abzeichnen signieren diverse Schreiben/Listen abzeich-nen
ändern anpassen, berichtigen, korrigieren, nachbessern, überarbeiten, umindexie-ren, verändern, verbessern
etwas verändern oder korrigieren
aktualisieren Daten im System aktualisieren
anfordern bestellen Unterlagen anfordern
anlegen einrichten Einrichten von z. B. einer Außen-stelle
anleiten schulen, unterrichten Mitarbeiter anleiten
annehmen entgegennehmen Post annehmen
anrufen telefonieren Beteiligte anrufen
anstoßen Vorgang anstoßen
anwenden ein Mittel anwenden
anzeigen Ergebnis am Bildschirm anzeigen
archivieren elektronisch und physisch archivie-ren
aufbauen eine Partnerschaft aufbauen
aufbereiten Daten z. B. für die Schulinspektion aufbereiten
aufheben Bescheid aufheben
aufkleben kleben Ordnungsbegriff auf Akte aufkleben
aufnehmen einen Schüler aufnehmen
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ausführen einen Auftrag ausführen
ausfüllen ausfüllen eines Antrages; ausfüllen eines Schreibauftrages
aussprechen einen Verweis aussprechen
auswählen Bewerber auswählen
auswerten Gutachten auswerten
bearbeiten Checkliste bearbeiten
beenden einstellen, abschließen Leistung beenden
befolgen eine Erziehungsmaßnahme befol-gen
begehen Verstoß begehen
begründen erklären Ablehnung begründen
beifügen Akten beifügen; beifügen z. B. ei-ner Rechtsbehelfsbelehrung
beobachten einen Vorgang beobachten
beraten die Anspruchsgruppen beraten
berechnen addieren, aufsummieren, kalkulieren, schätzen, überschlagen, umrechnen, errechnen
z. B. Berechnen des Beitrages für Schulverein
beschaffen einkaufen, kaufen das Papier beschaffen
bestätigen Buchungslauf bestätigen
beteiligen einbeziehen den Personalrat beteiligen
betreiben Beschwerdemanagement betreiben
betreuen Veranstaltungen betreuen
beurteilen untersuchen Sachverhalt beurteilen
bewerten Schülerleistung bewerten
buchen ausbuchen, einbuchen, umbuchen, verbuchen
Betrag auf Konto buchen
dokumentieren einen Vorgang dokumentieren
drucken ausdrucken Dokument über Drucker ausgeben
durchführen Bildungsangebote durchführen
einleiten Erziehungs- oder Ordnungsmaß-nahme einleiten
einberufen eine Sitzung einberufen
einbinden Erziehungsberechtigte einbinden
einsetzen Personal einsetzen
entfernen Handzettel entfernen
entlassen Schüler entlassen
entnehmen herausnehmen Post manuell entnehmen
entscheiden entscheiden, ob Nachscannen erforderlich
entwerfen Bildungsangebote entwerfen
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entwickeln Bildungsangebote entwickeln
erfassen registrieren, zählen, eingeben, eintra-gen, setzen, einrichten
Antrag erfassen; Kennzeichen set-zen
ergänzen hinzufügen, vervollständigen Unterlagen ergänzen
erheben Statistik erheben
erinnern mahnen an Zahlung erinnern
ermitteln fragen, herausfinden, klären, erfragen nach fehlenden Informationen su-chen
erstatten Guthaben wird erstattet
erstellen anfertigen, bilden, erzeugen, fertigen, schreiben, tätigen, verfassen, vorneh-men, aufstellen, ausstellen, erarbeiten, programmieren
Erstellen eines Schreibens; Erstel-len eines Programms
erteilen geben eine Auskunft erteilen
evaluieren Bildungsangebote evaluieren
falten falzen, knicken Post falten
faxen
fertig stellen abschließen, Dokument fertig stellen
festlegen vereinbaren, vorgeben, bestimmen Termin festlegen
feststellen Kostenstelle feststellen
fortschreiben Schulprogramm fortschreiben
frankieren Post frankieren
freigeben Freigeben eines Vorgangs (Bu-chung freigeben)
führen Arbeitszeitkonto führen
genehmigen bewilligen, gewähren Antrag genehmigen
heften klammern, zusammenheften, zusam-mentackern
Kopien klammern
holen abholen, einsammeln, ziehen Post holen; Akte ziehen
indexieren attributieren, indizieren Dokument mit Index versehen
informieren benachrichtigen, hinweisen, melden, mitteilen, einweisen
eine Abteilung über etwas informie-ren; Beteiligte informieren
initiieren Selbstbewertung initiieren
installieren einspielen eine Software installieren
justieren ausrichten Kuvertiermaschine justieren
kommunizieren bekannt machen Beschlüsse kommunizieren
kontrollieren Ausführung kontrollieren
kooperieren mit Partnern kooperieren
koordinieren Unterrichtsinhalte koordinieren
kopieren vervielfältigen Unterlagen kopieren
kündigen Verhältnisse kündigen
kuvertieren eintüten Brief kuvertieren
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legen auffüllen Dokument in Postverteiler legen, Anlage/Beilagenfach auffüllen
lesen Lesen von Akten, Post,...
leiten lenken Sitzungen, Besprechungen leiten
löschen austragen Datei löschen
managen Prozesse managen
markieren fehlende Punkte markieren
notieren vermerken Vermerk für nächste Sitzung notie-ren
öffnen aufmachen Post öffnen
organisieren Geschäftszimmer organisieren
pflegen aktualisieren, warten Personenstammdaten pflegen
planen einplanen, einteilen, projektieren Termine planen
prüfen abgleichen, abstimmen, durchsehen, einsehen, klären, sichten, überprüfen,
Prüfen der Anträge auf Vollständig-keit
regeln Vertretung regeln
reservieren vorbelegen, vorbesetzen Sitzungssaal reservieren;
Dokumenten-Schlüssel vorbelegen
sammeln Belege sammeln
scannen einscannen, nachscannen Dokumente scannen
sortieren aussortieren, einsortieren, heraussortie-ren, ordnen, vorsortieren, zuordnen
Post sortieren
speichern einspeichern Daten speichern
stempeln abstempeln Schreiben abstempeln
stornieren Mitgliedschaft z. B. im Schulverein stornieren
suchen Akte suchen
teilnehmen an einer Sitzung teilnehmen
trennen separieren Dokumente trennen
übergeben aushändigen, ausgeben Formular übergeben
übernehmen Daten für Statistik übernehmen
überwachen sicherstellen Wiedervorlage überwachen
überweisen Überweisung eines Geldbetrages
umsetzen eine Verordnung umsetzen
unterschreiben unterzeichnen Dokument mit Unterschrift verse-hen
veranlassen auslösen Nachschreibtermin veranlassen
verarbeiten Daten verarbeiten
verfolgen eine Strategie verfolgen
verfügen anordnen Anordnung verfügen
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vergeben Kennzeichen vergeben; Ordnungs-buchstaben vergeben
vergleichen Ergebnisse vergleichen
verhandeln Vertragsverhandlungen führen
verknüpfen verbinden Personendaten verbinden
vernichten Dokumente vernichten
veröffentlichen Informationen der Öffentlichkeit zugänglich machen
versenden verschicken mit der Post verschicken
verrechnen aufrechnen Zahlungen verrechnen
verteilen ausfahren Post verteilen
verwalten Material verwalten
vorbereiten Pakete zur Abholung vorbereiten; Sitzung vorbereiten
vorlegen jemandem eine Akte vorlegen
vorliegen ein Fehlverhalten liegt vor
vorschlagen einen Vorschlag machen
weiterleiten bringen, transportieren, übermitteln, weitergeben, zurückgeben
Weiterleiten von Vorgängen
weiterentwickeln Partnerschaften weiterentwickeln
zahlen abführen, anweisen, auszahlen, bezah-len
Gehälter zahlen
zurücknehmen Anordnung bzw. Verwaltungsakt zurücknehmen
zuleiten zuführen, bringen, schicken Unterlagen zuführen
zusammenarbeiten im Team zusammenarbeiten
zusammenstellen Unterlagen zusammenstellen
zustimmen annehmen einem Beschluss zustimmen
zwischenspeichern Teilergebnisse zwischenspeichern
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4. Modellierung und Standards
4.1. Einleitung Um ein funktionierendes Prozessmanagement zu gestalten ist es notwendig, eine ein-heitliche, für alle eindeutige und verständliche Dokumentation der Schulprozesse si-cherzustellen. Hierfür müssen Rahmenbedingungen und Konventionen geschaffen wer-den.
4.2. Modellierungskonventionen
4.2.1. Prozessdatenbankname Name der Schule_Ort_Versionsnr.
4.2.2. Bereiche Bezeichnung Anlegen der Bereiche nach „Prozessbeteiligte aus der Organisationssicht“. Die Kurz- und Langtexte müssen das Gleiche bezeichnen.
Farbe interne->ViFlow Standard
extern->hellgelb
4.2.3. Prozesse Bezeichnung Die Bezeichnung des Prozesses setzt sich zusammen aus einem Objekt (Substantiv) und einer Tätigkeit (Verb). Die Kurz- und Langtexte müssen das Gleiche bezeichnen. Die Nummerierung wird automatisch nach der Abfolge der Prozesse erstellt. Homonyme und Synonyme sind auszuschließen.
Form Skalierbare Rechtecke aus der erweiterten ViFlow-Schablone Die Größe des Rechtecks dient der Anpassung der Bezeichnung und nicht der Darstel-lung der Wertigkeit eines Prozesses.
Farbe Rechteckinhalt->weiß Rand->schwarz
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4.2.4. Entscheidungen Bezeichnung Die Bezeichnung der Entscheidung setzt sich zusammen aus einem Objekt (Substan-tiv), einer Tätigkeit (Verb) und einem Fragezeichen (?). Die Kurz- und Langtexte müs-sen das Gleiche bezeichnen. Die Nummerierung wird automatisch nach der Abfolge der Prozesse erstellt.
Form Skalierbare Sechsecke aus der erweiterten ViFlow Schablone
Farbe Sechseckinhalt->weiß Rand->schwarz
4.2.5. Verbinder Bezeichnung Die Bezeichnung der Verbinder erfolgt durch die Benennung der Dokumente bzw. der Informationen. Die Kurz- und Langtexte müssen das Gleiche bezeichnen.
Form Daten aus der Standard ViFlow- Schablone Der Datenstatus bzw. die Festlegung der Entscheidung werden über den alternativen Text eingegeben, damit die Benennung der Dokumente und Informationen beibehalten werden. Die Verbinder sind direkt an die Prozessshapes anzubinden (Bestätigung durch roten Anfasser).
Farbe schwarz
4.2.6. Connectoren Form Daten aus der Standard ViFlow-Schablone
Farbe Schrift->schwarz Hintergrund->hellgrün
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4.2.7. Hinweise und Bemerkungen Das Shape für die Erstellung der Hinweise und Bemerkungen findet sich in der ViFlow-Werkzeugleiste unter Visio-Extras/Beschriftungen.
Form Beschriftung mit Linie, seitlich
Farbe Hintergrund->orange Schriftfarbe->schwarz Linie->schwarz
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5. Empfehlung für Modellierungsworkshops
5.1. Zusammensetzung der Arbeitsgruppe Eine Arbeitsgruppe zur Prozessmodellierung besteht in der Regel aus max. zehn Teil-nehmerinnen und Teilnehmern, die sich zusammensetzt aus:
Den Prozessbeteiligten (ggf. repräsentative Gruppe) Der/dem Prozessverantwortlichen (operativen Verantwortlichen) Der/dem Prozessmanagementbeauftragten als Moderatorin/Modearator
5.2. Vorbereitungen Aufgaben der Moderatorin/des Moderators
Raum vorbereiten mit Medien ausstatten (PC, Beamer, Flip Chart, Metaplan)
Dabei ist auf eine möglichst hohe Flexibilität und Nutzerfreundlichkeit zu achten. Aufgaben der/des Prozessverantwortlichen
Arbeitsgruppe zusammenstellen Termin festlegen Teilnehmer einladen
5.3. Durchführung Die Durchführung untergliedert sich in den organisatorischen und den inhaltlichen Teil: organisatorisch
angenehme und offene Arbeitsatmosphäre schaffen Ziel und Ablauf des Workshops klären und visualisieren Prozessdarstellungsform klären (Pinnwand, Beamer,...)
inhaltlich Prozessziel definieren Prozessanfang und –ende definieren
5.4. Inhaltliche Fragen Die folgenden Fragen erleichtern die Moderation eines Prozessmodellierungsworkshops und sind daher als Vorschläge zu verstehen. Die Fragen können zur Erstellung eines eigenen Gesprächsleitfadens dienen.
Durch welches Ereignis wird der Prozess ausgelöst? Aus welchen Tätigkeiten besteht der Prozess? Wer sind die Prozessbeteiligten? Was ist das Ergebnis der Prozessaktivität? Welche Schnittstellen gibt es zu anderen Prozessen? Welche Ressourcen werden benötigt?
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Welches sind die häufig auftretenden Schwierigkeiten? Was sind die Prozessinputs (z. B. Erlasse und Regularien)? Wie und wann sollen Informationen/Dokumente weitergegeben werden (Definiti-
on der Weitergabe von Informationen)? Wie sollen die Prozessverantwortlichkeiten zukünftig geregelt sein? Wer soll den Output überprüfen? Gibt es Verbesserungsvorschläge?
5.5. Ergebnisse des Workshops Die inhaltliche Darstellung der erfassten Prozesse soll von allen Beteiligten mitgetragen werden. Hier gilt das Prinzip: Konsens statt Kompromiss! Ferner sollten Verabredungen zum weiteren Vorgehen getroffen werden. Diese könnten sein:
Zeitpunkt zur Prozessevaluation vereinbaren Pflege der begleitenden Dokumente klären
(Siehe auch Anlage 1 Erhebungsbogen)
6. Literatur Döring, et al.: Wirtschafts- und Geschäftsprozesse, Köln 2001. Pfitzinger: Geschäftsprozess-Management – Steuerung und Optimierung von Ge-schäftsprozessen, 2. Auflage, Berlin 2003. Schwab: Geschäftsprozessmanagement, 2. Auflage, München, Wien 2006.
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7. Teilnehmerinnen und Teilnehmer In der folgenden Tabelle finden Sie die teilnehmenden Schulen und die Teilnehmerin-nen und Teilnehmer in alphabetischer Reihenfolge der teilnehmenden Schulen.
Schule (alphabetisch geordnet) Name
Berufsbildende Schule 3 der Region Hannover Ohestraße 6, 30169 Hannover Gabriela Voges
Berufsbildende Schule 6 der Region Hannover Goetheplatz 7, 30169 Hannover Michael Becker
Berufsbildende Schulen Cuxhaven Pestalozzistrasse 44, 27474 Cuxhaven Donald Wetzel
Berufsbildende Schulen Fredenberg Hans-Böckler-Ring 18 – 20, 38228 Salzgitter Martin Witschital
Berufsbildende Schulen Goslar Baßgeige/Seesen Bornhardt-Strasse 14, 38644 Goslar Roman Saß
Berufsbildende Schulen I Emden Steinweg 24, 26721 Emden Karin von Häfen
Berufsbildende Schulen II Göttingen Godehardstr. 11, 37081 Göttingen Birgit Merkens-Schierholz
Berufsbildende Schulen III Göttingen Ritterplan 6, 37073 Göttingen Stephan Honnef
Berufsbildende Schulen Münden Ausfeld 8, 34346 Hann. Münden Hans-Jürgen Baumbach
Berufsbildende Schulen Osterholz-Scharmbeck Am Osterholze 2, 27711 Osterholz Karl-Heinz von Bestenbostel
Elisabeth-Selbert-Schule Langer Wall 2, 31785 Hameln Susanne Hoffmann
Herman-Nohl-Schule Steuerwalder Str. 162, 31137 Hildesheim Christine Bödecker
Multi-Media-Berufsbildende Schulen Expo Plaza 3, 30539 Hannover Bernd Strahler
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8. Anlagen
8.1. Anlage 1: Erhebungsbogen
Hier als PDF Datei (Die Datei muss nach Aufruf in DIN A3 ausgedruckt werden!):
H:\Erhebungsbogen_Sch
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8.2. Anlage 2: Abkürzungen der Prozessbeteiligten Abkürzung Langtext
A
AA Arbeitsschutzauschuss
Abt Abteilung
AE Arbeitsentgelt
AG Arbeitgeber
AL Abteilungsleiter
AN Arbeitnehmer
Arch manuelle Archivierung
Arche elektronische Archivierung
ATZ Altersteilzeit
AU Arbeitsunfähigkeit
AufP Aufsichtsplaner
AV Arbeitsvertrag
AZ Aktenzeichen
B
BA Agentur für Arbeit
BBS Berufsbildende Schule
BAE Bildungsangebotsentwickler
BG Berufsgenossenschaft
BLe Beratungslehrkraft
C
C Controller
D
DA Dienstanweisung
DAV Datenaustauschverfahren
DB Datenbank
DFÜ Datenfernübertragung
DSB Datenschutzbeauftragter
DTA Datenträgeraustausch
DV Dienstvereinbarung
DV/IT Datenverarbeitung/Informationstechnologie
E
EDV-A EDV-Administrator
EinzErm Einzugsermächtigung
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ElV Elternvertreter
EStG Einkommensteuergesetz
EV Entscheidungsvorlage
EZ Erziehungszeit
EB Erziehungsberechtigter
F
FB Fortbildungsbeauftragter
FöV Förderverein
FM Finanzmanager
FrB Frauenbeauftragte
FV Finanzverwalter
G
GO Geschäftsordnung
GP Schulprozess
GSVo Geschäftsführender Schulvorstand
H
HP Hauptprozess
HM Hausmeister
I
Id Identifikation
Info Information
idR in der Regel
iRd im Rahmen der/des
J
JAE Jahresarbeitsentgelt
K
KFZ Kraftfahrzeug
KLe Klassenlehrkraft
KV Krankenversicherung
KZ Kennzeichen
L
L Leistung
Le Lehrkraft
LeK Lehrkräfte der Klasse
LSchB Landesschulbehörde
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LSchB-H Landesschulbehörde Abteilung Hannover
LSchB-LG Landesschulbehörde Abteilung Lüneburg
LSchB-OS Landesschulbehörde Abteilung Osnabrück
LSchB-BS Landesschulbehörde Abteilung Braunschweig
M
MA Mitarbeiter
MdE Minderung der Erwerbsfähigkeit
MK Kultusministerium Niedersachsen
MuSchG Mutterschaftsgeld
MV Medienverwalter
O
OE Organisationseinheit
ÖffB Beauftragter für Öffentlichkeitsarbeit
op operativ
P
ProM Prozessmanager
Po Polizei
PR Personalrat
PVers Personalversammlung
PM Personalmanager
PV Personalverwalter
Q
QMB QM-Beauftragter
R
Rdschr Rundschreiben
RL Richtlinie
RZ Rechenzentrum
S
S Schüler
SAss Schulassistent
SiB Sicherheitsbeauftragter
SBV Schwerbehindertenvertretung
SBVP Schwerbehindertenvertrauensperson
schriftl schriftlich
SchlV Schlichtungsverfahren
SchV Schülerverwalter
Se Sekretär
selbst selbständig(e)
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SGB Sozialgesetzbuch
SL Schulleiter
SB Schulbeirat
SLtg Schulleitung
SVo Schulvorstand
sonst sonstige
sort sortieren
SozA Sozialarbeiter
SPB Suchtpräventionsbeauftragter
ST Schulträger
StV Statistikverwalter
SV Schülerselbstverwaltung
SVB SV-Berater
SVers Schulversammlung
T
T Team
TL Teamleiter
TS Teamsitzung
U
UM Unfallmeldung
UV Unfallversicherung
V
VA Vollstreckungsanordnung
VF Verwaltung Finanzen
VL Verwaltungsleiter
VPers Verwaltung Personal
VSch Verwaltung Schüler/innen
VO Verordnung
VP Vertragspartner
VerP Vertrauensperson
W
WV Wiedervorlage
Z
Z Zeuge
zwV Zur weiteren Veranlassung