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Microsoft Access 2010 – Daten importieren
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 2
Daten nach Access importieren
Klick auf den Reiter des Menübandes Externe Daten. In der Gruppe Importieren und Verknüpfen werden mit Hilfe von
Befehlen die verschiedenen möglichen Datenformate angezeigt.
Daten in diesen Formaten können in Access mit Hilfe eines Assistenten importiert werden.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 3
Mögliche Formate
Excel.
Textdatei. Die Informationen in einer Zeile werden durch ein Zeichen wie Semikolon oder mit Hilfe einer festen Breite getrennt.Access.
Weitere – HTML-Dokument.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 4
… importieren
Klick auf den Reiter des Menübandes Externe Daten.
In der Gruppe Importieren und Verknüpfen wird das Format der Quelldatei ausgewählt.
Im ersten Schritt wird die Datenquelle mit Hilfe der Schaltfläche Durchsuchen ausgewählt.
Alle weiteren Schritte sind abhängig von dem gewählten Quellformat.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 5
Excel-Datei in Access importieren
Klick auf den Reiter des Menübandes Externe Daten.
Klick auf die Schaltfläche Excel in der Gruppe Importieren und Verknüpfen.
Im ersten Schritt wird die Datenquelle mit Hilfe der Schaltfläche Durchsuchen ausgewählt.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 6
Excel-Quelldatei
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 7
Hinweise
Als Speicherort wird immer die aktuelle Datenbank genutzt.
Es kann immer nur ein Tabellenblatt aus Excel importiert werden.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 8
Aufbereitung der Daten in Excel
Verbundene Zellen werden aufgelöst.
Jede Spalte in Excel hat eine Überschrift, die dem Feldnamen der Spalte in Access entspricht.
Jede Spalte spiegelt ein Attribut des zu beschreibenden Objekts wieder.
Die Zellen haben ein definiertes Format. Leere Zeilen werden entfernt.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 9
Möglichkeiten
Die Daten aus dem Tabellenblatt in Excel werden in einer neuen Tabelle gespeichert.
Die Daten werden an eine bestehende Tabelle in Access angehängt. Die Spaltenbezeichnung in Excel entsprechen den Feldnamen der Spalten in Access.
Es wird eine Verknüpfung zur Excel-Tabelle erstellt. Die, in Access angezeigten Daten sind schreibgeschützt.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 10
Option 1 und 2; 1. Schritt: Arbeitsblatt auswählen
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 11
Option 1 und 2; 2. Schritt: Spaltenüberschriften
Vor diesen Schritt wird eine Warnmeldung eingeblendet, falls keine Spaltenüberschriften vorhanden sind.
Die Felder werden automatisch mit der Bezeichnung Feld und einer fortlaufenden Nummer versehen.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 12
Option 1 und 2; 3. Schritt: Festlegung der Felder
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 13
Felder importieren?
Mit einem Mausklick auf den Spaltennamen in der Vorschau wird eine Spalte markiert.
Zu der markierten Spalte werden oberhalb des Vorschaufensters die passenden Informationen angezeigt.
Mit einem Klick in das Kontrollkästchen Feld nicht importieren (Überspringen) werden Spalten aus Excel nicht in Access importiert.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 14
Feldnamen
Mit einem Mausklick auf den Spaltennamen in der Vorschau wird eine Spalte markiert.
In dem Textfeld Feldname wird der Name der Spalte angezeigt. Mit Hilfe der Tastatur kann der Name angepasst werden. Die
Bezeichnung sollte nur aus den Groß- und Kleinbuchstaben A…Z, den Zahlen 0...9 und dem Unterstrich bestehen. Die Bezeichnung beginnt immer mit einem Buchstaben und ist maximal 64 Zeichen lang.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 15
Kombinationsfeld „Indiziert”
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 16
Index ...
in einem Buch: Schlagwortregister am Ende des Buches. Jedes Schlagwort ist ein oder mehreren Seiten des Buches zugeordnet.
in Access: Liste aller Attributwerte und deren Speicherort in einer Tabelle.
Schnelle Suche nach bestimmten Begriffen. Die Datenbank hat einen höheren Speicherbedarf. Automatische Anpassung bei Änderungen.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 17
Einstellungsmöglichkeiten
Nein. Für die Spalte wird kein Index erstellt. Für Spalten, die nicht sortiert werden oder nach denen selten gesucht wird.
Ja (Duplikate möglich). Ein Index wird für die Spalte erstellt. Der Wert kann mehrfach in der Tabelle vorkommen.
Ja (Ohne Duplikate). Ein Index wird für die Spalte erstellt. Der Wert kommt exakt einmal in der Tabelle vor. Die Spalte symbolisiert ein Schlüsselwert in einer Tabelle.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 18
Kombinationsfeld „Datentypen”
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 19
Datentypen
Welche Art von Daten wird gespeichert?
Wie können die Daten weiter verarbeitet werden? Zum Beispiel kann mit Zahlen gerechnet werden, mit Text aber nicht.
Formatierung der Daten. Speicherbedarf der Daten Wahl entsprechend der Nutzung. Ein Preis wird als Zahl
gespeichert, um zum Beispiel den Gesamtpreis einer Bestellung auszurechnen. Postleitzahlen werden als Text gespeichert.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 20
… für Texte
Text speichert bis zu 255 Zeichen. Die Daten können in Access sortiert und indiziert werden.
Memo speichert bis zu 65535 Zeichen. Daten mit diesen Datentyp können nicht sortiert oder indiziert werden.
Hyperlink bietet eine automatische Formatierung für Verweise auf Dateien, Webseiten oder E-Mail-Adressen an.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 21
Hinweise
Postleitzahlen, Telefonnummern, Bankleitzahlen etc. müssen in einen dieser Formate gespeichert werden.
Zahlen in Texten können nicht in Berechnungen genutzt werden.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 22
… für Ganzzahlen
Byte kann positive Zahlen von 0 bis 255 darstellen.
Integer kann Zahlen von -32.768 bis 32.767 darstellen. Long Integer kann Zahlen von -2.147.483.648 bis 2.147.483.647
darstellen. Ganzzahlen haben keine Nachkommastellen!
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 23
… für Dezimalzahlen
Single sind Zahlen im Wertebereiche von -3,4 x 1038 bis 3,4 x 1038. Die Zahlen sind bis auf 7 Dezimalstellen genau.
Double sind Zahlen im Wertebereiche von -1,797,4 x 10308 bis 1,797 x 10308. Die Zahlen sind bis auf 15 Dezimalstellen genau.
Währung ist 15 Stellen vor dem Komma und bis auf 4 Stellen nach dem Komma genau.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 24
Hinweise
Das Dezimaltrennzeichen sowie das Währungszeichen wird standardmäßig in Abhängigkeit der Regions- und Spracheinstellungen des Betriebssystems gewählt.
Single und Double sind Näherungswerte an Zahlen.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 25
… für Ja / Nein - Werte
Einstellung Ja / Nein.
Die Werte WAHR, FALSCH, -1 und 0 werden importiert. Andere Werte verursachen einen Fehler.
Zu importierende Ja-/Nein-Felder müssen formatiert sein.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 26
… für Datums- / Zeitwerte
Einstellung Datum / Uhrzeit.
Zu importierende Werte müssen in der Quelle formatiert werden!
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 27
4. Schritt: Primärschlüssel festlegen
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 28
Der Primärschlüssel ...
identifiziert immer exakt einen Datensatz.
kommt exakt einmal in einer Tabelle vor. entspricht häufig einem künstlichen Attribut. Beispiel: Die
Personalausweisnummer identifiziert eindeutig eine Person. kann in Access mit Hilfe des Datentyp Autowert erzeugt
automatisiert bei der Neuanlage erzeugt werden.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 29
Primärschlüssel automatisch erstellen (1. Option)
Der Import-Assistent fügt eine Spalte ID automatisch in die neue Tabelle ein.
In dieser Spalte stehen Werte von 1 bis n. Bei der Neuerstellung des Primärschlüssels werden die vorhandenen Datensätze fortlaufend nummeriert.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 30
Primärschlüssel aus der Quelle (2. Option)
Eine Spalte mit einen eindeutigen Werten in der Quelle wird genutzt.
Falls Schlüsselwerte doppelt vorkommen, wird nach Beendigung des Imports ein Fehler gemeldet.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 31
5. Schritt: Namen der neuen Tabelle festlegen
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 32
Fehler beim Import ...
werden in einer Tabelle mit der Endung $_Importfehler gespeichert.
werden in einem Dialogfeld am Ende des Imports angezeigt. sind manchmal keine. Durch ein falsches Anzeigeformat
werden Daten nicht korrekt in der Tabelle angezeigt.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 33
Fehler „Null-Wert“
Die Schlüsselspalte aus der Quelle besitzt leere Felder.
Ein leeres Feld kann genauso wie ein mehrfach vorkommender Wert nicht zur Identifizierung genutzt werden.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 34
Beispiel: Leere Zeilen aus Excel-Tabellen entfernen
Das zu importierende Arbeitsblatt ist in der Excel-Anwendung aktiv.
Der Mauszeiger schwebt über den Zeilenmarkierer der ersten leeren Zeile am linken Rand der Anwendung.
Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird ein zusammenhängender Bereich von leeren Zeilen markiert. Nach dem Loslassen der Maus werden diese farbig gekennzeichnet.
Mit Hilfe der rechten Maustaste wird das dazugehörige Kontextmenü geöffnet.
Mit einem Klick auf den Befehl Zellen löschen werden die formatierten Zeilen entfernt.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 35
Leere Zeilen aus Access-Tabellen entfernen
Doppelklick auf den Tabellennamen im Navigationsbereich.
Die Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet. Die gespeicherten Daten werden angezeigt.
Der Mauszeiger liegt über den Datensatzmarkierer am linken rechten Rand der ersten leeren Zeile.
Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird ein zusammenhängender Bereich von leeren Zeilen markiert. Nach dem Loslassen der Maus werden diese farbig gekennzeichnet.
Mit Hilfe der Taste <ENTF> werden die markierten Zeilen nach gelöscht. Nach Bestätigung der Warnmeldung kann die Löschung nicht rückgängig gemacht werden.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 36
Fehler „Keine gültigen Feldnamen“
In der ersten Zeile in der Quelle sind keine Spaltenüberschriften definiert.
In der ersten Zeile werden verbundene Spalten genutzt.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 37
Fehler „Duplikate von Schlüsselwerten“
Die Schlüsselspalte aus der Datenquelle hat mehrdeutige Werte.
Die Werte werden in die neue Tabelle importiert, können aber nicht als Schlüsselspalte genutzt werden.
Nach Beendigung des Imports hat die neu erstellte Tabelle kein Schlüsselfeld.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 38
Lösung
Der Primärschlüssel wird automatisiert vom Import-Assistenten eingefügt.
Die importierenden Daten werden entsprechend angepasst.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 39
Aufzeichnung in einer Fehlertabelle
In der ersten Spalte wird die Fehlerart angezeigt. In diesem Beispiel können die Daten eines Feldes nicht in den entsprechenden Datentyp konvertiert werden.
In der zweiten Spalte wird die Spalte angegeben, die den Fehler verursacht.
In der dritten Spalte wird die Zeile, in der der Fehler auftritt, angegeben.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 40
Formatierung und Speicherung von Daten
Anzeige
Speicherung
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 41
Formatierungen in Excel
Die Registerkarte Start ist aktiv. Mit Hilfe der Gruppe Zahl kann der Zellinhalt für die Anzeige
formatiert werden.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 42
Formatierungen in Access
Doppelklick auf den Tabellennamen im Navigationsbereich.
Die Tabellentools – Felder sind aktiv.
Mit Hilfe der Gruppe Formatierung kann ein vordefiniertes Anzeigeformat für eine Spalte eingestellt werden.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 43
Regionale Einstellungen ...
werden in der Systemsteuerung des Betriebssystem eingestellt.
haben Einfluss auf die Anzeige von Datums- und Zeitwerten sowie numerische Daten.
legen die Standardformate fest. Die Schaltfläche Weitere Einstellungen öffnet ein Dialog für die Auswahl der Formate.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 44
csv-Dateien
csv = comma separated values
Werte werden zeilenweise in eine Textdatei geschrieben. Eine Zeile beschreibt ein Objekt. Jede Zeile enthält ein Datensatz.
Die Werte werden durch ein Trennzeichen wie Komma, Semikolon etc. in der Zeile getrennt.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 45
… in Access importieren
Klick auf den Reiter des Menübandes Externe Daten.
Klick auf die Schaltfläche Textdatei in der Gruppe Importieren und Verknüpfen.
Im ersten Schritt wird die Datenquelle mit Hilfe der Schaltfläche Durchsuchen ausgewählt.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 46
csv-Quelldatei
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 47
Textimport-Assistent; Schritt 1
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 48
Trennzeichen oder feste Breite
Das Ende einer „Spalte” wird durch ein Zeichen wie Komma, Semikolon, Tabulator etc. gekennzeichnet.
Jede „Spalte” hat eine feste Länge von x Zeichen.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 49
Schaltfläche „Erweitert”
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 50
Textimport-Assistent; Schritt 2
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 51
Textbegrenzungszeichen ...
definieren den Beginn und das Ende eines Attributwertes.
werden benötigt, wenn der Attributwert ein Komma enthält. werden benötigt, wenn Zahlen wie Postleitzahlen etc. als Text
importiert werden sollen.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 52
Textimport-Assistent; Schritt 3
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 53
Hinweise
Für jede „Spalte” kann ein Datentyp festgelegt werden. Der Datentyp sollte dem Feld in der Access-Tabelle und den zu importierenden Daten entsprechen.
Mit Hilfe von Indiziert kann ein Schlagwortverzeichnis für das Feld erstellt werden. Schlagwortverzeichnisse werden für Schlüsselwerte sowie Daten, nach den häufig gesucht wird, erstellt.
Felder können beim Import übersprungen werden.
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 54
Textimport-Assistent; Schritt 4
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Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 55
Textimport-Assistent; Schritt 5