Projektabrechnung an der Medizinischen Universität Wien
für ab dem 1.1.2008 im 7. EU -Rahmenprogramm eingereichte
Projekte
Erstattungsfähige Projektkosten
Direkte Projektkosten
• Personalkosten – Temporary staff
(zusätzlich angestelltes Personal)
– Permanent staff (fest angestelltes Personal)
• Sachkosten – Material– Reisekosten– Etc.
• Abschreibung (von Investitionen)
Indirekte Projektkosten– 60% Sp. Transition Flat
Rate
EU Förderquote zwischen
50 und 100 %
abhängig von Type of activity
– Research and technological development (RTD) 75%
– Demonstration activities 50%
– Management 100%
– Other activities 100%
Regelung MUW Overhead
• Das Rektorat hat beschlossen, aus dem MUW-Overhead die nicht gedeckten direkten Projektkosten auf 100% aufzufüllen (Kostendeckung).
• Kosten für Sachmittel, Temp./Perm. Staff etc. auf Innenauftrag §27.
• Die Einnahmen in Höhe der EU-Refundierung für Permanent Staff werden dem Projekt gutgeschrieben (Gutschrift Permanent Staff).
• Der verbleibende Rest wird für die Anbahnungsfinanzierung sowie zur Echtkostenabdeckung für den Bereich Forschung der MUW verwendet.
Regelung MUW Overhead
Temporary staff
Sachkosten
Investitionen
Permanent staff
60% Flat rate
EU Förd. Perm. staffEU Förd. Perm. staff
EU Förd. Temp. staff
EU Förd. Sachkosten
EU Förd. Investitionen
Verbleibender Rest der indirekten Kosten
Auffüllen der Projekt-kosten auf 100%
25% Zuschuss Anbahnungsfinanzierung,
Echtkostenabdeckung Bereich Forschung
EU FörderungDirekte Kosten
EU FörderungIndirekte Kosten
Projektkosten Verfügung Projektleiter
MUW Overhead
Mittelverwendung MUW Overhead
EU Projekt MUW Overhead
Anbahnungsfinanzierung Echtkostenabdeckung Bereich Forschung
Projektabrechnung Schema
Projektabrechnung EU
KostenMUW
FörderungEU
SaldoMUW
Direkte Kosten
Sachmittelaufwand & Temporary Staff -100 75 -25
Permanent Staff -20 15 -5
Indirekte Kosten -72 54 -18
Summe -192 144 -48
Cofinanzierung
Projektsicht SAP
KostenProjekt
GutschriftenProjekt
SaldoProjekt
Direkte Kosten
Sachmittelaufwand & Temporary Staff -100 100 0
Permanent Staff -20 20 0
Gutschrift Permanent Staff 15 15
Summe -120 135 15
Berechnung MUW-Overhead
Überweisung EU 144
Kostendeckung
Sachmittelaufwand & Temporary Staff -100
Permanent Staff -20
Gutschrift Permanent Staff -15
MUW Overhead 9
Projektabrechnung Beispiel 1
Projektabrechnung EU
KostenMUW
FörderungEU
SaldoMUW
Direkte Kosten
Sachmittelaufwand & Temporary Staff -84.625 63.469 -21.156
Permanent Staff -58.481 43.861 -14.620
Indirekte Kosten -85.864 64.398 -21.466
Summe -228.970 171.727 -57.242
Cofinanzierung
Projektsicht SAP
KostenProjekt
GutschriftenProjekt
SaldoProjekt
Direkte Kosten
Sachmittelaufwand & Temporary Staff -84.625 84.625 0
Permanent Staff -58.481 58.481 0
Gutschrift Permanent Staff 43.861 43.861
Summe -143.106 186.967 43.861
Berechnung MUW-Overhead
Überweisung EU 171.727
Kostendeckung
Sachmittelaufwand & Temporary Staff -84.625
Permanent Staff -58.481
Gutschrift Permanent Staff -43.861
MUW Overhead -15.240
Projektabrechnung Beispiel 2
Projektabrechnung EU
KostenMUW
FörderungEU
SaldoMUW
Direkte Kosten
Sachmittelaufwand & Temporary Staff -110.299 82.724 -27.575
Permanent Staff -25.200 18.900 -6.300
Indirekte Kosten -81.299 60.975 -20.325
Summe -216.798 162.599 -54.200
Cofinanzierung
Projektsicht SAP
KostenProjekt
GutschriftenProjekt
SaldoProjekt
Direkte Kosten
Sachmittelaufwand & Temporary Staff -110.299 110.299 0
Permanent Staff -25.200 25.200 0
Gutschrift Permanent Staff 18.900 18.900
Summe -135.499 154.399 18.900
Berechnung MUW-Overhead
Überweisung EU 162.599
Kostendeckung
Sachmittelaufwand & Temporary Staff -110.299
Permanent Staff -25.200
Gutschrift Permanent Staff -18.900
MUW Overhead 8.200
RegelungAnbahnungsfinanzierung
• Das BM.W_F fördert bis zu 75% der anerkannten Kosten für die Projektvorbereitungsphase. Aus den MUW-Overheads wird die Auffüllung auf 100% der anerkannten Kosten übernommen.
• Abwicklung über Projekt im §27.
• Da die Anbahnungsfinanzierung seitens des Ministeriums sehr spät ausbezahlt wird, können bis zu 60% der eingereichten Kosten vorfinanziert werden (auf Veranlassung Forschungssupport).
• Bedingung: Bestätigung EU-Kommission über die erfolgreiche Einreichung des EU-Projektes und positive Abwicklung + Abschluss (Endabrechnung bei FFG, alle Dokumente und Rechnungen).
AbwicklungAnbahnungsfinanzierung
• Einreichung beim FFG• Projektmeldung (§27) • Verfügung über Innenauftrag• Meldung genehmigte Mittel an Forschungssupport• Überweisung 1. Tranche• Abrechnung durch die Stabstelle Controlling • Endabrechnung FFG• 2. Tranche FFG• Anweisung der MUW-Cofinanzierung auf Projekt.
EU Zeiterfassung
• Einheitliche Zeiterfassung für alle EU ProjektmitarbeiterInnen im Intranet unter Forschung – Downloads –> EU-Projekte –> EU-Zeiterfassung
• Für Mitarbeiter Permanent Staff und Temporary Staff• Vollständige Zeiterfassung Normalarbeitszeit (außer JD,
Überstunden)• Am Ende der Abrechnungsperiode Erstellen des
Leistungsnachweises• Weiterleitung des Leistungsnachweises für fest
angestelltes Personal (permanent staff) an die Stabstelle Controlling
• Ermittlung und Berücksichtigung der Kosten des permanent staff in der Abrechnung gegenüber EU (Einzelpostenbericht und Financial Statement)