Einführung von SAP Extended ECM
bei Emch
11. Juni 2013
SAP Forum Baden 2013 / xECM bei Emch / itelligence AG 1 11. Juni 2013
Agenda
1. Unternehmensvorstellung
a) itelligence AG
b) Emch Aufzüge AG
2. Die Probleme
3. Die Ursachen
4. Die möglichen Folgen
5. Die Lösung
Einführung von SAP Extended ECM bei Emch
SAP Forum Baden 2013 / xECM bei Emch / itelligence AG 2 11. Juni 2013
itelligence – international führender IT-Komplett-dienstleister im SAP-Umfeld
Historie 1989 Gründung als S&P Consult in Bielefeld 2007 Kooperation mit NTT DATA/NTT Communications
Mitarbeiter Über 2.800 Mitarbeiter weltweit
Kunden Mehr als 5.000 Kunden aus unterschiedlichen Branchen
Umsatz 2012: 407,1 Mio. Euro (vorläufiges Ergebnis, Stand 22.01.2013)
Standorte In 21 Ländern in 5 Regionen
Outsouring 10 Rechenzentren weltweit mit mehr als 350 Kunden, mehr als 1’800 SAP Installationen mit über 80.000 SAP Usern
SAP Partner itelligence hat als einziger SAP-Partner fünf globale SAP Partner Status
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itelligence AG Schweiz - wir sind in Ihrer Nähe
Regensdorf, ZH
Bern, BE
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Historie Seit 1997 in der Schweiz
Mitarbeiter Über 115 Mitarbeiter
Kunden Mehr als 120 aktive Kunden pro Jahr
Umsatz 2012: 35 Mio. CHF
Standorte Regensdorf und Bern
Outsouring Duales Rechenzentrum
Zertifizierungen ISO 9001:2008 zertifiziert
ISO/IEC 20000-1 zertifiziert
SAP Partner SAP Gold Partner
SAP Partner in verschiedenen Bereichen
SAP Business All-in-One Channel Award 2009, 2011
SAP Hosting Partner Award 2010
OpenText Partner
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Emch Aufzüge AG – Mehr als ein Lift
Gegründet 1880, in der 4. Generation im Familienbesitz
Breite Produktepalette:
180 Mitarbeitende
Standort Bern
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EMCHDesign Personenlifte und Warenlifte, die höchste gestalterische Anforderungen erfüllen
EMCHMaster Personen-, Betten-, Waren-, Versenkwaren- und Autolifte nach Mass mit individueller Ausstattung
EMCHBasic Personenlifte im Standardsegment
EMCHMicro Kleinwarenlifte
EMCHProgress Modernisierung und Umbau bestehender Anlagen
11. Juni 2013
Emch Aufzüge AG – Mehr als ein Lift
Emch Aufzüge AG siegt beim zehnten Prix SVC Espace Mittelland! (Herr Bernhard Emch, Geschäftsleiter, bei der Übernahme des Preises am 6. März 2013)
Hans-Ulrich Müller, Präsident des Swiss Venture Club: "Mit den Preisverleihungen wollen wir die Innovationskraft der Unternehmen und damit die Schaffung und Erhaltung von zukunftsträchtigen Arbeitsplätzen ins Zentrum rücken und fördern«
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Auszeichnung für ein innovatives Unternehmen!
Probleme im Umgang mit Dokumenten
Verkauf
Keine Integration des Verkaufs während der Projektphase Nachtragsofferten werden auch durch PL erstellt.
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Projektleitung
Keine gemeinsame Datenbasis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit Verkauf – Projektleitung – Service.
Service
Unklare Übergabe von Dokumenten aus dem Projekt zum Service/Betrieb.
Fertigung/Montage
Unvollständige Anlagendokumentationen. Unklarheit über gültige oder freigegebene Versionen.
11. Juni 2013
Probleme im Umgang mit Dokumenten
Konstruktion
Viel Zeitverlust bei der Suche nach den richtigen Dokumenten. Unklarheit über gültige oder freigegebene Versionen.
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Compliance
Unkontrollierte Filesysteme mit wenig Regelungen. Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften kann nicht gewährleistet werden.
Die vorhandenen Mittel bieten kaum Möglichkeiten, die Fachbereiche bei diesen Themen zu unterstützen.
Informatik
Ständig wachsende Datenmenge führt zu höheren Kosten bei Storage und Backup Infrastruktur.
11. Juni 2013
Die Ursachen
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Unterstützung für Mitarbeiter
Die Systeme unterstützen die Mitarbeiter nicht genügend. Regelungen im Filesystem können kaum durchgesetzt werden.
Kollaboration
Häufig ist ein kollaboratives Arbeiten kaum möglich, wegen zu restriktiven Berechtigungen im Filesystem.
Filesystem
Erlaubt keine Kontrolle der Datenbestände. Die vorhandenen Suchmöglichkeiten sind nur rudimentär.
Aktualität
Dokumente werden beliebig oft kopiert und als Mailanhang auch innerhalb der Firma verschickt.
11. Juni 2013
Die möglichen Folgen
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Mitarbeiter
Gefahr von Kontrollverlust über die Dokumentation der Anlagen. Wachsende Zeitverluste beim Suchen.
Compliance
Die Geschäftstätigkeit der Firma kann nicht lückenlos dokumentiert werden. Fragen können nicht beantwortet werden.
Knowledge Management
Wissensverluste durch Fluktuation/Pensionierungen. Information in Köpfen statt in der Unternehmung.
Attraktivität
Zunehmender Attraktivitätsverlust der Unternehmung bei jüngeren Arbeitnehmern durch veraltete Arbeitsmittel.
11. Juni 2013
Extended ECM (Enterprise Library Services)
Rendition Collabora-
tion Volltext-suche
Exchange File-system
Branchen-lösungen
SAP
Die Lösung - SAP Extended ECM by OpenText
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Outlook Windows
Explorer & Office
Lift-Designer
u.a. Web-GUI
Scanning mit OCR
SAP- GUI
Metadaten
11. Juni 2013
Records Manage-
ment Archive
Die Lösung – Business Workspace Vebindung von Content und Prozessen
11. Juni 2013 SAP Forum Baden 2013 / xECM bei Emch / itelligence AG 12
Dokumenten-
Management Collaboration
Capture & Imaging
Dokumenten-Workflow
Records Management
Archivierung
SAP Geschäfts-
objekt
Rollen
Daten
Trans-aktionen
Ereignisse
Business Workspace
Content-erweiterte Geschäftsprozesse
Die Lösung – Zitat Emch
SAP Forum Baden 2013 / xECM bei Emch / itelligence AG 13
Zitat von Christian Wirz (Projektleiter)
„SAP Extended ECM by OpenText
ermöglicht uns die digitale und ortsunabhängige
Verfolgung der Dokumente entlang unserer Prozesse.“
11. Juni 2013
Projekt Verkauf
Verkauf
• Neuanlagen
• Umbau
• Reparaturen
• usw.
Technik
• Konstruktion
• Ingenieurwesen
• usw.
Fabrikation
• Blechbearbeitung
• Kabinenbau
• Mechanik
• usw.
Montage
• Abnahme
Service
Verkaufsprojekt
Die Lösung – Business Workspace Wertschöpfungsprozess
11. Juni 2013 SAP Forum Baden 2013 / xECM bei Emch / itelligence AG 14
Projekt
Equipment
PSP
Kunde
Material
Business Workspaces für den Wertschöpfungsprozess
Die Lösung – Business Workspace Ablagestruktur
Automatischer Strukturaufbau basierend auf Vorlagen zu den SAP Geschäftsobjekten
11. Juni 2013 SAP Forum Baden 2013 / xECM bei Emch / itelligence AG 15
v
Verkaufsprojekt
Projekt
PSP
Material
Equipment
Kunde
Service Projekt Verkauf
Verkauf
• Neuanlagen
• Umbau
• Reparaturen
• usw.
Technik
• Konstruktion
• Ingenieurwesen
• usw.
Fabrikation
• Blechbearbeitung
• Kabinenbau
• Mechanik
• usw.
Montage
• Abnahme
Service
• Wartung
• Störungsdienst
• usw.
Die Lösung – Business Workspace Wertschöpfungsprozess
11. Juni 2013 SAP Forum Baden 2013 / xECM bei Emch / itelligence AG 16
Business Workspaces für den Wertschöpfungsprozess
Projekt
Equipment
PSP
Serviceauftrag
Lieferant
Material
Kunde
Die Lösung – Business Workspace xECM Web User Interface
SAP Forum Baden 2013 / xECM bei Emch / itelligence AG 17 11. Juni 2013
Projekt
Equipment
PSP
Kunde
Serviceauftrag
Material
Lieferant
Volltext-Suche
Ablagestruktur
Access
Prozessspezifische Sicht auf den Content
Volltextsuche
Collaboration- Utilities
Drag & Drop
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Volltext-Suche
Ablagestruktur für Vorgangsdokumente
Nahtlose Integration in SAP GUI
11. Juni 2013
Access
Drag & Drop
Volltextsuche
Offline Funktionalität
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Ablagestruktur
Volltext-Suche
Nahtlose Integration in Windows Explorer
11. Juni 2013
Access
SAP Forum Baden 2013 / xECM bei Emch / itelligence AG 20
Drag & Drop
Volltextsuche
Offline Funktionalität
Ablagestruktur
Volltext-Suche
Nahtlose Integration in Microsoft Outlook
Quick-Steps
11. Juni 2013
Access
Navigations- möglichkeit
Volltextsuche
Kategorisierung
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Ablagestruktur
Volltext-Suche
Nahtlose Integration in Microsoft Office Word, Excel, Powerpoint, Vision und Project
11. Juni 2013
Access
Cloud Systeme
Webinterface
CAD- und andere Fach-Applikationen
Bedingung: Single File
Kein Ersatz für CAD-Manager!
Teilweise über Citrix
WebDAV
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Integration in Umsysteme
11. Juni 2013
Capture
OCR, Optical Character Recognition
ICC, Validierung mit OpenText Invoice Capture Center
VIM, Kreditoren-WF mit SAP Invoice Management
SAP Forum Baden 2013 / xECM bei Emch / itelligence AG 23
Enterprise Scan
11. Juni 2013
Capture
1. Auf dem Ablageort im xECM einen Barcode eröffnen
2. Deckblatt ausdrucken
3. Vom Multifunktionsgerät direkt als OCR-PDF im xECM ablegen.
Effiziente Datenablage im xECM
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Multifunktionsgerät
11. Juni 2013
Metadaten
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Metadaten werden von SAP bereit gestellt
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Metadaten
Klarheit schaffen über den Dokumentenstatus
Einfache und effiziente Massenmanipulation von Metadaten
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Dokumentenstatus
Collaboration Dokumentenübergabe Projekt Equipment
11. Juni 2013 SAP Forum Baden 2013 / xECM bei Emch / itelligence AG 27
1. Freigegebene Dokumente werden ins Equipment kopiert.
2. Projektdokumente werden Read-Only gesetzt.
Projekt-Workspace zeigt der Stand der Anlage zur Auslieferung
Archive
Archive von SAP Daten und unstrukturierten Inhalten
IT-Kosten reduzieren und Performance verbessern
SAP ERP Einführung
Archivierung von Kreditorenrechnungen
Archivierung von ausgehenden Dokumenten
Faktura, Bestellung, Kontrakt, usw.
xECM Einführung
Verlinkung der Dokumente in die xECM Workspaces
SAP Forum Baden 2013 / xECM bei Emch / itelligence AG 28 11. Juni 2013
Records Management
Records Management Unternehmensweite Aufbewahrungsregeln für Content
Kein Rollout von komplexen Records Management Definitionen
Das System von veralteten, irrelevanten Informationen befreien
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Klassifizierung über die definierte Ordnerstruktur
Unterscheidung zwischen zwei Record-Status:
AKTIV
Dieser Record wird aktiv verwendet.
INAKTIV
Dieser Record wird nicht mehr bearbeitet.
Eine Klassifizierung pro Dokumenttyp = Flexibilität
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die Prozesse mit effizienten Dokumenten Management Werkzeugen unterstützt eine gemeinsame Schnittstelle zwischen den Abteilungen bildet den Dokumentstatus übersichtlich verwaltet ermöglicht, die Anlagen nachvollziehbar und complaint zu dokumentieren die wachsenden Datenmengen im Griff behält ermöglicht, dass die Informationen effizient gefunden werden die «SAP-Welt» und die «Office-Welt» optimal und benutzerfreundlich integriert
Fazit
Mit SAP Extended ECM hat Emch ein abteilungsübergreifendes System welches
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
www.itelligence.ch
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Kontaktieren Sie uns: [email protected]
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