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Verwaltungsmitarbeiter
ESF-Berichterstattung
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Tagesordnung
Aufgaben der MitgliedstaatenVerwendungsnachweisStammblattverfahren
TRS URS
Berichterstattung Zwischenbericht Kostenerstattung/ Ausgabenerklärung
Monitoring & ControllingPrüfmodulSonstiges/ Fragen
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Aufgaben der Mitgliedstaaten
Trotz Zuständigkeit der Kommission für die Ausführung des Gesamthaushaltsplanes der EU übernehmen insbesondere die Mitgliedstaaten die Verantwortung für die Finanzkontrolle der Interventionen. Die Interventionen der Strukturfonds werden von den Behörden in den Mitgliedstaaten umgesetzt.
Im Rahmen der Verordnung (EG) Nr. 1260/1999 des Rates (21.06.1999) Mit Allgemeine Bestimmungen über die Strukturfonds (speziel durch Art. 38) werden die Mitgliedstaaten verpflichtet, durch wirksame administrative und finanzielle Maßnahmen (Fördersystem) die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Abrechnung der Programme zu gewährleisten
Die Einhaltung dieser Regelungen auf allen Ebenen ist von größter Bedeutung zur ordnungsgemäßen Umsetzung aller Mittel und zur Abrechnung gegenüber der EU-Kommission
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Aufgaben der Mitgliedstaaten
1. Verordnung (EG) Nr.438/2001 (02.03.2001) mit Durchführungsvorschriften in Bezug auf die Verwaltungs- und Kontrollsysteme bei Strukturfondsmaßnahmen
2. Verordnung (EG) Nr. 448/2001 (02.03.2001) mit Durchführungsvorschriften hinsichtlich des Verfahrens für die Vornahme von Finanzkorrekturen bei Strukturfondsinterventionen
3. Verordnung (EG) Nr. 1159/2000 (30.05.2000) über die von den Mitgliedsstaaten zu treffenden Informations- und Publizitätsmaßnahmen für die Interventionen der Strukturfonds
4. Verordnung (EG) Nr. 1685/2000 (28.07.2000) mit Durchführungsvorschriften hinsichtlich der Zuschussfähigkeit der Ausgaben für von den Strukturfonds kofinanzierte Operationen
Zur Umsetzung dieser Verordnung 1260/1999 wurden von der Kommission folgende Durchführungsverordnungen erlassen:
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Aufgaben der Mitgliedstaaten
Gemäß der Verordnung Nr. 1260/1999 haben die Mitgliedstaaten (unter anderem):
– regelmäßig nachzuprüfen, dass die von der Gemeinschaft finanzierten Maßnahmen ordnungsgemäß ausgeführt worden sind
– Unregelmäßigkeiten zu verhindern und zu ahnden
– infolge von Unregelmäßigkeiten oder Fahrlässigkeit verloren gegangene Beträge zurückzufordern
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Aufgaben der Mitgliedstaaten
Danach müssen die Verwaltungs- und Kontrollsysteme der Mitgliedstaaten:
– die ordnungsgemäße Durchführung der Interventions-formen in Übereinstimmung mit den Zielen wirtschaftlicher Haushaltsführung sicherstellen
– eine zufriedenstellende Bescheinigung der Gültigkeit der Auszahlungsanträge ermöglichen, die sich auf tatsächlich entstandene Ausgaben beziehen
– einen ausreichenden Prüfpfad (DOK) aufweisen, der es ermöglicht, dass:
• die der KOM bescheinigten Gesamtbeträge mit den einzelnen Kostenaufstellungen und Belegen auf allen Ebenen (Verwaltungen und Träger) übereinstimmen
• die Verteilung und Zahlungsflüsse prüfbar sind
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Aufgaben der Mitgliedstaaten
Ein ausreichender Prüfpfad ist im Sinne der 438/2001 nur vorhanden, wenn die Buchführungsunterlagen (auf jeder Ebene) detaillierte Angaben über die vom Endbegünstigten tatsächlich getätigten Ausgaben enthalten, u.a.:
• Datum des Beleges• Datum der Buchung• das Datum der tatsächlichen Zahlung • Betrag jedes Ausgabe- und Einnahmepostens• eindeutige Bezeichnung der Belege und • die Zahlungsweise
• Teilweise Anrechnung von Kosten sollen auf den entsprechenden Belegen/Rechnungen verzeichnet werden
• Planungs-, Ausschreibungs-, Bewilligungs-, inhaltliche Unterlagen sind vorzuhalten
Verwendungsnachweis
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Verwendungsnachweis
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Verwendungsnachweis
die Erfassung der Belege erfolgt kumulativ
getrennt nach Einnahmen und Ausgaben
vor der Eingabe muss festgelegt werden, unter welcher Kosten-/Einnahmeart der Beleg abgerechnet werden soll
Zuordnung zum
Berichts-zeitraum
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Verwendungsnachweis
Prüfgegenstand:
– Vollständigkeit der Belege
– Kennzeichnung der Belege
– Übereinstimmung Belege - Buchführungssystem
– Übereinstimmung Buchführungssystem - ESF-Bericht
– Zuordnung der förderfähige Kosten zu Kostenart
– Darstellung anteiliger Kosten (Umlage- / Gemeinkostenschlüssel, Erläuterung
– Zeitbezug (außerhalb der Projektlaufzeit)
– Ggf. Kostenverteilung bei Ost- und West-Projekt
– Belegdatum und Zahlungsdatum
Hierzu sollen Kontrollsysteme in den Behörden entwickelt werden und zum Einsatz gebracht werden, die diese Prüfung dokumentieren.
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Verwendungsnachweis Prüfung
Beispiele für Prüfmethoden:- Vollprüfung - Stichprobenprüfung nach Risikoanalyse
(mind. 10 % der Ausgaben/Einnahmen abgedeckt werden)
- begleitende Vor-Ort-Kontrollen- alle Kofi-Belege + 10% restliche Belege- U.ä.
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Verwendungsnachweis - Prüfung
Bestandteil der Berichtspflicht zur Verwendungsnachweisprüfung zur Sicherung der Umsetzung der EU-Finanzkontrollverordnung 438/2001 ist im Land Berlin auch die Durchführung einer abschließenden Wirtschaftsprüfung geregelt
– bezieht sich auf die Projektverwaltung und Ordnungs-mäßigkeit der tatsächlichen Ausgaben- und Einnahmebelege
– ist durch einen vom Projektträger zu beauftragenden unabhängigen Wirtschaftsprüfer oder vereidigten Buchprüfer durchzuführen
– Kosten für die Wirtschaftsprüfung müssen bereits Bestandteil des letzten Zwischenberichtes sein, Rückstellungen sind nicht möglich
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Verwendungsnachweis - Prüfung
WP ist formgebunden (auch für interne Haushalts bzw. Revisions-abteilungen unmittelbar öffentlicher Behörden wie z.B. Fachhoch-schulen oder Universitäten
es wird in drei Formulare zur Bestätigung der Wirtschaftsprüfung unterschieden
– externe Wirtschaftsprüfung ohne Korrekturen– externe Wirtschaftsprüfung mit Korrekturen– Versagung durch den Wirtschaftsprüfer
Die WP entbindet nicht von der Pflicht der Bewilligungsbehörden zur Prüfung!
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Stammblattverfahren
TRS / URS
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Stammblattverfahren
“Die zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten ... erfassen die erforderlichen Daten (ESF-geförderter Maßnahmen), damit die Bewertung möglichst effizient durchgeführt werden kann. Dabei werden die verschiedenen Angaben, die im Rahmen des Begleitsystems ermittelt werden können, herangezogen und erforderlichenfalls durch die Sammlung von Informationen ergänzt, die die Relevanz der Bewertung verbessern soll.”
Rechtsgrundlage: VO 1260/1999, Kapitel III, speziell Art. 40, Ziffer (3)
Für die Umsetzung dieser Anforderung wurde vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (frühere BMWA) das sog. Stammblattverfahren entwickelt
wurden schriftlich in den Programmplanungsdokumenten EPPD der Bundesländer, die die Genehmigungsgrundlage der EU-Kommission für die Förderung darstellt , fixiert und sind daher obligatorisch
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Stammblattverfahren
Teilnehmer
TN-Stammblatt
Unternehmen
UN-Stammblatt
Im Stammblattverfahren unterscheidet man zwei Stammblätter:
Teilnehmer-registratur-
system TRS
Unternehmens-registratur-
system URS
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Stammblattverfahren / TRS
Teilnehmerregistratursystem (TRS)
– Erfassung der Teilnehmerangaben und der Teilnehmerstunden erfolgt kumulativ
– TRS ist nicht für Beratungsprojekte zu führen– Alle geforderten Daten unterliegen sämtlich dem Datenschutz
und werden entpersonalisiert zur Erfüllung der Evaluierungs- und Berichtspflichten des Landes Berlin an die dafür zuständigen Behörden (ESF-Fondsverwaltung, BMAS und KOM) weitergeleitet.
– Von den Teilnehmern ist eine entsprechende Einverständniserklärung zur Erhebung der TRS-Daten mit Eintritt in das Projekt einzuholen. Diese Erklärung finden Sie z.B. auf der ausgedruckten TRS-Anmeldeliste.
besteht aus:– Stammdaten– Anmeldedaten– Abmeldedaten (Verbleibsuntersuchung)– Stundenerfassung
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Stammblattverfahren / TRS
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Stammblattverfahren / TRS
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Stammblattverfahren / Verbleib
Zur Einschätzung der Wirksamkeit und zur Beurteilung des Erfolgs von ESF-geförderten Projekten und Programmen ist es u. a. erforderlich, für die wissenschaftliche Begleitforschung vier Wirkungsindikatoren zusammen-zustellen.
Mit zwei dieser Wirkungsindikatoren, den sogn. "Verbleibskoeffizienten 1 und 2" werden die unmittelbaren und längerfristigen Beschäftigungswirkungen des ESF-Maßnahmen ermittelt.
Der "Verbleibskoeffizient 1" ermittelt den Verbleib des einzelnen Teilnehmers unmittelbar nach Maßnahmeende.
Der "Verbleibskoeffizient 2" ermittelt den Verbleib des einzelnen Teilnehmers 6 Monate nach Maßnahmeende.
Verbleibsuntersuchung
Um die Ermittlung dieser Verbleibskoeffizienten zu ermöglichen, ist es unumgänglich, dass durch die Maßnahmeträger für jeden einzelnen Teilnehmer die entsprechenden Informationen erhoben und im Teilnehmerregistratursystem festgehalten werden.
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Stammblattverfahren / URS
Unternehmensregistratursystem
Zusätzlich zu den Teilnehmerdaten im Teilnehmerregistratursystem (TRS) müssen ab 01.01.2005 auch Unternehmensdaten im Unternehmensregistratursystem (URS) erhoben werden.
Grundsätzlich sollten mit dem URS Unternehmen erfasst werden, die finanzielle oder andere materielle Unterstützung (z.B. Beratung) erhalten.
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Stammblattverfahren / URS
Wann ist ein URS anzulegen?
- wenn das Unternehmen einen direkten Zuwendungsbescheid erhält- wenn das Unternehmen eine indirekte materielle oder finanzielle Förderung erhält.
Dies ist z.B. dann der Fall, wenn ein Träger ESF-Gelder erhält, um dann Mitarbeiter aus einem oder mehreren Unternehmen zu qualifizieren, oder wenn eine Beratungsgesellschaft mit ESF-Mitteln für Unternehmen Beratungs- oder Coachingmaßnahmen durchführt.
Bei der Verbundausbildung sind Unternehmensstammblätter nur anzulegen, wenn ein Unternehmen direkt ESF-Fördermittel erhält, oder die zeitweise Unterweisung von betrieblichen Auszubildenden bei Trägern im Rahmen des Verbundes ESF-finanziert wird und wenn der Auszubildende auch einen Ausbildungsvertrag mit einem Betrieb hat.
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Stammblattverfahren / URS
Wann ist kein URS erforderlich?
•wenn sich die ESF-Förderung auf die überbetriebliche Lehrlingsunterweisung (ÜBS bzw. ÜLU) bezieht, die überwiegend für Auszubildende im Handwerk durchgeführt wird
•Hat der Auszubildende einen Vertrag mit einem Träger, einem Ausbildungsverein oder wird er im Rahmen der Ausbildungsinitiati- ven von Bund und Ländern (in den neuen Ländern) in der schulischen Variante ausgebildet, sind z.B. für Praktikumsbetriebe keine Unternehmensstammblätter anzulegen.
•Auch wenn Betriebe, die in einem Verbund mitarbeiten, nur Praktika durchführen und dafür nicht bezahlt werden, sind keine Unternehmensstammblätter anzulegen.
•Für Existenzgründer werden grundsätzlich ein Teilnehmer- und kein Unternehmensstammblatt angelegt
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Berichterstattung
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Berichterstattung
Die Berichterstattung soll mit Verwendungsnachweis, TRS und URS drei Anforderungen erfüllen:
1. Kostenerstattung des Landes Berlin an die EU
2. Ausgabenerklärung
3. Qualitative Berichterstattung (Evaluation und Sachberichte)
dafür sind drei Dinge notwendig:
1. kontinuierlicher Nachweis der tatsächlich realisierten Einnahmen und Kosten
2. den damit verbundenen Anspruch auf ESF-Mittel
3. kontinuierliche Teilnehmer- und Unternehmensdaten
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Berichterstattung
Der Kostenerstattungsantrag wird dreimal im Jahr vom Land Berlin an die KOM gestellt, per:
31.03.,
30.06. und
31.12. eines Jahres
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Unter <Begleitsystem Projektebene> findet sich die projektbezogene
Berichterstattung
Berichterstattung
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Zwischenbericht
als Träger
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Verwendungs-nachweis
Ausgabe-belege
Berichts-zeitraum z.B.
1.1.06 - 31.03.06Einnahme belege
Stammblatt-verfahren
Zwischenbericht
Einnahme
Ausgabe
Lisa Müller
Willi Wipfel
Unternehmen X, Y, Z
++
++
Zwischenbericht
TRS
URS
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Zwischenbericht
als Träger
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Berichterstattung / Bearbeitungsphasen
Status 00
Bericht wurde noch nicht
erstellt
Träger bearbeitet
Status 01
Bericht wurde vom
Träger erstellt
Träger bearbeitet
Status 02
Bericht an FV zur
Pürfung abgesendet
FV prüft
Status 1
Bericht an ECG
weiter-geleitet
ECG prüft
Status 2
Bericht ohne
Beleg-prüfung
vollständig
T
FV
TH
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Zwischenbericht / Finanzierung(mittlere Spalte)
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Finanzierung
Ausgaben
Zwischenbericht / Finanzierung(mittlere Spalte)
Maßnahmekosten Einkommen TN
Gesamtkosten
Kofinanzierung ESF-Mittel
Bundes-
agentur f.
Arbeit
andere
Bundes-
progr.
Zuschüsse
des
Landes
sonstige
Zuschüsse
10.000 € 25.000 €
35.000 €
27.000 € 8.000 €
25.000 € 0 € 2.000 € 0 €
sonstige Einnahmen
Privatmittel
0 € 0 €
gesamt = 27.000 €gesamt = 35.000 €
= Untersetzung der getätigten Ausgaben nach
Finanzierungsquellen
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Zwischenbericht/ Finanzierung(mittlere Spalte)
linke Spalte
=
Soll-Finanzie-rung lt. Bewilli-gung
mittlere Spalte
=
„soll“- Finan-zierung
lt. Abrechn
ung
rechte Spalte
=
tatsächl. Einnahmen
(davon tatsächlich erhalten)
Kassen-bestand
bzw.
offener Anspruch
auf Förder-mittel
+/-+/-
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Verwendungs-nachweis
Ausgabe-belege
Berichts-zeitraum z.B.
1.1.06 - 31.03.06Einnahme belege
Stammblatt-verfahren
Zwischenbericht
Manuelle Eingabe der
Finanzierung und damit des ESF-Mittelanspruchs
Einnahme
Ausgabe
Lisa Müller
Willi Wipfel
Unternehmen X, Y, Z
Finanzierung
++
++
++
Berichterstattung Kostenerstattungsantrag
TRS
URS
Kostener-stattungs-antrag mit Ausgabenerklärung
der Behörden
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Kostenerstattungsantrag/ Ausgabenerklärung
Ausgabenerklärung (offizieller Text für die Mitgliedsländer):
“Ich bestätige, dass die Intervention in Übereinstimmung mit den in der Entscheidung vorgesehenen Zielen vorangeht und den Bestimmungen der VO 1260/1999 entsprechen, insbesondere in Bezug auf:
die Vereinbarkeit mit den erlassenen Rechtsakten sowie den Gemeinschaftspolitiken in den Bereichen Wettbewerbsregeln, Vergabe öffentlicher Aufträge,...
die Durchführung der Verwaltungsverfahren und der Finanzkontrolle (die Bestätigung der Wirklichkeit und Übereinstimmung der in Rechnung gestellten Dienstleistungen und der tatsächlichen Ausgaben und der Verhütung, Aufdeckung und Berichtigung von Unregelmäßigkeiten...
die Aufbewahrung der Belege mindestens drei Jahre nach Zahlung des Restbetrages (d.h. 2016)
die Übereinstimmung der Ausgabenaufstellungen mit den Buchführungssystemen, die sich auf überprüfbare Belege stützen
die Berücksichtigung der wiedereingezogenen Beträge, Zinserträge und Einnahmen
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Berichterstattung
Kumulative Teilnehmer-stammdaten
Unternehmens-stammdaten
Bericht 01.01.06-31.03.06
Bericht 01.04.06-30.06.06
Bericht 01.07.06-31.12.06
Bericht 01.07.06-31.12.07
Bericht 01.04.07-30.06.07
Bericht 01.01.07-31.03.07
Endbericht
01.01.2006-
31.12.2007
Jahres-bericht
2007
Jahres-bericht
2006
Einnahmen Ausgaben
Kumulativer Verwendungs-
nachweis(Einnahmen und
Ausgaben)
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Führen des Verwendungsnachweises
Führen des TRS (außer bei Beratungsprojekten)
Erstellen und Absenden des Zwischenberichtes
Veranlassung der WP am Projektende
Veranlassung und Erfassen der Verbleibs-untersuchung
Prüfen von:Verwendungsnachweis (Einnahmen; Ausgaben, anhand der Belege und Auszahlungen und den Träger)
TRS (Vollständigkeit, Zielzugehörigkeit)
URS (Vollständigkeit)
Bericht (Stundenrealisierung, Plan-Ist-Kostenverhältnis, Finanzierung, Kapitel/Titel)
Berichterstattung /Aufgabenverteilung
Träger Bewilligungsbehörde
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Monitoring & Controlling
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Monitoring- und Controlling
bietet Möglichkeit zur Auswertung von:KostenFinanzierungTeilnehmerdaten
mitAntragsdatenBerichtsdaten
für alle Projekte der eingeloggten Kontaktperson
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Es stehen kombinierbare Auswertungen zur Verfügung
Der Listenaufbau ist vorgegeben
Der Inhalt wird durch Auswahlkriterien bestimmt
Monitoring- und Controlling
Auswahl-kriterien
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Voraussetzung für eine optimale Ansicht der Auswertungs-ergebnisse ist die Einrichtung des <Querformats>
Datei -> Seite einrichten
Monitoring- und Controlling
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Prüfmodul
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Prüfmodul
Prüfinstanzen Prüfinstanzen
Prüfdienst der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Arbeit und Frauenmit Wirtschaftsprüferbüro Hamann - Carstensen – ThomaKontrollen nach Art. 10 VO 438/01
Prüfdienst der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Arbeit und Frauenmit Wirtschaftsprüferbüro Hamann - Carstensen – ThomaKontrollen nach Art. 10 VO 438/01
Externer Wirtschaftsprüfer/ vereidigter Buchprüfer im Auftrag der Träger
Externer Wirtschaftsprüfer/ vereidigter Buchprüfer im Auftrag der Träger
ESF-Fondsverwaltung der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Arbeit und Frauen mit Technische Hilfe ECG(Frau Dummer und Herr Buchwalder)
ESF-Fondsverwaltung der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Arbeit und Frauen mit Technische Hilfe ECG(Frau Dummer und Herr Buchwalder)
Fachaufsicht der Senatsverwaltung/Treuhänder BewilligungsbehördeKontrollen nach Art. 4 VO 438/01
Fachaufsicht der Senatsverwaltung/Treuhänder BewilligungsbehördeKontrollen nach Art. 4 VO 438/01
Prüfinstanzen im Land Berlin
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Prüfmodul
Das Prüfmodul bietet allen prüfenden Instanzen eine hilfreiche Unterstützung, da
… alle möglichen Fragen zur Gewährleistung der Kontrollanforde-
rungen erfasst sind
… es ein einheitliches Auftreten während der Kontrollen ermöglicht
… die Qualität und Transparenz gefördert wird und damit die Qualitätsanforderungen der Kommission an ein Kontrollsystem abgedeckt werden
… die Standard-Fragen EDV-mäßig erfasst und damit ausgewertet werden können (438/01 und 1681/94)
… damit das mit der VO 1260/1999 verlangte Kontrollsystem etabliert wird
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PrüfmodulAuswahl eines Projektes zur
Prüfung
über das Prüfmodul in
Eureka werden Träger und
Bewilligungs-behörde informiert
Durchführung der Vor-Ort-Prüfung
anhand der Vorgaben
Eingabe und Erfassung der Prüfergebnisse ins Prüfmodul
Bereitstellung zur Einleitung
des Anhörungs-verfahrens
Erfassen/ Mittei-lung über Ergebnis und Abschluss des Anhörungsver-fahren
Anhörungs-verfahren
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Sonstiges & Fragerunde
© www.ecg.eu GmbH Berlin
© www.ecg.eu GmbH Berlin
www.ecg.eu GmbH
Wielandstrasse 5
10625 Berlin
Tel. 030/318 65 00
Fax: 030/318 65 011
email: [email protected]
URL: www.ecg.de