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Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
Projektmanagement WS 2016/2017
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Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORNBlockveranstaltung
• montags 8.15 -9.45
12.30 – 14.00
24.10. – 28.11.2016
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Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORNInhalte Projektmanagement
• Definition`Projekt und Projektmanagement´
• Projekterstellung
• Durchführung Projektmanagement
• Begleitende Projekterstellung und Durchführung des Projektmanagements
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Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORNAblauf und Erwartungen
• Begleitend zu den Vorlesungen wird eine Projektübungdurchgeführt.
• 1. Teil der Projektübung ist die Projekterstellung(Projektantrag)
• 2. Teil der Projektübung ist die Durchführung des Projektmanagement
• Die Projektübung erfolgt in Gruppenarbeit
• Das Projekt und das Projektmanagement werden begleitendund am Schluss von allen Gruppen jeweils vollständigvorgestellt (ppt).
Erwartungen: Pünktlichkeit und aktive Mitarbeit
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H
Geldgeber
H
Projekt
H
Projekt ist lt. DIN 69901 ein:
„Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der
Bedingungen in seiner Gesamtheit gekennzeichnet ist wie z.B.:
- Zielvorgabe
- zeitliche, finanzielle oder andere Begrenzungen
- Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben
- projektspezifische Organisation.“
Merkmale von Projekten:
- konkreter Anfangs- und Endzeitpunkt
- Neuigkeit, Einmaligkeit
- begrenzte und klar zugeordnete Ressourcen,
- Ergebnisverantwortung
- komplex, multi-, inter-, transdisziplinärAntragstellerIn
Definitionen
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H
Geldgeber
H
Projekt
H
Projekte betreffen Prozesse oder Produkte
In einem Projekt selbst wird ein Prozess durchlaufen,
um eine Produkt zu entwickeln oder einen
Prozess zu erarbeiten.
Grundlagen für Projekte:
- Idee
- Ausschreibung
- Auftragsforschung
AntragstellerIn
Definitionen
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Projektstufen Methoden und Werkzeuge
H
Geldgeber
H
Projekt
H
Anschlussprojekt
Entlastung der Projektleitung
Projektmanagement
Abschluss
Risikomanagement
Durchführung und Kontrolle
Verantwortung der Projektleitung
Projektanalyse
Machbarkeitsstudie
Planung
Projektabbruch möglich
Definition
AntragstellerIn
Aufgaben und Werkzeuge
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H
Geldgeber
H
Projekt
H
-Projektanalyse: Probleme und Potentiale
-Zielfestlegung
-Machbarkeitsstudie (Inhalt, Kosten, Ausmaß, Zeit)
-Grobplanung
AntragstellerIn
Projektdefinition
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H
Geldgeber
H
Projekt
H
-Projektanalyse: Probleme und Potentiale
Festlegen der Möglichkeiten und möglicher Risiken
AntragstellerIn
Projektdefinition - Projektanalyse
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H
Erfolg
H
Projekt
H
Projektziele abhängig von Projektart und Vertrag oder
selbst festzulegen
Projektziele müssen konkret, transparent
(nachvollziehbar) und kontrollierbar sein
mögliche Projektziele sind Produkte, Prozesse, Zeit,
Kosten, Qualität
Projektziele sind die Basis für das Projektcontrolling
AntragstellerIn
Projektdefinition - Ziele
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H
Geldgeber
H
Projekt
H
- Inhalt wirklich umsetzbar, Angrenzung
- grobe Kostenplanung
- welche Ausmaße nimmt das Projekt an, realistisch?
- realistische Zeitplanung möglich?
AntragstellerIn
Projektdefinition - Machbarkeitsstudie
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H
Erfolg
H
Projekt
H
WAS: Abgrenzung zur Aufgabenstellung
WARUM: Gründe für die Notwendigkeit der Lösung
WER: („Stakeholder“) ist an der Lösung der Aufgabe
interessiert,
wer ist vom Projekt und der Problemstellung betroffen,
wer ist verantwortlich für die Problemlösung und
wer stellt die Ressourcen zur Verfügung?
WO: soll die Lösung organisatorisch und geografisch
umgesetzt werden?
WANN: Beginn, Ende, Zwischentermine
WOMIT: finanzielle, materielle und personelle Ressourcen
Mit WEM: Partner
Gruppe
Projektdefinition - Grobplanung
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H
Geldgeber
H
Projekt
H
Projekt: wann, wie, w….
1. Leiter bestimmen
2. Aufgaben verteilen
3. Verantwortung klären
4. Zeitplanung festlegen
AntragstellerIn
Projektdefinition - Grobplanung
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H
Geldgeber
H
Projekt
H
ProjektleiterIn
- Projektleitung
- Planung und Koordination
- Kontrolle
- AnsprechpartnerIn
- Konfliktmanagement
AntragstellerIn
Projektdefinition - Grobplanung
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H
Geldgeber
H
Projekt
H
ProjektleiterIn
- Fachliche Kenntnisse
- Soziale Qualifikation
- Weisungs-/Entscheidungskompetenz
- Methodische Fähigkeiten
- Persönlichkeit: teamfähig, belastbar,
handlungsorientiert, erfolgsorientiert, ethischen
Grundsätzen folgend …..
AntragstellerIn
Projektdefinition - Grobplanung
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H
Geldgeber
H
Projekt
H
Projektteam
• verschiedene fachliche Qualifikation
• Mitglieder müssen überschaubar sein
• soziale Kompetenz
• methodische Kompetenz
AntragstellerIn
Projektdefinition - Grobplanung
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H
Geldgeber
H
Projekt
H
Setzen Sie sich bitte in Gruppen
zusammen und überlegen sich,
welches Projekt Sie bearbeiten
wollen.
Legen Sie die genaue Zielsetzung
Ihres Projektes fest.
15 Min.AntragstellerIn
Vorschläge für Projekte
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Projekte
Tankanlage
Project Studcard
Kartoffelscheune
Brandschutz Containerschiff
Baumarkt Südhöhen
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H
Erfolg
H
Projekt
H
Projektmappe (ist immer anzulegen)
1. Seite: Daten wer, wie zu erreichen, welche
Zuständigkeit, genaue Projektdaten, Logo etc.,
bietet Überblick
Projektdefinition (Beispiel)
1.1Projektauftrag
1.2Projektorganisation
1.3Aufwandsabschätzung
1.4Entscheidungsgrundlage (Protokolle)Gruppe
Projektdefinition - Grobplanung
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H
Erfolg
H
Projekt
H
Spannend, leicht nachverfolgbar, informativ,
einbeziehend, respektierend, .....
Zieldefinition
Anpassung an den TeilnehmerInnenkreis
Geeignete Visualisierung
Aufbau einer Präsentation
Gruppe
Klare Strukturierung
Kommunikationsregeln beachten
Diskussionsmöglichkeiten bieten
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H
Erfolg
H
Projekt
H
Tankanlage
Project Studcard
Kartoffelscheune
Brandschutz Containerschiff
Baumarkt Südhöhen
Optimierung Wartung Busgesellschaft
Getränkeabfüllanlage
Projektdefinition; Gruppenarbeit 30 min. ppt
Präsentation
Aufgabenstellungen
1. Schritt
Projektübung
Gruppe
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H
Geldgeber
H
Projekt
H
Projektdefinition
-Projektanalyse: Probleme und Potentiale
-Zielfestlegung
-Machbarkeitsstudie (Inhalt, Kosten, Ausmaß, Zeit)
-Grobplanung
AntragstellerIn
Zur Erinnerung
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H
Geldgeber
H
Projekt
H
• Arbeitspakete• Aufgabenverteilung• Verantwortung klären• Risikoanalyse• Definition Schnittstellen• Feinplanung• Zeitplan
•AntragstellerIn
Projektplanung
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H
Geldgeber
H
Projekt
H
Arbeitspaket
• generelles Ziel und Bezeichnung des
Arbeitspaketes
• Herunterbrechen in einzelne Aufgaben
•Verteilung der Arbeiten und Zuarbeiten der einzelnen
Partner
• Verantwortung für die einzelnen Aufgaben
• Definition der Schnittstellen
•Vernetzung der Arbeitspakete miteinander aufzeigenAntragstellerIn
Projektplanung - Arbeitspakete
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Work package number Start date or starting
event:
Work package title
Activity Type
Participant number
Participant short name
Person-months per participant:
Objectives
Description of work (possibly broken down into tasks), and role of participants
Deliverables (brief description and month of delivery)
Work package Struktur
Projektplanung - Arbeitspakete
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Work package number 2 Start date or starting event:
month1
Work package title Security culture, ethics and gender
Activity Type RTD
Participant id 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Person-months per beneficiary: 30 6 1 1 1 1 1 1 1 12 1
Objectives
- Modelling Guidelines for Security Culture as an overall frame work and methodological construction and
application on the fields.
- Modelling Guidelines for Ethics as an overall frame work and methodological construction and application on
the fields.
- Modelling Guidelines for Gender as an overall frame work and methodological construction and application
on the fields.
- Modelling Guidelines for Acceptance and Acceptability as an overall frame work and methodological
construction and application on the fields.
- Gender and security, gender mainstreaming, feministic linguistics, ethics
Work package 2 Beispiel:Projektplanung - Arbeitspakete
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Description of work (possibly broken down into tasks)
Task1 Modeling of Security Cultures
Leader Dr. Hoeborn, BUW, IZ 3, partner 1c
Differentiated description and comparative analysis of processes and instruments to gather the
security cultures; parameter discussion; discussing of possible cultural changes,
development of methodological guidelines
Participants: XXXX, I
Task of participants: country-specific data discussion under the given framework
Task 2 Inter- and transdisciplinary data of security culture
Leader Dr. Hoeborn, BUW, IZ 3, partner 1 c
Expert interviews on the organization of disaster management and the experience, especially the
understanding and definition, communication and the language use between the different institutions
and local, regional, and national safety and security cultures, data collection of termini technici
according to intralingual, interlingual, local, regional, national and international use (cultural related
language), gather experiences concerning acceptance and acceptability
Participants: XXXX,
Task of participants: country-specific data collection under the given framework
: country specific data collection of tasks 1, 2, 3, 4, 5 under the given framework
Taske3…
Projektplanung - Arbeitspakete
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0. Project Management
2. WP
State of the
Art Life Long
Learning
-Methodolgies
-Best practice
-State
-Companies
-Employies
Leader
M.Strindth
Sweden
9. Dissemination
7. Requirements on Approaches of LLL, criteria and evaluation
3. WP
Overview on
legal
Policies
Boundaries
Flexicurity
of work life
Laws to
support life
long learning
4. WP
Culture and
state of the
art serious
games
learning
5. WP
Age
and Learning
Demographie
6. WP
Education
Professional
Biography
and
LLL
Leader
S. Kuri
Italy
8. Development of serious games and Mediator for LLL
Leader J. Balsrud-Hauge., BIBA; Bremen
1.WP
Gender
and
Ethics
Leader
G.Hoeborn
IZ3
Wuppertal
Projektplanung - Arbeitspakete
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H
Geldgeber
H
Projekt
H
Arbeitspakete und Methodenwahl
- Jedem AP/jeder Aufgabe müssen
Methoden zugeordnet werden
Literaturrecherche
Quantitative Erfassung (Frageboden)
Qualitative Erfassung (Interviews,
Fokusgruppendiskussion)
Beobachtungen
Szenarien etc.AntragstellerIn
Projektplanung - Arbeitspakete
30
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DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
H
Erfolg
H
Projekt
H
Tankanlage
Project Studcard
Kartoffelscheune
Brandschutz Containerschiff
Baumarkt Südhöhen
Optimierung Wartung Busgesellschaft
Getränkeabfüllanlage
Arbeitspaketplanung; Gruppenarbeit 60 min. ppt Präsentation,
Aufgabenstellung
2. Schritt
Projektübung
Gruppe
Projektplanung - Arbeitspakete
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DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
LEGO Racers Championship
• As you may know, the LEGO racing team is the best in the world, but in order for the team to stay that way, they will need your help. The reason why the team is number one is that they have the most stable cars in the world. However, before the next race they will need three new cars and that is where you come in. Because of your expertise, The LEGO racing team has hired you to select the three new cars.
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LEGO Racers Championship
Vorbereitungsphase
- Vorgehen: gestartet werden muss in der launch area, erreicht werden muss das bull’s eye, um möglichst viele Punkte zu sammeln
- Regeln der Vorbereitungsphase:
- Auswahl von drei Autos,
- benutzt weden darf ausschließlich das gegebene Material –Schere, Pappe, Tesafilm, Autokartons,- daraus dürfen Hilfskonstruktionen gebaut werden
33
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
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LEGO Racers Championship
Das Spiel unterteilt sich in 2 Phasen:
- eine Vorbereitungsphase
- die aktuelle Rennphase
Vorbereitungsphase: Aussuchen der Autos und Vorbereiten des Rennens
Rennphase: Der Versuch, so viele Punkte wie möglich zu bekommen
Zeitdauer insgesamt 12 Minuten, für beide Phasen zusammen
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Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
LEGO Racers Championship
Das Rennen
- Die drei ausgewählten Autos müssen abwechselnd benutzt werden.
- Die Punkte werden für den Bereich gezählt, in dem die Vorderräder des Autos sind. beide Räder müssen innerhalb eines Rings sein.
- Ihr könnt Punkte verlieren:
- Falls das Auto außerhalb des bull’s eye zum Stehen kommt 1,000 points.
35
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
LEGO Racers Championship
Hinweise/Tipps- Ihr könnt jederzeit während des gesamten Spiels einen Hinweis von
mir kaufen.
- Ein Hinweis in der Vorbereitungsphase kostet 500 points.
- Ein Hinweis in der Rennphase kostet 5,000 points.
Es könnte sehr hilfreich sein, einen Hinweis von mir zu kaufen. Wer
weiß?!
36
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DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
H
Geldgeber
H
Projekt
H
Arbeitspakete und Zeitvorgaben
- Jedem AP/jeder Aufgabe müssen Zeiten
zugeordnet werden
Abschätzung des Zeitbedarfs je Aufgabe
Abschätzung des Zeitbedarfs je Arbeitspaket
Festelgen, welche Aufgaben zeitgleich
erfolgen und welche Aufgaben konsekutiv
AntragstellerIn
37
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H
Geldgeber
H
Projekt
H
Darstellung der Zeitvorgaben
erfolgt in einem GANTT Chart, einem
Balkendiagramm
Henry L. Gantt – Unternehmer (1861- 1919)
AntragstellerIn
38
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H
Geldgeber
H
Projekt
H
AntragstellerIn http://www.google.de/imgres?client=firefox-
a&sa=X&rls=org.mozilla:de:official&biw=1366&bih=638&tbm=isch&tbnid=is7Zmz64EhN-
_M:&imgrefurl=http://home.snc.edu/eliotelfner/333/numbers.html&docid=mo9RWZXitBjrLM&imgurl=http://home.snc.edu/eliotelfner/3
33/pictures/Gantt.gif&w=981&h=503&ei=KBdtUtfxMoHYswagxwE&zoom=1&iact=hc&vpx=912&vpy=172&dur=762&hovh=125&ho
vw=244&tx=156&ty=96&page=1&tbnh=125&tbnw=244&start=0&ndsp=18&ved=1t:429,r:10,s:0,i:115
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H
Erfolg
H
Projekt
H
Tankanlage
Project Studcard
Kartoffelscheune
Brandschutz Containerschiff
Baumarkt Südhöhen
Optimierung Wartung Busgesellschaft
Getränkeabfüllanlage
Zeitplanung; Gruppenarbeit 30 min. ppt Präsentation,
Aufgabenstellung
3. Schritt
Projektübung
Gruppe
40
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
H
Geldgeber
H
Projekt
H
Arbeitsmethoden
• Analytische Methoden
• Problemlösungstechniken
• Kommunikationstechniken
• Zeitplanungstechniken
• Kreativtechniken
AntragstellerIn
41
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
H
Geldgeber
H
Projekt
H
Kreativtechniken
• Brainstorming
• Mindmapping
• 635 Methode
• Six Hats
AntragstellerIn
42
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Kreativmethoden helfen bei der Problemlösung
Brainstorming
Methode Ideen zu sammeln und weiterzuentwickeln
Vorgehen:
• Gruppe setzt sich zusammen
• Projektleiter führt in die Problematik ein
• Phase 1 – finden und sammeln von Ideen
• Phase 2 – evaluieren der Ideen, Ergebnisfindung
43
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DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
H
Geldgeber
H
Projekt
H
4 wesentliche Regeln
-Kombinieren und Weiterentwickeln genannter
Ideen
- Kommentare, Verbesserungen und Kritik
sind generell verboten
- viele Ideen in kurzer Zeit (5 – 30 min)
- freie Assoziationen und Fantasien sind
erlaubt
AntragstellerIn
44
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Vorteile
• Möglichkeit innovative
Ideen und unerwartete
Problemlösungen zu
finden
• Geringe Kosten
• Einfach durchzuführen
• Kann in ‘Sackgassen’
angewandt werden
• Synergieeffekte durch die
Gruppe werden genutzt
Nachteile
• Beeinflussung durch
andere Teilnehmende
und deren Ideen
• Gruppendynamische
Konflikte
• Ergebnis stark abhängig
von den Teilnehmenden
• Gruppe kann vom
Problem wegdriften
• Evaluation und Auswahl
der Ideen
45
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
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635 Methode (Brain Writing)
Gundlegende Idee: jede/r Teilnehmende entwickelt, eine ihm/ihr vorgegebene Idee weiter
Vorbereitungsphase, durchgeführt von der Projektleiterung
• Definition des Problems
• Auswahl von 6 Teilnehmenden
• Vorbereitung von 6 Blättern, die 3 Spalten und 6 Zeilen haben
46
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
H
Geldgeber
H
Projekt
H
Durchführung
- jede/r Teilnehmende schreibt 3 Ideen zur
Problemlösung auf, jeweils in eine der drei
Spalten in die erste Zeile (5 min)
- Die Zettel werden im Uhrzeigersinn
weitergereicht zum/r NachbarIn
- jede Idee muss weiterentwickelt und
schriftlich fixiert werden(5 min)
- Zettel weiterreichen und das Procedere
fortführen AntragstellerIn
47
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
Vorteile
• Direktes Feedback durch
Weiterentwickeln der Idee
• Viele Ideen in kurzer Zeit
6 Teilnehmende x 3
Ideen/Spalten x 6 Zeilen,
108 Ideen
• Ideen werden nicht ‘tot’
diskutiert
Nachteile
• Schwierig zu realisieren
• Aufwendige Evaluierung
der Ideen
• Rigides, fest definiertes
Vorgehen, das Kreativität
unterdrücken kann
48
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
6 thinking Hats (Edward de Bono, 1986)
6 Hüte werden eingesetzt, um den Entscheidungsprozess zu unterstützen, indem unterschiedliche Blickwinkel eingenommen werden
• Jeder Hut verkörpert eine spezielle Denkweise
• Jeder/e Teilnehmende nimmt jeweils die Denkweise des Hutes auf
49
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
Weißer Hut
Blickwinkel
Zahlen/Daten/Fakten
Blick auf vorliegende
Informationen
Interpretation der
Informationen
Wissenslücken suchen,
schließen oder
entsprechend
berücksichtigen
Vergangene Trends
analysieren, extrapolieren
(Objektiv)
Roter Hut
Entscheidungsbildung durch
Intuition, Bauch-Reaktionen,
Emotionen,
EmotionaleReaktionen anderer
voraussehen,
Versuchen, die intuitive
Reaktionen anderer zu
verstehen, die die Gründe
des roten Hutes nicht
nachvollziehen können
(Subjektiv)
50
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
Schwarzer Hut
Dinge pessimistisch betrachten,
mit Vorsicht, mit Bedacht und
defensiv,
Schwachpunkte versuchen zu
ermitteln,
als Voraussetzung um sie zu
beheben, den Ansatz zu
verbessern,
Schadenspläne zu entwickeln,
mögliche Probleme
zusammenstellen
Der schwarze Hut hilft, die Pläne
wenigener anfällig und damit
widerstandsfähiger zu
gestalten
deckt Risiken auf
zeigt Mängel auf
rechtzeitig, vor ‘Schiffbruch’
Entscheidender Vorteil der
Methode! Nicht nur positiv
denken!
(Kritisch)
51
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
Gelber Hut
Dinge optimistisch betrachten,
positiv denken,
Vorteil der Entscheidung sehen,
Mehrwert sehen,
Chancen aufzeigen,
sieht immer einen Ausweg
Best Case
(Spekulativ)
Grüner Hut
Kreativität
Kreative Lösungen
Freidenker
Querdenker
Auch kleine Kritik an Ideen
Nutzt das ganze Spektrum der
Kreativmethoden
Assoziativ
neue Ideen
(Konstruktiv)
52
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
Blaue Hut
Prozesskontrolle,
Leitung des Treffens,
Moderator,
Wenn die Gruppe sich festläuft
kann der blaue Hut direkten
Kontakt zum grünen Hut
aufnehmen, darüber neue
Ideen,
Falls Eventualitätenplanung
erforderlich ,nimmt er direkt
Kontakt zum schwarzen Hut
auf
(Ordnend)
Methodenkopplung möglich!
53
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
H
Erfolg
H
Projekt
H
Tankanlage
Project Studcard
Kartoffelscheune
Brandschutz Containerschiff
Baumarkt Südhöhen
Optimierung Wartung Busgesellschaft
Getränkeabfüllanlage
Sie diskutieren (scheinbar) endlos eine (selbst gewählte)
Problematik im Projekt, lösen Sie sie mit 6 Hats oder einer
anderen Kreativmethode
Aufgabenstellung
4. Schritt
Projektübung
Gruppe
54
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
Projektteam
• Unternehmensphilosophie
• Unternehmenskultur
• Verhaltenskultur der Teammitglieder
• Methoden und Techniken
• Führungstaktiken
55
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
H
Geldgeber
H
Projekt
H
Führungstaktiken nach Lehner, J.M. ‚Praxisorientiertes
Projektmanagement-Grundlagenwissen an Fallbeispielen illustriert‘, Gabler Verlag
Wiesbaden 2001
- autoritär, hierarchisch
Vorgabe durch Leitung
Zieldefinition durch Leitung
Kommunikation und Aushandeln durch
Leitung
Eindeutige Verantwortungszuordnung
Führungsrolle: Entscheidung, PolitikAntragstellerIn
56
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
H
Geldgeber
H
Projekt
H
Führungstaktiken nach Lehner, J.M. ‚Praxisorientiertes
Projektmanagement-Grundlagenwissen an Fallbeispielen illustriert‘, Gabler Verlag
Wiesbaden 2001
- kulturorientiert
Überzeugung durch Leitung
Appelle an gemeinsame Werte durch Leitung
Freundschaft durch Leitung
Zieldefinition nicht eindeutig
Eindeutige Verantwortungszuordnung
Führungsrolle: InterpersonalAntragstellerIn
57
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
H
Geldgeber
H
Projekt
H
Führungstaktiken nach Lehner, J.M. ‚Praxisorientiertes
Projektmanagement-Grundlagenwissen an Fallbeispielen illustriert‘, Gabler Verlag
Wiesbaden 2001
- organisch
Alternativen und Pläne durch das Team
beschlossen
Partizipativer Ansatz
Zieldefinition durch das Team
Keine eindeutige Verantwortungszuordnung
Führungsrolle: Interpersonal, InformationAntragstellerIn
58
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DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
Projektteam
- Nicht zu viele Mitglieder in einem Team
- Kombination verschiedener Fähigkeiten
- unterschiedliches Fachwissen
- Fähigkeit Probleme gemeinsam zu lösen
- Fähigkeit zum Teamwork
- Engagement für die Ziele und Aufgaben im Projekt
- ein gemeinsames Ziel bestimmt die Richtung
- spezifische Ziele sind Teil des Gesamtziels
- Engagement miteinander zu arbeiten
- Gemeinsame Verantwortung
59
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
Stimmung
• Positive Stimmung für
Verhandlungen
• Sammeln aller
kommunizierten
Informationen
• Klare Informationen
• Konzentriertes und
aktives Verhandeln
• Vermeiden von
Verhandlungsfehlern
• Feedback
Konflikt-Signale
• Aggressive
Kommunikation, lange
Diskussionen, keine
Kompromisse
• Rückzug, keine weiteren
Aufgaben übernehmen
• Zu spät kommen,
Unzuverlässigkeit
60
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
H
Erfolg
H
Projekt
H
Tankanlage
Project Studcard
Kartoffelscheune
Brandschutz Containerschiff
Baumarkt Südhöhen
Optimierung Wartung Busgesellschaft
Getränkeabfüllanlage
Fertigstellung der Projektskizze mit allen bisherigen
Ergebnissen, Entwicklung eines GANTT Charts;
Zusätzlich: Definieren einer Problemstellung, die mittels einer
Kreativmethode gelöst werden soll 30 min. ppt Präsentation,
Aufgabenstellung
3. Schritt
Projektübung
Gruppe
61
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
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Projektmanagement WS 2016/2017, Teil 2-Projektdurchführung und Projektabschluss
62
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
Projektmappe in Ihrem Projekt
• Titel des Projekts, Akronym
• Beteiligte mit Emailadressen und Telefon (Handy)nummern
• Kurzfassung des Projektinhalts und Ziels (max. 2 Seiten)
• PERT Diagramm und Gantt Chart
• Beschreibung der Arbeitspakete mit Aufgaben
• Aufwandsabschätzung
• Einladung Kick-Off Meeting und Protokoll
• eine Einladung zu einem Meilensteintreffen und Protokoll
• Steuerungsmittel und Controlling
• Abschlussbericht (max. 2 Seiten)
• Denken Sie daran: Alle Unterlagen werden mit einer ‘Version’ versehen!
63
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
H
Erfolg
H
Projekt
H
ProjektmanagerIn
-Stellung
-Aufgaben
-Ziele
-Befugnisse
-Verantwortung
-Anforderungen
- Probleme-A. Steinbuch ‘Projektorganisation und Projektmanagement’, 2000
AntragstellerIn
64
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
H
Erfolg
H
Projekt
H
Stellenausschreibung ProjektmanagerIn
-Stellung
Stellenbezeichnung: ProjektmanagerIn
Stellenrang: AbteilungsleiterIn
Stellenart: Projektleitung
Leitung Projektgruppe
-A. Steinbuch ‘Projektorganisation und Projektmanagement’, 2000AntragstellerIn
65
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DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
H
Erfolg
H
Projekt
H
Stellenausschreibung ProjektmanagerIn
-AufgabenProjektspezifische Beratung der Geschäftsführung
Betreung und Unterstützung der betroffenen
Abteilungen
Projektleitung, Beteiligung Projektplanung
Steuerung Projektdurchführung
Projektmitarbeit
Internes Projektcontrolling
Entscheidungen, Kontakte, Einbindung aller
Beteiligten
-A. Steinbuch ‘Projektorganisation und Projektmanagement’, 2000
AntragstellerIn
66
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DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
H
Erfolg
H
Projekt
H
Stellenausschreibung ProjektmanagerIn
-ZieleOptimierung der Projektdurchführung
Minimierung des Ressourceneinsatzes
Einhalten Projektauftrag
bestmögliche Projektlösungen
MitarbeiterInnenmotivation
gutes Projektklima
-A. Steinbuch ‘Projektorganisation und Projektmanagement’, 2000
AntragstellerIn
67
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H
Erfolg
H
Projekt
H
Stellenausschreibung ProjektmanagerIn
-BefugnisseMitentscheidungsrecht bei der Auswahl der
MitarbeiterInnen
Entscheidungskompetenz bei Projektdurchführung
Entscheidungsrecht bei Problemlösungen
Weisungsrecht gegenüber MitarbeiterInnen
Verfügungskompetenz Projektmittel
Informationsbefugnis
-A. Steinbuch ‘Projektorganisation und Projektmanagement’, 2000AntragstellerIn
68
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Erfolg
H
Projekt
H
Stellenausschreibung ProjektmanagerIn
- Verantwortung
Wirtschaftlichkeit der Projektdurchführung
Ergebnisverantwortung der Projektlösung
Budgetverantwortung
-A. Steinbuch ‘Projektorganisation und Projektmanagement’, 2000
AntragstellerIn
69
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H
Projekt
H
Projektmappe (ist immer anzulegen)
1. Seite: Daten wer, wie zu erreichen, welche
Zuständigkeit, genaue Projektdaten, Logo etc.,
bietet Überblick
2. Projektauftrag
3. Projektorganisation
4. Aufwandsabschätzung
5. Übersicht zu Teilprojekten
6. Projektadministration (Termine, Beschlüsse,
Projektpläne)
7. Einladungen zu Projektmeetings
8. Entscheidungsgrundlage (Protokolle)
Gruppe
70
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H
Erfolg
H
Projekt
H
Kick-Off Meeting
1. Das erste Meeting in der Projektrealisierung
2. ProjektleiterIn lädt ein
3. Einladung erfolgt schriftlich
4. Ort, Zeit, Dauer
5. Erwartungen, Aufgaben
6. Tagesordnung
Gruppe
71
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H
Erfolg
H
Projekt
H
Einladung und Tagesordnung
1. Das Kick-Off Meeting bestimmt die Stimmung im
Projekt
2. Social Event mit einplanen
3. Tagesordnungen detailliert
4. Klare Zeitvorgaben
Gruppe
72
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H
Erfolg
H
Projekt
H
Protokoll des Kick-Off Meetings
1. Alle Beschlüsse, Verantwortungen,
Terminabsprachen etc. müssen protokolliert
werden.
2. ProtokollführerIn muss bestimmt werden,
Zeitpunkt des Protokolls, Einspruchsfrist
3. Nächstes Treffen, Zwischentreffen für einzelne
Gruppen
4. Klare Zielvorgaben
Gruppe
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H
Erfolg
H
Projekt
H
Festlegen der nächsten Schritte und
Treffen
1. Maßgebend ist die Projektplanung
2. Projektplanung muss umgesetzt werden in
Vorgänge und Ereignisse
3. Ziel ist definiert durch Projektplanung
Gruppe
74
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H
Erfolg
H
Projekt
H
Methoden zum Festlegen der
nächsten Schritte
1. Zerlegen des Gesamtvorgangs in einzelne
Vorgänge
2. Vorgänge sind nicht identische mit Aufgaben in
den Arbeitspaketen
Gruppe
75
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H
Erfolg
H
Projekt
H
Vorgang: Vorbereiten einer Website
S T A R T – gleichzeitig ablaufende Vorgänge:
1. Angebote für Website Domäne einholen
2. BearbeiterIn aussuchen
3. Angebote für Logo einholen
Gruppe
2
4
2
3
1
76
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
H
Erfolg
H
Projekt
H
Gruppe
2
3
1 4
Website
Domäne
Angebote
BearbeiterIn
auswählen
Angebote
Logo
einholen
77
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
H
Erfolg
H
Projekt
H
Vorgang: Vorbereiten einer Website
Weiterentwicklung:
1. Domäne festlegen
2. Arbeitsvertrag erstellen
3. Logo auswählen
Gruppe
5
7
6
78
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
H
Erfolg
H
Projekt
H
Gruppe
2
3
1 4
Website
Domäne
Angebote
BearbeiterIn
auswählen
Angebote
Logo
einholen7
5
6
Domäne
auswählen
Logo
auswählen
Arbeitsver-
trag
erstellen
79
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
H
Erfolg
H
Projekt
H
Vorgang: Vorbereiten einer Website
Weiterentwicklung:
1. Domäne installieren
2. Arbeitsauftrag ausfüllen
- Logo vorhanden
Gruppe
7
7
7
80
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
H
Erfolg
H
Projekt
H
Gruppe
2
3
1 4
Website
Domän
Angebote
BearbeiterIn
auswählen
Angebote
Logo
einholen7
5
6
Domäne
auswählen
Logo
auswählen
Arbeitsver-
trag
erstellen
Domäne
installieren
Auftrag
ausführen
8
PartnerInnen
informieren
81
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H
Erfolg
H
Projekt
H
Vorgang und einzelne Vorgänge sind
bekannt
1. Bestimmen des zeitlichen Ablaufs
2. Minimaler und maximaler Zeitbedarf werden
festgelegt
3. Gesamtdauer kann bestimmt werden über
minimale und maximale Zeitdauer
4. Pufferzeiten sind bekannt
Gruppe
82
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DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
H
Erfolg
H
Projekt
H
Darstellung und Berechnung
1. Knoten 2 – Angebote Website Domäne
2. Minimale Zeit 5 Tage
3. Maximale Zeit 10 Tage
4. Pufferzeit 5 Tage
Gruppe
10
2
5
83
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H
Erfolg
H
Projekt
H
Darstellung und Berechnung
1. Knoten 5 – Auswählen Domäne
2. Minimale Zeit 6 Tage (plus 5 Tage aus Vorgang 1)
3. Maximale Zeit 12 Tage (plus 10 Tage aus Vorgang
1)
4. Pufferzeit maximal 11 Tage
Gruppe
22
5
11
84
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H
Erfolg
H
Projekt
H
Knoten 7, Zusammentreffen
Aus Weg 1
1. Knoten 7 – Domäne ist installiert mit Logo
2. Minimale Zeit gibt die maximale minimale Zeit an,
die bei einem der drei Wege auftritt
3. Maximale Zeit, die bei einem der drei Wege auftritt
Gruppe
32
7
16
85
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H
Erfolg
H
Projekt
H
Einsatzmittelplanung
1. Jedem Teilvorgang werden Ressourcen
zugeordnet
2. Ressourcen werden aufgeteilt nach: Personal,
Material, Energie, Betriebsmittel etc
3. Aber auch Gebäudeflächen, Fremdleistungen,
Investionen etc.
4. Ressourcen können detaillierter zugeordnet und
abgerechnet werden als in der Projektplanung
angegebenGruppe
86
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H
Erfolg
H
Projekt
H
Projektsteuerung und
Projektdokumentation
1. Ständige Suche nach bestmöglichem Weg zur
Umsetzung der Projektplanung
2. Alle Schritten, Entscheidungen etc. müssen
dokumentiert werden (in den Projektmappen)
3. Falls verschiedene Varianten eines Vorgangs
existieren, müssen diese ‚durchnummeriert‘
(Datum o.ä.) werden
4. Projektcontrolling ist zwingend erforderlichGruppe
87
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DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
H
Erfolg
H
Projekt
H
Projektsteuerung
1. Regelmäßige Erfassung des Ist-Zustandes
2. Regelmäßiger Abgleich mit dem Soll-Zustand
nach Projektplanung
3. Gegebenenfalls Einleitung von
Korrekturmaßnahmen
Gruppe
88
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DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
H
Erfolg
H
Projekt
H
Projektsteuerung - Hilfsmittel
1. Projektübersicht (kurzer Projektplan)
2. Kick-Off Meeting
3. Projektbesprechungen
4. Zwischenberichte und –besprechnungen
5. Projekt Abgleich
6. Risikobeurteilung
7. Öffentlichkeitsarbeit
Gruppe
89
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H
Erfolg
H
Projekt
H
Projektkontrolle
1. Permanenter Prozess
2. Unterstützt die Umsetzung
3. Überwachung des Standes
4. Quantitative und qualitative Kontrolle
5. Dokumentation der Kontrolle, Rechtssicherheit
Gruppe
90
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H
Erfolg
H
Projekt
H
Instrumente der Projektkontrolle
1. Besprechungen
2. Befragung
3. Audit
4. Review
5. Vor Ort Beobachtungen
Gruppe
91
Interdisziplinäres Zentrum IZIII
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H
Erfolg
H
Projekt
H
Fast geschafft - Projektabschluss
1. Übergabe der Ergebnisse
2. Abnahme der Ergebnisse
3. Gegebenenfalls Implementierung
4. Auflösen der Projektgruppe
Gruppe
92
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DR.-ING. GABRIELE HOEBORN
H
Erfolg
H
Projekt
H
Was ist zu leisten?
1. Erstellen eines Abschlussberichtes
2. Erstellen Projektpräsentation
3. Übergabe der Ergebnisse an den Projektträger
4. Verhandlungen
5. Auflösung des Teams
Gruppe
93
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Erfolg
H
Projekt
H
Wo findet der finale Prozess statt?
Abschlusssitzung
1. Erreichen der Ziele
2. Einhalten von Bedingungen
3. Einarbeiten neuer Forderungen
4. Verteiler Dokumentationen
5. Nutzung der Ergebnisse durch Dritte
6. Weitere Betreuung
Prinzipiell werden alle wichtigen Ergebnisse im
Abschlussbericht zusammengefasst.Gruppe