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LeseprobeDamit Sie die vielfältigen Auswertungsmöglichkeiten in SAP ERP HCM sinnvoll nutzen und verbessern, lernen Sie in dieser Leseprobe alles über Reports und Querys in der Personaladministration.
Corinna Schorr, Anja Marxsen, Sven-Olaf Möller, Christian Buckowitz, Thomas Zahmel
Praxishandbuch SAP-Personalwirtschaft628 Seiten, gebunden, 4. Auflage 2014 59,90 €, ISBN 978-3-8362-2705-6
www.sap-press.de/3517
»Reports und Querys in der Personal- administration« (Kapitel 7)
Inhaltsverzeichnis
Index
Die Autoren
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Wissen aus erster Hand.
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Ein wesentlicher Grund für den Einsatz von SAP ERP HCM ist die damit verbundene Verbesserung der Auswertungsmöglichkeiten. Um die vielfältigen Möglichkeiten auch sinnvoll nutzen zu können, bedarf es neben einer sauberen Implementierung auch umfangreicher Kenntnisse der verschiedenen Auswertungswerkzeuge des Systems.
7 Reports und Querys in der Personaladministration
In SAP ERP HCM werten Sie die Daten immer »online« aus. Erfahren Sie zunächst, was das bedeutet und worauf Sie dabei achten müssen.
7.1 Auswertungen – Grundlagen und Werkzeuge
Auswertungen basieren stets auf den im System vorhandenen Daten, die vorher manuell erfasst (z. B. im Fall von Personalstammdaten) oder automa-tisch vom System generiert wurden (z. B. bezogen auf Ergebnisse der Entgelt-abrechnung). Es liegt auf der Hand, dass die Qualität der Auswertungsergeb-nisse aus diesem Grund nie besser sein kann als die Qualität der zugrunde liegenden Daten.
Darüber hinaus ist aber für jeden Anwender, der Auswertungen erstellt, ein grundsätzliches Verständnis der Daten, die er auswerten möchte, erforder-lich: Zum Beispiel müssen zum Erstellen und sinnvollen Interpretieren von Berichten aus den Personalstammdaten die wesentlichen Begriffe der Perso-naladministration bekannt sein (siehe Kapitel 5, »Personaladministration«).
Zwei Punkte, die Sie sich beim Auswerten von Personalstammdaten stets bewusst machen sollten, möchten wir hier besonders hervorheben:
� Anfangs- und EnddatumAlle im System gespeicherten Personalstammdaten sind mit einem Anfangs- und einem Enddatum versehen. Dies erlaubt es Ihnen, nicht nur Berichte zum aktuellen Stand, sondern über beliebige Zeiträume hinweg zu erstellen.
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Das heißt aber auch gleichzeitig, dass Sie sich stets genau überlegen müs-sen, welchen Zeitraum Sie wirklich auswerten möchten. Insbesondere ist es häufig sinnvoll, sich auf genau einen Stichtag festzulegen.
� Echtzeit- bzw. Online-VerarbeitungSobald neue Daten im System erfasst und gespeichert sind, werden sie von Auswertungen berücksichtigt. Wenn Sie also die gleiche Auswertung im Abstand von fünf Minuten zweimal ausführen, können Sie zwei unter-schiedliche Ergebnisse erhalten, wenn innerhalb dieser fünf Minuten Daten gepflegt wurden. Diese Echtzeit- bzw. Online-Verarbeitung garan-tiert, dass die Ergebnisse stets auf dem neuesten Stand sind. Zur Auswer-tung und Analyse von eingefrorenen Datenbeständen (d. h. Daten aus der Vergangenheit, die nicht mehr verändert werden) kann z. B. SAP Business Warehouse (SAP BW) eingesetzt werden.
Damit Sie Auswertungen vornehmen können, benötigen Sie verschiedene Werkzeuge. Die wichtigsten Auswertungswerkzeuge oder Reporting Tools in SAP ERP sind Reports, Querys und SAP BW. Diese Instrumente werden wir Ihnen in den folgenden Abschnitten näher vorstellen.
Report
Ein Report ist ein fest definiertes Auswertungswerkzeug zum Erstellen von Listen und Statistiken. Man unterscheidet zwischen Standardreports, die von SAP fertig zur Verfügung gestellt werden, und unternehmensspezifisch pro-grammierten Reports. Letztere sind den spezifischen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens angepasst und daher in jedem Unternehmen unterschiedlich. Aus diesem Grund werden wir im Folgenden nur die Stan-dardreports betrachten. In der Regel sind unternehmensspezifisch program-mierte Reports in der Anwendung den Standardreports jedoch sehr ähnlich. Der Report ist einerseits das am einfachsten zu bedienende, andererseits aber auch das am wenigsten flexible der genannten Werkzeuge.
Query
Eine Query ermöglicht eine wesentlich flexiblere Auswertung Ihrer Personal-stammdaten und lässt sich in zwei Typen unterscheiden: die Ad-hoc Query und die SAP Query. Die Ad-hoc Query ist insbesondere auf Endanwender zugeschnitten und daher einfacher zu bedienen. Da sie fast alle Funktionen bereitstellt, die auch die SAP Query umfasst, konzentrieren wir uns im Fol-
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genden auf die Erstellung von Ad-hoc Querys (siehe auch Abschnitt 7.3.1, »Formen der Query«). Falls Sie darüber hinaus mit der SAP Query arbeiten wollen, empfehlen wir Ihnen das Buch HR-Reporting mit SAP (2013), eben-falls erschienen bei SAP PRESS. Dort lernen Sie auch die Besonderheiten die-ses Tools, wie z. B. das Erstellen von lokalen Zusatzfeldern, mehrzeiligen Lis-ten und interaktiven Listen, kennen – alles Funktionen, die mit der Ad-hoc Query nicht möglich sind.
Grundsätzlich erlaubt die Query eine flexiblere Gestaltung von Berichten als Reports, allerdings zum Preis einer aufwendigeren Handhabung.
SAP BW
SAP BW ist ein sehr umfangreiches Auswertungs- und Analysewerkzeug und dient vor allem strategischen und kennzahlenbasierten Auswertungen. Die Besonderheit von SAP BW ist, dass es die kombinierte Auswertung von Daten unterschiedlicher Bereiche erlaubt, z. B. den Vergleich von Mitarbei-tervergütung mit Marktdaten.
SAP BW ist kein Element des SAP-ERP-Systems, sondern ein zusätzliches Produkt (eine Komponente der SAP-NetWeaver-Plattform), das zunehmend Einzug in das strategische HR-Reporting hält. Anwendern dieses Produkts empfehlen wir das Buch HR-Reporting mit SAP (2013), das ebenfalls bei SAP PRESS erschienen ist. Dieses Buch eignet sich auch sehr gut dazu, die Inhalte des hier vorliegenden Kapitels zu vertiefen.
Human Resources Information System, Manager’s Desktop und Manager Self-Service
Im Zusammenhang mit Auswertungen in HCM sind außerdem noch dasHuman Resources Information System (HIS) sowie der Manager’s Desktop(MDT) und Manager Self-Service (MSS) zu nennen. Alle drei Werkzeuge die-nen dazu, Auswertungen über bestimmte Teilbereiche des Organigramms (z. B. über die eigene Abteilung) auf möglichst komfortable Art aufzurufen, wobei HIS und MDT mittlerweile kaum noch eingesetzt werden. Die leis-
»Ad-hoc Query« und »InfoSet Query«
An vielen Stellen im System finden Sie anstelle des Begriffs Ad-hoc Query den Begriff InfoSet Query. Auch wenn innerhalb von HCM Ad-hoc Query die richtige Bezeichnung ist, sind beide Begriffe gleichwertig.
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tungsfähige Anwendung MSS kommt dagegen immer häufiger zum Einsatz. Die MSS-Oberfläche stellen wir Ihnen in Kapitel 13, »Employee und Mana-ger Self-Services in SAP ERP HCM«, vor. Zum MDT können Sie sich das Zusatzkapitel »Manager’s Desktop (MDT)« kostenfrei von der Bonus-Seite zu diesem Buch herunterladen.
7.2 Reports über Personalstammdaten
In diesem Abschnitt werden wir Ihnen zeigen, wie Sie Daten auswerten. Dabei werden wir keine Daten verändern, erfassen oder löschen, sodass Sie die Übungen dieses Kapitels auch im Produktivsystem Ihres Unternehmens durchführen können – insbesondere dann, wenn in Ihrem Test- oder Übungssystem nicht genügend Daten vorhanden sind, um sinnvoll mit Aus-wertungen arbeiten zu können.
7.2.1 Erstellen einer Mitarbeiterliste
Wie Sie einen Report aufrufen, wurde bereits in Abschnitt 3.7, »Arbeiten mit Reports«, grundsätzlich beschrieben. Wir werden uns jetzt zunächst einmal ein einfaches Beispiel ansehen. Sie erreichen über den Menüpfad Personal �Informationssystem � Berichte � Personalmanagement � Administration
zahlreiche Gruppen von Auswertungen. Die wichtigsten davon sind im Menüpunkt Mitarbeiter enthalten. Öffnen Sie diesen, und starten Sie z. B. den Report Mitarbeiterliste. Sie erhalten daraufhin ein Selektionsbild (siehe Abbildung 7.1).
Das Selektionsbild besteht – wie bei den meisten anderen Reports auch – aus einem Standardteil und einem reportspezifischen Teil. Während das soge-nannte Standardselektionsbild in Abbildung 7.1 die beiden oberen Feldgrup-pen (Zeitraum und Selektion) und die darüberliegenden Buttons umfasst, beinhalten die beiden unteren Kästen (Reportspezifische Selektionen und Listenaufbereitung) Selektionsoptionen, die speziell auf diesen Report zugeschnitten sind.
Performance
Achten Sie beim Auswerten im Produktivsystem stets darauf, keine allzu großen Listen (maximal 500 Einträge) zu erzeugen, da dies das System stark beansprucht und erhebliche Wartezeiten für andere Benutzer hervorrufen kann.
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Abbildung 7.1 Selektionsbild der Mitarbeiterliste
Bevor wir Ihnen im nächsten Abschnitt die Nutzung des Standardselektions-bildes systematisch erklären, sollten Sie ein wenig mit der Auswertung expe-rimentieren. Nutzen Sie dazu die allgemeinen Hinweise aus Abschnitt 3.7, »Arbeiten mit Reports«, und folgen Sie zum Einstieg den Beispielauswertun-gen, die wir Ihnen nun vorstellen werden und die sich auf die soeben erwähnte Mitarbeiterliste beziehen.
Standardselektionsbild
Das Standardselektionsbild der Personaladministration kann von Report zu Report leicht abweichen oder über das Customizing an die Unternehmensspezifika ange-passt sein. Der grundsätzliche Aufbau ist allerdings immer gleich.
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Ergebnisliste einschränken
Schränken Sie zunächst die Liste mithilfe der reportspezifischen Selektionen anhand des Nachnamens und des Geschlechts ein. Abbildung 7.2 zeigt eine Selektion, bei der alle Frauen mit dem Nachnamen »Müller« ausgegeben werden sollen.
Abbildung 7.2 Alle Frauen namens »Müller« selektieren
Abbildung 7.3 zeigt einen Ausschnitt einer daraus resultierenden Liste. Wenn Ihre Ausgabeliste leer oder zu groß ist, wählen Sie einfach eine andere Selektion.
Abbildung 7.3 Ausschnitt aus der Ergebnisliste aller Frauen namens »Müller«
Layout bearbeiten
Diese Ergebnisliste können Sie bezüglich des Layouts und der angezeigten Informationen nach Bedarf verändern. Mithilfe des Icons für Layout
ändern können Sie z. B. eine zusätzliche Spalte einfügen, die die Stammkos-tenstelle der ausgegebenen Mitarbeiter enthält. Markieren Sie dafür im rech-ten Bereich Spaltenvorrat die Spalte, die Sie hinzufügen möchten und fügen Sie diese mit einem Klick auf den Button in den linken Bereich Angezeigte Spalten ein. Gehen Sie dazu vor, wie in Abbildung 7.4 darge-stellt. Das Ergebnis sollte dann so aussehen wie in Abbildung 7.5.
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Abbildung 7.4 Einfügen einer weiteren Spalte in die Ergebnisliste
Abbildung 7.5 Ergebnisliste, erweitert um die Spalte »Kostenstelle«
Weitere Einschränkungen im Teilbild »Selektion«
Probieren Sie nun die weiteren Möglichkeiten des Selektionsbildes aus. Ver-lassen Sie dazu die Ergebnisliste (z. B. mit der Funktionstaste (F3)), und gehen Sie zurück in das Selektionsbild. Lassen Sie die bisher ausgefüllten Selektionsfelder unverändert, und schränken Sie im Teilbild Selektion die auszugebenden Personen weiter ein.
Das Beispiel in Abbildung 7.6 beschränkt die Ausgabe auf einen bestimmten Personalbereich. Außerdem gilt die vom System standardmäßig vorgeschla-gene Einschränkung auf aktive Mitarbeiter weiterhin.
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Abbildung 7.6 Selektion über den Personalbereich
Abbildung 7.7 zeigt, dass die Ergebnisliste durch diese Einschränkung weiter reduziert wurde.
Abbildung 7.7 Reduzierte Ergebnisliste nach Einschränkung
Auswahl des Zeitraums
Bisher hatten Sie Ihre Auswertung auf den zum Zeitpunkt Ihrer Eingabe aktuellen Stichtag beschränkt, da heute vom System standardmäßig als Zeit-raum vorgeschlagen wird. Wollen Sie alle Daten im System sehen, die zu irgendeinem Zeitpunkt den im Selektionsbild weiter unten angegebenen Selektionskriterien entsprechen, wählen Sie anderer Zeitraum aus und las-sen die weiteren Eingabefelder für Zeiträume leer (siehe Abbildung 7.8). Damit sind dann weder der Datenauswahlzeitraum noch der Personen-
auswahlzeitraum eingeschränkt.
Abbildung 7.8 Uneingeschränkte Zeitraumauswahl
Selektion über ein anderes Feld einschränken
Es ist möglich, dass es in Ihrem Unternehmen nur einen einzigen relevanten Perso-nalbereich gibt. Schränken Sie Ihre Selektion in diesem Fall über ein anderes Feld, z. B. den Personalteilbereich, ein.
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In unserem Beispiel enthält die Ergebnisliste nun eine weitere Mitarbeiterin (siehe Abbildung 7.9). Das heißt, dass diese Mitarbeiterin zwar am Auswahl-tag nicht im Personalbereich 100 aktiv ist, es aber zu irgendeinem anderen Zeitpunkt war oder sein wird.
Abbildung 7.9 Umfangreichere Ergebnisliste bei erweitertem Zeitraum
Experimentieren Sie insbesondere mit den Möglichkeiten der Zeitraum-selektion, um sich damit vertraut zu machen. Wie schon in Kapitel 5, »Perso-naladministration«, beschrieben, ist der Zeitbezug von Daten (Zeitbindung) ein sehr wichtiges Konzept.
7.2.2 Standardselektionsbild
Das Standardselektionsbild wird von Reports überwiegend aus den folgen-den Bereichen genutzt:
� Personaladministration (Stammdaten)
� Entgeltabrechnung
� Zeitwirtschaft
� betriebliche Altersversorgung
Dies gilt sowohl für Standardreports als auch für einen Großteil der unter-nehmensspezifisch programmierten Reports.
Zeitraumselektionsänderung führt nicht zu einer geänderten Ergebnisliste
Wenn Ihr Unternehmen gerade erst mit dem Einsatz von HCM begonnen hat, gibt es möglicherweise noch keine (umfassende) Historie in den Personalstammdaten. Das kann dann bedeuten, dass Ihre Änderungen an der Zeitraumselektion nicht gleichzeitig zu einer geänderten Ergebnisliste führen.
Logische Datenbank
Das einheitliche Selektionsbild entsteht dadurch, dass alle diese Reports die glei-che logische Datenbank benutzen. Die logische Datenbank ist ein Programm, das die Daten aus den Infotypen zur Auswertung bereitstellt. In diesem Fall ist es die logische Datenbank PNP oder bei den Reports seit Release SAP R/3 4.7 die logi-sche Datenbank PNPCE. Diese beiden Datenbanken bereiten alle Stammdaten zur Person auf, während z. B. die logische Datenbank PCH die Objekte aus dem Orga-nisationsmanagement bereitstellt.
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Reports in der Personalplanung und -entwicklung, im Veranstaltungs- und Reisemanagement sowie in der Bewerberverwaltung haben in der Regel ein davon abweichendes Selektionsbild. Unabhängig davon ist ein Selektions-bild stets in diese drei Bereiche aufgeteilt (siehe Abbildung 7.10):
� ButtonleisteDie Buttonleiste enthält maximal vier Buttons, mit denen die Selektion oder die Sortierung beeinflusst werden kann.
� ZeitraumselektionDie Zeitraumselektion legt fest, aus welchem Zeitraum die auszuwerten-den Personen und Daten stammen sollen.
� PersonenselektionDie Personenselektion legt nach einer Vielzahl von möglichen Kriterien fest, welche Personen für die Auswertung berücksichtigt werden.
Abbildung 7.10 Aufbau des Standardselektionsbildes
Alle drei Bereiche können von Report zu Report etwas anders aussehen, abhängig vom jeweiligen Customizing in Ihrem System. Wir betrachten nun die drei Bereiche nacheinander am Beispiel der bereits vorgestellten Mitar-beiterliste. Der Einfachheit halber beginnen wir mit der Personenselektion.
Personenselektion
Die Personenselektion (siehe Abbildung 7.6) enthält in der Regel mehrere Kriterien, mit deren Hilfe die Auswahl derjenigen Mitarbeiter bzw. ihrer Personalnummern erfolgt, die anschließend in der Ergebnisliste ausgegeben werden sollen. Die einfachste Möglichkeit, eine einzelne Person in die Aus-wertung aufzunehmen, besteht darin, diese im Feld Personalnummer ein-zugeben oder über die (F4)-Hilfe dieses Feldes auszuwählen.
Buttonleiste
Zeitraumselektion
Personenselektion
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In der Regel werden Sie jedoch für das Erzeugen einer Liste nicht über das Personalnummernfeld selektieren. Wenn Sie z. B. eine Liste aller derzeit lei-tenden, aktiven Angestellten des Personalbereichs 1000 erstellen möchten, gehen Sie wie folgt vor (wenn Sie nicht mit einem IDES-System arbeiten, wählen Sie gegebenenfalls andere Bereiche aus, zu denen in Ihrem System Daten vorhanden sind):
1. Rufen Sie den Report Mitarbeiterliste auf.
2. Tragen Sie den Personalbereich, z. B. 1000, in das Feld Personalbereich ein.
3. Tragen Sie den Mitarbeiterkreis DT (Leitende Angestellte) im Feld Mitar-
beiterkreis ein.
4. Belassen Sie den Wert 0 mit der Selektionsoption (ungleich) im Feld Status Beschäftigung wie vorgeschlagen. Dieser Vorschlagswert wird in vielen Standardreports geliefert, um ausgetretene Mitarbeiter aus der Selektion auszuschließen. Die Personenselektion sieht nun aus, wie in Abbildung 7.11 dargestellt.
5. Starten Sie den Report. Sie erhalten anschließend das gewünschte Ergebnis.
Abbildung 7.11 Selektion über Status, Personalbereich und Mitarbeiterkreis
Selektionsoptionen aktivieren
Mit den Selektionsoptionen bestimmen Sie, ob die selektierten Werte gleich, ungleich, größer oder kleiner sind als die in den Selektionsfeldern eingetragenen Werte (siehe auch Abschnitt 3.7, »Arbeiten mit Reports«). Sie können sie auf meh-reren Wegen aktivieren:
� Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das entsprechende Selektionsfeld, und wählen Sie Option.
� Positionieren Sie den Cursor in dem entsprechenden Selektionsfeld, und drü-cken Sie die Taste (F2).
� Positionieren Sie den Cursor in dem entsprechenden Selektionsfeld, und wählen Sie den Menüpfad Bearbeiten � Selektionsoptionen.
� Klicken Sie das Icon an, und tragen Sie die Selektionswerte in die entspre-chende Registerkarte ein.
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Nehmen wir einmal an, Sie möchten die Liste der Mitarbeiter einer bestimmten Kostenstelle erzeugen. Sie stellen fest, dass die Kostenstelle in der in Abbildung 7.11 gezeigten Maske nicht als Selektionsfeld zur Verfü-gung steht. In einem solchen Fall können Sie den Button weitere Selektio-
nen verwenden. Es öffnet sich daraufhin ein Fenster, in dem Ihnen eine grö-ßere Auswahl an Selektionsfeldern, die Sie je nach Bedarf hinzufügen können, angeboten wird (siehe Abbildung 7.12).
Abbildung 7.12 Auswahl der Kostenstelle – zusätzliches Selektionsfeld
Markieren Sie nun auf der linken Seite das Feld Kostenstelle, und überneh-men Sie dieses mithilfe des Icons nach rechts in die Liste der Selektions-felder. Nachdem Sie das Fenster mit Weiter oder (¢) verlassen haben, steht Ihnen die Kostenstelle als Selektionsfeld zur Verfügung.
Wenn Sie in dem Fenster, das Abbildung 7.12 zeigt, das Icon anklicken, werden alle Felder zu Selektionsfeldern. Dadurch gelangen Sie zur maxima-len Auswahl. Wie der Bildbereich für die Personenselektion dann aussieht, sehen Sie in Abbildung 7.13. Es stehen Ihnen dann die wesentlichen Felder der Infotypen 0000 (Maßnahmen) und 0001 (Organisatorische Zuordnung) zur Verfügung. Diese Darstellung ist allerdings recht unübersichtlich, sodass Sie sich eher auf die tatsächlich benötigten Felder beschränken sollten.
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Abbildung 7.13 Maximale Ausprägung der Personenselektion
Spezielle Felder in der Personenselektion
Nur in Spezialfällen wird die in Abbildung 7.14 vorgestellte Variante verwen-det. Die Felder Personen-ID, Gruppierungsgrund und Gruppierungswert
sind aber nur in den seltensten Fällen, etwa bei der speziellen Funktion der Auslandsentsendung, relevant und werden daher hier nicht weiter erläutert.
Buttons »Weitere Selektionen« und »Selektionen aus«
Sind alle Selektionsfelder aktiv, verschwindet der Button Weitere Selektionen, und stattdessen erscheint der Button Selektionen aus. Mithilfe beider Buttons können Sie Selektionsfelder auch wieder entfernen – analog zum Hinzufügen von Selekti-onsfeldern.
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Abbildung 7.14 Erweitertes Selektionsbild (zur Selektion von globalen Mitarbeitern und Mehrfachbeschäftigung)
Zeitraumselektion
Die Zeitraumselektion wartet mit einer Besonderheit auf: der Unterscheidung zwischen Datenauswahlzeitraum und Personenauswahlzeitraum (siehe Abbildung 7.15), die sich immer wieder als große Fehlerquelle erweist.
Abbildung 7.15 Daten- vs. Personenauswahlzeitraum
Viele Anwender haben sich nie mit diesem Unterschied beschäftigt und erhalten daher auch noch nach mehreren Jahren HCM-Erfahrung unerwar-tete Selektionsergebnisse, weil ihnen die grundlegende Logik des Systems nicht bekannt ist. Das soll Ihnen nicht passieren.
Bitte beachten Sie daher die beiden folgenden Definitionen, die wir unmit-telbar danach an einem praxisnahen Beispiel erläutern:
� DatenauswahlzeitraumDer Datenauswahlzeitraum bestimmt, welche Daten zu den selektierten Personen gelesen werden.
Erweitertes Selektionsbild
Das erweiterte Selektionsbild wird dann verwendet, wenn die neue logische Datenbank PNPCE als Grundlage für die Programmierung eingesetzt wird. Sie ist die Nachfolgerin der bisher genutzten logischen Datenbank PNP. Als Anwender wird Sie diese Umstellung kaum betreffen. Sie erkennen sie in erster Linie an der veränderten optischen Gestaltung des Selektionsbildes.
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� PersonenauswahlzeitraumDer Personenauswahlzeitraum bestimmt, welche Personen in die Auswer-tung aufgenommen werden sollen. Es werden genau die Personen selek-tiert, die innerhalb des Personenauswahlzeitraums die in der Personen-selektion festgelegten Selektionskriterien erfüllen.
Bei einfachen Auswertungen wie der Mitarbeiterliste ist diese Unterscheidung in der Regel weniger wichtig. Stellen Sie sich aber folgende Anforderung vor.
Sie fragen sich nun vielleicht, wie Sie bei Benutzung der Radio-Buttons im Bereich Zeitraum (siehe Abbildung 7.16) die beiden Zeiträume eingeben und selektieren können. Diese Buttons arbeiten mit einer vereinfachten Zeit-raumselektion. Sie setzen damit Datenauswahlzeitraum und Personenaus-wahlzeitraum automatisch gleich. Sollen die beiden unterschiedlich sein, müssen Sie anderer Zeitraum auswählen und können anschließend die bei-den Zeiträume manuell eingeben.
Abbildung 7.16 Einfache Zeitraumauswahl
Da in vielen einfachen Listen, wie bereits erläutert, eine Unterscheidung nicht erforderlich bzw. sinnvoll ist, bietet sich die Nutzung der Vereinfa-chungsoption in vielen Fällen an.
Unterschied zwischen Personen- und Datenselektion
Sie wollen für alle leitenden Angestellten die Einmalzahlungen des laufenden Jah-res ermitteln. Dabei interessieren Sie aber nur genau die Mitarbeiter, die zum Jah-resende leitende Angestellte und zudem noch aktiv sind: Ihre Mitarbeiterselektion erfolgt also stichtagsgenau zum 31.12. So nehmen Sie auch diejenigen Mitarbeiter in die Liste auf, die erst im Laufe des Jahres zu leitenden Angestellten wurden – nicht aber diejenigen, die vor dem Jahresende ausgeschieden sind.
Nun soll die Liste aber für alle diese Mitarbeiter die Einmalbezüge des gesamten Jah-res enthalten, nicht nur diejenigen, die stichtagsgenau am 31.12. gezahlt wurden. In diesem Fall benötigen Sie tatsächlich zwei unterschiedliche Selektionszeiträume:
� 31.12. als Personenselektion
� 01.01. bis 31.12. als Datenselektion
Bitte machen Sie sich daher bei Auswertungen diesen Unterschied bewusst. Vor allem bei der Arbeit mit Querys (siehe Abschnitt 7.3, »Querys über Personal-stammdaten«) ist er sehr oft relevant.
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Varianten der Zeitraumauswahl
Für bestimmte Reports ergeben manche Optionen zur Zeitraumauswahl kei-nen Sinn und werden deshalb gar nicht erst angeboten. Daher erscheinen – abhängig vom Customizing – oft unterschiedliche Varianten der Zeitraum-selektion. Einige davon werden wir hier ansprechen.
Viele Auswertungen beziehen sich grundsätzlich auf Abrechnungsperioden. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn Daten aus der Entgeltabrechnung oder der Zeitwirtschaft ausgewertet werden sollen. In diesen Fällen ist es oft sinnvoll, als Auswahlzeitraum grundsätzlich eine ganze Abrechnungsperiode zu wählen. Das Selektionsbild (siehe Abbildung 7.17) erlaubt dann die Aus-wahl einer beliebigen Abrechnungsperiode (z. B. »01-2014« für Januar 2014, sofern die Abrechnung monatlich erfolgt). Als Vereinfachungsoption können Sie auch die aktuelle Periode auswählen. Sowohl die Frage, welche Periode nun gerade aktuell ist, als auch die Periodizität der Abrechnung an sich hän-gen vom Abrechnungskreis ab (z. B. gibt es noch Unternehmen, bei denen gewerbliche Mitarbeiter wöchentlich, Angestellte dagegen monatlich abge-rechnet werden). Daher ist das Feld Abrechnungskreis ein Muss-Feld und zur Identifizierung des auszuwertenden Zeitraums unbedingt erforderlich.
Abbildung 7.17 Zeitraumauswahl nach Abrechnungsperiode
In einigen Reports ist beides möglich: sowohl die Selektion nach Abrech-nungsperiode als auch die bereits definierte Zeitraumselektion. Bei aktiver Selektion über einen freien Zeitraum können Sie dann durch einen Klick auf den Button Abrechnungsperiode auf die Selektion über Abrechnungsperio-den umstellen. Über den Button Abrechnungszeitraum wählen Sie die umgekehrte Richtung.
Neben der Selektion über Abrechnungsperioden ist die Stichtagsselektioneine wichtige Variante, die Sie bei Ihrer Arbeit mit dem System wählen kön-nen. Wie in Abbildung 7.18 dargestellt, können Sie hier als Zeitraum nur
Nähere Informationen zum Abrechnungskreis
Das Konzept des Abrechnungskreises wird in Abschnitt 9.5.2, »Abrechnungsver-waltungssatz«, erläutert.
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einen einzigen Tag auswählen: entweder den heutigen Tag oder einen belie-bigen anderen Stichtag.
Abbildung 7.18 Selektion ausschließlich über einen Stichtag
Abbildung 7.19 stellt das Selektionsbild auf Basis der logischen Datenbank PNPCE für die Zeitraumselektion dar. Die Radio-Buttons (siehe Abbildung 7.16) wurden durch das Auswahlfeld Auswertungszeitraum ersetzt. Wenn Sie in diesem Auswahlfeld die Option Anderer Zeitraum wählen, wie in Abbildung 7.19 dargestellt, werden automatisch weitere Felder zur Angabe des Zeitraums eingeblendet. Wählen Sie z. B. die Option alles oder Aktuel-
ler Monat, sind diese Eingabefelder ausgeblendet.
Abbildung 7.19 Neues Selektionsbild für die Zeitraumauswahl
Buttonleiste
Die Buttonleiste (siehe Abbildung 7.20) ist ein wichtiges Element, um die Möglichkeiten des Selektionsbildes voll nutzen zu können. Der Button wei-
tere Selektionen wurde bereits beschrieben, die Funktionen der anderen Buttons werden wir Ihnen im Folgenden näher erläutern.
Abbildung 7.20 Buttonleiste mit allen vier Buttons
Hinter dem Button verbergen sich weitere Selektionsmög-lichkeiten wie z. B. Personalnummern mit Reisedaten oder die Bewerber-nummer des Mitarbeiters. Diese Suchhilfen werden oft auch als Matchcodes
Fehlende Buttons einblenden
Bei vielen Reports sind ein oder mehrere dieser Buttons grundsätzlich ausgeblen-det. Sollten Sie diese dennoch benötigen, wenden Sie sich an Ihren Systembe-treuer. In den meisten Fällen lassen sich die fehlenden Buttons sehr einfach ein-blenden.
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bezeichnet. Prüfen Sie die hier verfügbaren Möglichkeiten, wenn die übri-gen Selektionsfelder nicht ausreichen.
Die meisten Auswertungen sortieren die Ergebnisliste aufsteigend nach der Personalnummer. Wenn Sie eine andere Sortierung wünschen, können Sie diese über den Button vorgeben. Gegenüber der nachträg-lichen Sortierung der fertigen Ergebnisliste mithilfe des Icons hat diese Methode insbesondere den Vorteil, dass die Sortierung einfach über die Selektionsvariante abgespeichert werden kann (siehe auch Abschnitt 3.7, »Arbeiten mit Reports«).
Der am häufigsten genutzte Button dient der Selektion über die Organisationsstruktur, wie sie im Organisationsmanagement (siehe Kapitel 10, »Organisationsmanagement«) abgebildet ist. Ein Klick auf diesen Button öffnet ein Auswahlfenster mit der Organisationsstruktur Ihres Unter-nehmens (siehe Abbildung 7.21).
Abbildung 7.21 Selektion über das Organigramm
Durch Anklicken des Icons können Sie die einzelnen Zeilen aufklappen und so diejenigen Elemente der Struktur finden, die Sie auswählen möchten. Zum Auswählen einer ganzen Organisationseinheit klicken Sie auf dasIcon , sodass darin ein Häkchen erscheint. In Ihrer Liste werden später alle Mitarbeiter berücksichtigt, die direkt – d. h. nicht über eine Untereinheit – den so ausgewählten Organisationseinheiten zugeordnet sind.
Wenn Sie aber eine Organisationseinheit inklusive aller dazugehörenden untergeordneten Einheiten selektieren wollen, wählen Sie zunächst die gewünschte übergeordnete Organisationseinheit aus und klicken dann auf das Icon im unteren Bereich des Fensters. Daraufhin werden automatisch
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alle untergeordneten Organisationseinheiten ausgewählt. Abbildung 7.21zeigt dies am Beispiel der Organisationseinheit iProCon Model Company. Durch dieses Vorgehen wurde die untergeordnete Organisationseinheit durcheinen Klick mit ausgewählt.
Bei Reports, die das neue Selektionsbild (siehe Abbildung 7.19) benutzen, steht Ihnen jedoch die soeben beschriebene Buttonleiste nicht zur Verfü-gung. Die entsprechenden Funktionen verbergen sich in diesem Fall hinter optisch unterschiedlichen Buttons, die sich oberhalb des eigentlichen Selek-tionsbildes befinden. Sie können sie neben dem bekannten Button zum Aus-
führen des Reports sehen. Abbildung 7.22 zeigt diese neue Buttonleiste, die Sie anstelle der oben beschriebenen verwenden können. Die Buttons bzw. Icons stehen für folgende Funktionen:
� – Ausführen
� – Sortierung
� – Programmdokumenation
� – (Weitere) Selektionsfelder
� – Freie Abgrenzungen
� – Organisationsstruktur
� – Suchhilfe
Abbildung 7.22 Neue Darstellung der Buttonleiste
Selektion über die Feldgruppe »Freie Abgrenzungen«
Zusätzlich zu den vielen bereits besprochenen Möglichkeiten zur Selektion der auszuwertenden Personen gibt es noch eine weitere Möglichkeit. Bei vie-len Reports steht Ihnen neben dem Ausführen-Button auch das Icon zur Verfügung. Darüber können Sie mithilfe der Ansicht Freie Abgrenzungen
weitere Einschränkungen vornehmen.
Die Feldgruppe Freie Abgrenzungen enthält ausgewählte Felder aus ver-schiedenen Infotypen. Abbildung 7.23 zeigt ein Beispiel, in dem in der lin-ken Bildhälfte Felder aus den Infotypen 0005 (Urlaubsanspruch, alt), 0006 (Anschriften) und 0007 (Sollarbeitszeit) zur Auswahl bereitstehen. Einige der Felder sind bereits ausgewählt und können in der rechten Bildhälfte als Selektionsfelder genutzt werden.
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Abbildung 7.23 Weitere Selektionen mithilfe von »Freie Abgrenzungen«
Wenn Sie das Icon vor dem jeweiligen Infotyp anklicken, erscheinen die entsprechenden Felder zur Auswahl. Um Felder in Selektionsfelder umzu-wandeln, haben Sie zwei Möglichkeiten:
� Doppelklicken Sie auf das jeweilige Feld.
� Markieren Sie ein oder mehrere Felder, und nutzen Sie den Button .
Die nun definierten Selektionsfelder sind grün hinterlegt und können in der rechten Bildhälfte gefüllt werden (siehe Abbildung 7.23).
7.2.3 Arbeiten mit der Ergebnisliste
Nachdem Sie die Auswertung gestartet haben und die Ergebnisliste angezeigt wird, haben Sie bei den meisten Reports zahlreiche Möglichkeiten, diese Ergebnisse weiterzubearbeiten.
Alle Selektionskriterien müssen erfüllt sein
Beachten Sie, dass die verschiedenen Selektionskriterien immer alle zugleich erfüllt sein müssen. Wenn Sie also über die entsprechenden Buttons bzw. Icons einen Teil der Organisationsstruktur bestimmen, einige freie Abgrenzungen und zusätzlich auf dem Selektionsbild noch Einschränkungen zum Personalbereich und zum Mit-arbeiterkreis vornehmen, werden nur diejenigen Mitarbeiter im Ergebnis berück-sichtigt, auf die alle diese Selektionen zutreffen.
Die Mitarbeiter durchlaufen also gewissermaßen mehrere Filter – bis nur noch die-jenigen erscheinen, die alle Kriterien erfüllen.
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Layout und Spaltenauswahl
Viele der Funktionen zur Beeinflussung des Layouts und der Spaltenauswahlerreichen Sie über das Icon . Diese Möglichkeiten wurden bereits in Abschnitt 3.7, »Arbeiten mit Reports«, beschrieben.
Wichtig im Zusammenhang mit dem Layout ist auch die Möglichkeit, dieses abzuspeichern und später wiederzuverwenden. Nutzen Sie das Icon , um das aktuelle Layout abzuspeichern, und das Icon , um ein abgespeichertes Layout anzuwenden. Dabei können Sie ein Layout sowohl für den eigenen Gebrauch als auch für die Verwendung durch andere Anwender speichern:
� BenutzerspezifischSie können das Feld Benutzerspezifisch in dem entsprechenden Dialog-fenster (siehe Abbildung 7.24) verwenden.
� Nicht benutzerspezifischIst das Layout nicht benutzerspezifisch, müssen Sie vor den Namen einen Schrägstrich (»/«) setzen. Im Feld Bezeichnung können Sie zudem eine freie Kurzbeschreibung des Layouts erfassen.
Abbildung 7.24 Sichern des Layouts
Für jeden Report können Sie genau ein Layout als Voreinstellung kenn-zeichnen. Dieses wird dann automatisch angewandt, wenn der Report gestartet und kein anderes Layout ausgewählt wurde.
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Download
Eine wesentliche Funktion zur Weiterverwendung der Ergebnisliste ist der Download, also der Transfer der Daten auf Ihren PC oder in einen bestimm-ten Ordner innerhalb Ihres Netzwerks. Es gibt mehrere Möglichkeiten zum Download, von denen wir Ihnen hier die wichtigsten vorstellen:
� Microsoft-Excel-TabelleSie können die Daten innerhalb des SAP-Systems als Excel-Tabelle darstel-len. Dies erreichen Sie über das Icon . Um die Excel-Datei auch außer-halb des SAP-Systems abzuspeichern, nutzen Sie innerhalb (!) der Excel-Darstellung den Pfad Office � Speichern unter.
� Microsoft-Word-SerienbriefDie Werte Ihrer Ergebnisliste können Sie auch verwenden, um einen Serienbrief in Microsoft Word zu erstellen. Dies erreichen Sie über das Icon .
� Zwischenablage oder andere FormateMithilfe des Icons können Sie Ihre Liste in die Zwischenablage über-nehmen oder in einem der folgenden Formate speichern:
� unkonvertiert (ASCII-Textdatei)
� Text mit Tabulatoren
� Rich Text Format (RTF), (z. B. zur Weitergabe an ein Textverarbeitungs-programm)
� HTML-Format (zur Anzeige in einem Webbrowser wie z. B. dem Micro-soft Internet Explorer)
� in der Zwischenablage
� Download über MenüpfadeEinige Reports bieten die angesprochenen Buttons nicht an. Dann ist oft-mals ein Download in einem der genannten Formate über einen der bei-den folgenden Menüpfade möglich:
� System � Liste � Sichern � lokale Datei oder
� Liste � senden an � Mappe
7.2.4 Ausgewählte Standardauswertungen
Für das Themenfeld Personaladministration stehen zahlreiche Standardaus-wertungen zur Verfügung. Sie erreichen sie über den Menüpfad Personal �Informationssystem � Berichte � Personalmanagement � Administration
Reports über Personalstammdaten 7.2
213
(siehe Abbildung 7.25). Die Handhabung dieser Auswertungen erfolgt grund-sätzlich so, wie bisher in diesem Kapitel beschrieben. Die beiden folgenden Reports möchten wir Ihnen dennoch genauer vorstellen:
� den Report Geburtstagsliste als ein weiteres einfaches Beispiel zum Arbeiten mit Reports
� den Report Flexible Mitarbeiterdaten als eine spezielle Auswertung, die Sie sehr flexibel einsetzen können
Abbildung 7.25 Standardauswertungen der Personaladministration
Report »Geburtstagsliste«
Der untere Teil des Selektionsbildes enthält die Programmabgrenzungen – also die Selektionsfelder, die speziell für die Geburtstagsliste benötigt wer-den (siehe Abbildung 7.26). Diese Felder dienen insbesondere dazu, Mitar-beiter zu selektieren, die in einem bestimmten Zeitraum geboren sind. Wol-len Sie z. B. alle Mitarbeiter selektieren, die am 15. Mai geboren sind, dann geben Sie im Feld Tag und Monat des Geburtsdatum den Wert »1505« ein.
Reports und Querys in der Personaladministration7
214
Abbildung 7.26 Geburtstage im Monat Mai selektieren
In unserem dargestellten Beispiel (siehe Abbildung 7.26) selektieren wir alle Mitarbeiter, deren Geburtstag im Mai liegt. Abbildung 7.27 zeigt das Ergeb-nis. Die in der Ansicht Programmabgrenzungen verfügbaren Selektionsfel-der sind auch als Spalten in der Ergebnisliste enthalten.
Abbildung 7.27 Ausgabe der Geburtstagsliste
Report »Flexible Mitarbeiterdaten«
Dieser Report ist besonders nützlich, da Sie mit seiner Hilfe die Spalten der Ergebnisliste sehr flexibel beeinflussen können. Die Selektionsmöglichkeiten entsprechen denen des Standardselektionsbildes; das hier vorliegende Selek-tionsbild enthält jedoch zusätzlich den Button . Das Anklicken dieses Buttons öffnet die HR Feldauswahl (siehe Abbildung 7.28). Dabei sehen Sie in der linken Bildhälfte alle Felder, die Sie als Ausgabespalten auswählen können, und in der rechten Bildhälfte diejenigen, die bereits aus-gewählt sind.
Die Auswahl der Felder erfolgt dabei analog zur Auswahl von Selektionsfel-dern, wie sie Abbildung 7.12 in Abschnitt 7.2.2, »Standardselektionsbild«, zeigt. Die Reihenfolge der Spalten in der Ausgabeliste von links nach rechts entspricht der Reihenfolge der in der Liste ausgewählten Felder von oben nach unten. Diese können Sie über die Icons beeinflussen.
Querys über Personalstammdaten 7.3
215
Abbildung 7.28 Auswahl der auszugebenden Spalten
Abbildung 7.29 zeigt die entsprechende Ergebnisliste. Durch den umfangrei-chen Feldvorrat können Sie mit diesem Report sehr viele Auswertungsanfor-derungen abbilden. In vielen Fällen erspart er Ihnen so das Erstellen einer Query.
Abbildung 7.29 Ausgabeliste »Flexible Mitarbeiterdaten«
7.3 Querys über Personalstammdaten
Lernen Sie zunächst zwei Formen der Erstellung einer Query kennen, und erfahren Sie, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, um mit Querys arbeiten zu können.
Reports und Querys in der Personaladministration7
216
7.3.1 Formen der Query
Die Query ist ein Instrument, mit dem ohne Programmierkenntnisse Aus-wertungen erstellt werden können, die im Standard nicht verfügbar sind. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um Listen, die Daten zeilenweise so aus-geben, wie sie (z. B. in Infotypen) gespeichert sind. Eine komplizierte Berech-nungslogik lässt sich über die Query nicht abbilden. In HCM finden Sie zwei Formen der Query vor:
� Ad-hoc QueryDie Ad-hoc Query ist auf die Bedürfnisse der Endanwender zugeschnitten und erlaubt die schnelle und in weiten Teilen intuitive Erstellung von Aus-wertungen. Sie wird an vielen Stellen des Systems auch als InfoSet Querybezeichnet.
� SAP QueryDie SAP Query bietet noch einige wenige zusätzliche Funktionen, über die die Ad-hoc Query nicht verfügt. Das Erstellen von SAP Querys ist aller-dings deutlich komplizierter und im Allgemeinen nicht die Aufgabe von Endanwendern. Als Endanwender werden Sie in der Regel nur vorgefer-tigte SAP Querys ausführen, aber keine neuen erstellen.
Wir werden daher im Folgenden nur beschreiben, wie Sie eine Ad-hoc Query erstellen und im Dialog mit diesem Instrument arbeiten können, das Erstellen von SAP Querys sparen wir aus, erläutern jedoch – bevor wir zur Ad-hoc Query kommen – das Ausführen einer bereits vorhandenen SAP Query. Zunächst möchten wir die Voraussetzungen zusammenfassen, die erforderlich sind, um mit Querys zu arbeiten:
� InfoSetEs muss ein sogenanntes InfoSet vorhanden sein, das die Daten enthält, die Sie auswerten möchten. Ein InfoSet basiert im Wesentlichen auf einer bestimmten Menge von Infotypen und wird von Ihrem Systembetreuer angelegt.
� Query-BenutzergruppeSie müssen einer sogenannten Query-Benutzergruppe zugeordnet sein, die die Erlaubnis hat, mit dem entsprechenden InfoSet zu arbeiten. Benutzer-gruppen werden ebenfalls von Ihrem Systembetreuer oder von Ihrem Benutzeradministrator angelegt.
� AnwenderkompetenzSie müssen grundsätzlich in der Lage sein, mit Auswertungen zu arbeiten, wie es in Abschnitt 7.2, »Reports über Personalstammdaten«, beschrieben wurde.
Querys über Personalstammdaten 7.3
217
� DatenkenntnisSie müssen die Struktur und Bedeutung der Daten kennen, die Sie auswer-ten möchten. In der Personaladministration müssen Ihnen das Infotyp-konzept und die Bedeutung der auszuwertenden Infotypen bekannt sein. Da die Query ein flexibleres Instrument ist als der Report, hat dies für den hier vorliegenden Kontext eine noch viel wichtigere Bedeutung.
7.3.2 Ausführen einer Query
Auf die Query stoßen Sie an vielen Stellen des SAP-Menüs. Der allgemeine Menüpfad zur SAP Query in HCM ist folgender: Personal � Informations-
system � Reporting-Werkzeuge � SAP Query. Sie erreichen darüber das in Abbildung 7.30 dargestellte Einstiegsbild.
Abbildung 7.30 Einstiegsbild der SAP Query
Die meisten der dort verfügbaren Funktionen benötigen Sie zum Ausführen einer Query nicht. Wichtig ist zunächst der untere Bereich des Bildschirms,
Report und Query
Wenn Sie eine Query erstellt und abgespeichert haben, ist das Ergebnis ein Report, wie er in Abschnitt 7.2, »Reports über Personalstammdaten«, beschrieben wurde. Das System »programmiert« auf Basis Ihrer Vorgaben selbstständig eine Auswer-tung. Deshalb können Sie mit einer fertigen Query auf die gleiche Art und Weise arbeiten wie mit einem einfachen Report.
Reports und Querys in der Personaladministration7
218
in dem die verfügbaren Querys aufgelistet sind. Ist die von Ihnen gesuchte Query nicht in der Liste enthalten, gibt es zwei Möglichkeiten:
� Es wird die falsche Benutzergruppe angezeigtDies ist möglicherweise dann der Fall, wenn Sie mehreren Benutzergrup-pen zugeordnet sind. Sie können über das Icon diejenige Benutzer-gruppe auswählen, unter der die gesuchte Query einzuordnen ist. Fragen Sie gegebenenfalls Ihren Systembetreuer, welche Benutzergruppe dies ist.
� Sie befinden sich im falschen ArbeitsbereichGrundsätzlich stehen Ihnen der Standardbereich und der Globale
Bereich zur Verfügung. Fragen Sie auch dazu Ihren Systembetreuer, in welchem dieser beiden Bereiche Sie arbeiten. Sie können den Bereich über den Menüpfad Umfeld � Arbeitsbereiche leicht wechseln. In der Regel arbeiten die Kunden im mandantenabhängigen Standardbereich. Im globalen Bereich befinden sich Standard-InfoSets und Standard-Querys der SAP, die als Kopiervorlage genutzt werden können.
Wenn Sie die gewünschte Query gefunden haben, gehen Sie wie folgt vor:
1. Markieren Sie die gewünschte Query durch einen einfachen Klick, oder schreiben Sie den Namen der Query in das Eingabefeld Query.
2. Starten Sie die Query mit dem Ausführen-Button, der Ihnen bereits vom Umgang mit den Reports bekannt ist.
3. Nach dem Öffnen des Selektionsbildes arbeiten Sie mit der Query so wei-ter, wie Sie es auch mit einem normalen Report tun würden.
Arbeitsbereich, Benutzergruppe und Query vorbelegen
Häufig wird eine fertige Query auch wie ein normaler Report in das Menü einge-baut. Sie benutzen diese dann genau wie einen Standardreport, denn die Handha-bung dieser beiden Tools unterscheidet sich nicht.
Falls die Query nicht automatisch in das SAP-Menü eingefügt wird, können Sie anhand folgender Benutzerparameter (siehe Abschnitt 3.6.1, »Vorschlagswerte dauerhaft einrichten«) Arbeitsbereich, Benutzergruppe und Query dauerhaft vor-belegen:
� AQW = Arbeitsbereich(leer, keine Eingabe = Standardbereich, mandantenabhängig)
� AQB = Benutzergruppe (z. B. Teamleiter)
� AQQ = Query (Query-Name)
Querys über Personalstammdaten 7.3
219
7.3.3 Erstellen einer Ad-hoc Query
Auch zu einer Ad-hoc Query können Sie auf vielen verschiedenen Wegen gelangen. Zwei davon sind:
� Nutzen Sie den Button auf dem in Abbildung 7.30 gezeig-ten Einstiegsbild der SAP Query.
� Wählen Sie den Menüpfad Personal � Informationssystem � Reporting-
Werkzeuge � Ad-hoc Query.
InfoSet-Auswahl
In beiden Fällen erscheint zunächst das Dialogfenster zur InfoSet-Auswahl
(siehe Abbildung 7.31). Sie müssen nun wissen, in welchem InfoSet die Daten zusammengefasst sind, die Sie auswerten möchten. Wenn das gesuchte InfoSet nicht in der angezeigten Liste enthalten ist, kann dies wie-derum an der falschen Benutzergruppe oder am falschen Arbeitsbereich lie-gen. In den beiden Auswahlfeldern im unteren Bereich des Fensters können Sie die Angaben entsprechend korrigieren. Haben Sie das richtige InfoSet gefunden, markieren Sie die entsprechende Zeile mithilfe der Maus und bestätigen anschließend. Erst dann erreichen Sie die Hauptmaske der Ad-hoc Query.
Abbildung 7.31 Auswahl eines InfoSets für die Ad-hoc Query
Reports und Querys in der Personaladministration7
220
Bildschirmaufbau der Ad-hoc Query
Der Bildschirm zum Erstellen einer Ad-hoc Query ist in drei große Bereiche unterteilt (siehe Abbildung 7.32):
� Feldauswahl, über die die Selektionsfelder und die auszugebenden Felder bestimmt werden
� Selektionsbereich, der wiederum in vier Bereiche unterteilt ist
� Ausgabevorschau, über die man schon vor dem Start der Query das Lay-out betrachten und verändern kann
Abbildung 7.32 Aufbau des Bildschirms der Ad-hoc Query
Außerdem gibt es oben links noch eine kleine Buttonleiste, deren wichtigste Elemente in diesem Abschnitt erklärt werden. Im Folgenden lernen Sie alle Bildbereiche anhand eines Beispiels kennen.
Feldauswahl
In diesem Bereich stehen alle Felder des InfoSets zur Verfügung. Sie sind in der Regel, wie auch im Beispiel in Abbildung 7.33 gezeigt, nach Infotypen geordnet. Da auch ein anderes Ordnungskriterium verwendet werden kann, werden die Ordnungsgruppen hier neutral als Feldgruppe bezeichnet.
Ausgabevorschau
Feldauswahl
Auswertungszeitraum
Auswertungsmenge
Selektionsfelder
Buttonleiste
Treffermenge
Bildbereiche einblenden
Wenn Ihnen die Bildbereiche Auswertungsmenge und Treffermenge nicht so ange-zeigt werden wie in Abbildung 7.32, können Sie diese über den Menüpfad Zusätze �Objektselektion einschalten zuschalten.
Querys über Personalstammdaten 7.3
221
Abbildung 7.33 Auswahl von Selektions- und Ausgabefeldern
Um eine Feldgruppe zu öffnen und die darin enthaltenen Felder zu sehen, klicken Sie einfach auf das Icon . Damit haben Sie die Möglichkeit, jedes Feld als Selektionsfeld und/oder als Ausgabefeld zu kennzeichnen. In dem dargestellten Beispiel wird Anzahl Kinder als Selektionsfeld verwendet, während Geburtsdatum und Geburtsort in der Ergebnisliste ausgegeben werden. Die Zahlen hinter der Feldgruppe Organisatorische Zuordnung
zeigen außerdem, dass aus dem Infotyp 0001 noch zwei Felder zur Selektion genutzt werden und ein Feld ausgegeben wird. Sie erkennen dies unmittel-bar im Selektionsbereich (siehe Abbildung 7.36) und in der Ausgabevor-schau (siehe Abbildung 7.38).
Wählen Sie nun für Ihr Beispiel auch einige Selektions- und Ausgabefelder aus, und beobachten Sie dabei die Auswirkung in den anderen Bildbereichen.
Reports und Querys in der Personaladministration7
222
Damit ist der wesentliche Teil der Arbeit schon getan. Nun arbeiten Sie im Prinzip genau so weiter wie bei einem normalen Report. Stellen Sie zunächst den gewünschten Auswertungszeitraum ein (siehe Abbildung 7.34). Dies funktioniert analog zu dem in Abbildung 7.19 gezeigten neuen Selektions-bild zum Report.
Abbildung 7.34 Stichtag für Auswertungszeitraum auswählen
Die Grundmenge, über die ausgewertet wird, wird als Auswertungsmengebezeichnet. Sie kann in dem in Abbildung 7.35 gezeigten Bildbereich Aus-
wertungsmenge eingeschränkt werden. Dies erfolgt in der Regel entweder auf Basis der Organisationsstruktur oder durch die Treffermenge der voran-gegangenen Selektion. Im hier dargestellten Beispiel erfolgt keine Einschrän-kung. Übernehmen Sie diese Einstellung für das Erstellen Ihrer ersten Aus-gabeliste. Danach können Sie dann ein wenig mit der Auswertungsmenge experimentieren.
Abbildung 7.35 Nicht eingeschränkte Auswertungsmenge
Query mit Namen ausgeben
Wenn Sie in einer Query den Namen eines Mitarbeiters ausgeben wollen, müssen Sie ihn nicht aus den einzelnen Feldern des Infotyps 0002 zusammensetzen. Im Infotyp 0001 stehen Ihnen zwei fertig aufbereitete Felder zur Verfügung:
� Das Feld Aufbereiteter Name des Mitarbeiters enthält alle Bestandteile der kor-rekten Anrede: Vorname, Nachname und etwaige Titel etc.
� Das Feld Name des Mitarbeiters (sortierfähig) bereitet den Namen so auf, dass nach diesem Feld alphabetisch sortiert werden kann.
Personenauswahlzeitraum entspricht Datenauswahlzeitraum
Wenn Sie die Ad-hoc Query in der hier gezeigten Art und Weise nutzen, gilt immer: Der Personenauswahlzeitraum entspricht dem Datenauswahlzeitraum.
Querys über Personalstammdaten 7.3
223
Die im ersten Schritt ausgewählten Selektionsfelder stehen Ihnen nun, wie in Abbildung 7.36 dargestellt, zur Einschränkung Ihrer Ausgabeliste zur Ver-fügung. In unserem Beispiel verwenden wir lediglich Anzahl Kinder zur Selektion, d. h., es sollen alle Personen ausgegeben werden, die mindestens ein Kind haben. Die Bedingung »mindestens« können Sie über die Spalte Option erfassen. Klicken Sie dazu in der entsprechenden Zeile in diese Spalte. Dann können Sie eine Selektionsoption auswählen, wie Sie es von einfachen Reports bereits kennen.
Abbildung 7.36 Selektion nach drei Feldern
Bevor Sie sich die Liste anzeigen lassen, können Sie zunächst einmal feststel-len, wie viele Personen diese enthalten wird. Dies erfolgt durch die Anzeige der Treffermenge. Klicken Sie dazu auf den in Abbildung 7.37 ganz links dar-gestellten Button. Sie sehen, dass in unserem Beispielsystem 59 Personen mit mindestens einem Kind geführt werden.
Abbildung 7.37 Gefüllte Treffermenge nach Durchführen der Selektion
Die Vorschau im unteren Bildbereich zeigt bisher noch Dummy-Daten an (siehe Abbildung 7.38). Die Darstellung soll Ihnen dabei helfen, den Aufbau der Ausgabeliste leichter nachzuvollziehen. Mithilfe des Buttons ist es allerdings auch möglich, den Vorschaubereich bereits mit den echten Daten zu füllen.
Abbildung 7.38 Vorschau der Ergebnisliste mit Dummy-Daten
Reports und Querys in der Personaladministration7
224
Um zur endgültigen Ausgabeliste zu gelangen, klicken Sie auf den Button der Buttonleiste. Die Ausgabe sieht dann ebenso aus wie die
bereits beschriebene Ausgabe eines Reports und kann auch auf die gleiche Art und Weise weiterverarbeitet werden (siehe Abschnitt 7.2.3, »Arbeiten mit der Ergebnisliste«). Arbeiten Sie erst etwas mit den hier dargestellten Bildbereichen, bevor Sie im Anschluss daran die im nächsten Abschnitt beschriebenen speziellen Funktionen nutzen.
7.3.4 Spezielle Funktionen der Ad-hoc Query
Aufgrund der Vielzahl der Spezialfunktionen der Ad-hoc Query ist es an die-ser Stelle nicht möglich, diese allumfassend zu beschreiben. Wir stellen Ihnen hier jedoch die wesentlichen Elemente vor, sodass Sie, nachdem Sie den Umgang mit diesen eingeübt haben, weitere Elemente ohne Schwierig-keiten nachvollziehen können. Nehmen Sie sich regelmäßig etwas Zeit, um neue Menüpfade, Buttons und Einträge des Kontextmenüs, das Sie mit der rechten Maustaste erreichen, zu erforschen.
Abspeichern einer fertigen Ad-hoc Query
Wenn Sie eine Ad-hoc Query erstellt haben, können Sie sie über den Menüpfad Query � Sichern/Sichern als abspeichern. Eine erstellte Query können Sie anschließend über den Button für Query öffnen der Button-leiste oder auf dem beschriebenen Weg (siehe Abschnitt 7.3.2, »Ausführen einer Query«) aufrufen.
Wert vs. Text in der Feldauswahl
Zu vielen Feldern wird im System sowohl ein Wert (Schlüssel) als auch ein Text geführt. Diese Felder erkennen Sie in der Feldauswahl an dem vorange-stellten Icon . Ein Beispiel dafür ist der Anredeschlüssel des Infotyps 0002. Hier entspricht z. B. dem Wert 1 der Text »Herr«. In der Regel ist das System so voreingestellt, dass in solchen Fällen der Wert zur Selektion her-angezogen wird – für die Ausgabe hingegen der Text. Wenn Sie mit der rech-ten Maustaste auf die Bezeichnung des Feldes in der Feldauswahl klicken, können Sie dies nach Bedarf ändern.
Einstellungen der Ad-hoc Query
Über den Menüpfad Bearbeiten � Einstellungen können Sie das Verhalten der Query und die Oberfläche gestalten. Da die Beschreibung jeder einzel-
Querys über Personalstammdaten 7.3
225
nen Option den Rahmen dieses Buches sprengen würde, verweisen wir hier Sie hauptsächlich auf die Dokumentation über die (F1)-Hilfe (siehe Kapitel 15,»Hilfefunktionen«).
Eine Option möchten wir aber dennoch hervorheben. Auf der Registerkarte Ausgabe (siehe Abbildung 7.39) haben Sie die Möglichkeit, das Standard-selektionsbild vor der Ausgabe der Ergebnisliste über das Feld Start über
Selektionsbild (siehe Abschnitt 7.2.2, »Standardselektionsbild«) aufzurufen. Auf diese Weise können Sie insbesondere einen vom Personenauswahlzeit-raum abweichenden Datenauswahlzeitraum bestimmen.
Abbildung 7.39 Einstellungen der Ad-hoc Query
Mehrstufige Selektion mit Mengenoperationen
Oft ist es nicht möglich, alle Personen, die man in einer Liste ausgeben möchte, in einem Schritt zu selektieren. Mögliche Beispiele dafür sind:
� Es ist nicht möglich, über nicht vorhandene Daten zu selektierenDas kann der Fall sein, wenn innerhalb einer bestimmten Gruppe von Personen (z. B. alle gewerblichen Mitarbeiter) diejenigen ausgewählt wer-den, für die bestimmte Daten nicht vorliegen (z. B. keine Sicherheitsbeleh-rung im Infotyp 0035).
Wenn Sie das Feld Art der Belehrung aus dem Infotyp 0035 (Belehrungen) als Selektionsfeld deklarieren und dort Ungleich »Sicherheitsbelehrung«
auswählen, werden alle Mitarbeiter ausgegeben, die irgendeine andere Belehrung haben. Nicht aber diejenigen, die gar keine Belehrung haben.
� Es ist nicht möglich, mit Oder-Bedingungen zu selektierenDas kann der Fall sein, wenn Personen selektiert werden, die entweder ein Kriterium A erfüllen oder ein Kriterium B oder beides (z. B. alle Mitar-
Reports und Querys in der Personaladministration7
226
beiter, die über 50 sind, sowie alle Mitarbeiter, die in Berlin wohnen).Wenn Sie Wohnort und Alter als Selektionsfelder deklarieren und ent-sprechend füllen, dann enthält die Ausgabeliste nur die Mitarbeiter, die beide Kriterien gleichzeitig erfüllen.
In solchen Fällen können Sie die sogenannten Mengenoperationen nutzen. Um sie zu aktivieren, wählen Sie zunächst den Menüpfad Zusätze � Mengen-
operationen einblenden.
Sie sehen nun im Selektionsbereich die Registerkarte Mengenoperationen. Klicken Sie diese an, um das in Abbildung 7.40 dargestellte Bild zu erhalten.
Abbildung 7.40 Mengenoperationen in der Ad-hoc Query
In diesem Bild haben Sie die Möglichkeit, die verschiedenen Mengen von selektierten Personen miteinander zu kombinieren. Dabei werden die Grundoperationen der Mengenlehre genutzt.
Zu Beginn jeder Operation stehen Ihnen die Objektmengen, d. h. Personen-mengen, A und B zur Verfügung. Aus diesen können Sie nun durch Auswahl
Mengenoperation einblenden
Erst wenn die Objektselektion eingeschaltet ist, lässt sich auch die Mengenopera-tion einblenden.
Querys über Personalstammdaten 7.3
227
der entsprechenden Operation und Anklicken des Buttons Operation
durchführen nicht nur die Schnittmenge, sondern auch die Vereinigungs-menge bilden oder eine der Mengen von der jeweils anderen abziehen. Das Ergebnis steht dann zunächst im Feld Ergebnismenge.
Im unteren Bereich des Bildes haben Sie jetzt die Möglichkeit, diese Ergeb-nismenge in eine andere Menge zu transferieren, dabei kann es sich um fol-gende Mengen handeln:
� eine der Objektmengen A und B, um in weiteren Schritten damit arbeiten zu können
� die Auswertungsmenge, um bei einer folgenden Auswertung die auszu-wertende Grundmenge einzuschränken
� die Treffermenge, um damit eine Liste anzuzeigen
Jetzt müssen Sie nur noch wissen, wie Sie die Auswertungsmengen A und B füllen. Dazu selektieren Sie lediglich die gewünschten Personen und nehmen sie, wie oben beschrieben, in die Treffermenge auf. Über die beiden rechten Buttons transferieren Sie anschließend die Treffermenge in die Menge A oder B.
Wir lehnen uns im Folgenden an das bereits zitierte Beispiel an und selektie-ren Mitarbeiter ohne Sicherheitsbelehrung. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
1. Selektieren Sie über den Mitarbeiterkreis alle gewerblichen Mitarbeiter.
2. Frischen Sie die Treffermenge auf, indem Sie auf den Button klicken.
3. Transferieren Sie die Treffermenge in die Objektmenge A.
4. Selektieren Sie alle Mitarbeiter, die eine Sicherheitsbelehrung erhalten haben.
5. Frischen Sie die Treffermenge auf.
6. Transferieren Sie die Treffermenge in die Objektmenge B.
7. Wählen Sie die Registerkarte Mengenoperationen aus.
8. Wählen Sie die Operation Menge A minus Menge B aus.
9. Klicken Sie auf den Button Operation durchführen.
10. Wählen Sie im unteren Bereich in Treffermenge aus.
11. Klicken Sie auf den Button Ergebnismenge übernehmen.
Die Treffermenge enthält nun genau die Personen, die Sie auswerten wollen. Sie können jetzt die gewünschte Ausgabe für diese Treffermenge erzeugen.
Reports und Querys in der Personaladministration7
228
Sehr ähnlich können Sie im zweiten Beispiel vorgehen, in dem Sie die Verei-nigungsmenge für zwei Kriterien ermitteln möchten. In diesem Fall arbeiten Sie mit der Operation Vereinigungsmenge.
7.4 Zusammenfassung
In diesem Kapitel haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie Reports ausführen. In die-sem Zusammenhang haben wir Ihnen das Selektionsbild ausführlich vorge-stellt. Sie haben dabei den Unterschied zwischen Daten- und Personenaus-wahlzeitraum kennengelernt. Sie können außerdem mit den Ergebnislisten arbeiten, z. B. das Layout anpassen. Abschließend haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie einfache Auswertungen mit dem Werkzeug der Ad-hoc Query selbst erstellen können.
7.5 Übungsaufgaben zu Kapitel 7
1. Welche Auswertungswerkzeuge bietet HCM?
2. Wie gliedert sich das Selektionsbild eines Standardreports?
3. Wie können Sie zusätzliche Selektionsfelder auf dem Standardselektions-bild einblenden?
4. Welche weiteren Möglichkeiten haben Sie, die Menge der selektierten Personen einzuschränken?
5. Wie gehen Sie vor, wenn Sie über das Standardselektionsbild Daten der aktuellen Woche auswählen wollen?
6. Welche Möglichkeiten haben Sie, die Ergebnisliste eines Reports zu sor-tieren?
7. Was ist die Besonderheit der Auswertung Flexible Mitarbeiterdaten?
8. Was ist in HR der Unterschied zwischen einer Ad-hoc Query und einer InfoSet Query?
Literaturhinweis
Wenn Sie intensiv mit Querys arbeiten, empfehlen wir Ihnen das Buch HR-Repor-ting mit SAP (2013), das ebenfalls bei SAP PRESS erschienen ist. Sie lernen darin u. a. das Erweitern von InfoSets, das Erweitern von Querys um lokale Zusatzfelder und das Erstellen von mehrzeiligen bzw. interaktiven Listen.
Übungsaufgaben zu Kapitel 7 7.5
229
9. Welches Feld sollte als Ausgabefeld gewählt sein, wenn Sie die Ausgabe-liste alphabetisch nach dem Namen der Mitarbeiter sortieren wollen?
10. Sie finden eine vorher abgespeicherte Query nicht mehr in der Liste der Querys. Was überprüfen Sie zunächst?
11. Wie können Sie die Treffermenge in der Ad-hoc Query einblenden?
12. Wie kommt das System von der Auswertungsmenge zur Treffermenge?
13. Sie möchten erreichen, dass in der Ausgabeliste einer Query sowohl die Nummer als auch der Text des Personalbereichs angezeigt werden. Wie gehen Sie dazu vor?
7
Inhalt
Die Themen, die dieses Buch anspricht und behandelt, sind sehr umfangreich und vielschichtig. Hier erläutern wir Ihnen, wie Sie das Buch individuell am effektivsten nutzen können. 17
1 So nutzen Sie dieses Buch ................................................... 17
1.1 Zielgruppe ............................................................................. 171.2 Wie arbeiten Sie mit diesem Buch? ........................................ 181.3 Noch mehr Inhalt .................................................................. 20
Das Unternehmen SAP ist in aller Munde. Wir möchten Ihnen hier einige wichtige Begriffe aus dem SAP-Umfeld erläutern, die Ihnen in Ihrer täglichen Arbeit mit SAP-Produkten weiterhelfen werden. 21
2 Was ist SAP? ....................................................................... 21
2.1 Das Unternehmen SAP AG .................................................... 212.2 Softwareprodukte .................................................................. 212.3 Weiterentwicklung und Anpassung des Systems .................... 24
Die Benutzeroberfläche von SAP ERP HCM besteht aus einigen Funktionen, die Ihnen bereits aus bekannten PC-Anwendungen vertraut sein dürften. Darüber hinaus bietet sie umfangreiche Möglichkeiten zur individuellen Konfiguration, um die Arbeit der Anwender so komfortabel wie möglich zu gestalten. 27
3 Grundlagen und Navigation ................................................ 27
3.1 Anmeldung am SAP-System ................................................... 273.2 SAP-Bildschirm ...................................................................... 31
3.2.1 Aufbau des SAP-Bildschirms ..................................... 313.2.2 Konfiguration des SAP-Bildschirms ........................... 353.2.3 SAP Screen Personas ................................................ 38
3.3 Abmeldung vom SAP-System ................................................. 403.4 Navigation im SAP-System ..................................................... 41
3.4.1 Voraussetzung: Benutzerstammdatensatz ................. 423.4.2 Arbeiten mit dem Benutzermenü ............................. 433.4.3 Navigieren mit Transaktionscodes ............................ 453.4.4 Verknüpfung einer Transaktion auf dem Desktop ..... 473.4.5 Probleme beim Ausführen von Transaktionen .......... 48
3.5 Datenpflege ........................................................................... 493.5.1 Arbeiten mit Textfeldern .......................................... 493.5.2 Weitere Feldtypen ................................................... 53
3.6 Benutzervorgaben ................................................................. 533.6.1 Vorschlagswerte dauerhaft einrichten ...................... 543.6.2 Temporäre Vorschlagswerte setzen .......................... 563.6.3 Weitere Benutzervorgaben ....................................... 56
3.7 Arbeiten mit Reports ............................................................. 583.7.1 Reports über das SAP-Menü aufrufen ...................... 583.7.2 Ausführen von Reports im SAP-System .................... 603.7.3 Arbeiten mit den Ergebnislisten ............................... 64
3.8 Drucken ................................................................................ 67
Inhalt
8
3.9 Zusammenfassung ................................................................. 743.10 Übungsaufgaben zu Kapitel 3 ................................................ 75
HCM stellt einen umfangreichen Teil des SAP-ERP-Systems dar. Auch wenn viele Anwender dabei zunächst nur an Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft denken, besteht der Wert des HCM-Systems vor allem in der umfassenden Abbildung personalwirtschaftlicher Prozesse. 79
4 Aufbau von SAP ERP HCM .................................................. 79
4.1 HCM-Komponenten .............................................................. 794.2 Strukturen im HCM-System ................................................... 814.3 Zusammenfassung ................................................................. 82
Die Qualität der Personalstammdaten ist wesentliche Voraussetzung für fast alle personalwirtschaftlichen Funktionen. Die Sachbearbeiter, die ihre Vollständigkeit, Korrektheit und Aktualität sicherstellen, erfüllen damit eine essenzielle Aufgabe. Um diese effizient auszuführen, ist eine gute Kenntnis der Anwendung erforderlich. 83
5 Personaladministration ....................................................... 83
5.1 Bedeutung der Stammdaten für SAP ERP HCM ...................... 835.1.1 Entgeltabrechnung ................................................... 845.1.2 Zeitwirtschaft ........................................................... 855.1.3 Reisemanagement .................................................... 855.1.4 Personalplanung ...................................................... 865.1.5 Personalentwicklung ................................................ 865.1.6 Personalcontrolling .................................................. 86
5.2 Funktion der Personaladministration ..................................... 875.3 Infotypkonzept ...................................................................... 88
5.3.1 Infotyp ..................................................................... 885.3.2 Infotypsatz ............................................................... 905.3.3 Zeitbindung ............................................................. 915.3.4 Unternehmensspezifische Besonderheiten ................ 93
5.4 Infotyppflege am Beispiel des Infotyps 0006 (Anschriften) ..... 935.4.1 Einstieg in die Stammdatenpflege ............................ 935.4.2 Auswahl von Mitarbeitern mit und ohne
Objektmanager ........................................................ 945.4.3 Auswahl von Zeitraum und Infotyp .......................... 985.4.4 Infotypsatz anlegen .................................................. 995.4.5 Infotypsatz ändern ................................................... 1005.4.6 Infotypsatz kopieren ................................................ 1015.4.7 Infotypsatz löschen .................................................. 1025.4.8 Infotypsatz abgrenzen .............................................. 1035.4.9 Infotypsatz sperren/entsperren ................................. 1035.4.10 Infotypsatz anzeigen ................................................ 1045.4.11 Freitextfeld zum Infotypsatz anlegen ........................ 1045.4.12 Pflege rückrechnungsrelevanter Felder/Infotypen ..... 106
5.5 Maßnahmenkonzept .............................................................. 1075.5.1 Aufrufen und Ausführen einer Maßnahme ................ 1075.5.2 Überspringen eines Infotyps in der Maßnahme ........ 108
Inhalt
9
5.5.3 Unterbrechen und Wiederaufnehmen der Einstellungsmaßnahme ............................................ 108
5.6 Ausführen einer Einstellungsmaßnahme ................................. 1095.6.1 Maßnahmen-Menü .................................................. 1095.6.2 Infotyp 0000 (Maßnahmen) ..................................... 1145.6.3 Infotyp 0003 (Abrechnungsstatus) ........................... 1185.6.4 Infotyp 0001 (Organisatorische Zuordnung) ............. 1185.6.5 Infotyp 0002 (Daten zur Person) .............................. 1235.6.6 Infotyp 0006 (Anschriften) ....................................... 1265.6.7 Infotyp 0007 (Sollarbeitszeit) ................................... 1275.6.8 Infotyp 0008 (Basisbezüge) ...................................... 1305.6.9 Infotyp 0009 (Bankverbindung) ................................ 1335.6.10 Infotyp 0012 (Steuerdaten Deutschland) .................. 1355.6.11 Infotyp 0013 (Sozialversicherungsdaten
Deutschland) ........................................................... 1365.6.12 Infotyp 0020 (DEÜV) ............................................... 1395.6.13 Infotyp 0016 (Vertragsbestandteile) ......................... 1415.6.14 Infotyp 0019 (Terminverfolgung) ............................. 1425.6.15 Infotyp 2006 (Abwesenheitskontingente) ................. 1435.6.16 Abschluss der Maßnahme ........................................ 144
5.7 Ausführen ausgewählter Maßnahmen .................................... 1445.7.1 Maßnahme »Organisatorischer Wechsel« ................. 1455.7.2 Maßnahme »Austritt« ............................................... 146
5.8 Tipps und Tricks .................................................................... 1495.8.1 Maßnahmenschnellerfassung ................................... 1495.8.2 Schnellerfassung ...................................................... 1495.8.3 Personalakte ............................................................ 1535.8.4 Abrechnungsstatus ändern ....................................... 1545.8.5 Eintrittsdatum korrigieren ........................................ 157
5.9 Zusammenfassung ................................................................. 1615.10 Übungsaufgaben zu Kapitel 5 ................................................ 161
In jedem Unternehmen gibt es spezifische Anforderungen, welche Daten erfasst werden müssen. Im vorangegangenen Kapitel haben wir Ihnen bereits die am häufigsten benötigten Infotypen vorgestellt. In diesem Kapitel werden Sie weitere Infotypen kennenlernen, die für Sie relevant sein können. 163
6 Pflege ausgewählter Infotypen ........................................... 163
6.1 Zahlungsrelevante Infotypen .................................................. 1636.1.1 Infotyp 0004 (Behinderung) ..................................... 1636.1.2 Infotyp 0010 (Vermögensbildung) ............................ 1646.1.3 Infotyp 0011 (Externe Überweisungen) .................... 1676.1.4 Infotyp 0014 (Wiederkehrende Be-/Abzüge) ............ 1696.1.5 Infotyp 0015 (Ergänzende Zahlung) ......................... 1706.1.6 Infotyp 0027 (Kostenverteilung) .............................. 1726.1.7 Infotyp 0045 (Darlehen) .......................................... 172
Inhalt
10
6.2 Infotypen Schweiz ................................................................. 1746.2.1 Infotyp 0036 (Sozialversicherung Schweiz) ............... 1746.2.2 Infotyp 0038 (Steuerdaten Schweiz) ......................... 176
6.3 Infotypen Österreich .............................................................. 1776.3.1 Infotyp 0042 (Steuerdaten Österreich) ..................... 1776.3.2 Infotyp 0044 (Sozialversicherung Österreich) .......... 178
6.4 Sonstige Infotypen ................................................................. 1806.4.1 Infotyp 0030 (Vollmachten) ..................................... 1806.4.2 Infotyp 0031 (Referenzpersonalnummer) ................. 1816.4.3 Infotyp 0032 (Betriebsinterne Daten) ....................... 1826.4.4 Infotyp 0033 (Statistik) ............................................ 1836.4.5 Infotyp 0040 (Leihgaben) ......................................... 1846.4.6 Infotyp 0041 (Datumsangaben) ................................ 1856.4.7 Infotyp 0128 (Mitteilungen) ..................................... 1866.4.8 Infotyp 0105 (Kommunikation) ................................ 1866.4.9 Infotyp 0315 (Vorschlagswerte Arbeitszeitblatt) ....... 188
6.5 Zusammenfassung ................................................................. 1896.6 Übungsaufgaben zu Kapitel 6 ................................................ 189
Ein wesentlicher Grund für den Einsatz von SAP ERP HCM ist die damit verbundene Verbesserung der Auswertungsmöglichkeiten. Um die vielfältigen Möglichkeiten auch sinnvoll nutzen zu können, bedarf es neben einer sauberen Implementierung auch umfangreicher Kenntnisse der verschiedenen Auswertungswerkzeuge des Systems. 191
7 Reports und Querys in der Personaladministration ........... 191
7.1 Auswertungen – Grundlagen und Werkzeuge ........................ 1917.2 Reports über Personalstammdaten ........................................ 194
7.2.1 Erstellen einer Mitarbeiterliste ................................. 1947.2.2 Standardselektionsbild ............................................. 1997.2.3 Arbeiten mit der Ergebnisliste .................................. 2107.2.4 Ausgewählte Standardauswertungen ........................ 212
7.3 Querys über Personalstammdaten ......................................... 2157.3.1 Formen der Query .................................................... 2167.3.2 Ausführen einer Query ............................................. 2177.3.3 Erstellen einer Ad-hoc Query ................................... 2197.3.4 Spezielle Funktionen der Ad-hoc Query ................... 224
7.4 Zusammenfassung ................................................................. 2287.5 Übungsaufgaben zu Kapitel 7 ................................................ 228
Die Zeitwirtschaft beschäftigt sich mit der Verwaltung der Ressource »Arbeitszeit«. Neben dem Führen von Ab- und Anwesenheitszeiten sowie Zeitkonten stellt sie auch einen wichtigen Input für die Entgeltabrechnung dar. Mehrarbeit und die verschiedensten zuschlagspflichtigen Zeiten werden in dieser Komponente ermittelt. 231
8 Zeitwirtschaft ...................................................................... 231
8.1 Überblick ............................................................................... 2318.1.1 Ziel der Zeitwirtschaft .............................................. 2318.1.2 Formen der Zeiterfassung ......................................... 2328.1.3 Voraussetzungen in den Stammdaten ....................... 233
Inhalt
11
8.2 Pflege von Zeitdaten .............................................................. 2358.2.1 Infotyp 2001 (Abwesenheiten) ................................. 2378.2.2 Infotyp 2002 (Anwesenheiten) ................................. 2428.2.3 Infotyp 2003 (Vertretung) ........................................ 2488.2.4 Infotyp 2005 (Mehrarbeiten) ................................... 2508.2.5 Infotyp 2006 (Abwesenheitskontingente) ................. 2518.2.6 Infotyp 2007 (Anwesenheitskontingente) ................. 2548.2.7 Infotyp 2010 (Entgeltbelege) ................................... 2558.2.8 Infotyp 2011 (Zeitereignisse) .................................... 2578.2.9 Infotyp 2012 (Zeitumbuchungsvorgaben) ................. 259
8.3 Zeitabrechnung und Zeitnachweis ......................................... 2608.3.1 Ziel der Zeitabrechnung ........................................... 2618.3.2 Zeitabrechnung durchführen .................................... 2618.3.3 Zeitnachweis anzeigen ............................................. 2648.3.4 Parameter für die Listgestaltung ............................... 265
8.4 Tagesgeschäft im Arbeitsvorrat .............................................. 2698.4.1 Einstieg in den Arbeitsvorrat .................................... 2698.4.2 Fehlerhafte Zeitereignisse bearbeiten ....................... 2728.4.3 Fehlerbehandlung .................................................... 274
8.5 Time Manager’s Workplace (TMW) ....................................... 2778.5.1 Zeitdatenpflege in TMW .......................................... 2788.5.2 Meldungsbearbeitung in TMW ................................ 282
8.6 Zeitdaten auswerten .............................................................. 2838.6.1 Besonderheiten beim Auswerten von Zeitdaten ....... 2838.6.2 Ausgewählte Auswertungen in der Zeitwirtschaft ..... 284
8.7 Zusammenfassung ................................................................. 2878.8 Übungsaufgaben zu Kapitel 8 ................................................ 288
Die Personalabrechnung umfasst mit der Vor- und Nachbereitung eine Vielzahl von Aktivitäten und ist aufgrund der unterschiedlichen Gestaltung des Steuerrechts und der sozialen Sicherungssysteme in hohem Maße länderspezifisch aufgebaut. Grundsätzlich können die Prozesse Vorbereitung, Personalabrechnung, Überweisung, Sozialversicherung, Buchung und sonstige Auswertungen unterschieden werden. 289
9 Personalabrechnung ............................................................ 289
9.1 Überblick ............................................................................... 2899.2 Voraussetzungen in den Stammdaten .................................... 2959.3 Abrechnungskonzeption und Abrechnungsergebnisse ............ 296
9.3.1 Abrechnungskonzept in SAP ERP HCM .................... 2969.3.2 Abrechnungsergebnisse ........................................... 299
9.4 Abrechnungssimulation und Entgeltnachweis ........................ 3029.4.1 Abrechnungssimulation ............................................ 3029.4.2 Entgeltnachweis mit dem HR-Formular-
Editor (PE51) ........................................................... 3089.4.3 Alternativen zum HR-Formular-Editor (PE51) ........... 312
Inhalt
12
9.5 Abrechnungsstatus und Abrechnungsverwaltungssatz ............ 3149.5.1 Infotyp 0003 (Abrechnungsstatus) ........................... 3149.5.2 Abrechnungsverwaltungssatz ................................... 317
9.6 Ablauf der Personalabrechnung am Beispiel des deutschen Abrechnungsverfahrens ......................................................... 3199.6.1 Prozessüberblick ...................................................... 3199.6.2 Vorbereitende Aktivitäten ........................................ 3219.6.3 Durchführen der Personalabrechnung ...................... 3229.6.4 Überweisungen ........................................................ 3259.6.5 Sozialversicherung .................................................... 3309.6.6 Finanzamt ................................................................ 3459.6.7 Erstattungsverfahren für Arbeitgeber-
aufwendungen (AAG) ............................................... 3579.6.8 Meldeverfahren für Entgeltersatzleistungen (EEL) ..... 3599.6.9 Buchung ins Rechnungswesen .................................. 365
9.7 Auswertungen in der Personalabrechnung ............................. 3689.7.1 Lohnartenreporter .................................................... 3689.7.2 Lohnkonto ............................................................... 3719.7.3 Weitere Auswertungen ............................................ 373
9.8 Besonderheiten für Österreich und die Schweiz ..................... 3749.8.1 Ähnlichkeiten und Analogien ................................... 3749.8.2 Unterschiede bei der Personalabrechnung
in Österreich ............................................................ 3749.8.3 Unterschiede bei der Personalabrechnung
in der Schweiz ......................................................... 3759.9 Zusammenfassung ................................................................. 3769.10 Übungsaufgaben zu Kapitel 9 ................................................ 376
Das Organisationsmanagement ist eine mächtige und flexible Komponente, die umfangreiche Möglichkeiten zur Definition und Auswertung von Strukturen bietet. Darüber hinaus basieren darauf viele wichtige Prozesse von SAP ERP HCM. 379
10 Organisationsmanagement ................................................. 379
10.1 Überblick ............................................................................... 38010.1.1 Begriff »Planvariante« ............................................... 38010.1.2 Objekte, Verknüpfungen und Infotypen ................... 38010.1.3 Ausgewählte Objekttypen ........................................ 38210.1.4 Ausgewählte Infotypen ............................................ 383
10.2 Pflege der Organisationsstruktur ............................................ 38610.2.1 Elemente der Pflegeoberfläche ................................. 38710.2.2 Organisationseinheiten pflegen ................................ 40210.2.3 Planstellen pflegen ................................................... 40710.2.4 Zuordnung/Versetzung von Mitarbeitern ................. 409
Inhalt
13
10.3 Pflege ausgewählter Daten .................................................... 41010.3.1 Registerkarte »Kontierung« ...................................... 41010.3.2 Registerkarte »Kostenverteilung« ............................. 41210.3.3 Registerkarte »Adresse« ........................................... 41310.3.4 Registerkarte »Arbeitszeit« ....................................... 413
10.4 Auswertungen im Organisationsmanagement ........................ 41410.4.1 Beispielreport »Vakante Planstellen« ........................ 41410.4.2 Beispielreport »Besetzungsplan« ............................... 419
10.5 Zusammenfassung ................................................................. 42110.6 Übungsaufgaben zu Kapitel 10 .............................................. 421
Das Veranstaltungsmanagement bietet eine effiziente Verwaltung von Seminarkatalogen samt Buchung, Umbuchung und Stornierung bis hin zum Schriftverkehr mit den Teilnehmern und Trainern. 423
11 Veranstaltungsmanagement ............................................... 423
11.1 Unterstützte Prozesse des Veranstaltungsmanagements ......... 42311.2 Dynamische Menüs ............................................................... 42411.3 Veranstaltungsvorbereitung ................................................... 425
11.3.1 Struktur des Veranstaltungskatalogs ......................... 42611.3.2 Trainingsgruppen anlegen ........................................ 42811.3.3 Trainingstypen anlegen ............................................ 430
11.4 Veranstaltungsangebot .......................................................... 44311.4.1 Veranstaltungsmenü ................................................ 44311.4.2 Veranstaltungsangebot anlegen ............................... 446
11.5 Tagesgeschäft ........................................................................ 45911.5.1 Teilnahmemenü ....................................................... 45911.5.2 Korrespondenz ........................................................ 476
11.6 Wiederkehrende Arbeiten ..................................................... 48111.6.1 Fixieren von Veranstaltungen ................................... 48111.6.2 Absagen von Veranstaltungen .................................. 48511.6.3 Sperren/Entsperren von Veranstaltungen ................. 48611.6.4 Nachbereitung von Veranstaltungen ........................ 48711.6.5 Interne Leistungsverrechnung .................................. 489
11.7 Infosystem ............................................................................. 49011.7.1 Auskunftsmenü ........................................................ 49011.7.2 Berichtsbaum »Teilnahmen« ..................................... 49411.7.3 Berichtsbaum »Veranstaltungen« .............................. 49711.7.4 Berichtsbaum »Ressourcen« ..................................... 499
11.8 SAP Learning Solution ........................................................... 50011.9 Zusammenfassung ................................................................. 50311.10 Übungsaufgaben zu Kapitel 11 .............................................. 503
Inhalt
14
Alle Reisekostenbelege der Mitarbeiter zentral einzugeben bedeutet für die Reisestelle in der Regel einen sehr großen Aufwand. Vor allem bei einem hohen Reiseaufkommen wird dieser Prozess deshalb häufig dezentralisiert, sodass entweder der Reisende selbst oder Multiplikatoren wie z. B. Sekretariate die Reisedaten in das System einpflegen. 505
12 Reisemanagement ............................................................... 505
12.1 Voraussetzung in den Stammdaten ........................................ 50512.1.1 Infotyp 0017 (Reiseprivilegien) ................................ 50612.1.2 Infotyp 0027 (Kostenverteilung) .............................. 50812.1.3 Infotyp 0105 (Kommunikation) ................................ 508
12.2 Reisedaten im Reisemanager erfassen .................................... 50912.2.1 Übung: Reiseantrag und Vorschuss erfassen ............. 50912.2.2 Übung: Reise zur Abrechnung erfassen ..................... 51712.2.3 Übung: Reisedaten im Reisekostenmanager
erfassen ................................................................... 52212.3 Verschiedenen Status einer Reise ........................................... 525
12.3.1 Genehmigungs- und Abrechnungsstatus ................... 52512.3.2 Druck- und Überleitungsstatus ................................. 52812.3.3 Historie der Reisestatus ............................................ 528
12.4 Übung: Reisen genehmigen ................................................... 52912.5 Übung: Reisekostennachweis drucken ................................... 53212.6 Zahlung und Buchung ............................................................ 53512.7 Reisedaten in SAP Enterprise Portal erfassen .......................... 535
12.7.1 Reiseantrag anlegen ................................................. 53712.7.2 Übersicht über eigene Reisen und Spesen ................ 54012.7.3 Spesenabrechnung anlegen ...................................... 54112.7.4 Schnellerfassung der Spesen ..................................... 54412.7.5 Eigenes Reiseprofil ................................................... 54512.7.6 Eigene Mitarbeiter verwalten ................................... 54612.7.7 Genehmigung von Reisen und Spesen ...................... 547
12.8 Zusammenfassung ................................................................. 54812.9 Übungsaufgaben zu Kapitel 12 .............................................. 548
12.9.1 SAP-ERP-HCM-System ............................................. 54912.9.2 SAP Enterprise Portal ............................................... 549
Zur Verbesserung des Mitarbeiterservices und der Arbeitsabläufe werden in immer mehr Unternehmen Employee und Manager Self-Services eingesetzt. Diese Services bieten Mitarbeitern und Führungskräften die Möglichkeit, Daten direkt in SAP ERP HCM zu pflegen und abzurufen sowie mitarbeiterbezogene Entscheidungen zu treffen. 551
13 Employee und Manager Self-Services in SAP ERP HCM .... 551
13.1 Voraussetzungen ................................................................... 55213.1.1 Personalstammdaten ................................................ 55213.1.2 Zugang zu ESS und MSS ........................................... 553
13.2 Einstieg in ESS und MSS ........................................................ 55413.3 Employee Self-Service (ESS) ................................................... 555
13.3.1 Entgeltnachweis ....................................................... 55613.3.2 Persönliches Profil .................................................... 55713.3.3 Eigenentwicklungen im Bereich ESS ......................... 558
Inhalt
15
13.4 Manager Self-Service (MSS) ................................................... 55913.4.1 MSS-Startseite ......................................................... 55913.4.2 Teamkalender .......................................................... 56513.4.3 Berichtswesen .......................................................... 56613.4.4 Eigenentwicklungen im Bereich MSS ........................ 567
13.5 Persönlicher und zentraler Arbeitsvorrat ................................ 56713.6 Zusammenfassung ................................................................. 569
Papierbasierte Antragsverfahren können mit HCM Prozesse und Formulare im SAP-ERP-HCM-System elektronisch abgebildet werden. So können die Datenqualität, die Nachvollziehbarkeit und die Effizienz Ihrer Antragsverfahren deutlich gesteigert werden. 571
14 HCM Prozesse und Formulare ............................................. 571
14.1 Grundlagen und Vorüberlegungen ......................................... 57114.2 Komponenten von HCM Prozesse und Formulare .................. 572
14.2.1 SAP Enterprise Portal ............................................... 57314.2.2 SAP Interactive Forms by Adobe .............................. 57614.2.3 Floorplan-Manager-Formulare ................................. 57814.2.4 Roadmap-Formulare ................................................ 57914.2.5 SAP Business Workflow ............................................ 58014.2.6 SAP-ERP-HCM-Backend ........................................... 581
14.3 Ablaufmuster der Prozesse ..................................................... 58214.3.1 Startanwendung ....................................................... 58214.3.2 Startobjekt auswählen .............................................. 58314.3.3 Prozess auswählen ................................................... 58314.3.4 Formular ausfüllen ................................................... 58414.3.5 Formular prüfen ....................................................... 58514.3.6 Formular senden ...................................................... 58614.3.7 Workflow-Stationen ................................................. 58614.3.8 Automatische Verbuchung und Prozessende ............ 587
14.4 Nachvollziehbarkeit der Prozesse ........................................... 58714.5 Prozessbeispiele .................................................................... 589
14.5.1 Beispiel: Gehaltsänderung ........................................ 59014.5.2 Beispiel: Umzug einer Planstelle ............................... 592
14.6 Zusammenfassung ................................................................. 593
Wenn Sie Probleme mit dem System haben oder Unklarheiten bestehen, gibt es für Sie mehrere Möglichkeiten der Abhilfe. Welche Hilfefunktion Ihnen abhängig von Ihrer Fragestellung und in Ihrer jeweiligen Situation am meisten dient, erfahren Sie in diesem Kapitel. 595
15 Hilfefunktionen ................................................................... 595
15.1 Online-Hilfen ........................................................................ 59515.1.1 SAP Help Portal ....................................................... 59615.1.2 SAP Service Marketplace .......................................... 599
15.2 Hilfefunktionen des Systems .................................................. 60015.2.1 Dokumentation im SAP-Easy-Access-Menü .............. 60015.2.2 Customizing-Dokumentation ................................... 60115.2.3 F1-Hilfe ................................................................... 602
Inhalt
16
15.3 Zusammenfassung ................................................................. 60315.4 Übungsaufgaben zu Kapitel 15 .............................................. 603
605
Anhang ...................................................................................... 605
A Wichtige Transaktionscodes ............................................................. 607B Erläuterungen zu Prozessmodellen ................................................... 609C Weitere Quellen .............................................................................. 613D Die Autoren ..................................................................................... 615
Index....................................................................................................... 617
617
Index
* (Sternchen) 51
A
AAG-Erstattungsmeldung 359AAG-Meldedatei 358Ablauf
benutzerdefinierter 433mit Muster 432ohne Muster 432
Ablaufmuster 431Abmeldung 40Abrechnung
durchführen 294Korrektur 315Korrekturlauf 323nicht mehr abrechnen 316Personalnummer gesperrt 316persönlich tiefste Rückrechnung 314produktive 322Prozessablauf 319
Abrechnungsergebnis 290, 294, 296, 299, 338anzeigen 299
Abrechnungskonzeption 296Abrechnungskreis 317Abrechnungsperiode 206Abrechnungsprogramm 322Abrechnungsprotokoll 303
betriebswirtschaftlich 306Suche 305
abrechnungsrelevante Daten 290Abrechnungssimulation 291, 302
abbrechen 293durchführen 291
Abrechnungsstatus 106, 118, 148, 154, 233, 314, 323, 525kritische Felder 317
Abrechnungsstruktur 82Abrechnungsverwaltungssatz 314,
317, 367Abtragung 253Abwesenheit 237
untertägig 240Abwesenheitsart 237
Abwesenheitsgrund 258Abwesenheitskontingent 143, 251, 259Abwesenheitsübersicht 284Ad-hoc Query 193, 216, 219, 220
abspeichern 224Einstellung 224spezielle Funktion 224
Anmeldebild 28, 553Anmelden
Fehler 30Kennwort 29mehrfach 30
Anmeldesprache 57Anmeldung 27
Fehler 30Anschrift 93Anwenderkompetenz 216Anwendung, Favorit 93Anwesenheit 242, 251, 435Anwesenheitskontingent 254Anwesenheitskontrolle 270Anzeigemodus 104Anzeigetiefe 418App 24Arbeitsbereich 218, 219Arbeitsplatz-Basisbezüge 300Arbeitsvorrat 269Arbeitszeit, individuell 249Arbeitszeitblatt 188Arbeitszeitereignisgruppe 235Arbeitszeitplanregel 250ARIS 609ASCII 212Aufgabenzuordnung 399Aufgeld 248Ausbildung 80Ausbildungshistorie 495Ausgabeauftrag 73Ausgabesprache 266Ausgabevorschau 221Auskunftsmenü 490Auslandsentsendung 203Auswahl löschen 95Auswahlmenge 95Auswertung 191, 283, 373Auswertungsmenge 220, 222, 227
618
Index
Auswertungsschema 261Auswertungsstichtag 418Auswertungsweg 382Auswertungswerkzeug 192Auswertungszeitraum 222, 338, 493Auszahlungsperiode, erste 167Autorenumgebung 501
B
B2B-Manager 334Bankverbindung 133BAP 306Basisbezug 130Bearbeitungsfunktion 33Behinderung 163Beitragsnachweis 330
erstellen 331zusammenfassen 333
Benutzergruppe 216, 218, 219Benutzermenü 43Benutzername 553Benutzerstammdatensatz 42Benutzervorgabe 57
hinterlegen 53Berechtigung, fehlende 48Berichtsbaum
Ressourcen 499Teilnahmen 494Veranstaltungen 497
Beschäftigungsstatus 84Besetzungsplan 399, 419Besteuerungsmerkmal 301Beurteilungssystem 502Bezahlung, abweichende 246, 256Bildschirm 31BT (Zahlungsinformationen) 300Buchen
der Belege 367Teilnehmer auf Veranstaltung 466, 467Teilnehmer auf Veranstaltungs-
listen 472Warteliste 468
Buchung 257, 272Buchungsbeleg 365Buchungslauf 365, 367, 535
freigeben 368simulieren 365
Buttonleiste 34, 207
C
C0 (Kostenverteilung) 300C1 (Kostenzuordnung aus verschiedenen
Infotypen) 300Central Person (CP) 84Checkbox 53Client-Server-Technologie 22Concurrent Employment 84Cross Application Timesheet
(CATS) 188, 562CRT 300Cursorverhalten 38Customizing 24, 28, 195
Absprung 38Customizing-Dokumentation 601
D
Datenabrechnungsrelevante 290änderbare 56eingeben 50fest 56verproben 89zur Person 233
Datenauswahlzeitraum 98, 198, 204, 222, 493
Datenerfassungs- und Übertragungs-verordnung � DEÜV
Datenkenntnis 217Datenpflege 49Datenträger-Austauschverfahren 294Datenträgerverwaltung 329Datenübernahme 290Datumsangabe 185Datumsformat 58Deckblatt erzeugen 70Desktopverknüpfung 47DEÜV 139DEÜV-Bescheinigung 342
Papierversion 342DEÜV-Meldung 330, 338, 339, 341
erstellen 338übermitteln 341zusammenfassen 340
Dezimaldarstellung 58Dialoglohnart 299Dienstpostenverwaltung 81
619
Index
Dienstreise 242Dokumentation 600Download 212Dropdown-Liste, Schlüssel 36Druckaufbereitung 70Drucken 67Druckstatus 528, 535DTA-Begleitzettel 330DTA-Datei 329DTA-Vorprogramm 325, 326, 335
starten 335DUV (DEÜV-Stammdaten) 301
E
Echtzeit 192EEL-Eingangsmeldung
abholen 362verarbeiten 363zuordnen 363
EEL-Meldedatei erstellen 361EEL-Meldung übermitteln 362EHP 24Eigenentwicklung, MSS 567Einführungsleitfaden 601, 602Eingabe sichern 52Eingabehilfe 577Eingabeprüfung 52Eingangsmeldung
abholen 343bearbeiten 344zuordnen 344
Einstellung 115Einstellungsmaßnahme 108, 109Eintrittsdatum 157, 186
korrigieren 157nach Abrechnung 158
ELStAM 352, 355An- und Abmeldung 352An- und Abmeldungen sammeln 354An- und Abmeldungen übermitteln 355Eingangsmeldungen verarbeiten 356Eingangsmeldungen von
Clearingstelle 355Eingangsmeldungen zuordnen 356
E-Mail-Standardtext 565Empfängerschlüssel 167Employee Self-Services � ESSEntgeltabrechnung 80, 84Entgeltbeleg 255
Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) 314
Entgeltersatzleistungen (EEL) 359Meldung erstellen 360
Entgeltfortzahlung 240Entgeltnachweis 302, 308, 557
aufrufen 309E-Recruiting 23Ergebnisliste 210
bearbeiten 66in Reports 64Layout 196Zeitraum 198
Ergebnismenge 227Ergebnistabelle 300ERP 21Erstattungsmeldung 357
erstellen 358Erstattungsverfahren 357Erstellungsinformation 301Erweiterungspaket 24ESS 551, 555, 557
Eigenentwicklung 558Einstieg 554Entgeltnachweis 556persönliches Profil 556, 557technischer Hintergrund 553
Excel 212
F
F1-Hilfe 602F4-Hilfe 51Fahrtkosten 507, 518Fälligkeit 143Familie/Bezugsperson 125Familienausgleichskasse 376Favorit anlegen 44Fehler-/Abbruchmeldung 37Fehlerbehandlung 269, 274, 278Fehlerliste 332Feld, Bedeutung 53Feldauswahl 220Feldgruppe 220Feldhistorie 52Feldtyp 53Finanzamt 345Floorplan-Manager-Formulare �
FPM-FormularFolgeerkrankung 241
620
Index
Folgeverarbeitung 320, 324Formular 571
ausfüllen 584bearbeiten 580Fehlermeldung 585genehmigen 580, 587gesendet 586
formularbasierte Prozesse 561FPM-Formular 578freie Abgrenzung 209Freitextfeld 104Freitext-Icon 105Fremddienstleistung 246Für-Periode 296, 297
G
Geburtstagsliste 213geldwerter Vorteil, Höhe erfassen 370Genehmigungsstatus 525gesperrte Personalnummer 319GKV-Kommunikationsserver 334Gleitzeitsaldo 259Gleitzeitübersicht 287globaler Bereich 218Graphical User Interface 28Gültigkeitszeitraum 91, 387
H
Halbwertzeit 440Hardcopy-Funktion 34, 67, 69HCM Prozesse und Formulare 571
Ablaufmuster 582Formular ausfüllen 584Formular genehmigen 587Formular prüfen 585Formular senden 586Gehaltsveränderung 590Komponente 572Prozess auswählen 583Prozessbeispiel 589Prozesse 587Startanwendung 574, 582Startobjekt auswählen 583Umzug einer Planstelle 592Workflow-Stationen 586
Herkunftskennzeichen 259
Hintergrundverarbeitung 64HTML 212Human Resources Information System
(HIS) 193
I
Implementation Guide 601, 602Infomeldung 37Information 275InfoSet 216InfoSet Query 193, 391InfoSet-Auswahl 219Infotyp 88, 235, 383
0000 (Maßnahmen) 114, 116, 2020001 (Organisatorische
Zuordnung) 118, 2020002 (Daten zur Person) 88, 89, 96,
123, 3840003 (Abrechnungsstatus) 92, 106,
118, 154, 155, 156, 314, 3160004 (Behinderung) 118, 1630006 (Anschriften) 90, 93, 99, 100,
106, 1260007 (Sollarbeitszeit) 1270008 (Basisbezüge) 1300009 (Bankverbindung) 1330010 (Vermögensbildung) 1640011 (Externe Überweisungen) 1670012 (Steuerdaten Deutschland) 97,
135, 2960013 (Sozialversicherungsdaten
Deutschland) 1360014 (Wiederkehrende Be-/Abzüge) 1690015 (Ergänzende Zahlung) 1700016 (Vertragsbestandteile) 104, 1410017 (Reiseprivilegien) 5060019 (Terminverfolgung) 1420020 (DEÜV) 1390021 (Familie/Bezugsperson) 91,
92, 1250027 (Kostenverteilung) 172, 5080030 (Vollmachten) 1800031 (Referenzpersonalnummer) 1810032 (Betriebsinterne Daten) 127, 1820033 (Statistik) 1830036 (Sozialversicherung
Schweiz) 174, 1750038 (Steuerdaten Schweiz) 176
621
Index
0040 (Leihgaben) 105, 1840041 (Datumsangaben) 1850042 (Steuerdaten Österreich) 1770044 (Sozialversicherung
Österreich) 1780045 (Darlehen) 1720050 (Zeiterfassungsinformation) 128,
2340079 (SV-Zusatzversicherung Deutsch-
land) 1380105 (Kommunikation) 186, 5080128 (Mitteilungen) 1860302 (Ergänzende Maßnahmen) 1440315 (Vorschlagswerte Arbeitszeit-
blatt) 1881000 (Objekt) 3841001 (Verknüpfungen) 3841003 (Abteilung/Stab) 3851007 (Vakanz) 386, 4181008 (Kontierungsmerkmale) 4101011 (Arbeitszeit) 4131018 (Kostenverteilung) 4121030 (Verfahren) 4402001 (Abwesenheiten) 2372002 (Anwesenheiten) 2422003 (Vertretung) 2482005 (Mehrarbeiten) 2502006 (Abwesenheitskontingente) 143,
237, 2512007 (Anwesenheitskontingente) 2542010 (Entgeltbelege) 2552011 (Zeitereignisse) 2572012 (Zeitumbuchungsvorgaben) 259ändern 101, 155Auswahl 98Gültigkeitszeitraum 100kopieren 106korrigieren 160neu anlegen 101
Infotypkonzept 88Infotypmaske 93Infotypnummer 91Infotypsatz 90
abgrenzen 103ändern 100anlegen 99anzeigen 104Freitextfeld 104Gültigkeitszeitraum 91kopieren 101löschen 102
sperren/entsperren 103Vorgängerdatensatz löschen 102
In-Periode 296, 297Integration 435Integrationsmöglichkeit 22Integrationsplanvariante 380
J
Jahreskalender 271
K
Kann-Feld 51Kennwort 29Kommandofeld 32, 41Kommunikation 186, 552Konnektoren 610Kontierung 399Kontingent 261Kontingentübersicht 272Korrespondenz 476Kostenstelle 381, 508Kostenverteilung 300Kostenzuordnung 245, 300
individuelle 245Krankengeldzuschuss 241Krankenkasse 336Krankheit 237, 240Kreditkartenclearing 508
L
Layout 211Layout-Menü 33Learning Content Management
System 502Learning Management System 501Leihgabe 184Leistungsverrechnung 244
interne 489Leiterplanstelle 383Leiterzuordnung 400Lernportal 501Listerfassung 236logische Datenbank 199Logon-Daten 28
622
Index
Logon-Verzeichnis 28Lohnart 256, 298
als Vorschlagswert 153technisch 299
Lohnartenkonzept 298Lohnartenreporter 368Lohnartenschlüssel 298Lohnartenverteilung erstellen 369Lohnfortzahlung 240Lohnkonto 371
aufrufen 372Lohnsteueranmeldung 345, 346
Anmeldedaten zusammenfassen 348erstellen 347externe Daten 346
Lohnsteuerbescheinigung 345, 349Lohnsteuerdaten erstellen 349Lohnsteuerdaten zusammenfassen 351Rückmeldung abholen 352
M
Manager Self-Service � MSSMaßnahme 107, 233
Ausführung 144Austritt 146, 147dynamisch 125, 142, 146, 185organisatorischer Wechsel 145statusändernde 107Statusänderung 144
Maßnahmenkonzept 107Maßnahmenschnellerfassung 149Matchcode � SuchhilfeMatchcode W 323Mehrarbeit 250, 251, 254Mehrarbeitsverrechnungsart 244,
251, 254Mehrfachanmeldung 30Mehrfacherkrankung 241mehrstufige Selektion 225Meldezeitraum 338Meldungsbearbeitung 282Mengenlehre 226Mengenoperation 225Menü 424Menüleiste 31Microsoft Word 212Ministammdatensatz 506Mitarbeiter, aufbereiteter Name 222Mitarbeiterdaten, flexibel 213, 214
Mitarbeiterliste 194, 495Ergebnisliste 196
Mitarbeitername, sortierfähig 222Mitarbeiterprofil 561Mitarbeitersicht 282Mitarbeiterstruktur 82Mitfahrerzahl 518Mitteilung 186mobile Anwendung 24Modus 32Monatskalender 271MSS 551, 559
Bericht 567Berichtswesen 566Einstieg 554E-Mail mit Kalendereinträgen 562, 564Geburtstag 561Jubiläum 561Kompetenzabgleich 562Team 559technischer Hintergrund 553Terminmonitor 563Vertretung 564Zeiterfassung 562
MSS-Startseite 559Muss-Feld 29, 51, 89
N
N.N.-Buchung 467Nachbereitungsverfahren 440Nachfolgeplanung 80Navigation 27, 41Negativerfassung 232, 233
O
Objektauswahlzeitraum 493Objekt-ID 384, 492Objektmanager 94, 236Objektmenge 226Objektselektion 220Objekttyp 380, 492
extern 381Online-Hilfe 595, 596Organisationseinheit 382
anlegen 403anordnen 404
623
Index
pflegen 402, 410terminieren 405umhängen 406verknüpfen 405
Organisationsmanagement 79, 379Auswahlbereich 394Auswertung 414Detailbereich 401freie Suche 391Struktursuche 391Suchbegriff 389Suchbereich 388Suchvariante 393Übersichtsbereich 397
Organisationsstruktur 82, 208, 400Mitarbeiter versetzen 409Pflege 386Pflegeoberfläche 387
organisatorische Zuordnung 118, 233
P
Parameter-ID 55Pause 251Performancemanagement 80Periodenkonzept 296Person 439Personalabrechnung 80, 289, 319
durchführen 322mit Matchcode W 323Österreich 374Schweiz 374, 375
Personaladministration 79, 87, 212Personalakte 153Personalcontrolling 86Personaleinsatzplanung 81Personalentwicklung 86Personalkostenplanung 81Personalnummer 84
fehlerhaft 319gesperrt 319prüfen 323
Personalplanung 86Personalstammdaten 552Personalzeitwirtschaft 79
Arbeitsplatz 277Personenauswahlzeitraum 198, 204,
205, 222Personen-ID 203Personenselektion 200, 203
Planstelle 383anlegen 408pflegen 407vakant 414
Planvariante 191, 380, 492aktive 380
PNP 199, 204PNPCE 199, 204positive Zeitwirtschaft 257Positiverfassung 232, 233Preis
extern 434intern 434
Programm abbrechen 293Programmierung 25Protokoll 262Protokollbaum 305Prozess auswählen 584Prozessmodell 609Prozesssicht 364
Q
Qualifikation 496Query 192, 215, 216, 217Query-Benutzergruppe 216Quick-Info 36
R
R/2 21R/3 21, 22Radio-Button 53Rechnungswesen, Buchungen 365Rechnungswesenstruktur 82Referent 438, 455Referenteninformation 500Referenzpersonalnummer 116, 181Registerkarte
Ablauf ohne Muster 432Ablaufmuster 432Adresse 42, 413Arbeitszeit 413Ausgabe 225Auszahlung 166benutzerdefinierter Ablauf 433Empfängerdaten 167Employee Self-Service 553, 556, 557
624
Index
Grunddaten 173, 408Gültigkeitsdauer 440Hauptablaufmuster 431Info Trainingstyp 434Kalender 281Kapazität 433Konditionen 173Kontierung 410Kostenverteilung 412Manager Self-Service 553Mengenoperationen 226, 227Organisationseinheit 467Parameter 91Person 455, 467Preise 434Sicht 446Verknüpfungen 436weitere Informationen 440Zahlungen 173zukünftige Zuordnung 121
Regulierungsdaten 327Reise
genehmigen 529, 547löschen 527Massenverarbeitung 525stornieren 527Übersicht 540, 542
Reiseabrechnung 517, 535Reiseantrag 507, 510, 512, 513, 537
anlegen 537erfassen 509PDF 516Versenden 540
Reiseantragsformular 511Reisebuchung 535Reisedaten 522, 524Reisekosten 508Reisekostenabrechnung 510, 522, 530,
531, 535Reisekostenmanager 509, 522, 523Reisekostennachweis drucken 532Reisekostenverteilung 508Reisekostenvorschuss 513Reisemanagement 81, 85, 505Reisemanager 509, 538, 539
Statistiktabelle 525Reisenummer 533Reiseplan 515Reiseprivilegien 506Reiseprofil, eigenes 545Reisespesen 507, 540
Abrechnung 538Abrechnung anlegen 541genehmigen 547Schnellerfassung 544
Reisespesenbeleg 520Reisestatus 525, 526
Historie 528Reiseziel 513Report 58, 192, 194
aufrufen 58ausführen 60RPTEDT00 264RPTIME00 261Selektionskriterien 60
Reportingfunktion 60Reportvariante 62Ressource 438, 452Ressourcenausstattung 499Ressourcenbelegung 456, 500Ressourcentyp 437, 453Ressourcenzuteilung
automatische 454manuelle 454
Rich Text Format (RTF) 212Roadmap-Formulare 579RT (Ergebnistabelle) 300Rückmeldungen verarbeiten 343Rückrechnung 106, 154, 155, 156,
265, 297Rückrechnungsdifferenz 310RV-Nummer 137
S
Sachbearbeiterliste 364Sachbearbeiterstruktur 82Saldenübersicht 272Saldokorrektur 260Sammelsuche 95SAP Business Suite 22SAP Business Workflow 580SAP BW 23, 193SAP Customer Relationship Management
(SAP CRM) 22SAP Enterprise Portal 23, 503, 535, 554,
571, 573persönliche Präferenz 545Reisemanagement 536
SAP E-Recruiting 80
625
Index
SAP ERP HCM 22Aufbau 79Komponenten 79Strukturen 81
SAP Fiori 24SAP GUI 28SAP Help Portal 595, 596SAP Interactive Forms by
Adobe 312, 576SAP Learning Solution (LSO) 500SAP Logon 27SAP NetWeaver Business Client
(NWBC) 554SAP Product Lifecycle Management
(SAP PLM) 22SAP Query 216SAP Screen Personas 38SAP Service Marketplace 596, 599SAP Smart Forms 312SAP Supplier Relationship Management
(SAP SRM) 22SAP Supply Chain Management
(SAP SCM) 22SAP-Bibliothek 603SAP-Bildschirm 31
Konfiguration 35SAP-Corbu-Design 35SAP-Easy-Access-Menü 42, 600SAP-Konfiguration 35SAP-Referenz-IMG 601SAPscript 312SAPscript-Formular 478SAP-Softwareprodukte 21Schnellerfassung 149, 236
mit Vorschlagswerten 151Personalnummern selektieren 152
Schnittmenge 227Schwerbehindertenabgabe 184SCRT 300Selektionsbild 194Selektionsfeld 202Selektionsoption 62, 201, 223Self-Service-Anwendung 571Senderinformationen 188SEPA 327
Überweisungsdatei 328SEPA-Format 294Serienbrief 212Sicherheitsabfrage 40Simulation 263, 290Sofortdruck 69
Soll-Arbeitszeit 127, 233Sortierung 208Sozialversicherung 330
Deutschland 136Österreich 178Schweiz 174
Spaltenauswahl 211Spool-Auftrag 71Spool-Datei 70Spool-System 64, 67, 70Spool-Verwaltung 330ST (Steuer) 301Stammdaten 83, 295Stammdatenpflege 93Standard 24Standardauswertung 212Standardbereich 218Standardselektionsbild 194, 195,
199, 225Startobjekt auswählen 583Statistik 183, 373Status
Beschäftigung 201Zeiterfassung 82
Statusleiste 34Statusüberlagerung 418Statusvektor 417Stelle 383Stellenplan 82Stellenwirtschaft 81Steuerberechnung 296Steuerdaten
Deutschland 135Österreich 177Schweiz 176
Stichtag 192Stichtagsselektion 206stornieren 475Stornierung 497Stornierungsgrund 476Subsystem 235Subtyp 89SuccessFactors 23Suchbegriff 96Suche
freie 96nach Mitarbeiter 98
Suchhilfe 207Suchvariante 97, 393Support Package 24SV (Daten zur Sozialversicherung) 301
626
Index
SV-Attribute 138SV-Schlüssel 137SVZ (Sozialversicherung Zusatz-
versorgung) 301Symbolleiste 32System, blockiertes 49Systemanpassung 24Systembenutzername 552Systemfunktionen 610Systemfunktionsleiste 32Systemmeldung 36, 37, 48
fehlende Berechtigung 48Systemweiterentwicklung 24Szenario 380
T
Tabelleneinstellung 65Tabellenlayout 67Table Control 65Tabverhalten 38Tagesarbeitszeitplan 249Tageszuordnung 258Talent Management 23, 80Teamkalender 565technische Info 55technische Lohnart 299Teilnahme
ersetzen 473stornieren 475umbuchen 474
Teilnahmekosten 462Teilnahmemenü 459Teilnahmestatistik 496Teilnahmevoraussetzung 495Teilnehmer
buchen auf Veranstaltungsliste 465tauschen 483vormerken 468
Teilnehmerliste 463, 494Teilstrecke 518TEVEN (Tabelle) 259Textfeld 49Textverarbeitungsprogramm 212Time Manager’s Workplace � TMWTitelleiste 34TMW 277
Kalendersicht 280Mehrpersonensicht 281
Mehrtagessicht 278Meldungsbearbeitung 282Meldungssicht 282Mitarbeiter temporär hinzufügen 280Zeitdatenpflege 278
Trainerportal 501Trainingsgruppe anlegen 428Trainingstyp 427, 430
anlegen 430Transaktion 35
ausführen 48FDTA 329PA30 235PA61 235, 236PC_PAYRESULT 299PPOME 394Probleme beim Ausführen 48PT40 269PTMW 278PV00 460SE16 259search_sap_menu 45search_user_menu 45stoppen 49verknüpfen 47
Transaktionscode 45, 607ermitteln 46
Transportmittel 514Treffermenge 220, 223, 227
U
Überleitungsstatus 528Überweisung 325, 336
extern 167Überweisungsdatenträger 336Umsatzstatistik 497UND/ODER-Konnektor 611UND-Konnektor 610Universal Worklist � zentraler
ArbeitsvorratUnterkunft 514Unternehmen SAP 21unternehmensspezifische
Oberfläche 536Unternehmensstruktur 82Urlaub 237Urlaubsanspruch 143, 237UWL � zentraler Arbeitsvorrat
627
Index
V
Vakanz 122, 386Variante 63, 208
Report 62Veranstalter 452Veranstaltung 427
absagen 485erfassen 436fixieren 481nachbereiten 487sperren/entsperren 486Teilnehmer buchen 460Teilnehmerliste buchen 463Warteliste 483
Veranstaltungsablauf 450, 498Veranstaltungsangebot 443
anlegen 446Veranstaltungsbedarf 498Veranstaltungsbroschüre 434, 498Veranstaltungsdurchführung 423Veranstaltungsgruppe 427Veranstaltungshierarchie 498Veranstaltungsinformation 499Veranstaltungsinhalt 452Veranstaltungskapazität 433Veranstaltungskatalog 426Veranstaltungsliste, Teilnehmer
buchen 465Veranstaltungsmanagement 423
dynamisches Menü 424Infosystem 490Tagesgeschäft 459Verknüpfungen 436wiederkehrende Arbeiten 481
Veranstaltungsmenü 443Veranstaltungsnachbereitung 424Veranstaltungsort 449, 450Veranstaltungspreis 434Veranstaltungstermin 499Veranstaltungsvorbereitung 423, 425Vereinigungsmenge 227, 228Vergütungsmanagement 81Verknüpfung 381Verknüpfungsart 381Verknüpfungszeitraum 400Vermögensbildung 164VERSC (Statusinformationen der
Abrechnung) 301VERSION 301
Vertragsbestandteile 141Vertretung 248Voraussetzungsabgleich 496Voreinstellung 57Vormerken
Teilnehmer auf Trainingstyp 468Teilnehmer auf Veranstaltungstyp-
listen 472Teilnehmerlisten auf Veranstal-
tungstypen 472Vormerkung 496Vorschau 223Vorschlagswert
einrichten 54temporär 56
Vortageskennzeichen 243
W
Warnmeldung 37Warteliste 468Webbrowser 553Weiterbildung 80Wert 224Wertebereich 533Wertehilfe 51Wertschöpfungskettendiagramm 611Wiederkehrende Be-/Abzüge 169Wochenkalender 271Workforce Planning & Analytics 23, 81Workforce Process Management 79Workitem 581WPBP (Arbeitsplatz-Basisbezüge) 300Wurzelorganisationseinheit 387
X
XOR-Konnektor 611
Z
Zahlung, ergänzende 170, 256Zahlungsinformation 300, 327Zeitabgleich 270Zeitabrechnung 233, 260, 261
durchführen 261
628
Index
Zeitart 261, 283Zeitausweis 234Zeitausweisnummer 234, 273Zeitauswertung 261Zeitauswertungsergebnis 286Zeitbeleg 270Zeitbewertung 261Zeitbindung 91, 100, 102Zeitdaten 235
auswerten 283Zeitdatenpflege 278Zeitereignis 234, 257, 272
fehlerhaft 274Zeiterfassung 232
Mischformen 232Zeiterfassungsgeräte 272Zeiterfassungsinformation 234Zeiterfassungskarte 235Zeiterfassungsterminal 257
Zeitkonto 251, 272Zeitlohnart 261, 283, 299Zeitnachweis 260, 264, 272
anzeigen 264Zeitnachweisformular 265Zeitnachweisvariante 262Zeitraum 192Zeitraumabfrage 403Zeitraumauswahl 206Zeitraumselektion 200, 204Zeitsaldo 259
kumuliert 272Zeitumbuchungsvorgaben 259Zeitwirtschaft 85, 231zentraler Arbeitsvorrat 567, 581Zugriffsschlüssel 38Zutrittskontrollgruppe 235Zwangsrückrechnung 262, 275Zwischenablage 50
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Corinna Schorr betreut verschiedene Kunden mit den Themenschwer-punkten Personaladministration, Travel Management, ESS/MSS und Performance Management. Sie verfügt über nationale und internationale Praxiserfahrung in der Personalwirtschaft.
Anja Marxsen (geb. Junold) verfügt über nationale und internationale Praxiserfahrung in Personalabteilungen.
Sven-Olaf Möller betreut verschiedene Kunden mit den Themenschwer-punkten Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, Personalkostenplanung, Personaladministration und Adobe Forms.
Christian Buckowitz verfügt über 10 Jahre Praxis- und Projekterfahrung mit SAP- und Datenbanksystemen im nationalen und internationalen Umfeld.
Thomas Zahmel verfügt über Projekterfahrung bei Kunden aus unter-schiedlichen Branchen mit den Schwerpunkten ESS/MSS, Personalkos-tenplanung und E-Recruiting.
Alle Autoren sind bei der iProCon GmbH beschäftigt.
Corinna Schorr, Anja Marxsen, Sven-Olaf Möller, Christian Buckowitz, Thomas Zahmel
Praxishandbuch SAP-Personalwirtschaft628 Seiten, gebunden, 4. Auflage 2014 59,90 €, ISBN 978-3-8362-2705-6
www.sap-press.de/3517
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