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PraxisworkshopOrdnung im DokumentendschungelEinsatzgebiete, Nutzen und Einführung von Digitalem Dokumentenmanagement (DMS)
Paderborn, 04.09.2014
Antje Schußmann, FIR an der RWTH AachenRainer Sontow, Trovarit AGChristian Bartsch, Ceyoniq Technology GmbH
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Intranet
Dokumente
VerträgeWeb
ExtranetDaten Grafiken
EmailsProzesse
WorkflowsCRM Information
MenschMIS
Zeichen
AktionERP
Funktion
Dokumentenmanagement
Content Management
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Funktionalitäten von DMS
Kollaboration
Annotieren
Koordinieren
(Ent-)SperrenVersionieren
Administration
Konfigurieren
Integrieren
Überwachen & Auswerten
AusgabeSuchen
Darstellen
AblageSpeichern
Archivieren
Löschen
EingabeKategorisieren
Verschlagworten
Erfassen
Verbreiten
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DMS-Funktionalität - „Eingabe“
Dokumenteneingang und -indizierung--------------------------------
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Indizieren
Erfassen Scannen
Dokumententrennung Qualitätsprüfung Löschen von Leerseiten Barcode-Erkennung OCR-Erkennung (Optical Character
Recognition) Abspeichern aus Applikationen
Kategorisieren Pflicht- und optionale Kategorien Systemvorschlag von Kategorien Unternehmensweit (z.B. pro Abteilung)
Verschlagworten Individuelle Markierung
Erfassen
Content Datenbank
Meta-Datenbank
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Speichern Dokumente Content-Datenbank Attribute Meta-Datenbank
Archivieren Ablage der zu archivierenden Daten Organisation der Daten Revisionssicherheit
Löschen Gesetzliche Rahmenbedingungen Papierkorbfunktion Berechtigungen
DMS-Funktionalität – „Ablage“
Dokumentenablage
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Speichern Archivieren
Meta-Datenbank
Content-Datenbank
Archiv
Löschen
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Archivierungsmodule
Beispiel für Komponenten von Archivierungssystemen
WORM (Wirte Once Read Many Times) TrueWORM (hardwaretechnisch)
Laserstrahl-Verfahren WORM-Bänder
SoftWORM (softwaretechnisch) Content Addressed Storage (CAS)
Magnetische Speichermedien SAN (Storage Area Network) RAID (Redundant Array of Indep. Discs) Tape Library
Cache-Verwaltung minimale Dokumentenzugriffszeit Zwischenspeicher auf sehr schnellen
Datenträgern (z.B. RAID-Systeme) ----------------------------
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DMS
Speichernetzwerk
CacheCache
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DMS-Funktionalität – „Ausgabe“
Dokumentenrecherche und -präsentation
Suchen Strukturierte Suche
Basierend auf speziellen Suchfeldern (Kategorie, Schlagwörter, Datum, ...)
Volltextsuche Unabhängig von Metainformationen Nur bei CI-Dokumenten möglich
Darstellen Anwendungssoftware (z.B. MS Office) DMS-spezifischer Viewer
Verbreiten Drucken Faxen Per Email versenden
Arbeitsplatz
Darstellung
Content-Datenbank
Meta-Datenbank
Archiv
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DMS-Funktionalität – „Kollaboration“
Kollaborative Dokumentenbearbeitung
Koordinieren Workflow (z.B. Freigabeprozess)
Standard Workflow Ad-hoc Workflow
Postkorb / Benachrichtigung
(Ent-)Sperren Check-In / Check-Out Veröffentlichen
Versionieren Dokumentenhistorie Versionsvergleich
Annotieren Kommentieren, markieren Layer-Funktionen Stempel-Funktion Signieren (Digitale Signatur)
??---------------------------
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---------------------------
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Check-In
Check-Out
V 2.1
V 2.2
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Content-Datenbank
Meta-DatenbankArchiv
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DMS-Funktionalität – „Administration“
Administration
Konfigurieren Definition von Pflichtfeldern Dialogdesign Workflowgestaltung Definition von Kategorien Konfiguration der Clients Rechte und Rollen
Lese-, Schreib-, Suchrechte Gruppen, Rollen und Mandanten
Überwachen & Auswerten Auswertung von Durchlaufzeiten Nutzungsstatistiken
Integrieren Installation Backup und Recovery Schnittstellenintegration
Posteingang37%
Rechnungs-bearbeitung
21%
Auftrags-bearbeitung
16%
Angebots-erstellung
21%
Reklamationsbearbeitung
5%
Prozesshäufigkeit
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Warum und wann sollte ein Dokumentenmanagement durch ein System unterstützt werden?
Quantitat
Zeit Suchzeiten Wartezeiten Liegezeiten Laufzeiten
Kosten Personal Sachmittel
Quantitative Nutzen
Qualitativer Nutzen Prozessoptimierung Steigerung der Mitarbeitermotivation Höhere Kundenzufriedenheit Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit Gesetzliche Regelungen
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Der Weg zum DMS…
Was sind DMS-Anforderungen?
Wie kann man vorgehen?
Was ist besonders wichtig?
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Das 3-Phasen-Konzept
LastenhefterstellungAusschreibungSystempräsentationen
2.12.22.3
VertragsverhandlungenProzessoptimierungImplementierungsbegleitung
3.13.23.3
ProjekteinrichtungProzess- und IT-AnalyseProzess- und IT-Konzeption
1.11.21.3
Auswahl
Einführung
Analyse
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Klärung der Rahmenbedingungen für den DMS-Einsatz
Erfassung unternehmensspezifischer Anforderungen
Orientierung im Markt der DMS-Anbieter
Nachvollziehbare Ergebnisse durch strukturierte Vorgehensweise
Fundierte Entscheidungsvorlage zur Auswahl eines konkreten Anbieters
Reibungslose Einführung des gewählten Systems
Ziele des 3-Phasen-Konzept DMS
Auswahl einer auf die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens zugeschnittenen DMS-Lösung
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10 2120195
1817 221112131415
2009 201010 11 12 1 2 3 4
3839404142434445464748495051 055201020304 1606070809
1.2 Prozessund Strukturanalyse
1.1 Projekteinrichtung
3.1 Testfahrplan
3.2 Systemtests
3.3 Entscheidungsvorlage
Tätigkeit
2.2 Anforderungsermittlung
2.1 Marktangebotsanalyse
1.3 Prozessreorganisation
2.3 Anforderungserfüllung
Mod
ul 1
Mod
ul 2
Phase 1: Analyse
Projektorganisation Kick-Off Sichtung vorhandener ProzessdokumentationErgebnis: Gemeinsame Zielvorstellung, Projektplan und abgestimmtes Vorgehen
1.1: Projekteinrichtung
Erarbeitung der Prozesslandkarte Bewertung der Kernprozesse Detailprozessanalyse und Untersuchung der IT-Systeme Identifikation von Schwachstellen und PotenzialenErgebnis: Übersicht des Ist-Zustands
1.2: Prozess- und IT-System-Analyse
Vereinheitlichung der Informationsflüsse Definition der prozessseitigen IT-Unterstützung Rechte- und RollenkonzeptErgebnis: Definition der zukünftigen DM-Prozessstruktur
1.3: Prozess- und IT-Konzeption
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Phase 2: Auswahl
Erhebung von Anforderungen auf Basis der Lastenheftvorlage
Ergänzung um unternehmensindividuelle Anforderungen Gewichtung der AnforderungenErgebnis: Lastenheft als Grundlage der Systemauswahl
2.1: Lastenhefterstellung
Vorauswahl der Anbieter Planung und Durchführung der Ausschreibung Auswertung der Rückläufer nach Funktionserfüllung,
Referenzen, Kostenabschätzung und TechnologieErgebnis: Identifikation der 2-3 passendsten DMS-Anbieter
2.2: Ausschreibung
Erstellung standardisierter Testfahrpläne Begleitung und Auswertung der Systemtests Zusammenführen der AuswahlergebnisseErgebnis: Fundierte Entscheidungsvorlage für die Auswahl
eines DMS
2.3: Systempräsentation
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Phase 3: Einführung
Prüfung der Anbieterangebote und daraus Ableitung der Verhandlungsposition
Durchführung der Vertragsverhandlungen mit den verbliebenen Anbietern
Ergebnis: Sicherstellung des vertraglichen Rahmens
3.1: Vertragsverhandlungen
Identifikation von Key User und Entwicklung eines Schulungskonzept
Durchführung von Prozessoptimierung mit dem ausgewählten System
Ergebnis: Entwicklung eines Einführungskonzepts
3.2: Prozessoptimierung
Projektplans für Pilotierung und Roll-Out Überwachung der Einhaltung des Projektplans Durchführung der Schulungen der Key UserErgebnis: Organisation der Einführung
3.3: Implementierungsbegleitung
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Dipl. Med-Inf.Antje SchußmannInformationsmanagement
Telefon: +49 (0)241 477 05-520Fax: +49 (0)241 477 05-199
E-Mail: [email protected]