Folie: 2
Projektstatus
1998 Projektvorbereitung 1999 Operationaler Prototyp, CCC im
BRZ 2000 Pilot- und Probebetrieb BMSG 2001 Produktivstart BMSG, BMLFUW 2002 Produktivstart BKA und BMöLS,
BMJ und BMI (in Vorbereitung) 2003 Rollout-Fortsetzung in allen
Ressorts 2004 Rollout-Abschluss
Folie: 3
ReorganisationszieleGesamter Budgetkreislauf in einem SystemRedesign der Ablauf- und AufbauorganisationSchaffung der technisch-funktion. Basis für NPMIntegration der 1. und 2. Ebene der Haushalts-
organisation:oberste Organe, Ministerien, BKAnachgeordnete Mittelbehörden
Deckung des Informationsbedarfes aller Ebenen (Parlament, BMF, Rechnungshof, Ministerien,...)
Folie: 4
Budgetkreislauf mit SAP R/3
BudgetVorbereitung
BudgetErstellung
BudgetVollzug
Liquiditäts-management
Rechnungs-legung
Controlling
ISPSHaushaltsmanagement
BWReporting
PSProjektsystem
MM - BeschaffungSD - VertriebCO - Kosten-
rechnungandere Module
....
FIFinancials
= obligatorische Nutzung
= fakultative Nutzung
Folie: 5
Redesign der Ablauf-/Aufbauorganisation
Eigene Organisationsentwicklung im ProjektStandardisierung/Normierung von
GeschäftsprozessenIdentifizierung geeigneter Prozesse:
durch mengen- und wertmässige Relevanzbundesweiter Anfall bringt bundesweiten Nutzennicht alle Prozesse sind geeignet
Umfang der identifizierten Prozesse (ca. 1,7 Mio)
Folie: 6
Transformation der ReferenzprozesseTransformation der Referenzprozesse
Vorgaben durchReferenzprozesse
Vorgaben durchReferenzprozesse
Vorgaben durchReferenzprozesse
Knowledge-Transfer
im Ressort
Abgleich derAbweichung• Analyse• Umsetzung• Coaching
Ressort-Prozess-Portfolio
Folie: 7
Familien / Kindergeld
Deckung des Informationsbedarfes
Verdichtung auf Bundes-Ebene
Haushalts- und Rechnungs- wesen auf Dienststellen-Ebene (first und second level)
tägliche/periodische Integration der Daten aus
IT-Applikationen:
Abgaben/ Steuern
Zoll
Finanzschulden
Mietzinsberechnung
Gehalts- und Pensionsgebarung
Arbeitslosen-versicherung
Unterhaltsvorschüsse
tägliche/periodische Integration der Daten aus
IT-Applikationen:
......Non-SAP-Systeme Non-SAP-SystemeSAP R/3
Business Information Warehouse
Tagfertig: 93-95% Monatlich (zeitversetzt): 100%
3. Ebene d. HH-Org. Kassen/KBF
Verdichtung auf Ressort-Ebene
Folie: 8
Moduleinsatz im Projekt (1)Eingeschränkter ModuleinsatzGeplanter Moduleinsatz:
Haushaltsmanagement (IS-PS inkl. Budgeterstellung mit allen Ebenen, top-down, bottom-up)
Finanzbuchführung (FI-Financials)Kostenrechnung (CO)Beschaffungswesen (MM - Material Management) Verkaufs/Vertriebswesen (SD - Sales and Distribution)Projektsystem (PS)Business Information Warehouse (BW)
Folie: 9
Moduleinsatz im Projekt (2)Ausweitung des SAP R/3-Einsatzes
in späterer Phase volle Funktionalitäts-Nutzung (Stichwort "Ausreizung“)
restlicher Modul-Einsatz:Anlagenbuchführung (FI/AA - Asset Accounting) Instandhaltungsmanagement (PM - Plant-Maintenance)...
auch bei Dienststellen der 3. Ebene der Haushaltsorganisation (Kassen)
...
Folie: 10
Grundsatzstrukturen (1)Mehrebenenkonzept
mehrere SAP-Mandanten zentrales Referenzsystem für Vorgabewerte
OLG Wien ..... Zentralstelle Landesschulr.
REPUPLIK ÖSTERREICH
Bereich: Justiz
Zentralstelle
Bereich: Unterricht
FIKR / KOKR / BUKR FIKR / KOKR / BUKR FIKR / KOKR / BUKR FIKR / KOKR / BUKR
REFERENZSYSTEM
- Budgetstruktur (FiPo)
- Finanzstellenstruktur
- Sachkontenrahmen
- Bundesdebitoren-/
Kreditorenstamm
- Deckungsringe
- ...
FIKR / KOKR / BUKR
BUNDESEBENE
KONSOLIDIERUNGSEBENE
OPERATIVEEBENE
Folie: 11
Grundsatzstrukturen (2)SAP- Organisationselemente
ein Mandant je Ressort (Gruppe)
ein Finanzkreis, ein Kostenrechnungskreis und ein Buchungskreis je anweisendes Organ
Einbindung externer SystemeStandardisierte Schnittstellen Vermeidung von Medienbrüchen
Folie: 12
Haushaltsmanagement (IS-PS) Budgeterstellung/-änderungen
Unterstützung der Budget- Erstellungsprozesse auf allen EbenenBottom-Up-Erstellung, Top-Down-Korrektur, VorgabewerteBudgetstände der jeweiligen Ebenen sind mit Versionen abbildbar und
nur für die Zuständigkeitsbereiche einsehbar.auch Budgetprovisorium
BudgetvollzugUnterstützung bei allen Budgetvollzugsprozessen
(auch der anderen Module)
Buchung = "Abfallprodukt" des Geschäftsprozesses
aktive/passive Budgetverfügbarkeitskontrolle
Budgetstatus/forecast
Folie: 13
Stand des Budgetvollzugs differenzierte Dokumentation des Ist-Standes und Ausblicks (Phase) des Budget-Vollzugsstandes
(Finanzbedarf) aus wertemäßiger, sachlicher und zeitlicher Sicht
Mittelbindung• einzelne finanzielle
Verpflichtung• Bestellung ohne MM• Darlehens- /
Förderungszusagen
Mittelvorbindungverwaltungsinterne Mittelbindung für späteren Bedarf, wie Ausschreibung, Kauf in der zweiten Jahreshälfte
Mittelreservierungaus Dauerschuldverhältnissen, Mieten, Wartungs- / Versicherungsverträgen, Energie, Telefon, Nutzungs- leasing, hochgerechnete Gehälter, Transfers
Rechnung/Vorerfassung (MM-Bezug)
Wareneingang/Leistungs-erbringung (MM-Bezug)
Obligo aus Bestellung(MM-Bezug)
Bestellanforderung(MM-Bezug)
Budgetplanung
Genehmigtes Originalbudget
Aktuelles BudgetZuweisung, Erhöhung,Verminderung, Umschichtung
Verfügbares (Rest-) BudgetAktive / Passive Verfügbarkeitskontrolle
Mittelsperre Vorläufige/endgültige Bindung des BMF, HHLO, ANWO
Rechnungseingangmit Bezug zu Mittelreser-vierung, -vorbindung,-bindung
ZahlungsanordnungZahlungsauftragserteilung
Zahlung
BUDGETSTEUERUNG
INFORMATION
Je Einzel- /Aggre-
gationselement
Folie: 14
Finanzbuchführung (FI)Allgemein
analog der kaufmännischen Buchführungautomatisierter Zahlungsverkehr einheitlicher Debitoren/Kreditoren-Stamm (Referenzsystem)
GeschäftsprozesseSimultanprozesse aus dem Haushaltsmanagementauch reine kaufmännische Buchungsvorgänge (Abschreibungen,
Vermögensabgang...)
Offene Posten- Verwaltung je Debitor/Kreditor und Geschäftsvorgang Forderungsüberwachung/Mahnwesen
Nachweis und Abstimmung des Geldvermögens
Folie: 15
Beschaffungswesen (MM)Klassische Vorfeldintegration (ausgabenseitig)
Beschaffung mit Nutzung Haushaltsmanagement und Materialwirtschaft
Unterstützung des Beschaffungsvorgangs (Ratiopotential)
Simultane Auswirkungen im Haushaltsmanagement zur weiteren Dokumentation des Standes (Phase) des Budgetvollzuges
Bestellanforderung Bestellung als Obligo Wareneingang/Leistungserbringung Rechnungseingang Zahlung als Abschluß
EINSATZKONZEPT NACH KOMPLEXITÄTSKLASSEN
Folie: 16
Cost Controlling (CO) Kostenrechnung (Betriebsabrechnung)
zur Abdeckung der Bedürfnisse des Verwaltungs-/ Leistungs-Controlling
Ablöse der derzeit installierten Kostenrechnungssysteme
Beibehaltung der bisherigen Ordnungsmerkmale, Hierarchien und Schlüssel (zumindest zu Beginn)
"Dummy"-Kostenrechnung generell alsVorbereitung für spätere Einführung (Bundeskosten- und Leistungsrechnung in Planung)
EINSATZKONZEPT NACH KOMPLEXITÄTSKLASSEN
Folie: 17
Support für Liquiditäts-ManagementProjektabgrenzung
Debt-Management ist derzeit nicht Projektinhalt Einbeziehung erfolgt später
Unterstützung des Cash-Managementsuntrennbare Verbindung zwischen Budgetmanagement,
Zahlungsverkehr und Bank-Kontoführung
Zahlungsverkehrüber Bankkonten der Buchhaltungen automatisiert,
automatischer Zahlungsvorschlag, automatische Skontofindung/ Zahlung Netto-Kassa
Folie: 18
Liquiditätsbedarf (ausgabenseitig)
Zukunft
~ 15%
~ 15%
IT-Applikationen Gehälter PensionenTransferleistungen...
Debt-Management Kapital Zinsen ..
? %
Org. MaßnahmenKontoguthaben,Termingelder, Erfahrungswerte,Schätzungen, zentraleLiquiditätsreserve,Überziehungsrahmen,kurzfr. Geldbeschaffung, ...
~ 50%
FIRechnungsobligosSchuldenobligos...
SAP R/3
MMBestellvorgängeAnzahlungsan-forderungen, ...
ISPSMittelreservierungMittelbindungZahlungsanordnung...
Erwartete Ausgaben (1 Bill. ATS) -Datenbasis der Zeit und Höhe nach
Ziel: < 20%
Folie: 19
Nutzenpotential Echter Nutzen
Personal in Buchhaltungen/VorfeldbereichVerbessertes LiquiditätsmanagementVermeidung von Eigenentwicklung und Insellösungen
Qualitativer Nutzeneinheitliches Haushalts- und RechnungswesenStandardisierung der Verwaltungs-/GeschäftsprozesseErhöhung der GebarungsicherheitVerbesserung der Datenaktualität und -qualität
Strategischer NutzenEinführung von E-Procurement, vollelektr. ZahlungsverkehrELAK.Connectivity
Folie: 20
Eckdaten des Projekts (1)Projektorganisation
Auftraggeber BMFMitwirkung Rechnungshof, BMöLSgesetzlich beauftragter IT-Dienstleister BRZ GmbH
Generalunternehmer (Siemens Business Services GmbH)Betroffene Bereiche
Oberste Organe, Bundeskanzleramt und alle Ministeriennachgeordnete Mittelbehörden
Folie: 21
Eckdaten des Projekts (2)Mengengerüst (derzeit)
19 Haushaltsleitende (strategische) Organe135 anweisende (operative) Organe900 SAP-Benutzer (5000 erwartet)50 Mio. Buchungen (jährlich)4 Mio. Konten650 Mrd. Ausgabenseitiger Zahlungsverkehr (ATS)
eingesetztes Projektpersonal (full-time-Basis)BMF: 8 BediensteteBRZ-GmbH: 30 Beschäftigte (steigende Tendenz)Generalunternehmer: 24 Berater gesamt (fallende Tendenz)
Folie: 22
§ 9-Prüfung - Probleme
SchulungVerfahrensvorschriftenAbfrageberechtigung (Info-User)Vollständigkeit Berichte (Filter)Berichtswesen allgemeinNachvollziehbarkeit Gebarungsfälle