SAP Projektsystem
Präsentation von:Stefan DupkeSebastian FeilerMichael Heierth
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Gliederung1. Integrationsfähigkeit2. Einführungsstrategie3. Customizing-Einstellungen4. Funktionalität5. Planungsfunktionen6. Projektrealisierung7. Informationssystem8. Projektplantafel9. Bewertung
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Geschichtlicher AbrissPM-Systeme allgemein
Ende der 60er: Entwicklung der Management-Informationssysteme (MIS)
Speziell zur Unterstützung des Projektmanagements:
Projektmanagement-Informationssysteme (PMIS).
Projektinformationssysteme in MIS integriert
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Einige Ziele und Anforderungen von PM-Systemen
Ziele
Bessere Kontrolle der
Projektabläufe
Kostensenkung
Erhöhung der
Transparenz
Informationsverdichtung
Anforderungen
Datenaustausch in gängigen
Standardformaten
Stammdatenpflege
Untergliederung eines Projektes
in Teilprojekte
Berichts- und
Informationsmöglichkeiten
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Integrationsfähigkeit von PM-Systemen
Wesentliches Merkmal: Integrationsgrad in ein ERP-
System (Enterprise Ressource Planning)
Unterscheidung 2er PMS - Gruppen:eigenständige Projektmanagementsysteme z.B. MS Project
integrierte Module im Rahmen eines ERP-Systems, z.B. PS von
SAP R/3
Vorteile integrierter Module: Gemeinsame, einheitliche Datenbasis für alle Komponenten
Ermöglichung eines wechselseitigen Informationszugriffs
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Einführungsstrategie zu PM allgemein
Generelle Fragen zum Unternehmensumfeld
Kann das Unternehmen vom Grundsatz her reformiert werden?
Wollen Sie Ihr Unternehmen verändern?
Sind finanzielle und geistige Voraussetzungen erfüllt?
Erlaubt die Wettbewerbssituation die Veränderungen?
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Spezifische Fragen zum Einsatz von SAP R/3
Sind entsprechende Bereiche (Organisation, EDV) vorbereitet?
Sind technische Voraussetzungen und Umstellungsaufwand auf eine Client Server Architekturbekannt?
Sind die Programmierkräfte vorbereitet ?
Werden die Endanwender auf SAP R/3 vorbereitet?
Stehen genügend Fachkräfte zur Verfügung?
Ist ein externer Berater vorhanden, der in Zukunft eine Zusammenarbeit zulässt?
SAP R/3 Modul Projektsystem 8
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Einordnung des Moduls PS unter SAP R/3
Besondere Leistungsfähigkeit durch:
Integration anderer Module
Interaktion zwischen den Modulen
betriebswirtschaftliche, inhaltliche Projektsteuerung ermöglicht
R/3R/3Client / ServerClient / Server
ABAP/4ABAP
FIFI
COCOControlling
AMAM
PSPSProjekt-Projekt-SystemSystem
WFWFWorkflowWorkflow
ISIS
MMMM
HRHR
SDSD
PPPPProduktions--planung
QMQM
PMPM
Personal-wirtschaft
Instand-haltung
Qualitäts-Mgmt.
Material-wirtschaft
Vertrieb Finanzwesen
Controlling
Anlagen-buchhaltung
Branchen-lösungen
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Beispiel für Interaktion der Module
Material-wirtschaft
Kosten fürHalbzeuge
Personal-wirtschaft
StundenlohnVerfügbarkeit
PSProjektleiterFrästeil
Produktions-planung
MaschinenMaschinen-stunden
Instand-haltung
WartungsplanKosten
Vertrieb
Kunde bekanntKonditionen
Qualitäts-management
StichprobenIn der Produktion
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Zum Modul Projektsystem allgemeinUmfang des Einsatzes ist abhängig von dem jeweiligen ProjektZur weiteren Planung und Steuerung:
Schnittstellen zu anderen AnwendungenVielzahl von vorhandenen StandardberichtenÜber Report Writer und Report Painter: ohne Programmierkenntnisse Berichte regenerierenMit Programmierkenntnissen: Erstellung von Berichten mit Programmiersprache ABAP/4
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Einführungsstrategie zu SAP R/3 Modul PS
Vorgehensweise:Festlegung der organisatorischen Einbettung des Moduls
Identifikation der Benutzergruppen
Ermittlung des Funktionsumfangs
Festlegung der Datenpflege bzw. der Lese- und Schreibberechtigungen
Erarbeitung von Benutzerhilfen
Festlegung des Einführungsprozesses
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Festlegung der organisatorischen Einbettung des Moduls
Drei prinzipielle Varianten
Zentrale Variante
Dezentrale Variante
Mischvariante
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Zentrale Variante:Bei hoher Komplexität des SystemsBestimmte Stelle verwaltet die Projektdaten:
Eingabe, Überarbeitung und Ausgabe der relevanten Daten
Nachteile:Schnittstellenproblematik (Erfasser und Nutzer der Daten nicht identisch)Akzeptanz von Daten aus dem Netz beim Projektleiter geringÄnderungen sowie schnelles Reagieren meist unbefriedigend gelöst
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Dezentrale VarianteDas System wird vom Projektleiter selbst bedientRelevante Daten werden vom Projektleiter gepflegt Klärungsbedarf:
Wann die Durchführung beginnt Wann die Planung abgeschlossen istWann welche Daten als verbindlich anzusehen sindIm organisatorischen Ablauf
Anwendung, wo mehrere Softwarepakete im Einsatz sind, (Für Planung, Durchführung,...)
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MischvariantePerson an der Seite des Projektleiters: Dateneingabe und -pflege Person ist im Projektteam integriert weiterer Vorteil durch kaufmännische und technische Ausbildung der PersonAnwendung bei größeren Projekten, damit sich die Beschäftigung der Person rentiert
Organisatorische Variante für das Modul PSMischvariante empfehlenswert, da Stammdatenpflege im Standard aufwendig ist
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Identifikation der Benutzergruppen
Unternehmensführung
Linienmanagement
Projektleiter, Projektmitarbeiter
Administrationsbereiche
Die Identifikation der Benutzerkenngruppen ist
hauptsächlich wegen des Schulungsbedarfs
notwendig
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Ermittlung des FunktionsumfangsFestlegung des Funktionsumfangs abhängig von:
Den zum Einsatz kommenden Methoden Den Verfahren Der Identifikation der Benutzergruppen
Nur Funktionen, die den Benutzergruppen nutzenZu große Funktionalität setzt entsprechende Schulung voraus oder verwirrt den Endanwender.
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Festlegung der Datenpflege bzw. der Lese- und SchreibberechtigungenUnterscheidung zweier Arten der Datenpflege:
zentrale Datenpflegedezentrale Datenpflege
Zentrale DatenpflegeVor allem betriebswirtschaftliche Daten: von zentraler Stelle verwalten
Dezentrale DatenpflegeVor allem die Pflege von Projektterminen durch den Projektleiter
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Lese- und Schreibberechtigungen in PS
Projektleiter muss auf alle relevanten Daten modulübergreifend zugreifen können
Zugriffsberechtigungen generell sehr offen(Große Stärke von SAP R/3)
Schreibberechtigungen ergeben sich aus der Zuordnung der Datenpflege
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Erarbeitung von BenutzerhilfenBenutzerhilfen werden in drei verschiedenen Formen angeboten:
Benutzerhilfen in Form von Printmedien
Personenbezogene Benutzerhilfen
systemunterstützte BenutzerhilfenOnline-Hilfen
Selbst programmierte Anwendungen
Im Funktionsumfang enthaltenes Benutzermenü
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Festlegung des Einführungsprozess
Beginn des eigentlichen Einführungsprozesses in den Phasen
QualifizierungsphasePilotphaseReview-PhaseRoll-out-Phase
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Die Qualifizierungsphase für das Modul PS
Wer ist in welchem Umfang zu welchem Zeitpunkt wie zu qualifizieren?
Folgender zeitlicher Verlauf ist zu empfehlen:
Schnupperkurse in der Planungsphase Grundkurse vor Beginn des operativen Einsatzes Intensivkurse und Eingabekurse
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Die Pilotphase
Sicherstellung der Praxistauglichkeit des Moduls durch Pilotbetrieb
Die Review-Phase
Ständige Analyse und Nachbesserung
Roll-out-Phase
Planung der unternehmensweiten operativen Einführung des Moduls PS
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Customizing - EinstellungenCustomizing: unternehmensspezifischen Anpassungen des SAP R/3 Systems ohne Programmierung
Es erfolgt über Tabelleneinstellungen
Durch folgende Methoden, bzw. Werkzeuge wird das Customizing unterstützt:
Vorgehensmodell (unterstützt die Gesamtplanung)
Referenzmodell (spiegelt hinterlegte Geschäftsprozesse wieder)
Implementation - Guides (grenzen den Umfang der Funktionen zeitlich-logisch ein)
Projektsteuerung und -dokumentation (Ressourcenzuordnung)
Korrektur- und Transportwesen
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Funktionalität von SAP/R3 PS6 Hauptbearbeitungsbereiche / Menüpunkte
GrunddatenOperative StukturenPlanungBudgetierungRealisierungInformationssystem
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Grunddaten
Standardstrukturen
Arbeitsplätze
FHM (Fertigungshilfsmittel)
Standarddokumente
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Operative Strukturen
Projektdefinition
PSP (Projektstrukturplan)
Netzplan + Vorgänge
Meilensteine
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Projektstrukturplan
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Projektstruktur
• Aufgaben• Teilaufgaben• Ecktermine• Kosten
Netzplan
• Feinterminierung• Ressourcenbedarf• Ressourcenkosten
1:N
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Meilensteine werden benutzt, um bestimmte Teilergebnisse oder das Erreichen bestimmter Prozessphasen zu kontrollieren. Sie werden verwandt:
zur Fortschrittsanalyse
als Freigabemeilensteine
zum Auslösen von definierten Funktionen
Meilensteine
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PlanungsfunktionenKostenplanung
Terminplanung
Ressourcenplanung
Personalplanung
Erlösplanung
Finanzplanung
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Budgetierungsfunktionen
Original Budget
Budgetaktualisierungen
Freigaben
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Realisierungsfunktionen
Rückmeldungen
Ist-Termine
Fortschrittsanalysen
Fakturierung
Kosten / Erlöse / Zahlungen
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Projektrealisierung
Abweichungs-analyse
Ist-termine
Plan-termine
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PlanungsfunktionenKostenplanung
Gesamtkostenplanung mit dem PSPZwei Planungsansätze:
bottom-up-Planungtop-down-Planung
Merkmale:kostenartenunabhängigauf Gesamt- oder Jahreswert bezogengrobe PlanungAusgangswert für Detailplanung
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PlanungsfunktionenKostenplanung
Kostenartengerechte PlanungKostenarten: z.B. Material-, Arbeits-, Lagerkosten
Unterscheidung im PS-Modul zwischen:Primärkosten
Sekundärkosten
Merkmale:Detaillierte Planung
jahres- oder monatsbezogen
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Planungsfunktionen
Kostenplanung
Einzel- / Bauteilkalkulation
Feinste Planungsform
Informationen über Bezugsquellen, Mengen und
Preise werden benötigt
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PlanungsfunktionenKostenplanung
Kostenplanung im Netzplan
Vorgänge als Abrechnungsobjekt
Unterscheidung zwischen
Eigenbearbeiteten Vorgängen
Fremdbearbeiteten Vorgänge
Kostenvorgängen
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PlanungsfunktionenTerminplanung
Ziel: Ermittlung der einzelnen Zeitpunkte, in denen die verschiedenen Arbeitsumfänge abgewickelt werden sollen.
Überblick über Termine im Projektstrukturplan (manuelle Terminierung)Netzplan (automatische Berechnung der Termine)
Terminierungsarten:EckterminePrognosetermineIst - TermineTerminierte Termine
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PlanungsfunktionenTerminplanung im Projektstrukturplan
Drei vorhandene Planungsformen:top-down-Planungbottom-up-Planungfreie Planung
Terminplanung im NetzplanVorwärtsterminierungRückwärtsterminierungErmittlung von Kapazitätsbedarf, freien Puffern und des kritischen Weges
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PlanungsfunktionenTerminplanung mit der Projektplantafel
Gemeinsame Terminplanung mit dem PSP und den Netzplänen
Planungselementen sind Vorgänge mit Anordnungsbeziehungen zugeordnet
Zwei Planungsformen:top-down-Planung
bottom-up-Planung
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PlanungsfunktionenRessourcenplanung
Kapazitätsplanung Ziel: Ressourcen bedarfsgerecht zu planen und entsprechend der Verfügbarkeit einsetzen.
Der Kapazitätsbedarf wird für die eigenbearbeiteten Vorgänge bestimmt.
Berichtsformen zur Analyse der Kapazitätsauslastung sind im PS-Modul enthalten
Abgleich zwischen Kapazitätsbedarf und –angebot ist möglich
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PlanungsfunktionenRessourcenplanung
MaterialplanungReservierungen, bedarfsgerechte
Bestellanforderungen und Terminanpassungen
durch Anbindung an andere SAP-Module ist
möglich
Verfügbarkeitsprüfungen können durchgeführt
werden
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PlanungsfunktionenBudgetierung
Gesamtbudgetwerte aus Kostenplanung übernommen oder vom Projektleiter manuell eingegeben
Budgetverteilung nach dem top-down-Prinzip auf Gesamtlaufzeit oder Jahreswerte bezogen
Mittel können vollständig oder nach und nach freigegeben werden
Überwachung der zugeteilten Mittel durch Budget-Verfügbarkeits-kontrolle
Je nach Voreinstellung wird nach Überschreitung bestimmter GrenzenWarnmeldung angezeigtNachricht an Projektleiter übermitteltBuchung abgelehnt
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ProjektrealisierungRückmeldungen
Erfassung und Berechnung von Informationen über RückmeldungenRückmeldedaten bzw. daraus berechnete Daten sind:
Abarbeitungsgrad Ist- und Prognosetermine Arbeitsaufwand usw.
Weiterhin können über RückmeldungenIst-Kostenberechnungen durchgeführt, Kapazitätsauslastung von Arbeitsplätzen ermittelt undDaten in Netzplanvorgängen aktualisiert werden.
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ProjektrealisierungIst-Termine
Terminliche Steuerung durch Vergleich von geplanten mit realisierten Terminen
=>Abschätzung der weiteren Fertigstellungstermine
=>Bestimmung neuer Vorgangstermine und Pufferzeiten
Ist-Termine entweder mitPSP erfasst oder
aus Rückgemeldeten Vorgängen übernommen und hochgerechnet.
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ProjektrealisierungProjektfortschrittsanalyse
Zu bestimmten Zeitpunkten im Projekt werden Daten ermittelt, anhand derer der Fortschritt analysiert werden kann Mit Hilfe verschiedener Methoden erfolgt die Berechnung des Fertigstellungsgrades (=Bezugsgröße für Analyse) Ergebnisse dienen
für die Fakturierung nach dem Projektfortschritt
zur Ermittlung von Beständen
zur Bewertung für die durch das und für das Projekt erbrachten Leistungen, z.B. in Bezug auf Termine, Ressourcen usw.
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ProjektrealisierungFakturierung und Festpreise
Über Fakturierung wird Kunden, anhand eines Kundenauftrages, die Projektleistung in Rechnung gestelltFakturierung kann mittels
Festpreisen odertatsächlich angefallenen Kosten erfolgen
Zu berechnete Beträge im Ganzen oder teilweise auf Grundlage von erreichten Terminen/Meilensteinen ermittelt
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InformationssystemGrafische Darstellung
Workflow-Protokoll
Rechercheberichte
Strukturberichte
Verdichtungsberichte
Einzelpostenberichte
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Graphische Darstellung
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Workflow-Protokoll
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Strukturberichte
StrukturübersichtsberichtInhaltliches Controlling (Terminüberwachung, Objektinfo´s)
Strukturierter BerichtKaufmännisches Controlling (Kosten, Erlöse)
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Strukturübersicht
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Kostenartenberichte
Plan / Ist – Vergleich im Hinblick auf:
Materialkosten
Personalkosten
Kostenstellen
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Recherchebericht
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Verdichtungsberichte
Auswertungen über mehrere Projekte hinweg
Kostenartenberichte
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Einzelpostenberichte
Werden bei jeder Buchung erzeugt
Enthalten:
Betrag, Datum, Belegnummer... der Buchung
Auswertung erfolgt nach ausgewählten Kriterien
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Einzelpostenbericht
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Auswertung von Ressourcen
Bestandslisten
Bestellanforderungen
Bestellungen
...
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Projektplantafel
SAP R/3 Modul Projektsystem 61
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Projektplantafel Steuerungsfunktionen in der PPT
Projektdefinition und Struktur mit Stammdaten anlegen und pflegenVorgänge anlegen, pflegen und über Anordnungsfunktionen miteinander verbindenBerechnung von Terminen über Vorwärts-und RückwärtsterminierungSteuerung von Terminen über Anpassung der Plantermine
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Zusammenfassung
SAP PS ist in der Datenhaltung und -verwaltung nahezu konkurrenzlos
Hoher Integrationsgrad in die Komponenten REWE und Logistik sehr vorteilhaft
Durch die Datentransparenz kann die Datenqualität gesteigert werden
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Spezielle Vorteile für Unternehmen
Optimierung der Prozesskosten
Anbindung aller Unternehmensbereiche
Qualifizierte Kostenanalysen
Basis für weitere Systeme (Just in Time)
Optimaler Mitarbeitereinsatz
Optimierung von Zahlungsmittelströmen
SAP R/3 Modul Projektsystem 64
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Vorteile für Mitarbeiter
Entlastung von Routineaufgaben
Optimierte Infos als Basis für Entscheidungen
Ausgereifte Funktionalität (Analyseinstrumente...)
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Schwachpunkte
Entkoppelter Einsatz von PS nicht möglich.
Folge:
Komplette Anpassung an SAP Systemlösung nötig
Kostspielige und komplizierte Umstrukturierungen nötig
Evtl. ungeeignet für kleine Unternehmen
Abweichung von der Kostenstellenstruktur nicht möglich
Komplexe Funktionsvielfalt schreckt „gelegentliche
Anwender“ eher ab
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Vielen Dankfür Ihre Aufmerksamkeit!
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Projekt BuilderNavigationsspalteStrukturbaum
Arbeitsbereich mit Detailbild zum markierten Objekt
Abeitsvorrat