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Process Engineering VU 1Workflow Management
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2
Übersicht
BegriffsdefinitionWorkflows – GeschäftsprozesseZiele, Eigenschaften, Vorteile von WFMSArchitektur von WFMSInterdisziplinarität
Workflow Management Coalition (WfMC)Workflow StrukturKomponentenReferenzmodell
Workflowanalyse
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3
Was ist ein Workflow?
The automation of a business process, in whole orpart, during which documents, information or tasksare passed from one participant to another foraction, according to a set of procedural rules.
Source: WfMC
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Workflow basierte Applikation Verbindung zw. Strategie, Prozess & IS
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Kategorien von Workflows
Source: Leymann, Roller
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Klassifikation von Workflows nach Automation, Business Value, Repetition
Source: Leymann, Roller
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Workflow Management System (Überblick)
… automatisieren Geschäftsprozesse
… bieten IT Unterstützung, damit der richtigenPerson zur richtigen Zeit die richtige Arbeitzugeordnet wird
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8
Workflow Management System (Überblick)
Modellierung der Geschäftsprozesse mittelsgrafischem ToolKonkrete IT Umsetzung wird dann vom WfMSentsprechend gesteuert.Benutzer bekommt seine Aufgaben in seine WorklistAutomatisierung des Routings nachmodellierten Regeln
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Definition: Workflow Management System
A system that defines, creates and managesthe execution of work-flows through the useof software, running on one or more workflowengines, which is able to interpret the processdefinition, interact with workflowparticipants and, where required, invoke theuse of IT tools and applications.
Source: WfMC
Spezielle Art eines Groupware Systems, das eine Gruppe von Personen bei der Durchführung eines Geschäftsprozesses (Produkt / Leistung) unterstützt.
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3 Dimensionen eines WFMS
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Abgrenzung „GPO“ Tools - WfMS
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Eigenschaften, Vorteile von WFMS
Trennung von Prozess- und Tasklogik, dadurch flexible Anpassung und Abänderung von Aufbau-und Ablauforganisation durch z. B.
Externe Applikationen auswechseln ohne den Prozess zu beeinflussenNeue Prozesse aus bestehenden Teilprozessen erstellenÄnderungen der Ablauflogik sowie anderer Aspekte von Workflow Schemata (z. B. Rollen, Personen) vorzunehmen.
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„Key Benefits of Workflow“ (WfMC)
Improved efficiency - automation of many business processes results in the elimination of many unnecessary stepsBetter process control - improved management of business processes achieved through standardizing working methods and the availability of audit trails Improved customer service – consistency in the processes leads to greater predictability in levels of response to customers Flexibility – software control over processes enables their re-design in line with changing business needs Business process improvement - focus on business processes leads to their streamlining and simplification
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Ziele von WFMS
Verringerung von DurchlaufzeitenKontrollierter Fluß von Daten und Dokumenten durchdas UnternehmenReduktion der KostenVermeidung von Zeit- und Ressourcen-verschwendungAbflachung von HierarchienOptimierung von InformationsflüssenBeseitigung von MedienbrüchenProduktivitätssteigerung
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Einfluß von WFMS auf Organisationen 1/2
WFMS verbessern die Qualität des OutputsDokumentation des ProzessesProzessregel in Software abgebildetProzess ist transparent
WFMS führen NICHT zu modifizierten GPWFMS wurden für bereits gut strukturierte Prozesse verwendet
WFMS verbessern Arbeitsplatz ZufriedenheitWeniger manuelle Tätigkeiten (z.B. Datentransfer)Verbesserte Kommunikation und Geschwindigkeit
WFMS führen nicht zu erweiterten Verantwortlichkeitsbereichen
Hierarchische Aufbauorganisation blieb erhalten‚Job enlargement’ der Mitarbeiter (zusätzliche Tätigkeiten und Qualifikationen)
Source: Kueng, 1998
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Einfluß von WFMS auf Organisationen 2/2
WFMS führt zu Monotonie / HerausforderungRoutinearbeit wurde eliminiert – HerausforderungWFMS zwingt Mitarbeiter sich an den vordefinierten Workflow zu halten – Fließbandarbeit- Monotonie
WFMS entmachtet das operative ManagementProzesskontrolle oder Zuweisung der Tätigkeiten übernimmt das WFMSVerschiebung der Prozesskontrolle zur IS Abteilung
WFMS erleichtern die ProzessänderungWFMS verbessern die Produktivität
Source: Kueng, 1998
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Interdisziplinarität von Workflow
Source: Leymann, Roller
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Workflow Management Coalition WfMC
Gegründet August 1993Internationale, Non-Profit Organisation
Anbieter, Benutzer, WissenschafterDerzeit 285 Mitglieder
Zusammensetzung:
Ziel - Mission:Standardisierung von WFMSVerbreitung der Workflow TechnologieReduktion von Risiko für Anwender von WFMS
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WFMS System Charakteristika
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Build Time Komponente
Spezifikation des GP vor dem Start von WorkflowsVerbindung von GP mit Akteure und ApplikationenVerwendung einer graphischen Workflow Sprache -GUI, später erfolgt Transfer in WFDL (WorokflowDefinition Languague)Integration externer Applikationen
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Run Time Komponente
Laufzeit, Ausführungszeit von WorkflowsInstanzierung von Workflows nach der WorkflowdefinitionSteuerung der Ablauflogik durch eine Workflow-Engine
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Beispiel Buildtime (MQSeries WF)
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Basic Process Definition Meta-Model
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Organisationssicht : Meta Modell von MQSeries Workflow
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Prozesssicht : Meta Modell von MQSeries Workflow (Ausschnitt)
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Relationen der Basisterminologie
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Generische WFMS Struktur
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Workflow Participants
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Prozess Instanz Zustandsübergang
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Aktivität Instanz Zustandsübergang
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Aufgaben der Workflow Engine
A software service or „engine“ that provides the run time execution environment for a workflow instance. (WfMC)Interpretation der Prozess Definition (relevant data, Sequenzen, und, oder,...)Kontrolle der Prozess Instanzen –creation,...Deadline ManagementIdentifikation von Workitems für bestimmte UserExterne Applikationen anstoßenUser an- und abmeldenManagement von Workflow Relevant Data und ControlData (z. B. Für Analyse)
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Workflow Referenz Modell
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Process Definition Interchange
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Workflow Client Application Interface
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Invoked Application Interface
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Interoperability Interface
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Monitoring Interface
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Beispiel eines Workflow Audittrails
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Einschränkung gegenwärtiger WFMS
Flexibilität, Exception Handling – strikte Trennung zwischen Buildtime und Runntime, laufende Instanzen können nicht geändert werden Performance, Verfügbarkeit – eine zentrale Datenbank führt zu einem ‚Single Point of Failure‘sowie zu geringer Durchsatzrate bei ProzessinstanzenSkalierbarkeit – Kommerz. Systeme laufen mit max. 40 user und wenige 100 Instanzen parallel. Probleme bei z.B. Call-Center Anwend.
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Zusammenfassung
Ziele, Kategorien und Eigenschaften von WFMCStarke InterdisiplinaritätGenerisches Modell der WfMCEinschränkungen derzeitiger SystemeLeichtere Ändungen von GP, dadurch bessere Anpassung auf Marktanforderungen Wesentlich ist Entwicklung der Prozesssicht, WFMS als Anwendung für Prozessorientierung