Präsentation Projektinitiierung
bis Projektdefinition
„Parameter“ des Projektumfelds und Stakeholder
• Interessenprofile, Ergebniserwartungen• Erfolgsvorstellungen• Projektzwecke• Analysemöglichkeiten• Steuerbarkeit• Bedeutung für
Projekteinführungsprobleme, Lösungsvorschläge
Ausgangssituationen
Projekte können aus unterschiedlichen Ausgangssituationen heraus entstehen:
Ein Kunde entdeckt eine Problemstellung in seinem Unternehmen und fragt nach einer Lösung.Es wird eine Ausschreibung für einen Gesamtauftrag veröffentlicht.Ein Kunde beauftragt Sie mit einer angebotenen Leistung.Die innerbetrieblichen Strukturen und Verhaltensmuster entsprechen nicht mehr den aktuellen Umfeldanforderungen.Intention, die Qualität des Unternehmens und des Produktes auf den international üblichen Standard zu heben.Intention, die innerbetrieblichen Prozesse zu beschleunigen.Intention der Kostenersparnis in bestimmten Unternehmensbereichen.
Angebotsprojekte
Projektvorphase Angebotsphase Auftrags-realisierungsphase
Akquisition Anfrage Ausschreibung
Auftrag
oder Absage
Auftragsabwicklungsprojekte
BetriebAngebotsphase Auftrags-realisierungsphase
Auftrag Abnahme
Forschungs- und Entwicklungsprojekte
Evaluations-phase
Projektvorphase Forschungs- undEntwicklungsphase
Kundenwunsch Konkurrenzvorsprung neue Technologie
Inbetriebnahme
Interne Reorganisationsprojekte
Evaluations-phaseAnalyse
Reorganisations-phase
Umfeld Konkurrenz interne Verbesserungs-
potentiale
Umsetzungsbericht neuer
Management-
ansatz
Das Projekt bei der Initiierung
Projekt
Projektidee
definiertes Projekt
Projektumfeldanalyse: Ziele
ganzheitliche und frühzeitige Erfassung aller Einflußfaktoren auf ein Projekt
Früherkennung von Potentialen und Problemfeldern eines Projektes
Beurteilung der Konsequenzen auf die Durchführung
Feststellung der Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben und Projekten im Unternehmen
Verbesserung der Kommunikation im Projekt durch graphische Darstellung von Umfeldbeziehungen
Ableitung von Maßnahmen zur Optimierung der Umfeldbeziehungen (Projektmarketing)
Projektumfeldanalyse: Vorgehensweise
1. Identifikation des Projektumfeldes (Erfassen aller Einflußgrößen)
2. Gliederung in organisatorisch-soziale Einflußgrößen bzw.
3. sachlich-inhaltliche Einflußgrößen
4. Bewertung des Umfeldes und detaillierte Analyse einzelner Einflußgrößen
5. Ableitung von Strategien und Maßnahmen
Identifikation des Projektumfeldes
Die Identifikation des Projektumfeldes beinhaltet die ganzheitliche Betrachtung und systematische Auflistung aller das Projekt beeinflussenden Umfeldgrößen. Hier kann zwischen organisatorisch-sozialen und sachlich-inhaltlichen Einflußgrößen unterschieden werden:
Organisatorisch-soziale Einflußgrößen sind jene, die durch einzelne Personen, Personengruppen oder Interessengruppen an das Projekt herangetragen werden. Personen können z.B. je nach ihrem Einfluß auf das Projekt und ihrer Intention, dieses fördern (positiver Einfluß) oder aber hemmen bzw. ganz verhindern (negativer Einfluß).
Sachlich-inhaltliche Einflußgrößen sind demgegenüber solche, die nicht durch direktes Einwirken von Personen entstehen, wie z.B. Gesetze, andere Projekte, neue Technologien, Marktgegebenheiten, etc..
Projektumfeldanalyse: Darstellung
Projekt
MedienBehörden
Mitbewerber
Projekt-mitarbeiter
internerAuftraggeber
Stamm-organisation
Lieferant
Kunde
Organisatorisch-soziale Einflußgrößen
unternehmensintern:
Geschäftsführung interner Projektauftraggeber Projektleiter Projektteam vom Projekt betroffene Abteilungen, Servicebereiche (Fachpromotoren) formale Entscheidungsträger (Machtpromotoren) informelle Entscheidungsträger und Meinungsbildner gelegentlich Mitwirkende aus dem Unternehmen
Organisatorisch-soziale Einflußgrößen
unternehmensextern:
Kunden (Auftraggeber / Finanzier, Nutzer, Projektleiter,- team des Kunden) Partnerfirmen (in einem Konsortium) Lieferanten Mitbewerber Behörden Politiker Medien, Öffentlichkeit Anrainer Bürgerinitiativen, Umweltschutzgruppen etc.
Bewertung des Umfeldes und detaillierte Analyse
UmfeldgruppeKlima,
Stimmung+ / / -
Bedeutung,Macht
1........ 5
Erwartungen (+)Befürchtungen (-)
der Umfeldgruppen
Strategien,Maßnahmen
Geschäftsführung
interner Auftraggeber
Projektleiter
Projektteam
vom Projekt betroffeneAbteilungen
formaleEntscheidungsträger
informelleEntscheidungsträger
(nach Patzak, Rattay 1995)
Typische Erwartungen und Befürchtungen des Projektteams
(nach Patzak, Rattay 1995)
Erwartungen: längerfristig gesichertes Einkommen gerechtes Einkommen ansprechende und persönlichkeitsfördernde Arbeit (Arbeitsklima, Möglichkeit zur Persönlichkeitsentfaltung) Lernchancen Höherqualifizierung und Karriere Anerkennung und Selbstverwirklichung Zufriedenheit mit der Arbeit
Befürchtungen: Einbringung persönlicher Leistung in überhöhtem Ausmaß Tragen individueller Belastungen durch die Projektrealisierung Streß Leistungsdruck Konflikte Unsicherheiten, Scheitern Risiken
Typische Erwartungen und Befürchtungen der Stammorganisation
(nach Patzak, Rattay 1995)
Erwartungen:
Befürchtungen: diverse Störungen und Belastungen der Routinearbeit Streß- und Konfliktpotential Unsicherheiten Machtverlust
Beitrag des Projektes zur Sicherung des Unternehmensstandes (Gewinn, Kapazitätsauslastung, Wissenszuwachs, Prestige, Image, Anschlußaufträge, Position am Markt, etc.)
Typische Erwartungen und Befürchtungen der Kunden / Auftraggeber
(nach Patzak, Rattay 1995)
Erwartungen:
Befürchtungen: Anschaffungs- und Betriebskosten des Objektes überhöht nicht tragbare Risiken diverse Belastungen bezüglich Vertragsgestaltung (Claim Management) Belastungen durch den Realisierungsprozeß
Möglichst hoher Nutzen des Produktes Optimale Einhaltung der Projektzwischen- und -endtermine Projekttransparenz angestrebte Öffentlichkeitswirkung (Gewinn an Image, Ansehen) weitgehende Erfüllung der prozeßorientierten Ziele in Form von Einbindung und Mitwirkung
Sachlich-inhaltliche Einflußgrößen
gleichzeitig laufende Projekte
Routineaufgaben des Unternehmens
technologische Entwicklungen
gesetzliche Rahmenbedingungen
Know-how
Arbeitsmarkt
weitere
Bewertung des Umfeldes und detaillierte Analyse
sachlich-inhaltlicheEinflußgröße
Art desEinflusses
Konsequenzen Maßnahmen
gleichzeitig laufendeProjekte
Routineaufgaben imUnternehmen
technologische Entwicklung
gesetzlicheRahmenbedingungen
Ableitung von Maßnahmen
Die durchgeführte Analyse diente somit zum einen der möglichst vollständigen
Erfassung der Umfeldgruppen und zum anderen der Schwerpunktsetzung durch
eine Bewertung. Diese Analyse bildet nun die Basis für einen
Maßnahmenkatalog.
Bei den Maßnahmen kann differenziert werden zwischen
Sofortmaßnahmen
und
Vorsorgeplänen.
Projektdefinition: ZieleDefinition dessen, was zum Projekt gehört (Ausgrenzung dessen, was nicht Inhalt des Projektes ist).
Konzentration auf die Projektinhalte.
Eine klare und verbindliche Vereinbarung zwischen Projektauftraggeber und Projektleiter über die Ziele, den Umfang und die Rahmenbedingungen des Projektes festlegen.
Ein gemeinsames Verständnis über die wesentlichen Projektzusammenhänge innerhalb des Projektteams herstellen.
Eine Informationsgrundlage für später hinzukommende Teammitglieder, Lieferanten und andere am Projekt beteiligten Personen zur Verfügung haben. Dadurch wird der Informationsaufwand im Laufe des Projektes verringert.
Projektdefinition: Vorgehensschritte
Festlegung des Projektnamens, der Projektnummer
Ausgangssituation (Anlaß, Problemstellung) beschreiben
Ziele definieren
Hauptaufgaben festlegen
Zeitliche Abgrenzung durchführen
Kostenmäßige Abgrenzung (Projektbudget) durchführen
Organisatorische Abgrenzung durchführen
Definition kritischer Erfolgsfaktoren