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SystematisierungInterner Kontrollsysteme
(IKS)
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Referat IKS-Systematisierung14.6.2006 Seite 2
Informations - Ziel:
IKS-DefinitionIKS-ZuständigkeitIKS-STZH: IST-/SOLL-ZustandCOSO: IKS-Vorgehenssystematik
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Referat IKS-Systematisierung14.6.2006 Seite 3
Definition „Internes Kontrollsystem“ (IKS)*
Das IKS ist ein Managementinstrument zur zweckmässigen Sicherstellung der Erreichung von Unternehmenszielen in den Bereichen “Prozesse“, “Informationen“, “Vermögensschutz“und “Compliance“. Das IKS umfasst alle dafür von der Geschäfts-leitung planmässig angeordneten organisatorischen Methoden und Massnahmen.
* u.a. gemäss IKS-Positionspapier der Treuhandkammer - 3.2006
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IKS - „Rollenverteilung“- Exekutive: Gesamtverantwortung
- DienstchefIn: Verantwortlich für DA-IKS (Zweckmässigkeit und Einhaltung in operativen und finanziellen Bereichen)
- b
- Finanzkontrolle:Beurteilt IKS systematisch und trägt zu dessen Verbesserung bei
- (IAA-Standard 2100: Kernaktivität der Internen Revision)
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IKS IST-Zustand (1)
Interne Kontrollsysteme bzw. Kontroll-/Steuerungsmassnahmen existieren in jeder Dienstabteilung
Basis: Städtische Vorgaben (StRB Glie-derung/Aufgaben, Kompetenzordnung,Anweisungsverfahren, VerfügungBuchführung etc.)
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IKS IST-Zustand (2)
Meist gewachsene Systeme:- Massnahmen aufgrund von Vorfällen
- Punktuelle Umsetzung unterschiedlicher betriebswirtschaftlicher Kenntnisse
Qualitätsmanagement z.T. vorhandenaber: QM IKS
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IKS IST-Zustand (3)
IKS-Qualitätsanforderung/-messung: - Definition oft unklar- Unterschiedliches Verständnis - Kein Vorgehens-Standard- Terminologie nicht einheitlich
(Kontrollmassnahme ?)
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Referat IKS-Systematisierung14.6.2006 Seite 8
IKS SOLL-ZustandSystematische, nachvollziehbareSicherstellung von Zielen:
Potentielle Zielverhinderung = RisikoRisikoanalyse
Daraus abgeleitet: Steuerungs-/KontrollmassnahmenMA: IKS-Auftrag und -Verantwortung klar
Stadtweit einheitliche IKS-Systematik! Im Rechnungswesen gilt die COSO-Vorgehensweise
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Modell-Wahl:COSO
Standard, der sich in derSchweiz und International zur
SystematisierungInterner Kontrollsysteme
durchsetzt
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Referat IKS-Systematisierung14.6.2006 Seite 10
COSO = Rahmenstruktur für Interne Kontrollsysteme
COSO = Committee of SponsoringOrganizations of theTreadway Commission
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Referat IKS-Systematisierung14.6.2006 Seite 11
IKS-Systematisierung
Was ändert sich nicht:
- Organisatorische Grundsätze
- Steuerungs-/Kontrollmassnahmen
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Referat IKS-Systematisierung14.6.2006 Seite 12
Steuerungs-/Kontrollmassnahmen wie bisher:Organigramm, Stellenbeschreibung, Controlling, Qualitäts-/Prozessmanagement etc.
Ordnungsmässigkeit, Vier-Augen-Prinzip, Funktionentrennung, Stellvertretungen,Aufsichtspflicht etc.
Übereinstimmung von Auftrag – Kompetenz – Verantwortung
Routineabläufe standardisieren –Rahmenbedingungen für Problemlösungsbereiche
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System-Überwachung
Information & Kommunikation
Kontrollmassnahmen
Risikoanalyse
Internes Umfeld
Prozesse
Informatio
nen
Compliance
Vermögens-
schutz
Dep
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Akt
ivitä
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„Neu“: Systematische Vorgehensweise
COSO-Modell
Bereiche
IKS-Faktoren
Ziele und Faktoren sind
mit- und untereinander
vernetzt
Ziele
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IKS-Ansatz
Risikoorientierte Kontrollen
- auf Unternehmensebene (Entity Level Controls)
und- Prozessebene
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Referat IKS-Systematisierung14.6.2006 Seite 15
IKS-Zielsetzungen
- Prozesse: Effektiv und effizient- Informationen: Zuverlässig und
Vollständig (Ordnungsmässigkeit)
- Vermögensschutz: Finanzen, HR,Know-how
- Compliance: Einhaltung von Rahmen-bedingungen, Verträgen etc.
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Referat IKS-Systematisierung14.6.2006 Seite 16
IKS-Faktoren/Komponenten(Vorgehens-Systematik)
• IKS-Verständnis • Ethik, Integrität, Fach-Kompetenz• Management-Philosophie/
-Arbeitsstil• Organisatorische Struktur• Zuweisung A-K-V• Personalpolitik
und deren Umsetzung
Internes Umfeld
Risikoanalyse
Kontrollmassnahmen
Information & Kommunikation
System-Überwachung
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IKS-Faktoren/Komponenten
Internes Umfeld
Risikoanalyse
Kontrollmassnahmen
Information & Kommunikation
System-Überwachung
• Definition Geschäftsbereiche/ Ziele
• Prozesse und Ziele definieren• Risiken identifizieren
- Prozesse- Informationen- Betriebsvermögen- Compliance
• Risiken beurteilen (Relevanz, Eintrittswahrscheinlichkeit, Behandlung)
• Massnahmen/Kontrollzielefestlegen zur Beherrschung der Risiken
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IKS-Faktoren/Komponenten
Internes Umfeld
Risikoanalyse
Kontrollmassnahmen
Information & Kommunikation
System-Überwachung
Umsetzung der Risikoanalyse: - Organisatorische Instrumente- FührungskontrolleSteuerungs- und Kontrollmassnahmen in Prozesse integrieren!
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Referat IKS-Systematisierung14.6.2006 Seite 19
IKS-Faktoren/Komponenten
Internes Umfeld
Risikoanalyse
Kontrollmassnahmen
Information & Kommunikation• Informationsbedarf definieren,
Inform.systeme bereitstellen:Wer braucht was?
• Geeignete Kommunikation sicherstellen: Was - Wie – Wann(Sitzungen, Protokolle, Mail,Intranet, Systemzugangetc.)
Systematische, prozess-unabhängige IKS-ÜberprüfungSystem-Überwachung
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Details + Beispiel zur Risikoanalyse
Internes Umfeld
Risikoanalyse
Kontrollmassnahmen
Information & Kommunikation
System-Überwachung
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Systematische Vorgehensweise
DetailsBeispiel
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Referat IKS-Systematisierung14.6.2006 Seite 22
Risikoanalyse• Definition Geschäftsbereiche/Ziele• Prozesse und Ziele definieren• Risiken identifizieren (Wald & Bäume !)
- Prozesse Effektiv/Effizient- Informationen (F/O) Zuverlässig/Vollständig- Betriebsvermögen Finanzen, HR, Know-how- Compliance Rahmenbedingungen einhalten
• Risiken beurteilen (Relevanz, Eintrittswahr-scheinlichkeit, Behandlung)
• Massnahmen (Steuerung & Kontrolle) und Kontrollziele festlegen zur Beherrschung der Risiken
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Referat IKS-Systematisierung14.6.2006 Seite 23
Risikoanalyse: Beispiel Lohnprozess (1)
Interne Erfassung der Mutationen
Meldung an HR
Kontrolle Lohnjournal
Abstimmung Lohnjournal
mit FIBU
Arbeitszeiterfassung
Prozess-Ziel: Termingerechte, korrekte Lohnauszahlung an alle berechtigten MA mit ordnungsgemässem Ausweis in der Stadtrechnung
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Referat IKS-Systematisierung14.6.2006 Seite 24
Risikoanalyse: Beispiel Lohnprozess (2)
Interne Erfassung der Mutationen
Meldung an HR
Kontrolle Lohnjournal
Abstimmung Lohnjournal
mit FIBU
ArbeitszeiterfassungAB PR
PR, AB PR
Richtlinien Lohn-
auszahlungen
Präsenz, Ferien, Ab-wesenheiten, Urlaub
Ein-/Austritt, Zulagen, Abzüge, etc.
Stadtrechnung =IST-Löhne
Verantwortung bei DA
ProzessablaufGrundlagen Beachten
NachweisJahres-
abschluss
Mögliches Ergebnis bei „traditioneller“ Vorgehensweise:
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Referat IKS-Systematisierung14.6.2006 Seite 25
Risikoanalyse: Beispiel Lohnprozess (3)
Prozesseffektivität: - Aufgabe/Zielsetzung klar- Verantwortung zugewiesen- Prozessabläufe definiert(wer macht wann was)
- Mögliche Fehlerquellen eruiert
Prozesseffizienz: - Die nötigen Instrumente und Hilfsmittel vorhanden
- Zweckmässiger Einsatz sichergestellt- Evtl. Termin-/Zeitvorgaben
Ergebnis mit strukturierter Risikoanalyse nach COSO-Zielsetzungen:
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Referat IKS-Systematisierung14.6.2006 Seite 26
Risikoanalyse: Beispiel Lohnprozess (4)
Zuverlässigkeit / Vollständigkeit der Informationen:- Die benötigten Informationen sind klar definiert
- Die nötigen organisatorischen Massnahmenund Instrumente sowie die Zuständigkeiten sind definiert, damit die Ordnungsmässigkeit gewährleistet ist. Z.B.:
Die Korrektheit der Angaben an die Mutationsbeauftragten ist sichergestellt
Das Lohnjournal wird zweckmässig überprüft
Die Kostenstellenverantwortlichen erhalten dienötigen Angaben zur Überprüfung ihrerBereichsdaten
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Referat IKS-Systematisierung14.6.2006 Seite 27
Risikoanalyse: Beispiel Lohnprozess (5)
Vermögensschutz
Finanzen: Korrektheit Lohnauszahlung sichergestellt(Abzüge, Rückforderungen im Griff)
MA: Richtige Person am richtigen Ort (z.B. ZBG)
Know how: - Stellvertretung- Wissensanforderung definiert/sichergestellt
Image: Kundenorientierung - Termineinhaltung- Qualität, Problembehandlung- Erreichbarkeit (Telefon, Präsenz)
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Referat IKS-Systematisierung14.6.2006 Seite 28
Risikoanalyse: Beispiel Lohnprozess (6)
Compliance: - Zuständigkeit für Einhaltung (und Ausnahmen) von Rahmenbedingungen festgelegt
- Alle relevanten Rahmenbedingungensind bekannt/aufgelistet und denentsprechenden Prozessen zugeordnet
- Die Einhaltung der relevantenVorgaben ist in den Prozessabläufensichergestellt
- Allfällige interne Vorschriften sind imEinklang mit den städtischen Vorgaben (Arbeitszeit, Bildungsbereich etc.)
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Referat IKS-Systematisierung14.6.2006 Seite 29
Fazit (1) (Bisher ging‘s doch auch !?)
Ohne einheitliche IKS-Systematik:
Unterschiedliche IKS-Lösungen/Standard
Improvisations-/Sitzungsaufwand
MitarbeiterInnen, die Vakuum ausfüllen
Unklarheiten, Lehrläufe,Missverständnisse
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Referat IKS-Systematisierung14.6.2006 Seite 30
Fazit (2) COSO als VorgehenssystematikUnterstützung der Führungs- und Aufsichtsfunktion:
Hilft IKS-Anforderungen zu konkretisieren(Klar, Verbindlichkeit)
Effektiv/Effizient durch Systematik (Vollständigkeit der Risikoanalyse, keine „Verzettelung“, Synergiegewinne durch Nachvollziehbarkeit)
Vergleichbar (Kennzahlen Erfüllungsgrad)
Image: Anerkannter, internationaler Standard
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Referat IKS-Systematisierung14.6.2006 Seite 31
IKS-Unterstützung:- Revisionen- IKS-Kaderinformation- Checklisten IKS-Selbstdeklaration- Informationsgespräche mit der FK- Leitfaden „IKS im Rechnungswesen“- IKS Management-Standards- Vorgaben für IKS-Übersicht/“Handbuch“- Managementausbildung: IKS
geplant
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Ende Referat