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www.qlogbook.eu
Excellence Risiko
Wissensmanagement
Qualität
ProzessManagement
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Datenschutzgesetz und ISO 27001Anforderungen an die Druckdienstleister
Feierabend-Apéro: Donnerstag, 22. Oktober 2015, 17.20 Uhr
Integration im QLogBook
Stefan Wolf
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Wer ist QLogBook GmbH
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and the beat goes on
Timeline – Filmstrip
2012Markteinführung QLogBook2010
Version 2.3.0 –2.4.0
2010Die Zeit ist reif für eine komplette Neuentwicklung von QLogBook
QlogBook hat bereits
100 Kunden
2016Module Projektmanagement & Vertragsmanagement werden eingeführt
1996Nach 12 Monaten
Entwicklungszeit wurde die Erste Installation bei einem Kunden durchgeführt.
2011Gründung der
QLogBook GmbH durch Stefan Wolf, Daniel Meyer und
Rudolf Andres
Version 1.0.0 –2.2.0
2015Weiterentwicklung
Modul Ereignismanagenment
Neuentwicklung Module Projektmanagement und
Vertragsmanagement
Version 2.8.0 – 2.9.3
2017QLogBook ist auch
als Weblösung (SaaS) verfügbar.
Module können einzeln abonniert
werden
1995Erstentwicklung von QLogBook mit Access Datenbank
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QLogBook2010
Versionshistory
Jahr Version Neuerungen
2011 1.0.0 - 2.2.0 Sprachen (D / E)
2012 2.3.0 - 2.4.0 Risikomanagement
2013 2.5.0 - 2.7.0
2014 2.7.1 - 2.8.0 Flexibles Ereignismanagement
2015 2.9.0 - 2.9.3 Plugin 8D ReportPlugin UnfallSprachen (D / E / F / I)Word Reporting
2016 3.0
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Was ist QLogBook?
Unsere ausgereifte Managementsoftware hilft Ihnen betriebliche Vorgänge effizient und effektiv durchzuführen und unterstützt Sie bei der Erfüllung anstehender Aufgaben in Ihrem Unternehmen.
Einsatzgebiete:
� Einführung von Management-Systemen nach den internationalen Normen ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001, EN 9100 und weiteren
� Einführung von Management-Systemen im Bereich der Automobilindustrie nach VDA / ISO-TS 16949
� Einführung von Management-Systemen für Bildungsinstitutionen nach EduQua / ISO 29990
� EDV Projekte, zur Integration von Softwareapplikationen
� Wissensmanagement
� Ausbildung der Mitarbeiter
� Integration von Arbeitssicherheitssystemen nach OHSAS 18001 / EKAS-Richtlinien
Ihr Nutzen
� Übersicht und Kontrolle über alle Unternehmensabläufe
� Zeit- und Geldersparnis
� Überwachung und Minimierung von Risiken
� Effektives Wissensmanagement
� Steigerung der Effizienz durch nutzerfreundliche Handhabung (Schulungsbedarf: in der Regel 1 Tag)
� Minimaler Aufwand für die Erfüllung von Normen und Erbringung von Nachweisen
� Erhöhte Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit
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Module
Prozessmanagement
Favoritenliste
Suchfunktion
Aufgabenmanagement und Pendenzenüberwachung
Ausbildungen, Schulungsmanagement
Ereignismanagement / 8D Report
Dokumentenlenkung
Betriebsmittelverwaltung
Chancen- / Risikomanagement / internes Kontrollsystem
Besprechungsmanagement
Bewertungen und Umfragen
Auditmanagement
Was kann QLogBook?
Funktionen
Strukturierte Darstellung von Arbeitsbereichen und Prozessschritten
Einrichtung von System- und individuellen Favoriten
Volltextsuche für Dokumente und Prozesse (inkl. Worterkennung innerhalb der Dokumente)
Übersicht durch Verteilung sämtlicher Aufgaben und Pendenzen
Auflistung, Planung und Nachweis von Aus- und Weiterbildungen
Erfassung von Ereignissen und Verteilung der Aufgaben (Abgleich mit Outlook)
Strukturierter Workflow mit Berechtigungsdefinition, Änderungsnachweis und Archivierung
Einfache Registrierung, Planung und Verwaltung von Wartungsaufgaben
Auflistung sämtlicher Risiken mit entsprechender Aufgabenverteilung (Controlling)
Vereinfachte Planung und Dokumentation inkl. Aufgabenverteilung
Erfassung, Auswertung und Nachweis
Übersicht und Nachweis der durchgeführten Audits und Massnahmenverteilung
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ISO 27001 - Integration im QLogBookVortrag von Stefan Wolf anlässlich des VSD-Feierabend-Apéro vom 22. Oktober 2015
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Normforderungen und QLogBook Module
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HLS im QLogBook
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Prozess- / Dokumenten-Management
1. Ebene: Beschreibt den Umfang des jeweiligen Managementsystems, die Abläufe von Prozessen und deren Wechselwirkung und ggf. Begründung für Ausschlüsse von Normforderungen.
2. Ebene: Darstellung von Tätigkeiten oder Prozessen, die zur Umsetzung von Forderungen benötigt werden.
3. Ebene: Präzise Unterlagen für den jeweiligen Arbeitsplatz / das jeweilige Objekt, z.B. als.
- Formulare- Checklisten- Briefvorlagen- Muster
Management
Handbuch
Prozessbeschreibung
Arbeits- / Dienstanweisungen
(Prozesshilfsmittel wie Formulare, Checklisten, Anweisungen u.a.m.)
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Prozess- / Dokumenten-Management
Wichtige Themen:-Wird das Dokument durch die richtige Person erstellt / geändert (klare Verantwortlichkeiten)-Wer ist der Dokumentenverantwortliche und gibt das Dokument frei (Freigabe)-Wie erfolgt die Verteilung der Dokumente (Informationen) resp. haben die Personen, die über diese Informationen verfügen müssen, Zugriff auf das Dokument (einfaches Auffinden / Suchen von Dokumenten).-Wissen die betroffenen Personen was und warum etwas geändert wurde. Was passiert mit den «alten» Vorgaben (Versionierung, Änderungsdienst)
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Prozess- / Dokumenten-Management
QLogBook: Änderungsnachweis bei Prozessen
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Prozess- / Dokumenten-Management
QLogBook: Änderungsnachweis bei Prozesshilfsmittel
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Prozess- / Dokumenten-Management
QLogBook: Behördliche Vorgaben
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Prozess- / Dokumenten-Management
QLogBook: Information Mitarbeiter/innen über Änderungen bei Prozessen / bei Prozesshilfsmittel
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Besprechungsmanagement
Besprechungen sind oft:
- zu lang
- zu viele Besprechungspunkte (Traktanden)
- schlecht vorbereitet
- schlecht dokumentiert
- Aufgaben nach Besprechung unklar
- Entscheide schlecht oder gar nicht protokolliert
- u.v.a.m.
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Besprechungsmanagement
Besprechungsdurchführung(Nachweis)
Besprechungsplanung
Massnahmen (Planung und Überwachung)
Besprechungspunkte(Nachweis)
QLogBook: Besprechungen
Besprechungsprotokoll (Nachweis)
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Aufgabenmanagement
Gelb = laufende Aufgaben
Rot = überfällige Aufgaben
Filterfunktion
QLogBook: Aufgabendatenbank
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Chancen- / Risiko-Management
Einzelne Chancen und Risiken sind Ereignisse, welche die Zielerreichung beeinflussen können
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Chancen- / Risiko-Management
SWOT ist ein Werkzeug des strategischen Managements (engl. Akronym für Strengths(Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Gefahren))
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Chancen- / Risiko-Management
QLogBook: Risikodatenbank
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Chancen- / Risiko-Management
QLogBook: Ereignisdatenbank inkl. Ideen- / Vorschlagsmanagement (Chanchen-Management)
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Ausbildung (Standortbestimmung – Ziele – Massnahmen)
Kompetenzmodell vom Kanton Zürich
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Ausbildung (Standortbestimmung – Ziele – Massnahmen)
Wissensmanagement
Prozess Erfolgsfaktoren
1 Wissen <-> Wissen
Diskurs, Dialog, direkte Wissenskommunikation,
Rhetorik, persönlicher Austausch, mündliche
Präsentations- und Moderationstechniken
2 Wissen -> Information
Zeitgerechte Dokumentation, Visualisierung,
Taxonomie, kontrolliertes Vokabular, nahtlose
Integration in Geschäftsprozesse
3 Information <->
Information
Kodierung, Informationsorganisation, Datenbank-
Interface, durchgehende Informationsarchitektur,
Informationsworkflow, Informationslebenszyklus,
rückbezügliche Lookups
4 Information -> Wissen
Lernunterstützung, Informationsqualität,
Auffindbarkeit, Kontexttiefe, Output-Visualisierung,
Taxonomie, kontrolliertes Vokabular, zeitgerechter
Informationszugang
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Ausbildung (Standortbestimmung – Ziele – Massnahmen)
Übersicht ALLER Fort- / Weiterbildungen Übersicht Fort- / Weiterbildungen einer Person
QLogBook: Fort- / Weiterbildungsdatenbank (Ausbildungsnachweis)
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Personal (Funktionen)
QLogBook: Funktionsliste respektive Arbeitsplatzbeschrieb (Auszug aus Datenbank)
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Audit
Qu
alit
ätsn
ive
au
System- und Qualitätsabfall
z.B. Audit Zertifizierungsstelle
Zeit
Qu
alit
ätsn
ive
au
Mit Hilfe von Audits dem Qualitätsabfall entgegenwirken
Zeit
AuditAudit
ohne interne Audits … mit interne Audits …
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Audit
Auditdurchführung (Nachweis)
Auditplanung
Auditmassnahmen (Planung und Überwachung)
Auditfragebogen (Nachweis)
QLogBook: Auditdatenbank
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Betriebsmittel (Geräte, Betriebsmittel, Information oder Software)
EvaluationEvaluation InbetriebnameInbetriebname NutzungsphaseNutzungsphase EntsorungEntsorung
Basisprozess Infrastruktur
Aufgabenmanagement (am besten mit Reminder Funktion)
• Kontrolle vor Ablauf Garantie• Ausführung der wiederkehrende Wartungsarbeiten (wöchentlich, monatlich, jährlich usw.)• Ausführung allfälliger Reparaturen und entsprechender Eintrag in Gerätedatenbank
Gerätedatenbank
Anschaffungs- / Inbetriebnahme-DatumAblauf GarantieWiederkehrende Wartungsarbeiten (Basis Benutzerhandbuch)Entsorgung (� ordentlich entsorgt, verkauft, verschenkt) Gerätedatenbank
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Software / Datenbanken
EvaluationEvaluation InstallationInstallation NutzungsphaseNutzungsphase LöschungLöschung
Basisprozess Soft- / Hardware
Thema und Zielsetzung Massnahme
Geräte und Betriebsmittel � Ziel: Verlust, Beschädigung, Diebstahl oder Gefährdung von Werten und die Unterbrechung von Organisationstätigkeiten sind unterbunden.
Alle Arten von Geräten und Betriebsmitteln, die Speichermedien enthalten, werden überprüft, um sicherzustellen, dass jegliche sensiblen Daten und lizenzierte Software vor ihrer Entsorgung oder Wiederverwendung entfernt oder sicher überschrieben worden sind.
Schutz vor Schadsoftware � Ziel: Information und informationsverarbeitende Einrichtungen sind vor Schadsoftware geschützt.
Erkennungs-, Vorbeugungs- und Wiederherstellungsmaßnahmen zum Schutz vor Schadsoftware in Verbindung mit einer angemessenen Sensibilisierung der Benutzer sind umgesetzt.
Sicherheit in Entwicklungs- und Unterstützungsprozessen � Ziel: Es ist sichergestellt, dass Informationssicherheit im Entwicklungszyklus von Informationssystemen geplant und umgesetzt ist.
Regeln für die Entwicklung von Software und Systemen sind festgelegt
und werden bei Entwicklungen innerhalb der Organisation angewendet.
Steuerung von Software im Betrieb � Ziel: Die Integrität von Systemen im Betrieb ist sichergestellt.
Verfahren zur Steuerung der Installation von Software auf Systemen im
Betrieb sind umgesetzt.
Regeln für die Softwareinstallation durch Benutzer sind festgelegt und
umgesetzt.
Datensicherung � Ziel: Daten sind vor Verlust geschützt.
Sicherheitskopien von Information, Software und Systemabbildern werden entsprechend einer vereinbarten Sicherungsrichtlinie angefertigt und regelmäßig getestet.
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Betriebsmittel (Geräte, Betriebsmittel, Information oder Software)
QLogBook: Geräte- / Betriebsmittel-Datenbank
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Wer setzt bereits QLogBook ein?
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Rund 200 Unternehmen verschiedenster Grösse zählen zu unserer zufriedenen Kundschaft. Das QLogBook wird in unterschiedlichsten Branchen erfolgreich eingesetzt, z.B. in:
Autogewerbe BildungDienstleistung Druck- und PapierIndustrie und Handel Öffentliche VerwaltungTransport- und Spedition Wohn- und Pflegeheim
Referenzen
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Referenzen Publishing / Druckindustrie
VSD - Branchenlösung
VSD Management-Handbuch: den Erfolg im Visier.
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Bronze Silber Gold Titan Platin
Software Updates innerhalb derselben VersionAktuell: QLogBook 2010
� � � � �
Installation von Updates per Teamviewer
� � �
Antwort während Bürozeiten innerhalb 9 Std. 6 Std. 3 Std. 2 Std. 1 Std.
Direkter Ansprechpartner mit Handynummer � � �
Support 60 min pro Jahr (Hotline)
90 min pro Jahr (Remote Access)
120 min pro Jahr (Remote Access)
240 min pro Jahr (Remote Access)
360 min pro Jahr (Remote Access)
Kontrollen und Schulungen vor Ort
2 Besuche
à 0.5 Tage
4 Besuche
à 0.5 Tage
6 Besuche
à 0.5 Tage
8 Besuche
à 0.5 Tage
Rabatt auf Lizenzkosten bei zukünftigen Versionenwechsel
20 % 40 % 45 % 50%
Mitgliedschaft in der Prozessmanagement Akademie
1 Jahr Gratis
1 Jahr Gratis
2 Jahre Gratis
Wartungsverträge
Hinweis: Für alle Pakete gilt nicht bezogene Leistungen sind nicht übertragbar. Ein Wartungsvertrag ist obligatorisch abzuschliessen.
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QLogBook GmbHBösch 63, CH-6331 HünenbergTelefon +41 41 763 02 27Telefax +41 41 760 95 13Email [email protected]
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Carsten SchollDipl. Qualitätsmanager NDS HFEOQ TQM Assessor & TQM LeaderEOQ Quality Systems Manager2nd Level Support / CDO
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