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Schneller, sicherer, transparenter
Prozessoptimierung im Einkauf
iProcurement
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3
Firmenprofile
Native Instruments GmbH
► Hersteller von Software und Hardware für die Musikindustrie (Audioproduktion und DJ-ing)
► Niederlassungen in Berlin, Los Angeles, Tokyo und Shenzhen mit insg. ca. 400 Mitarbeiter
► Prozessabwicklung aller finanz- und logistikbezogenen Prozesse mittels E-Business Suite R12.1.3
► http://www.native-instruments.de
Primus Delphi Group
► Inhabergeführtes IT Beratungshaus
► Spezialisiert auf Oracle Produkte & Technologien – seit mehr als 20 Jahren
► Anbieter von Oracle-Komplettlösungen: Vom Speichermedium zur Applikation
► Langjährige Kundenbeziehungen im Mittelstand und bei Großunternehmen
► Über 55 qualifizierte Berater – mehr als 500 Mannjahre Oracle Erfahrung
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4
Agenda
► Ziele
► Idee
► Risiken
► Lösungskonzept
► Implementierung
► iProcurement, AME, Invoice Approval, …
► PDM
► Erfolgsanalyse
Agenda
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5
Ziele
Ziele
► Standardisierung und Zentralisierung von Unternehmensprozessen
► Automatisierter, proaktiver Genehmigungsprozess für interne Anforderungen und Rechnungen
► 4 Augen Prinzip (SOX Compliance)
► Verbesserte Budgetkontrolle
► Höhere Transparenz für interne Einkäufe
► Intuitiver Prozessablauf
► Vereinfachte Rechnungseingabe
► Zügiger Monatsabschluss („Fast Close“)
► Stabilität
► Skalierbarkeit
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6
Ziele
2 Hauptziele
Ersetzen des aktuellen papierbasierten Genehmigungsprozesses für
interne Anforderung
&
Ablösen des alten Rechnungsmanagement Tools
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7
IST Zustand
AFE Approval
Expense
Report
Purchase
goods
AFE
Entry
Invoice
Entry
PO
Matching
Invoice
Approval Invoice
Purchase
services
Qlikview EBS Lotus No system
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8
SOLL Konzept
Requisition Approval PO
Expense
Report
Purchase
Receiving
Invoice
Entry
PO
Matching
Invoice
Approval Invoice
Qlikview EBS/PDM iProcurement
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9
Herausforderungen und Risiken
Herausforderungen
► Ganzheitliche Erfassung aller notwendigen Artikelstammdaten (Geschäftsvorfallbezogen) ~
► Limitdefinition für Genehmigungshierarchie ~~
► Intuitives Prozessdesign (Interfacedesign) - Kategorisierungen, Suchfunktion usw. ~~
Risiken
► Benutzerakzeptanz ~~~~
► Potentielle Flexibilitätseinschränkung ~~
► AutoAccounting (Kontierung der Artikel) muss korrekt laufen ~~
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10
Lösungskonzept
Lösungsbestandteile
► Oracle iProcurement
► Oracle Approvals Management (AME)
► Oracle Purchasing
► Primus Dokumentenmanagement (PDM)
► Oracle Payables
► Invoice Approval Workflow & AME
► PDM Reporting
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iProcurement: NI Store
► iProcurement „Portal“
► Anforderungen, Wareneingänge, Rechnungen, Limits, …
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iProcurement: Customizations
► Erweiterung der „Shopping Cart“ für eine dezentrale Bestellung und Genehmigungssteuerung
► Vererbung der Positionsinformationen auf die Aufteilungsebene (Kontierungsebene)
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Workflow: Notifications
► Benachrichtigung des Genehmigers per E-Mail
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AME: Rule
► Beispiel einer AME-Rule bei NI
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AME: Approval Limits
► Ein Mitarbeiter – mehrere Rollen
► Mehrdimensionale Limit-Prüfung durch AME-Erweiterung
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Workflow: AutoCreate & Approve PO
► Workflow “Does Req Line Have Enough Information To Create Document?”
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Primus Dokumentenmanagement (PDM)
► PDM ScanPool
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Primus Dokumentenmanagement (PDM)
► PDM Verschlagwortungsmaske
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PDM Reporting: Invoice Reporting & Approval
► Invoice Reporting & Approval
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Erfolgsanalyse
Erfolgsanalyse - Ziele
► Standardisierung und Zentralisierung von Unternehmensprozesses a
► Sämtliche vorherigen dezentralen Tools/Prozesse sind in EBS eingebettet
► Automatisierter, proaktiver Genehmigungsprozess für interne Anforderungen und Rechnungen a
► Automatisierter E-Mailversand der Genehmigungsmails führten zu schnelleren Genehmigungen
► Schnellere Genehmigungen bedeuten
► Keine Verzögerungen im Bestellprozess (Risiko „Flexibilitätsverlust“ war nicht problematisch)
► Beschleunigter Monatsabschluss durch automatisierte Rückstellungsbuchung aufgrund dezentraler
Wareneingänge
► 4-Augen Prinzip a
► Umfangreiche Genehmigungshierachie mit flexiblen Limits ermöglichen 4-Augen Prinzip für jegliche
Sachverhalte bei minimierter Bürokratie
► Verbesserte Budgetkontrolle a
► Frühzeitige Erfassung der Anforderungen ermöglicht es mittels Reporting im Qlikview Obligos direkt zu
erkennen. Dies verhindert potentielle Budgetüberschreitungen bzw schafft Bewusstsein
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21
Erfolgsanalyse
Erfolgsanalyse - Ziele
► Höhere Transparenz für interne Einkäufe a
► Optimierte Transparenz im Bezug auf Genehmigungs- und Bestellstatus durch elektronische Einsehbarkeit
► Intuitiver Prozessablauf a
► Erstellung der Anforderung in weniger als 2 Minuten durch Anpassungen des Interface möglich.
► Vereinfachte Rechnungseingabe a
► Durch einsehbaren Scan und optimierter Eingabemaske spart Accounting ca. 2 Minuten pro Rechnung (ca. 50
Rechnungen pro Tag)
► Zügiger Monatsabschluss („Fast Close“) a
► Durch dezentrale Erfassung der Receivings wurde der Monatsabschluss im AP um 7 Tage beschleunigt
► Stabilität a
► Ablösung des instabilen Lotus, hin zum PDM brachte einen deutlichen Stabilitätsgewinn
► Skalierbarkeit a
► Einbindung weiterer Gesellschaften in bestehendes Konstrukt mit wenig Aufwand möglich
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Erfolgsanalyse
Erfolgsanalyse – Herausforderungen
► Ganzheitliche Erfassung aller notwendigen Artikelstammdaten (Geschäftsvorfallbezogen) a
► Umfangreiches Initialsetup
► Wenige neue Artikel notwendig
► Limitdefinition für Genehmigungshierarchie r
► Umfangreiches Initialsetup
► Änderungen in der Organisationstruktur bedeuten auch massive Änderungen an den Userlimits
► Intuitives Prozessdesign (Interfacedesign) - Kategorisierungen, Suchfunktion usw. a
► User finden sich gut im iProcurement Store durch sinnvoll angelegte Kategorien zurecht
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Erfolgsanalyse
Erfolgsanalyse – Risiken
► Benutzerakzeptanz a
► Benutzerakzeptanz zu Beginn niedrig (Gründe: Zu schneller Rollout, Probleme mit Rechnungseinsicht)
► Aktuelle Benutzerakzeptanz ist gut
► Potentielle Flexibilitätseinschränkung a
► Keine Flexibilitätseinschränkung der Anwender durch intelligente Limits- und Geschäftsvorfallkategorien
► Z.B. Ausschluss von bereits budgetierten Einkäufen unter 1000€
► AutoAccounting (Kontierung der Artikel) muss korrekt laufen a
► Initialsetup aufwändig
► Vermieden durch Bestandsaufnahme und entsprechend großem Itempool schon beim Start