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Zentrale ���IT-Dienstleistungserbringung an
der Universität Halle
IT-‐Integra*on und Organisa*ons-‐Restrukturierung
[email protected]‐halle.de
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Martin-Luther-Universität
Gründung Wittenberg
Gründung Halle
Zusammenschluss
Fakultäten und 1 Ingenieurwissenschaftliches Zentrum
Professoren
Mitarbeiter
Studierende
F. Wossal, 7.März 2013
1502
1694
1817
9
390
2.700
20.000
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Ausgangssituation
• Universitätsrechenzentrum – Technische IT-Infrastruktur, Forschung, Lehre, Studium
• IT-Referat der Zentralen Univ.verwaltung (ZUV) – Hochschulorganisation, Campusmanagement
• Universitäts- und Landesbibliothek (ULB) • IT-Verantwortliche in den Fakultäten
– Fachspezifische PC-Pools, Vor-Ort-Betreuung
• Rechnerbetriebsgruppen – Spezifische Server und Anwendungen (Informatik, Physik)
F. Wossal, 7.März 2013
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URZ ZUV
• Netzwerk (außer ZUV)
• Basisdienste (außer ZUV) – Server- und Datenkapazität – E-Mail – Backup / Archiv
• Nutzerverwaltung
• Nutzerservice
F. Wossal, 7.März 2013
• Netzwerk ZUV
• Basisdienste (ZUV) – Server- und Datenkapazität – E-Mail – Backup / Archiv
• Nutzerverwaltung (ZUV)
• Nutzerservice (ZUV)
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Motivation für eine Strukturänderung
• Doppelstrukturen – Systembetreuung – Sicherheit und
Datenschutz – Fieldservice
• Überschneidung von Zuständigkeiten – Löwenportal – StudIP – Flächenmanagement –
Raumplanung – E-Mail – Nutzerverwaltung
F. Wossal, 7.März 2013
• Parallelentwicklungen von Diensten und Technologien – Virtuelle Server und Clients – Speicherplatz, Datensicherung
• Nutzerbetreuung – Zugangsverfahren – Nutzungsumgebung – Problemerkennung und -
bearbeitung – Beratung
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Zielstellung
Eine zentrale IT-Dienstleistungseinrichtung mit:
deutlichem Servicecharakter hoher Transparenz für die Nutzer
durch: Konsolidierung materieller Ressourcen Konsolidierung Fachkompetenz
F. Wossal, 7.März 2013
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Voraussetzungen
• Gestaltung als „bottom up“ – Prozess – Analyse des Ist-Standes – Aufgabendefinition – Entwicklung eines Organisationsmodells – Überführungsplan
• Beteiligung des Personalrats
• Keine Tarifeinbußen, Versetzungen, Entlassungen
F. Wossal, 7.März 2013
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Methode • Interviews mit exemplarischen Nutzern
– Highlights und Defizite in den Angeboten – Erfahrungen mit den IT-Einrichtungen – Wünsche
• Benennung eines „Change“-Teams – repräsentative Zusammensetzung – Keine Hierarchie – Keine Führungskräfte in der ersten Phase
• Benennung Lenkungsausschuss – Prorektor Studium und Lehre, Kanzler, Abteilungsleitung IT der ZUV, Direktor
URZ, Referatsleiter IT der ZUV, Professorenvertreter, externe Beratung – Projektleitung: Kanzler, externe Beratung
• Offzielle Bezeichnung „Harmonisierung der IT-Diensleistungserbringung“
F. Wossal, 7.März 2013
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Erwartungshaltung
F. Wossal, 7.März 2013
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Stärken und Schwächen
F. Wossal, 7.März 2013
Rolle der Führungskrä1e
Ressourcen: Geld und Personal
Organisa9on & Prozesse
Rolle des URZ/ 5.2 an der MLU
Kultur
Technologie
URZ, 5.2 10
6
8 6
5
4
2
7
4 10
7
1
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Chancen und Risiken
F. Wossal, 7.März 2013
Rolle der Führungskrä1e
Ressourcen: Geld und Personal
Organisa9on & Prozesse
Rolle des NEU an der MLU
Kultur
Technologie
NEU 5
7
6 0
7
3
8
7
5 8
1
5
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Aufgabenübersicht
F. Wossal, 7.März 2013
Aufgaben IT Verwaltung
Aufgaben URZ
Leitbild MLU IST-Analyse
Theoretisches Modell
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Katalog der
Aufgaben
Ausschnitt einer Liste mit ca. 250 Einträgen
F. Wossal, 7.März 2013
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Projektverlauf
F. Wossal, 7.März 2013
Analyse Konzeption Vorbereitung Umsetzung
April März Februar Mai Juni Juli Juni 2013
Kickoff: (2.2.)
Reflexionsworkshop (16.2.)
Lenkungsausschuss (29.3.) Struktur, pers. Ausstattung, Leitungsteam
´go live´
-‐ zusammen wachsen -‐ Synergien -‐ gem. Konzepte -‐ …
Personalrat, Gremien
Interne Vorbereitungen
Lenkungsausschuss (1.6.) Org-‐Entwicklung (2) (Change Team)
Org-‐Entwicklung (1) (Change Team)
Interviews
Ostern
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Ideenentwicklung
F. Wossal, 7.März 2013
IT-Organisation
Projekte + HPC Leitung Sitz: Uni-Platz+Weinberg
Sekretariat Sachbearbeitung
Service Anwendungsdienste IT-Basisdienste IT-Infrastruktur
Kundenbetreuung (UHD)
Schulungen/ Beratungen
Fieldservice
Endsysteme
Verwaltung
Studium/ Lehre IDM
Kollaboration
Datenbanken
Backup/ Archiv
Server
Storage
Dezentrale Komponenten
Security
RZ-Betrieb
Telefonie
Virtualisierung
Basisanwendungen
Zentrale Dienste
Routing/ Switching
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F. Wossal, 7.März 2013
IT-Organisation
Projekte + HPC Leitung Sitz: Uni-Platz+Weinberg
Sekretariat Sachbearbeitung
Service Anwendungsdienste IT-Basisdienste IT-Infrastruktur
Kundenbetreuung (UHD)
Schulungen/ Beratungen
Fieldservice
Endsysteme
Verwaltung
Studium/ Lehre IDM
Kollaboration
Datenbanken
Backup/ Archiv
Server
Storage
Dezentrale Komponenten
Security
RZ-Betrieb
Telefonie
Virtualisierung
Basisanwendungen
Zentrale Dienste
Routing/ Switching
Ideenentwicklung
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F. Wossal, 7.März 2013
IT-Organisation
Projekte + HPC Leitung Sitz: Uni-Platz+Weinberg
Sekretariat Sachbearbeitung
Service Anwendungsdienste IT-Basisdienste IT-Infrastruktur
Kundenbetreuung (UHD)
Schulungen/ Beratungen
Fieldservice
Endsysteme
ERP
Studium/ Lehre IDM
Kollaboration
Datenbanken
Backup/ Archiv
Server
Storage
Dezentrale Komponenten
Security
RZ-Betrieb
Telefonie
Virtualisierung
Basisanwendungen
Zentrale Dienste
Routing/ Switching
GRC
Ideenentwicklung
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F. Wossal, 7.März 2013
IT-Organisation
Projekte + HPC Leitung Sitz: Uni-Platz+Weinberg
Sekretariat Sachbearbeitung
Service Anwendungsdienste IT-Basisdienste IT-Infrastruktur
Kundenbetreuung (UHD)
Schulungen/ Beratungen
Fieldservice
Endsysteme
ERP
Studium/ Lehre IDM
Kollaboration
Datenbanken
Backup/ Archiv
Server
Storage
Dezentrale Komponenten
Security
RZ-Betrieb
Telefonie
Virtualisierung
Basisanwendungen
Zentrale Dienste Routing/ Switching
GRC
Ideenentwicklung
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F. Wossal, 7.März 2013
IT-Servicezentrum
Projekte + HPC Sekretariat Sachbearbeitung
Service Anwendungssysteme Infrastruktur
Helpdesk
Vor-Ort-Service
Hochschulorganisation
Campusmanagement
Basisdienste
Telekommunikation
Netzwerk
Kommunikation & Kooperation
Governance/Risk/Compliance
neu
Server & Storage
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Ergebnisse
F. Wossal, 7.März 2013
Rektoratsvorlage:
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Ergebnisse ��� Personalbedarf
• Dauerstellen (Ist, Soll) – Aufgabenzuschnitt (keiner hat nur eine Aufgabe, Kombinationen
entsprechen nicht immer der Struktur) – Individuelle Fähigkeiten und Entwicklungsmöglichkeit
• Projektstellen zur Realisierung wichtiger Entwicklungen – Fortschreiten im Bereich e-Learning – IDM – Portale
F. Wossal, 7.März 2013
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Formales
Organisationsänderung bedeutet:
Rektoratsbeschluss PR Mitbestimmung Satzungsentwurf (Annahme durch den akademischen Senat) Namensfindung Geschäftsverteilung
F. Wossal, 7.März 2013
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Organisatorisches
• Kommunikation – Teilpersonalversammlung(en) – Gremien – Universitätsöffentlichkeit
• Planung – Personalübergang – Stellenbeschreibungen – Raumbelegung – Umzug
F. Wossal, 7.März 2013
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Umsetzung
F. Wossal, 7.März 2013
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Ausblick • Tarifliche (Eingruppierungs-)Folgen bei Änderung der
Tätigkeitsdarstellungen nicht eindeutig
• Teambuilding
• Personalentwicklung – Hoher Schulungsbedarf – „Kampf“ um Stellen – Einbindung in neue Struktur in manchen Fällen erst bei
Neubesetzung möglich
• Umzug
F. Wossal, 7.März 2013
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„Erkenntnisse“
Eine zentrale nichtwissenschaftliche Einrichtung ist in einer Universität kein geliebtes Kind - eher notwendiges Übel. (Personal-, Bau- und Sachmittelkosten)
Strukturänderungen bewegen die Mitarbeiter mehr als fachliche Probleme. (Zielformulierung, Zeitplan, Information)
Erwartungen entstehen „ungeweckt“, enttäuschte Hoffnungen wiegen schwer (Position in der Hierarchie, Vergütung)
F. Wossal, 7.März 2013