WTS Wohnungswirtschaftliche Treuhand in Sachsen GmbH
Ihr Partner in SachsenKompetenz aus einer Hand
Konferenz der Aufsichtsräte
30. März 2007
„Controlling in der Wohnungswirtschaft“
Dr. Alexander Voß, Geschäftsführer WTS GmbH
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Controlling in der Wohnungswirtschaft
Zum Begriff
Obwohl in aller Munde, ist der Begriff nicht exakt definiert und führt oft zu Missverständnissen oder
Fehlinterpretationen.
In der direkten Übersetzung von „to control“ versteht man darunter steuern, lenken aber auch
koordinieren.
Controlling befasst sich mit Steuerungsinstrumenten, der Ausrichtung der Steuergrößen auf
strategische Zielgrößen, Koordination der Informationsflüsse, der Moderation der Analyse und
Interpretation der Messergebnisse.
Ein effektives und effizientes Controlling unterstützt alle Entscheidungsprozesse in einem
Unternehmen. Somit ist es – als Abgrenzung zur Managementtätigkeit – als
entscheidungsunterstützende Tätigkeit zu sehen.
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Controlling in der Wohnungswirtschaft
Praktisches Controlling in der Wohnungswirtschaft
Planungsaufgaben
Werden meistens im Planungshorizont auf operativer Ebene von 1 – 2 Jahren vorgenommen.
Informations- und Serviceaufgaben
Die Informations- und Serviceaufgaben werden größtenteils in Form eines Berichtswesens, dass von
der jeweiligen Software der Wohnungswirtschaft abgebildet wird wahrgenommen. Zur Überwachung
der Wirtschaftlichkeit werden meistens Kennzahlen wie Leerstand, Ertragswerte und Kosten
herangezogen.
Steuerungsaufgaben
Hauptsächlich wird eine laufende Budgetübersicht in Form von Budget und tatsächlichen Kosten aufgestellt. Hauptschwachstellen sind die Abweichungsanalyse und das Aufzeigen der Ursachen und Auswirkungen auf den Geschäftsverlauf.
Koordinationsaufgaben
Häufig ist das Zahlmaterial hauptsächlich einer Applikation entnommen, die dann individuell mit Informationen bestückt wird. Meistens fehlt eine systematische Abstimmung der Teilsysteme (Plausibilität der Werte) und die Abdeckung des Informationsbedarfes ist meist zu gering. Oft wird auch das falsche Instrument für die falsche Information verwendet und bietet somit Basis für Fehlentscheidungen.In den meisten Unternehmen fehlt ein geeignetes Frühwarnsystem mit einem damit verbundenen
Maßnahmenkatalog!!
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Controlling in der Wohnungswirtschaft
Controlling strategisch - operativ
Hinsichtlich der Ausrichtung können die Controlling -Aktivitäten folgendermaßen
gegliedert werden:
Der Tätigkeitsschwerpunkt des
Operativen Controlling ist somit die Aufgabe der Gewinnsteuerung,
im strategischen Controlling die Existenzsicherung des Unternehmens.
Controlling Aktivitäten
strategisches Controlling operatives Controlling
StrategischePlanung
Frühwarnung (strategische
Kontrolle)
Internes Berichtswesen
Budgetierung (operative Planung)
Budget-Kontrolle
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Controlling in der Wohnungswirtschaft
Praktisches Controlling in der Wohnungswirtschaft
Ein effektives Controlling in der Wohnungswirtschaft könnte sich folgendermaßen zusammensetzen:
Je nach Einsatzzweck und Zielsetzung ist das geeignete Instrument festzulegen und
einzusetzen.
strategische Planung (min. 10 Jahre)
Stärken/Schwächen AnalysePotenzialanalyseWettbewerbsanalyseSzenario-AnalysePortfolioanalyseProdukt-Markt-MatrixBenchmarking
Strategisches Controlling Operatives Controlling
Inte
rne s
Con
tro
lling
Ext
e rn e
s C
ont
r oll i
ng Klassische Soll/Ist VergleicheKennzahlen, KennzahlensystemeBudgetierungKapitalflussrechnungDeckungsbeitragsrechnung BestandssegmentierungInvestitionsrechnungenFrühwarnsysteme
Auswahl/Entscheidung
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Controlling in der Wohnungswirtschaft
Ein Beispiel für operatives ControllingControllingbericht XY / Zielgruppe: Vorstand; Bereichsleiter Stand: 30.11.2006
Entwicklung Bestand - Miete Soll Ist - Leerstand / Sicht Marktbereich XY1.950 m² Fläche
Die Graphiken stellen die jeweilige Veränderung der Bestände zumSoll T€ Ist T€ Soll T€ Ist T€ Soll T€ Ist T€ Soll T€ Ist T€ Soll T€ Ist T€ Soll T€ Ist T€ Soll T€ Ist T€ Vormonat in absoluten Zahlen dar und zwar auf Ebene der
Miete 163 120 162 120 162 120 162 120 162 120 162 120 162 120 Summe pro Segment (= die jeweilige grüne SummenzeileErlösschmäl. 60 60 60 60 60 60 60 links von der Graphik)
WE m² WE m² WE m² WE m² WE m² WE m² WE m²
Leerstand 220 8.800 220 8.800 220 8.800 220 8.800 220 8.800 220 8.800 220 8.800
Entwicklung Leerstand / Marktbereich XY / Details: Segment, Wohnungsgröße
WE m² WE m² WE m² WE m² WE m² WE m² WE m²
LS ZwS. 110 17.600 110 17.600 110 17.600 110 17.600 110 17.600 110 17.600 110 17.600saniert Sum. 80 19.200 80 19.200 80 19.200 82 19.680 80 19.200 80 19.200 80 19.200
1 Raumwg. 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800
2 Raumwg. 30 7.200 30 7.200 30 7.200 30 7.200 30 7.200 30 7.200 30 7.200
3 Raumwg. 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400
4 Raumwg. 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400
5 Raumwg. 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400teilsaniert Sum. 30 7.200 102 24.480 40 9.600 30 7.200 30 7.200 102 24.480 31 7.440
1 Raumwg. 3 720 20 4.800 3 720 20 4.800 3 720 20 4.800 3 720
2 Raumwg. 5 1.200 40 9.600 5 1.200 40 9.600 5 1.200 40 9.600 5 1.200
3 Raumwg. 12 2.880 20 4.800 12 2.880 20 4.800 12 2.880 20 4.800 12 2.880
4 Raumwg. 10 2.400 20 4.800 10 2.400 20 4.800 10 2.400 20 4.800 10 2.400
5 Raumwg. 0 0 2 480 0 0 2 480 0 0 2 480 0 0unsaniert Sum. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
1 Raumwg. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
2 Raumwg. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
3 Raumwg. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
4 Raumwg. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
5 Raumwg. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
WE m² WE m² WE m² WE m² WE m² WE m² WE m²
LS ZwS. 70 87.360 70 87.360 70 87.360 70 87.360 70 87.360 70 87.360 70 87.360saniert Sum. 50 19.200 50 19.200 50 19.200 50 19.200 50 19.200 50 19.200 50 19.200
1 Raumwg. 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800
2 Raumwg. 30 7.200 30 7.200 30 7.200 30 7.200 30 7.200 30 7.200 30 7.200
3 Raumwg. 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400
4 Raumwg. 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400
5 Raumwg. 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400teilsaniert Sum. 20 24.480 20 24.480 20 24.480 20 24.480 20 24.480 20 24.480 20 24.480
1 Raumwg. 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800
2 Raumwg. 40 9.600 40 9.600 40 9.600 40 9.600 40 9.600 40 9.600 40 9.600
3 Raumwg. 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800
4 Raumwg. 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800
5 Raumwg. 2 480 2 480 2 480 2 480 2 480 2 480 2 480unsaniert Sum. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
1 Raumwg. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
2 Raumwg. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
3 Raumwg. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
4 Raumwg. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
5 Raumwg. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
WE m² WE m² WE m² WE m² WE m² WE m² WE m²
LS ZwS. 40 17.600 40 17.600 40 17.600 40 17.600 50 17.600 45 17.600 40 17.600saniert Sum. 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800
1 Raumwg. 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800
2 Raumwg. 30 7.200 30 7.200 30 7.200 30 7.200 30 7.200 30 7.200 30 7.200
3 Raumwg. 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400
4 Raumwg. 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400
5 Raumwg. 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400teilsaniert Sum. 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800 30 7.200 25 6.000 20 4.800
1 Raumwg. 3 720 20 4.800 3 720 20 4.800 3 720 20 4.800 3 720
2 Raumwg. 5 1.200 40 9.600 5 1.200 40 9.600 5 1.200 40 9.600 5 1.200
3 Raumwg. 12 2.880 20 4.800 12 2.880 20 4.800 12 2.880 20 4.800 12 2.880
4 Raumwg. 10 2.400 20 4.800 10 2.400 20 4.800 10 2.400 20 4.800 10 2.400
5 Raumwg. 0 0 2 480 0 0 2 480 0 0 2 480 0 0unsaniert Sum. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
1 Raumwg. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
2 Raumwg. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
3 Raumwg. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
4 Raumwg. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
5 Raumwg. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Zeile Miete Spalte Soll T€ = Sollmiete in Tausend Euro pro Monat
Bestand von Wohneinheiten
Dezember 05 Januar 06 Februar 06 März 06 April 06 Mai 06 Juni 06
Februar 06 März 06 April 06 Mai 06
Juni 06
AussonderB.Dezember 05 Januar 06
KernB.
Dezember 05 Januar 06
Dezember 05 Januar 06
HalteB.
48.000,00
Mai 06 Juni 06
Juni 06
April 06März 06Februar 06
Mai 06April 06März 06Februar 06
0
2
4
6
8
10
#BEZUG!
#BEZUG!
#BEZUG!
#BEZUG!
#BEZUG!
#BEZUG!
#BEZUG!
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-15
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-5
0
5
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Dez05
J an06
Feb06
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Apr06
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J ul 06 Aug06
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Okt06
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Veränderung zum Vormonat Kernbestand
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KB Summe KB saniertKB unsaniert KB teilsaniert
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0
Dez05
J an 06 Feb06
Mrz 06 Apr 06 Mai 06 J un 06 J ul 06 Aug06
Sep06
Okt 06 Nov06
Veränderung zum Vormonat Haltebestand
-3
-2
-2
-1
-1
0
HB Summe HB saniertHB unsaniert HB teilsaniert
-80
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-40
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20
40
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J an06
Feb06
Mrz06
Apr06
Mai06
J un06
J ul 06 Aug06
Sep06
Okt06
Nov06
Veränderung zum Vormonat Aussonderungsb.
-50
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-30
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30
40
50
AB Summe AB saniertAB unsaniert AB teilsaniert
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Kompetenz aus einer Hand 7
Controlling in der Wohnungswirtschaft
Ein Beispiel für operatives Controlling
Controllingbericht XY / Zielgruppe: Vorstand; Bereichsleiter
Entwicklung Bestand - Miete Soll Ist - Leerstand / Sicht Marktbereich XY1.950 m² Fläche
Soll T€ Ist T€ Soll T€ Ist T€ Soll T€ Ist T€ Soll T€ Ist T€ Soll T€ Ist T€ Soll T€ Ist T€ Soll T€ Ist T€Miete 163 120 162 120 162 120 162 120 162 120 162 120 162 120Erlösschmäl. 60 60 60 60 60 60 60
WE m² WE m² WE m² WE m² WE m² WE m² WE m²
Leerstand 220 8.800 220 8.800 220 8.800 220 8.800 220 8.800 220 8.800 220 8.800
Entwicklung Leerstand /Marktbereich XY / Details: Segment, Wohnungsgröße
WE m² WE m² WE m² WE m² WE m² WE m² WE m²
LS ZwS. 110 17.600 110 17.600 110 17.600 110 17.600 110 17.600 110 17.600 110 17.600
saniert Sum. 80 19.200 80 19.200 80 19.200 82 19.680 80 19.200 80 19.200 80 19.200
1 Raumwg. 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800 20 4.800
2 Raumwg. 30 7.200 30 7.200 30 7.200 30 7.200 30 7.200 30 7.200 30 7.200
3 Raumwg. 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400
4 Raumwg. 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400 10 2.400
teilsan. Sum. 30 7.200 102 24.480 40 9.600 30 7.200 30 7.200 102 24.480 31 7.440
1 Raumwg. 3 720 20 4.800 3 720 20 4.800 3 720 20 4.800 3 720
2 Raumwg. 5 1.200 40 9.600 5 1.200 40 9.600 5 1.200 40 9.600 5 1.200
3 Raumwg. 12 2.880 20 4.800 12 2.880 20 4.800 12 2.880 20 4.800 12 2.880
4 Raumwg. 10 2.400 20 4.800 10 2.400 20 4.800 10 2.400 20 4.800 10 2.400
unsan. Sum. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
1 Raumwg. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
48.000,00
Juni 06KernB. Dezember 05 Januar 06 Februar 06 März 06 April 06 Mai 06
März 06 April 06 Mai 06 Juni 06
Bestand von Wohneinheiten
Dezember 05 Januar 06 Februar 06
0
2
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10
#BEZUG!
#BEZUG!
#BEZUG!
#BEZUG!
#BEZUG!
#BEZUG!
#BEZUG!
#BEZUG!
#BEZUG!
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Kompetenz aus einer Hand 8
Controlling in der Wohnungswirtschaft
Controlling in der Konsolidierung
Wandel von Krise zu Stabilität
Unterstützung durch externes Controlling
Analyse operativer Daten
Planung ohne Maßnahmen
Ergebnis: abgeleitete kurzfristige Maßnahmen
Ergebnis: Budgets, langfristige Maßnahmen
Planung mit Maßnahmen
Einarbeiten kurzfristige Maßnahmen
Erlösauskehr
Regelmäßige Kontrolle in Form von
periodischen Berichten
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Kompetenz aus einer Hand 9
Controlling in der Wohnungswirtschaft
Konsolidierung
Auf Basis der operativen Daten werden kurzfristige Maßnahmen abgeleitet um die Krise zu verhindern.
Entwicklung ohne Maßnahmen aufgrund der
Marktanalyse
Wettbewerbsanalyse
Portfolioanalyse
bisheriger Unternehmensentwicklung
entwickelten Szenarien
abgeleiteten Kennzahlen
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Kompetenz aus einer Hand 10
Controlling in der Wohnungswirtschaft
Konsolidierung
Als Beispiele von Maßnahmen können genannt werden:
Maßnahmen des Unternehmens:
Segmentierung des Bestandes
Senkung der Kosten (Instandhaltung, Personal und Verwaltung)
Gezielte Investitionen (Abriss, Sanierung, etc.)
Intensive, zielgerechte Vermarktung
Maßnahmen der Gläubiger:
Anpassung des Kapitaldienstes
Erlösauskehr der Objekte nach Besicherung
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Kompetenz aus einer Hand 11
Controlling in der Wohnungswirtschaft
Konsolidierung
In Abhängigkeit der kurzfristigen Maßnahmen, des Finanzplans mit Maßnahmen und der Erlösauskehr werden Budget erstellt für:
Personalkosten (nach Bereichen)
Verwaltungskosten (nach Gruppen/Kostenstellen o.ä.)
Instandhaltung (nach Objekten, Gläubigern, Segmenten o.ä.)
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Kompetenz aus einer Hand 12
Controlling in der Wohnungswirtschaft
Konsolidierung
Sollmieten
geplante Maßnahmen (Investition, Abriss, Verkauf)
Erlösschmälerungen
abstellen auf die Leerstandsprognose
Kosten gemäß Budgets
Nettoerlöse
Bei der Erlösauskehr sind zu berücksichtigen:
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Kompetenz aus einer Hand 13
Controlling in der Wohnungswirtschaft
Sanierungs-Controlling
Plan/Ist Vergleiche und
Abweichungsanalysen
Um die Stabilität des Unternehmens nachhaltig sicherzustellen ist eine Kontrolle notwendig, und zwar:
Auf Basis dessen sind dann entsprechende Korrektur-Maßnahmen abzuleiten!
Abhängig von der jeweiligen Unternehmenssituation ist diese Kontrolle monatlich, quartalsweise oder jährlich durchzuführen.
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Kompetenz aus einer Hand 14
Controlling in der Wohnungswirtschaft
Ein Beispiel für Sanierungs-Controlling
Quartalsweise Plan/Ist Vergleiche:
Instandhaltungskosten (Gesamt, nach Objekten und nach Gläubigern)
Personalkosten
Verwaltungskosten
Nettoerlösen
Übersicht der Aussonderung
Finanzplan
Verbale Abweichungsanalysen
Im konkreten Beispiel war die Stabilität des Unternehmens nachhaltig sicherzustellen,
und zwar durch:
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Kompetenz aus einer Hand 15
Controlling in der Wohnungswirtschaft
Ein Beispiel für Sanierungs-Controlling
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Kompetenz aus einer Hand 16
Controlling in der Wohnungswirtschaft
Ein Beispiel für Sanierungs-Controlling
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Kompetenz aus einer Hand 17
Controlling in der Wohnungswirtschaft
Ein Beispiel für Sanierungs-Controlling
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Kompetenz aus einer Hand 18
Controlling in der Wohnungswirtschaft
Ein Beispiel für Sanierungs-Controlling
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Kompetenz aus einer Hand 19
Controlling in der Wohnungswirtschaft
Ein Beispiel für Sanierungs-Controlling
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Kompetenz aus einer Hand 20
Controlling in der Wohnungswirtschaft
Warum externes Controlling?
Hoher Zeitdruck (zeitnaher Ablauf der Tätigkeiten notwendig)
Erfahrungswerte notwendig
„neutraler“ Abstand zu den zu treffenden Maßnahmen
Keinerlei Interessenkonflikt nach innen oder außen
„Neutrale“ Position gegenüber Gläubigern
Sicherstellung der langfristigen Weiterführung der Maßnahmen und des laufenden
Controllings