Software für Macher.
Digitale Projektakte in der Industrie – Praxisbeispiele und Anwendungsmöglichkeiten Christian Weisz OPTIMAL SYSTEMS GmbH
ECM- und DMS-Funktionsbereiche
Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS
Bearbeitung
Druck
Anzeige
Portale/Export
Inter-/Intranet
Dokumente
Eingangspost
Fax
Portale
Import (ERP, FiBu …)
Revisionssichere Archivierung
Vernichtung
ECM/DMS
Digitale Akten in der Praxis: Strukturierung
Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS
Ein Kunde (Ordner) realisiert …
… mehrere Projekte (Register), die …
… ihrerseits unterschiedliche Vertragswerke (UnterRegister) enthalten können, die wiederum …
… verschiedene Verträge einschließen.
DMS-Akten in der Abgrenzung
Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS
Maschinenakte:
Eine Maschinenakte sichert die Zugänglichkeit zu Informationen über den Anlagenzustand in allen Lebenszyklusphasen. Serviceakte:
• Servicemeldungen zur Erfassung von Anfragen, Reklamationen oder Störungen
• Serviceangebote inkl. Material, Ersatzteile und Leistungen • Wartungspläne • Wissensdatenbanken zur Verwaltung von FAQs und Fehlercodes • Abbildung beliebiger Verträge • Workflows wie Servicemeldung, Serviceangebote, Serviceauftrag
DMS-Akten in der Abgrenzung
Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS
Kundenakten:
Kundenakten unterstützen CRM-Aufgaben durch Bündelung von Informationen zum Kunden-, Bestell- und Auftragsstatus, von Korrespondenzen und vertriebsrelevanten Dokumenten wie Angebote, Kalkulationen, Entwürfe.
Objekt-/und Projektakten:
Verzahnung von Vorgängen des Back- und Front Office. Die „Klammer“ einer Objekt- oder Projektakte sammelt Dokumente und Informationen wie Anfragen, Angebote und Aufträge, Produktdaten, Kontakt- und Kommunikationsinformationen zu Kunden, Lieferanten und Teammitgliedern, Korrespondenzen und Aktivitäten des Projektmanagements.
Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS
1. Globalisierung und verteilte Standorte, schnelllebiges Geschäftsumfeld, Nachfrage nach innovativen Produkten und Services, Fachkräftemangel
3. Mängel der bestehenden Dokumentverwaltung
2. Mängel der bestehenden ERP-Systemlandschaften
Aktuelle Herausforderungen und Ist-Zustand
Leistungsbereiche digitaler Projektakten
Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS
Ablösung filesystembasierte Dokumentverwaltung
Projekt Auftrag Organisation Dokument-Typ
Projekt-Nr. + Kennwort
Auftrags-Nr. 1
Auftrags-Nr. 2
Vertrieb
Vertragsunterlagen
Angebotsunterlagen
Anfrageunterlagen
Berichte/Notizen
Kalkulationen
Korrespondenzen
Einkauf Beschaffungsunterlagen
Auftragsabwicklung Abwicklungsunterlagen
QS-Unterlagen
Terminunterlagen
Zahlungsunterlagen
Logistik-/Beschaffungsunterlagen
Fertigung Fertigungsunterlagen
Konstruktion Konstruktionsunterlagen
After Sales Ersatzteilunterlagen
Anfrageunterlagen
Logistik Verschiffungsunterlagen
Sonstige Logistikunterlagen
Geschäftsbereich 2 Vertriebsunterlagen
Technikunterlagen
Ersatzteilunterlagen
Auftragscontrolling Auftragscontrollingunterlagen
Projekteinkauf Bestellunterlagen
Rahmenvertragsunterlagen
Versicherungsunterlagen
Anbieterbewerbungen
Sonstige Projekteinkaufsunterlagen
Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS
Leistungsbereiche digitaler Projektakten
Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS
Ablösung filesystembasierte Dokumentverwaltung
Aufbau eines unternehmensweiten
Projektaktenplans
Projektakte in der Praxis: Strukturierung
Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS
Die Struktur einer Projektakte kann beliebig erweitert/angepasst werden. Man kann verschiedene Projektphasen nutzen, die wiederum eigene Unterregister haben, in denen alle projektphasenrelevante Informationen abgelegt werden.
Projektakte in der Praxis: Strukturierung
Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS
Automatische Projektaktenpläne: Fixe Struktur. Individuelle Strukturierung z.B. durch Projektleiter. Erstellung, Ablage und Bearbeitung von Dokumenten im Projektkontext.
Leistungsbereiche digitaler Projektakten
Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS
Ablösung filesystembasierte Dokumentverwaltung
Aufbau eines unternehmensweiten
Projektaktenplans
unternehmens-übergreifende
Zusammenarbeit
Projektakte in der Praxis: Kollaboration
Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS
Unternehmensübergreifendes Zusammenarbeiten mit Projektpartnern, Kunden, Lieferanten auf Basis von ECM-/DMS-Dokumenten!
Leistungsbereiche digitaler Projektakten
Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS
Ablösung filesystembasierte Dokumentverwaltung
Aufbau eines unternehmensweiten
Projektaktenplans
unternehmens-übergreifende
Zusammenarbeit
Ablage von Emails und Anhängen in den richtigen Projekten
Leistungsbereiche digitaler Projektakten
Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS
Ablösung filesystembasierte Dokumentverwaltung
Aufbau eines unternehmensweiten
Projektaktenplans
unternehmens-übergreifende
Zusammenarbeit
Ablage von Emails und Anhängen in den richtigen Projekten
Entlastung Primärspeicher, ERP-
DB, Mailserver
Leistungsbereiche digitaler Projektakten
Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS
Ablösung filesystembasierte Dokumentverwaltung
Aufbau eines unternehmensweiten
Projektaktenplans
unternehmens-übergreifende
Zusammenarbeit
Ablage von Emails und Anhängen in den richtigen Projekten
Entlastung Primärspeicher, ERP-
DB, Mailserver
Unternehmensweite Recherche nach projekt-bezogenen Informationen
Projektakte in der Praxis: Projektinformationen
Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS
Verwaltung von Ansprechpartner, Kontakten und Rollen. Vergabe von Berechtigungen z.B. auf Basis von Rollen.
Projektakte in der Praxis: Projektinformationen
Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS
Verwaltung von Ansprechpartner, Kontakten und Rollen. Vergabe von Berechtigungen z.B. auf Basis von Rollen.
Projektakte in der Praxis: Projektinformationen
Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS
Darstellung und Auswertung nach beliebigen Kopfdaten. Steuerung auf Basis von Statusinformationen.
Projektakte in der Praxis: Projektinformationen
Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS
Darstellung und Auswertung nach beliebigen Kopfdaten. Steuerung auf Basis von Statusinformationen.
Leistungsbereiche digitaler Projektakten
Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS
Ablösung filesystembasierte Dokumentverwaltung
Aufbau eines unternehmensweiten
Projektaktenplans
unternehmens-übergreifende
Zusammenarbeit
Ablage von Emails und Anhängen in den richtigen Projekten
Entlastung Primärspeicher, ERP-
DB, Mailserver
Prozesse zur Dokumenten-erstellung/-freigabe, Doku-mentation, Verwaltung von Dokumentvorlagen
Unternehmensweite Recherche nach projekt-bezogenen Informationen
Projektakte in der Praxis: Kollaboration
Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS
Workflows erleichtern und automatisieren die Zusammenarbeit:
• Dokumente Erstellen, Freigeben und Revisionieren (Überarbeiten) • Dokumente außer Kraft setzen • Revisionsanfrage stellen • Dokumente ausgeben und verteilen • Verteilerkreise definieren • Projektfreigabe/
Investitionsantrags Workflow
Projektakte in der Praxis: Projektinformationen
Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS
• Automatische Berichtsgenerierung
• Automatische Benachrichtigung aller Berichtsempfänger
• Zeitgesteuerte Berichtserstellung
Leistungsbereiche digitaler Projektakten
Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS
Ablösung filesystembasierte Dokumentverwaltung
Aufbau eines unternehmensweiten
Projektaktenplans
unternehmens-übergreifende
Zusammenarbeit
Ablage von Emails und Anhängen in den richtigen Projekten
Entlastung Primärspeicher, ERP-
DB, Mailserver
Integration von Daten und Dokumenten aus ERP, PLM/ CAD, Groupware, CRM
Prozesse zur Dokumenten-erstellung/-freigabe, Doku-mentation, Verwaltung von Dokumentvorlagen
Unternehmensweite Recherche nach projekt-bezogenen Informationen
ECM und DMS im Unternehmen
Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS
Datenschicht
*Enterprise Content Management
Digitale Projektakte im Maschinen- und Anlagenbau
Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS
Herausforderungen
• Genaue Ist-/Soll-Definition: „Aufräumarbeiten“ • Dokumente • Prozesse • Berechtigungen
• Integration/Ansprache aller Fachabteilungen
Digitale Projektakte im Maschinen- und Anlagenbau
Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS
Nutzen
• Redundanzfreie Verwaltung von projektspezifischen Informationen im Kontext
• Gleiches „Projekt-Verständnis“ im Unternehmen
• Voraussetzung für Erfüllung von Compliance-Anforderungen
• Reduzierung der manuellen Tätigkeiten innerhalb der Projektakte
• Verbesserte Auskunftsfähigkeit gegenüber Partnern und Kunden
• DMS-basierte Projektakte können Ausgangsbasis für Kunden-, Service-, Maschinen-, Vertragsakte sein
22 Jahre ECM-Erfahrung „Made in Germany“
Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS
OPTIMAL SYSTEMS wurde bereits 1991 in Berlin gegründet. Unsere Lösungen sind bei 1.350 Kunden im Einsatz. Software von OPTIMAL SYSTEMS ist "Made in Germany".
Der Erfolg von OPTIMAL SYSTEMS basiert auf einer langjährigen mittelständischen Unternehmens- und Unternehmertradition.
Wir sind stolz auf einen partnerschaftlichen Dialog mit unseren Kunden.
Karsten Renz CEO Gründer
Sven Sauer CIO Gründer
Kunden aus Maschinen-/Anlagenbau/Fertigung
Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS
optimal-systems.de
Christian Weisz Stellv. Vertriebsleiter Sales & Partner Management [email protected] OPTIMAL SYSTEMS GmbH Unternehmenszentrale Cicerostraße 26 D-10709 Berlin Telefon: +49 30 895708-0
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Vortragsvideo und weitere Informationen unter:
http://www.ecm-navigator.de/termine/digitale-projektakte-der-industrie-praxisbeispiele-und-anwendungsmoeglichkeiten