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_TMSARCHIV – IHR DOKUMENTENTRESOR IM INTERNET
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_ETWA 67 MINUTEN PRO TAG
verschwenden Mitarbeiter europäischer Unternehmen durchschnittlich mit der Suche nach Informationen.
(Marktforschungsinstitut Vanson Bourne)
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_PROBLEM:
kein zentraler Zugriff, weder beim Partner noch partnerübergreifend Manuelle Ablage (Wegezeiten) Lange Suchzeiten Raum- und Sachmittelkosten für Ordner Risiken (kein Backup) schlechte Qualität der Dokumente (Faxe vergilben) Zusätzliche Kosten für Hardware / Software.
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Das Unternehmen stellt seine Daten(Office-Dokumente, pdf-Dateien, Bilder, etc) schnell und automatisch verschlüsselt in das sichere TEC MEDIA Archiv.
Das Unternehmen erstellt Sortier- und Wiederfindekriterien.
So ist das Dokument jederzeit wieder auffindbar.
_Die Lösung!
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Alle Mitarbeiter, so fern diese die Berechtigung haben, können jederzeit die für sie relevanten Informationen schnell über das Internet abrufen und natürlich auch weitere Daten hinzu fügen.
_Die Lösung!
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_Konzept Technik TMSARCHIV
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Zentrale, digitale Ablage im „TMS-Dokumententresor“ Passwortverwaltung Freie Aktenkonfiguration
Suchkriterien (Indexe) frei zu vergeben Detaillierte Nutzerverwaltung auf Dokumentenebene
berücksichtigt angelegte Indexe (wonach wird gesucht?) berücksichtigt auch Funktionsrechte (wer darf was?)
Archivierung beliebiger Dokumente, Dateien, Medien
_ Leistungsbeschreibung TMS Archiv 1/3
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Umfangreiche Import-/Export-Funktionen Lokalisierung
verschiedene Sprachen abhängig von Einstellung im Betriebssystem
Hilfreiche Funktionen für Anwender Bildung einer „temporären Akte“ aus ausgewählten Treffern Verteilung z.B. per E-Mail
Ständige Anpassung an technische Innovationen z.B. Migrationen auf neue Speichersysteme
_ Leistungsbeschreibung TMS Archiv 2/3
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technisch- und ortsunabhängiger Web-Zugriff Unabhängig vom Browser (IE, Firefox) keine Active-X-Controls oder sonstige Voraussetzungen
einfache Bedienung keine Schulung erforderlich
API verfügbar (z.B. für Integration in führende Anwendungen) OCR-Erkennung / Volltextsuche
läuft automatisch im Hintergrund
_ Leistungsbeschreibung TMS Archiv 3/3
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Abholung der Akten Scannen der Unterlagen OCR-Erkennung (Inhaltserkennung) Indizierung Automatisierter Import in TMS Archiv Auf Wunsch fachgerechte Vernichtung von Altdokumenten gem. BDSG
_ Organisation/Service
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Archivierung per Scanner lokale Datei (Office-Dokumente, PDF, eingehende Faxe usw.)
Recherche nach Aktenkriterien + Volltextsuche per Ordnerstruktur (wie bei Windows Explorer)
Leistungsstarker Uploader in das TMSArchiv auch für ganze „Dateigruppen“
_ Organisation Tagesgeschäft
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Anwahl TMS Archiv direkt aus führende Anwendung
_ Ein Beispiel aus der Immobilienbranche:
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_ Dokumente suchen:
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_ Dokumente anzeigen:
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Keine Investition für die Anschaffung und für den Betrieb einer revisionssicheren Archivierung erforderlich
Wissensmanagement wird mit minimalem Aufwand deutlich gesteigert, damit Schutz vor Fehlentscheidungen
Einsparung von Ablagekosten (Anschaffung/Raum)
Schneller, sicherer und gleichzeitiger Zugriff von jedem Ort / Mobilität
Vertraute Such-/Findemechanismen
_ Ihr Nutzen 1/2
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Schnelle Nutzung möglich, da keine Aufwände für Anschaffung und Einrichtung erforderlich
Schutz vor Brand- und Wasserschaden
Schutz vor Diebstahl
Schutz vor unberechtigtem Zugriff
Unabhängigkeit von TMS durch Export-Funktion (z. B. nach MS-EXCEL) gegeben
_ Ihr Nutzen 2/2
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Ihr sicherer Dokumententresor!
Haben Sie noch Fragen?
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Kontakt:
heko-services GmbHMartin-Luther-King-Weg 2448155 MünsterTel.: 0251 / 13654-25E-mail: [email protected]://www.heko-services.de
_ Dann sprechen Sie mit uns…
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heko-services GmbH Ein Team mit über 15jähriger Erfahrung in den Bereichen Archivierung und Dokumenten Management
Äußerst hohe Fachkompetenz und ErfahrungNutzung der aktuellsten SW-Entwicklungs-TechnologienStätige Weiterbildung
Flexibel und schnell bei individuellen Anforderungen
_ Kurz über uns!
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VIELEN DANKFÜRIHRE
AUFMERKSAMKEIT!