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Make Your Data Work for You
Domino, Exchange, O365
Ihre Emaildaten sind
Gold wert November 2016
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Agenda
• Vorstellung
• Anschluss & Einleitung
• Quellen für Emaildaten
• Arten von Emaildaten
• Sammeln von Emaildaten
• Hinweise für den Umgang mit Emaildaten
• Wie Sie Ihre Emaildaten in Gold verwandeln
• Zusammenfassung
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Vorstellung
• Florian VoglerCEO panagenda
• Büros in AT (HQ), DE, NL, US
• Kunden mit mehr als
9 Millionen Lizenzen
in über 70 Ländern
• Wir helfen Kunden bei Monitoring, Analyse, Optimierung & Transformation
von IBM Notes, Domino, Connections, Traveler, Sametime,
sowie Monitoring und Analyse von MS Exchange, SharePoint und O365Clients, Server, Anwendungen, Kommunikation und Collaboration
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Anschluss
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Anschluss
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Anschluss
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• Turnkey Software Appliance (VMWare image Docker)– Apache Tomcat, PostGreSQL, IBM Notes, PowerShell, panagenda iDNA
• Sammeln, Aggregieren, Anreichern, Visualisieren und Zurverfügungstellen von Daten
• Diverse Datenkollektoren– Microsoft
• Mail Tracing und Tracking Daten
• File-Informationen (Windows Clients, Fileserver, SharePoint)
– IBM
• Nutzung (Rich, Web, Mobile), Security, Performance
• Application Design
• Mail Routing und Journal
• File-Informationen (Domino, Connections)
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Einleitung: panagenda
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Quellen für Emaildaten
• Mail Routing/Tracking/Tracing logs
Datum/Uhrzeit, Von, An, Betreff, Gesamtgrösse, ID
– Microsoft Exchange on Premises
– Microsoft O365
– IBM Domino / Verse on Premises
• Mail Journal
„Alles ist möglich“
– z.B. Namen und Grössen von Datei-Anhängen, Mail-Inhalte, Attribute, …
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Arten von Emaildaten
Rohdaten
• ⅀Alle = {Eingehend, Ausgehend, Intern, Extern, …}inkl. (Rest)Spam, Werbung, …
Anreicherung mit HR Daten
• ⅀Intern = {Mails von/an Mitarbeiter}
• ⅀Extern = ⅀Alle – ⅀Intern
• ⅀InnerhalbAbteilung = {Mails innerhalb einer bestimmten Abteilung}
• ⅀AbteilungIntern = {Interne Mails von/an bestimmte Abteilung}
• ⅀AbteilungExtern = {Externe Mails von/an bestimmte Abteilung}
Anreicherung mit z.B. ERP Daten
• ⅀Geschäftsrelevant = {Mails von und/oder an Kunden}
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Sammeln von Emaildaten
Mail Routing/Tracing/Tracking
• Wenn Sie „eine Microsoft Quelle“ haben können Sie das auch selbst
• Wenn Sie IBM Domino oder mehrere/viele Emailserver haben
panagenda & bluecue
• Datenuntermengen Filtern – z.B.
– Kundenrelevante Emails
– Nur interne Emails
– Nur bestimmte Abteilungen, Standorte, …
Geld sparen
Mail Journal
• panagenda & bluecue
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Hinweise für den Umgang mit Emaildatenjedenfalls in Deutschland und Frankreich
Von, An
• Problematisch: Private Emails vs. Mail-Forwarding
• Fast immer Betriebsratsrelevant
– Sonderbehandlung: Security, Compliance, Data Leakage, IP, …
• Lösung:
– Anonymisierung, Aggregation auf Abteilungsebene (>=5 MA)
– Einsicht nur mit Betriebsrat
Betreff
• Der Betreff einer Email kann (zu)viel über eine Email verraten
– Private Emails
– Vertrauliche Emails
– … nicht Sammeln
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Email-Analysen
DEMO
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Email Analytics: Weekends & outside of business hours
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Email Analytics: Historic Reporting
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Email Analytics: Integrating HR data
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Email Analytics: Domain Overview & Adding ERP data
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Email Analytics: Message Volume and Sizes
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Email Analytics: Number of Recipients
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Email Analytics: Drilldown by Department
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Summary
• Das war nur die Spitze des Eisbergs!– Analyse mit weiteren Attributen, z.B. nach Unternehmen, Land, Altersguppen …?
– Mitarbeiter Dashboards/Widgets/Helper/…
– Korrelation mit anderen Systemen und Informationen
– …
• Von Anreicherung von Emaildaten mit ERP Datenzu Anreicherung von ERP Daten mit Emaildaten– Mit welchen Kunden und/oder Mitarbeitern kommunizieren Kollegen / Vorgänger / …
• Mail Journal eröffnet noch sehr viel mehr Anwendungsfälle– Content – CAD-Dateien, Kundendaten, …
– Content – Anhänge: Arten, Dateinamen, Grössen, …
– Migrationsrelevanz
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Thank
YOU!Questions, Feedback, Discussion …
Email: [email protected]
Skype: panagenda
Signal & Mobil: +49 172 822 9140
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Phone: +43 1 89 012 89Fax: +43 1 89 012 89-15E-Mail: [email protected]
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