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Einführung von securPharm
Diakoneo Diak Klinikum
Frankfurt 30.10.2019
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Eric Heideman
PTA seit 1998
Arbeite seit 1998 in der Krankenhausapotheke
Erst als Zivi (13 Monate)
Dann 2 Jahre mit hauptverantwortlich für Bestellprozess ( Büro)
Hauptverantwortlich Umstellung AMOR1 auf AMOR 3 (2003)
Heutige Hauptaufgaben: Herstellung Zytostatika, Herstellung Sterillabor,
Rezepturen/Defekturen, Prüflabor, Kommissionieren, Wareneingang
Spezielle Aufgabengebiete:
Admin AMOR3 (CGM AMOR) und Web –MUSE / hauptverantwortlich für alle
Module und Änderungen. securpharm und Logistik Prozesse
Chargen / OP Dokumentation und ZE Dokumentation in MUSE
Gefahrstoffe
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Wir sind:
• ein patientenorientiertes Krankenhaus mit Zentralversorgung
• ein Krankenhaus mit 22 Kliniken und 492 Planbetten
• Lehrkrankenhaus der Universitätsklinik in Heidelberg
Patientenzahlen:
• rund 77.000 stationäre und ambulante Patienten
• rund 1.300 Geburten
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• ein Krankenhaus mit Grund- und Regelversorgung.
• 165 Planbetten.
Patientenzahlen:
• rund 10.000 stationäre Patienten
Versorgung Kooperationspartner Klinikum Crailsheim
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• Gründungstag am 1. Juli 2019
• mehr als 10.000 Mitarbeiter in über 200 verschiedenen Arbeitsstätten
Diakoneo beinhaltet:
• Pflegeeinrichtungen für Senioren
• Ambulante Dienste
• Krankenhäuser
• Tagespflege
• Bildungseinrichtungen
• Einrichtungen für Menschen mit Behinderung
Zusammenschluss der Diakonie Neuendettelsau und Diakonie Werk Schwäbisch Hall
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Mögliche Krankhäuser die wir in Zukunft beliefern könnten
Zum neuen Diakoneo Krankenhausverbund gehören neben dem Diakonie-
Klinikum Schwäbisch Hall auch
• Klinik Hallerwiese in Nürnberg 140 Betten
• Cnopfsche Kinderklinik in Nürnberg 145 Betten
• Rangauklinik Ansbach 75 Betten
• Klinik Neuendettelsau 150 Betten
• Klinikum Schwabach 170 Betten
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Chefapotheker: Martin Scheerer
Mitglied Einkaufgemeinschaft: KEMA ApoContract
Mitarbeiter:
Apotheker: 4 2 Vollzeit
PTA: 6 3 Vollzeit
PKA / Kaufmann: 4 1 Vollzeit
Hilfsarbeiter: 1 1 Vollzeit
Krankenhaus Apotheke
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• Umsatz 2018 15,8 Mio.
• Zytostatika Herstellungen 2018 12.000
• Bestellzeilen 2018 174.028 davon 3931 Eilbestellungen
• Bestellungen 3.928
• Lieferscheine 4.275
• Aktive Artikel : 3.108 / davon DL =791
• securPharm Aktive Artikel : 1.669
Unsere Zahlen
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Entscheidung Wareneingang oder Warenausgang
Wir haben uns für den Wareneingang entschieden.
Warum ?
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1. Entscheidung auf Grund unserer Hardware
•Unser Halbautomat im Neubau ist nicht mit den entsprechenden Kameras
aufgerüstet, Aufrüstung ist bis heute nicht vorgesehen.
•Unsicherheit wie der Pharmazierat bei der Abnahme des Apotheken-Neubaus den
gesamten Kommissionierungsprozess mit Halbautomaten annimmt.
-> Nachweis, dass der Halbautomat weniger Fehler macht als ein Mensch.
• Automat kann die Unversehrtheit der Packungen nicht verifizieren.
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2. Aus unserer Sicht Vorteile beim Wareneingang
Komplettes Warenlager ist verifiziert, man kann dem Warenlager jederzeit
etwas entnehmen
•Sicherheit bei der Kommissionierung der Stationen
•Prozess ist in allen Teilen der Apotheke gleich, Beispiel Zytoartikel
•Hoffnung auf warenbegleitende Lieferscheine
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Prozess des Wareneingangs
Dieser Prozess musste neu überdacht werden.
Wir bewahren heute keine Lieferscheine mehr in Papierform auf, diese werden
als PDF in ein revisionssicheres Archiv abgespeichert
Diese PDF sind daher Pflicht, wichtiger Bestandteil für die Buchprüfung.
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• Lieferschein Verarbeitung
Prozess vorher :
Alle Lieferscheine werden manuell überprüft
-> zu HBS geschickt
-> OCR Erkennung
-> per Schnittstelle nach CGM AMOR eingespielt.
-> mußten überprüft werden, dann Lieferschein Freigabe
-> Lieferschein als PDF in CGM AMOR aufrufbar
Wir waren mit diesem Prozess nicht zufrieden, Datenaufbereitung fehlerhaft
Alter Prozess Wareneingang
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Neuer Prozess
Voraussetzungen:
•securPharm muss durchführbar sein
•Lieferschein einfacher zu bearbeiten
•Wareneingang soll schneller in CGM AMOR verbucht werden (sonst bis zu 2
Tage)
•Lieferschein muß als PDF im System aufrufbar sein
•Sollte Zeit einsparen, wenn möglich
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Unsere Lösung
Wareneingang mit CGM AMOR Mobile mit Cipherlab RS31
•securPharm pflichtige Artikel können verarbeitet werden
•Lieferschein ist schnell und einfach im CGM AMOR Mobile zu bearbeiten
•Nach Freigabe in CGM AMOR Mobile, Wareneingang in CGM AMOR verbucht
-> besonderes wichtig für uns bei DL von Chargenartikel und ZE-Artikeln.
•Nach Beendigung des Prozess haben wir, wie gewohnt ein PDF
•Waren ohne securPharm => hier haben wir eine Zeitersparnis
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Verknüpfung PDF Lieferschein
Wie bekommen wir unsere Lieferscheine in unser jetziges Archiv (bisher
speichert HBS die Lieferscheine)?
Mit Hilfe unserer IT wurde diese Lösung umgesetzt:
-> Mit der App, DataNetSolution unseres Multifunktionsgerätes
•Hier wir ein PDF direkt in unser Archiv abgelegt.
Wie gehen wir da vor ?
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Barcode : Bekommen wir aus unserem
Rechnungseingangsbuch ( Amondis); eindeutige
Nummer
Nach Beendigung des Prozesses werden alle
Lieferscheine gescannt in der App DataNetSolution
Apotheke, Buchhaltung und Controlling haben jetzt
immer die Möglichkeit alle Original-Belege
einzusehen (gilt auch für Rechnungen)
Beispiel Lieferschein
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Wie bekommen wir diese
Verknüpfungen hin:
• Unter Lieferscheindaten in CGM
AMOR Mobile wird unter Dokumenten
Archiv-ID der Barcode abgescannt.
•-> Daten sind innerhalb 1 min in CGM
AMOR 3 abrufbar.
Scannen eines Barcodes in CGM AMOR Mobile
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To do bis 9.2.2019
• Registrieren NGDA
• securPharm Modul frühzeitig bestellt / Einspielung war Herbst 2018
• CGM AMOR Release 14 einspielen lassen
• ABDA Datenbank in CGM AMOR wieder einspielen lassen
• 3 W-LAN Hotspots in der alten Apotheke von der IT einrichten lassen. 2 x
Wareneingang 1 x Zyto Labor, da der Umzug noch nicht erfolgt ist
• Drei CGM AMOR Mobile Geräte installieren lassen im W-LAN durch unsere
IT
• Mitarbeiter in CGM AMOR anlegen und Rechte verteilen für CGM AMOR
Mobile
• Zeiterfassung des Zeitaufwands bei Wareneingang / besonders bei
securPharm ( ab dem 12.2.2019 bis heute)
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Schulung im Herbst 2018
Schulung von Herr Anger:
CGM AMOR Release
securpharm Begrifflichkeiten
•ABDA Datenbank mit ABDA Abgleich in CGM AMOR
•CGM AMOR Mobile
letzten beide Punkte nur theoretisch / IT Probleme
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Stammdaten in CGM AMOR
AMDAABGL / AMDB-Abgleich
-Abgleich Bezugs-PZN aus Bezugsdaten
-Abgleich Verfikationspflicht für securPharm
-Abgleich securPharm Kennzeichen
•KSP / Konfiguration securPharm
-Kennzeichen Verfikationspflicht für securPharm
-Bei securPharm abgeben -> 2….Kommissionierung CGM Amor Mobile
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Erste Wareneingänge Mitte Jan/19 mit CGM AMOR Mobile
Was wir schnell gelernt haben:
• Stammdaten müssen gut gepflegt werden
• Alle Bestellungen müssen in CGM AMOR sauber vorhanden sein
(automatische Monatslieferungung)
• Wareneingang läuft schneller, aber bis jetzt ohne securPharm
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Stammdaten / Bezug
•Wenn wir KP/ Palettenware bestellen und einzelne Packungen bekommen,
dann müssen wir ab sofort auch Einzelpackungen bestellen (gleiche Menge).
Sonst führt das bei jeder Bestellung zu Problemen.
•Es gibt aber auch Firmen die wirklich KP Packungen mit einem 2D Code
(Datamatrix) für die KP versehen (Clexane, Eliquis, Oxytocin, Suprane usw. ) -
Hier sollten weiterhin KP Packungen bestellt werden.
•Es gibt Firmen, wo wir mit einer PZN bestellen und eine Packung mit einer
anderen PZN geliefert bekommen. Wenn dies immer so ist, muss diese PZN in
den Bezugsdaten geändert werden. Damit der gesamte Prozess richtig läuft.
Achtung: Konditionen müssen ebenfalls die gleichen sein.
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Bestellungen
• Alle Bestellungen sollten mit CGM AMOR Mobile bearbeitet werden. Nur in
Ausnahmefällen ist es erlaubt, manuell Lieferscheine zu erfassen
• Bestellungen für die man eine Rückmeldung bekommt (Hexal usw.), dass
Mengen gekürzt oder gar nicht geliefert werden, sollten sofort geändert und
der Bestellbeleg neu ausgedruckt werden.
• Monatliche automatische Lieferungen (z.B.: Antibiotika) müssen als
Bestellung in CGM AMOR angelegt werden. Sonst ist keine Bearbeitung mit
CGM AMOR Mobile möglich.
• Bei Sonderbestellungen, Sonderartikel, die wir selber in CGM AMOR
anlegen, muss in dieser Anlagemaske die richtige PZN stehen. Sonst
funktioniert es nicht mit CGM AMOR Mobile bzw. securPharm.
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Besonderheiten• Sonderartikel/-bestellung: hier darf nie ein Artikel mit der Lernfunktion in CGM
AMOR Mobile angelernt werden.
• Großhandel: Telefonisch bestellte Artikel in Bestellung einfügen. Und nach
Meldung, dass eine andere PZN geliefert wird, muss die neue PZN in die
Bestellung eingefügt werden.
• Teillieferungen/Überlieferung: wenn nichts auf Bestellung oder Lieferschein
vermerkt ist, muss beim Bestellenden nachgefragt werden, bevor in CGM AMOR
Mobile bestätigt wird.
• Lieferscheine in CGM AMOR Mobile die schon viele securPharm-Artikel
enthalten, möglichst nicht löschen und wieder neu anfangen. Das macht es bei
der Auswertung besonders schwierig, Fehler zu finden.
• Ein Artikel wird mit 2 verschiedenen Verfalldaten geliefert, es muß immer der
länger laufende Artikel zuerst gescannt werden, damit die richtigen securPharm
Parameter gezogen werden. -> Hier gibt es hoffentlich bald eine Lösung von
Aescudata
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Weiter Besonderheiten
• Lieferscheine Infusionslager, diese werden nach dem Lieferschein in CGM
AMOR Mobile eingegeben. Ohne Scannen sondern mit dem Bestellnummer. .
• Zyto Bestellbeleg mitgeben ins Zyto Labor, falls ein Artikel nicht gescannt
werden kann, braucht man da die Bestellnummer.
• BTM Artikel: BTM Abgabebelegnummer nicht vergessen einzugeben.
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9.2.2019 ist gekommen ………
•Die ersten 14 Tage habe ich den Wareneingang übernommen, um den Prozess
zu testen
•Interpretation der 2-D Codes Fehler CGM AMOR Mobile, es mussten mit Hilfe
von Herrn Anger (Teamviewer) die Scanner neu eingerichtet werden
•Mitarbeiterschulung nach diesen ersten 14 Tagen angefangen. Dieser Prozess
hat sich über mehrere Wochen verteilt.
•Neuerungen oder Probleme wurden in der wöchentlichen Besprechung
besprochen und mit E-Mails an alle Mitarbeiter verteilt.
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Hat gedauert, bis manche dieser Zeichnen zum
ersten Mal aufgekommen sind:
Grünes Schild: securPharm
Blaues Ausrufezeichen: Probleme mit
Herstellerdatenbank/NGDA oder W-LAN
Graues Schild : kein securPharm
Rotes Schild: wahrscheinlich doppelt gescannt
Hilfe - was bedeuten diese Symbole?
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Erster securPharm pflichtige Artikel
•erster securPharm-pflichtige Artikel erst am 9.3. 2019 erfasst.
Und gleich das erste Problem -> Amgen Lieferung:
Problem mit Barcodes weiß auf schwarz
Hilferuf bei Aescudata -> wurde dann mit einem Patch gelöst.
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securPharm Protokoll
- Lernen, was alle diese Informationen bedeuten
- Bei welchen Meldungen müssen wir eingreifen?
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Was bedeuten all diese Informationen?
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Erst seit kurzem wissen wir, dass man unter SSP / securPharm /Benachrichtung die Nachricht bei Doppel-Scan für Ausbuchung herausnehmen kann. -> Haben wir für uns eingeführt
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Fehlermanagement bei Auffälligkeiten
Die meisten Fehler bei uns:
Firma hat die falsche Seriennummer gemeldet / oder noch nicht ins System
gemeldet.
Meistens Datenbankfehler:
Wie laufen Fehlermeldungen bei uns ab?
Heute ist es so, dass ich diese hauptsächlich überwache. Bei
Unregelmäßigkeiten wird ein Fehlerprotokoll geschrieben und
die zuständige Apothekerin hinzugezogen.
Quarantäne der Ware / Meldung an Firma
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Probleme nicht Lieferbarkeit
Wir legen keinen neuen Stammsatz an in CGM AMOR . Wir legen in den
Bezugsdaten den neuen Lieferanten an, mit gegebenenfalls anderer
Packungsgröße.
Zusatzbezeichnung werden diese Informationen hinterlegt.
Grund:
Da unsere Warenlager in der Apotheke und auch auf den Stationen
wirkstoffbbezogen sind und die Stationen mit Barcodekarten bestellen, war es
uns zu aufwändig.
Bei diesen Artikel wird bis zur Lieferfähigkeit auf 4… geändert
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Weitere Stolpersteine
• Nach Einspielung der ersten Patches wurde von unserer IT vergessen, auch
die CGM AMOR Mobile Geräte upzudaten.
•Fehlerhafter Patch von Aescudata: bei Artikeln, die erst nach Datum xxxx
securPharm pflichtig waren, wurde das Mengenfeld nicht gelb, sondern blieb
grau. Dadurch mussten dann alle Packungen gescannt werden.
Unsere Lösung: Mind. 1 Woche warten um ein Patch einzuspielen, und hören
was die Buschtrommeln melden von den Kollegen.
•Verfalldatum nicht richtig auf Packung verschlüsselt -> 01.12.2020 oder
15.12.2020 -> Statt 31.12.2020
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Zeiterfassung
Warum machen wir das bis heute:
•Um dem Geschäftsführer zu zeigen, dass die Einführung von securPharm
Personal bindet.
•Um zu sehen, mit wie viel Personal (Stunden) wir pro Tag rechnen müssen,
wenn am Tag x alle Artikel verifikationspflichtig sind.
•Was für eine Zeitersparnis werden die Warenbegleitscheine später bringen,
sobald diese eingeführt werden?
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Was steckt hinter der Zeiterfassung
Diese Zeit fließt ein:
•die Vorbereitung zum Scannen
•Das Prüfen der Vollständigkeit der Ware
•Palette/Rollwägen abpacken
•Auspacken
•Scannen,
•in Kartons wieder packen
•Palette/Rollwägen wieder packen
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Auswertung / Zytoartikel wurden nicht erfasst
•Wareneingang ohne securPharm, rund 5.5 min. pro Bestellposition
•Wareneingang mit securPharm, durchschnittlich seit 9.2. ca. 7min, in den
letzten Wochen bewegen wir uns mehr zu 7,8 min.
•Bisher höchste Menge an Scans pro Bestellposition = 1200
•Wir bestellen jeden Artikel durchschnittlich 4 mal im Jahr.
•D.h.: Es müßten jeden Tag 27 Artikel, die securPharm-pflichtig sind, bearbeitet
werden. Heute sind es ca. 12 Artikel.
•Hochgerechnet dann pro Tag mit mind. 1490 Scans; Spitzen ca. 3500 Scans
•Personalaufwand hochgerechnet auf mind. 1,5 Stellen bzw. 1,8 Stellen
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Wünsche und Ziele
•Modul für warenbegleitende Lieferscheine einführen
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Fragen?
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Vielen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit!