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Vortrag:
Facility Management im kommunalen Bereich
Dipl.-Ing. Markus Bruchhage (INIT GmbH)
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Profil
Profil
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Geschäftsfelder
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Ausgewählte Themenfelder
PlanungAging-
managementeCommerce/Konfiguration
Bewirt-schaftung
Standort-management
Ausgewählte Themen
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Dienstleistungen
Dienstleistungen
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Facility Management im kommunalen Bereich
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Neue Kommunales Finanzmanagementin der Immobilienbewirtschaftung
Immobilienbewertung Immobiliennutzung
Aufnahme des Ist-Zustandes
Dokumentation aller Bestands-daten und deren Veränderung
Gestaltung von Prozessen
Optimierung von Flächen-nutzung, Versorgung und Instandhaltung
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Herausforderungen
Herausforderungen im Zuge des NKF
• Erfassung und Bewertung des gesamten Immobilien – und Inventarbestandes
• Zusätzliche Aufwände hinsichtlich Personal und Kosten während der Umstellung auf die Doppik
• Schaffung transparenter Informationsstrukturen und eines leistungsfähigen Controllings
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Herausforderungen bei Immobilienbewertung
Komplette Erfassung aller Grundstücks-, Immobilien- und Inventarbestände (auch geringfügige Wirtschaftsgüter)
1. Überblick: Welche Immobilien und Flächen sind im Besitz der Kommune?
2. Überblick: In welchem Zustand befinden sie sich?
3. Nach welchen Parametern und Maßstäben istdie quantifizierbare Bewertung vorzunehmen?
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Unterstützung durch web-basierte Informationssysteme
Erfasst mit allen relevanten Attributen werden z.B.:
- Flächen - Inventar- Kostenstellen- Mietverhältnisse- Verträge- Zustandsinformationen
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Informationsmanagement / Bestand
Transparenter Überblick über sämtliche vorhandenen Flächenund Wirtschaftsgüter im Rahmen der Vorgaben des NKF
Auswertungen über alle in der DB abgelegten Informationen mit beliebigen Abfrageparametern auf Knopfdruck
Durch Online-Fähigkeit dezentrale Pflege der Daten durch die jeweils zuständigen Mitarbeiter möglich
Zusammenführen aller Informationen unabhängig von Zeit und Ort
Bereitstellung stets aktueller Informationen als Grundlage für sichere Investitionsentscheidungen
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Unterstützung durch datenbankgestützte Informationssysteme bei der Prozessoptimierung
- Flächen-/ Mietmanagement
- Instandhaltung / Störmeldung
- Reinigung
- Brandschutz
-Nebenkostenberechnung
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Informationsmanagement / Prozesse
- Umzugs-/ Belegungsmanagement
- Gebäudeautomation
- Energiemanagement
- u.a.
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Planung (technisch und operativ)
Prozesskommunikation
Bestandsdokumentation
Die Stärken eines CAFM-Systems
• Spezielle Ausrichtung auf planerische und operative Belange der Immobilienbewirtschaftung• Variantenplanung für die Sicht auf mögliche zukünftige Zustände• Verknüpfung von Alphanumerik und Grafik für eine umfassende Sicht auf alle infra- strukturell relevanten Informationen
• Hohe Verfügbarkeit (Online-Basis) und einfachste Bedienung sichern hohe ämter- und aufgabenübergreifende Akzeptanz • Einbindung aller Beteiligten in die Bestandspflege und Prozesskommunikation• Abbildung aller unterschiedlichen Sichten (Technik, Nutzer, Amtsleitung, Überwachung) • Möglichkeit der Kopplung an beliebige IT-Systeme (ERP, GLT, Personal, ...)
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ERP (z.B. SAP)
Stammdaten Grafik
Kaufmännische Abwicklung
Prozessabbildung / -kontrolle
Techn. /Infrastrukt. Informationen
Prozessabbildung / -kontrolle
Variantenplanung (z.B. Umzug,Flächennutzung, ...)
Schnittstelle zwischen Planungs-abteilung, operativen DLs(intern / extern), Kämmerei
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Ausgangssituation
Amt A Amt B Amt C Amt D
CAD
Liegenschaften
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Ausgangssituation
Ausgangssituation ist bestimmt von
- Nichtvorhandensein von Informationen
- Redundanter Datenhaltung
- Informationen, die oft nicht aktuell und verifiziert sind
- Kommunikation über Liegenschaft und Prozesse, die ämterübergreifend nicht auf einheitlicher Basis und mit einheitlichem Informationsstand erfolgt
- Hoher Aufwand an Zeit (und damit Kosten) für Informationsbeschaffung und -auswertung
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Notwendige Konsequenzen
- Schaffung eines einheitlichen Datenpools
- Ämterübergreifende Zugriffs- und Pflegemöglichkeiten
- Realisierung einer hohen Verfügbarkeit stets aktueller, gesicherter Daten
Konsequenzen
DATENBANK + INTER- / INTRANET
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Nutzung von ONLINE-Technologien
• derzeit in Deutschland ca. 55 % (Emnid)• davon etwa 75 % private Nutzung • zunehmend Hinwendung zur Prozessabbildung und –steuerung in Unternehmen
z.B.TravellingBankingeCommerceInformationspool
UnternehmensweiteSteuerung von Planungs-, Bewirtschaftungs-, Nutzungs- und Controllingprozessen
Gravierende Veränderung des Kommunikationsverhaltens
z.B.Online-KonferenzOutlook/LotusProzessabwickl.RechercheInternetauftritte
Privat Gewerblich
Die Welt geht ONLINE
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Komponenten eines Prozesses:
Beteiligte / Betroffene
Zuständigkeiten
Abhängigkeiten
Controlling
Prozesskomponenten
Termine / Fristen
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Zentraler Informationspool ermöglicht redundanzfreie Datenhaltung und unmittelbares Ineinandergreifen der verschiedenen Prozesse
Synergieeffekte nutzen
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initiate successRaumstempelFlächen Inventar Brandschutzeinrichtungen Schlüssel
Fluchtwege Reinigung Mietsituation Kostenstellen
Berücksichtigung unterschiedlicher Sichten
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initiate success
Einsparpotenziale durch
Konsequenzen neuer Org.-Formen (I)
• Umgestaltung von Arbeitsabläufen
• Parallelisierung von Arbeitsabläufen
• Teilweise Verlagerung der Datenpflege zum Dienstleister
Nutzwert von ONLINE – Technologien im Prozess
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initiate successKonsequenzen neuer Org.-Formen (II)
Einsparpotenziale durch
• Permanente Prozessverfolgung und Controlling ONLINE
• Frühzeitiges Erkennen von Fehl- entwicklungen
• Schnelle Reaktion auf Fehlzustände
Nutzwert von ONLINE – Technologien im Prozess
![Page 25: Initiate success Vortrag: Facility Management im kommunalen Bereich Dipl.-Ing. Markus Bruchhage (INIT GmbH)](https://reader035.vdokument.com/reader035/viewer/2022062404/55204d7f49795902118d0a85/html5/thumbnails/25.jpg)
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Einsparpotenziale durch
• Optimierung von Einkaufsvorgängen
• Abstimmung von Nutzung und Versorgung
• Bedarfsfähige Prognosen durch Historien- verfolgung
• Hohe Entscheidungssicherheit durch gesicherte Informationsverfügbarkeit
Konsequenzen neuer Org.-Formen (III)
Nutzwert von ONLINE – Technologien im Prozess
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initiate success
Offene Systemarchitektur + Einbindung von Fremdsystemen
Offene Systemarchitektur
![Page 27: Initiate success Vortrag: Facility Management im kommunalen Bereich Dipl.-Ing. Markus Bruchhage (INIT GmbH)](https://reader035.vdokument.com/reader035/viewer/2022062404/55204d7f49795902118d0a85/html5/thumbnails/27.jpg)
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Bestand/Planung Prozesse (Instandhaltung, Energie, Sicherheit,
Reinigung, Brandschutz,...)
Datenbankhinterlegung
Datenbankhinterlegung
CAD Web
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initiate success
Die Vorteile der WEB-Integration
Vorteile WEB-Integration (I)
• Vernetzung und Steuerung von Prozessen
• Standortunabhängige Kommunikation
• Stets aktueller Informationsbestand
• Informationstransparenz
• Schneller und effizienter Datenaus- tausch zwischen allen Beteiligten
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initiate success
• Geringer Installationsaufwand (nur Server, keine Clientinstallation)
• Leichte Erlernbarkeit (Informationsverfügbarkeit via Internet Explorer)
• Hohe Verfügbarkeit (Nutzung vorhandener EDV-Infrastruktur)
Die Vorteile der WEB-Integration
Vorteile WEB-Integration (II)
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initiate success
Lösungen FM
![Page 31: Initiate success Vortrag: Facility Management im kommunalen Bereich Dipl.-Ing. Markus Bruchhage (INIT GmbH)](https://reader035.vdokument.com/reader035/viewer/2022062404/55204d7f49795902118d0a85/html5/thumbnails/31.jpg)
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WEB- Lösungen FM
- Inventur der Objektdaten- Darstellung der aktuellen Standorte
- Erfassung von Störmeldungen- Kontrolle der Wartungszyklen- Workflow von der Meldung über Beauftragung bis zur Kostenerfassung
- Verwaltung brandschutztypischer Objekte- Online Dokumentation des Brandschutz- konzeptes- Darstellung gegenüber der Sach- versicherung
- Import von alphanumerischen Massendaten- Bearbeitung von Massendaten
- Erstellung von Ausschreibungsunterlagen- Ermittlung der Reinigungsflächen- Bietervergleiche
- Steuerung von Umzügen- Anfrage, Beauftragung und Planung
- Erfassung von umlage- und nichtumlage- fähigen Kosten- beliebige Umlageschlüssel- verursachergerechte Abrechnung
- ONLINE Darstellung der Raumstempel
- PC Verwaltung- Software-Lizenzverwaltung
- Kopplung zu GLT-Systemen -Anbindung an Prozesse der Instandh. , Nebenkosten, u.a.- Energiemanagement
- Flächen- und Objektmanagement- Basis für Prozesssteuerungen
![Page 32: Initiate success Vortrag: Facility Management im kommunalen Bereich Dipl.-Ing. Markus Bruchhage (INIT GmbH)](https://reader035.vdokument.com/reader035/viewer/2022062404/55204d7f49795902118d0a85/html5/thumbnails/32.jpg)
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Bestandserfassung – Grundlage für FM
Bestandserfassung
![Page 33: Initiate success Vortrag: Facility Management im kommunalen Bereich Dipl.-Ing. Markus Bruchhage (INIT GmbH)](https://reader035.vdokument.com/reader035/viewer/2022062404/55204d7f49795902118d0a85/html5/thumbnails/33.jpg)
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Bestandserfassung
Alphanumerisch
Vorgabe einer Excel-Struktur
Massendatenimport oder händischer Import
FM-Modell (Grafische Daten)
Bestandserfassung
![Page 34: Initiate success Vortrag: Facility Management im kommunalen Bereich Dipl.-Ing. Markus Bruchhage (INIT GmbH)](https://reader035.vdokument.com/reader035/viewer/2022062404/55204d7f49795902118d0a85/html5/thumbnails/34.jpg)
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BestandserfassungCAD - Grundriss
Prüfen der LayerstrukturFestlegen der Zeichnungseinheit ( m)Definition des Gebäudequaders
CAD
Prüfen
Grafisch
Bestandserfassung
![Page 35: Initiate success Vortrag: Facility Management im kommunalen Bereich Dipl.-Ing. Markus Bruchhage (INIT GmbH)](https://reader035.vdokument.com/reader035/viewer/2022062404/55204d7f49795902118d0a85/html5/thumbnails/35.jpg)
initiate success
Bestandserfassung
fmINIT
fmONLINE
CAD-Daten Massendaten
ToDo
Bestandserfassung
![Page 36: Initiate success Vortrag: Facility Management im kommunalen Bereich Dipl.-Ing. Markus Bruchhage (INIT GmbH)](https://reader035.vdokument.com/reader035/viewer/2022062404/55204d7f49795902118d0a85/html5/thumbnails/36.jpg)
initiate success
2D DXF-Pläne(Linien, Kreise, Bögen)
• Polygone einsetzen
2 D DWG-Pläne
• Übernahme von Polylinien
3D ADT-Modell
• Übernahme auf Knopf- druck
Gescannte Pläne(tif, jpg, ...)
• „Nachzeichnen“ per Hand oder autom./halbauto. Vektorisieren
Raumerkennung
Attributierung
fmINIT
Aufmessen
3D ADT-Modell
Ausgangspunkte und Vorgehen
Bestandserfassung
![Page 37: Initiate success Vortrag: Facility Management im kommunalen Bereich Dipl.-Ing. Markus Bruchhage (INIT GmbH)](https://reader035.vdokument.com/reader035/viewer/2022062404/55204d7f49795902118d0a85/html5/thumbnails/37.jpg)
initiate success
Definition - des Liegenschaftsnamens- des Gebäudenamens- der Anzahl der Geschosse- des Namens und Höhe
der Geschosse
Zuweisung der Geschosspläne (z.B. EG)
fmINIT
Liegenschaft
Definition - von Räumen (Raumbücher)- Zonen und - Objekten
Raum-/ Objektdaten
CAFM
Bestandserfassung
Modellaufbau
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initiate success
Flächen- / Raummanagement
Flächen
![Page 39: Initiate success Vortrag: Facility Management im kommunalen Bereich Dipl.-Ing. Markus Bruchhage (INIT GmbH)](https://reader035.vdokument.com/reader035/viewer/2022062404/55204d7f49795902118d0a85/html5/thumbnails/39.jpg)
initiate success
Flächen
![Page 40: Initiate success Vortrag: Facility Management im kommunalen Bereich Dipl.-Ing. Markus Bruchhage (INIT GmbH)](https://reader035.vdokument.com/reader035/viewer/2022062404/55204d7f49795902118d0a85/html5/thumbnails/40.jpg)
initiate success
- Erfassung beliebiger Flächen zu einem Raum (z.B. Anstrich- flächen, Fläche für Bodenbeläge, Abzugsflächen)
- Definition von Flächenabhängigkeiten
- Verknüpfung einzelnen Fläche mit beliebigen Dokumenten
- Freie Attributierung jeder Fläche (z.B. Flächennutzungsarten nach DIN 277 und Krankenhaus DIN 13080 , Mietflächen, Reinigungsflächen, Reinigungsintervalle, Wartungsattribute, etc.)
- Umfangreiche Reportfunktionen
Flächen-/Raummanagement
Flächen
Feature
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initiate success
Instandhaltung
Instandhaltung
![Page 42: Initiate success Vortrag: Facility Management im kommunalen Bereich Dipl.-Ing. Markus Bruchhage (INIT GmbH)](https://reader035.vdokument.com/reader035/viewer/2022062404/55204d7f49795902118d0a85/html5/thumbnails/42.jpg)
initiate success
Stammdaten
Geplante Maßnahmen
Nicht geplante Maßnahmen
Wartungs-arbeiten
Anlagen-typ
Anlagen-instanzen
AuflistenGenerieren
Ausdrucken
Erfassung Auflisten
Annehmen Auswerten
Gewerke
Mitarbeiter
Dienst-leister
Kosten-stellen
Arbeits-anweisungen
Fertig-meldung
Prozessabbildung
Instandhaltung
![Page 43: Initiate success Vortrag: Facility Management im kommunalen Bereich Dipl.-Ing. Markus Bruchhage (INIT GmbH)](https://reader035.vdokument.com/reader035/viewer/2022062404/55204d7f49795902118d0a85/html5/thumbnails/43.jpg)
initiate success
Instandhaltung
![Page 44: Initiate success Vortrag: Facility Management im kommunalen Bereich Dipl.-Ing. Markus Bruchhage (INIT GmbH)](https://reader035.vdokument.com/reader035/viewer/2022062404/55204d7f49795902118d0a85/html5/thumbnails/44.jpg)
initiate success
- Dezentrale Erfassung
- Zentrale Verteilung / Controlling
- Differenzierung nach Eigen- und Fremdleistung
- Transparente Abbildung des workflow
- Bündelung von Arbeitsaufträgen
- Generierung von Wartungsreports
- Überwachung der Wartungszyklen
- Aufgabenplanung - Budgetplanung
- Hinterlegung von Dokumenten
Feature
fmONLINE instandhaltung
Instandhaltung
![Page 45: Initiate success Vortrag: Facility Management im kommunalen Bereich Dipl.-Ing. Markus Bruchhage (INIT GmbH)](https://reader035.vdokument.com/reader035/viewer/2022062404/55204d7f49795902118d0a85/html5/thumbnails/45.jpg)
initiate success
Reinigung
Reinigung
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initiate success
Erfassung der Flächen
Reinigungsarten
Reinigungsintervalle
Ausgabe derReinigungsleistungen
Rauminformationen
Anbieter-vergleich
Prozessabbildung
Reinigungsarten
Reinigungspreise der Dienstleister
Dienstleister
Stammdaten
Reinigung
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initiate success
Reinigung
![Page 48: Initiate success Vortrag: Facility Management im kommunalen Bereich Dipl.-Ing. Markus Bruchhage (INIT GmbH)](https://reader035.vdokument.com/reader035/viewer/2022062404/55204d7f49795902118d0a85/html5/thumbnails/48.jpg)
initiate success
- Reinigungsflächen / Abzugsflächen
- Vorgabe von Reinigungsintervallen
- Generierung von Ausschreibungsgrundlagen
- Spezifikation von Reinigungsarten
Besonderheiten
fmONLINE reinigung
- Darstellung von Reinigungsrevieren
- Anbietervergleich
- Erzeugung von Einsatzplänen
Reinigung
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initiate success
Mietmanagement
Mietmanagement
Mietmanagement
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initiate success
Raumdefinitionen
qm DIN 277
Jahresnebenkosten
Umlageschlüssel
Mietvertrag
MieterdatenAngemietete
Räume
Mtl. Sollstellungen
JahresabschlußSollstellungen ±
Rechnung
ERP
JahresabschlußNebenkosten
Mietvertrag Rechnung
Grundlagen:
Prozessabbildung
Mietmanagement
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initiate success
Mietmanagement
![Page 52: Initiate success Vortrag: Facility Management im kommunalen Bereich Dipl.-Ing. Markus Bruchhage (INIT GmbH)](https://reader035.vdokument.com/reader035/viewer/2022062404/55204d7f49795902118d0a85/html5/thumbnails/52.jpg)
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Mietmanagement
Feature
Mietmanagement
- Online Zugriff auf Zählerstände
- Benchmarking
- Kostenanalyse (Mieter-Umsatz- transparenz)
- Mieterstammdatenverwaltung
- Mietzonendarstellung
- Generierung von Verrechnungs- schlüsseln als Grundlage für die Nebenkostenabrechnung
- Transparente Verwaltung von Mietzeiträumen
- Vertragshinterlegung / Dokumentenmanagement
- Nebenkostenabrechnung
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initiate successGLT
Firmenneutrale Gebäudeleittechnik
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Gebäudeautomation
Steuerung und Überwachungvon technischen Anlagen. Z.B.:
Sicherheitssysteme Heizungsanlagen EnergieRolllädenetc.
GLT-System
ONLINE-Steuerung via Inter-/Intranet
CAFM-System
Gebäudebewirtschaftung
Abbildung und Steuerung von Prozessen. Z.B.:
InstandhaltungWartungEnergieMietmanagementBrandschutzSicherheitetc.
GLT
Aufgabenbereiche der Systeme
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Prozessabbildung
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GLT-System CAFM-System
z.B. Zählerstände Verbräuche Funktionsparameter ...
Übergabe von Informationen aus der GLT an das CAFM-System
z.B. ERP-System
Einbindung von Fremdsystemen über die CAFM-Lösung
GLT
Informationsfluss
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ZählerständeDiverse Funktionsparameter
GLT
Gebäudemodell
CAFM
Kaufm. Prozesse
ERP (z.B. SAP)
Abfrage / Visualisierung
CAFM
Gebäudeleittechnik: „Controlling“
Einbinden von Fremdsystemen über die INIT Technologie
Prozessabbildung
GLT
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Objekte
EIB, LON, SPS, ...
SicherheitsanlagenHeizungEnergie ....GLT
Gebäudemodell
CAFM
SteuerungtechnischerAnlagen
CAFM online
Gebäudeleittechnik: „Steuerung“
Prozesse ONLINE auslösen
Prozessabbildung
GLT
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GLT
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Projektbeispiele
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initiate successReferenz KRZ_LemgoReferenz VIVA
Referenzen
Basissysteme: fmINIT ®+ fmONLINE® , fmONLINE reinigung
Anwendungsgebiete: Flächenmanagement, Reinigungsmanagement
Zusätzl. Dienstleistungen: Systemanalyse, Konzeptfindung, Bestandserfassung
Beginn des Projektes: 03/2002
KRZ tritt als IT-Dienstleister auf Basis ASP gegenüber den Gemeinden auf
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Basissysteme: fmINIT ®, fmONLINE®
Anwendungsgebiete: Flächen-, Miet-, Reinigungs-, Instandhaltungsmanagement
Geplant: Anbindung an die Gebäudeleittechnik Beginn des Projektes: 2003
Bereits im produktiven System erfasst ca. 1.7 Mio m² bei hervorragender Performance!!
Land Bremen
Referenzen
Land Bremen
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Basissysteme: fmINIT ®, fmONLINE®
Anwendungsgebiete: Flächen-, Miet-, Reinigungs-, InstandhaltungsmanagementNebenkostenabrechnung
Beginn des Projektes: 2004
Einbindung etlicher bestehender Fremdsysteme für spezielle Aufgabenbereiche
Stadt Bochum
Referenzen
Zentrale Dienste und Gebäudemanagement
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Namhafte Referenzen sprechen für unsere Kompetenz
Land BremenGBI
Referenzen
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Berufskolleg
Namhafte Referenzen sprechen für unsere Kompetenz
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Interaktive Prozessbeispielez.B. Flächenmanagement Instandhaltung Reinigung Brandschutz ...
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