InLoox Produktpräsentation
Funktionen von InLoox 4Länge ca. 20 Minuten
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Was ist InLoox?
InLoox ist die Projektverwaltung, die mitten in Outlook© arbeitet.Die Software erleichtert das kombinierte Management von Projekten, Dokumenten und Budgets – eine leistungsfähige Unterstützung für den Business-Alltag.
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Inhalt dieser Präsentation
Die Kapitel (Kick auf Schaltfläche startet Kapitel)
Projekt-Listen, Einbindung in Outlook
Wechseln Sie zwischen den Kapiteln durch Klick auf die Navigations-Zeile (unten)
Basisdaten, Ansprechpartner, Vorgänge
Meilensteine, Phasen, Ressourcen
Ablage für Dateien und Outlook-Elemente
Projektkosten, Kalkulationen, Rechnungen
Detail-Überblick, Rentabilität, Warnungen
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InLoox erweitert Microsoft Outlook©
Kommunizieren, planen organisieren: Outlook
Projekte verwalten in Outlook – mit InLoox
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InLoox verbessert die Übersicht
Vorteile: maximale Verfügbarkeit und Erreichbarkeit für jeden Mitarbeiter
Alle Projekte in einer zentralen Übersicht
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Ein Klick – ein Blick
Verantwortlichkeiten: Intern, Kunde, Partner
Frei definierbare Informations-Regeln• fett = neues Projekt, ungelesen• rot = negativer Rohertrag
InLoox-Felder zur Verwaltung von Projekten• Rohertrag, Projektstatus• Firmen, Kunden, etc.
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Strukturierte Projekt-Information
Outlook-Power zur Datenorganisation• Zeitstrahl• nach Kunden• nach Verantwortlichkeit• nach offenen Kalkulationen• nach Status
Definieren Sie eigene persönliche Ansichten
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Globale Sichten & Workflows
Suchen, Gruppieren Filtern, Kennzeichen –nach vielen Kriterien
InLoox unterstützt Exchange-Ansichten und erlaubt Workflows
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Volle Netzwerk-Unterstützung
Exchange-Arbeitsgruppen werden vollständig zentral eingebunden (optional)Integration in öffentliche Projekt-Ordner über Exchange Server
InLoox unterstützt Team-, Offline-, Caching- und Einzelplatzbetrieb
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Der InLoox-Toolbar
InLoox ist ständig erreichbar mit einem Klick
InLoox bietet mächtige Excel-Berichtsfunktion
Dokumente (Emails, Anhänge, Dateien…) einfach ablegen / ordnen
Vorgänge erfassen –direkt aus Outlook-Aufgaben, Kalender, Posteingang, Journal, …
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Ein Projekt öffnen
In der Projekt-Liste entspricht eine Zeile einem Projekt
Ein Doppelklicköffnet Ihr Projekt
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Ein Projekt im Detail
„Die Philosophie“InLoox stellt jedes Projekt in einer einheitlichen Struktur dar. Projekte stehen im Vordergrund – nicht die Bedienung einer komplizierten Anwendung
Ein Kartei-Reiter fürjedes Projekt-Modul:• Betreuung• Planung• Dokumente• Budgets• Auswertung
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Projekt-Zuordnung und Identifikation
Projektname
Kategorie als frei definierbares Ordnungskriterium
Zum Beispiel:• Geschäftsfeld• Kundengruppe• Abteilung
Eindeutige ProjektnummerFormat frei definierbar
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Klare Verantwortlichkeiten
Weitere Kontakte, z.B. Projektbeteiligte oder Verteilerlisten
Projekt-Ansprechpartner: Intern, Kunde, PartnerOutlook-Adressbücher und Exchange-Adresslisten (GAL) werden ohne Dubletten/Synchronisation verwendet
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Übergaben und zeitlicher Rahmen
„weiche“ oder „harte“ Deadline
Zeitplan• Start/Ende• Priorität
Status: frei definierbar
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Projektnotizen mit Änderungsinfo
Umfangreiche Eintragungen möglich
Automatische Autoren- und Datums-DokumentationFestschreibung der Ziele und Mission des Projektes sowie interner / externer Vorgaben
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Vorgangs-, und Zeit-Dokumentation
Erinnerungen und StatusEine Erinnerungsfunktion erlaubt die automatische Wiedervorlage zum „Nachhaken“. Verfolgung auch nach Status möglich ( ).
Vorgänge mit Phasen-CodeGruppierung ermöglicht Verfolgung von Aktivitäten/Vorgängen ohne eigene Planung und Zusatzaufwand
Mehrzeilige Dokumentation
Leistungsgruppe (optional)
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Vorgänge: Export nach Excel
Individuelle Export-Funktionen, alle Vorlagen über Excel frei anpassbar
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Vorgänge buchen: aus Kalender
Vorgangs-Dokumentation direkt aus Outlook-Kalender
Buchung direkt in Ihr InLoox-Projekt
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Vorgänge buchen: aus Journal
Vorgangs-Dokumentation direkt aus Outlook-Journal
Buchung direkt in Ihr InLoox-Projekt
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Phasen und Meilensteine im Griff
Projekt-Zeitplanung
Meilensteine, Phasen und beteiligte Ressourcen für ein Projekt definieren
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Übersicht: Gantt-Darstellung
Neue Phasen, Arbeitspakete und Meilensteine erstellen
Erinnerungen und StatusEine Erinnerungsfunktion erlaubt die automatische Wiedervorlage zum „Nachhaken“. Verfolgung auch nach Status möglich ( ).
Abhängigkeiten zwischen Planungs-Elementen (Vorgänger/Nachfolger)
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Planungsvorlagen
Auswahl einer VorlageVorlagen sind frei definierbar, z.B.:• Mitarbeitereinführung• QS-Projekt• Strategieprojekt• IT-Planung
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Projektplanung: Ausdrucke
Ausdrucke, z.B. in A4-Bannerformat verfügbar
Beliebige Drucker, z.B. Adobe PDF-Writer©
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Excel-Exporte – Projektübergreifend
Masterplanung nach Microsoft Excel übertragen
Ein Projekt oder komplette Projekt-Liste in MS Excel
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Zeitplanung eingeben
Neue Phasen, Arbeitspakete und Meilensteine erstellen
Kennzeichnung
Projekt-Strukturplan-Code
Beginn, Dauer oder Ende
Anweisungen, Ergebnisse
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Ressourcen hinzufügen
Externe (Kontakte) und interne Ressourcen (GAL) werden unterstützt
Automatische und manuelle Aufwandsschätzung
Automatische Ressourcen-Benachrichtigungz.B. via E-Mail oder über InLoox
Daten und Anweisungen werden anschließend zur Ressource kommuniziert
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Einfacher Ressourcen-Überblick
Ressourcenplanung je Phase, Auslastung je Mitarbeiter zur Verfügbarkeitsplanung von Sachmitteln (Infrastruktur, Geräte)
Über Outlook: Frei/GebuchtKalenderdaten und Auslastung der Personen und Geräte incl. Besprechungszeiten, Abwesenheiten, Urlauben, etc. ohne Mehraufwand
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Automatische Info für Ressourcen 1
Übergabe in die Outlook-Kalender der beteiligten Personen und Ressourcen
InLoox kommuniziert fortlaufend mit Ressourcen -wahlweise per E-Mail oder über interne Mitteilungen
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Automatische Info für Ressourcen 2
Interne InLoox-Mitteilungfür Ressourcen mit InLoox
Klick öffnet den Meilenstein
InLoox überträgt PlanungOutlook-Kalender eines jeden Benutzers regelt die Verfügbarkeit und Abgabetermine der Person
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Automatische Info für Ressourcen 3
Aufgaben und Tätigkeiten entsprechend der Beschreibung in InLoox
Weitere Personen (auch Externe) leicht erkennbar
Erinnerung an Aufgabe
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Automatische Aufgaben-Delegation
Automatische Outlook-AufgabenanfragenRessourcen werden automatisch informiert, Projektleiter haben bei Änderungen im Ablauf keinen Zusatzaufwand in der Kommunikation
Ablauf-VerfolgungAuch bei Mehrfach-Delegation werden Statusinformationen an den Projektleiter gemeldet
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Dokumente ablegen und ordnen
Dateiablage-Funktion
Dateien, Verknüpfungen und Outlook-Elemente werden zum Projekt zugeordnet
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Automatische Projekt-Ordner
Automatisches ArchivAlle Dokumente eines Projekts werden in einen Ordner auf einem Datei-Server abgelegt. Somit wird Speicherplatz in Outlook gespart, ein automatisches Archiv entsteht
Dokumente zuordnenAlle Dokumente, Emails, Freigaben, Protokolle, Berichte eines Projekts werden zentral abgelegt
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Outlook, Dateisystem, Internet-Links
Ordnung und Übersicht der Dateien eines ProjektesUnterstützt werden: Outlook, Windows-Dateisysteme, Internet-Intranet-Netzwerke direkt in InLoox
Kennzeichnung von Dokumenten im Dateisystem
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Öffnen von Einträgen
Doppelklick startet Datei…
…nur falls entsprechende Berechtigung vorhandenVorhandene Zugriffsbeschränkungen werden voll unterstützt (z.B. je nach Speicherort, Postfach und/oder Login)
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Zugriffs-Rechte vergeben
Berechtigungen für Dateien direkt aus Outlook vergebenStandard-Berechtigungen (NTFS) bzw. Active Directory Sicherheit
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Zugriffs-Rechte
Datei auswählen
Frei definierbarer Statusz.B. Freigabe erforderlich, Neu, 30%…
Mehrzeilige Kommentare und Zusatzinformationen
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Intelligenter Dokumenten-Manager
InLoox spart Speicherplatz und schafft Ordnung im Datei-System und in Outlook / MS Exchange
Bestehende Sicherheits- und Backup-Konzepte werden unterstützt – InLoox verweistlediglich auf die Dokumente
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Windows Server und Exchange Server
InLoox unterstützt:
•lokale Speicherung•Outlook-Postfächer und Datendateien•MS SharePoint Sites•Internet-Verknüpfungen•Speicherung auf Netzlaufwerken (UNC-Shares), z.B. Datei-Server, Team-Stores, Offline-Dateien
Outlook-Objekte wie Emails, können incl. Anhänge ebenfalls einem Projekt zugeordnet werden
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Speicherstruktur frei definierbar
Struktur der Ablage einfach über Optionen konfigurierbar
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Dokumente buchen: aus Posteingang
Projekt-Dokumente direkt aus Outlook-Posteingang
Buchung direkt inIhr InLoox-Projekt
Intelligenter Umgang mit Datei-Anhängen
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Projekte einfach budgetieren
InLoox Projekt-Budgets
Kosten, Kalkulationen und Abrechnungen einfach und unternehmensweit erstellen, abrufen und exportieren
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Budget-Dokumente & Posten
Projekt-Budgets sind in Dokumenten organisiert:•Kosten•Kalkulationen•Abrechnungen
Budgets enthalten eine beliebige Anzahl Posten
Jedes Budget und jeder Posten hat eine eindeutige Identifikations-Nummer
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Automatische Vorgangskosten
Jeder Vorgang wird automatisch erfasst. Interne Kostensätze errechnen Ihre Eigen-AufwendungenKostensätze, Kostenstellen sind über die InLoox-Optionen frei definierbar
InLoox erfasst den Abrechnungsgrad Ihrer Kalkulationen und Kosten
Versteckte Projektkosten gehen in den Rohertrag mit ein. Der Projektleiter entscheidet über eine optionale Weiterberechnung
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Budget-Status
Projekt-Budgets besitzen einen Status ( )
Status und Beträge sind automatisch projekt-übergreifend verfügbarRechte/Ansichten lassen sich auf Exchange Server konfigurieren
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Projekt-Abrechnung
InLoox erstellt aus Kosten und Kalkulationen mit einem Klick Projekt-Rechnungen
Kostensätze, Kostenstellen sind über die InLoox-Optionen frei definierbar
InLoox-Kontrolle verhindert ungewollte Mehrfach-Abrechnung von Posten
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Neues Budget erstellen
Typ des Budget-Dokuments
Eindeutige Zuordnung
Datum / Status
Posten aus bestehenden Dokumenten übertragen:
•nicht abgerechnete•alle•keine
Autorenkennung: Anwendername ausMS Exchange / Outlook
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Neuen Posten erstellen
Gruppe des Postens
Mehrzeilige Beschreibung
Flexible Einheiten, z.B.:•Minuten, Stunden, Tage, Monate, …•Meter, Kubikmeter, Gebinde, …•Pauschal, nach Aufwand, frei
Name des PostensInLoox lädt automatisch Preise Beschreibung, Anzahl, Einheiten. Ein unternehmensweites Budget-Postenverzeichnis wird erstellt
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Übergabe nach Excel
Übergabe nach Excel•Vorlagen frei definierbar•Farben, Felder anpassbar•Formeln, Makros verfügbar
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InLoox-Budgetposten anlegen
Postenliste in Microsoft Outlook verwaltbarFunktion ist berechtigten Anwendern (Exchange-Sicherheit) vorbehalten
Unternehmens- oder Abteilungsweites Leistungs-Verzeichnis definieren
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Auswertung während des Projekts
Live-Projektauswertung
Alle Kosten (Plan, Ist, Soll) sowie Budgets jederzeit transparent - auf einen Blick
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Frühwarnsystem & Kostenkontrolle 1
Gruppenwerte, Summen
PlanaufwendungenRessourcen- und Zusatzkosten
Reale KostenRessourcen- und Zusatzkosten
Kosten- bzw. Gewinnalarm
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Frühwarnsystem & Kostenkontrolle 2
Vergleich zwischenPlan- und Ist-Kosten
Beliebige Währungen:EUR, $, CHF, …
Kostenüberschreitungen werden rot dargestellt
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Controlling auch über MS Excel
Übergabe nach Excel•Sicherheitsschema für Vorlagen•Vorlagen frei definierbar•Farben, Felder anpassbar•Formeln, Makros verfügbar
Textdaten oder Grafiken
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Weitere Module
Erweiterungen, z.B.•Projekt-Risikobewertung•Kostenganglinien•etc.
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InLoox ist flexibel anpassbar
Formular-Editor
Eigene Felder, Module, etc.
Entwicklungsumgebung
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Geplant: InLoox Enterprise Server
InLoox Enterprise ServerSystemdienst zur bidirektionalen Synchronisation der Datenbestände von Outlook und InLoox.
Brücke zwischen Exchange Server und ODBC-Datenbanken (MS SQL Server, Oracle, Access, …)
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Ende - Vielen Dank
Vielen Dank für Ihr Interesse an InLoox
Informationen im Web: www.inloox.de
Ihr Ansprechpartner
IQ medialab GmbHHerr Andreas Tremel
[email protected]+49 (0)89 - 323 919 22
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