Download - Wie Lean ist eigentlich ihre IT – Kundenwert und Verschwendung in der Informationsverarbeitung
Wie Lean ist eigentlich ihre IT – Kundenwert und
Verschwendung in der Informationsverarbeitung
Ralph Wecks B-I-T GmbH Informationen und Prozesse
Wie Lean ist eigentlich ihre IT? Kundenwert und Verschwendung in der Informationsverarbeitung Wer Software einfach kauft, um ein Problem zu lösen, hat noch eines mehr.
Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 2
Fahrplan – von hier zu Lean IT
Über uns
Lean IT – Lean auf IT anwenden? Geht das?
Verschwendung in der IT? Die 7V‘s im IT-Umfeld
Warum überhaupt Lean IT
Gängige Probleme und wie man ihnen zu Leibe rückt
Fazit und Ziel
Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 3
Über uns - Business + IT
25 Jahre
Informationsbasierende (Kern-)Prozesse
Verwaltungs-, Kommunikations-, Kaufmännische Prozesse
Bank / Sparkasse / Versicherung / Gesundheit / Immobilien / …
Überführen, abbilden, unterstützen Prozesse -> Software
Prozessanalyse, SW-Entwicklung, Projekt- und IT-Management
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Zur Person – Ralph Wecks
GF
Prozess-Gestalter und -Digitalisierer
IT Consultant für Unternehmensportale und Social Business
Bankkaufmann und Wirtschaftswissenschaftler
Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 5
Lean IT – Lean auf IT anwenden?
Geht das?
Sind die 7 V‘S als generelle Messlatte übertragbar?
Warum muss IT „lean sein“
Wo verstecken sich V‘s und welche Konsequenzen hat das?
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Was ist Lean IT?
Die Grundlage für „schlanke“ informationsbasierende Prozesse
Die passende Hard-/Software-/Netzwerk-Landschaft
Das adäquate IT Management
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Warum sollte eine IT lean sein?
Verschwendung bei IT-Nutzung vermeiden
Intern: An Benutzerbedürfnissen orientieren
Extern: Am Kundenwert orientieren
Verschwendung in der Prozess-Durchführung vermeiden
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Die 7 V‘s – Auf SW-Landschaften angewandt (1)
„Arbeit, die niemand braucht“
Zu viele Pflichtfelder – Software passt nicht zur Aufgabe
Häufiges manuelles Anlegen von Sicherungskopien
Dokumente werden erstellt, aber nicht benötigt
Produktion SW-Landschaft
Überproduktion Blindtätigkeit
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Die 7 V‘s – Auf SW-Landschaften angewandt (2)
Historisch gewachsene Verzeichnisse – Suchen statt Finden
Neigung zu lokalen „Sicherheitshalber“-Kopien
Permanentes Kopieren – Mail cc mit Anhang
Abgelaufene Daten
Produktion SW-Landschaft
Bestände Datenbestände, Dateiverzeichnisse
Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 10
Die 7 V‘s – Auf SW-Landschaften angewandt (3)
Benötigte Info nicht verfügbar – Suchzeiten
Single User Modus – warten auf Freigabe von Datei/DB
Übermäßige Ladezeiten von Dateien und Datenbanken
Programm nicht verfügbar (Server-, Netzwerkausfall)
Produktion SW-Landschaft
Wartezeiten Wartezeiten
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Die 7 V‘s – Auf SW-Landschaften angewandt (4)
Medienbruch – Rückgriff auf Papierakte nötig
Netzwerkdrucker am Ende das Ganges
Unterschiedliche Kommunikationsmittel (Email, Board, Tel.)
Daten aus einer Anwendung in die nächste übertragen
Produktion SW-Landschaft
Transport Aktivität
Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 12
Die 7 V‘s – Auf SW-Landschaften angewandt (5)
Permanenter Abgleich redundanter Daten (sofern bekannt)
Manuelle Eingabe statt Auswahllisten
Variantenpflege statt separater Einzellösung
Produktion SW-Landschaft
Bewegung Daten-/Dokumentpflege
Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 13
Die 7 V‘s – Auf SW-Landschaften angewandt (6)
Daten mehrfach vorhanden, Kopien statt Links
Fehlende Standardisierung (Individuell statt Vorlagen)
„Gefangen“ in Dateien – Dokument vs. Datenbank
Heterogenität der Anwendungslandschaft („Zoo“)
Produktion SW-Landschaft
Falsche Technologie, Over-Engineering Falsche Technologie/Architektur
Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 14
Die 7 V‘s – Auf SW-Landschaften angewandt (7)
Redundante Daten sorgen für inkonsistente Ergebnisse
Was ist richtig und aktuell?
Wird Verstorbenen ein frohes Weihnachtsfest gewünscht?
Welche Preisliste ist die richtige?
Bekommt der falsche Kunde den richtigen Preis und v.v.?
Produktion SW-Landschaft
Ausschuss/Nacharbeit Qualitätsprobleme/Nacharbeit
Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 15
Die 7 V‘s – Auf SW-Landschaften angewandt (7)
Schnittstellenfehler („Verendungszweck“)
Bedienungsfehler aufgrund mangelhafter Usebility
Keine Plausibilitätsüberlegen - „Der Computer hat Recht“
Werden Fehler bemerkt, wenn das Ergebnis formal ok ist?
Produktion SW-Landschaft
Ausschuss/Nacharbeit Qualitätsprobleme/Nacharbeit
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In keinem Fall Verschwendung
… aber häufig so wahrgenommen
Virenschutz, Datenschutz, Daten- und Dokumentsicherheit
Benutzerschulung
Sonstige notwendige Schutzmaßnahmen
Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 17
Warum also Lean IT?
Die NTH‘s
7 V‘s als „Denkwerkzeug „ geeignet
7 V‘S erkennen, wo es klemmt -> „sehen lernen“
7 V‘s konkretisieren, IT-Probleme werden „verständlich“
Verschwendung bei der Prozess-Durchführung „in den Griff kriegen“
Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 18
Warum also Lean IT?
Die sog. „Digitalisierung“
Ohne Lean IT
keine vernünftige
keine verschwendungsarme
möglicherweise gar keine
Digitalisierung
Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 19
Exkurs – Wo findet „Digitalisierung“ statt?
Automatisierung und Integration von Geschäftsprozessen
Kundenangebote (Produkte, Service-Portal)
Innerbetrieblich (Kommunikations-, Entscheidungs-, Verwaltungsprozesse -> Social Business)
Jede Digitalisierung endet bei Daten, Programmen => Anwendungslandschaften
Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 20
Lean IT
Verschwendungsarme Anwendungslandschaft
Beste Voraussetzung für Digitalisierung
To Do: Leaning – Verschwendungsarmut herstellen
Gehen wir an den Ort des Geschehens
Schauen wir uns an, was wir tun können
Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 21
„Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben
Einsatz von Dateien reduzieren
Normaler Einsatz – Produktivitätshilfsmittel (Text, Kalk.)
Übermäßiger Einsatz – Produktivitätskiller
Warum so viele Dateien?
Wer mit dem Hammer umgehen kann, für den wird jedes Problem zum Nagel
Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 22
„Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben
Einsatz von Dateien reduzieren
Datenbank basierende Applikationen statt Dateien
Standard-Office Dokumente sind kein Datenspeicher
Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 23
„Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben
Email-Nutzung reduzieren
Standards entwickeln und einführen, cc und Anhänge
Kommunikation grundsätzlich überdenken
Social Business als Plattform in Erwägung ziehen
Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 24
„Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben
Suchaufwände reduzieren
Redundanzen eliminieren
Strukturen schaffen
Komfortable Suchalgorythmen nutzen (Google-ähnlich)
Finden und Weiterarbeiten statt Suchen und Fluchen
Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 25
„Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben
Tätigkeiten digitalisieren/automatisieren
To do-Listen, Wiedervorlagen, Ticket-Systeme
Workflows außerhalb von Standard-Anw.
Ressourcen-/Termin-Verwaltung (Räume, Fahrzeuge, …)
Projektzeiten, Arbeitszeiten, Stundenzettel
Aber Achtung: Nur eine Plattform für alle Aufgaben !!
Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 26
„Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben
Standardisieren, Heterogenität reduzieren
Nicht für jede Aufgabe eine eigene Software
Wer eine Software nur kauft, …
Skaleneffekte realisieren
Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 27
„Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben
Transparenz schaffen
Wo befinden sich welche Daten im Unternehmen?
Konsolidierung von Daten an einer Stelle (DB, DWH)
Plattformdenken statt Box-Denken
Verlinken statt kopieren
Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 28
„Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben
Selbst erklärende Oberflächen und Abläufe
Vermeiden Nachfragen, Fehler, Bearbeitungsschleifen …
Motivieren. Simplizität macht Freu(n)de
Die Infos, die man braucht - nicht mehr, nicht weniger
Persönliche Erfahrungen aus Internet und App prägen den Erwartungshorizont an die Unternehmens-IT
Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 29
„Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben
Integration, Prozesse nahtlos digitalisieren
Die Königsdisziplin
Digital-/Analog-Schnittstellen überwinden
Fälle durchgängig digital bearbeiten
Backend/Frontend verlinken, Workflows automatisieren
Anwendungen vernetzen (Webservices, Odata, …)
Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 30
„Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben
Integration, Prozesse nahtlos digitalisieren
Schnittstellen sauber definieren
Datenbestände sind keine Erbhöfe
Wenn alles vernetzt ist, geht alles alle an
Völlig neue Transparenz intern und extern zulassen
Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 31
Lean IT, Leaning, Digitalisierung
Fazit und Ziel
Lean IT ist kein Selbstzweck
Der Weg dahin kann verschwendungsbezogen oder geschäftsmodell-getrieben sein
Sinnvollerweise beides
Digitalisierung deckt Sünden der Vergangenheit auf
Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 32
Managements - Informationslogistik
Die Bereitstellung der richtigen Information
zur richtigen Zeit
im richtigen Format / in der richtigen Qualität
für den richtigen Adressaten
am richtigen Ort
Quelle: Wikipedia
Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 33
Managements – Datenqualitätsmanagement
Daten haben „Wert“, wenn sie richtig
aktuell
vollständig
widerspruchsfrei
verständlich
Sind, d.h. die Realität korrekt widerspiegeln
Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 34
Managements – Software-Ergonomie
DIN EN ISO 9241 Erwartungskonformität
Aufgabenangemessenheit
Individualisierbarkeit
Selbstbeschreibungsfähigkeit
…
Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 35