1© Sauerborn Management Consulting GmbHFr. März 10 2017
Strategisches IT-Management
Webinar-Reihe zu Themendes strategischen IT-Managements:
Folge 5: Erfolgreiche Transformation durch professionelles Programm-Management
Was zeichnet ein Programm-Management aus, wann ist es nötig, welche Fähigkeiten sollte der Programm-Manager mitbringen?
2© Sauerborn Management Consulting GmbHFr. März 10 2017
Wann ist das Aufsetzen eines Projektprogramms sinnvoll? Ist gutes Projekt-Management nicht ausreichend?
Programm-Management
Geschäfts-prozesse
IT-Architektur (Systeme, Daten)
Kommunikation anStakeholder
Fachliche Umsetzungsprojekte
Koordinations- und Monitoring-Aufgaben des Programm-Managements erfordern dedizierte Ressourcen, die bei der Planung des Transformationsprogramms berücksichtigt werden müssen
Bei Abhängigkeiten zwischen den Projekten ist die übergreifende Koordination und Steuerung durch ein Programm-Management notwendig:
• Konsistente Geschäftsprozesse, konsistenter Auftritt gegenüber Kunden (z.B. Reihenfolge von Prozessschritten in IT-Systemen, Look-and-Feel)
• Bei Ressourcen-Knappheit übergreifendes Ressourcen-Management (inkl. programm-interner Ausgleich von Unterdeckungen)
• Abgestimmte einheitliche Kommunikation an unternehmensinterne und -externe Beteiligte (Mitarbeiter, Kunden, Partner, …)
• …
Gutes Projekt-Management achtet auf den Erfolg des eigenen Projektes und eher weniger auf die
Abhängigkeiten mit anderen Aktivitäten
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Formelle und informelle Aufgaben des Programm-Managements
Formelle Aufgaben Informelle Aufgaben
• Richtiger Schnitt der Umsetzungsprojekte
• Organisation des Programms (Reporting, Entscheidungsgremien, verabschiedete Projektaufträge)
• Sicherstellung der Projektplanung pro Projekt
• Sicherstellung der Verfügbarkeit von finanziellen und personellen Ressourcen für die Umsetzungsprojekte
• Durchführung Statusreporting• Durchführung Risiko- und
Qualitätsmanagement• Durchführung Change- und
Release-Management• Herbeiführen von Entscheiden• Steuerung von
Abhängigkeiten zwischen Projekten
• Kontinuierliche Kommunikation
• Eskalationen auf richtige Management-Ebene bringen
• Regelmässiges Puls-Fühlen bei Projektleitern und anderen Umsetzungs-verantwortlichen
• Coaching von Projektleitern• Kommunikation,
Kommunikation, Kommunikation!
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Erfolgsfaktor 1: Geschäftsmodell und -strategie sowie Programmziele sind klar definiert
Geschäftsmodell
Geschäftsstrategie
Ziele des Transformations-Programms (z.B. zur Digitalisierung)
Klare Leitlinien für einzelne Umsetzungsprojekte (z.B. wer ist der
Kunde, wie soll die Kundenschnittstelle sein?)
Klare Leitlinien für die Reihenfolge und fachliche Ausgestaltung der
Umsetzungsprojekte
Programm-Scope klar beschrieben und verabschiedet (ggf. bereits mit High-
Level-Umsetzungsplanung in Etappen)
Diese Punkte unbedingt klären vor dem Start eines Transformationsprogramms(sonst wird es ineffektiv oder ineffizient oder scheitert insgesamt)
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Erfolgsfaktor 2: Richtiger Schnitt der Projekte
Durch richtigen Projektumfang (Scope) und fachliche
Fokussierung die Arbeitsfähigkeit des Projektteams sicherstellen
Fundamentale, organisatorische Interessenkonflikte nicht zum
Gegenstand der Umsetzungsinitiative (auf
Arbeitsebene) machen, sondern auf die richtige Management-Ebene zum Entscheid ziehen
+
Ausreichend Zeit für den Schnitt der Projekte einplanen: Fachliche Themen sauber abgrenzen, Stakeholder-Analyse zur Identifizierung von
Interessenkonflikten, Berücksichtigung starker Persönlichkeiten und Meinungsführer
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Erfolgsfaktor 3: Klares Scope-ManagementFu
nktio
nalit
ät
1.0 2.0 3.0
Zeit
Etappen (Releases) Ihres digitalenGeschäftsmodells
Minimum viable product: Mindestanforderungen von
Kunden erfüllt
Stabilität in den einzelnen Umsetzungsprojekten durch frühzeitige Releaseplanung: Moving targets vermeiden
Tendenz in Transformationsprogrammen
Kontinuierliche Erweiterung des Scopes und der Ziele (auf Grund der zusätzlich festgestellten
oder empfundenen Handlungsbedarfe)
• Abblocken von zusätzlichen Anforderungen ist weder konstruktiv noch zielführend
• Statt dessen: Aufnahme und Erstbewertung (Nutzen/Kosten) der Anforderungen, Priorisierung im Rahmen der Releaseplanung des Gesamtprogramms
• Priorität hat das Einhalten des Terminplans (und nicht die Vollständigkeit des fachlichen Scopes)
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Erfolgsfaktor 4: Agil und iterativ Entscheiden und Handeln
Grosse Unsicherheit bei der Akzeptanz von neuen Lösungen
beim Kunden und in der technologischen Entwicklung:
Agiles Handeln - Ideen schnell sondieren und in der Praxis
verproben, während der Umsetzung anpassen und eventuell ganz
verwerfen; aber das ganze in einem geregelten Entscheidungsprozess
Detaillierte Ausgestaltung von Geschäftsmodellen und
technischen Konzepten aufwändig, um erst danach
Umsetzungsentscheide zu treffen:
Iteratives Arbeiten und Entscheide-Treffen, erst die grobe
Stossrichtung entwickeln und bewerten, und mit dem Entscheid
die nächste Detaillierungsphase(n) freigeben
+
Der kontinuierliche Support und die Einbindung des Managements (Geschäftsleitung, Vorstand) muss sichergestellt sein
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Das sind die relevanten Fähigkeiten, über die ein Programm-Manager verfügen sollte
Projekt-Management
… verfügt über „Big Picture“ zur Klärung von strategischen Fragen
… verfügt über analytische Fähigkeiten zum Verständnis von
Details
… kann Konflikte moderieren
… kann sich sicher in unklaren Situationen bewegen und
Strukturen definieren
… kennt Entscheidungswege und kann Entscheidungen herbeiführen
… kann auf unterschiedlichsten Management-Ebenen
kommunzieren
… kann motivieren
… kann sich gut auch informell im Unternehmen bewegen
… kann auch ohne direkte Berichtslinie führen
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Sauerborn Management Consulting GmbH
Kompetenzen und Angebote
Wir sind spezialisiert auf die strategische Steuerung von Technologien im Unternehmen:
• Entwicklung und Bewertung von technologie-geprägten Geschäftsmodellen
• Entwicklung und Umsetzung von IT-Strategien und -Bebauungsplänen
• Steuerung von Transformationsprojekten und -programmen
Unser Angebot
• Inhouse-Workshops oder Beratungsprojekte zur Erarbeitung von Strategien und Roadmaps zur Digitalen Transformation und IT-Strategie
• Projekt- und Programm-Management zur Umsetzung von Strategien
• Coaching von Linien-Managern in Transformations- und Change-Situationen
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