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Zusammenarbeit der SAP-Hochschulen in NRW –Kooperationsstruktur und praktische Erfahrungen
Frank Klapper, Universität Bielefeld16. Mai 2017, Münster
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Gliederung
1. Ausgangslage
2. Prozess zur Konzeption und Implementierung der Kooperationsstrukturen
3. Kooperationsstrukturen
4. Erste gemeinsame Aktivitäten
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1. Ausgangslage
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SAP-Hochschulen in NRW (Stand: 2012)
Hochschule Implementierer Produktiv seit
Aachen, TU IDS 01.01.2013
Bielefeld, Uni IBM 01.01.2010
Dortmund, TU IBM 01.01.2012
Duisburg-Essen, Uni SAP 01.01.2013
Hagen, FernUni IBM 01.01.2011
Köln, FH SAP, IDS 01.01.2010
Köln, Uni IBM 01.01.2012
Münster, Uni BPC, IBM 01.01.2014
Siegen, Uni IDS 01.01.2013
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Unterschiedliche Beratungshäuser Unterschiedliche Hochschulmaster/Referenzmodelle Unterschiedlicher Funktionsumfang
• Mit/ohne Gebäudewirtschaft• Mit/ohne dezentrale Beschaffung• Mit/ohne dezentraler Workflows (ESS/MSS)• …
Unterschiedliche Ausprägungen• Nur Doppik oder Kameralistik und Doppik
Erheblicher Bedarf für Betrieb und Weiterentwicklung an jeder Hochschule
9 individuelle Implementierungen
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2. Prozess zur Konzeption und Implementierung der Kooperationsstrukturen
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Überblick zum Prozess
2013 Landungsrechnungshof kritisiert unkoordinierte Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens und relevanter Software
2013 Beauftragung von Scheer Management zur Klärung von Kooperationsmöglichkeiten zwischen den Hochschulen in NRW mit SAP-Einsatz in der Verwaltung
2014 Kanzler und Landesarbeitsgruppe entscheiden SAP-Zusammenarbeit in Form einer Kooperation mit Unterstützung durch die IuK-NRW weiterzuführen, zu verstärken und dieser einen verbindlicheren Rahmen zu geben
2015 Beauftragung von myconsult zur Konzeption und Etablierung der Kooperation
Q1/2017 Formales Einsetzen der Kooperationsstrukturen
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Erstes Projekt 2013
Beteiligte
ErgebnisAuftrag
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Die Eigenständigkeit der einzelnen SAP-Systeme soll erhalten bleiben. Es geschieht kein Personalaustausch für den Basisbetrieb / die fachliche
Betreuung. Die Kooperation geschieht auf freiwilliger Basis; kein Kontraktionszwang. Es erfolgt keine weitere Institutionalisierung neben IuK und der
bestehenden SAP-LAG. Ein Konzept für die Zusammenarbeit soll entwickelt werden, damit nicht
bei jedem einzelnen Projekt die Regeln für die Zusammenarbeit neu geschaffen werden müssen (z.B. Entwicklung eines Mustervertrages sowie Musterunterlagen für Projekte).
Mit dem Konzept werden Grundabsprachen und Vorklärungen zur Zusammenarbeit getroffen.
Kanzlervotum vom 23.01.2014
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Zweites Projekt 2015
Vorgehen
Auftrag Ergebnis
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Meilensteinplan „Kooperationsstrukturen“
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Erarbeitung des Kooperationsrahmenvertrages
2016Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug Sep NovOkt Dez
Externer Jurist und Juristen der FernUniversität Hagen erstellen Entwurf
Entwurf des Rahmenvertrags geht zur Prüfung an Juristen beteiligter Hochschulen
Überarbeitung abgeschlossen, Rahmenvertrag der Kooperation entworfen
Kooperationshochschulen unterschreiben VertragUnterschrift von allen 9 Hochschulen liegt vor;DSH befindet sich im Beitrittsprozess
Klausur der Juristen der Kooperationshochschulen zur Finalisierung des Entwurfs
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3. Kooperationsstruktur
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Ziele definiert
Ziele in Zielkarten operationalisiertZielübersicht erstellt
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Gremien konzipiert
Gremiensteckbriefe erstellt Gremienübersicht erstellt
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Kommunikationsstruktur/-ablauf konzipiert
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Wissenstransfer konzipiert
Prozesse definiert für Nutzung und Pflege eines gemeinsamen Wissensspeichers Informations- und Wissenstransfer im Rahmen von Treffen Kommunikation und Sammlung interner Schulungsangebote (soweit möglich)
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Vorlage für Kataster konzipiert
Vorgehen zum koordinieren von Vorhaben
Prozess zur Verwaltung und Pflege des Katasters modelliert
Vorlagen für Anmeldung von und Berichte über Vorhaben erstellt
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Mitglieder der Kooperation
Jüngster Beitritt
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4. Erste gemeinsame Aktivitäten
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Kataster für Kooperationsvorhaben Erste kooperative Projekte
Übersicht „Planungen der nächsten drei Jahre“
Sitzungen des Steuerkreises Sitzungen der LAG Sitzungen der Koordinationsgruppe Sitzungen der Fachgruppen Intensiver und vertrauensvoller Austausch
Die Kooperation wird gelebt
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LBV-Änderungsdienst
Hochschulstatistikgesetz
Hosting für DSHS
Erste kooperative Projekte
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Sitzungen der Fachgruppen
Fachgruppe Treffen pro Jahr Anzahl Teilnehmer
SAP-Basis 2 15
Personal 1-2 30
Finanzen 2-3 40-60
Reisekosten 1 15-20
Beschaffung 1 15-20
Steuern (in Gründung)
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S/4 HANA – die nächste Generation der SAP-Software Teilweise andere Prozesse Neues Datenmodell Grundlegende Änderung von Funktionalitäten Migrationspfad für einige Module unklar Support für derzeitiges System nur noch bis 2025 Aufwand für Umstieg ähnlich wie für eine Neueinführung
Rolle der Kooperation Abgestimmtes Auftreten gegenüber der SAP Synergien in der „Erkundungsphase“ Idee (noch nicht in der LAG angestimmt): Koordinator/Treiber (befristet)
für kooperative Aktivitäten im Zusammenhang mit der Umstellung auf S/4 HANA
Potential für die Vereinheitlichung der Systeme
Die nächste große Herausforderungmehr als nur ein Projekt
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!