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Durchführen von Inventuren

mit Futura4Retail

V 6.6

Durchführen von Inventuren mit Futura4Retail

2 Stand: 03.01.2017

Inhaltsverzeichnis

1 Vorgaben ...................................................................................................................... 4

1.1 Voraussetzungen ..................................................................................................... 4

2 Inventurablauf im Überblick ............................................................................................. 4

2.1 Vorbereitungen bis Aufnahmetag .............................................................................. 4

2.2 Inventur-Ist-Aufnahmetag ......................................................................................... 5

2.3 Vor der Inventurverbuchung ...................................................................................... 5

2.4 Nach der Inventurverbuchung ................................................................................... 5

3 Übersicht der Inventurbereiche ......................................................................................... 6

4 Inventur neuerfassen ....................................................................................................... 7

4.1 Auswahlen exportieren ............................................................................................. 9

5 Ist-Aufnahmen durchführen ........................................................................................... 10

5.1 Ist-Aufnahmen importieren ..................................................................................... 10

5.1.1 Inventurdaten importieren ................................................................................ 10

5.1.2 Futura4Scan Integration .................................................................................. 12

5.2 Ist-Aufnahmen löschen ........................................................................................... 15

6 Inventurdaten mit der Futura4Retail auswerten ................................................................. 16

6.1 Soll-/Ist-Analyse .................................................................................................... 16

6.2 Filial-Analyse ........................................................................................................ 18

6.3 Fächer anzeigen .................................................................................................... 19

7 Korrekturmöglichkeiten ................................................................................................. 19

7.1 Inventur bearbeiten ................................................................................................ 20

7.2 Ist-Aufnahme neu erfassen...................................................................................... 20

7.3 Inventur Ist-Aufnahme Flächen bearbeiten ................................................................ 21

7.4 Inventur Statistiken neu aufbauen ............................................................................ 23

8 Archivieren der Inventurdaten ........................................................................................ 24

8.1 Drucken Inventuranalysen....................................................................................... 24

8.2 Speichern Auswertungen ........................................................................................ 26

8.3 Drucken der Inventurprotokolle ............................................................................... 27

8.4 Lagerbewertung / Teilwertabschläge ........................................................................ 28

8.4.1 Stammdaten zur Altersbewertung ...................................................................... 28

8.4.2 Lagerbewertung abrufen .................................................................................. 29

9 Verbuchung der Inventur ............................................................................................... 30

9.1 Verbuchte Inventur zurücksetzen .............................................................................. 32


Stand: 03.01.2017 3

9.2 Alte Inventuren löschen .......................................................................................... 32

10 Inventurdaten über den Artikel aufrufen ....................................................................... 33

10.1 Ist-Aufnahme Details anzeigen ............................................................................. 34

10.2 Ist-Aufnahmen anzeigen ..................................................................................... 34

10.3 Snapshotdetails anzeigen .................................................................................... 35

11 Inventurläufe ............................................................................................................ 35

12 Beispiele zum besseren Verständnis der Verbuchung ..................................................... 35

12.1 Ausgangssituation .............................................................................................. 35

12.2 Beispiele für Warenbuchungen VOR der Inventurverbuchung .................................. 35

12.3 Beispiele für Warenbuchungen NACH der Inventur-Verbuchung .............................. 36

13 Anhang ................................................................................................................... 38

13.1 Formatbeschreibung RT38 (Importformat-Inventurdateien) ...................................... 38

13.2 Umgang mit Fehlern beim Daten importieren ........................................................ 39


4 Stand: 03.01.2017

Liebe Futura4Retail-Nutzerinnen und Nutzer,

die nachfolgende Inventuranleitung soll Sie bei der Vorbereitung und Durchführung einer Inventur

unterstützen. Es wird auf die verschiedenen Arbeitsschritte und mögliche Alternativen eingegangen.

Der Einsatz von mobilen Datenerfassungsgeräten wird in der Anleitung ‚Inventuraufnahme mit dem

Handscanner (MDE-Gerät)‘ erklärt und ist nicht Bestandteil des Inventurdokuments. Zu Beginn finden

Sie eine Checkliste für den Inventurablauf, die alle Aktivitäten übersichtlich zusammenfasst und zum

Abarbeiten einlädt.

1 Vorgaben

Für einen optimalen Inventurverlauf müssen die Geräte zur mobilen Datenerfassung ein korrektes

Eingabeformat für die Futura4Retail liefern. Entscheiden Sie sich in Absprache mit ihrem Futura

Projektleiter für ein Kommunikationsverfahren (Siehe Dokument‚ Inventuraufnahme mit dem

Handscanner (MDE-Gerät)‘) Gerne können Sie entsprechende Geräte bei uns erwerben oder leihen.

Wenn Sie eigene Geräte nutzen, testen Sie vor der Inventur, den korrekten Import.

Eine definierte Fläche wird als Filiale interpretiert d.h. bei einer Filialen/Flächen-Struktur muss pro

Fläche eine eigene Inventur durchgeführt werden.

Die kleinste mögliche Einheit einer Inventur ist Artikel / Filiale. So müssen zum Beispiel vom Artikel

4711 (T-Shirt) der Filiale ̀ Sporthaus` alle Größen (S, M, XL…) in allen Farben aufgenommen werden.

1.1 Voraussetzungen

Arbeiten Sie immer mit dem neuesten, freigegebenen Programmstand der Futura4Retail. Führen Sie

allenfalls ein Update durch bzw. sprechen Sie vorab mit Ihrem Projektleiter.

2 Inventurablauf im Überblick

Zur erfolgreichen Durchführung der Inventur sind organisatorische und technische Maßnahmen

erforderlich. Es wird in der Futura4Retail zwischen einem Buchungstag und einem Aufnahmetag

unterschieden, um die Einschränkungen in Verkauf und Wareneingang so gering wie möglich zu

halten.

2.1 Vorbereitungen bis Aufnahmetag

Organisatorische Vorarbeiten

o Scanner bestellen

o Inventurbereiche in Futura4Retail anlegen, Ort/Platz (Fächer) im Haus definieren

o Ware auf Etiketten prüfen und ggf. nachdrucken

o Etiketten möglichst sichtbar an der Ware anbringen

o Zähllisten für Bereiche definieren (Ständer, Regale, Schaufenster, …)

o Funktionstest für den korrekten Datenaustausch MDE-Gerät – Futura4Retail in einer

Testinventur


Stand: 03.01.2017 5

Vor Inventurbeginn ist folgendes sicherzustellen:

o Alle Umsätze sind komplett verbucht.

o Alle Wareneingänge sind komplett verbucht bzw. bearbeitet (Abgrenzung) inkl. EDI.

o Die automatische WE-Verbuchung per EDI sollte deaktiviert werden.

o Alle Umlagerungen sind komplett verbucht bzw. bestätigt.

o Es sollten keine Warenumlagerungen für die betreffenden Filialen während der

Inventur gestattet sein.

o Alle Kassendaten müssen von der Kasse abgeholt und korrekt verbucht sein.

o Alle EDI-Tasks müssen fehlerfrei abgearbeitet sein, daraus ergibt sich, dass alle

Artikel bekannt sind und auch alle Lieferscheine im System sind.

o Es müssen alle EDI-Nachrichten vom Lieferanten ‘abgeholt’ und verbucht sein

(eGate, eMail, etc…..).

2.2 Inventur-Ist-Aufnahmetag

Inventur durchführen

o Inventurbereiche vorzählen und auf den Zähllisten vermerken.

o Aufnahme pro Inventurbereich mit den vorgezählten Daten abgleichen und ggf.

Aufnahme wiederholen lassen.

o Zähllisten zusammenfassen, um eine Gesamtaufnahmemenge zu ermitteln.

o Ggf. Auswahlen an Kunden oder Mitarbeiter kontrollieren, bearbeiten bzw.

exportieren.

o Wareneingänge zwischen der Filiale und der Zentrale zwingend abstimmen.

o Während der Aufnahme die EDI-Verarbeitung stoppen, damit eine saubere

Abgrenzung vorgenommen werden kann.

o Daten in Futura4Retail prüfen oder importieren (Siehe Kapitel 5.1 Ist-Aufnahmen

importieren ff.)

2.3 Vor der Inventurverbuchung

Inventur auswerten / drucken

o Abgleich der IST-Aufnahme-Mengen mit der Gesamtaufnahmemenge

o Klärung von Differenzen

o Nachbearbeitung von Aufnahmefehlern

o Druck und Archivierung der Inventurprotokolle

2.4 Nach der Inventurverbuchung

Datensicherung vornehmen

Inventur verbuchen

Hier ist wichtig zu wissen, dass die Inventurverbuchung den Bestand zum Stichtag fixiert.


6 Stand: 03.01.2017

Buchungen vor dem Stichtag ändern den Bestand des Stichtags und der Zeit danach nicht mehr. Es

wird die Differenzbuchung angepasst und die eigentliche Inventurdifferenz ändert sich. (Siehe Kapitel

12. Beispiele zum besseren Verständnis der Verbuchung)

3 Übersicht der Inventurbereiche

Für die Bearbeitung von Inventuren bietet die Futura4Retail einen eigenen Arbeitsbereich unter

‚System/Inventuren‘. Um eine neue Inventur anzulegen, starten Sie ‚System/Inventur/Inventuren‘.

Es öffnet sich ein neues Fenster mit der Übersicht der Inventurbereiche. Dort werden alle

bestehenden Inventuren mit dem Verbuchungsstatus angezeigt.

Wichtig sind die Status: ‚Unverbucht‘ und ‚Verbucht‘, beide sind für Sie als Nutzer besonders

interessant. Während langer Verbuchungsprozesse großer Inventuren können auch ‚Verbucht‘ und

‚Rueckbuchend‘ als Status angezeigt werden, beide sind temporär. Der Status ‚Master‘ gilt für neue,

noch nicht gespeicherte Inventuren als Startstatus. Ist der Inventurbereich erstmal gespeichert, führt er

den Status ‚Unverbucht‘.

In der Symbolleiste stehen die bekannten Schaltflächen ‚Neuanlegen‘, ‚Bearbeiten‘, ‚Löschen‘,

‚Sichern‘ und ‚Rollback‘zur Verfügung. Drei weitere Funktionen helfen, die Arbeit mit Inventuren

effizienter zu gestalten.

‚Alte Inventurdaten löschen‘ – Siehe Kapitel 9.2 Alte Inventuren löschen

‚Inventur Statistiken neu aufbauen‘ – Siehe Kapitel 7.4 Inventur Statistiken neu aufbauen


Stand: 03.01.2017 7

‚Verbuchte Inventuren zurücksetzen‘ – Siehe Kapitel 9.1 Verbuchte Inventur zurücksetzen

Zum Bearbeiten einer Inventur können Sie die Schaltfläche ‚Inventur bearbeiten‘, Strg+E oder mit der

rechten Maustaste auf die Zeile klicken und den Workflow ‚Inventur bearbeiten‘ nutzen. Es öffnet sich

ein Fenster mit den Eigenschaften des Inventurbereiches. Die einzelnen Eingabemöglichkeiten werden

im folgenden Kapitel mit erläutert.

4 Inventur neuerfassen

Um eine neue Inventur anzulegen, klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste in den Listenbereich und

nutzen den Workflow ‚Inventur neuerfassen‘ oder Strg+N.


8 Stand: 03.01.2017

In diesem Fenster legen Sie die Eigenschaften des Inventurbereiches (der Inventur) fest. Achten Sie

besonders auf den Unterschied zwischen Stichtag und Aufnahmetag!

Bez. Mit der Bezeichnung vergeben Sie einen eindeutigen Namen für die Inventur

(z.B. Inventur Filiale 2 Jahresinventur 2013).

Inventur Typ Ort = Filialebene. Als weitere Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen

Warengruppe, Fabrikant, Fabrikant Warengruppe und NOS zur Verfügung.

Wir empfehlen grundsätzlich die Inventuraufnahme einer kompletten Filiale,

damit nicht einzelne Lieferanten/Warengruppen etc. vergessen werden.

Stichtag Stichtag = Verbuchungstag.

Die Differenzen werden als Bestandskorrektur (Snapshot Zu-/Abgang)

gebucht, alle Inventurstatistiken (z.B. Reports) laufen auf diesen Tag. Der

Stichtag muss älter als das aktuelle Datum sein!

Beispiel:

Aufnahme der Inventur erfolgte am 28. Dezember 2014.

Verbucht wird am 1. Januar 2015 auf Stichtag 31. Dezember

2014

Aufnahmetag Aufnahmetag = Zeitpunkt mit dem aktuellen Endbestand

Beispiel 1: Die Aufnahme wird am Morgen des Mittwochs durchgeführt, dann

ist der Aufnahmetag der Dienstag, da dessen Endbestand aufgenommen

wird.

Beispiel 2: Die Aufnahme wird am Abend des Mittwochs durchgeführt, dann

ist der Aufnahmetag der Mittwoch selbst, da dessen Endbestand

aufgenommen wird.

Achtung:

Werden am Aufnahmetag noch Waren verkauft, müssen diese als Ist-Bestand

erfasst, also in der Inventur aufgenommen werden. Diese Problematik ist vom

Kunden organisatorisch zu lösen. Normalerweise sind die Unternehmen

während der Inventuraufnahme geschlossen.

Verbuchungstyp Ist-Aufnahme ist Pflicht (nicht zu empfehlen)

Die Inventur kann nur verbucht werden, wenn jeder Artikel inventiert worden

ist (Ist-Bestand aufgenommen wurde).

Wenn ein Artikel vergessen wird, kann nicht verbucht werden.

Ist-Bestand wird zu Nullbestand (zu verwendende Verbuchungsmethode)

Wenn ein Artikel nicht invertiert wird, wird dieser mit Bestand 0 (Null)

verbucht.

Beispiel:

Sollbestand Artikel 4711 ist 12 Teile.

Artikel 4711 wurde bei der Ist-Aufnahme nicht gezählt.

Ist-Bestand von Artikel 4711 nach der Verbuchung 0 (Null)

Differenzen zwischen dem Soll-Bestand und dem aufgenommenen

Ist-Bestand werden als Bestandsdifferenzen gebucht und

ausgewiesen.

Soll-Bestand wird zu Ist-Bestand

Wenn der Artikel nicht inventiert worden ist, wird der Sollbestand als gültig

angesehen und zum Ist-Bestand gemacht.

Beispiel:

Sollbestand Artikel 4711 ist 12 Teile.


Stand: 03.01.2017 9

Artikel 4711 wurde IST-Aufnahme nicht gezählt.

Ist-Bestand von Artikel 4711 nach der Verbuchung 12 Teile.

Tipp:

Diese Variante ermöglicht es Ihnen, ‚einzelne Artikel‘ zu inventieren. Als

Beispiel sei die Inventur von den NOS-Artikeln genannt.

Anzahl Ist-

Aufnahmen

Anzahl der importierten Ist-Aufnahmen

Verbuchungsstatus Unverbucht, Verbucht (Verbuchend, Master, Rueckbuchend)

IsLocked Ist das Feld gesetzt, kann die Inventur nicht mehr gelöscht werden. Auch

das Hinzufügen und Entfernen von Filialen wird verhindert. Beispiel mit

Futura4POS als Kassensystem: Inventur wird in Futura4Retail erstellt und

am Folgetag wieder gelöscht. An der Futura4POS bleiben die Daten

vorhanden. Inventuren, die an Futura4POS übertragen wurden, dürfen in

Futura4Retail nicht gelöscht werden

Automatische

Buchungen

Wird beim Einlesen eines INVRPT (EDI) gesetzt, falls das Feld ‚Inventur

basierend auf INVRPT direkt verbuchen‘ bei der betroffenen Filiale

(Filiale/EDI-Filiale) gesetzt ist. Das Feld kann von entsprechend

konfigurierten Alarmen benutzt werden, um die Inventur ohne manuellen

Eingriff zu verbuchen.

Im nächsten Schritt weisen Sie der angelegten Inventur alle zu erfassenden Filialen zu. Ziehen Sie die

Filialen mit gedrückter linker Maustaste in den Bereich ‚Zugewiesene Filialen‘.

Nun kann die neu angelegte Inventur mit der Schaltfläche ‚Sichern‘ in der Symbolleiste oder Strg+S

gespeichert werden. Bearbeitungen sind weiterhin möglich.

4.1 Auswahlen exportieren

Für korrekte Bestandsergebnisse müssen die Auswahlen zum Zeitpunkt des Aufnahmetages exportiert

werden.

Dazu nutzen Sie den Workflow ‚System/Inventuren/Inventur/Auswahlen exportieren‘ auf dem

gewünschten Inventurbereich.

Es öffnet sich ein neues Fenster.


10 Stand: 03.01.2017

Geben Sie den Pfand und Dateinamen einer vorhandenen Datei an oder nutzen Sie die rechte

Schaltfläche […], um das System zu durchsuchen. Wird in einem gewünschten Ordner ein neuer

Dateiname eingetragen, legt das System beim Export diese Datei an. Mit der Schaltfläche ‚Export

starten’ werden die Datensätze der Auswahlen in die Datei geschrieben. Dazu wird das Textformat

RT-38 genutzt (Siehe Kapitel ‘13.1 Formatbeschreibung RT38 (Importformat-Inventurdateien)‘). Eine

Meldung informiert über die Anzahl der exportierten Auswahlen.

Für die Ermittlung der korrekten Bestände werden im Verlauf der Inventurbearbeitung die exportierten

Auswahldateien in den Inventurbereich eingelesen (Siehe Kapitel 5.1.1 Inventurdaten importieren).

5 Ist-Aufnahmen durchführen

Nach dem Anlegen der Inventur und den vielfältigen organisatorischen Aufgaben zur Vorbereitung

der Inventur erfolgt nun die Ist-Aufnahme. Hier wird in der Regel mit einem Scanner gearbeitet. Wir

empfehlen für den reibungslosen Ablauf den Einsatz eines Gerätes zur mobilen Datenerfassung, auf

dem unsere Software Futura4Scan installiert ist. Damit ist die Schnittstelle für die Datenübertragung

zur Futura4Retail gesichert und der gewünschte Übertragungsweg kann eingestellt werden. Das

Aufnahmeverfahren ist nicht Gegenstand dieser Anleitung. Den genauen Ablauf und die Einstellungen

entnehmen Sie bitte der Anleitung ‚Umgang mit dem Handscanner (MDE-Gerät)‘. Wenn Sie die

Futura4POS für die Inventuraufnahme nutzen, empfehlen wir das Dokument

‚F4R_Inventur_4POS.pdf‘.

Welchen Weg Sie wählen, haben Sie bereits vor der Inventur entschieden und getestet.

5.1 Ist-Aufnahmen importieren

Sie haben die Ist-Bestände aufgenommen und wollen die Daten für die Futura4Retail einlesen. Je

nach gewählter Schnittstelle ergeben sich verschiedene Arbeitsschritte.

Den Direktimport der Ist-Aufnahmen über die Futura4Scan Integration erläutert das Kapitel 5.1.2

Futura4Scan Integration. Nutzen Sie Futura4Scan Transfer und das Ausgabeformat RT-38 lesen Sie

direkt weiter.

5.1.1 Inventurdaten importieren

Über diesen Workflow werden Inventurdaten aus Futura4Scan Transfer oder vorher exportierte

Auswahlen in die Futura4Retail eingelesen.


Stand: 03.01.2017 11

Bitte starten Sie den Programmteil ‚Daten importieren‘ durch klicken auf ‚System/Inventur/Daten

importieren‘.

Es öffnet sich ein neues Fenster.

Wählen Sie den Inventurbereich, für den Sie die Daten einspielen wollen. Die aufgenommenen Daten

werden diesem Inventurbereich zugeordnet. Geben Sie den Pfad auf die zu importierende

Inventurdatei an (Import Dateiname). Alternativ wählen Sie über das Dreieck am Feldende und suchen

auf ihrem Rechner nach der Datei. Bestätigen Sie die Auswahl mit Enter oder Tab.

Klicken Sie zwingend auf [Analysieren]. Damit wird der Dateiinhalt geprüft.

Es stehen weitere Zusatzfelder zur Verfügung.

Wenn das Ankreuzfeld bei ‚Werte an bestehende Ist-Werte anfügen‘ gesetzt ist, werden zusätzliche

(nachimportierte) Bestandswerte zu den bestehenden addiert.

Beispiel: Der Ist-Bestand des Artikels 4711 beläuft sich auf 12 Stück. Nach dem ‚Nachimportieren‘

von 3 zusätzlichen Teilen wird der Bestand mit 15 Stück angegeben. Wird das Häkchen entfernt,


12 Stand: 03.01.2017

werden bereits bestehende Bestände der betreffenden Artikel beim Import überschrieben und es sind

3 Teile aufgenommen!

Sollte das Aufnahmedatum in dem Inventurfile von dem tatsächlichen Aufnahmetag abweichen, so

kann mit der Funktion ‚Manuelles Aufnahmedatum verwenden‘ das Aufnahmedatum fix gesetzt

werden. Ist das Aufnahmedatum falsch, ist kein ‚Importieren‘ möglich.

Sollten Sie mit Flächen arbeiten und in der Aufnahmedatei wurde die Flächennummer mit erfasst, ist

die Funktion ‚Ist-Aufnahme mit Flächennummer‘ zu aktivieren.

Sobald die Daten vom System analysiert (Schaltfläche ‚Analysieren‘) und für gültig befunden werden,

wird der Knopf ‚Importieren‘ frei und Sie können die Daten einlesen. Danach können Sie das Fenster

über die Schaltfläche ‚Schließen‘ beenden.

Beim Import wird die Importdatei im Verzeichnis ‚Ordner der Inventurdateien/Importiert‘ abgelegt.

Diese Datei (mit dem Namen der Originaldatei) enthält die Daten, die importiert werden konnten.

Der Ablagepfad wird in Futura4Scan Transfer eingestellt.

Achtung! Nach dem Importieren werden die Dateien aus dem Verzeichnis ‚DataImport‘ gelöscht.

Ein Beispiel für den Umgang mit fehlerhaften Importdateien befindet sich in Kapitel 13.2 Umgang mit

Fehlern beim Daten importieren.

5.1.2 Futura4Scan Integration

Kommen die Inventurdaten über einen Webservice zur Futura4Retail, werden alle Teilprozesse in der

Domain ‚4Scan Integration‘ abgebildet.

Klicken Sie auf die Domain ‚4Scan Integration‘.

Die von den Futura4Scan Erfassungsgeräten aufgenommenen Daten werden automatisch in diesen

Bereich übertragen. Es können auch andere Importtypen vorliegen (Preisänderungen,

Wareneingänge, Lieferantenretouren, Umlagerungen, Umlagerungsaufträge und –bestätigungen).

Für die Iventurverarbeitung sind nur die Datensätze vom Typ ‚Inventur‘ interessant.

Die Scanner sind so eingestellt, dass die betreffende Filiale in der Inventurdatei übertragen wird. Im

Feld ‚Text‘ werden die Filial-Nr., das Aufnahmedatum und die erfassten Lagerplätze angezeigt.

Der Status eines Imports kann folgende Werte annehmen:

Importiert -> Daten korrekt eingelesen

Kontrolliert -> Meldung ‚Verarbeitung beendet‘


Stand: 03.01.2017 13

Gebucht -> Meldung ‚Verarbeitung beendet‘, ‚Gebuchte‘ Importe werden in der Ansicht nicht mehr

angezeigt.

Wählen Sie den Eintrag aus der Liste aus. Klicken Sie die rechte Maustaste und ‚4Scan

Integration/4Scan verarbeiten‘.

Beim ‚4Scan verarbeiten‘ prüft das Programm, ob der aufgenommene Inventurbereich bereits

angelegt ist. In diesem Falle werden die Daten direkt verarbeitet.

Ist die Verarbeitung ordnungsgemäß erfolgt, wird der Status der gewählten Inventurdaten auf

‚Gebucht‘ gesetzt. Kann ‚4Scan verarbeiten‘ nicht alle Daten verarbeiten, erhalten Sie eine

Fehlermeldung. In diesem Fall müssen Sie die Inventurdaten bearbeiten und den Fehler analysieren.

In der Übersicht werden die gewählten Inventurdaten farblich als Fehler angezeigt.

Klicken Sie auf den fehlerhaften Datensätzen die rechte Maustaste und ‚4Scan bearbeiten‘.

Jetzt sollte Ihnen nachstehender Bildschirm angezeigt werden:


14 Stand: 03.01.2017

Fehler können im Kopfbereich der Importinformation auftreten und sind im oberen Infobereich

erläutert. Wenn Fehler im Detailbereich auftreten, steht die beschreibende Fehlermeldung im unteren

rechten Fenster. Im linken Bildschirmbereich werden die gescannten EAN und Mengen angezeigt.

Dabei sind grüne Datensätze korrekt und rote Datensätze fehlerhaft.


Stand: 03.01.2017 15

Die fehlerhaften EAN können gelöscht bzw. bearbeitet werden.

Nach der Korrektur speichern Sie bitte die Änderungen, kontrollieren und starten Sie das ‚4Scan

verarbeiten‘ erneut. Alternativ kann aus der Menüleiste ‚Actions/4Scan Integration/4Scan verarbeiten‘

gestartet werden.

5.2 Ist-Aufnahmen löschen

Dieser Workflow wird in der Übersicht der Inventurbereiche über die rechte Maustaste und

‚Inventur/Ist-Aufnahmen/Ist-Aufnahmen löschen‘ aufgerufen.

Es werden alle Ist-Aufnahmen gelöscht und der abgeschlossene Prozess mit einer Meldung bestätigt.


16 Stand: 03.01.2017

Wird über die ‚Auswertung/Soll-Ist-Vergleich‘ und den Workflow ‚Aktualisiere Daten‘ der Vergleich

bereinigt, bleiben aktuell Datenreste stehen. Diese müssen über den Workflow ‚Lösche Daten‘ entfernt

werden.

6 Inventurdaten mit der Futura4Retail auswerten

Sind die Daten korrekt in der Futura4Retail angekommen, können die Soll-/Ist-Analysen durchgeführt

werden. Differenzen werden sichtbar und können nachträglich bearbeitet werden.

6.1 Soll-/Ist-Analyse

Die Inventur-Differenzprotokolle können erst nach dem Aufbau der Soll/Ist-Analyse erzeugt und

gedruckt werden.

Klicken Sie auf der ausgewählten Inventur die rechte Maustaste und ‚Inventur/Auswertungen/Soll-Ist-

Analyse‘.

Im neuen Fenster sind die Eigenschaften der Inventur und Details der Ist-Aufnahmen in einer Tabelle

dargestellt.


Stand: 03.01.2017 17

Klicken Sie auf das linke Zahnrad ‚Aktualisiere Daten‘, um die Inventur berechnen zu lassen. Wenn

die Berechnung abgeschlossen ist, wird die ‚Sichern‘-Schaltfläche aktiv. Wird das Feld ‚Fächer‘ in den

Kopf der Tabelle eingefügt, wird Ort/Platz vom Scanner angezeigt.

Achtung! Das zweite Zahnrad in der Symbolleiste bedeutet ‚Lösche Daten‘ und entfernt alle Daten aus

dem Anzeigebereich.

Unterhalb der Kopfdaten des Inventurbereichs werden in verschiedenen Reitern die Ergebnisse der Ist-

Aufnahme angezeigt. Je nach gewähltem Verbuchungstyp sind die Masken gefüllt und unterstützen in

der Bewertung der Aufnahmedaten. Die Ansicht kann über die Feldliste angezeigt werden.

Ist-Aufnahmen – es werden alle Artikel angezeigt, für die eine Ist-Aufnahme erfolgt ist.

Artikel ohne Ist-Aufnahme – es werden alle Artikel angezeigt, die Bestand haben müßten, aber für die

keine Ist-Aufnahme erfolgte (besonders interessant beim Verbuchungstyp ‚Ist-Aufnahme ist Pflicht‘).

Artikel ohne Bestand – es werden alle Artikel angezeigt, für die eine Ist-Aufnahme erfolgte, aber kein

Bestand im System verhanden ist.


18 Stand: 03.01.2017

Ist-Aufnahmen ausgeschlossen – es werden alle Artikel angezeigt, die zwar aufgenommen wurden,

aber für die Invnetur nicht relevant sind. Zum Beispiel Artikel, die nach dem Stichtag geliefert wurden.

Soll-Ist-Vergleich – Hier werden die Differenzen in Menge und EK angezeigt.

6.2 Filial-Analyse

Die Filial-Analyse verbindet die Übersicht der Filialgruppen und Filialen mit Soll-Bestand und

Aufnahme-Informationen. Für die Filialgruppe wird die Struktur der eingestellten Stammdaten

Filialgruppe verwendet (Domain Verkauf/Workflow Filialgruppen verwalten). Es werden die Inventuren

der Filialen in dieser Filialgruppe angezeigt.

Durch das Aufrufen der Funktion ‚Inventur Soll-/Ist-Analyse Details berechnen‘ kann diese

Filialübersicht im zweiten Reiter mit den Daten der Soll-/Ist-Analyse ergänzt werden.

Dieser Bereich war vorher leer und enthält jetzt die Informationen der Soll-/Ist-Analyse.


Stand: 03.01.2017 19

6.3 Fächer anzeigen

Voraussetzung für eine sinnvolle Anzeige ist das Erfassen von Platz und Ort während der

Inventuraufnahme. Für die Auswertung der Inventurfächer wird der Workflow mit der rechten

Maustaste auf dem gewünschten Inventurbereich über ‚Inventur/Fächer anzeigen (Inventurbereich)‘

gestartet.

Es öffnet sich ein neues Fenster. Im linken Bereich werden die Fachnummer und die aufgenommene

Menge angezeigt. Mit Klick auf ein Fach werden die einzelnen Ist-Aufnahme Positionen dargestellt.

Auch hier können einzelne Ist-Aufnahme Positionen mit der rechten Maustaste und ‚Löschen‘ aus der

Ist-Aufnahme entfernt werden. Die Korrektur ist über die Symbolleiste zu speichern.

7 Korrekturmöglichkeiten

Mit der Inventuraufnahme werden Differenzen, fehlende Aufnahmen oder andere Abweichungen

deutlich. Nachfolgend werden die Möglichkeiten der Korrektur vorgestellt.


20 Stand: 03.01.2017

7.1 Inventur bearbeiten

Der Workflow ‚Inventur bearbeiten‘ kann in der Übersicht des Inventurbereichs mit der rechten

Maustaste über dem ausgewählten Inventurbereich oder das Symbol ‚Inventur bearbeiten‘ oder

Strg+E aufgerufen werden.

Es öffnet sich ein Fenster mit den Eigenschaften des Inventurbereiches. Je nach Einstellungen und

Status der Inventur kann eine Bearbeitung erfolgen.

Bei unverbuchten Inventuren kann die Bezeichnung´, der Inventur Typ, der Stichtag und der

Verbuchungstyp verändert werden. Außerdem können die Funktionen ‚IsLocked‘ und ‚Automatische

Buchung‘ aktiviert bzw. deaktiviert und Filialen entfernt und hinzugefügt werden.

Bestehend bereits Ist-Aufnahmen, kann der Aufnahmetag nicht mehr verändert werden. Bitte beachten

Sie die Möglichkeiten der Anpassung beim Import folgendes Ist-Aufnahmen.

Für eine gesperrte Inventur können keine Änderungen im Filialbereich vorgenommen werden.

7.2 Ist-Aufnahme neu erfassen

An den Ist-Aufnahmen können nachträglich weitere Aufnahmen hinzugefügt werden. Dazu wird über

dem Inventurbereich der Workflow ‚Inventur/Ist-Aufnahmen neu erfassen‘ ausgeführt.

Es öffnet sich ein neues Fenster. Es muss eine Filiale ausgewählt werden. In das Feld ‚ScanEAN‘ kann

per Handscanner oder manuell ein EAN eingegeben werden. Nach der Bestätigung mit Enter kann

eine Menge eingetragen werden. Wird weitergescannt, behält die EAN die Menge ‚1‘. Es wird keine

Fach-Nr. eingetragen.

Hinweis: Negative Bestandskorrekturen können über die Eingabe der absoluten Mengen (gesamter

gezählter Bestand) erfasst werden. Dafür muss der Bestand größer ‚1‘ sein.


Stand: 03.01.2017 21

Die Ergänzungen sind über ‚Speichern‘ zu übernehmen. Ein verbuchter Inventurbereich kann nicht

ergänzt werden.

Um die neue Ist-Aufnahme in die Soll-/Ist-Analyse einzubinden, werden die Daten über die Funktion

‚Inventur Statistiken neu aufbauen‘ in der Übersicht der Inventurbereiche ergänzt und stehen für die

Soll-/Ist-Analyse unter ‚Inventur/Auswertungen‘ bereit.

7.3 Inventur Ist-Aufnahme Flächen bearbeiten

Dieser Workflow kann eingesetzt werden, wenn innerhalb einer Filiale Flächen angelegt sind und die

Flächen zu einem Inventurbereich gehören.

Pro Fläche/Filiale werden die aufgenommenen Artikel angezeigt. Im Feld ‚Neue Soll-Filiale‘ wird die

Fläche ausgewählt, der die Ist-Aufnahmen zugewiesen werden sollen. Mit der Klick der rechten

Maustaste auf einem oder mehreren Datensätzen stehen vier Workflows zur Verfügung:

Soll-Fläche ändern – Setzt die unter ‚Neue Soll-Fläche‘ eingetragene Filiale auf ‚Soll-Fläche‘

Auf Soll-Fläche umbuchen – Bucht die Ist-Aufnahme auf die neue Soll-Filiale


22 Stand: 03.01.2017

Neue Ist-Aufnahme anlegen – ‚Neue Soll-Fläche‘ auswählen, Scannen, Menge eingeben (Sonst

Menge 1) Achtung! Die Ansicht aktualisiert erst beim erneuten Öffnen!

Ist-Aufnahme löschen – Löscht einzelne, ausgewählte Ist-Aufnahmen

Beispiel für die Umbuchung auf Flächen

Dagebüll und Nebel sind Flächen der Filiale Amrum und gehören beide zum Inventurbereich ‚zwei

Flächen‘. Für Dagebüll ist eine Ist-Aufnahme erfolgt.

Workflow ‚Soll-Fläche ändern‘ vertauscht Soll-Fläche und Aufnahme-Fläche (Siehe unten) und der

Workflow ‚Auf Soll-Fläche umbuchen‘ bucht die Ist-Aufnahmemengen auf die Filiale Nebel.

Das Ergebnis ist in der erneuten Soll-/Ist-Analyse zu sehen. ‚Daten aktualisieren‘ nicht vergessen!


Stand: 03.01.2017 23

Über den Workflow ‚Neue Ist-Aufnahmen anlegen‘ werden Aufnahmedaten ergänzt.

7.4 Inventur Statistiken neu aufbauen

Dieser Workflow wird in der Übersicht der Inventurbereiche über die Auswahl der Schaltfläche ‚Alte

Inventurdaten löschen‘ hervorgezaubert. Sind neue Aufnahmen oder Korrekturen vorhanden, werden

mit diesem Workflow die Inventurstatistiken neu erstellt.

Das kann, je nach Datenmenge, eine geraume Zeit in Anspruch nehmen.


24 Stand: 03.01.2017

8 Archivieren der Inventurdaten

Entsprechend der gesetzlichen Regelungen müssen Inventurdaten archiviert werden. Für das

Herunterladen, Drucken oder Speichern der Auswertungen nutzen Sie die Domain ‚Statistik‘ in der

Futura4Retail oder direkt ihren Reportserver. Voraussetzung für die Anzeige der Auswertungen in der

Domain ‚Statistik‘ ist eine bestehende Verbindung zum Reportserver. Sollte hier die korrekte

Verbindung fehlen, wenden Sie sich bitte an den Futura Support.

8.1 Drucken Inventuranalysen

Nachdem die Soll/Ist-Analyse aufgebaut worden ist, stehen die Daten zur Verfügung und die

Inventuranalyse kann gedruckt werden.

Klicken Sie auf die Domain ‚Statistik’, die Statistik öffnet mit der Ansicht der Würfel Statistiken des

Cube.

Klicken Sie jetzt auf den Reiter ‚Reporting Statistiken‘ den Reiter ‘ReportSelection’ an der linken Seite.

Der Reportserver enthält eine Verzeichnisstruktur. Mit Klick auf das Plus [+] vor dem gelben Symbol

klappen Sie die Unterordner/Reports aus, ein Klick auf das Minus [-] schließt das Verzeichnis. Die

Inventur Auswertungen finden Sie unter ‚Medeas Standardreports/Deutsch bzw.

English/Logistik/Inventur‘.


Stand: 03.01.2017 25

Für die Analyse kann der Bericht ‚Inventuranalyse nach Inventurbereich’ mit Doppelklick geöffnet

werden. Mit Doppelklick in den rechten Bildschirmbereich klappt sich die Reportauswahl ein und kann

mit Klick auf den Reiter ‚ReportSelection‘ wieder geöffnet werden.

Wählen Sie jetzt oben links den ‚Inventurbereich aus’, danach rechts daneben die betreffende Option:

‚Nur Differenzen’ oder ‚Alles’. Wählen Sie die Währung aus und klicken Sie jetzt ganz rechts auf

‘Bericht anzeigen’.

Jetzt wird der Bericht entsprechend der Auswahl angezeigt.


26 Stand: 03.01.2017

Wir haben in dieserm Bericht die Option ‘Nur Differenzen’ ausgewählt. Sie können sich durch das

klicken auf das Plus vor der jeweiligen Reportdetails ansehen, bis auf die Ebene Größe.

Dieser Report dient zur Analyse der Inventurdifferenzen. Alternativ können Sie dafür auch die Soll-/Ist-

Analyse vorwenden.

8.2 Speichern Auswertungen

Um den Inhalt eines Reports zu speichern, können Sie nachstehende Optionen in der erstellten Report-

Server-Liste wählen.

Bitte beachten Sie, dass Sie vor der Inventurverbuchung das Inventurprotokoll archivieren sollten. Dazu

empfehlen wir das Speichern als Acrobat-Datei (PDF).


Stand: 03.01.2017 27

8.3 Drucken der Inventurprotokolle

Nachdem die Soll-/Ist-Analyse aufgebaut worden ist, stehen dem Druckprogramm die Daten ebenfalls

zur Verfügung und das Inventurprotokoll kann gedruckt werden. Dabei kann die Auswertung nach

Filiale oder Inventurbereich erfolgen.

Folgen Sie der Anleitung zum Drucken der Inventuranalysen, wählen aber das ‘Inventurprotokoll nach

Inventurbereich’ und öffnen Sie per Doppelklick den Bericht. Dann klicken Sie bitte in den rechten

Bildschirmbereich.

Geben Sie im Kopfbereich des Reports bitte die gewünschten Eingaben vor. Entscheiden Sie, ob ‚Nur

Differenzen’ oder ‘Alles’ ermittelt werden soll.


28 Stand: 03.01.2017

Achtung! Vor der Inventurverbuchung sollte dieser Bericht unbedingt mit der Option ‘Alle’ gespeichert

und archiviert werden.

8.4 Lagerbewertung / Teilwertabschläge

Neben der mengenmäßigen Aufnahme der Bestände ist auch die Bewertung der Lagerbestände ein

Ziel der Inventur. Mit der Futura4Retail kann in den Stammdaten eine zweistufige Altersbewertung und

eine Lagerstrategie eingestellt werden. Der Abruf der Lagerbewertung erfolgt über die Domain

‚Statistik‘. Beides wird nachfolgend erläutert.

8.4.1 Stammdaten zur Altersbewertung

Für die gestaffelte Altersbewertung wird mit Prozentstufen und Zeitabschnitten gerechnet.

Die Prozentwerte werden unter ‚System/Stammdaten/Stammdaten-Retail/Altersbewertung Prozente‘

eingestellt. Als Altware gelten alle Artikel, die länger als in Stufe 5 vorgegeben im System sind.

Es können eigene Altersbewertungen angelegt und in den Warengruppen verknüpft werden.


Stand: 03.01.2017 29

Neben den prozentualen Restwerten der Altersbewertung können für die einzelnen Stufen Zeiträume

für die Abwertung eingegeben werden. Diese Einstellung erfolgt unter

‚System/Stammdaten/Stammdaten-Retail/Stammdaten‘ im Reiter ‚Altersbewertung‘.

8.4.2 Lagerbewertung abrufen

Zum Abrufen des Berichts zum Lagerbestand können Sie den Reportserver oder in Futura4Retail die

Domain ‚Statistik‘ verwenden.

Für den Report stellen im Kopfbereich die notwendigen Vorgaben ein. Bitte beachten Sie den korrekten

Stichtag, die Filiale und die Entscheidung, ob EST oder EK gedruckt werden sollen.


30 Stand: 03.01.2017

9 Verbuchung der Inventur

Wenn Sie die Daten analysiert und für korrekt befunden haben, können Sie die Inventur verbuchen.

Gehen Sie dazu wieder auf System, Inventur, Inventuren, dann mit Rechtsklick auf die zu verbuchende

Inventur, dann auf Inventur verbuchen.

Wichtig!

Wir empfehlen, vor der Inventurverbuchung eine Datensicherung durchzuführen!


Stand: 03.01.2017 31

Jetzt sollte Ihnen nachstehender Bildschirm angezeigt werden:

Um die Inventur jetzt zu verbuchen, klicken Sie die Schaltfläche [Verbuchen]. Die Dauer der

Verbuchung ist sehr stark abhängig vom Datenvolumen und von der Leistungsfähigkeit Ihres Servers.

Wir empfehlen, dass die Inventurverbuchung auf dem Server vorgenommen wird.


32 Stand: 03.01.2017

Die Verbuchung der Inventur sollte außerhalb der Geschäftszeiten laufen, ohne dass andere Prozesse

vorgenommen werden.

Wenn Sie das Datawarehouse lizenziert haben, werden die verbuchten Daten mit dem nächtlichen

Job an das DWH übergeben und stehen Ihnen dann am nächsten Tag zur Verfügung.

Der Workflow ‚Inventur verbuchen (Batch)‘ wird ausschließlich über das Alertmanagement ALM

genutzt.

9.1 Verbuchte Inventur zurücksetzen

Bereits verbuchte Inventuren können wieder zurückgesetzt werden, d.h. deren Snapshots (zu-Abgänge)

werden wieder gelöscht. Diese Funktion ist nur mit Administrator-Rechten ausführbar und nicht wieder

korrigierbar. Daher sollte diese Funktion nur in Absprache mit dem Projektleiter durchgeführt werden.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Markieren sie die verbuchte Inventur und wählen Sie aus der Menüleiste den Workflow ‚Verbuchte

Inventur zurücksetzen’ aus.

Sie erhalten im rechten unteren Bereich des Fensters einen Fortschrittsbalken und am Ende des

Vorgangs eine Meldung. Danach sind die Inventuren zurückgesetzt.

9.2 Alte Inventuren löschen

Bereits verbuchte Inventuren aus dem Vorjahr oder fälschlicherweise angelegte Inventuren können zur

Systembereinigung gelöscht werden. Es können nach dem Löschen keine Inventurlisten mehr gedruckt

werden!

Achtung!

Bei verbuchten Inventuren werden dabei nur die statistischen Daten gelöscht, NICHT aber die

gebuchten Snapshots (Bestandskorrekturen). Für das Löschen von Bestandskorrekturen muss die

Verbuchung der Inventur zurückgesetzt werden.

Für das Löschen alter Inventuren gehen Sie wie folgt vor:


Stand: 03.01.2017 33

Markieren Sie die gewünschten Inventurbereiche und wählen Sie aus der Menüleiste den Workflow

‚alte Inventurdaten löschen’ aus.

Sie erhalten im rechten unteren Bereich des Fensters einen Fortschrittsbalken und am Ende des

Löschvorgangs eine Meldung. Danach sind die Inventuren aus dem System gelöscht.

Achtung!

Das Löschen von Inventuren kann nicht mehr rückgängig gemacht werden!

10 Inventurdaten über den Artikel aufrufen

Suchen Sie für ausgewählte Artikel Inventurinformationen können in der Artikelübersicht mit der

rechten Maustaste und den Bereich ‚Inventur‘ die Workflows ‚Ist-Aufnahmen anzeigen‘, ‚Ist-Aufnahme

Details anzeigen (Artikel)‘ und ‚Snapshotdetails anzeigen‘ aufgerufen werden. Eine Bearbeitung der

Artikel-Inventur-Informationen ist nicht möglich.


34 Stand: 03.01.2017

10.1 Ist-Aufnahme Details anzeigen

Nach dem Aufrufen des Workflows ‚Ist-Aufnahme Details anzeigen (Artikel)‘ öffnet sich ein neues

Fenster. Es werden die Aufnahmefilialen, die EAN und die aufgenommene Menge zu diesem Artikel

angezeigt. Wahlweise können eventuelle Bestandskorrekturen und die Ist-Aufnahmemenge der

Inventur in der Ansicht ergänzt werden.

10.2 Ist-Aufnahmen anzeigen

Nach dem Aufrufen des Workflows ‚Ist-Aufnahmen anzeigen‘ öffnet sich ein neues Fenster. Es werden

die Inventurbereiche und Filialen sowie der Verbuchungsstatus der Inventuren zu diesem Artikel

angezeigt. Wahlweise kann der Aufnahmetag und die Warengruppe in der Ansicht ergänzt werden.

Das Feld ‚Von Inventur ausgeschlossen‘ wird automatisch gesetzt, wenn die Ist-Aufnahme eines Artikel

nach dem Stichtag der Inventur erfolgt und dieser Artikel zum Stichtag noch keine Bewegung in der

aufgenommen Filiale hatte. Bei der Verbuchung wird kein Snapshot zum Stichtag geschrieben, aber

eine Bestandskorrektur zum Aufnahmetag.


Stand: 03.01.2017 35

10.3 Snapshotdetails anzeigen

Liegen für einen Artikel verbuchte Informationen der Ist-Aufnahme aus einer Inventur vor, werden hier

die Details des ‚Verbuchung Snapshot‘ EAN genau pro Filiale angezeigt.

11 Inventurläufe

Inventurläufe bilden den automatischen Prozess vom Datenimport der Ist-Aufnahmen bis zum Druck

der Protokolle und Verbuchung der Inventurbereiche ab. Es sind keine Korrekturen möglich. Sollten

Sie Interesse an diesem Ablauf haben, wenden Sie sich bitte an ihren Futura Projektleiter.

12 Beispiele zum besseren Verständnis der Verbuchung

für das Verhalten des Bestands bei Bewegungen (Wareneingänge, Umsätze usw.) mit Datum vor, nach

dem Stichtag, Aufnahmetag und vor und nach der Verbuchung der Inventur.

Die Situationen 1, 2 usw. beziehen sich jeweils auf die Ausgangssituation.

12.1 Ausgangssituation

Stichtag 31.12.2013, Aufnahmetag 10.01.2014, die Ist-Aufnahme ist durchgeführt

Wareneingang am 30.12.2013 von 10 Teilen dadurch

Bestand am Stichtag: 10 Teile

5.1.2014 Wareneingang von 5 Teilen, dadurch

(Soll-)Bestand am Aufnahmetag 10+5=15 Teile

Aufgenommen werden 13 Teile.

Daraus ergibt sich eine Inventurdifferenz von 2 Teilen. Sollbestand (15)– Ist-Aufnahme (13)

Bei der Inventurverbuchung wird der Bestand am Stichtag korrigiert, d.h. die Differenz auf den Stichtag

gebucht. Der Bestand nach der Inventurverbuchung wäre demnach 8 (=10-2) und am Aufnahmetag

13 (=Ist-Aufnahme).

12.2 Beispiele für Warenbuchungen VOR der Inventurverbuchung

Es folgen 3 Beispiele für Warenbuchungen vor der Inventurverbuchung, d.h. es wird angenommen,

die Inventur sei noch nicht verbucht.


36 Stand: 03.01.2017

Fall 1: Wareneingangsbuchung vor den Stichtag (3 Teile)

Auswirkungen:

Der Bestand am Stichtag erhöht sich auf 13

Der Sollbestand am Aufnahmetag erhöht sich um diese 3 Teile auf 18.

Die Inventurdifferenz erhöht sich auf 5 Teile.

Der Bestand nach der Inventurverbuchung am Aufnahmetag wäre 13 (=Ist-Aufnahme)

Der Bestand nach der Inventurverbuchung zum Stichtag wäre 8 (=13-5)

Fall 2: Wareneingangsbuchung von 3 Teilen zwischen Stichtag (ausschließlich) und Aufnahmetag

(einschließlich)

Auswirkungen:

Der Sollbestand am Aufnahmetag erhöht sich um diese 3 Teile auf 18.

Die Inventurdifferenz erhöht sich auf 5 Teile.

Der Bestand nach der Inventurverbuchung am Aufnahmetag wäre 13 (=Ist-Aufnahme)

Der Bestand nach der Inventurverbuchung zum Stichtag wäre 5 (=10-5)

Fall 3: Wareneingangsbuchung von 3 Teilen nach dem Aufnahmetag

Die Inventur ist nicht betroffen. Die Zahlen der Ausgangssituation bleiben wie sie sind.

Fazit: Ist die Ist-Aufnahme durchgeführt und wird vor der Inventurverbuchung eine Bewegung vor den

Aufnahmetag gebucht, ändert sich ‘nur’ die Inventurdifferenz, der Bestand nach der Inventur-

Verbuchung bleibt unverändert. (13 Teile am Aufnahmetag)

12.3 Beispiele für Warenbuchungen NACH der Inventur-Verbuchung

Es folgen 3 Beispiele für Warenbuchungen nach der Inventur-Verbuchung, d.h. es wird angenommen,

die Inventur sei schon verbucht.

Fall 4: Wareneingangsbuchung vor den Stichtag (3 Teile)

Auswirkungen:

Der Bestand bleibt unverändert bei 8 Teilen, die Differenzbuchung wird angepasst von 2 auf

5 Teile. Achtung: Die bereits gedruckte Differenzliste stimmt nicht mehr mit dem System

überein.

Der Bestand des Aufnahmetags bleibt unverändert. (13 Teile)

Fall 5: Wareneingangsbuchung von 3 Teilen zwischen Stichtag (ausschließlich) und Aufnahmetag

(einschließlich)

Auswirkungen:

Der Bestand erhöht sich ab dem Buchungsdatum um diese 3 Teile,

Im Bestand sind deshalb auch für den Aufnahmetag 3 Teile mehr, also 16 Teile (obwohl nur

13 aufgenommen wurden!)

Da die Inventur schon verbucht ist, ändert sich in diesem Fall für den Stichtag nichts.


Stand: 03.01.2017 37

Fall 6: Wareneingangsbuchung von 3 Teilen nach dem Aufnahmetag

Die Inventur ist nicht betroffen. Die Zahlen der Ausgangssituation bleiben wie sie sind.

Fazit!

Ist die Ist-Aufnahme durchgeführt und wird nach der Inventurverbuchung eine Bewegung vor dem

Stichtag gebucht, ändert sich ‘nur’ die Inventurdifferenz, der Bestand bleibt zum Stich- und

Aufnahmetag unverändert. Anders liegt der Fall, wenn die Buchung zwischen Stichtag und

Aufnahmetag liegt, dann ändert sich der Bestand für den Aufnahmetag um die Höhe der

Warenbuchung.

Wird für einen Artikel kein Warenzugang gebucht, aber eine Inventurmenge aufgenommen, so wird

als Zugangsdatum der Aufnahmetag und nicht der Stichtag genutzt. Wird jetzt nachträglich der

Wareneingang vor das Aufnahmedatum erfasst, so wird die Snapshot-Menge entsprechend der

tatsächlichen Inventuraufnahme angepasst und als Snapshot-Datum der Stichtag gebucht.


38 Stand: 03.01.2017

13 Anhang

13.1 Formatbeschreibung RT38 (Importformat-Inventurdateien)

Sollen Daten über ein externes Aufnahmesystem erfolgen, so müssen die Dateien die nachstehende

Struktur aufweisen, andernfalls werden diese von unserem System abgewiesen.

Der Datenaustausch erfolgt immer in der Reihenfolge Export Hauptsystem, Import Kasse, Export Kasse,

Import Hauptsystem.

Die Kasse liefert beim Export ein Journal (siehe Recordtype 01) mit, das Auskunft über den Erfolg des

vorangegangenen Imports gibt.

Am Anfang der Übertragung steht Recordtype 00 (‘RT00’+<CR>).

Die einzelnen Datenfelder werden durch ein Tabulatorzeichen (ASCII 9) getrennt.

Die einzelnen Datensätze werden durch ein CR-Zeichen (ASCII 13) getrennt.

Die einzelnen Dateien werden durch die Angabe des Recordtypes und der Nummer (z.B.

‘RT11’+<CR>) getrennt.

Am Ende der Übertragung steht EOT (ASCII 4).

Beim Importieren muss die Mindest Anzahl an Felder überprüft werden, ansonsten wird die

Fehlermeldung 1 (siehe unten) ausgelöst.

Nr Bezeichnung Bemerkung Datentyp

1 Identnummer eindeutig, zwingend, für

warengruppengenaue Artikel steht ‘3’

Alpha 15

2 Warengruppennummer eindeutig, zwingend, 1-999999 Longinteger


Stand: 03.01.2017 39

3 Kassennummer von eindeutig, zwingend Alpha 4

4 Datum zwingend Datum

5 Lieferscheinnummer eindeutig, zwingend Longinteger

6 Lieferscheinposition eindeutig, zwingend Integer

7 Menge Real

8 Preis alt Real

9 Preis neu Real

10 Kassennummer an nur bei Umlagerungen Alpha 4

11 Warenwirtschaftsjahr Longinteger

12 Saison Integer

13 Spanne Real

14 Datensatzart

0= Inventur, 1= Umlagerung, 2=

Preisänderung

Integer

15 Neues Etikett 0= nein, 1= ja Integer

16 Handlingsnummer Alpha 15

13.2 Umgang mit Fehlern beim Daten importieren

Sollten unbekannte Aufnahme-Daten ermittelt werden, so werden Ihnen diese im Bereich

‘Fehlerdetails’ angezeigt. Die dort angezeigten fehlerhaften Daten können nicht importiert werden und

werden daher in einer Fehlerdatei im Importverzeichnis gespeichert.

Beispiel für den Export fehlerhafter Inventurdaten

Beim Datenimport kontrolliert die Analyse, ob das Datenformat für den Import der Informationen

korrekt ist. Beim Import wird dann geprüft, ob die darin enthaltenen Werte dem Inventurbereich

zugeordnet werden können.

Fehlerhafte Importe werden nicht durchgeführt, sondern erzeugen zwei Fehlerdokumente im

Importordner. Der Dateiname der Importdatei wird um Error.. erweitert.

Die Log-Datei enthält die Quelle des Fehlers.


40 Stand: 03.01.2017

Die txt-Datei enthält die aufgenommenen Werte im RT-38 Format. Die Formatbeschreibung

ermöglicht manuelle Korrekturen, um das Einlesen zu realisieren.

Achtung! Bitte nehmen Sie vorab Kontakt zu ihrem Futura Projektleiter auf.

durchführen von inventuren mit...

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