1 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
Volkssolidarität VereinsManager Handbuch
Für allgemeine Hilfe, Informationen und Fragen, wenden Sie sich bitte an diese E-Mail-Adresse:
Inhaltsverzeichnis Anmeldung .............................................................................................................................................. 2
Produktivsystem .............................................................................................................................. 2
Testsystem ....................................................................................................................................... 3
Startseite einrichten ................................................................................................................................ 4
Suchmaske ............................................................................................................................................... 4
Schnellauswahl ................................................................................................................................ 6
Mitglied neu anlegen ............................................................................................................................... 7
Zusatzinformationen ..................................................................................................................... 13
Adressliste ..................................................................................................................................... 13
Verknüpfung .................................................................................................................................. 14
Kontakteigenschaften(OG-Wechsel) ................................................................................................. 14
Familien- oder Firmen- Kontakt umwandeln ................................................................................ 15
Dokumente .................................................................................................................................... 15
Notiz .............................................................................................................................................. 15
Mitglied abrechnen ............................................................................................................................... 17
Zusatzinformationen ..................................................................................................................... 20
Einzelabrechnung durchführen ............................................................................................................. 21
Rechnungsgrunddaten/Verwendungszweck in der SEPA-Datei ........................................................... 24
Kommunikation erstellen ...................................................................................................................... 26
Serien-E-Mail/Serien-PDF .............................................................................................................. 26
Ausweis erstellen ........................................................................................................................... 30
Statistiken .............................................................................................................................................. 32
Einstellungen ......................................................................................................................................... 34
Ortsgruppen anpassen .................................................................................................................. 36
Bankkonten/Beiträge anpassen .................................................................................................... 37
Hilfe ....................................................................................................................................................... 42
2 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
Anmeldung Der VereinsManager ist webbasierend, d.h. das Programm befindet sich auf einem Server von der
Firma SeWoBe, es ist keine Installation notwendig, man meldet sich über das Internet an und kann
das von überall aus. Verwenden Sie alle Browser außer Internet Explorer ! Bitte beachten sie,
dass wenn nicht alle Funktionen im Browser zu sehen sind, liegt das höchstwahrscheinlich daran,
dass die Ansicht zu stark heran gezoomt/vergrößert ist. Sollte das der Fall sein, führen Sie den
folgenden Schritt im Browser durch: halten Sie die "Strg"-Taste gedrückt während Sie langsam mit
dem Mausrad nach vorne oder nach hinten drehen, bis Sie die gewünschte Ansicht/Funktion zu
sehen bekommen: was öfters vorkommt: z.B. beim "Beitrag abrechnen" sieht man bei fehlerhaften
Bankdaten nicht die rote Fehlerschrift ganz recht in der Spalte. Diese Information gibt genaue Details
worin der Fehler liegt, z.B. Kontoinhaber fehlt. Hier sollten Sie die beschriebenen Schritte
durchführen, um die Ansicht anzupassen.
Sollten Sie keine Zugangsdaten besitzen, muss ein Zugang von Ihrem Geschäftsführer beantragt
werden. Dieser Antrag muss an die allgemeine Mitgliederverwaltungsprogramm-Adresse gesendet
werden: [email protected]
Produktivsystem Das Produktivsystem dient zur täglichen Verwaltung unserer Mitglieder. Bitte geben Sie Acht, da
Fehler hier nur händisch korrigiert werden können.
Die Anmeldung am Produktivsystem nehmen Sie wie folgt vor:
Anmeldeseite (entweder klicken Sie auf den Link oder kopieren die Adresse in die Adressleiste von
Ihrem Browser):
https://volkssolidaritaet.der-moderne-verein.de/
Geben Sie Ihre Zugangsdaten und den Sicherheitscode ein:
3 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
Testsystem Das Testsystem dient zur Übung und zum Kennenlernen des Programmes. Hier haben Bearbeitungen
und Fehler nichts mit dem Produktivsystem zu tun. D.h. das keine Daten aus dem Testsystem
übernommen werden können.
Anmeldeseite:
https://test-volkssolidaritaet.der-moderne-verein.de/
Geben Sie Ihre Zugangsdaten und den Sicherheitscode ein:
Hinweis: Beim ersten Login in Ihre Gliederung wird der Einrichtungsassistent gestartet. Hier Tragen
Sie Ihre Verbandsinformation ein. Durch den Einrichtungsassistent werden die SEPA-Lastschrift-
Dateien mit Ihren Bankdaten und der hinterlegte VS-Briefkopf mit Ihren Adressdaten befüllt. Dieser
Assistent muss nur einmal durchlaufen werden und nur von einem Mitarbeiter der Gliederung.
4 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
Startseite einrichten Die Startseite kann man sich mit Schnellauswahlmöglichkeiten und Geburtstagsübersichten
einrichten. Mit einem Klick auf die Schnellauswahl-Links kann man in die gewünschten Bereiche
kommen.
Man kann diese Fenster verschieben, vergrößern, feststellen und auch wieder entfernen.
Ausgewählte Schnellauswahlen werden nach dem anklicken aus der Startseiten-Liste entfernt und als
Fenster dargestellt. Entfernt man ein Schnellauswahlfenster so erscheint es wieder in der Startseiten-
Liste.
Suchmaske
Geht man mit der Maus auf das Menü-Feld "Suche", erscheinen zwei Unterpunkte, "Kontakt" und
"Dokumente". Klick man auf Kontakt, wird eine Tabellenansicht aller Mitglieder angezeigt.
Zusatzinfo:
Im Menü Dokumente kann man sich alle bisher hinterlegten Mitglieder-Dokumente (Rechnung oder
Korrespondenz) anzeigen lassen und danach suchen.
In der Kontaktsuche hat man immer am rechten unteren Fensterrand die Mitgliederzahl, die anhand
der gewünschten Kriterien (mit oder ohne Filter/Auswertungen) gefunden wurden.
Jede Such-Ansicht kann jederzeit als Excel-Datei exportiert werden, indem man auf "Daten
exportieren" unterhalb der Tabelle klickt.
5 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
Es gibt verschiedene Filter:
Kategorie: Hier wird nach der Mitgliedsart gefiltert, z.B. kann nach Ex-Mitgliedern gefiltert werden,
dazu wählt man als Hauptkategorie "Ex-Mitglied" aus oder wenn man die Hauptkategorie "Mitglied "
und die Unterkategorie "Fördermitglieder" wählt, werden einem nur die Fördermitglieder angezeigt.
Adresslisten: Hier werden Mitglieder angezeigt, die einer Adressliste hinzugefügt wurden. Man fügt
ein Mitglied einer Adressliste hinzu, indem man in das Mitglied selbst geht und dieses unter dem
Menüreiter "Adressliste" per Pfeil-Kick zuordnet.
Auswertungen: Hier werden vordefinierte oder selbsterstellte Auswertungen ausgegeben. Diese
können als PDF- oder Excel-Datei exportiert werden.
Man kann bei Bedarf Auswertungen unter dem Menü Extras/Auswertungsassistent selbst erstellen.
Nummernkreise: Hier können die Mitglieder nach Ortsgruppen gefiltert werden.
6 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
Der letzte Filter "Region" soll ignoriert werden, da hier eine Bundeslandsuche angeboten wird. Sie
sehen nur die Mitglieder Ihrer Gliederung, daher erübrigt sich die Suche in anderen Bundesländern.
Schnellauswahl
Bei jedem angezeigten Mitglied wird links ein Schnellauswahl-Knopf angezeigt . Dieser bietet
eine kleine Auswahl von Bearbeitungsmöglichkeiten für das Mitglied.
Klickt man darauf erscheinen folgende Schnellauswahlmöglichkeiten:
1. Öffnet den Kontakt/Mitglied (klickt man auf die Mitgliedsnummer
vom Mitglied, öffnet sich der Kontakt auch)
2. Bearbeitet die Notizen des Mitgliedes
3. E-Mail an das Mitglied
4. Druckt einen einzelnen Ausweis für das Mitglied
5. Dokumente, die beim Mitglied hinterlegt werden sollen, können hier
hochgeladen werden
6. Ignorieren!
7. Öffnet die Beitragszahlungen des Mitgliedes
8. Erzeugt ein Stammblatt mit allen Daten des Mitgliedes
Über der angezeigten Tabelle finden Sie rechts oben eine Tabellenauswahl.
Hier können andere Tabellenansichten ausgewählt werden. Sollte Sie das Bedürfnis haben, eine
eigene Tabellenansicht zu erstellen, klicken Sie auf das Rädchen-Symbol. Dort können Sie eine neue
Tabellenansicht erstellen und die Spalteninhalte selbst definieren. Die Tabellenansicht "Liste 1" hat
alle Felder die auswählbar sind, daher ist eine Erstellung einer eigenen Tabellenansicht nicht
notwendig.
7 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
Mitglied neu anlegen Um einen neuen Kontakt zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Gehen Sie mit der Maus auf den Menüpunkt Neu und wählen "Kontakt" aus.
2. Füllen Sie in der Eingabemaske mindestens alle Pflichtfelder aus. Wählt man einen anderen
Kontakttyp als Privatanschrift (Familie oder Firma) aus, werden die Eingabefelder angepasst.
Die folgenden Felder sind keine Standardfelder und wurden nur nach unserem Wunsch hinterlegt,
diese nennen sich individuelle Felder:
Sie können alle Ihnen vorliegenden Informationen in die vorhandenen Felder eintragen. Liegt ein
Härtefall vor, tragen Sie bitte JA ein.
Das Zugangsdatum ist das Datum, wann das Mitglied in diese Ortsgruppe eingetreten ist und nicht
das Datum seit wann das Mitglied insgesamt Mitglied ist, außer das Mitglied war vorher noch nie
Mitglied. Für den ursprünglichen Eintritt verwenden wir das Feld "Eintritt" unter dem Menü
"Mitgliedsdaten" (siehe Abbildung unter Punkt 7.)
Sobald Sie am unteren Fensterrand auf "Kontakt speichern" klicken, wird das Mitglied mit seinen
Stammdaten angelegt und es erscheinen weitere Menüpunkte.
8 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
Hinweis: Nach dem Speichern wird noch keine Mitgliedsnummer angelegt. Dies folgt erst im
nächsten Schritt.
3. Klicken Sie auf "Kontakt speichern".
4. Wählen Sie im neu erschienen oberen Menü unter Finanzdaten "Mitgliedsdaten" aus.
5. Hier wählen Sie die Ortsgruppe aus, in die Sie das Mitglied hinzufügen möchten.
6. Nach Klicken auf "anlegen" wird anhand der Ortsgruppe die Mitgliedsnummer erstellt.
7. Es erscheint das vollständige Eingabeformular. Hier können u.a. Bankdaten, Kostenstelle und
Debitor beim Mitglied hinterlegt werden.
Hinweis: Sollten Sie die falsche Ortsgruppe ausgewählt und angelegt haben, können Sie per
Klick auf "Löschen" (am Ende der Seite), eine erneute Auswahl der Ortsgruppe tätigen.
Das Kündigungsdatum ist das Datum, wann die Kündigung selbst eingegangen ist. Das
Austrittsdatum ist das Datum, zu wann das Mitglied noch bezahlen muss. Das
Austrittsdatum wird automatisch auch als Beitragsende-Datum übernommen.
9 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
8. Bei Mitgliedern mit der Zahlungsart Lastschrift müssen Bankdaten hinterlegt sein. Sollte nur
die BLZ und die Kontonummer angegeben sein, so kann der VereinsManager mit seinem
internen "Konto zu IBAN"-Rechner Ihnen die BIC und IBAN erstellen.
Achten Sie darauf, dass das SEPA-
Mandat auf "Ja" eingestellt ist,
damit die Kontodaten verwendbar
sind.
Die Mandatsreferenznummer wird
nach dem Speichern automatisch
erstellt, kann aber auch per Klick
auf "NEU" automatisch oder per Klick auf "Blatt mit Stift" manuell erstellt werden. Sie können
jederzeit weitere Konten hinzufügen oder das vorhandene Konto bearbeiten. Sollte IBAN oder BIC
nicht stimmen, gibt das Programm sofort einen Hinweis auf den vorliegenden Fehler.
9. Klicken Sie auf "speichern".
10. Wählen Sie im neu erschienen oberen Menü unter Finanzdaten "Beiträge" aus.
Alle Datenfelder können ohne
Punkt eingegeben werden.
Das Eintrittsdatum ist das
Datum, seit wann es
ursprünglich eingetreten ist
und nicht, seit wann das
Mitglied in dieser Ortsgruppe
ist. Dafür gibt es das Feld
Zugangsdatum (siehe 2.)
10 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
11. Wählen Sie hier, falls vorhanden, das eingetragene Bankkonto aus und wählen die
Zahlungsart (Lastschrift, Bar oder Rechnung für Überweiser) aus.
12. Klicken Sie auf "speichern".
13. Es erscheinen zwei weitere Menüpunkte neben dem Reiter "Grundeinstellung". Wählen Sie
den Reiter "Positionen".
14. Hier wird der Beitrag des Mitglieds bestimmt. Klicken Sie auf "Neue Beitragsposition".
11 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
15. Es erscheint darunter eine Eingabemaske. Wo Sie wie folgt vorgehen:
A: Beitragsgruppe: Wählen Sie Ihre Gliederung aus (es wird Ihnen nur eine angezeigt).
B: Wählen Sie die Beitragshöhe und Zahlungsrhythmus aus. Sollte ein gewünschter Betrag oder
Zahlungsrhythmus nicht vorhanden sein, müssen diese Informationen in der Beitragsverwaltung
ergänzt werden (siehe Beitragsverwaltung).
C: Wählen Sie bei Wunsch des Mitglieds das Fälligkeitsdatum (früher Fälligkeitsmonat) aus.
Ansonsten lassen Sie es so.
D: Hier tätigen Sie auch keine Auswahl, da hier der Bezahlungsstatus dieser Position hinterlegt ist.
Ansonsten hat man zur Auswahl noch storniert und abgerechnet. Wählt man eines dieser beiden,
wird der Beitrag nicht beim Mitglied als fällig angesehen und folglich nicht verrechnet.
F: Kommentar: Hier können zusätzliche Informationen eingefügt werden, die wiederum in der
Rechnung erscheinen (siehe Beitragsverwaltung). Ansonsten leer lassen.
16. Beispiel: Mitglied bezahlt 36 € jährlich:
Da das Mitglied mitten im Jahr beigetreten ist, wird das Mitglied jahresübergreifend abgerechnet.
Sollte das nicht gewünscht sein, muss ein Rumpfbeitrag angelegt werden und ein Folgebeitrag:
1. Hacken setzen bei Rumpfbeitrag.
12 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
2. speichern klicken.
3. "Folgebeitrag zu Rumpfbeitrag anlegen" klicken.
4. speichern klicken.
Schließen Sie das Mitglied und rufen es erneut auf. Erst dann werden beide Beiträge in der Tabelle
angezeigt.
13 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
Damit ist das Mitglied angelegt und wird in der Beitragsabrechnung berücksichtigt!
Zusatzinformationen
Adressen/Grunddaten: Hier kann man auch Funktionen, Bemerkungen, Adresszusatz, Alternativ
Adresse, Kontaktdaten des Mitglieds, Mitgliedsart, Foto, usw. hinterlegt werden.
Adressliste: Im Menüpunkt Adressliste kann das Mitglied einer bestimmten Empfängerliste
hinzugefügt werden. Diese Liste kann beim Erstellen von Ausweisen, E-Mails oder PDFs als
Empfängerauswahl verwendet werden.
14 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
Verknüpfung: Hier können zwischen bestehenden Mitgliedern Beziehungen hinterlegt werden
(Ehemann zu Ehefrau, Mutter zu Tochter, usw.). Diese Beziehung wird auch bei der ausgewählten
Person angelegt.
Kontakteigenschaften(OG-Wechsel) Ist nur zu verwenden, wenn ein Ortsgruppenwechsel bei dem Mitglied stattfindet. Wählen Sie
"Kontakt kopieren". Wählen Sie die Ziel-Ortsgruppe zweimal aus (siehe Grafik). Klicken auf
"Kopieraktion durchführen". Das Mitglied wurde mit all seinen Daten kopiert, außer der
Beitragszahlung. Tragen Sie unter dem Menüpunkt Finanzdaten/"Mitgliedsdaten" ein
Kündigungsdatum, ein Austrittsdatum und ein Austrittsgrund "OG-Wechsel" ein. Das gesetzte Datum
sollte in beiden Felder identisch sein ist z.B. der 30.04., dann sollte der Beitragsbeginn des Mitgliedes
in der neuen Ortsgruppe der 01.05. sein. Das Mitglied wird erst nach 24 Stunden auf
gekündigt/inaktiv gesetzt, bis dahin können Sie bei Fehler das Mitglied wieder aktivieren, indem Sie
die eingetragenen Daten unter "Mitgliedsdaten" wieder entfernen. Suchen Sie nun das Mitglied in
der neuen Ortsgruppe und öffnen es. Unter dem Menüpunkt Finanzdaten/"Beiträge" hinterlegen Sie
die Zahlungsart und den Mitgliedsbeitrag mit dem Zahlungsrhythmus. Damit wäre der
Ortsgruppenwechsel durchgeführt.
Hinweis: Bitte achten Sie auf die Unterscheidung von Zugangsdatum und Eintrittsdatum.
Zugangsdatum in den Adressdaten vom Mitglied gibt das Datum an, seit wann es in dieser
Ortsgruppe ist. Das Eintrittsdatum im Feld "Eintritt" in den Mitgliedsdaten, zeigt das Datum, seit
wann die Person die Mitgliedschaft in der Volkssolidarität insgesamt begonnen hat.
Es muß ein anderer
Kontakt eingetragen
werden
15 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
Mitglied auf inaktiv setzen: Im Menü Finanzdaten/"Mitgliedsdaten" muss ein Kündigungsdatum, ein
Austrittsdatum und ein Austrittsgrund gesetzt werden. Das Austrittsdatum wird automatisch als
Beitragsende-Datum übernommen. Das Mitglied wird in 24 Stunden als inaktives Mitglied angezeigt.
Das Mitglied wird bis zum Austrittsdatum abgerechnet.
Hinweis zum OG-Wechsel: Mandatsreferenznummer muss manuell angeklickt werden, passiert nicht
durch klicken auf speichern.
Familien- oder Firmen- Kontakt umwandeln:
Zusätzlich kann man hier einen Familien- oder Firmen- Kontakt umwandeln in ein einzelnes Mitglied:
Dokumente: Sie finden die Dokumente unter dem oberen Menüpunkt "Dokumente" im Mitglied.
Hier finden Sie alle hinterlegten Dokumente des Mitglieds. Rechnungen, hochgeladene Dokumente
(z.B. ausgefüllter Mitgliedsantrag, der vorher als PDF-Datei gespeichert wurde,) und
Korrespondenzen. Nach jeder Abrechnung wird automatisiert eine Rechnung bei jedem Mitglied
hinterlegt.
Notiz: Sie finden die Notizen unter dem oberen Menüpunkt "Notizen" im Mitglied. Hier kann man
Notizen mit Wiedervorlage Datum und Zeit hinterlegen. Wird eine Notiz mit Wiedervorlage-Datum
16 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
hinterlegt, so erscheint diese am eingetragenen Tag und Uhrzeit im Programm. Man kann Notizen für
sich oder für alle die Ihre Mitglieder verwalten anzeigen lassen.
Historie: Sie finden die Historie unter dem oberen Menüpunkt "Historie" im Mitglied. Hier werden
alle Änderungen am Mitglied detailliert hinterlegt.
17 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
Mitglied abrechnen
Da dieses System auch Buchhaltungsfunktionen enthält, muss eine bestimmte Verfahrensweise
eingehalten werden, damit Ihre Mitglieder richtig abgerechnet werden.
1. Gehen Sie im Hauptmenü unter Sondermodule auf "Beitragsliste".
Hinweis: Es muss eine Beitragsliste für
Überweiser, Lastschriften und Barzahler
erstellt werden. D.h. diese Schrittfolge muss
mindestens 3 Mal gemacht werden.
2. Tragen Sie den gewünschten Stichtag/Abrechnungsdatum ein und klicken auf "Beitragsliste
erstellen". Es wird Ihnen danach eine Nachricht angezeigt: "Beitragsliste wurde erfolgreich
erstellt". Aufgrund der Menge der zu verrechnenden Mitglieder, kann es unterschiedlich
dauern, bis die Meldung erscheint. Sollte eine Fehlermeldung erscheinen, dann haben sie
keine Mitglieder, die in diesem Zeitraum und mit dieser Zahlungsweise fällig sind. Sie können
dann beruhig die nächste Zahlungsweise auswählen.
3. Klicken Sie nun auf "Öffnen". Es wird Ihnen eine Excel-Datei zum Herunterladen angeboten.
Speichern Sie diese ab.
18 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
4. Nachdem Sie diese 3 Listen mit immer dem gleichen Stichtag/Abrechnungsdatum erstellt
haben, können Sie alle Informationen kontrollieren. Sind die Beiträge richtig, stimmt die
Fälligkeit der Mitglieder, stimmt die IBAN und BIC, stimmt die Summe?
5. Wir addieren aus allen 3 Listen die Gesamtsummen und notieren Sie.
6. Gehen Sie nun im Hauptmenü Finanzen auf "Beiträge abrechnen".
7. Tragen Sie im Feld Termin das gleiche Stichdatum/Abrechnungsdatum ein, das Sie bei den
Beitragslisten verwendet haben. Es wird Ihnen die Anzahl der abzurechnenden Mitglieder
und die Gesamtsumme angezeigt. Details zu fehlerhaft hinterlegten Abrechnungsdaten beim
Mitglied, werden beim angezeigten Mitglied in der letzten Spalte ganz rechts angezeigt.
Sollte ein Fehler angezeigt werden, muss dieser im Mitglied selbst korrigiert werden und die
Schritte 1-6 wiederholt werden! Sollte alles in Ordnung sein, dann wird die Schrift in blau
angezeigt. Das System unterscheidet bei der Abrechnung nicht zwischen Überweiser,
Lastschriften und Barzahler, daher ist der Schritt mit den Beitragslisten vorher notwendig.
Hinweis: Seit dem letzten Update hat sich die Ansicht geringfügig geändert.
8. Überprüfen Sie die angezeigte Summe mit Ihrer notierten Gesamtsumme aus den 3
Beitragslisten. Stimmt diese überein, kann davon ausgegangen werden, dass alles soweit
seine Richtigkeit hat, vorausgesetzt die hinterlegten Mitgliedsdaten sind korrekt eingetragen.
19 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
9. Der folgende Schritt ist der sogenannte Fakturaabschluß, d.h. die Mitglieder können nicht
noch einmal für den gleichen Zeitraum abgerechnet werden! Sollte alles stimmen, klicken Sie
am unteren Ende der Seite auf den Knopf "Abrechnung durchführen".
10. Sie werden gefragt, ob Sie sich sicher sind. Bestätigen Sie mit einem Klick auf "Abrechnung
starten" den Start des Vorgangs.
Hinweis: Bei einer höher Anzahl abzurechnender Mitglieder, kann die Meldung erscheinen: "Die
Daten wurden zur Berechnung an den Server gesendet. Sie werden nach Abschluss der Berechnung
per E-Mail kontaktiert. Bitte führen Sie keine weiteren Abrechnungen durch oder starten diese
erneut." Sollte diese Meldung Ihnen angezeigt werden, warten Sie bis Sie per E-Mail über den
Abschluss der Abrechnung informiert werden oder Sie vom selbst System nach Abschluss darauf
hingewiesen werden (es wird die Mail verwendet, die in Ihrem Profil hinterlegt wurde; für den Profil
Aufruf gehen Sie in die Hierarchieverwaltung öffnen Ihre Gliederung und klicken mit Recht auf Ihren
Namen).
11. Sie werden darüber informiert, dass die Mitglieder erfolgreich abgerechnet wurden. Sie
haben die Möglichkeit nun direkt eine SEPA-Lastschriftdatei für alle abgerechneten
Lastschriften zu erzeugen/erstellen.
Sie können bei Bedarf die Lastschriftdatei auch noch später unter dem Menüpunkt
Finanzen/"Lastschriftdatei erzeugen" erzeugen/erstellen.
Hier sehen Sie eine Übersicht der vorhandenen Lastschriften.
20 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
Durch das Klicken auf "Vorschau erzeugen" erscheint eine detaillierte Übersicht aller verfügbaren
Lastschriften. Hier wird das Tagesdatum automatisch angezeigt und muss nicht geändert werden.
Durch Klicken auf "Datei(en) erzeugen" wird eine SEPA-Lastschriftdatei erzeugt.
A. Datei herunterladen (XML-Datei)
B. Übersicht aller enthaltenen Lastschriften
C. SEPA-Datei erneut erzeugen: Sollte man noch nachträgliche Lastschriften dieser Datei
hinzufügen wollen, führt man die Abrechnung oder Einzelabrechnungen durch und
erzeugt hier die Datei noch einmal.
Diese heruntergeladene Datei kann dann an die Buchhaltung übergeben werden.
Hinweis: Nachdem die Datei heruntergeladen wurde, ist es abhängig vom verwendeten Browser, wo
die Datei gespeichert wird. Wenn man Mozilla Firefox verwendet, wird die Datei, außer man hat die
Einstellung geändert, unter eigene Dateien "Downloads" abgelegt.
Sie finden das Lastschriftdatei-Archiv auch im Hauptmenü Finanzen. Hier sehen Sie alle Bereits
erzeugten SEPA-Dateien.
Zusatzinformationen
21 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
Bitte beachten Sie, dass, wenn mehrere Beiträge bei einem Mitglied offen sind, durch eine
Abrechnung nur der am meisten zurückliegende Zeitraum vom Mitglied abgerechnet wird. D.h. man
muss die Abrechnung mehrmals durchführen oder man erstellt eine neue Beitragsposition für dieses
Mitglied (siehe Beiträge anpassen) und rechnet den offenen Beitrag auf einmal beim Mitglied ab.
Einzelabrechnung durchführen
Ist eine Einzelabrechnung oder eine Sonderzahlung von einem Mitglied gewünscht, dann gehen Sie
wie folgt vor:
1. Wählen Sie unter Einstellungen/Finanzen die Beitragsverwaltung aus.
Wir sehen nach einem Linksklick unsere bisherigen Beitragspositionen:
2. Wir erstellen, falls noch nicht vorhanden, zuerst eine neue Beitragsgruppe namens
"Einzelabrechnung", indem wir auf "Neue Beitragsgruppe anlegen" klicken. Wir können auch
andere Gruppen erstellen, wie z.B. Fördermitglieder und /oder Mitarbeiter. Diese können
dann bei Bedarf einzeln abgerechnet werden. Voraussetzung dafür ist, dass auch diese
Beiträge bei den Mitgliedern hinterlegt sind. Wir tragen den Namen ein und klicken auf
Speichern.
3. Wir erstellen eine neue Beitragsposition, indem wir einen Rechtsklick auf Einzelabrechnung
machen und auf "Neue Beitragsposition anlegen" klicken.
22 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
4. Geben Sie der Beitragsposition und dem Beitragspreis einen Namen (Optimal beinhaltet der
Name den Preis), achten Sie darauf, dass die Zahlungsweise auf "einmalig" steht, geben bei
Preis den Betrag für die Einzelabrechnung ein und klicken auf Speichern:
Jetzt wurde eine Beitragsposition für eine einmalige Abrechnung erstellt.
5. Dieser Einzelbeitrag muss nun beim Mitglied hinterlegt werden. Dazu wechseln wir in die
Beitragsposition von dem betroffenen Mitglied (Finanzdaten/Beiträge -> Reiter
"Positionen"):
23 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
6. Legen Sie eine neue Beitragsposition an, indem Sie auf "Neue Beitragsposition" klicken.
7. Wählen Sie die Beitragsgruppe "Einzelabrechnung" aus, den neuangelegten Beitrag und
klicken auf Speichern.
Der Einzelabrechnungsbeitrag wurde angelegt:
Variante A: Man hat nun 2 Möglichkeiten für die Abrechnung dieser Beiträge oder anderer
Beitragsgruppen. Betrifft es nur einzelne Mitglieder und möchte diese gleich abrechnen, dann kann
man über den Reiter "Einzelabrechnung durchführen" dies dann auch tun:
24 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
Variante B: Oder wenn es mehrere Mitglieder betrifft, dann bietet es sich an, dass man zuerst alle
betroffenen Mitglieder bearbeitet und danach gemeinsam über das Hauptmenü
"Finanzen"/"Beiträge abrechnen" abrechnet.
Hier muss man nur die Beitragsgruppe "Einzelabrechnung" auswählen und es werden einem alle
Mitglieder zur Abrechnung angezeigt, die solch eine Beitragsposition haben.
Bei Lastschriftzahlern steht nach Abrechnung eine SEPA-Datei zur Erstellung bereit. Man kann die
Mitglieder abrechnen und auch warten, bis die normalen Abrechnungen durchgeführt werden, was
den Vorteil bringt, dass bei der SEPA-Datei-Erstellung diese mitberücksichtigt werden und nicht
mehrere Abbuchungen durchgeführt werden.
Rechnungsgrunddaten/Verwendungszweck in der SEPA-Datei
Hier kann man den Standard-Rechnungstext und den Verwendungszweck-Text der SEPA-
Lastschriften ändern. Wählen Sie unter dem Hauptmenü Einstellungen/Finanzen den Menüpunkt
Rechnungsgrunddaten aus.
Machen Sie einen Rechtsklick auf Ihre angezeigte Gliederung und klicken auf "Geschäftsbereich
bearbeiten. Hier können Sie Standardeinstellungen hinterlegen, Rechnungstexte und den
Verwendungszweck-Text hinterlegen.
25 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
Sie finden den Verwendungszweck-Text weiter unten auf der Seite.
Menüpunkt: Finanzen/Zahlungsübersicht: Bietet eine Übersicht aller bisher abgerechneten Beiträge
(Überweiser, Lastschrift, Barzahler) und deren automatisch erstellten Rechnungen.
26 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
Menüpunkt: Finanzen/unbezahlte Rechnungen: Sehen Sie alle offenen/unbezahlten
Mitgliedsbeiträge und deren automatisch erstellten Rechnungen. Hier kann bei Bedarf händisch
jedes Mitgliedskonto ausgeglichen werden.
Kommunikation erstellen
Sie finden Serien-E-Mail/Serien-PDF/Ausweise erstellen/Serienbrief-Export unter den Hauptmenü
Kommunikation. Alle anderen Kommunikationsmöglichkeiten sind nicht für uns geeignet oder sind
kostenpflichtig.
Serien-E-Mail/Serien-PDF
Rechnungen mit und ohne
Briefkopfpapier
27 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
Da die Erstellung von Serien-E-Mails und Serien-PDFs in der Vorgehensweise identisch ist, wird hier
nur die Serien-E-Mail Vorgehensweise erklärt.
- Klicken Sie im Hauptmenü den Menüpunkt "Serien-Email / Newsletter" aus.
- Klicken Sie auf "Neue Aktion".
- Es öffnet sich ein neues Fenster. Tragen Sie einen Namen für die E-Mail-Vorlage ein und
klicken auf "Weiter". Man kann das Schreiben mit anderen E-Mail-Vorlagen in Mitglied oder
Anschreiben gruppieren.
1. Tragen Sie einen Betreff in die Betreffzeile ein. Erstellen Sie Ihre E-Mail, wobei sich die
Verwendung von Platzhaltern anbietet. Dafür klicken Sie auf Platzhalter und wählen den
gewünschten Inhalt aus (Mitgliedsnummer, vollständiger Name des Mitgliedes,
Eintrittsdatum, usw.). Alle Platzhalter haben neben jeden Begriff eine genaue Erklärung für
welchen Inhalt sie stehen.
2. Bei Bedarf kann eine Signatur beim Bundesverband hinterlegt werden. Ansonsten kopieren
Sie Ihre Signatur in den Entwurf.
3. Sie können bei Bedarf auch Anhänge der E-Mail hinzufügen, egal ob vom Computer oder aus
einem Archiv (eine Datei, die vorher bereits hochgeladen wurde).
4. Hier kann man vorher erstellte PDFs der E-Mail hinzufügen. Wurde keine Serien-PDF vorher
erstellt, wird hier auch keine zum Hinzufügen angeboten.
Klicken Sie nach Fertigstellung der E-Mail-Inhalte auf "Weiter".
28 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
- Im Reiter Einstellungen, können Sie einstellen, ob diese Mail nachdem sie an ein Mitglied
versendet wurde, bei dem Mitglied unter Dokumente hinterlegt werden soll oder nicht (siehe
A). Sie können außerdem bestimmen, wie Ihre Dublettenprüfung durchgeführt werden soll
(siehe B). Sollten Sie keine speziellen Anforderungen haben, klicken Sie auf "Weiter".
29 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
- Hier geht es um die Empfänger dieser E-Mail. Da diese Mail als Vorlage angelegt wird, kann
man die Empfänger jedes Mal neu wählen. Klicken Sie auf "Kontakte auswählen" und wählen
die Empfänger aus. Es öffnet sich die Standard-Suchmaske mit der Volltextsuche und ihren
Filtern. Zum Hinzufügen eines Mitglieds, klicken Sie auf das grüne Plus-Symbol oder wenn Sie
z.B. alle einer Ortsgruppe anschreiben möchten, wählen Sie den Filter "Nummernkreis" und
Ihre Ortsgruppe aus und klicken auf "suchen", danach klicken Sie auf "Suchergebnis der
Kommunikationsaktion test zuordnen". Dadurch werden alle Mitglieder des Suchergebnisses
der Empfängerliste hinzugefügt. Voraussetzung für den Empfang, ist eine E-Mail-Adresse
beim Mitglied.
- Wenn Sie die Auswahl abgeschlossen haben, schließen Sie das Fenster.
- Hier sehen Sie eine Übersicht Ihrer Empfänger für diese E-Mail. Es wird auch die hinterlegte
E-Mail bei den Mitgliedern angezeigt. Sollte keine E-Mail-Adresse beim Mitglied hinterlegt
sein, können Sie auf das Männchen-Symbol klicken und die fehlenden Informationen
30 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
ergänzen oder der Versand kann nur für die durchgeführt werden, die eine E-Mail-Adresse
haben. Klicken Sie auf "Versenden".
Unter dem Reiter Statistik finden Sie eine Versandstatistik.
Nach Erstellung einer Sammel-E-Mail-Vorlage, wird diese für zukünftige Verwendung in der
Kommunikationsübersicht hinterlegt. Hier kann man mit der Vorlage folgende Aktionen durchführen,
indem man auf die rechten kleinen Symbole klickt (siehe folgenden Screenshot): versenden,
Versandstatistik anzeigen lassen, löschen, archivieren. Sollte man die Vorlage archivieren, wird diese
Vorlage in das Kommunikations-Archiv verschoben und steht dort weiterhin zur Verfügung. Sie
finden Sie, indem Sie den Filter auf "Archivierte Aktionen zeigen" setzen.
Ausweis erstellen
1. Wählen sie unter dem Hauptmenü Kommunikation den Menüpunkt "Etiketten / Karten" aus.
31 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
2. Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage. Die für Sie verwendbaren Ausweisvorlagen sind
"Mitgliedsausweis" und "Mitgliedsausweis mit Vordruck", d.h. "Mitgliedsausweis" steht für
Ausweise mit Mitgliederdaten und dem bekannten Mitgliedausweishintergrund und
"Mitgliedsausweis mit Vordruck" sind Ausweise für das VS-Mitgliedsausweis-Vordruck-
Papier.
3. Es öffnet sich ein neues Fenster im Reiter "Kontakte/Erstellung", wenn nicht wählen Sie den
Reiter aus. Hier klicken Sie auf "Kontakte auswählen" und wählen im neu erscheinen Fenster
alle Mitglieder aus für die Sie einen Mitgliedsausweis erstellen wollen. Klicken Sie auf
"Suchergebnis der Kommunikationsaktion Mitgliedsausweis zuordnen". Dadurch werden alle
Mitglieder des Suchergebnisses der Empfängerliste hinzugefügt.
4. Danach schließen Sie das Fenster und klicken weiter unten im Fenster auf "Erstellen".
5. Klicken Sie auf das Blatt-Symbol.
32 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
Es öffnet sich eine PDF, die Sie ausdrucken oder abspeichern können. Es wird für jedes erstellen eine
Historie angelegt (siehe Reiter "Archiv").
Beispiel: Mitgliedsausweis
Beispiel: Mitgliedsausweis mit Vordruck
Das Fenster kann geschlossen werden, wodurch Sie in die Übersicht zurückkehren.
Statistiken Statistiken sind Programmierte Auswertungen, d.h. das diese Informationen enthalten, die man als
Benutzer nicht mit dem Auswertungsassistenten erstellen kann.
1. Wählen Sie dazu unter dem Hauptmenü Sondermodule "Statistik" aus.
Hier befindet sich eine Auswahlliste der vorhandenen Statistiken. Diese werden genau wie die
Auswertungen noch erweitert.
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A. Die Jubiläumsliste zeigt eine Übersicht aller Mitglieder, die in einem Auswahlzeitraum ihr
Mitgliedschafts-Jubiläum haben.
B. Die Geburtstagsliste zeigt eine Übersicht aller Mitglieder, die in einem Auswahlzeitraum
Geburtstag haben.
C. Die Mitgliedergruppen-Auswertung zeigt eine Übersicht aller aktiven Mitglieder im
Auswahlzeitraum.
D. KV / RV: Zeigt Abgänge, Zugänge, Beitragsdurchschnitt und Altersdurchschnitt der Mitglieder
für ein Auswahljahr.
E. Die Altersstruktur zeigt den Altersdurchschnitt mit prozentualen Anteil der Mitglieder zu
einem Auswahldatum.
F. Die Beitragsarten beinhalten alle vorhandenen Beiträge mit Zahlungsrhythmus und den
Beitragsdurchschnitt.
G. Zeigt alle Mitglieder, wo kein Beitrag hinterlegt ist.
H. Die Beitragshochrechnung zeigt datumsabhängig die verbuchten Einnahmen des vergangen
Jahres oder die zu erwarteten Einnahmen des kommenden Jahres an.
I. Zeigt Mitglieder, wo mehrere Beitragspositionen für den gleichen Zeitraum hinterlegt sind.
Dient zur Abrechnungskontrolle, wenn z.B. die Anzahl abzurechnenden Mitglieder mit der
Anzahl der abzurechnenden Positionen nicht übereinstimmt:
Die Filter der Statistiken werden kommagetrennt oder mit einem "-" (Bindestrich) als VON-BIS-
Filter eingetragen. Dies gilt für die Filter: Kreisverbände, Ortsgruppen, Geburtstage und Jubiläen.
Z.B.
Trägt man bei Ortsgruppe und Kreisverband nichts ein, werden alle ausgegeben. Bitte tragen Sie
beim Filter "Kreisverbände" nichts ein, da Sie für sich als Gliederung keinen Filter brauchen, außer in
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Ihrer Gliederung existieren weitere Kreisverbandsnummern (z.B. durch Zusammenschluss von
Kreisverbänden).
2. Tragen Sie Ihre Filterkriterien ein und klicken auf "Statistik in Excel exportieren".
3. Klicken nach dem Ladevorgang auf "Öffnen" und laden die Datei herunter.
4. Öffnen die heruntergeladene Excel-Datei.
Dieses Vorgehen gilt für jede Statistik.
Einstellungen Im Hauptmenü Einstellungen können Sie folgende Sachen verwalten:
- Eigenes Passwort: Altes Passwort und neues Passwort 2x eingeben.
- Adresslisten: Auf "Neue Adressliste" klicken, Wunschnamen für die Liste
eintragen und auf "speichern" klicken.
- Ortsgruppen anpassen: siehe Überschrift: Ortsgruppen anpassen
- Bankkonten und Beitragsgruppen anpassen: siehe Bankkonten/Beiträge anpassen
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Neue Ortsgruppe anlegen
Bitte legen Sie unter „Hierachieverwaltung“ nur Ortsgruppen wie folgt an:
1. Rechtsklick auf den Namen Ihrer Gliederung
2. Wählen Sie "Neue Hierarchie-Ebene anlegen" mit Links-Klick aus.
3. Geben Sie einen Ortsgruppennamen ein (z.B. OG 3).
4. Tragen Sie den Wert 0 ein.
5. Tragen Sie den Wert 0 ein.
6. Wählen Sie eine eindeutige Gliederungsnummer für die Ortsgruppe aus und tragen sie hier
ein (Gliederungsnummer des Bezirksverbandes?).
7. Wählen Sie die "Gliederungs-Kategorie": Ortsgruppe aus
8. Tragen Sie den Wert 3 ein.
9. Hier kann der Wert 0 stehen.
10. Wählen Sie in der Auswahl-Liste "Admin_Light" aus.
11. Klicken Sie auf "speichern".
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Ortsgruppen anpassen
Im Menü Einstellungen/Benutzerverwaltung wählen Sie den Menüpunkt "Hierarchieverwaltung" aus.
Es erscheint ein zugeklapptes Menü mit dem Namen Ihrer Gliederung:
Klicken Sie auf den Namen Ihrer Gliederung, damit sich die Ortsgruppen aufklappen.
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1. Wenn Sie eine Ortsgruppe löschen oder bearbeiten wollen, RECHTSklick auf die zu ändernde
Ortsgruppe.
2. Klicken mit links auf "Hierarchie-Ebene bearbeiten".
3. Bearbeiten bei Bedarf den Namen der Ortsgruppe.
3b. Klicken auf Löschen um die Ortsgruppe zu löschen.
4. Zeigt die "Maximale Anzahl Unterebenen" an.
5. Zeigt die "Maximal Anzahl Benutzer" für die Ortsgruppe an.
6. Die Gliederungsnummer ist 6-stellig und gibt anhand des Aufbaus Aufschluss auf die
Ortsgruppenzugehörigkeit (Landesverbandsnummer: 1-stellig, Kreisverbandsnummer: 2-
stellig, Ortgruppennummer: 3-stellig).
7. Zeigt die "Gliederungs-Kategorie": Ortsgruppe an.
8. "Länge Mitglieds-Nr.: auf 3 setzen. Zusammen mit der 6-stelligen Gliederungsnummer und
der Mitgieds-Nr. entsteht die 9-stellige Mitgliedsnummer.
9. Zeigt den aktuellen Nummernstand der bereits verwendeten Mitglieds-Nr. an.
10. Klicken Sie nach Änderungen auf "speichern".
Bankkonten/Beiträge anpassen
Bankkonten
Zum Bearbeiten Ihres Verbandskontos, klicken Sie auf den Menüpunkt "Bankkonten".
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Klicken Sie auf Ihren Gliederungsnamen.
Bearbeiten und ggf. Ergänzen Sie Ihre Bankdaten und klicken danach auf "speichern".
A. Sie können einen Online-Zugang von Ihrer Bank beantragen, damit die Bank Ihnen die
Zugangsinformationen für eine direkte Anbindung gibt. Dadurch können Sie Lastschriften
direkt nach Erstellung der SEPA-Lastschriftdatei an die Bank senden und die Lastschrift
auslösen. Indem Fall können Sie hier "Ja" eintragen.
B. Hier wird die Anzahl der Lastschriften-Anzahl in einer SEPA-Datei bestimmt. Sprechen Sie mit
Ihrer Bank, wie viele Datensätze sie pro SEPA-Datei verarbeiten können und tragen den Wert
hier ein. z.B. wenn eine Bank sagt, dass sie maximal 300 Daten pro SEPA-Datei verarbeiten
können, dann sollten Sie in dieses Feld den Wert 300 eintragen. Sollten Ihre Datensätze
diesen Wert überschreiten, werden automatisch mehrere SEPA-Dateien erstellt.
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C. Automatisches Gegenbuchen: Hier sollten alle Werte auf "Ja" stehen, damit kein Mitglied
nach Abrechnung einen offenen Betrag erhält und man händisch jedes dieser Mitglieder auf
ausgeglichen setzen muss.
Beiträge
Für die Verwaltung/Bearbeitung der Beiträge wählen Sie unter dem Menüpunkt
Einstellungen/Finanzen "Beitragsverwaltung" aus.
Klicken Sie auf Ihren Gliederungsnamen damit Sie die darunter aufgeführten Beitragspositionen
sehen können.
40 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
Neuen Beitrag erstellen
Möchte man eine neue Beitragsposition erstellen, dann geht man wie folgt vor:
- Rechtsklick auf den eigenen Gliederungsnamen.
Hier sieht man Beitragsposition und Beitragspreis in einer Eingabemaske.
Füllen Sie die Eingabemaske mit Ihren Anforderungen aus. Z.B. Tragen Sie bei "Bezeichnung" und
"Bezeichnung auf der Rechnung" das gleiche ein. Wählen Sie Ihren Zahlungsrhythmus (z.B. jährlich,
halbjährlich, usw.) aus, hinterlegen Sie bei Bedarf einen Rechnungstext und tragen Sie den Preis für
den Mitgliedsbeitrag für den ausgewählten Zahlungsrhythmus unter "Preis" ein (z.B. bei 3 € jährlich
trägt man unter "Preis" 36 € ein, bei halbjährlich 18 €, usw.).
Bestätigen Sie die Erstellung mit einem Klick auf "speichern".
Vorhandenen Beitrag bearbeiten
Klickt man auf einen aufgelisteten Beitrag, klappt sich ein weiterer Ordner auf mit der gleichen
Bezeichnung. In diesem Beispiel wird im oberen Ordner "3,00 jährlich" der Zahlungsrhythmus
festgesetzt und im unteren Ordner "3,00 jährlich" der zu bezahlende Beitrag/Preis.
41 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta
Durch ein Rechtsklick auf den oberen Ordner "3,00 jährlich" und Linksklick auf "Beitragsposition
bearbeiten", schauen wir uns den hinterlegten Zahlungsrhythmus für diesen Beitrag an.
Hier können Sie die Bezeichnung und den Zahlungsrhythmus ändern.
Mit klicken auf "speichern" werden die Änderungen übernommen.
Machen Sie nun einen Rechtklick auf den unteren Ordner "3,00 jährlich" und einen Linksklick auf
"Beitragsposition bearbeiten".
Hier können Sie den Preis und den Rechnungstext ändern. Bitte geben Sie hier die Summe für ganzen
Zahlungsrhythmus an und nicht den pro Monat Wert an, außer bei monatlicher Zahlung.
z.B.: Wird 3€ jährlich gezahlt, ist der Wert der in das Feld Preis eingetragen wird 36€.
Bei 3€ halbjährlich 18€.
Bei 3€ vierteljährlich 9€.
Bei 3€ monatlich 3€.
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Sie können den Rechnungstext beliebig gestalten und auch mit Platzhaltern versehen (siehe folgende
Abbildung). Z.B. Vielen Dank für Ihre Unterstützung! Es bedankt sich die Volkssolidarität XYZ!
Auch hier muss auf jede Änderung ein Klick auf "speichern" folgen.
Hilfe
Unterstützung erhalten Sie in erster Linie von [email protected] , ansonsten können Sie
auch Kolleginnen und Kollegen aus Nachbargliederungen fragen oder Sie nutzen die
VereinsManager-Hilfe im Hauptmenü ganz rechts:
SeWoBe-VereinsManager-Hilfe-Video-Portal-Webseite:
http://www.video.der-moderne-verein.de/index.php?id=657
VereinsManager-Handbuch:
http://video.der-moderne-verein.de/fileadmin/pdf_handbuch/handbuch_vereinsmanager.pdf