Consulting | Solutions | Products | Training
Projekte mit Reports steuern -
nötige und sinnvolle Berichte (Webinar vom 10.09.2014)
Johann Strasser, Geschäftsführer
Consulting | Solutions | Products | Training
Wichtiger Hinweis: Diese Folien präsentiert im Webinar
Diese Folien wurden im Webinar „Projekte mit Reports steuern – nötige und
sinnvolle Berichte“ am 10.09.2014 von TPG live präsentiert.
Wenn Sie die Aufzeichnung des Webinars ansehen möchten, dann finden
Sie es – neben vielen anderen Themen – auf dieser Seite:
www.theprojectgroup.com/webinar-reports
Sie möchten lernen, wie Sie selbst Berichte für z.B. Microsoft Project Server erstellen?
Dann sehen Sie dieses Seminar an
www.theprojectgroup.com/seminar-reports
Consulting | Solutions | Products | Training
Agenda
Firmenvorstellung
Anforderungen an Berichte
Prozesse und Kommunikation
Berichte
Portfolio- & Multiprojektberichte
Einzelprojektberichte
Teamberichte
Reporting-Tools
TPG-Lösungen
Nächste Schritte
Consulting | Solutions | Products | Training
Anforderungen an Berichte
Consulting | Solutions | Products | Training
Berichte sind individuell
Consulting | Solutions | Products | Training
Klassische Berichts - Anforderungen
Bunt
Schnell
Vorstandstauglich
Unzerstörbar
Filterbar
Druckbar
Historisierbar
Berechtigungen
Änderbar
Lesbar
Verständlich
Richtig
Alles auf einer Seite
(DIN A4 hochkant)
...
Consulting | Solutions | Products | Training
Echte Berichts - Anforderungen
Relevante Informationen für die richtigen Personen
aussagekräftig und effizient bereitstellen,
um Projekte steuern zu können.
Consulting | Solutions | Products | Training
Projektsteuerung (eig. Regelung)
Projektarbeit:
Ergebnisse …
Berichte:
Abweichungen ?
Besprechungen:
Entscheidungen !
+Auftrag
Änderungen Probleme
Lieferung
Consulting | Solutions | Products | Training
Steuerung / Regelung
Abweichungen vom Soll feststellen und Vorgaben nachführen Lieferungen: Soll/Ist von Qualität, Terminen, Aufwand, Kosten
Restleistung: Klarheit von Machbarkeit, Arbeit/Budget, Kosten/Budget, Termine/Plan
Ressourcen: zuordnen, austauschen, abziehen, einstellen, freistellen
Entscheidung für weiteres Vorgehen ohne Auftrag / Nachtrag
ohne / zu geringes Budget
ohne / zu geringe Ressourcenzusicherung
mit bestimmter inhaltlicher Variante
trotz ungünstiger Risikosituation
…
Informationsfluss herstellen
Consulting | Solutions | Products | Training
Prozesse und Kommunikation
Consulting | Solutions | Products | Training
PPM Organisation und Kommunikation
Projektleiter
2-wöchentlich
Teamleiter
PMO
4-wöchentlich / bei Eskalation
1-wöchentlich
Mitarbeiter
täglich
Geschäftsleitung
3-monatlich / bei Eskalation
Consulting | Solutions | Products | Training
PPM Berichtsperioden
Quartal ...
Geschäftsführung
Controlling
Strategiemeeting(Quartalsweise)
Budgetmeeting(quartalsweise)
PMO Portfoliomeeting(monatlich)
TeamleiterRessourcen-
abstimmung(2-wöchentlich)
Projektleiter
Statusmeeting(wöchentlich)
Statusbericht(monatlich)
Mitarbeiter Ist-Erfassung (täglich / wöchentlich)
Consulting | Solutions | Products | Training
PMO zur Sicherstellung der PPM Prozesse und Datenqualität
Geschäftsleitung
Sales, Marketing,
HR,….R&D IT
PMO
Projekt 1
Projekt 2
Projekt 3
Projekt 4
Projekt 1
Projekt 2
Projekt 3
Projekt 4
Projekt 1
Projekt 2
Projekt 3
Projekt 4
PMO
R&D
PMO
Andere
Projekt 5 Projekt 5
PROGRAMM 1
Projekt 5
Projekt 6
Projekt 7P6 P7 P8
PMO
IT
Consulting | Solutions | Products | Training
Datenarten und Datenqualität
Consulting | Solutions | Products | Training
Datenarten
Werte
Inhalte (Text !), Termine, Arbeit, Kosten
Stände
Basis1 (Auftrag), Basis2 (letzter Status), Soll (aktuelle Planung), Ist
Objekte
Projekt, Phase, Lieferung, Arbeitspaket, Vorgang, Aktion, Ressource, Zuordnung, …
Zeit
Gesamt, Jahr, Quartal, Monat, Woche
Consulting | Solutions | Products | Training
Wie weit sind wir inhaltlich ?
Zustände / Ergebnisse / Lieferungen
Abnahme von Lieferungen
Abschluss von Phasen (Phasenmodell)
Erreichung von Meilensteinen (Standardmeilensteine)
Fertigstellung von Arbeitspaketen/Lieferungen (Definition von „fertig“)
Erledigung von Vorgängen (nicht angefangen / in Arbeit / beendet)
Liste offener Punkte (offen / erledigt)
Earned Value Analyse (Basisplan und %inhaltlich abgeschlossen)
%abgeschlossen (keine treffende Aussage unter 100% … 99% Syndrom)
Plausibilität
Vergleich Restaufwand mit gemeldetem Fertigstellungsgrad
Vergleich %Kosten / %Arbeit / %Zeit / %Inhalt
Consulting | Solutions | Products | Training
Datenqualität
Vollständig
Alle Projekte (vs. Linientätigkeiten)
Alle Liefergegenstände pro Projekt
Alle relevanten Ressourcen mit allen Tätigkeiten (Projektverfügbarkeit)
Richtig
Plausibel geplant ?
Alle Kostenarten und Arbeitsaufwände lückenlos erfasst ?
Wirklich abgeschlossen ?
Aktuell
Wann wurden die Daten eingegeben ?
Wann wurden die Daten aus Fremdsystemen übernommen ?
Wann wurden die Berichte erstellt ?
Consulting | Solutions | Products | Training
Berichtsübersicht
Consulting | Solutions | Products | Training
Projektliste
Berichtsübersicht
Pipeline RessourcenStatus Portfolio Kosten Risiko Strategie
Projekt A 100000 100000 100000 100000 100000 100000 vDas ist der Kurzkommentar zu diesem
Projekt
Projekt B 20000 20000 20000 20000 20000 20000 20000Das ist eine anderer Kommentar zu einem
anderen Projekt , der länger ist
Projekt C
30000 30000 30000 30000 30000 30000 30000Das ist der Kurzkommentar zu diesem
Projekt
Projekt D 4000 4000 4000 4000 4000 4000 4000Das ist eine anderer Kommentar zu einem
anderen Projekt , der länger ist
Projekt E 50000000 50000000 50000000 50000000 50000000 50000000 50000000Das ist der Kurzkommentar zu diesem
Projekt
Projekt F 60000000 60000000 60000000 60000000 60000000 60000000 60000000Das ist der Kurzkommentar zu diesem
Projekt
Projekt G 700000 700000 700000 700000 700000 700000 700000Das ist eine anderer Kommentar zu einem
anderen Projekt , der länger ist
Projekt H 300000 300000 300000 300000 300000 300000 300000Das ist der Kurzkommentar zu diesem
Projekt
ProjektePROJEKT A
Vorgang 1
MST 1
Vorgang 2
MST 2
Vorgang 3
Vorgang 4
MST 3
Vorgang 5
Kommentar
TeamsControlling
Budget 10000 10000 10000 10000
Work
Internal
4000 4000 4000 4000
Work
External
3000 3000 3000 3000
Others
External
3000 3000 3000 3000
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Umfrage
Daten aus anderen System
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Portfolioberichte
Consulting | Solutions | Products | Training
Portfolio-Dashboard
- Einstiegsseite mit Links zu
anderen Berichten
- Wie ist der Gesamtstatus
unseres Portfolios?
- 50% der Projekte haben
keinen Status (neu ?)
- 4 Projekte sind kritisch
- 2 haben Probleme
- Keine kritischen
Kostensituationen
- Historisierung zur
Messung der
Verbesserung im PPM
TPG Kundenbeispiel
(Reporting Services)
Consulting | Solutions | Products | Training
Variables Bubble Chart
- 4 variable Dimensionen für
- Status
- Kosten
- Strategie
- Risiko
- Arbeit
- Umsatz
- ...
- Analyse des
Gesamtportfolios
- Entscheidungshilfe bei der
Projektbeauftragung
- Was ist zu entdecken ?
TPG ProjectPortfolio
Projekt 2012-2091 sollte beauftragt werden
Consulting | Solutions | Products | Training
Projektepipeline
- Alle Projekte über den
gesamten
Projektlebenszyklus
- Fortschritt der Projekte auf
einen Blick
- Gleichmäßiger Durchlauf
von Projekten
- Neue Projekte warten auf
die Beauftragung
- Ein kritisches Projekt
TPG ProjectPortfoilo
Projekt 2012-2421 wurde neu beauftragt
Consulting | Solutions | Products | Training
Projektepipeline - Reality Check
- Aufbau nach
Meilensteinen
- 2 abgebrochene Projekte
in der Projektentwicklung
- Projekt ohne Auftrag in der
Produktevaluierung (M3)
- Wenig neue Projekte
TPG Kundenlösung
Consulting | Solutions | Products | Training
Grafische Ressourcenauswertung
- Welche Verfügbarkeit
haben meine Mitarbeiter?
- An welchen Projekten
arbeiten meine
Mitarbeiter?
- Kann ich dem neuen
Projekt die Ressourcen
zusagen?
Project Server 2010, 2013
Consulting | Solutions | Products | Training
Ressourcensituation & Roadmap
- Alle Teams auf einen Blick
- Unterscheidung laufende
und neue Auslastung
- Welche Abteilungen und
Teams sind kritisch?
- Können die geplanten
Projekte beauftragt
werden?
- Team BM ist mit laufenden
Projekten schon
überlasten und noch mehr
mit neuen Projekten
- Simulation durch
Verschieben per Maus
TPG PortfolioPlanner
Consulting | Solutions | Products | Training
Strategieabgleich
- Investieren wir in unsere
Projekte entsprechend
unserer Strategie?
- Investieren wir in die
wichtigsten Projekte das
meiste Geld ?
- Derzeit wird nicht am
meisten in die Projekte des
höchsten Strategiebeitrags
investiert
ProjectServer 2010 / 2013
Consulting | Solutions | Products | Training
Portfolio-Statusbericht
- Gesamtstatus des
Portfolios mit Kommentar
- Neue
Projektbeauftragungen
- Laufende Projekte mit den
wichtigsten KPIs
- verabschiedete
Maßnahmen
- Getroffene
Entscheidungen
TPG ProjectPortfolio
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Projektliste
Consulting | Solutions | Products | Training
Projektübersicht als interaktive Webseite
- Terminliche Lage der
wichtigsten Projekte und
Meilensteine auf einen
Blick in der Timeline
- Filter, Gliederungen,
variable Zeitachse
- Variable Spalten über
Ansichten mit
Berechtigungen
ProjectServer 2013
Consulting | Solutions | Products | Training
Projektübersicht als Bericht
- Druckbarer und
historisierbarer Bericht
- Links auf Detailberichte
aus den verschiedenen
Spalten
TPG Kundenlösung
(Reporting Services)
Consulting | Solutions | Products | Training
Welche Projekte stehen im Fokus ?
PMO sichert Aktualität, Vollständigkeit und Plausibilität ALLER Berichte
In einer Sitzung können nicht alle Projekte geprüft werden
Auswahl nach erkennbaren Kriterien
Angemeldeter Entscheidungsbedarf (manuelles Setzen eines Kennzeichens)
Alle mit Status ROT (Gesamt, Ressourcen, Termine, …) + 3 GELB + 3 GRÜN
Alle in den Top 3 Risikoklassen
Top 10 der Abweichungen (Kosten, Termine, Arbeit)
Top 10 Strategiebeitrag / Priorität
Alle über Schwellwert (Auftrags- / Investitionsvolumen, Pönale, …)
Problemzonen (Technologie, Regionen, Projektleiter, Produktgruppen, …)
…
Man kann nicht Alles filtern, Manches muss einfach entdeckt werden
Consulting | Solutions | Products | Training
Einzelprojektberichte
Consulting | Solutions | Products | Training
Gantt-Chart und Timeline
- Die Wichtigsten Phasen in
der Timeline
- Welche APs sind in
Verzug?
- Wo stehen wir gerade?
Project Professional
2010,2013
Consulting | Solutions | Products | Training
Project 2013
Reports
Consulting | Solutions | Products | Training
Projektstrukturplan
- Gesamtstatus aller
Vorgänge auf einen Blick
- Welche Arbeitspakete sind
offen, in Arbeit oder
erledigt?
- Welche APs sind in Plan?
Welche nicht?
TPG WBSChart App
(SharePoint 2013 App)
TPG ProjectHandbook
Consulting | Solutions | Products | Training
Meilensteintrendanalyse
- Wie steht es um die
terminliche Situation
meines Projektes?
- Welche Meilensteine
können gehalten werden?
Welche nicht?
- Glauben wir den
bisherigen Zusagen ?
- Welcher Trend kann
interpretiert werden ?
TPG MTA Client = kostenlos!
( www.free-mta.de)
TPG MTA Server
TPG MTAChart App
Consulting | Solutions | Products | Training
Meilensteintrendanalyse - Reality Check
1 | Grobe Verschiebung in der Designphase des Projektes
3 | Netter Versuch für einen „Quick Win“ am Ende, aber ...
4 | man wurde doch von der Realität eingeholt...
2 | Man glaubte die Zeit komprimieren zu können
Wie aus 8 Monaten
mehr als 17 wurden...
1
2
3
4
Consulting | Solutions | Products | Training
Risikomatrix
- Wie ist die Risikosituation
derzeit in meinem Projekt?
- Bei welchen Risiken muss
ich präventive oder
korrektive Maßnahmen
einleiten?
TPG RiskChart App
(SharePoint 2013 App)
Consulting | Solutions | Products | Training
Einfacher Statusbericht
- Wie weit sind wir ?
(Lage in der Pipeline)
- Wie ist der Gesamtstatus
meines Projektes?
(Gesamtampel manuell)
- Kommentar des PL
- Aktuelle Lage vs. Basis
- Aktuelle Kosten vs. Basis
- Aktuelle Arbeit vs. Basis
TPG Kundenlösung
(Reporting Services)
Das Projekt wurde unmittelbar nach
Beauftragung gestoppt und inhaltlich um 70%
reduziert.
Consulting | Solutions | Products | Training
Earned-Value-Analyse
Integrierte Betrachtung des
Projektfortschritts
Abgeleitete Kennzahlen:
CPI (Cost Performance Index)
(CPI = BCWP/ACWP)
Indikator für die Kosteneffizienz.
Kleiner 1: negativ
Größer 1: positiv
SPI (Schedule Performance Index)
(SPI = BCWP/BCWS)
Indikator für die Termineffizienz
Kleiner 1: negativ
Größer 1: positiv
Consulting | Solutions | Products | Training
Teamberichte
Consulting | Solutions | Products | Training
Teamberichte
Übersicht aller Mitarbeiter und deren Auslastung
Vergleich zwischen Projektanfragen und Zusicherungen von Ressourcen
Consulting | Solutions | Products | Training
Teamplanung und Zusage von Projektanfragen
- Welche Verfügbarkeit
haben meine Mitarbeiter?
- An welchen Projekten
arbeiten meine
Mitarbeiter?
- Kann ich dem neuen
Projekt die Ressourcen
zusagen?
TPG TeamManager (Excel)
TPG TeamManager App
(SharePoint 2013 App)
Consulting | Solutions | Products | Training
Teamauswertung über Linientätigkeiten und Projektzusagen
- Welche Verfügbarkeit
haben meine Mitarbeiter?
- An welchen Projekten
arbeiten meine
Mitarbeiter?
- Kann ich dem neuen
Projekt die Ressourcen
zusagen?
TPG TeamManager (Excel)
TPG TeamManager App
(SharePoint 2013 App)
Consulting | Solutions | Products | Training
Mitarbeiterberichte
Consulting | Solutions | Products | Training
My Dashboard
- An welchen APs arbeite
ich gerade?
- Wie steht es um meine
Auslastung?
- Was ist als nächstes dran?
TPG Kundenbeispiel
Consulting | Solutions | Products | Training
Reporting Tools
Consulting | Solutions | Products | Training
Rahmenbedingungen
Wer hat welche Berechtigung ?
Wie häufig werden die Daten aktualisiert?
Wie häufig werden die Berichte ausgegeben ?
Müssen die Berichte online oder offline zur Verfügung stehen ?
Braucht man ad hoc Auswertungen ?
Müssen die Berichte gedruckt werden ?
Sollen Berichte kommentiert werden ?
Müssen die Daten historisiert werden ?
Müssen Berichte Archiviert werden ?
Wollen Sie Berichte selbst bearbeiten können ?
...
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Reporting Tools
Project und Project WebAccess
konfigurierbare Ansichten
SQL Reporting Services
Klassisches Berichtswerkzeug von Microsoft SQL - Server
Analysis Services (OLAP - Cubes)
Aufbereitung von mehrdimensionalen Daten aus Datenbanken
Excel (Services)
Direkte Anbindung von SQL / OLAP Quellen, VBA (nicht in Excel Services)
PowerPoint, Word
VBA Programmierung
Consulting | Solutions | Products | Training
Reporting Tools
Consulting | Solutions | Products | Training
TPG-Lösungen
Consulting | Solutions | Products | Training
FILESHARE
Microsoft
Project Server
TPG ProjectHandbook
Microsoft
Excel
TPG ProjectHandbookPROJEKT A
Vorgang 1
MST 1
Vorgang 2
MST 2
Vorgang 3
Vorgang 4
MST 3
Vorgang 5
SharePoint
Projekte
Freigaben
Aufgaben
Ressourcen
Projekt Seite Vorgang Optionen
Dokumente
Projektauftrag
Statusbericht
Meeting Protokolle
PROJEKT A
Vorgang 1
MST 1
Vorgang 2
MST 2
Vorgang 3
Vorgang 4
MST 3
Vorgang 5
Projektauftrag Organigramm PSP Meilenstein-
bericht
Statusbericht
Abschluss-
bericht
Risikoanalyse Stakeholder Meetings
Kosten, Arbeit
Microsoft
Project Professional
<XML>
Consulting | Solutions | Products | Training
TPG ProjectPortfolio
Microsoft
Excel
TPG ProjectPortfolio
Projektliste
Projekt A
Projekt B
Projekt C
Projekt D
Projekt E
Projekt F
Projekt G
Projekt H
Portfolio
Ressourcen/
Kostenberichte
Pipeline
Auswertungen
MeetingsPPF
Statusbericht
Project A
Project B
Microsoft
Excel
TPG ProjectHandbook
TPG ProjectHandbook
TPG ProjectHandbook
PROJEKT A
Vorgang 1
MST 1
Vorgang 2
MST 2
Vorgang 3
Vorgang 4
MST 3
Vorgang 5
PROJEKT A
Vorgang 1
MST 1
Vorgang 2
MST 2
Vorgang 3
Vorgang 4
MST 3
Vorgang 5
PROJEKT A
Vorgang 1
MST 1
Vorgang 2
MST 2
Vorgang 3
Vorgang 4
MST 3
Vorgang 5
Consulting | Solutions | Products | Training
TPG TeamManager (Excel) und TPG TeamLink (Project AddIn)
Microsoft
Project
TPG Team Manager
Microsoft
Excel
TPG TeamLinkProject X
Task 1 DEV-SQL
Task 2 DEV-.NET
Task 3 DEV-SQL
Task 4 TESTER
Task 5 DEV-.NET
Task 6 DEV-.NET
Task 7 TESTER
Consulting | Solutions | Products | Training
TPG TeamManager App
Microsoft SharePointMicrosoft Project Server
TPG TeamManager App
TeamsitesProjectsiteProject X
Task 1 DEV-SQL
Task 2 DEV-.NET
Task 3 DEV-SQL
Task 4 TESTER
Task 5 DEV-.NET
Task 6 DEV-.NET
Task 7 TESTER
Consulting | Solutions | Products | Training
Nächste Schritte
Consulting | Solutions | Products | Training
Nächste Schritte
Personen ohne PPM – System
Kostenloses Webmeeting zum Kennenlernen von Microsoft PPM & TPG Lösungen
Workshop zur Bedarfsanalyse
SharePoint 2013 User
Sichtung Apps im Microsoft Store
Project Standard User
Umstieg auf 2013 wegen Local Reports
Evaluierung TPG ProjectHandbook & TPG ProjectPortfolio
Project Server User
Seminar „Berichte für Project Server erstellen“
Workshop zur Optimierung von Berichten (und Prozessen)
Consulting | Solutions | Products | Training
Workshop zur Optimierung von Berichten (und Prozessen)
Definition der Ziele der Optimierung
Sichtung des vorhandenen Berichtssystems
Vorstellung aktueller Berichtsprozesse
Diskussion der Optimierungsoptionen
Umsetzungsvorschläge
Wahl der Werkzeuge
Harmonisierung von bestehenden Berichten
Umsetzung neuer Anforderungen
Möglichkeiten zur Integration von Daten aus Drittsystemen (SAP, AX, ...)
Möglichkeiten zur Erweiterung des Datenmodells für Historisierung, …
Durchgängige Berechtigungsstrukturen
…
Consulting | Solutions | Products | Training
Kontakt mit TPG The Project Group – Your Project Experts
www.theprojectgroup.com/bi
Consulting | Solutions | Products | Training
TPG The Project Group - Keep in touch…
www.theprojectgroup.com/newsletter
www.facebook.com/tpg.munich
www.twitter.com/tpg_com (@tpg_com)
www.xing.com/companies/theprojectgroupgmbh
www.linkedin.com/company/tpg-the-project-group
www.youtube.com/tpgtheprojectgroup
Johann StrasserGeschäftsführer
The Project Group GmbH
Destouchesstr. 68
80796 München
+49 (89) 615 59 33 - 0