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Universität zu Köln
Wirtschafts- und Sozialwissenschaftliche Fakultät
WiSo IT-Services
Stand: 2. Mai 2017
Scan-to-Mail-Funktion an einem
Konica-Minolta-Bizhub-Gerät nutzen
Inhaltsverzeichnis Einrichtung von Scan-to-Mail .................................................................................. 1
Einrichten von E-Mail-Adressen .............................................................................. 6
Der Multifunktionsdrucker bizhub c220 bietet die Möglichkeit, gescannte Dokumente
als PDF an eine E-Mail-Adresse aus dem internen Adressbuch zu verschicken. Das
Anlegen und Ändern der Einträge des Adressbuchs gestaltet sich über den
Touchscreen des Gerätes vergleichsweise zeitaufwändig. Bequemer geht es über
das Web-Interface des Druckers. Dies wird im zweiten Teil dieser Anleitung erklärt.
Zuerst muss allerdings die grundsätzliche Scan-to-Mail Funktion aktiviert werden.
Dies ist zur Vermeidung von Fehlern besser am Gerät selbst durchzuführen, wie die
nachfolgende Anleitung dokumentiert.
Einrichtung von Scan-to-Mail Gehen Sie dazu an das Konica-Minolta-Bizhub-Multifunktionsgerät und tippen auf
„Bedienerprog./Zähler“, wie abgebildet:
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Nun tippen Sie auf „Administratoreinstellungen“. Es erscheint eine Passwortabfrage.
Das Standardpasswort ist „12345678“. Falls das Standardpasswort nicht funktioniert,
müssen Sie Digitexx kontaktieren.
Nun tippen Sie auf „Netzwerkeinstellungen“
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Tippen Sie nun auf den Menüpunkt „E-Mail-Einstellungen“
Wählen Sie danach den Menüpunkt „E-Mail-Versand (SMTP)“ aus.
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Nehmen Sie die Einstellungen nun genauso vor wie in den folgenden Darstellungen
abgebildet:
Nachfolgend geben Sie bitte als Hostadresse „smtp.uni-koeln.de“ ein.
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Wenn Sie die Einstellungen abgeschlossen haben, müssen Sie das
Bedienerprogramm beenden, indem Sie so oft auf „OK“ bestätigen, bis Sie wieder
zum Ausgangsbildschirm zurückgekehrt sind.
Einrichten von E-Mail-Adressen Damit Sie beim Scannen von Dokumenten nicht ständig ihre E-Mail-Adresse manuell
eingeben müssen, können Sie im Drucker Kontakte anlegen.
Öffnen Sie dazu Ihren Internet-Browser, tippen Sie die IP-Adresse des Druckers
oben in die Adresszeile und drücken Sie die [Enter]-Taste. Es erscheint die Startseite
der Web-Oberfläche des bizhub c220.
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Klicken Sie auf das orange Icon „Zielregistrierung“ oben links.
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Klicken Sie auf „Neue Registrierung“ …
Lassen Sie die Auswahl auf „E-Mail“ stehen und klicken Sie auf „OK“.
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Tragen Sie in diesem Dialog den gewünschten Namen und die Mail-Adresse ein und
ordnen Sie den Eintrag in den zutreffenden Abschnitt des Alphabets ein (Dropdown).
Bestätigen Sie Ihre Eingaben abschließend mit einem Klick auf „OK“.
Der Drucker gibt nun auf einer separaten Seite eine Erfolgsmeldung aus. Bestätigen
Sie auch diese mit „OK“. Danach gelangen Sie wieder zur Zielregistrierung zurück.
Sofern Sie keine weitere Adresse eintragen möchten, schließen Sie an diesem Punkt
einfach das Browserfenster.
Nach der Einstellung der E-Mail-Adressen können Sie künftig am Drucker
Dokumente scannen und direkt als PDF-Dokument an eine gewünschte E-Mail-
Adresse aus dem Adressbuch versenden.
Hinweis: Wenn Sie mehrere Dokumente in den Schnelleinzug (oben) einlegen,
werden diese zu einer einzigen PDF-Datei zusammengefasst.
Wir hoffen, dieses Dokument war nützlich für Sie. Änderungs- und Erweiterungs-vorschläge nimmt die WiSo-IT gerne unter [email protected] entgegen.