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Steuerung mit Zielen und Kennzahlen
04. Juni 2012
arf Gesellschaft für Organisationsentwicklung mbHEmmericher Straße 1790411 NürnbergTel.: (09 11) 2 30 87-83Fax: (09 11) 2 30 87-84E-Mail: [email protected]
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Agenda
1.1. Produktorientierte HaushaltssteuerungProduktorientierte Haushaltssteuerung
2.2. Outputorientierte HaushaltssteuerungOutputorientierte Haushaltssteuerung
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Reform des Gemeindehaushaltsrechts Die Ziele
• Ressourcenverbrauch• Generationengerechtigkeit• Vermögensrechnung/Bilanz• Wirtschaftlichkeit, Liquidität• Konzern Kommune• Parlamentarisches Budgetrecht
Rechnungs- undSteuerungssystem
• Kontrakte/Zielvereinbarungen• Produktsteuerung• Leistungs- und Finanzziele• Qualitätsmanagement
Ergebnis-orientierung
• Budgetmanagement• Eigenverantwortung• Integration Sach- und
Finanzverantwortung
Dezentralisierung
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Grundbausteine der VerwaltungssteuerungVom Input zum Output …
Input:- Geld- Personal - ...
Verwaltungsprozess:- Organisation- Verwaltungsabläufe- DV-Verfahren
Output:- Produkte/Leistungen - z.B. Kinderbetreuung (Outcome = Wirkung der Leistung)
VerwaltungRessourcen Leistungen für Bürger
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Produkte als Leistungsbündel
Produktebenebene
Leistungsebene
Produkt 1 Produkt 2 Produkt 3
Leistung 1 Leistung 3 Leistung 4 Leistung 5Leistung 2 Leistung 6 Leistung 7
Prozesse/Tätigkeiten Prozessebene
Leistungsempfänger(Bürgerorientierung)
Empfängerebene
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Kommunale Produkte Beispiele
Hilfe für behinderte Menschen
Betreuung und Förderung von Kindern
in Tageseinrichtungen
Verwaltung öffentlicher Finanzmittel
Bereitstellung technische
Infrastruktur
Grünpflege
Bereitstellung Bibliothek
Förderung des Sports
Durchführung von Wahlen
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ProduktklassifikationInterne und Externe Produkte
Kommune
Bürger/innen
Unternehmen
Verbände
andere Verwaltungen
...
Externe ProdukteExterne Produkte
Interne ProdukteInterne
Produkte
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Definition der ProdukteProduktrahmen als Basis
Die Produkte können frei definiert werden!
Die statistische Produktgliederung ist jedoch verbindlich einzuhalten
Berücksichtigung des Produktrahmens der IMK / Land HessenZweck:
Haushaltswirtschaftliche Steuerung (Gliederung Haushalt)Grundlage interkommunaler VergleicheErfüllung finanzstatistischer Meldepflichten
„..den Ländern wird empfohlen, den Produktrahmen mit den Produktbereichen und den Produktgruppen landeseinheitlich vorzugeben.“
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Produktpläne (Auszug)Bsp: Produktgruppe 111 Verwaltungssteuerung u. -service
Kommune A Kommune B11.1.01 Geschäftsführende Gremien 111.01 Unterstützung und Betreuung der städt. Gremien11.1.02 Verwaltungssteuerung 111.02 Verwaltungssteuerung11.1.03 Stadtmarketing, Öffentlichkeitsarbeit 111.03 Organisatorische Dienstleistungen-EDV11.1.04 Liegenschaftswesen 111.04 Serviceleistungen für die gesamte Verwaltung11.1.05 Organisatorische Dienstleistungen / EDV 111.05 Personalbewirtschaftung und Personalservice11.1.06 Personalwesen 111.06 Finanz- und Steuerverwaltung & Controlling11.1.07 Zentrales Archiv, Registratur 111.07 Angelegenheiten des Kassen- und Rechnungswesens11.1.08 Postdienst 111.08 Vollstreckungswesen11.1.09 Finanz- und Steuerverwaltung 111.09 Grundstücksverkehr11.1.10 Kassenwesen11.1.11 Städtepartnerschaften
Kommune C111.1 Unterstützung und Betreuung der städt. Gremien111.2 Verwaltungssteuerung, Allgemeine Rechtsangelegenheiten111.3 Personalbewirtschaftung111.4 Öffentlichkeitsarbeit111.5 Kassenwesen111.6 Finanz- und Steuerverwaltung111.7 Grundstücks- und Gebäudemanagement111.8 Zentrale Verwaltungsdienstleistungen111.9 EDV-Koordination111.10 Städtepartnerschaften
Volkmarsen
01.111.00 Geschäftsführung Städtischer Gremien 01.111.10 Verwaltungsleistungen und Öffentlichkeitsarbeit 01.111.20 Allgemeine Dienste / Städtepartnerschaft 01.111.40 Ortsrecht 01.111.50 Personalwesen 01.111.60 Finanz- und Steuerverwaltung 01.111.70 Kassenwesen 01.111.90 IT-Administration
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Die Produktverantwortung soll eindeutig einer Organisationseinheit zugeordnet werden können.
Verbindung der Organisationsstrukturen mit den ProduktstrukturenVerbindung der Produkthierarchie mit Budgetverantwortung
Produktverantwortung bedeutet Budget- und Fachverantwortung für das Produkt (=Dezentrale Ressourcenverantwortung)
Entscheidung darüber, welche Aufgaben mit den vorhandenen Mitteln erfüllt werden sollen
Jedes Produkt benötigt einen Produktverantwortlichen.Verantwortung muss eindeutig zugeordnet und personalisiert werdenDamit ist eindeutig bestimmbar, wer im Zuge der Produktorientierung der Ansprechpartner für das (finanzielle und sachliche) Ergebnis ist.
Produkte und Produktverantwortung Anforderungen
Strategische Fragestellung
Welche Produkte brauchen wir wirklich?
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Leitbild
Leistungsangebot
PflichtproduktA
Pflichtprodukt B
Freiwilliges Produkt
C
Freiwilliges Produkt
D
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arf GmbH 2010
Produktsteuerung Produktcontrolling: Ergebnisse und Wirkungen
niedrig Wirkungsbeitrag hoch
niedrig
Ressourcen-verbrauch
hoch
Sind das die richtigen
Produkte?
Rückbau?Standards?
Ausbau
Kosten senken
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Agenda
1.1. Produktorientierte HaushaltssteuerungProduktorientierte Haushaltssteuerung
2.2. Outputorientierte HaushaltssteuerungOutputorientierte Haushaltssteuerung
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Wissen Sie was das ist? Sie stehen in einer Bäckerei und verlangen:
10 Cent Mehl
20 Cent Wasser und Energie
2 Cent Salz
10 Cent Gewürzmischung
1 Cent Zucker
15 Cent Trockenhefe
4 Cent Butter
3 Cent Ascorbinsäure (Vitamin C)
25 Cent Personal
35 Cent Gemeinkosten
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Gesamt: 1,25 Euro
Sie haben gerade kameral inputorientiert ein Baguette
gekauft.
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Von der Input- zur ProduktorientierungInput- vs. Outputsteuerung
Der Wechsel von der Input- zur Outputsteuerung ist ein zentraler Punkt des neuen kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens.
Inputsteuerung bedeutetAusrichtung von Planungs-, Steuerungs- und Kontrollmechanismen an den zur Verfügung gestellten Mitteln (Ressourcen).
Outputsteuerung bedeutetAusrichtung von Planungs-, Steuerungs- und Kontrollmechanismen an Leistungsausbringungsmenge und -wert bei Erstellung eines Produkts oder einer Leistung mit den zur Verfügung gestellten Mitteln/Ressourcen.
Definition von Zielen notwendig !!!
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Steuerung mit Zielen und Kennzahlen –Gesetzliche Regelung in der GemHKVO
§ 4 Abs. 2 GemHVO
„ […] In den Teilhaushalten sollen außerdem Leistungsziele und Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung angegeben werden. “
§ 10 Abs. 3 GemHVO
„In den Teilhaushalten sollen produktorientierte Ziele unter Berücksichtigung des einsetzbaren Ressourcenaufkommens und des voraussichtlichen Ressourcenverbrauchs sowie Kennzahlen zur Zielerreichung bestimmt werden. Die Ziele und Kennzahlen bilden die Grundlage für die Erfolgskontrolle und Steuerung der Haushaltswirtschaft.“
Zielvereinbarung
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Zusammenhang Ziele – Kennzahlen – Haushalt
VerwaltungPolitik
Kontraktverhandlungen
Ich benötige dafür: - 50 T€ - 3 MA- …
Wir wollen:
Produkt BudgetZiel & Kennzahl
Haushalt
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Steuerungsobjekt
Weiterentwicklung des NKRSSteuern – Wie geht das?
1. Ziele setzen9. Zielerreichung?
3. Maßnahmentreffen + anordnen
5. Ist-Zustandanalysieren u.
Diagnose
7. Maßnahmentreffen + anordnen
2. Planen
4. Wer machtwas bis wann?
8. Wer machtwas bis wann?
6. Alternativenerarbeiten
Kennzahlen
Kennzahlen
Ziele setzenwissen wohin man will
Kontrolleerkennen können wo - in Bezug auf das Ziel - man ist
Analysedas Ergebnis der Kontrolle auf die Abweichung auf das Ziel hin analysieren
Maßnahmenaus Kontrolle und Analyse geeignete Maßnahmen entwickeln, um den Pfad zum Ziel einzuhalten
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Zielpyramide:Grundlage für eine zielorientierte Steuerung
Richtungsziele= Oberziele aus dem Projekt
Bereichsziele(abgeleitete Oberziele)
Politik
Verwaltungs-führung
Fachbereiche
Produkt-verant-wortliche
Gesamt- verwaltung
Gesamt-haushalt
Teil-haushalte
Produkte
Querschnittsziele
Produkt-ziel 1
(Teilziel)
Produkt-ziel 1
(Teilziel)
Produkt-ziel 1
(Teilziel)
Produkt-ziel 4
(Teilziel)
Produkt-ziel 5
(Teilziel)
Produkt-ziel n
(Teilziel)
Leitbild
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Beispiel einer Zielentwicklung
Leitbild: attraktiver Standort für Dienstleistungen und Gewerbe
Oberziel: Erhöhung der Bekanntheit der Stadt als
Wirtschaftsstandort
Entwicklungsziel: Weitere Betriebsansiedlungen in den
Gewerbegebieten fördern
Produktziel: Erstellung eines Standortprofils und eines
Vermarktungskonzepts Ziel: Erstellung des Konzepts im Jahr 2012
Kennzahl: Konzeptstand am Ende des Jahres 2012
Produkt 15.01.01 - Wirtschaftsförderung
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Was sind Ziele?
Unter „Zielen“ versteht man Aussagen über zukünftig erwünschte Zustände, die über entsprechende Entscheidungen und Maßnahmen herbeizuführen sind bzw. zu erreichen sind (Soll-Zustände)
Ziele konkretisieren die haushalterische Ermächtigung (Budget)
Als Grundlage für die Identifizierung von Zielen können insbesondere folgende Unterlagen dienen: Gesetze, Satzungen Beschlüsse Konzepte Leitbilder Programme
Anspruch an Ziele
S teuerungsrelevant
M essbar
A mbitioniert
R ealistisch
T erminiert
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Was bringen Ziele?
Ziele definieren die Qualität von ProduktenBsp. 1: Reduzierung der Energiekosten aller Gebäude um 3% im Jahr 2012Bsp. 2: Erhöhung der Kindergartenplätze um 10 neue im
Jahr 2012
WICHTIGZiele müssen GEMEINSAM vereinbart werdenverschiedene Ziele stehen in KONFLIKT zueinander, deshalb müssen (politische) PRIORITÄTEN gesetzt werdenZiele machen EINDEUTIG deutlich, welche Aufgabe der Produktverantwortliche hat UND welche nicht
bisher war das alles auch bekannt – es wurde nur noch nicht schriftlich festgehalten
Chance: Versachlichung der Diskussion
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ProduktzieleBeispiel: Brandbekämpfung
Operative ProduktzieleEinhaltung der Hilfsfrist (10 min) bei allen Einsätzen der jeweiligen Feuerwehren im Jahr 20…
jedem aktiven Mitglied der Freiwilligen Feuerwehr Volkmarsen soll eine eigene persönliche Ausrüstung zur Verfügung stehen, […]
Beibehaltung oder mögliche Steigerung der aktuellen Zahl (20...) der Jugendlichen in den Jugendfeuerwehren (Alter: 10 - 17 Jahre)
energetische Überprüfung der Feuerwehrgerätehäuser und Aufzeigen der Einsparpotenziale
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Was sind Kennzahlen?
1. Kennzahlen verdichten Daten und filtern daraus zielgerichtete Informationen.
2. Kennzahlen machen die Zielerreichung meßbar und sind das wesentliche Instrument zur Steuerung!
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Wesentliche Aspekte zur Kennzahlenfestlegung
Festlegen der relevanten Kennzahlen interessant vs. relevant
Kennzahlen dienen als Instrument zur Messung der Zielerreichung Kennzahl konkret zum Ziel bilden
Festlegen der Messkriterien präzise Definition des Messverfahrens
Ermitteln der Grunddaten der Kennzahlen Aufwand der ErhebungZeitliche und zeitnahe VerfügbarkeitEinheitlichkeit der Quellen
Vorverfahren zur Ermittlung der Kennzahlen nutzen Vermeidung von zusätzlichen Zähllisten
Bei der Auswahl der Kennzahlen gilt der Grundsatz: „QUALITÄT VOR QUANTITÄT“ („Weniger ist oft
mehr“). Nicht auf die Menge der Kennzahlen kommt es an, sonderndarauf, dass sie aussagekräftig und steuerungsrelevant sind!
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ProduktzieleBeispiel: Brandbekämpfung
Operative ProduktzieleEinhaltung der Hilfsfrist (10 min) bei allen Einsätzen der jeweiligen Feuerwehren im Jahr 20…
jedem aktiven Mitglied der Freiwilligen Feuerwehr Volkmarsen soll eine eigene persönliche Ausrüstung zur Verfügung stehen, […]
Beibehaltung oder mögliche Steigerung der aktuellen Zahl (20...) der Jugendlichen in den Jugendfeuerwehren (Alter: 10 - 17 Jahre)
energetische Überprüfung der Feuerwehrgerätehäuser und Aufzeigen der Einsparpotenziale
KennzahlenQuote der Hilfsfristeinhaltung
Ausrüstungsquote der Feuerwehr
Anzahl der Mitglieder der Jugendfeuerwehr
Fertigstellungsgrad eines Energiesanierungskonzepts
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Ausprägung im Haushalt
Die Ziele und Kennzahlen sind dann im Rahmen des Haushalts auf Teilhaushaltsebene hinsichtlich folgender Zielelemente weiter zu konkretisieren: Zielstatus – Wo stehen wir heute?
Ermittlung des Ist-Zustandes Zielausmaß – Wann ist das Ziel erreicht?
Festlegung des Soll-Zustandes Zeitbezug – Innerhalb welchen Zeitraums soll das Ziel erreicht
werden? Operativ: Zeitraum < 1 Jahr (Haushalt) Mittelfristig: Zeitraum 1 bis 5 Jahre (Mittelfristige Planung) Strategisch: Zeitraum > 5 Jahre (Haushaltsstrategie/ Leitbild)
Beispiel VolkmarsenProduktblatt - Kopf
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Stand: 07.05.2010
Nr.
Produktbereich 02
02.126
02.126.00
03
Produktgruppe
Ebene
Fachbereich
gehört zum Teilhaushalt (Budget)
Produkt
Produktverantwortliche/r
Budgetverantwortlicher
Produkt-beschreibung
Rechtsgrundlagen
hoheitlich/verpflichtend:
Hessisches Brand- und Katastrophenschutzgesetz, Feuerwehr-organisationsverordnung,Jugendordnung der Stadtjugendfeuerwehr Volkmarsen, Satzung über die Freiwillige Feuerwehr derStadt Volkmarsen, Satzung über die Gebühren für den Einsatz der Freiwilligen Feuerwehr der StadtVolkmarsen, Feuerwehrdienst- und Reisekostenaufwandsentschädigungsverordnung (FWDRAVO)
brandschutztechnischen Angelegenheiten; Brandschutztechnische Prüfung und Beurteilung einesObjektes zur Feststellung und Beseitigung brandgefährlicher Zustände; Brandschutzerziehung und -aufklärung; Betrieb von Übertragungsanlagen für Brandmeldungen; Überlassung von Fahrzeugen undGeräten sowie Transportleistungen mit Feuerwehrfahrzeugen; Katastrophenabwehr im Katastrophenfallsowie Bekämpfung von außerordentlichen Schadensereignissen im Spannungs- und Verteidigungsfalleinschließlich Führung und schließlich Bevölkerungsschutz im Verteidigungs- und Spannungsfall sowieallgemeine Krisen- und Notfallversorgung.
Herr Werner Schümmelfeder
Fachbereich 1
Brandschutz
Herr Werner Schümmelfeder
Allgemeine Produktinformationen
freiwillig:
gesetzliche Grundlage:
Unter diesem Produkt werden folgende Aufgaben durch die Freiwillige Feuerwehr Volkmarsen -unterteilt in die Stadtteilfeuerwehren Kernstadt, Ehringen, Herbsen, Hörle, Külte und Lütersheim - erfüllt:Betrieb und Verwaltung des Feuerwehrstützpunktes Volkmarsen und der Feuerwehrgerätehäuser in denOrtsteilen; Rettung von Menschen und Tieren aus Notlagen; Bekämpfung von Bränden und von ihnenausgehenden Gefahren; Erhaltung von Sachwerten und Schutz der Umwelt; Beseitigung von Gefahren,die durch Unglücksfälle, Explosionen oder Naturereignisse hervorgerufen wurden; Bekämpfung vonStörungen der öffentlichen Sicherheit und Ordnung; Beschickung der Einsatzstellen aufgrund desvorliegenden Meldebildes bzw. Nachforderung mit nächststehenden, geeigneten Einsatzmittelninnerhalb der Hilfsfrist (10 Minuten); Bereitstellung von Sicherheitswachen bei Veranstaltungen, Bränden
02.126.00Brandbekämpfung, Katastrophenschutz und Gefahrenabwehr
Einordnung in die HierachienZuordnung zur eigenen Produkthierachie
Bezeichnung
Sicherheit und Ordnung
Brandschutz
Brandbekämpfung, Katastrophenschutz und Gefahrenabwehr
Kernstadt Ehringen Herbsen Hörle Külte Lütersheim Gesamt
2010
2011
2012
2010
2011
2012
2010
2011
2012
2010
2011
2012
Einsatzgebiet km²
Grundzahlen
Anzahl der vollständigen persönlichen Ausrüstungen
Anzahl der Mitglieder in den
Jugendfeuerwehren
Anzahl der Einsätze
Anzahl der aktiven Mitglieder
Beispiel VolkmarsenProduktblatt – Ziele und Kennzahlen
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Zielgruppe
a)
b)
c)
d)
Kennzahlenzu
Strategische Ziele / Oberziele
Operative Ziele /Produktziele
zu
d)Fertigstellungsgrad eines Energiesanierungskonzeptes
Ergebnis des Teilergebnishaushalts des Produkts 02.126.00
jedem aktiven Mitglied der Freiwilligen Feuerwehr Volkmarsen soll bis X eine eigenepersönliche Ausrüstung (bestehend aus Feuerwehrschutzjacke, -schutzhose, -helm,-schutzhandschuhe, -handschuhe, -sicherheitsschuhe und Dienstanzug) zur Verfügungstehen, daher ist zunächst bis X die vollständige Inventarisierung allerKleidungsgegenstände der Wehren vorzunehmen
(Beibehaltung) (Steigerung um...) der aktuellen Zahl (20...) der Jugendlichen in denJugendfeuerwehren (Alter: 10 - 17 Jahre)
(Beibehaltung) (Steigerung um...) der aktuellen Zahl (20...) der aktiven Mitglieder in derFreiwilligen Feuerwehr Volkmarsenenergetische Überprüfung der Feuerwehrgerätehäuser und Aufzeigen derEinsparpotenziale bis …Feststellung des Zuschussbedarfes der einzelnen Feuerwehren sowie Senkung desZuschussbedarfes um X %
Feuerwehrtechnische Ausrüstung und Fahrzeuge auf technisch aktuellem Stand halten(unter Berücksichtigung des jeweiligen Bedarfs- und Entwicklungsplanes)
Erhöhung des Kostendeckungsgrades der einzelnen Feuerwehrgerätehäuser
Einhaltung der Hilfsfrist (10 min) bei allen Einsätzen der jeweiligen Feuerwehren imJahr 20…
a)
b)
Quote der Hilfsfristeinhaltung
Ausrüstungsquote der Freiwilligen Feuerwehr Volkmarsen
Anzahl der Mitglieder der Jugendfeuerwehr
Anzahl der aktiven Mitglieder der Freiwilligen Feuerwehr Volkmarsen
d)
b)
a)
Ziele und Kennzahlen
Alle Einwohner der Kernstadt Volkmarsen und der Ortsteile sowie alle Menschen, die sich imEinsatzbereich der Freiwilligen Feuerwehr Volkmarsen befinden
Stete Gewährleistung der Sicherheit aller Volkmarser Einwohner sowie der sich imEinsatzbereich der Freiwilligen Feuerwehr Volkmarsen befindenden Menschen
Entgegenwirken eines möglichen Mitgliederschwundes in der Freiwilligen FeuerwehrVolkmarsen durch Förderung des Nachwuchses sowie Erhaltung der vorhandenen undWerbung weiterer Mitglieder
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Steuern mit Produkten, Zielen und KennzahlenDoppik nur der Anfang …
Produkte bilden und Aufgaben beschreiben
Ziele zu den Aufgaben bilden
Kennzahlen zu den Zielen definieren
Ausprägungen der Kennzahlen verhandeln
Berichtswesen und Steuerung einführen
Strategien & Prioritäten entwickeln
Doppik einführen
Umsetzung der Theorie in die Praxis
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Prio Strategisches Ziel Produktziel Zielerreichungsindikator Zielausmaß - Soll Zielausmaß - IstGewährleistung der Sicherheit 02.126.00 Brandbekämpfung, Katastrophenschutz und Gefahrenabwehr Einhaltung Hilfsfrist von 10 Minuten Quote der Hilfsfristeinhaltung 100%
Haushaltskonsolidierung 02.126.00 Brandbekämpfung, Katastrophenschutz und GefahrenabwehrEnergetische Prüfung und Feststellung Einsparpotentiale
Fertigstellungsgrad Energiesanierungskonzept
x %
Haushaltskonsolidierung 02.126.00 Brandbekämpfung, Katastrophenschutz und Gefahrenabwehr Reduktion des Zuschussbedarfs Produktergebnis -x %Haushaltskonsolidierung 08.424.10 Bereitstellung von Freibädern Reduktion des Zuschussbedarfs Produktergebnis -x %Haushaltskonsolidierung 02.122.20 Standesamt Verbesserung des Kostendeckungsgrades KostendeckungsgradLebensqualität für Bürgerinnen und Bürger
08.424.10 Bereitstellung von Freibädern
Lebensqualität für Bürgerinnen und Bürger
04.281.10 Vereins- und Sportförderung Erhöhung der Mitgliederzahlen in SportvereinenAnzahl Mitglieder
Lebensqualität für Bürgerinnen und Bürger
02.122.10 Meldewesen Bedarfgerechte Öffnungszeiten anbieten Öffnungsstunden pro Woche
Lebensqualität für Bürgerinnen und Bürger
02.122.20 Standesamt Steigerung der Eheschließungen Anzahl der Eheschließungen
Lebensqualität für Bürgerinnen und Bürger
06.366.00 Jugendpflege Beibehaltung des Anteils der betreuten JugendlichenBetreuungsquote
Unterstützendes Produkt
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Wir stehen gerne für Fragen zur Verfügung.
Kontakt:
Stefan Günther
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Emmericher Straße 17, D-90411 NürnbergTel.: (0911) 23 08 78 3, Fax: (0911) 23 08 78 [email protected]
Hauptsitz: Nürnberg, AG Nürnberg, HRB 13446Geschäftsführer: Helge C. Brixner, Dr. Horst Körner--------------------------------------------------------------------------