Zeitmanagement
Janina ThomaSimone MaackJens MeisterGuido KreisUfuk Sayan
FH Dortmund – Fachbereich Wirtschaft
MSC – Präsentation SS05
Einleitung
Pers. Zeit-management
Techniken Zeitmgmt.
Lern-techniken
Stress
FAZIT
ZeitmanagementAgenda:
1. Einleitung
2. Persönliches Zeitmanagement
3. Techniken des pers. Zeitmanagements
4. Lerntechniken
5. Stress
6. Fazit
Einleitung
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Zeitmanagement
Zeit (gr. = tempus) ist neben unserer Gesundheit
das wertvollste Gut, das wir besitzen!
Zeit ist ein absolut knappes Gut Zeit ist nicht käuflich Zeit kann nicht gespart oder gelagert
werden Zeit verrinnt kontinuierlich und
unwiderruflich Zeit ist Leben!
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ZeitmanagementEs gibt viele verschiedene Arten, seine Zeit zuvertun:Nichts zu tun, etwas falsch zu tun, es ungenau zu tun oder im falschen Augenblick zu tun.(Voltaire, frz. Schriftsteller und Philosoph, 1695-1778)
Unsere Vergangenheit können wir nicht mehr ändern. Was wir jedoch gestalten und verändern können, das ist unser Heute und vor allem unser Morgen.
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ZeitmanagementZeitmanagement ... bedeutet, die eigene Zeit und Arbeit zu
beherrschen, anstatt sich von ihr beherrschen zu lassen! (Prof. Lothar J. Seiwert)
beschäftigt sich mit Problemen, die eine gewaltige Anzahl von Aufgaben, Terminen etc. mit sich bringen, wenn die zur Verfügung stehende Zeit begrenzt ist.
Die Zeit vergeht unabhängig davon, was wir in dieser Zeit tun und das einzige was wir
managen können, sind wir selber.Daher gilt: Zeitmanagement =
Selbstmanagement
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ZeitmanagementPersönliches Zeitmanagement wird zum Schlüsselmoderner Zeitplanung und zielführenderArbeitsmethodik.
Im Fokus stehen folgende Aufgaben: Prioritäten setzen Ziele definieren und verfolgen Arbeitvorgänge rationalisieren Zeitmanagementtechniken realisieren
Ergebnis: Das Zeitmanagement wird bei hoher Flexibilität zum strategischen
Erfolgsfaktor!
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ZeitmanagementTipps für eine effiziente
Arbeitsmethodik
Gleiche Arbeiten zusammenfassen Schwierige Aufgaben ins Leistungshoch Systematisieren Technische Hilfsmittel nutzen Ordnung halten Mit Checklisten arbeiten Analyse und effizienter Umgang mit
Störungen
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ZeitmanagementDurchschnittliche täglicheManagertätigkeiten
Telefonieren10%
Externe Kontakte
7%
Lesen38%
Kommunizieren40%
Reisen5%
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ZeitmanagementStörfaktoren und Zeitdiebe
Menschen, die ihre Störfaktoren und Zeitdiebe in jeder Situation erkennen, haben das Optimum
der Effektivität erreicht.
Störfaktoren und Zeitdiebe können sein: Chef Kollegen Mitarbeiter Arbeitsweise Familie Organisation
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ZeitmanagementZeitfallen
Zeitvergeudung Nichtstun Nicht „nein“ sagen können Ungeplante Zeiten Falsch priorisierte Zeiten Täuschender Zeitsinn
Wichtig: Zeitfallen erkennen und abstellen!
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ZeitmanagementPerfektionismus
Der Weg zum Erfolg führt nicht über den Perfektionismus
Perfektionismus ist eine individuelle zeitgerichtete Persönlichkeitseigenschaft mit negativem und positivem Effekt
Perfektionismus kann einerseits extremen Stress verursachen und gleichzeitig aber die Arbeitsqualität optimieren
Im Rahmen der Aufgabenrealisierung kann 100% Qualität nur selten erreicht werden
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ZeitmanagementZiellosigkeit
Wodurch tritt Ziellosigkeit auf? Durch eine erhöhte Quantität an
Zielanforderungen Durch überdurchschnittliche ZielqualitätDaher bedarf jede Ziellosigkeit einer präzisen Zieldefinition!Ziele müssen demnach: Konkret und messbar sein Machbar sein Planbar sein Positiv sein
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ZeitmanagementDer Tagesplan
Tagesplanerstellung durch die ALPEN-Methode:
Aufgaben, Aktivitäten,Termine
aufschreiben Länge bzw. Dauer der Aktivitäten schätzen Pufferzeiten reservieren Entscheidungen treffen (Prioritäten,
Delegieren) NachkontrolleEin realistischer Tagesplan muß immer auf das reduziert werden, was Sie tatsächlich auch bewältigen können!
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ZeitmanagementVorteile der ALPEN-Methode
Bessere Einstimmung auf den nächsten Tag
Planung des bevorstehenden Tages Klarheit über die Tagesanforderung Ordnung Ihres Tagesablaufes Ausschalten von Vergesslichkeit Reduzieren von Verzettelung Erreichen der Tagesziele Selbstdisziplin in der Aufgabenerledigung Zeitgewinn durch methodisches Arbeiten
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ZeitmanagementNicht zu unterschätzen: Die Pause
Im täglichen Tagesablauf sollte die Einplanungvon Pausen an der Tagesordnung sein
Empirische Untersuchungen haben ergeben, dassnach einer Stunde konzentrierter Arbeit, bereits zehn Minuten Pause genügen, um sich wieder zu regenerieren!
Also betrachten Sie Pausen nicht als Zeit-verschwendung, sondern als erholsamesEnergietanken
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ZeitmanagementDie Pause zur Steigerung derLeistungsfähigkeit
denn
Zu langes, intensives Arbeiten macht sich nicht bezahlt, da die Konzentration und Leistungs-fähigkeit nachlassen und sich Fehler einschleichen.
Besser: regelmäßige, kurze Pausen Entspannen Sie sich in den Pausen Bewegen Sie sich Sorgen Sie für Sauerstoffzufuhr
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ZeitmanagementDie Kontrolle Ihrer Tagespläne
Jede Zielsetzung und Planung ist nur so gut, wieihre anschließende Realisierung und
abschließendeKontrolle!
Die Kontrolle umfasst drei Aufgaben: Erfassung des Ist-Zustandes
Was wurde bisher erreicht?
Soll/ Ist-Vergleich Welche Abweichungen liegen vor?
Einleitung korrektiver Maßnahmen? Tagesplan an neue Gegebenheiten anpassen
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ZeitmanagementDie Zielsetzung...
...ist unabdingbare Voraussetzung für Planung,Entscheidung und die tägliche Arbeit
Ziele setzten heißt: die vorhandenen Bedürfnisse, Interessen,
Wünsche oder Aufgaben in präzisen Formulierungen auszudrücken und
unsere Handlungen auf diese Ziele und ihre Erfüllung hin auszurichten
Ziele dienen der Konzentration der Kräfte auf den eigentlichen Schwerpunkt!
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ZeitmanagementDie Zielformulierung
Ziele sollten SMART sein ...
Spezifisch - ein Ziel sollte konkret und eindeutig formuliert sein
Messbar - der Erreichungsgrad jedes Ziels muss überprüft werden können
Aktionsorientiert - ein Ziel sollte Ansatzpunkt für eine positive Veränderung aufzeigen
Realistisch - ein Ziel sollte zwar hoch gesteckt, aber immer noch erreichbar sein
Terminierbar - ein Ziel sollte bis zu einem konkreten Zeitpunkt umsetzbar sein
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ZeitmanagementDie Prioritätensetzung
Die Prioritätensetzung ist bei der Realisierung des
persönlichen Zeitmanagements von essentieller Bedeutung!
Sie ist durch die PEPE-Regel zu erklären:Priorität
vor Eiligkeitvor Perfektion
vor zu schnellem Erfolg
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ZeitmanagementTechniken um Prioritäten zu setzen
Das Eisenhower Prinzip
Das Pareto-Prinzip bzw. 80:20-Regel80% der Zeit bringen 20% der Ergebnisse 20% der Zeit bringen 80% der ErgebnisseMan teilt die Aufgaben nach dem Anteil am Gesamtergebnis in A, B und C-Aufgaben ein!
Dringlichkeit
Wichtig-keit
B-Aufgaben Terminieren
A-Aufgaben Sofort erledigen
Ablegen/ wegwerfen
C-Aufgaben Delegieren
Wichtigkeit vor Dringlichkeit!
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ZeitmanagementWie kann man Arbeitsvorgänge rationalisieren?
Rationalisieren
Besprechung
Checklisten
Telefon
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ZeitmanagementTelefonieren
Telefontermine planen Ziel des Telefonats festlegen Notizen zum Gespräch vorher anfertigen nur auf das Wesentliche konzentrieren Monologe vermeiden Direktwahlnummern anlegen Anrufbeantworter anschaffen
Das Telefon ist eines der effektivsten Mittel zum
Zeitsparen, aber auch einer der häufigsten Zeitfresser überhaupt! (Telefon-Paradoxon)
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ZeitmanagementChecklisten
Eine Checkliste bezeichnet eine Abstreichliste, diegenau festgelegter Reihenfolge angibt, was zu tun ist!
Vorgehensweise: Ähnliche Tätigkeiten auswählen Gesamtablauf in Arbeitsphasen zerlegen Logische Reihenfolge zusammenstellen Gruppenbildung der Aufgaben vornehmen
Durch Checklisten müssen Routinevorgänge nichtimmer wieder neu durchdacht werden und sieminimieren das Risiko, etwas zu vergessen!
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Das lebenslange Lernen und Weiterbilden ist unerlässlich!
Wie nehme ich Informationen richtig auf? Wie lerne ich effektiv und effizient?
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Zeitorientierte Lerntechniken
Lesen
DelegierenRationali-
sieren
Kürzen
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ZeitmanagementLesen
Hohe Informationsflut bewältigen
Prioritäten setzen wichtiges markieren / in Kurzfassung
selektieren Im Vorfeld jeder Lektüre Leseziele darlegen Überblick verschaffen durch
Inhaltsverzeichnis oder Sachregister Störungsfreie Lektürezeiten suchen Unwichtiges entsorgen Vorselektion von Informationen vornehmen
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RSS - Hinweis
www.tagesschau.de
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ZeitmanagementAbonnierte RSS - Feeds
Alle Schlagzeilen im Überblick
Kurzinformation zur Schlagzeile
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ZeitmanagementKürzen
Essentielle Informationen in kurzer Zeit aufnehmen und verarbeiten ...aber auch ggü. Umwelt kurz, präzise, einfach,verständlich und lebendig ausdrücken!
Bürokratendeutsch und Fachchinesisch vermeiden
Sich auf wesentliche Informationsziele beschränken
Verständliche, präzise, einfache Textwahl realisieren
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ZeitmanagementRationalisieren
Kernfaktor der Rationalisierungsmöglichkeit ist„effiziente Durchführung von Besprechungen“ Besprechungsdauer reduzieren/ optimieren
Nur geplante Gespräche führen Ziele der Sitzung im Vorfeld fixieren Visualisierende Medien sind auszuwählen Teilnehmer sind vorab und im nachhinein zu
unterrichten Gesprächszusammenfassungen am Ende der
Besprechung aushändigen Pünktlicher Beginn der Besprechungen
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ZeitmanagementDelegieren
Führungstechnische Kernaufgabe: Management by Delegation
Delegation bedeutet ...
Übertragung von Aufgabenpaketenauf involvierte Personen.
Effektivität durch zielführendes Delegieren:
I MP
U T K+
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nhalt – Was soll getan werden?otivation – Warum soll es getan
werden?erson – Wer soll es tun?mfang/Details – Wie soll es getan
werden?ermin – Wann soll es erledigt sein?
ontrolle – Wie kann überprüft werden?
I
M
P
U
T
K
+
Delegieren
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ZeitmanagementVorteile erfolgreicher Delegation
Zeitgewinn für Folgetätigkeiten und Freizeit
Effiziente Durchführung aller Aufgaben Last der Verantwortung wird geringer Initiative von selbstständigem Handeln/
Denken Förderung von Leistungsmotivation Steigerung der Zufriedenheit auf beiden
Delegationsseiten Wir-Bewusstsein und Gemeinschafssinn
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Stress
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Zeitmanagement„Lernen lernen“ im Unternehmen
Schulungen
Telelearning (eine neue Möglichkeit?)
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Stress
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ZeitmanagementTelelearning
Quelle: http://www.ruhrgebiet-regionalkunde.de/homeregionalkunde/MM_27/telelearning.jpg
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Stress
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Zeitmanagement„Lernen lernen“ im Unternehmen
Vorteile Telelearning: Nur virtuelle Anwesenheit nötig (Anreise
entfällt) Weniger Organisationsaufwand
FAZIT: Zeit- und Kostenersparnis durch Lernen mit Computer
und Datennetz
Nachteile: Abhängigkeit von der Technik
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Lern-techniken
Stress
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ZeitmanagementStress (-bewältigung)
Mit Stress reagiert der Körper auf bestimmteSituationen, in denen eine erhöhteLeistungsbereitschaft benötigt wird. Den BegriffStress hat der österreichisch-kanadische Forscher Hans Selye geprägt, um die Reaktion von biologischen Systemen - also Tieren und Menschen - auf Belastung zu beschreiben.
Unvermeidliches Problem der modernen Zivilisation
In dosierter Dosis scheinen wir Stress zu benötigen
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Stress
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Schlafstörungen Nervosität Kopfschmerzen Appetitlosigkeit Müdigkeit Atemnot
Herzrasen Schwindel Schweißausbrüche Erschöpfung Ruhelosigkeit (…)
Stressarten
positiver Eu-Stress (anregend)
negativer Dis-Stress (zerstörend)
(Dis-) Stressreaktionen
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Stress
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Zusammenhang Zeitmanagement und Stress
Techniken und Methoden des (persönlichen)Zeitmanagements helfen HAUSGEMACHTEN Dis-Stress zu reduzieren bzw. zu vermeiden.
Je mehr der Mensch Stressoren durch fehlendes Zeitmanagement ausgesetzt ist, desto häufiger tritt hausgemachter Stress auf!
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Lern-techniken
Stress
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ZeitmanagementTipps zur Stressbewältigung
Den Körper mit seinen Stressrektionen ernst nehmen
Lernen, den Stress bewusst zu bewältigen, z.B. durch eine Minute entspanntes Atmen
Die Dinge so nehmen, wie sie sind und nicht, wie sie sein könnten
Nicht Ziele und Träume verwechseln Stressbasierte Erfahrungen selber
machen Eigene Ansätze entwickeln
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Stress
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ZeitmanagementMethoden der Stressbewältigung
Autogenes Training Progressive Muskelentspannung Yoga Meditation Mentales Training (…)
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Zeitmanagement
Die beste und effektivste Art der Stressbewältigung
ist, den Stress erst gar nicht entstehen zu lassen!
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ZeitmanagementFazit
Zeitmanagement hilft…
vorhandene Zeit effektiver zu nutzen hausgemachten Stress zu vermeiden mehr Zeit für das Wesentliche zu haben Arbeitsvorgänge zu rationalisieren
... aber, Zeitmanagement ist individuell!!!
Wichtig: Nicht alles auf einmal anders machen!
Und merke: Ausdauer und Selbstdisziplin führenzum Erfolg!
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Zeitmanagement Goldene Zeitgewinn-Tipps
Arbeitsblöcke für größere oder gleichwertige Aufgaben bilden
Gezielt abschirmen – Stille Stunde und später Rückrufe tätigen
Zeitlimits bei Besprechungen und eigenen Terminen setzen
Prioritäten als Grundprinzip allen Arbeiten zugrunde legen
Möglichst nur das Wesentliche tun(Pareto-Prinzip)
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Lern-techniken
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Zeitmanagement Goldene Zeitgewinn-Tipps
Delegation auch als bezahlte Dienstleistung voll ausnutzen
Größere Aufgaben in kleine Teile portionieren (Salami-Taktik)
Termine mit sich selbst vereinbaren Schwerpunktaufgaben sehr früh
erledigen (Erfolgserlebnis) Leistungshochs und –tiefs gezielt in
Planung einbeziehen
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Stress
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Zeitmanagement
Vielen Dank
für Ihre
Aufmerksamkeit
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ZeitmanagementQuellenverzeichnis
Hink, Willi – Zeitmanagement, Marburg 2004
Seiwert, Lothar J. – Mehr Zeit für das Wesentliche, Hamburg 1990
www.seiwert.de www.schoenherr.de/download/
dateien_free/rk/rat_besprechung_konferrenz.pdf
www.kvschweiz.ch/sw3581.asp