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Professionelles Projekt-Management in der Praxis
Veranstaltung 4 – Teil 2 (19.05.2003):
Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Universität Würzburg
Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Universität Würzburg
Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern
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Ablauf- und Terminplan mit MS Project 2002
1. Anfangstermin (Endtermin): Projekt-Info2. Projektkalender einrichten3. Projektstrukturplan
Vorgangsnamen Gliederung der Vorgänge
» Höherstufen» Tieferstufen» Vorgangsinformationen
4. Dauer der Einzelvorgänge Dauer: in min, h, t, w Meilensteine
5. Ablaufreihenfolge Verknüpfung der Vorgänge
Ergebnis: Projektablauf- und Terminplan
ReviewReview
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Beispiel: Einführung einer PM-Software
Menüpunkt Ansicht Weitere Ansichten Balkendiagramm: Einzelheiten <Auswahl>
Ergebnis: Terminplan mit kritischem Pfad
Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Ende
1 Vorbereitungen 11 Tage Mo 27.05.02 Di 11.06.02
2 Anforderungen definieren 2 Tage Mo 27.05.02 Di 28.05.02
3 Angebote einholen 1 Woche Mi 29.05.02 Mi 05.06.02
4 Auswahl der PM-Software 4 Tage Do 06.06.02 Di 11.06.02
5 Präsentation und Mittelfreigabe 0 Tage Di 11.06.02 Di 11.06.02
6 Durchführung 4 Tage Mi 12.06.02 Mo 17.06.02
7 Installation der Software auf Server 1 Tag Mi 12.06.02 Mi 12.06.02
8 Installation der Software auf Client 3 Tage Mi 12.06.02 Fr 14.06.02
9 Schulung vorbereiten 2 Tage Mi 12.06.02 Do 13.06.02
10 Schulung der Anwender 2 Tage Fr 14.06.02 Mo 17.06.02
11 Feier 0 Tage Mo 17.06.02 Mo 17.06.02
3 Tage
1 Tag
D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F20. Mai '02 27. Mai '02 03. Jun '02 10. Jun '02 17. Jun '02
ReviewReview
Puffer
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Ressourcen- und Kostenplanung mit MS Project 2002
1. Ressourcen definieren: Ansicht Ressource: Tabelle2. Kalender für Verfügbarkeit der Ressourcen
definierenExtras Arbeitszeit ändern Ressourcenkalender
3. „Ressourcen Vorgängen“ zuordnenAnsicht BalkendiagrammExtras Ressourcen Ressourcen zuordnen
4. Auslastung der Ressourcen prüfenAnsicht Ressource: Grafik bzw. Ansicht Ressource: Einsatz
5. Ressourcenkonflikte lösen: Kapazitätsabgleich6. Gesamtkosten bzw. Kosten pro Vorgang
betrachtenProjekt Projektinfo Statistik
7. Basisplan speichernErgebnis: Basisplan mit Ressourcen- und Kostenplanung
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Ressourcentabelle
Arbeit (Personen- und
Sachmittel)
Material (Verbrauchs-materialien)
Personenname,Berufs- oderMaschinenbez.,Materialname,...
Maßeinheit des Materials (z.B. m, kg)
• bei Art = Arbeit: Kosten pro Zeiteinheit z.B. 30 €/h• bei Art = Material: Kosten pro Mengeneinheit
Fester Kosten-satz pro Einsatz einer Ressource
Max. Kapazitätder Ressource
in %
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Beispiel: Ressourcenplanung
1. Ressourcentabelle anlegen
2. Kalender für Ressourcenverfügbarkeit
Allgemein gültiges (z.B. 30.05.2003 ist Feiertag) im Standard (Projektkalender) definieren
Pro Ressource eigener Verfügbarkeitskalender Festlegung über Extras Arbeitszeit ändern
Ressourcenkalender
Nr. Ressourcenname Art Kürzel Gruppe Max. Einh.Standardsatz Kosten/Einsatz Fällig amBasiskalender1 Methodix Arbeit M Intern 100% 40,00 EUR/Std. 0,00 EUR Anteilig Standard2 Installix Arbeit I Intern 100% 35,00 EUR/Std. 0,00 EUR Anteilig Standard3 Schulix Arbeit S Intern 50% 35,00 EUR/Std. 0,00 EUR Anteilig Standard4 PM-Software + Doku Arbeit P Fixkosten 100% 0,00 EUR/Std. 5.000,00 EUR Anteilig Standard5 Getränke und Büffet Arbeit G Fixkosten 100% 0,00 EUR/Std. 250,00 EUR Anteilig Standard
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Beispiel: Ressourcenplanung
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Beispiel: Ressourcenplanung
3. Ressourcen zuordnen Ansicht Balkendiagramm
Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Ende
1 Vorbereitungen 11 Tage Di 12.06.01 Mi 27.06.01
2 Anforderungen definieren 2 Tage Di 12.06.01 Mi 13.06.01
3 Angebote einholen 1 Woche Fr 15.06.01 Do 21.06.01
4 Auswahl PM-Software 4 Tage Fr 22.06.01 Mi 27.06.01
5 Präsentation und Mittelfreigabe 0 Tage Mi 27.06.01 Mi 27.06.01
6 Durchführung 4 Tage Do 28.06.01 Di 03.07.01
7 Installation der Software auf Server 1 Tag Do 28.06.01 Do 28.06.01
8 Installation der Software auf Clients 3 Tage Do 28.06.01 Mo 02.07.01
9 Schulung vorbereiten 2 Tage Do 28.06.01 Fr 29.06.01
10 Schulung durchführen 2 Tage Mo 02.07.01 Di 03.07.01
11 Feier 0 Tage Di 03.07.01 Di 03.07.01
27.06.
03.07.
F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S04. Jun '01 11. Jun '01 18. Jun '01 25. Jun '01 02. Jul '01
Extras Ressourcen Ressourcen zuordnen
Die Erstzuweisung von Ressourcen zu einem Vorgang legt die Arbeit fest!
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Ressourcen zugeordnet
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Beispiel: Ressourcenüberlastung
20%
40%
60%
80%
100%
120%
140%
160%
180%
200%
Benötigte Ressourceneinheiten:
Installix Überlastet: Zugeteilt:
M D M D F S S M D10. Jun '02 17. Jun '02
200% 100% 100%
Nr. Ressourcenname1 Methodix
Anforderungen definierenAngebote einholenAuswahl der PM-SoftwarePräsentation und Mittelfreigabe
2 InstallixInstallation der Software auf ServerInstallation der Software auf Client
3 SchulixSchulung vorbereitenSchulung der Anwender
4 PM-Software + DokuPräsentation und Mittelfreigabe
5 Getränke und BüffetFeier
Einzelheiten
ArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeit
M D M D10. Jun '02
8h 8h
8h 8h0h
16h8h8h4h4h
0h0h
4. Auslastung der Ressourcen prüfenAnsicht Ressource: Einsatz Ansicht Ressource: Grafik
Überlastungen: mit rot gekennzeichnet
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Begriffe: Dauer, Einheiten, Arbeit
Grundformel für die Berechnung von Arbeitsressourcen
Arbeit (in Stunden) = Dauer (in Tagen) x Einheiten x Stunden pro Tag
Dauer (in Tagen) = Arbeit (in Stunden) / (Einheiten x Stunden pro Tag)
Einheiten = Arbeit (in Stunden) / (Dauer (in Tagen) x Stunden pro Tag)
Umrechnungen
Arbeitsumfang = Dauer 1 Vollzeitmitarbeiter ist der Ressource zugeordnet
Arbeitsumfang = DauerMehrere Mitarbeiter oder Teilzeitmitarbeiter sind der Ressource zugeordnet
Bsp: 40 h Vorgangsdauer x 100% Ressourceneinheiten = 40 h Arbeit
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Vorgangsarten und Leistungssteuerung
Feste Arbeit
Feste Einheiten
Feste Dauer
Arbeit ist konstant Dauer und Einheiten sind variabel
Einheiten sind konstant Dauer und Arbeit sind variabel
Dauer ist konstant Einheiten und Arbeit sind variabel
Leistungsgesteuerte Terminplanung Voreingestellte Berechnungsmethode von MS Project
Nach der Zuordnung der ersten Ressource wird der Umfang der Arbeit für diesen Vorgang berechnet Umfang der Arbeit des Vorgangs bleibt unverändert Beim Hinzufügen/Wegnehmen von Ressourcen zu diesem Vorgang verändert sich die Dauer
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Beispiel: Ressourcenplanung
Manuelle Methoden Vorgangsdauer verlängern Zusätzliche Personal-
ressourcen einfügen
- aufwendig
+ überschaubar
Automatische Methode „Kapazitätsabgleich“
überlasteter Ressourcen
Extras Kapazitätsabgleich
+ leistungsfähiges Tool
- Aktivitäten nicht immer
leicht nachvollziehbar
5. Kapazitätskonflikte lösen
Neu abgleichenNeu abgleichen
20%
40%
60%
80%
100%
Benötigte Ressourceneinheiten:
Installix Überlastet: Zugeteilt:
M D M D F S S M D10. Jun '02 17. Jun '02
100% 100% 100% 100%
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Beispiel: 6. Kostenplanung6.1 Kosten pro Ressource: Ansicht Ressource: Tabelle
6.2 Kosten pro Vorgang:
Ansicht Vorgang: Einsatz
Ansicht Tabelle: Einsatz
Kosten
Nr. Ressourcenname Art Kürzel Gruppe Max. Einh.Standardsatz Kosten/Einsatz Fällig amBasiskalender1 Methodix Arbeit M Intern 100% 40,00 EUR/Std. 0,00 EUR Anteilig Standard2 Installix Arbeit I Intern 100% 35,00 EUR/Std. 0,00 EUR Anteilig Standard3 Schulix Arbeit S Intern 50% 35,00 EUR/Std. 0,00 EUR Anteilig Standard4 PM-Software + Doku Arbeit P Fixkosten 100% 0,00 EUR/Std. 5.000,00 EUR Anteilig Standard5 Getränke und Büffet Arbeit G Fixkosten 100% 0,00 EUR/Std. 250,00 EUR Anteilig Standard
Nr. Vorgangsname Feste Kosten Fälligkeit fester Kosten Gesamtkosten1 Vorbereitungen 0,00 EUR Anteilig 8.520,00 EUR2 Anforderungen definieren 0,00 EUR Anteilig 640,00 EUR
Methodix 640,00 EUR3 Angebote einholen 0,00 EUR Anteilig 1.600,00 EUR
Methodix 1.600,00 EUR4 Auswahl der PM-Software 0,00 EUR Anteilig 1.280,00 EUR
Methodix 1.280,00 EUR5 Präsentation und Mittelfreigabe 0,00 EUR Anteilig 5.000,00 EUR
Methodix 0,00 EURPM-Software + Doku 5.000,00 EUR
6 Durchführung 0,00 EUR Anteilig 1.930,00 EUR7 Installation der Software auf Server 0,00 EUR Anteilig 280,00 EUR
Installix 280,00 EUR8 Installation der Software auf Client 0,00 EUR Anteilig 840,00 EUR
Installix 840,00 EUR9 Schulung vorbereiten 0,00 EUR Anteilig 280,00 EUR
Schulix 280,00 EUR10 Schulung der Anwender 0,00 EUR Anteilig 280,00 EUR
Schulix 280,00 EUR11 Feier 0,00 EUR Anteilig 250,00 EUR
Getränke und Büffet 250,00 EUR
Einzelheiten
ArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeit
D F20. Mai '02
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Kostenplanung mit MS Project 6.3 Projektgesamtkosten
Projekt Projekt-Info Statistik...Statistik...
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Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung
Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 3 ist eine Ressourcen- und Kostenplanung mit Kapazitätsabgleichdurchzuführen:1. Geben Sie die Daten in MS Project 2002 ein und speichern Sie die
resultierende Datei unter dem Namen „BP2-Team_x.mpp“2. Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels
mit wöchentlichem „jour fixe“ und Protokollerstellung „P_n-Team_x.doc“
3. Aufgabe des Projektleiters ist es insbesondere, eine Präsentation „Plan2-Team_x.ppt“ zu erstellen; Schwerpunkte: Ergebnisse der Projektplanung (I+II) – ohne Arbeitspaket-Darstellungen Ressourcenplan vor und nach dem Kapazitätsabgleich Kostenplan Stand der Umsetzung der Arbeiten Erfahrungen aus der Projektarbeit und mit MS Project 2002
4. Spätester Abgabetermin für die Dateien ist der 30.05.2003
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Zu Aufgabe 4: Projektplanung II Es ist weiterhin ein wöchentlicher „jour fixe“ des
Projektteams durchzuführen Der jeweils verantwortliche Projektleiter erstellt das
(wöchentliche) Protokoll. Die jour fixe-Protokolle sind Bestandteile der später
abzugebenden Projektdokumentation Die Protokolle „P_2-Team_x.doc“ und „P_3-Team_x.doc“
sind mit den anderen Dateien zu versenden Die Projektarbeitszeiten jedes Mitarbeiters sind zu
erfassen Die Datei „Team_x-Name.xls“ ist von jedem Teammitglied
anzulegen und mit den geplanten Aufwänden (in h) für die Monate Mai/Juni zu füllen
Die tatsächlichen Aufwände für das Projekt sind tagesgenau zu erfassen
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Aufgabe 3: Projektplanung IDer von Ihrem Team in Aufgabe 2 erstellte „Projektantrag“ wurde vom Auftraggeber (Dozent) mit der Auflage genehmigt, dass die innovative soziale Dienstleistung spätestens zum 23.06.2003 bereitsteht. Die „Projektplanung“ ist an diesem Termin auszurichten.1. Erstelle Sie für die wichtigsten Teilaufgaben des Projektes einen
3-stufigen Projektstrukturplan in Organigrammform
2. Ermitteln Sie sämtliche Arbeitspakete mit Aufwänden (in h), Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten
3. Erstellen Sie einen Meilensteinplan
4. Geben Sie die Planungsdaten in MS Project 2002 ein und speichern Sie den Basisplan (BP) unter „BP1-Team_x.mpp“
5. Die Ergebnisse von 1. - 4. sind zusammen mit den Erfahrungen aus der Projektarbeit in der Datei „Plan1-Team_x.ppt“ darzustellen
6. Abgabetermin für die beiden Dateien ist der 16.05.2003