Programm zur grenzüberschreitenden
Zusammenarbeit Slowakei –
Österreich
Programmperiode 2007-2013
Programm zur grenzüberschreitenden
Zusammenarbeit Slowakei –
Österreich
Programmperiode 2007-2013
Seminar für Lead Partner und Projektpartner
MA 27, A-1080, Schlesingerplatz 2-4
03. Oktober 2012
03. Oktober 2012 9. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 2
Ziele des Seminars
• Gegenseitiges Kennenlernen
• Klärung offener Fragen mit den Projektteams
• Klärung des Zeitplanes!
• Förderfähigkeit von Kosten mit VertreterInnen der First Level Control (z.B. Gemeinkosten)
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Inhalt des Seminars
Teil 1 – Dokumente und Publizität• Q & A zu den Verträgen• Kommunikation / Publizität• Rolle der Ausgabenkontrolle (First Level
Control)
Teil 2 - Einzelberatungen• Ausführliche Beratungsgespräche mit den
Projektteams
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Ablauf 03.10.2012
Was? Wann?
Einführung (allgemeine Fragen) 9.00–12.00
Einzelberatungen 13.00-17.00
BirdExpedition 2 (BS, MH), E16ACE (BV, GO, HM), BV8
13.00-14.00
REACT / family net (TTSK) (GO, BV), E16EKOprofit Bratislava (MH, BS), BV8
14.30-15.30
IB-KSP (MH, GO), E16TwinEntrepreneurs (BS, BV), BV8
16.00-17.00
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Vertragliche Grundlage des Lead-Partner-Prinzips
Genehmigter ProjektantragGenehmigter Projektantrag
++
Unterschriebener Partnerschafts-
vertrag
max . 4 Monate ab Genehmigung –
03.11.2012
Unterschriebener Partnerschafts-
vertrag
max . 4 Monate ab Genehmigung –
03.11.2012
++
Unterschriebene Verträge über die
nationale Kofinanizerung
Unterschriebene Verträge über die
nationale Kofinanizerung
Unterschriebener, gültiger EFRE-Fördervertrag
Unterschriebener, gültiger EFRE-Fördervertrag
++AuszahlungsplanAuszahlungsplan
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Die nächsten SchritteWas? Wie? Wann?
Zusendung der unterschriebenen Partnerschaftsverträge
LP an GTS Spätestens
03.11.2012 !03.11.2012 !Übermittlung des Auszahlungsplans LP an GTS ASAP
Ausstellung des EFRE-Vertrages und Vertragsunterzeichnung
LP und VB Binnen 4 Wochen nach Erhalt der Dokumente
Bestätigung des Finanzamts, ob Vorsteuerabzugsberechtigung besteht oder nicht für AT LP und Partner
LP und PP an GTS
Mit der Abgabe des Auszahlungsplans
SK-Partner: Nachweise von FA, SV, KK anstelle eidesstattlicher Erklärungen nicht älter als 3 Monate
SK-Partner an MPaRV SR
Voraussetzung für nationalen Kofinan-zierungsvertrag
Zusendung von Kopien der unterschriebenen nationalen Kofinanzierungsverträge (nur AT partner)
LP und PP an GTS
Spätestens bis zur Vorlage des ersten Auszahlungsantrages
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Kommunikation – komplex und doch EINFACH!
• Lead Partner kommuniziert grundsätzlich mit Verwaltungsbehörde (VB) und GTS
• Nationale Kofinanzierungsverträge bitte mit den nationalen bzw. regionalen Kofinanzierungsstellen klären (nicht mit dem GTS oder der VB)
• Änderungen im Projekt unter Partnern besprechen, erst dann Information vom LP an das GTS
• Zahlungsanträge von Partnern werden an die Ausgabenkontrolle geschickt (nicht an das GTS oder VB)
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Kommunikation - Grundregeln in Kürze
• LP an die Verwaltungsbehörde (VB) und in cc an das Technische Sekretariat (GTS)
• Bekanntgabe von Änderungen im Änderungsformular an GTS
Die Grundlage für die Förderzusage im EFRE-Fördervertrag und im Partnerschaftsvertrag bildet das genehmigte Antragsformular!
Kommunikation um den unterschriebenen EFRE-Fördervertrag immer schriftlich, am besten als Brief:
Die Grundlage für die Förderzusage im EFRE-Fördervertrag und im Partnerschaftsvertrag bildet das genehmigte Antragsformular!
Kommunikation um den unterschriebenen EFRE-Fördervertrag immer schriftlich, am besten als Brief:
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Nicht vergessen!• Information und Publizität, Dokumente für die
Öffentlichkeit, Folder, Broschüren, Plakate, Websites zum Projekt NIE OHNE Programmlogo und EU-Flagge (mit Text)!
• Näheres dazu im Logo Manual auf der Website
1.1.
2.2.
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Logo-Anordnung
mehrere Logos in gleicher Größe
Auf der WWW-Seite muss das Logo beim Öffnen der Seite sichtbar sein! Auf der WWW-Seite muss das Logo beim Öffnen der Seite sichtbar sein!
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Logo – nur das Original verwenden
Das Logo sollte nicht verzerrt oderverändert werden:
Lieber einfärbig , wenn die richtigen Farben nicht zur Verfügung stehen
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Kommunikation – wichtige Tipps
• Wählen Sie ein angemessenes Portfolio der Publizitätsmaßnahmen sowie geeignete Kommunikationsmittel, um die Zielgruppen Ihres Projektes zu erreichen
• Verwenden Sie die Sprache der Zielgruppe
• Machen Sie Fotos von den Projektergebnissen und deren Nutzung
• In Artikeln und Medienpublikationen immer das Förderprogramm CBC SKAT erwähnen
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Webseite
• möglichst bald mit der Webseite beginnen
• Outputs, Terminankündigungen, Artikel usw. auf die
Webseite!
• beide Sprachversionen abstimmen
• Verlinkung und Indexierung
• Eigene Domain oder Unterseite bestehender Webseite
• Logos sind im oberen Bereich anzubringen
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www.projekt-baum.euwww.projekt-baum.eu
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Sichtbare Projektoutputs
• Sticker auf Geräte, die mit EFRE-Mitteln angeschafft werden– Logos– Projektname
• Kennzeichnung von Räumen, die für Projektaktivitäten angemietet werden– Logos– Projektname
• Tafeln bei Baustellen und nach Fertigstellung – bei Projekten über 500.000 Euro müssen die Logos mindestens 25% der Fläche ausfüllen– Logos– Projektname– Information über den Fördergegenstand
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Achten Sie auf QUALITÄT !
• Grenzüberschreitende Abstimmung der Inhalte zwischen
den PP
• Sorgfältige Recherche der Inhalte
• Die Nützlichkeit des Produkts hängt von der Wahl des
richtigen Informationsumfangs ab
• Professionelle (externe) Unterstützung
• Keine Rechtschreib- und Grammatikfehler
• Übersetzung von Muttersprachler und PP lektorieren lassen
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Übersetzung!Übersetzung!
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•falscher Aufstellungsort
•Logo fehlt
•falscher Aufstellungsort
•Logo fehlt
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Rollup-Beispiel:Rollup-Beispiel:
bei allen Veranstaltungen, wichtig auch als
Hintergrund für Fotos (Medien/Presse!)
bei allen Veranstaltungen, wichtig auch als
Hintergrund für Fotos (Medien/Presse!)
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Verzeichnis der Begünstigten*
Die Veröffentlichung des Verzeichnisses ist eine Verpflichtung seitens der Europäischen Kommission. Das Verzeichnis wird auf der Programmhomepage veröffentlicht und besteht aus folgenden Informationen:
•Begünstigter•Vorhaben•EFRE Förderbetrag•Nationale Kofinanzierung
*gemäß Durchführungsverordnung 1828/2006 der Kommission §7 Abs. 2d
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Planung ist wichtig:
• Es gibt KEINE Vorfinanzierung (Bank, Partner Vereinbarungen, nationale Vorfinazierung etc.)
• Koordinierung der Partner und Änderungen im Projekt brauchen Zeit
• lange Fristen der Ausgabenkontrolle (Regel sind 3 Monate und mehr weil...)
• Erst nach Erstellung des EFRE-Vertrags ist die Rückerstattung möglich (Mindestdauer: 6 M Projektarbeit, ab heute 2 M bis Vertrag; 4,5 M bis zur 1. Auszahlung; d.h. ca. 11-13 M!)
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Häufigste Probleme
• Unterschätzung des administrativen Aufwands im Projekt; d.h. für ausreichende Personalkapazität sorgen !!! (Projektbuchhaltung, Management, Reporting und Koordination der Partner bindet sehr viel Kapazität!)
• Projekt Outputs sind verbindlicher Bestandteil des Projekts und auf die Qualität der Outputs wird geachtet! (bad practice: copy paste studies, stranded investments, schlechte Übersetzungen...)
• Partnerschaft heißt, es entscheidet nicht NUR der LP, sondern alle Partner gemeinsam
• ZUSAMMEN, nicht nebeneinander arbeiten
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Ja, es wird auch kontrolliert...
Wir vom GTS• kommen zu Projekttreffen und Veranstaltungen• besuchen regelmäßig die Projektwebseiten und kontrollieren
Information und Publizität (bitte Entwürfe vorab und alle Übersetzungen durch Personen mit der jeweiligen Muttersprache kontrollieren lassen)
• kontrollieren die Finanzberichte und veranlassen EFRE- Auszahlungen
• antworten auf Ansuchen zu Projektänderungen (die immer ex-ante zu stellen sind)
• kontrollieren die Qualität der Projektergebnisse• veranlassen Sanktionen, falls Auszahlungspläne völlig verfehlt
werden und die Qualität der Ergebnisse große Defizite aufweist
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Gutes Gelingen wünschen Ihnen vom Programm ...
Wer? Telefon E-Mail
Verwaltungsbehörde
Mag. Martin Hutter +43-1-4000-27061 [email protected]
Gemeinsames Technisches Sekretariat
DI Bernhard Schausberger
+43-1-4000-27092 [email protected]
Mag.a Genia Ortis +43-1-4000-27093 [email protected]
Ing. Martin Hura +43-1-4000-27094 [email protected]
Mgr. Barbora Vallová +43-1-4000-27091 [email protected]
Helena Moravcová, BA +43-1-4000-27097 [email protected]
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Berichtswesen• Zeitpunkte für Auszahlungsanträge bzw.
Berichtslegung realistisch ansetzen – Zeitplan im EFRE-Fördervertrag
• Am besten wenn ein überprüfbares Resultat vorliegt
Auszahlungsantrag besteht aus:• Partnerebene: Aktivitätsbericht, Finanzbericht und
Belegaufstellung, Bestätigung der FLC, Bestätigung über nationale Ko-finanzierung - in der Sprache des Partners!
• Projektebene: Aktivitätsbericht, Finanzbericht, gesammelte Bestätigungen der FLC (von allen Partnern) – zweisprachig (SK, DE)
• Verwendung der Berichtsmuster!
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Auszahlungsanträge - Partnerebene
• AT: Projektpartner an die zuständige Regionale Stelle bzw. direkt an die FLC
• SK: Projektpartner an die FLC-Stelle im MPaRV SR
Jeder Partner stellt seinen Zahlungsantrag bestehend aus Aktivitätsbericht, Finanzbericht, Belegaufstellung selbst zusammen und legt diese Dokumente folgenden Stellen vor:
Jeder Partner stellt seinen Zahlungsantrag bestehend aus Aktivitätsbericht, Finanzbericht, Belegaufstellung selbst zusammen und legt diese Dokumente folgenden Stellen vor:
Es sind die Berichtsmuster der jeweiligen FLC-Stellen zu verwenden bzw. deren Vorgaben zu beachten!
Es sind die Berichtsmuster der jeweiligen FLC-Stellen zu verwenden bzw. deren Vorgaben zu beachten!
Antrag in der Sprache des
Partners
Antrag in der Sprache des
Partners
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Auszahlungsanträge auf Projektebene
• Der Lead Partner koordiniert und kompiliert den gesamten Zahlungsantrag für die Partnerschaft
• Falls Aktivitätsbericht auf Projektebene vorab verfügbar: Lead Partner an zuständige Regionale Stelle
• Sonst Lead Partner an das GTS; in cc die zuständige Regionale Stelle
Besteht aus dem Aktivitäts- und Finanzbericht auf Projektebene und den Bestätigungen der für jeden Partner zuständigen FLC-Stelle.
Besteht aus dem Aktivitäts- und Finanzbericht auf Projektebene und den Bestätigungen der für jeden Partner zuständigen FLC-Stelle.
Aktivitätsbericht in SK und DE
Aktivitätsbericht in SK und DE
03. Oktober 2012 9. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 29
Termine für Zahlungsanträge
Die Auszahlung von EFRE - und nationalen Fördergeldern erfolgt nur im Wege der Rückerstattung – APRIL 2012 sind die ersten dran (optimistisch)
• Partnerebene: Bestätigung der Ausgabenkontrolle (FLC) max. 3 Monate und mehr weil...endgültige Bestätigung erst, wenn der EFRE Vertrag unterschrieben ist
• Mindestzeitraum für die Bearbeitung von FLC und GTS ca. 4,5 Monate
• Vorlage der Auszahlungsanträgemax. 2 mal pro Jahr
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Berichtswesen - Projektänderungen
• Geringfügige Änderungen – keine Genehmigung, nur Info
• Wesentliche Änderungen – Genehmigung durch Verwaltungsbehörde bzw. Begleitausschuss
• Flexibilitätsregelung - 15 Prozent zwischen Kostenkategorien 1 bis 3 innerhalb des Partnerbudgets: Information aber keine Genehmigung erforderlich; anderenfalls Genehmigung
siehe auch Kapitel 7.3 im Handbuch für Projektträger
Änderungen sind vorab schriftlich an das GTS zu berichten – dafür gibt es ein eigenes Änderungsformular
Alle Änderungen sind außerdem in den Aktivitätsberichten zu dokumentieren
Änderungen sind vorab schriftlich an das GTS zu berichten – dafür gibt es ein eigenes Änderungsformular
Alle Änderungen sind außerdem in den Aktivitätsberichten zu dokumentieren