Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team
Die Allgemeinen Bestimmungen – Common Provisions
Teil 3: Aufgaben der Teilnehmer, Projektänderungen, Partnerverträge
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Teilnehmer am Projekt
Zuschuss-empfänger
Ko-Finanzierer
EU-Kommission
Monitoring Team
Partner 3
Partner 2
Partner 1
Lieferant
Unterauftrag-nehmer
Lieferant
Unterauftrag-nehmer
Offene BuchhaltungVerwertungsrechteSelbstkosten
VerantwortungEU-Kommunikation
€uro
LeistungenProdukte
Marktpreise
Verwertung
€uro / Auskunft
Rat (unverb.)
Projekt-Umsetzung
Berichte
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• ist rechtlich und finanziell alleine verantwortlich gegenüber der
Kommission
• erhält Zuschuss auf sein Konto, und ist ggf. verantwortlich für die
Weiterverteilung der Mittel
• erstattet Bericht, d.h. ist verantwortlich für Berichte
• ist direkt [und maßgeblich] an technischer Durchführung beteiligt
• führt ein analytisches Buchhaltungssystem
• leistet finanziellen Beitrag
• schließt Verträge mit Partnern [siehe unten]
• ist für Ergebnisverbreitung verantwortlich (Art. 17)
Zuschussempfänger (CP Art. 4)
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Partner (CP Art. 5)
• ist an technischer Durchführung beteiligt
• leistet finanziellen Beitrag
• setzt nur tatsächliche Mittelflüsse an (z.B. Bruttolöhne anstelle
von marktüblichen Tagessätzen)
• legt Belege offen für Zuschussempfänger / Kommission
• führt ein analytisches Buchhaltungssystem
• schließt Vertrag mit Zuschussempfänger
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Fördernehmer + Partner
CP Art 17
• Fördernehmer (Zuschussempfänger) und Partner sind Besitzer aller
Dokumente, der (patentierbaren) Erfindungen sowie des Know-
Hows, welche im Projekt erarbeitet wurden
• Fördernehmer stellt Dokumente, Patente und Fachkenntnisse in der
Gemeinschaft zu nicht diskriminierenden und angemessenen
geschäftlichen Bedingungen zur Verfügung, sobald sie verfügbar
sind.
• Letzteres gilt bis 5 Jahre nach Ende des Projektes
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Unterauftragnehmer (CP Art. 6)
• erbringt zeitlich befristete Fremdleistungen für Zuschussempfänger
oder Partner
• leistet keine finanzielle Beteiligung
• kann marktübliche Tagessätze abrechnen
• hat keinen Anspruch auf Projektergebnisse
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Ko-Finanzierer (CP Art. 7)
• steuert finanzielle Mittel zum Projekt bei
• darf nicht direkt an technischer Durchführung des Projektes beteiligt
sein
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Das Monitoring Team
– ist unabhängig von den LIFE Projekten und von der
Kommission
– kann keine rechtsverbindlichen Auskünfte erteilen
– ist nicht ermächtigt, Entscheidungen im Namen der
Kommission zu treffen
– ist nicht in die Verwaltung der Finanzmittel eingebunden
– unterliegt Geheimhaltungsbestimmungen
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Ergebnisverbreitung (CP Art. 17)
• Zuschussempfänger und/oder Partner sind Eigentümer der Ergebnisse (Schriftstücke, Kenntnisse, Erfindungen...)
• Sie stellen diese Ergebnisse zu „nicht diskriminierenden und fairen Bedingungen“ der Gemeinschaft (innerhalb EU) zur Verfügung, bis 5 Jahre nach Projektende.
– Werden z.B. Ergebnisse gegen das Interesse anderer nicht oder nur intern umgesetzt, so kann die Kommission die Fördermittel zurückverlangen.
– Der Zuschussempfänger darf aber durchaus die Ergebnisse verkaufen (zu fairen Preisen).
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Personal Costs
Actual, gross salary and actual yearly number of worked hours are base for calculation of the hourly rate.
Time sheets have to be documented on a daily basis.
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Rechnungsprüfung
• Finanzbericht muss durch unabhängigen Rechnungsprüfer
bestätigt werden, im Falle dass..
– EU Beitrag >= €500,000
– Endzahlung >= €150,000
– Vorschusszahlung >= €750,000 pro Finanzjahr
• Der Bericht des Rechnungsprüfers muss bestätigen, dass der
Finanzbericht im Einklang mit der nationalen Gesetzgebung und
den Buchhaltungspraktiken steht sowie die CP des LIFE
Programms erfüllt sind
CP Art. 27
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Dissemination of Results
1. Medienarbeit (CP §16.1)
2. Web Seite (CP §11.7)
– Englische Version – und zusätzliche Sprachen?
– INTERESSANT für den Besucher!
3. Logo (CP §16)
4. Audiovisuelles Material (CP §18.1)
5. Informationstafel (CP §16.3)
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Vertragliche Verpflichtungen
6. Veranstaltungen (CP §16.5)
7. "Layman's report" (CP §11.4)
8. "After LIFE Communication Plan"
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Projekt -Änderung
Wesentliche Änderung ?Bei Unsicherheit Monitoring Team
fragen.
Antrag auf Änderung Monitoring Team informieren
JA NEIN
Genehmigung Ja/Nein Erwähnung im
nächsten Bericht
Begutachtung durchKommission
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Vorgehen bei Wesentlicher Änderung• Liegt tatsächlich eine wesentliche Änderung vor? (Art. 13)
• Abstimmung mit MoT und Kommission
• Formloser Antrag muss eingereicht werden sowie alle betroffenen Formblätter mit den Änderungen
• Rechtlich gesehen ergibt sich ein Nachtrag zur Kommissionsentscheidung („Additional Clause“).
• Änderungsanträge erst einreichen, wenn die Änderung in ihrem Umfang klar ist.
• Änderungsanträge bis spätestens 3 Monate vor Projektende einreichen, jedoch wesentlich früher ankündigen.
• Möglichst keinen oder nur einen Änderungsantrag pro Projekt.
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• Änderung ist genau beschrieben.
• Anhang beinhaltet neuen Zeitplan und/oder neues Budget etc. (je nach Änderung) und das neue Budget ist im Vergleich zum alten aufgelistet.
• Geänderte Antragsformulare liegen bei.
• Notwendige Garantien für Erfolg des Projekts (z.B. Genehmigungsbescheid, Vertrag etc.)
Voraussetzung 1 für die Bewilligung: Vollständigkeit
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Voraussetzung 2 für die Bewilligung: Gute Begründung
• Die Ursache der Änderung liegt außerhalb des Verantwortungsbereich des Zuschussempfängers
• Die Probleme wurden in die Hand genommen.
• Der Änderungsvorschlag ist kosteneffektiv.
• Änderung ermöglicht den Erfolg, der ohne Änderung nicht mehr möglich wäre.
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Änderung des Projektzeitraumes
• Änderung des Projektbeginns (Art. 13.2 Abs.1 )
(in der Regel nur, wenn sachlicher Fehler vorliegt, z.B. Entscheidung der Kommission geht später zu als erwartet)
• Verlängerung der Projektlaufzeit (Unterscheidung länger oder kurzer als 6 Monate)
• Beispiel für einen Antrag liegt bei.
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• Änderungen am übergeordneten Ziel sind schwer vorstellbar (Art. 13.2 Abs.1: „nur möglich, wenn das übergeordnete Ziel nicht grundlegend verändert wird“).
• Änderung von Art oder Inhalt der Hauptmaßnahmen und/oder der erwarteten wesentlichen Produkte (Art. 13.2 Abs.2) (Beispiel Membrandach S-House).
Inhaltliche Änderung
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• Änderung an der finanziellen Beteiligung des Zuschussempfängers, der Partner oder der Kofinanzierer. (Art. 13.2 Abs.6: ...der Anteil an der ...Beteiligung beträchtlich...verringert.)
• Eine Erhöhung oder Kürzung bei einer oder mehreren Ausgabenkategorien. (Art. 13.2 Abs.8: 10% - 10.000 € Regelung)
Finanzielle Änderungen
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Rechtliche Änderungen
• Änderung der Rechtsform des Zuschussempfängers und/oder eines Partners (Art. 13.2 Abs. 3)
• Austausch des Zuschussempfängers und/oder Partners (Art. 13.2 Abs 3: nur möglich, wenn neuer Zuschussempfänger/Partner sämtliche Kriterien der Förderwürdigkeit erfüllen, die bei Prüfung des Antrags herangezogen wurden.)
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Fachliche Änderung
• Änderung der fachlichen Rolle des Zuschussempfängers oder
Partners.
Maßnahmen, für die der Zuschussempfänger od. Partner
zuständig ist, werden einem anderen Teilnehmer -
Zuschussempfänger oder Partner zugeteilt.(Art. 13.2 Abs.7: nur
möglich, wenn neue Vereinbarung sämtliche Kriterien der
Förderwürdigkeit erfüllt, die bei Prüfung des Antrags
herangezogen wurden.)
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Partnerverträge (CP Art.4.7)
(Siehe dazu auch den beigefügten Beispielvertrag.)
• Vertrag zwischen Zuschussempfänger und den einzelnen Partnern („Der Empfänger….schließt...alle für die Durchführung der Arbeiten erforderlichen Vereinbarungen...“)
• Es wird ausdrücklich empfohlen, Verträge abzuschließen.
• Allgemeine Regelungen: Finanzen, Gerichtsstand, Verwertungsrechte, Dauer, Ausführungsfristen, Verantwortlichkeiten, Gewährleistung, Geheimhaltung, Rechte an den Ergebnissen etc.
• Definition Start- und Schlusstermin: evtl. abweichend von LIFE-Terminen.
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Partnerverträge
• Die möglichen Schwierigkeiten im Vertrag regeln, nicht den Idealfall.
– Zahlung nur, wenn Leistung erbracht wurde.
– Regelungen für die Nicht-Erfüllung, Qualitätsmängel, Säumniszuschläge.
– Informationspflicht (z.B. Höhe der tatsächlichen Bruttogehälter und nicht nur z.B. „BAT 2a“)
– Regelungen für Eigentum an den Ergebnissen und an der Ergebnisnutzung.
– Schlichtung bei Streitfragen, Mediation
• Stellen Sie sicher, dass die für die Teilnehmer unterzeichnenden Personen auch entsprechend vertretungsberechtigt sind.
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Partnerverträge
• Formulieren Sie die Risikosituation und Motivation jedes Teilnehmers und leiten Sie daraus die Vertragsgestaltung und Problemfälle ab:
– Teilnehmer trägt hohes Risikoz.B. EU-Förderung als Schadensbegrenzung bei riskanter Neuentwicklung oder Scale-Up.Mögliche Probleme: z.B. Projektabbruch, Verzögerungen, Konkurs.
– Teilnehmer trägt mäßiges Risiko z.B. Günstigere Installation einer Anlage neuester Technologie mit Förderung durch EU; Einstieg in ein neues Marktsegment.Mögliche Probleme: z.B. Konzentration auf technische Details,geringes Interesse an Dissemination und EU-Formalien.
– Teilnehmer trägt geringes RisikoAuslastung der Mitarbeiter / Drittmittelforschung.Mögliche Probleme: Effektivität und Qualität der Arbeit.
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Partnerverträge
• Kostennachweise, Offenlegung der tatsächlich gezahlten Gehälter gegenüber Fördernehmer oder – alternativ – gegenüber Kommission. (§4 im Beispielvertrag)
– Kopien von Rechnungen (mit LIFE-Referenz auf Rechnung)
– Korrekt ausgefüllte Finanzdatenblätter (Rechnungsdatum, Bezahldatum, Beschreibung)
– Datenschutzregelungen zu Gehaltsnachweisen
– Zeitnah unterschriebene Stundennachweise
– Was passiert, wenn diese Dinge nicht (rechtzeitig) geliefert werden?
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Partnerverträge• Vertragsstrafen, Säumniszuschläge, Haftung (§6+§11)
Regelungen für den Fall, dass – ein Partner zu spät oder gar nicht liefert– ein Partner nicht die ausreichende Qualität liefert– das Verschulden eines Partner andere Projektteilnehmer behindert– die Kommission bestimmte Leistungen nicht/nur teilweise als förderfähig
anerkennt
• Regelung der Verwertungsrechte, Patente, Lizenzen. Konkurrenzverbot etc. (§8+ §9)
– Wer hat welche Verwertungsrechte? – Bis zu welcher Detailstufe wird veröffentlicht ?– Verpflichtung, bei Veröffentlichungen LIFE -Logo und -Hinweis zu
verwenden– Wie werden ggf. Erträge aus Veröffentlichung bzw. Lizenzeinnahmen
aufgeteilt?
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Wir danken für Ihre Aufmerksamkeit
Ihr Monitoring Team