Digitale Transformation
Herausforderung in der Poststelle
WARUM CANON?
Copyright Canon und RAI - Unterlagen bitte vertraulich behandeln
Bild = Foto, Dokument …
Scanner, X-Ray, Kamera,
Video, Drucker…
Unabhängig vom
„Aggregatzustand“ und
Träger der Information
Papier, elektronisch
Buch, Foto, Datei,
Web-Oberfläche
Röntgenbild
3 Position 40
Best Global Brands 2015
Interbrand
192.000Mitarbeiter weltweit
92% der Kunden würden
Canon empfehlen
Kyosei„Zusammen leben und arbeiten
für das Allgemeinwohl“80 JahreTechnikpionier
Umsatz weltweit (2016)
30 Mrd. €
ISO 14001 konsolidierte
Zertifizierung für mehr als
800 Standorte weltweit
Patentanmeldungen
Top 3Investition in F&E
8% des Jahresumsatzes
CANON IM ÜBERBLICK
Wir stehen für Beratungs-, Technologie-
und Outsourcingdienstleistungen im
Bereich des Daten-, Informations- sowie
Bild- und Dokumentenmanagements.
Unser Ziel ist, dass Sie effizienter und
besser mit Ihren Kunden agieren, ihre
Businessprozesse managen und neue
Wege des Arbeitens für sich ermöglichen.
Unsere Wertvorstellung ist Kyosei:
„Zusammen leben und arbeiten für
das Allgemeinwohl“
Dirk Lang
Senior Key Account
Manager.
M: +49 172 203 65 24.linkedin.com/in/dirk-lang-b202b4137/
canon.de
MEGATRENDS – TREIBER DES WANDELS
19/05/2017 5
Neues Arbeiten Lebenslanges Lernen
Globalisierung
Mobilität Konnektivität
Individualisierung
Neo-Ökologie
Digitale Transformation ist ein fortlaufender Veränderungs-prozess, der eine Demateriali-sierung zur Folge hat, mit der Motivation, Prozesse sicher zu optimieren und zu be-schleunigen sowie die Transparenz zu erhöhen.
19/05/2017 6
TRENDS IN DER POST-STELLE
In 4 von 5 Unternehmen wird nicht einmal die Hälfte der eingehenden Post gescannt – AIIM
37.000 € werden jährlich ausgegeben, um Dokumente per Kurier oder Fax zu senden (je 7,5 Mio. € Umsatz) – All Associates Group
50 % der Unternehmen glauben, dass sie durch digitale Dokumentenwerkzeuge produktiver würden – AIIM
CANON INFORMATION MANAGEMENT
19/05/2017 7
ArchivierenEmpfängermaßnahmeVerteilenErfassen & SortierenPosteingang
Mehrere Formate•Verschiedene Typen•Verschiedene Layouts
Mehrere Standorte•Verschiedene Quellen•Verlorene Post
Post vorbereiten• Hoher Zeitaufwand• Vertraulichkeit
20 %
„Nur
aller Unternehmen scannen über die Hälfte der eingehenden Post.“ AIIM
HERAUSFORDERUNG
Dataregistrerin
g
ArchivierenEmpfängermaßnahmeVerteilenErfassen & SortierenPosteingang
Nr. 1 „Verbessertes Durchsuchen und Weitergeben von Geschäftsdokumenten ist die vorrangige Motivation für Investitionen in Scannen und Datenerfassung.“ AIIM, 2012
Empfänger ermitteln• Empfängervalidierung •Kein automatisches Lernen
Inhalt verstehen•Mehrere Dokumentenstrukturen•Dokumenttypen klassifizieren
Post sortieren•Manuelle Datenkodierung•Manueller Prozess
HERAUSFORDERUNG
Manuelle Verteilung• Längere Zustellungsdauer•Verlorene Post
Verfolgung• Weiterleitungsfehler • Keine Transparenz oder Kontrolle
Empfängerzugriff• Falsche Empfänger•Kein mobiler Zugriff
Dataregistrerin
g
ArchivierenEmpfängermaßnahmeVerteilenErfassen & SortierenPosteingang
€37k„jährliche Ausgaben,
um Dokumente per
Kurier/Fax zu
versenden.“* All Associates Group, 2010
*pro € 7,5 Mio. Umsatz
HERAUSFORDERUNG
Lesen• Posteingang bestätigen• Priorisieren
Beantworten• Verzögerte Reaktion• Probleme bei
Dokumentenbearbeitung
Teilen und Delegieren• Keine Warnhinweise oder
Benachrichtigungen • Weiterleitung mit manueller
Autorisierung
Dataregistrerin
g
ArchivierenEmpfängermaßnahmeVerteilenErfassen & SortierenPosteingang
„ 50 %aller Unternehmen glauben, sie
könnten mit erweiterten Tools
für Workflows, Suche,
Berichterstellung und
automatische
Dokumentenerstellung,
produktiver sein “AIIM, 2012
HERAUSFORDERUNG
„28 %der Befragten beurteilen
die Zugänglichkeit von
Daten für Mitarbeiter im
gesamten Unternehmen als
schlecht bis sehr schlecht.“AIIM
Sicherheitsstufe klassifizieren•Unternehmensrichtlinien zur Archivierung • Zugriffsrechte für Postsendungen
Dokumente speichern• Platz für Papierlagerung • IT-Infrastrukturkosten
Post suchen und darauf zugreifen• Schlechte Zugänglichkeit• Manuelle Suche
Dataregistrerin
g
ArchivierenEmpfängermaßnahmeVerteilenErfassen & SortierenPosteingang
HERAUSFORDERUNG
ArchivierenEmpfängermaßnahmeVerteilenErfassen & SortierenPosteingang
Postdaten
automatisch
extrahieren
Empfänger-
validierung
Schnelle und
zuverlässige
Klassifizierung
Autom. Post-
weiterleitung
Empfängerbe-
nachrichtigung
Status-
transparenz
Benachrichti-
gung per
Mausklick
Gefiltert und
priorisiert
Einfaches
Weitergeben
und Bearbeiten
Selektive
E-Archivierung
Digitaler
Sicherheits-
speicher
Schnelles
Suchen
und Abrufen
Zentrale
Verarbeitung
Mehrere
Standorte
und Kanäle
Alle
Dokument-
typen
PROZESSOPTIMIERUNG – DIGITALE POSTSTELLE
Differenzieren
1. Kampagnen Management
2. Inbound
Kundenkommunikation
3. Kundengewinnung
4. Outbound
Kundenkommunikation
Transformieren
1. Rechnungsverarbeitung
2. Digitale Poststelle
3. HR Digitalisierung
4. Auftragsabwicklung
5. Optimierung der
Beschaffung
Differenzieren
1. Kampagnen Management
2. Inbound
Kundenkommunikation
3. Kundengewinnung
4. Outbound Kundenkommunikation
Transformieren
1. Rechnungsverarbeitung
2. Digitale Poststelle 3. HR Digitalisierung 4. Auftragsabwicklung
5. Optimierung der
Beschaffung
Digitale Poststelle
Ist Ihre Postbearbeitung zu
zeitaufwändig?
Ist die manuelle Postsortieren nicht
unproduktiv und senkt die Zufriedenheit
Ihres Personals?
Möchten Ihre Mitarbeiter nicht digital und von überall auf ihre Post zugreifen?
Digitale Poststelle
Herausforderungen
Wandel zu einem wichtigen
Knotenpunkt im Rahmen der
Kommunikation und des Umgangs mit
Information in einem Unternehmen!
Digitale Poststelle
Chancen
FAX
Kontakt
KnotenpunktViele
untenehmenskritische
Prozesse haben Ihren
Ausgangspunkt in der
digitalen Poststelle. Z. B.
digitale
Rechnungsverarbeitung
, CCM, …Kontrolle
übernehmenDie Post manuell zu
sortieren führt zu Fehlern
und Sie können nicht
nachvollziehen wer zu
welchem Zeitpunkt die
Post erhalten
Hat.
Produktivität
erhöhenDie Bearbeitung von
Hand bremst Sie aus.
Sicherheit erhöhenDie manuelle
Postbearbeitung kann
die Einhaltung von
Regelkonformität
erschweren.
Digitale Poststelle
Chancen
Ressourcen
einsparenDie händische
Postbearbeitung und
das Archivieren von
physikalischen
Dokumenten kostet viel
Geld.
• Die automatische Postbearbeitung
steigert die Effizienz und reduziert
Ausschuss.
• Schnellere Postbearbeitung bedeutet
besserer Kundenservice.
• Greifen Sie von überall auf Ihre
Dokumente zu, das fördert Zusammenarbeit und Produktivität.
• Die digitale Archivierung der Post ist ein
einfacher und sicherer Umgang mit
vertraulichen Informationen.
Digitale Poststelle
Vorteile
VorbereitenEmpfangen
Distribuieren
Scannen
Aufbereiten Archivieren
Analysieren
Inbound Kundenkommunikation
So funktioniert es
Digitalisierte Post wird
automatisch nach der Art
sortiert.
Indexierung für einfaches
Wiederfinden.
Sichere Speicherung.
Verarbeiten
Digitalisierte Post wird an die
richtige Empfänger versandt.
Einfacher Online-Zugriff mit jedem webfähigen Gerät.
VerteilenEmpfangen
Elektronische Post wird direkt verarbeitet.
Physikalische Post wird digitalisiert.
Digitale Poststelle
So funktioniert es
ArchivierenEmpfängermaßnahmeVerteilenErfassen & SortierenPosteingang
Postdaten
automatisch
extrahieren
Empfänger-
validierung
Schnelle und
zuverlässige
Klassifizierung
Autom. Post-
weiterleitung
Empfängerbe-
nachrichtigung
Status-
transparenz
Benachrichti-
gung per
Mausklick
Gefiltert und
priorisiert
Einfaches
Weitergeben
und Bearbeiten
Selektive
E-Archivierung
Digitaler
Sicherheits-
speicher
Schnelles
Suchen
und Abrufen
Zentrale
Verarbeitung
Mehrere
Standorte
und Kanäle
Alle
Dokument-
typen
Digitale Poststelle
Prozessbetrachtung
1
0
Vorstellung Canon BIS -
R4
VerarbeitungEingabe Ausgabe
24
Digitale Poststelle
Prozessbetrachtung
Océ COSMOS
Digitale Poststelle
Unser erstklassiges Portfolio
Services Software Hardware
Ad-hoc &
Stapelverarbeitung
Betreibermodelle: Solution Partner, Managed Services, Business Process Outsourcing
Beratung &
Projektmanagement
Implementierung
Training & Ausbildung
Remote Services
Flexible Vor-Ort Services
Finanzierung
COSMOS
DWF
DWF Rechtsanwaltsgesellschaft
DWF mit Hauptsitz in Großbritannien ist ein Unternehmen mit über 13 Standorten, welches historisch bedingt sehr papierintensive Prozesse hatte. Da
es in einem stark regulierten Markt
agiert, gibt es hohe Anforderungen an die Informationssicherheit.
Herausforderungen
• Papierverbrauch senken• Zusammenarbeit zwischen den
Standorten verbessern• Informationssicherheit steigern
• Digitalisierung der Poststelle• Implementierung von
Managed Print Services
Unser Beitrag • Jährliche Einsparung von
bis zu 1 Mio. Britische Pfund
• Reduzierung des physischen Archivs um 50%
• Erreichung der ISO 27001-
Zertifizierung
Vorteile
„Canon hat die speziellen Anforderungen und Visionen unseres
Unternehmens in ihrer Gesamtheitverstanden und die Bereiche identifiziert,
wo wir durch den Einsatz von Technologien und Services intelligenter arbeiten können.“
(Janice Moores, DWF Service Delivery & Procurement Manager)
HR-Digitalisierung
Hohe Kosten
Es ist teuer, Dokumente
sowohl in Papierform als auch elektronisch zu
verarbeiten. Die
Archivierung von
Ausdrucken führt zu Mehrkosten.
Geringe Produktivität
Ineffiziente oder
manuelle Workflows zwischen HR und
anderen Abteilungen
verlangsamen Ihr
Geschäft.
Mangelnde Kontrolle
Die Workflow-Kontrolle
fällt schwer, wenn Sie HR-Dokumente über
mehrere Systeme und
Standorte hinweg
verwalten.
Schlechte Compliance
Durch Missachtung von
Datenverwaltungs-bestimmungen können
Geldstrafen anfallen.
HR-Digitalisierung
Herausforderungen
Wie stellen Sie sicher, dass Ihre
Mitarbeiterdaten auf dem neuesten
Stand und rechtskonform sind?
Wie kommunizieren Sie Ihre HR-Prozesse
Beteiligten in anderen Abteilungen?
Wie gehen Sie mit schlagartig höheren
Dokumentenmengen um, z.B. wenn Ihr
Unternehmen neue Mitarbeiter einstellt?
Wie erkennen Sie Engpässe in Ihrem
aktuellen Prozess?
Gibt es bestimmte Abläufe in Ihrer
Abteilung, die Sie verbessern möchten?
HR-Digitalisierung
Chancen
• Höhere Produktivität und niedrigere
Betriebskosten durch digitale Workflows und Prozessautomatisierung.
• Schnellere Reaktionszeiten dank
besserem Zugang zu Informationen,
ganz gleich, wo HR-Mitarbeiter gerade
sind.
• Mittels Analyse- und Prüfwerkzeugen
können Sie Engpässe und wertvolle
HR-Leistungsdaten erkennen.
• Die zentrale Speicherung von Mitarbeiter-
dateien hilft Ihnen, bei Unterlagen
Sicherheits- und Compliance-
Anforderungen zu erfüllen.
HR-Digitalisierung
Vorteile
HR-Digitalisierung
So funktioniert es
Personal-
beschaf-
fung
• Lebenslaufverwaltung
• Auswahl
• Anfragen bei
Stellenausschreibung
Einstellung
• Vorteile bei der Erfassung
• Vorteile bei der Verwaltung
• Vorteile bei der Buchhaltung
• Verwaltung Mitarbeiter-
verträge
Ver-
waltung
• Personalakten
• Leistung der Mitarbeiter
• Belegschaft-Analytics
• Reisekosten
• Jahresurlaub
• Stundenerfassungen
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Spesen
Ausstieg
• Damit verbundene
Aufgaben
• Ruhestand
• Rente
Canon Italien
Canon ItalienDas HR-Team verwendete zu viel Zeit auf
die Verarbeitung von Papierdokumenten.
Man wollte eine schnellere, weniger kostspielige Art, mit den Daten der 900 Mitarbeiter umzugehen.
Herausforderungen
• Zeit und Geld zu sparen wird zum Muss.
• Ineffiziente Abläufe aufgrund manueller Verarbeitung gedruckter Dokumente.
• Mitarbeiter werden von sinnvollerenHR-Aktivitäten abgehalten.
• HR-Abteilung wird als bürokratische
Kostenstelle wahrgenommen.
• Canon HR-Projektleiter
So haben wir geholfen
• 15 % weniger Verwaltungs-
aufwand
• Bessere Produktivität und Arbeitsmoral der HR-Mitarbeiter
• Einfacher Wandel mit
minimalen Unterbrechungen• Bessere, flexiblere Möglich-
keiten des Arbeitens
• Sichere Speicherung und
Validierung aller Dokumente
Vorteile
„Wir mussten einen Weg finden, Zeitaufwand und Kosten unseres
Papierkrams einzudämmen.Das Management und der Canon
HR-Projektleiter stellten die Tools und Funktionen bereit, um unsere Arbeitsweise
zu grundlegend zu ändern."(Mauro Trucchia, Personalleiter, Canon Italien)
OutboundKundenkommunikation
Geringe Produktivität
Ineffiziente manuelle
Prozesse führen zu
Fehlern und Verzöge-
rungen, sodass darunter
der Kundenservice
leidet.
Mangelnde Kontrolle
Die schlechten Auswer-
tungsmöglichkeiten
erschweren es, die
Effektivität Ihrer
Kundenkommunikation
zu bewerten und
verbessern.
Hohe Kosten
Solange Sie Ihre Kom-
munikationsprozesse
nicht optimieren,
personell wie
technologisch, werden
Sie die operativen
Kosten nur schwer
reduzieren können.
Geringe Sicherheit
Wenn Sie die Informations-
sicherheit nicht verbessern,
wird es schwierig, die sich
ändernden Vorschriften zu
erfüllen und die benötigten
Zertifizierungen zu
bekommen.
Ausgehende Kundenkommunikation
Herausforderungen
Können Sie Ihre Kunden mit Informationen über mehrere
digitale Kanäle versorgen?
Haben Sie jemals Fehler gemacht,
die durch die manuelle Bearbeitung
der ausgehenden Kommunikation
entstanden sind?
Sind Sie in der Lage, den Prozess zu
verfolgen?
Ausgehende Kundenkommunikation
Chancen
• Durch einen digitalen,
halbautomatisierten Prozess können
Nachrichten schneller und präziser
verfasst werden, dadurch werden die
Mitarbeiter produktiver.
• Dank Sendungsverfolgung haben Sie
in jeder Phase volle Transparenz.
• Optimieren Sie die Kosten,
ohne Investitionen in zusätzliche
Mitarbeiter oder Technologien.
• Durch die Entwicklung fester Strukturen
für Ihre ausgehende Kommunikation
werden Sie den Anforderungen an
Compliance und Sicherheit gerecht.
Ausgehende Kundenkommunikation
Vorteile
Ausgehende Kundenkommunikation
So funktioniert esHochspezielles Verfahren (Prozess wird von Canon verwaltet, kontrolliert und
ausgeführt)
Daten-austausch
Daten-vorbereitung
Zusammen-stellung
Herstellung Endver-arbeitung
Verteilung
Aegon UK
Aegon UK
Aegon, eine der führenden Gesellschaften
für Lebens- und Rentenversicherungen,
sowie Asset-Management-Produkte,
plante, seine Kundenkommunikation vom Analogdruck auf Digital umzustellen.
Herausforderungen
• Reduzierung und Kontrolle der Kosten
durch Outsourcing
• Verbesserung der Informationssicherheit
und Auditfähigkeiten
• Vorbereitung des Übergangs von Print
zu Digital
• Einhaltung von Vorschriften zum
Betriebsübergang (Beschäftigungsschutz)
• Canon Lösung für ausgehende Kommunikation
• Schaffung einer zentralen
betriebsnahen Verarbeitung von Kundenpoststücken
durch ehemalige Mitarbeiter
von Aegon
So haben wir geholfen
• 25 % Einsparungen bei
Gesamtkosten
• Verbesserte Kontrolle über die Kundendaten und Ausgabe
• Vollständige Erfüllung der
Sicherheits- Standards ISO 27001 / 14001 / 9001, sowie der
Bestimmungen zum Betriebs-
übergang
• Schaffung einer Kommunikations-plattform für den Übergang von
Analog zu Digital
Vorteile
„Unter dem Strich hat diese Lösung die betriebliche Produktivität erhöht.
Wir können Vereinbarungen besser einhalten, und die Reaktionszeiten
in Richtung Kunde wurden verkürzt.“(Alan Watson, Relationship Manager, AEGON UK)
Differenzieren
1. Kampagnen Management
2. Inbound
Kundenkommunikation
3. Kundengewinnung
4. Outbound Kundenkommunikation
Transformieren
1. Rechnungsverarbeitung
2. Digitale Poststelle 3. HR Digitalisierung 4. Auftragsabwicklung
5. Optimierung der
Beschaffung