Workshop 1:
FM-Dokumentation und Risikomanagement
Projektbeispiel
Mercedes-Benz Museum, Stuttgart
Einleitung
Der Betrieb komplexer Immobilienportfolios ist heute geprägt durch eine
weite Verteilung an Kompetenzen und Aufgaben.
Die Betreiberverantwortung bleibt.
Wie kann eine durchgängige FM- Dokumentation als Teamaufgabe der
Beteiligten erfolgreich funktionieren, ohne größere Lücken oder
Redundanzen zu erzeugen?
Am Beispiel eines Projekts am Mercedes-Benz Museum wollen wir
Aufgaben, Wege und Sackgassen zeigen und Erfahrungen mit Ihnen
teilen.
2
Wir sind
Markus Tomiak Claus Biedermann
Mercedes-Benz Museum EBCsoft
Facility Management GEFMA AK
Event Management 198 Dokumentation,
470 Datenaustausch3
Agenda
Kurzvorstellung des Mercedes-Benz Museums
Ausgangslage für das Projekt Dokumentation und Risikomanagement
Beschreibung des Projektverlaufs
An welcher Stelle stehen Sie?
Reorganisation der Dokumentation und Aufgabenverteilung
Was kann delegiert werden – wie wird kontrolliert?
Planung und Priorisierung in Abwägung des Risikos
Wo fängt man an? Wo besteht Gefahr sich zu verzetteln?
Werkzeuge und Methoden
Wie erreicht man anhaltende Aktivität bei den Beteiligten?
Resümee 4
Mercedes-Benz Museum
Zahlen, Daten, Fakten Gebäude
Architekt UNStudio van Berkel & Bos, Amsterdam
Museumsgestalter Prof. HG Merz, Stuttgart
Gebäudehöhe 47,5 Meter
Höhe des Atriums 34,4 Meter
Umbauter Raum 210.000 m³
Grundfläche 4.800 m²
Gesamtgewicht 110.000 Tonnen
Ausstellungsfläche 16.500 m²
Mythosfläche 9.100 m²
Collectionsfläche 5.300 m²
Anzahl Großexponate ca. 170
Anzahl Kleinexponate ca. 2.000
Besucherweg 1,5 bis max. 5 km
Eckdaten zum Betrieb
Eröffnung/ Öffnungszeiten 19.05.2006/ Di-So 09:00 bis 18:00 Uhr
Besucher insgesamt mehr als 6 Mio (07/2014)
Besucher / anno 700.000 – 750.000
Max. Besucheraufkommen/Tag 8305 Besucher (Stars & Cars 2008)
Anzahl Gruppenführungen/ anno ca. 3.000
Max. Eventbesucher/ Tag 72.000 Besucher (Stars & Cars 2008)
Anzahl Veranstaltungen/ anno ca. 200
Anzahl Audio Guides/ anno ca. 400.000 ausgegebene (8 Sprachen)
Anzahl Simulatorfahrten/ anno ca. 60.000
Bestandsaufnahme (was ist zu tun, was ist das Ziel?)
Die Vielfalt der Tätigkeiten des rechtskonformen Betreibens des Museums
macht es notwendig, alle Aufgaben zu erfassen + Delegationsketten
aufzubauen (Haftung der Geschäftsführung) Vermeidung
Organisationsverschulden.
Optionale Kapitelüberschrift
Ausstellungsgestaltung
Veranstaltung
Gastronomie
Shop
Presse/ Marketing
Konzernvorgaben für das Qualitäts- und Risikomanagement
1. Definition der Prozesse
2. Status der Zuständigkeiten – intern / extern
3. Status der Arbeitsgrundlagen – FM-Dokumentation
4. Reorganisation der Dokumentation
a. Rechtliche Anforderungen
b. Struktur für das FM nach GEFMA 198
c. Risikobewertung zur Priorisierung
d. Aufgabenverteilung zur Vervollständigung
5. Regelmäßiger Review
Hauptprozess des FM-Teams
Dienstleistersteuerung – hoher Grad an Outsourcing – schwerer Zugriff
auf die Dokumentation
Sensibilisierungsphase (Betroffene zu Beteiligten machen)
Die Einbindung der Kernprozesse in die Bestandsaufnahme zu Gesetzen+
Normen erzeugt Handlungssicherheit und Vertrauen, verhindert unnötige
Dokumentation und beginnt mit der Sensibilisierung für das Thema
Betreiberverantwortung.
Verbreitungsphase, Implementierung (roll out ext. Dienstleister und Museumskollegen)
Museumsinterne Pflichten werden persönlich bis auf
Mitarbeiterebene erklärt + per Delegationsvereinbarung
dokumentiert. Aufgaben ext. DL`s werden in Verträgen verankert
(Schwerpunkt Dokumentation).
Rödl & Partner07.02.2008
www.roedl.de/fm
lfd. Nr. Anforderung / PflichtRechts-
grundlagen
Ver-
antw.
Del.
an
Del.
an
Del.
an
Ver-
antw.
Del.
an
Del.
an
Ver-
antw.
Del.
an
Del.
an
Möglicher Nachweis
Dokumentation
max. Buß-
geld
externe DienstleisterDaimler AG
www.daimler.de/
Mercedes-Benz Museum
www.museum-mercedes-benz.com
7 Pflichten aus dem Veranstaltungsbetrieb
7.1 Rettungswege, Besucherplätze
Ständige Freihaltung von Rettungswegen, Zufahrten, Aufstell-
und Bewegungsflächen für Einsatzfahrzeuge auf dem
Grundstück
§ 31 Abs. 1
VStättVGF RMB FM WF SDL 50.000 EUR
Stänige Freihaltung der Rettungswege in der
Versammlungsstätte
§ 31 Abs. 2
VStättVGF RKB V&V E WF VL 50.000 EUR
Unverschlossenheit aller Türen von Rettungswegen während
des Betriebs der Versammlungsstätte
§ 31 Abs. 3
VStättVGF RKB V&V E WF VL 50.000 EUR
Einhaltung der max. Zahl der Besucher:
Museum/Ausstellung: 1200
Ebene 1 / Atrium: 1200
Ebene 8 / Casino: 300
Gesamtes Museum: 1800
§ 32 Abs. 1
VStättV
---
BSO
Teil C Nr. 1.2
GF RMB FM (VL) 50.000 EUR
Einhaltung der genehmigten Anordnung der Besucherplätze§ 32 Abs. 1
VStättVGF RKB V&V E VL 50.000 EUR
Anbringung eines Bestuhlungsplans in der Nähe des
Eingangs des Versammlungsraumes
§ 32 Abs. 2
VStättVGF RKB V&V E VL -
Wer suchet, der findet…
Verzeichnisstrukturen
Listen
Archive
Projekträume
…
Alpträume
INVESTOR PLANERBAUUNTER-NEHMER
FACILITY-MANAGER
Viele Beteiligte – unterschiedlicher Standpunkt
Informationsbedarf versus Informationspflicht
Sicht auf Dokumentation
Die unterschiedlichen Rollen im Dokumentationsprozess bestimmen die
inhaltlichen und qualitativen Anforderungen
Rolle Beteiligte Inhalt Qualität
Auftraggeber Investor, Bauherr kostenorientiert, grob niedrig
Planer Architekt, Planer technisch, funktional mittel
Ausführender Errichter,
Dienstleister
fachspezifisch
detailliert
hoch
Betreiber Facility Manager durchgängig detailliert hoch
Service
Anbieter
Dienstleister intern/
extern
durchgängig detailliert mittel - hoch
Nutzer Mieter, Käufer Verfügbarkeit,
Funktion
Niedrig
Anforderungen heute
Rechtliche Anforderungen erfüllen – Betreiberverantwortung
Funktionssicherheit gewährleisten – Risikomanagement
Übersicht und Informationszugriff – humane Ressourcen
Effizienz und Betriebsoptimierung – Betriebskosten senken
Austausch 1 – Ausgangssituation in den Unternehmen
An welcher Stelle stehen Sie?
– Kenntnis der Anforderungen an FM Dokumentation
– Vollständigkeit
– Qualität
– Suchen und Finden
Fühlen Sie sich sicher?
Ausgangssituation
Dateiablage in Verzeichnisstruktur
FM-Team aus 7 Mitarbeitern
ReGIS im Einsatz
CAFM implementiert (wenig genutzt)
3 Service Anbieter
Webportal für Störmeldungen im Einsatz
Anlass:
Reorganisation/ Optimierung der FM-Prozesse
Reduzierungsanforderung der Daten im IT-Netz durch IT
Wo anfangen – wie weit gehen?
1. Herausfinden, wie die Mitarbeiter dokumentieren
1. Dateiverzeichnisse
2. Dateibezeichnungen
3. Archivierung
4. Suchkriterien
2. Entwicklung einer Matrix „Suchkriterien“ und Abfrage dieser
Analyse Dateiablage
Verzeichnisstrukturen bis zur 4. Ebene analysiert
Vermischung aus objektorientierter, prozessorientierter und zeitbezogener
Ablagestruktur
Kein definiertes Archivierungssystem
Vergleich der Struktur mit GEFMA 198
SOLL Struktur
Die Verzeichnispfade werden angelegt.
Basis bildet die Liste
„Dokumentationsstruktur“
Grundlage ist die GEFMA 198
Es wird vorerst eine 3 stufige Hierarchie
angelegt.
Im Kap F und G erfolgt eine 4-stufige
Gliederung
Reorganisation von Dateien
In Ordnern, Paketen oder einzeln werden Dateien in die neue Struktur
verschoben und dabei bei Bedarf codiert.
Vorschau
Zuweisung
Codierung
Ablauf der Vorbereitung und des Transports der Dokumente
Dokumentenzuordnung und -übergabe
Impressionen
Austausch 2 - Reorganisation und Aufgabenverteilung
Risiken und Aufgaben verteilen
Was kann delegiert werden?
Wie wirken sich Änderungen aus?
Wie wird kontrolliert?
1. Alle FM-Prozesse sind beschrieben Regelbetrieb ist organisiert, SLA`s beschreiben, wie
im Regelbetrieb gehandelt wird; techn. Dokumentation muss geprüft werden
2. Betreiberpflichtenmatrix existiert und Regelwerksverfolgung erfolgt (mit Regis) seit 2009
3. Mit ext. DL`s (Haustechnik, Medientechnik, Reinigung, Sicherheit) gibt es eine
ergebnisorientierte Leistungsvereinbarung, Aufgaben sind im Vertrag beinhaltet und
entsprechend delegiert.
4. Personalwechsel (bei AG + DL`s) sind ein Risiko für eine durchgängige Dokumentation
und für kontrolliertes Vorgehen im Schadensfall; Wochenend-Bereitschaftspersonal muss
für alle Risikofälle vorbereitet sein
5. Ein Notfallhandbuch beschreibt Risikoszenarien im Bereich Sicherheit, jedoch keine
Betrachtung von Risiken beim Anlagen-/ Gebäudebetrieb
Ausgangssituation für das (Projekt) Risikomanagement
1. Eine der größten Risiken im Betreiben einer Sonderimmobilie ist eine unvollständige,
nicht rechtssichere Dokumentation.
2. Dokumentation exkulpiert im Schadensfall die Verantwortlichen.
3. Hierbei ist unbeachtlich wer die Dokumentation zu verantworten
• Dokumente wirken in kausalen „Nachweisketten“
die Kette bricht an der schwächsten Stelle
• Betreiberverantwortung trägt i.d.R. der Eigentümer/ Auftraggeber
• Aufgaben sind delegierbar (auf z.B. ext. DL`s), somit stammt ein Großteil der
nachweisenden Dokumentation nicht von der
„der eine kann ohne den anderen nicht erfolgreich sein“.
4. Der Auftraggeber muss seine Kontrollpflichten (auch bei max. Aufgabenauslagerung)
ebenso wahrnehmen + dokumentieren
5. Gemeinsame Nomenklatur (Anlagenname, Ortsbezug etc.) + Ablagesystematik hilft eine
durchgängige Dokumentation darzustellen
Grundsätze für das (Projekt) Risikomanagement
1. Nachweisende + anweisende Dokumentation als Basis der Risikobetrachtung updaten
2. Priorisierung von Anlagen + Service nach Ihren Risiken hilft fokussieren im täglichen
Betrieb.
3. Beschreiben von Maßnahmen zur
• kontrollierten Beseitigung von Risiken im Eintritts-/ Schadensfall
• Schadens-Prävention + Stärkung des Ursachen-/ Wirkungs-Bewusstseins
Frühzeitiges Erkennen von Risikosituationen/ -anlagenzuständen hilft Schäden zu
vermeiden
4. Gemeinsames Bewusstsein in allen Bereichen der Organisation, wie im Schadensfall
vorzugehen ist jeder kennt seine Aufgabe und Vorgehensweise
5. Auswirkungen von Risiken sind im Vorfeld bekannt, beschrieben und quantifiziert (z.B.
Sperrung von Bereichen/ Schließung des Museums, Erstattung von Eintrittsgeldern)
6. Geschäftsführung, Marketing/ Presse und Facility Management haben ein
Informationslevel und sind adäquat auskunftsfähig (gegenüber Dritten)
Zielsetzung für das (Projekt) Risikomanagement
Verantwortlichkeiten festlegen
Für die Prozesse und Facilities wird auf
Seite des Betreibers und des Dienstleisters
ein Verantwortlicher für die Pflege
festgelegt.
Verschiedene
Dokumententypen
erfordern inhaltliche
Aussagen.
Diese „Metadaten“
sind entsprechend der
Typen relevant oder
nicht.
Die Prüfung von
Dokumenten kann
nach beistehender
Matrix erfolgen.
Prüfmatrix nach Dokumententypen
Pflichtfelder im Inhalt oder Dateinamen erfüllen
Kategorisierung der Dokumente nach Typen
Musterdokumente prüfen
Impressionen
Austausch 3 – Planung und Priorisierung
Wo fängt man an?
Was lohnt sich?
Wo besteht Gefahr sich zu verzetteln?
Ist ein Mehrwert erkennbar?
Ansätze für die Priorisierung von Dokumenten:
• Risikoklasse (technisch – organisatorisch)
• Schadenpotentiale
• Wertigkeit der fordernden Vorschrift (Vertrag Richtlinie Gesetz)
• Verfügbarkeit der Anlagen (ggf. aus Störhäufigkeit)
• Kundennahe Prozesse / Image
Priorisierung von Dokumenten
Klassifizierung von Schadensklassen nach Anlagen
Risiken ermitteln
Praxis Beispiele
Risiken ermitteln
30 Wünsche E8 Lüftungs-zentrale 15.10.14 9:58Brandlast, Klavier,
Müllsack,Reinigungswischer hoch entfernen 141015_30.JPG, 30.1, 30.2
31 Wünsche E6 M3 15.10.14 10:12 Angefahrenes Podest mittel Überarbeiten 141015_31.JPG
32 Wünsche E8 Stuhllager 15.10.14 9:56 Brandlast hoch entfernen 141015_32.JPG
33 Wünsche E8 Fluchtweg Kern A 15.10.14 9:57Brandlast im Fluchtweg und
Türe hoch entfernen 141015_33.JPG
34 Pfannenstein Z2 20 Technik EDV 15.10.14 8:45 Brandlast und Stolpergefahr mittelentfernen und Beschilderung 141015_34_1, 34_2.JPG
35 Pfannenstein E8 Gang / Fluchtweg 30.10.14 15:50 Fluchtweg verstellt hochentfernen,
Event-DL einweisen 141030_35_1, 35_2.JPG
36 Arvanitidou E0Gang / Richtung
Kern A 14.11.14 9:00Fehlendes
Feuerlöscherschild mittelSasse FM soll eins wieder anbringen 141114_36.JPG
37 Pfannenstein E0
Triebwerksraum Preshow Aufzug
Kern C 24.11.14 10:45Fensterscheibe falsch
gelagert gering entfernen 141124_37.JPG
Praxis Beispiele
Risiken ermitteln
Praxis Beispiele
Risiken ermitteln
Erweiterungsphase: Risikomanagement, my Regis
Auf Basis der rechtskonformen Dokumentation wird ein Risikomanagement
aufgebaut, d.h. Außergewöhnliches prio-/systematisiert + Schäden
vermieden. Effizienz wird erreicht durch Zuordnung von Pflichten zu
Objekten/ Anlagen.
Klassifizierung von Schadensklassen nach Service (Basis ist GEFMA 192)
x - alle für einen Prozess möglichen Schadenarten ankreuzen
Risiken ermitteln
x
x
Dokumententypen zur Sortierung und Priorisierung
Dokumentenbezeichnung
Die Benennung von Dokumenten kann analog REGIS erfolgen.
Die Bezeichnung ist in
anlagenspezifischen
Gruppen eindeutig zu
wählen.
Das kann durch eine
Ordnerstruktur erfolgen
Klassifizierung von Schadensklassen nach Anlagen
Risiken bewerten, Maßnahmen beschreiben und nachweisende Dokumentation festlegen
Fa. Sasse /Technik (alle Gewerke)
6.300-6.343 Anlagen & Einrichtungen nach der Instandsetzung prüfen
2095 Regelmäßige Dichtheitsprüfung, Überwachung und Kontrolle der Sicherheitseinrichtungen
[ohne Angabe] 698 DIN EN 378-4 I Geringer Umweltschaden ≤ 1.000.000 EUR 25
Fa. Sasse /Technik (alle Gewerke)
6.300-6.343 Anlagen & Einrichtungen nach der Instandsetzung prüfen
2159 Prüfen lassen einer Einrichtung mit fluorierten Treibhausgasen nach der Reparatur einer Undichtigkeit, um zu bestätigen, dass die Reparatur erfolgreich war
Betreiber <Anlagen mit fluorierten Treibhausgasen>
775 VO (EU) 517/2014 ≤ 50.000 EUR I Geringer Umweltschaden ≤ 1.000.000 EUR 25 2676 Aufzeichnung(en) <Anlagen mit fluorierten Treibhausgasen>
Fa. Sasse /Technik (alle Gewerke)
6.300-6.343 Anlagen & Einrichtungen nach der Instandsetzung prüfen
571 Sorge für die Prüfung elektrischer Anlagen und Betriebsmittel vor der ersten Inbetriebnahme und nach einer Änderung oder Instandsetzung
Arbeitgeber (Unternehmer)
2945 DGUV-V 3 (ehem. BGV A3)
≤ 10.000 EUR L Sach-/ Vermögensschaden, Ordnungswidrigkeit
≤ 100.000 EUR 10 2843 Aufzeichnung(en) über Prüfergebnisse <elektrische Anlagen und Betriebsmittel>
Fa. Sasse /Technik (alle Gewerke)
6.300-6.343 Anlagen & Einrichtungen nach der Instandsetzung prüfen
2159 Prüfen lassen einer Einrichtung mit fluorierten Treibhausgasen nach der Reparatur einer Undichtigkeit, um zu bestätigen, dass die Reparatur erfolgreich war
Betreiber <Anlagen mit fluorierten Treibhausgasen>
775 VO (EU) 517/2014 ≤ 50.000 EUR L Sach-/ Vermögensschaden, Ordnungswidrigkeit
≤ 100.000 EUR 10 2676 Aufzeichnung(en) <Anlagen mit fluorierten Treibhausgasen>
Fa. Sasse /Technik (alle Gewerke)
6.300-6.343 Anlagen & Einrichtungen nach der Instandsetzung prüfen
1371 Durchführen von Prüfungen vor Inbetriebnahme sowie nach Änderungen und Instandsetzungen
[ohne Angabe] 6317 DIN 6280-13 P Erschwerte Exkulpation im Schadensfall mangels vorhandener Nachweise
- 3 2858 Prüfbericht <Stromerzeugungsaggregate>
Fa. Sasse /Technik (alle Gewerke)
6.300-6.343 Anlagen & Einrichtungen nach der Instandsetzung prüfen
2004 Prüfen elektrischer Geräte nach Instandsetzung oder Änderung nur durch eine Elektrofachkraft (EFK); Wiederholungsprüfen durch EFK oder durch elektrotechnisch unterwiesene Person unter Leitung und Aufsicht einer EFK
[ohne Angabe] 5954 VDE 0701-0702 (DIN VDE 0701-0702)
N Verlust des Versicherungsschutzes
je nach Schadenshöhe
55
Fa. Securitas: Objektschutz + (Verkehrs-) Sicherheit
6.300-6.300 Objekte, Anlagen & Einrichtungen bestimmungsgemäß betreiben
456 Einhalten der maximal genehmigten Besucherzahl und der genehmigten Anordnung der Besucherplätze
Betreiber (in NI: Brandschutz-beauftragter) <Versammlungsstätten>
4757 VStättVO ≤ 50.000 EUR A Zahlreiche (> 5) Menschenleben (ggf. mit gleichzeitig hohem Sachschaden und/oder Strafe/Bußgeld)
nicht quantifizierbar
100
Fa. Securitas: Objektschutz + (Verkehrs-) Sicherheit
6.300-6.300 Objekte, Anlagen & Einrichtungen bestimmungsgemäß betreiben
492 Aufstellen eines Sicherheitskonzeptes und Einrichtung eines Ordnungsdienstes, sofern nach Art der Veranstaltung erforderlich
Betreiber <Versammlungsstätten>
4757 VStättVO ≤ 50.000 EUR A Zahlreiche (> 5) Menschenleben (ggf. mit gleichzeitig hohem Sachschaden und/oder Strafe/Bußgeld)
nicht quantifizierbar
100 2263 Sicherheitskonzept (sofern nach Art der Veranstaltung erforderlich) <Versammlungsstätten>
Fa. Securitas: Objektschutz + (Verkehrs-) Sicherheit
6.300-6.300 Objekte, Anlagen & Einrichtungen bestimmungsgemäß betreiben
493 Aufstellen eines Sicherheitskonzeptes und Einrichtung eines Ordnungsdienstes für Versammlungsstätten mit mehr als 5.000 Besucherplätzen
Betreiber <Versammlungsstätten>
4757 VStättVO A Zahlreiche (> 5) Menschenleben (ggf. mit gleichzeitig hohem Sachschaden und/oder Strafe/Bußgeld)
nicht quantifizierbar
100 2263 Sicherheitskonzept (sofern nach Art der Veranstaltung erforderlich) <Versammlungsstätten>
Wer Wo Was € Risiko Dokument
Impressionen
Austausch 4 - Werkzeuge und Methoden
Unterstützen Normen und Gesetze das FM-Team?
Welche Tools helfen weiter?
Wie erreicht man anhaltende Aktivität und Qualität bei den Beteiligten?
Doku als Vertragsbestandteil
Die DokuRL wird ganz / in Auszügen als Anlage zu Verträgen an die
Vertragspartner übergeben.
Vertragsspezifische Übergabechecklisten werden generiert
Analog Dokumatrix der GEFMA 198
Für welche Dokumente wird eine qualitative Prüfung vorgenommen?
Neue Spalten in der Dokustruktur
Welche Informationen sind alphanumerisch und in welcher Form zu
übergeben?
Abhängig von zu verwendenden Tools (CAFM, ERP etc.)
Impressionen
Resümee
Durch die GEFMA Richtlinien und das Rechtskataster Regis stehen
ausreichend Grundlagen für das Risikomanagement im FM zur
Verfügung.
Teamarbeit im FM ist Basis und Garant für rechtssichere Dokumentation
der Leistungen.
Organisatorische Besonderheiten sind zu berücksichtigen – bauen Sie
darauf jedoch keine eigenen Standards auf.
Der Wert der Dokumentation liegt in der Minimierung von Risiken,
Schonung personeller Ressourcen und Wertsteigerung der Immobilie.
Impressionen
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Bitte kontaktieren Sie uns bei Fragen oder Projektideen.
Markus Tomiak Claus Biedermann
Mercedes-Benz Museum EBCsoft
[email protected] [email protected]
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