Doris Schröder
Projektarbeit
Als Unterstützung zielorientierter Kreis.-/Ortsverbandsarbeit
02./03. März 2007
Doris Schröder
Was ist ein Projekt ?
• Zeitlich befristet (Anfangs- und Enddatum)• Aufgabe ist abgegrenzt und einmalig• Die Bearbeitung ist geplant und organisiert• Das Team ist interdisziplinär• Es ist klar, wer über die Ergebnisse entscheidet• Es gibt eine Projektleitung• Es gibt eine Projektorganisation (Projektleitung,
Projektteam, Auftraggeber, ggfls. Teilprojekte)• Budget?
Doris Schröder
Projektformen• Projektform 1 – Projektarbeit innerhalb einer
Organisationseinheit: Aus einer Organisationseinheit (z.B. Abt.) werden MitarbeiterInnen einen Teil ihrer Zeit für das Projekt freigestellt
• Projektform 2 – Projektarbeit über mehrere Organisationseinheiten: MitarbeiterInnen aus verschiedenen Abteilungen werden einen Teil ihrer Zeit für das Projekt freigestellt. Erfordert einen höheren Koordinationsaufwand und eine Steuerung
• Projektform 3 – Projektarbeit als befristet eigene Organisationsarbeit: Projektteam vollständig für das Projekt freigestellt. Für große, langjährige Projekte geeignet – Gefahr der Verselbständigung durch kein klares Ende
Doris Schröder
Welche Projektform wann?Kriterien Projektform 1 Projektform 2 Projektform 3
Projektumfang Mittel Groß Sehr groß
Projektdauer Kurz Mittel Lang
Komplexität Mittel Hoch Hoch
MitarbeiterInneneinsatz im Projekt
Teilzeit Teilzeit Vollzeit
Projektleitungsqualität
Kenntnisse Projektmanagement, Mitarbeit in Projekten
Erfahrungen mit Projektmanagement
Erfahrungen mit Leitungsaufgaben und Projektmanagement
Doris Schröder
Notwendige KompetenzenFachliche Kompetenz (z.B. BR-
Wahl-Kampagne)• Z. B. BetrVG
• Wahlverfahren zum BR/PR
• Presseerfahrungen
Methodische Kompetenz• Metaplan• Straßenaktionen• Aufgaben entwickeln• Tätigkeiten planen• Zeitmanagement• ModerationsmethodenPersönliche Kompetenz
• Teamfähig sein
• Sich und andere motivieren können
• Persönliche Meinung haben und vertreten können
• Kompromissbereitschaft
• Konflikte austragen können
• Kritikfähig sein
Soziale Kompetenz• Mit Konflikten in Gruppen
umgehen
• Soziale Rollen in Teams erkennen
• Positive Arbeitsatmosphäre schaffen
Beziehungsebene
Prozessebene
SachebeneAuftrag
Anlass
Zweck
Ergebnis
Fachliche Kompetenz Methodische Kompetenz
Persönliche Kompetenz Soziale Kompetenz
Doris Schröder
Problemlösungszyklus (Projektphasen)
Soll/Ist VergleichAusgangslage klären
Ziele definieren
Planung (Vorgehensweise
festlegen)Durchführung
Lösung
Doris Schröder
Rollen im Projekt
1. Auftraggeber2. Auftragnehmer3. Projektleiter4. Projektteam5. Projektzuarbeiter6. Fachexperte7. Prozessberater8. Beratungsgruppe
Doris Schröder
1. Auftraggeber• Person oder Gremium• Entscheidet über zu erarbeitende Ergebnisse, formuliert
Projektauftrag mit Grobzielen• Entscheidet über die Bereitstellung von Ressourcen
(finanziell/personell/zeitlich/administrativ [Räume, Computer Fachinformationen])
• Beruft Projektleiter und (in Abstimmung mit diesem) Projektteam
• Setzt Prioritäten für die inhaltliche Arbeit des Projektteams• Hält Projektleiter/Projektteam den Rücken frei, hilft
Hindernisse aus dem Weg zu räumen• Ist für den Transfer der Ergebnisse in die Organisation
verantwortlich• Wirkt bei der Erfolgskontrolle mit
Doris Schröder
2. Auftragnehmer
• Oft ein und die selbe Person/ein und dasselbe Gremium
• Sinnvoll bei Beteiligung vieler verschiedener Bereiche
• Auftragnehmer sind die Organisationseinheiten die Projektleiter und Projektmitarbeiter in ein Projekt entsenden (z.B. Verwaltungsstellen der IGM in einer Region die gemeinsam ein Projekt des Vorstandes durchführen)
• Sorgen für Umsetzung der Projektergebnisse
Doris Schröder
3. Projektleiter• Gestaltung der Freiräume innerhalb des Projektes durch Methoden
des Projektmanagements• Koordiniert, plant und steuert• Macht Vorschläge zur Besetzung des Projektteams• Präzisiert Auftrag und Projektziele• Erarbeitet ersten Projektplan• Plant die Startveranstaltung mit dem Projektteam und führt sie durch• Leitet Projektteam und sorgt für gute Zusammenarbeit• Erteilt Arbeitsaufträge an Zuarbeiter bzw. Experten• Aktualisiert die Planung, sorgt für kontinuierliche Dokumentation• Sorgt für Einhaltung von Terminen und Budget• Leitet bei Abweichungen Maßnahmen ein• Informiert Auftraggeber, Auftragnehmer, Beratungsgruppe• Ist für Projektdokumentation und Projektabschluss verantwortlich• Hilft den Transfer der Ergebnisse in die Organisation zu planen
Doris Schröder
4. Projektteam
• Bearbeitet Projektaufgaben und unterstützt Projektleiter
• Ist der Kern des Projektes, alle Fäden laufen hier zusammen
• Feinplanung und Erarbeitung der Projektaufgaben
• Diskutiert Lösungsvorschläge und Ideen• Zusammenarbeit Personen mit
unterschiedlichem Fachwissen• Vorbereitung und Durchführung von Workshops,
Befragungen etc.
Doris Schröder
Projektzuarbeiter
• Klar definierte Aufgabe
• Auftragserteilung durch den Projektleiter
• Keine kontinuierliche Einbindung ins Projekt
• Aber: Einbindung in den Informationsfluss
Doris Schröder
6. Fachexperte
• Budget für externe Experten einplanen (Aufgabe Projektleiter)
• Vermittelt Spezialwissen was im Projektteam nicht vorhanden ist
• Erstellt evtl. Gutachten
• Macht Lösungsvorschläge
• Klare Definition des Auftrags notwendig
Doris Schröder
7. Prozessberater
• Unterstützt bei der Vorbereitung und Durchführung der Projektsitzungen oder von Workshops
• Leitet die inhaltliche Diskussion• Klärt eventuelle Missverständnisse und Konflikte
durch Moderation• Keine Experten für inhaltliche Fragen• Benötigen Distanz zum Thema um in
Konfliktfällen eine Klärung herbeiführen zu können
Doris Schröder
Beratungsgruppe
• Kann zur Unterstützung des Projektteams eingesetzt werden, muss aber nicht zwingend installiert werden
• Ist mit Vertretern von seiten des Auftraggebers und des Auftragsnehmers besetzt
• Berät über offene Fragen oder Schwierigkeiten des Projektes und sucht nach Lösungen
• Sorgt für Akzeptanz des Projektes• Soll sich nicht in Inhalte des Projektes
einmischen (Gefahr )
Doris Schröder
Projektziele
• Politische Ziele – z.B. Umsetzung eines Tarifvertrages
• Mitgliederorientierte Ziele – z.B. bezogen auf Bedürfnisse, Wünsche der Mitglieder oder Mitgliedergewinnung
• Fachliche Ziele – z.B. Erhöhung der Qualität von Veröffentlichungen
• Soziale Ziele – z.B. Einbeziehung leistungsgeminderter Personen in die Gruppenarbeit
Doris Schröder
Finden von Zielen
• Sammeln
• Ordnen/strukturieren
• Präzisieren
• Bewerten
• Abgrenzen
Doris Schröder
Aspekte der Planung
• Was ist zu tun?
• Wer soll es tun?
• Wie soll es getan werden?
• Bis wann muss es getan sein?
• In welcher Reihenfolge ist was zu tun?
Doris Schröder
Zusammenarbeit im Team
12
3
6
9
TestphaseHöflichUnpersönlichGespanntVorsichtig
NahkampfphaseUnterschwellige KonflikteKonfrontation der PersonenCliquenbildungMühsames VorwärtskommenGefühl der Ausweglosigkeit
Orientierungsphase•Entwicklung neuer Umgangsformen•Entwicklung neuer Verhaltensweisen•Feedback•Konfrontation der Standpunkte
Verschmelzungs-phase
IdeenreichFlexibel
OffenLeistungsfähig
Solidarisch und hilfsbereit
Phase 1
Phase 2Phase 3
Phase 4
Doris Schröder
Soziale Rollen im Team
• Macher
• Hilfssheriff
• Denker
• Mahner
• Sündenbock
• Ablenker
Doris Schröder
Macher
Ausprägungen Wie fördert sie das Team
Wo hindert sie Was kann der Projektleiter tun
•Sheriff
•Macho, Obermacho
•Guru
•Druide
•Strahlt zuversicht aus
•Beschützer
•Oberfeldwebel
•Trabt voran
•Übernimmt Verantwortung
•Übernimmt Aufgaben, die andere nicht übernehmen wollen
•Motiviert die Gruppe
•Dominiert die Gruppe
•Hindert Entfaltung Anderer
•Erzeugt schlechtes Gewissen
•Präzise Aufgaben stellen
•Offizielles Lob vor Publikum
•Erfolge würdigen
Doris Schröder
Hilfssheriff
Ausprägungen Wie fördert sie das Team
Wo hindert sie
Was kann der Projektleiter tun
•Träumer
•Softie
•Weichei
•Unentschieden
•Bremser
•Beschwichtiger
•Achtet auf Zeiten, Pausen
•Bremst den Macher
•Hält das Team nach innen zusammen
•Bezieht keine Position
•Deckt Konflikte zu
•mauschelt
•Klare Spielregeln vereinbaren
Doris Schröder
Denker
Ausprägungen Wie fördert sie das Team
Wo hindert sie
Was kann der Projektleiter tun
•Tante Frieda
•Oberstudienrat
•Hat immer Bedenken
•Domina
•Klar strukturiert
•Durchdringt Themen in die Tiefe
•Bremst
•Nervt durch Detailverliebtheit
•Lob für Klarheit und Genauigkeit
•Deutlich machen, wann Idee, wann Analyse
Doris Schröder
Mahner
Ausprägungen Wie fördert sie das Team
Wo hindert sie
Was kann der Projektleiter tun
•Schuldzuweiser
•Ungeduldig
•Aufbrausend
•Revoluzzer
•Vorstadtrambo
•Chaot
•Pessimist
•Miesmacher
•Zeigt Schwachstellen auf
•Bleibt am Ball
•Keine konstruktiven Beiträge
•Verbreitet Pessimismus
•Konstruktive Beiträge einfordern
Doris Schröder
Sündenbock
Ausprägungen Wie fördert sie das Team
Wo hindert sie
Was kann der Projektleiter tun
•Muss aufs Klo
•Der Schüchterne
•Duckmäuser
•Mitläufer
•mea culpa
•Sträfling
•Blitzableiter fürs Team
•Nimmt Druck raus
•Verhindert das Konflikte ausgetragen werden
•Schützen
•Konflikte ansprechen
Doris Schröder
Ablenker
Ausprägungen Wie fördert sie das Team
Wo hindert sie
Was kann der Projektleiter tun
•Optimist
•Flippig
•Albern
•Unstet
•Launenhaft
•Wendehals
•spontan
•Sorgt für gute Stimmung
•Darf Wahrheiten aussprechen
•Kostet Zeit
•Geht vom Thema weg
•Fest organisieren lassen
Doris Schröder
Die vier Ohren einer Botschaft
Nachricht
Sachlich
Appell
Beziehung
Selbstoffenbarung