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White Paper
Mai 2013
© it-novum GmbH
E-Bilanz mit
SAP Elektronische Bilanz
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it-novum GmbH [email protected] Tel: +49 661 103-333
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E-Bilanz mit SAP White Paper
Kurzfassung
Die E-Bilanz (elektronische Bilanz) ist eine gesetzliche Vorgabe der
deutschen Finanzbehörde, nach einer vorgegebenen Taxonomie die
Bilanz in elektronischer Form den Behörden zu Verfügung zu stellen.
In diesem Zusammenhang hat die SAP AG spezielle Funktionalitäten für
die Erstellung einer E-Bilanz entwickelt. Um eine E-Bilanz an die
Finanzverwaltung melden zu können, muss die vorgegebene
Taxonomie eingehalten und im XBRL-Datenformat gemeldet werden.
Das Whitepaper beschreibt drei mögliche Lösungswege zur Erstellung
einer E-Bilanz und ihre Vor- und Nachteile.
Sie haben Fragen zum vorliegenden Whitepaper, Anmerkungen, Kritik?
Dann schreiben Sie uns an [email protected]
Wir bieten regelmäßig Webinare zu SAP-bezogenen Themen an. Bei
Interesse schreiben Sie an [email protected]
Kurzfassung
Fragen, Anmerkungen,
Webinar
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E-Bilanz mit SAP White Paper
1 Was bedeutet E-Bilanz? .................... 4
2 Gesetzliche Anforderungen der E-Bilanz .... 4
3 Neue E-Bilanz-Funktionalitäten in SAP ..... 5
4 Lösungsmöglichkeiten für die E-Bilanz aus SAP 13
5 Umsetzung/Unterstützung der it-novum bei der E-Bila nz
......................................... 17
6 Über it-novum ............................ 18
7 Weiterführende Informationen /Links: ..... 20
8 Kontaktadressen .......................... 22
Inhalt
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E-Bilanz mit SAP White Paper
1 Was bedeutet E-Bilanz? Das Ende 2008 verabschiedete Steuerbürokratieabbaugesetz schreibt
vor, Abläufe im Steuerrecht auf elektronische Verfahren umzustellen.
Dabei geht es darum, den Inhalt der Bilanz, der Gewinn- und
Verlustrechnung (GuV) sowie eine eventuell notwendige
Überleitungsrechnung nach einer amtlich vorgeschriebenen
Taxonomie und elektronisch standardisiert an das Finanzamt zu
übermitteln.
Die vorgeschrieben Taxonomie beschreibt den Mindestumfang der
Daten, die an das Finanzamt zu liefern sind. Als Übertragungsformat
dient der Standard XBRL (Extensible Business Reporting Language). Der
Dateninhalt basiert auf der HGB-Taxonomie.
2 Gesetzliche Anforderungen der E-Bilanz Die HGB-Taxonomie umfasst das geltende Bilanzrecht in der
Bundesrepublik Deutschland für alle Unternehmensformen (z.B.
Personengesellschaft, Einzelunternehmen). Zusätzlich werden auch
vorgesehene Spezialtaxonomien bzw. Taxonomieerweiterungen für
besondere Rechnungslegungsvorschriften (z. B. für Banken)
berücksichtigt. Alle Taxonomien werden um steuerliche Vorschriften
und erforderliche Positionen ergänzt und in Form eines XBRL-
Datensatzes auf elektronischem Weg an das Finanzamt übermittelt.
2.1 Härtefallregelungen Die Umsetzung des neuen Verfahrens kann mit einem erheblichen
Aufwand verbunden sein. Wirtschaftliche oder persönliche
Unzumutbarkeiten können dazu führen, dass Unternehmen von der
elektronischen Meldung ihrer Daten ausgenommen werden. Dazu zählt
beispielsweise der Mangel an finanziellen Mitteln des Steuerpflichtigen,
um die technischen Mittel zu besorgen oder die nötigen Kenntnisse für
das Thema bereitzustellen. In diesem Fall haben Betroffene die
Möglichkeit, eine Befreiung zu beantragen. Die Härtefallregelung wird
jedoch aus unserer Erfahrung nur in extremen Fällen und bei
Kleinunternehmern oder kleinen Mittelständlern greifen. Wer keine
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Daten übermittelt, dem droht ansonsten die Festsetzung von
Zwangsgeldern.
3 Neue E-Bilanz-Funktionalitäten in SAP
3.1 Neuer SAP-Hinweis Die neuen Funktionalitäten zur Erstellung der E-Bilanz werden mittels
spezieller Hinweise von SAP in das System übertragen. Dadurch sind
viele manuelle Anpassungen im Programmcode des Systems nötig.
Außerdem werden für die neuen Funktionalitäten spezielle
Berechtigungsobjekte ausgeliefert, die nicht automatisch im Profil
SAP_ALL integriert sind. Das bedeutet, dass das Profil mit einem Report
aktualisiert werden muss.
3.1.1 Bilanzstrukturen einlesen Über die neuen Funktionen können aus den offiziellen Taxonomien
erweiterte Bilanzstrukturen in SAP ERP erzeugt werden.
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Beim Einlesen stehen z.B. die folgenden Kriterien zur Verfügung:
• Kerntaxonomie bzw. Branchenergänzungen sowie
Spezialtaxonomien (Banken, Versicherungen)
• Rechtsformen
• GuV-Format: GKV, UKV
• Handelsbilanz (HGB) oder Steuerbilanz (STB)
Die Auswahl der Handelsbilanz bietet sich z.B. für Szenarien mit
Überleitungsrechnung (außerhalb SAP ERP) an. Die Steuerbilanz setzt
voraus, dass in SAP ERP bereits steuerliche Wertansätze gebucht
werden.
3.1.2 Aktualisierung vorhandener Bilanzstrukturen Es muss damit gerechnet werden, dass die Finanzverwaltung auch
zukünftig neue Taxonomien herausgibt. Wenn eine solche neue
Taxonomie veröffentlicht wird, kann im Generierungsreport das Konten-
Mapping aus der bisherigen Struktur übernommen werden. Das
Abb. 1: Bilanzstruktur einlesen
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bedeutet, dass nur neue Konten bearbeiten bzw. die Konten zuordnet
werden müssen.
Dabei ist zu beachten, dass die Update-Funktion nicht für alte
Bilanzstrukturen im System verwendet werden kann.
3.1.3 Verwalten der neuen Strukturen Mit der der Transaktion OB58_XBRL können die neu generierten
Strukturen verwaltet werden.
Sofern die Bilanzstruktur nur mit genau einem Kontenplan genutzt
werden soll, kann der Kontenplan fest zugeordnet werden. Das
vereinfacht die spätere Kontenzuordnung erheblich.
Abb. 2: Aktualisierung der Bilanzstruktur
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Abb. 3: Verwaltung der neuen Bilanzstruktur
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3.1.4 Bearbeiten der neuen Bilanzstruktur Die neuen Bilanzstrukturen können jetzt bearbeitet und die Konten
zugeordnet werden.
Die Positionseigenschaften
• Mussfeld
• Mussfeld mit Kontennachweis
• Rechnerisch notwendige Position (i.d.R. sog. Auffangpositionen)
• Summenmussfeld
werden ebenfalls mit angezeigt.
Zusätzlich zu den Positionsbezeichnungen wurde die XBRL-Bezeichnung
in die erweiterten Strukturen mit aufgenommen. Diese technische
Positionsbezeichnung kann von der nachgelagerten XBRL-Anwendung
als eindeutiger Schlüssel verwendet werden.
Abb. 4: Bearbeiten der neuen Bilanzstruktur
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3.1.5 Die Zuordnung der Konten Die Zuordnung der Konten in der neuen Bilanzstruktur wird wie bei
normalen Strukturen durchgeführt.
3.1.6 Anzeigen der Bilanzdaten Durch die neuen Funktionalitäten lassen sich die Bilanzdaten mit
entsprechender Transaktion anzeigen. Demnach wird die folgende
Ansicht im ALV-Layout dargestellt:
Abb. 5: Kontenzuordnung
Abb. 6: Anzeigen der Bilanzdaten
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Über den Button „Weitere Abgrenzungen“ lassen sich im Selektionsbild
auch noch weitere Kriterien (z.B. Profit Center, Geschäftsbereich)
auswählen.
Welche Merkmale im Hauptbuch zur Verfügung stehen, ist vom
Customizing der neuen Hauptbuchhaltung abhängig. In der klassischen
Hauptbuchhaltung wäre lediglich der Geschäftsbereich noch ein
sinnvolles zusätzliches Selektionsmerkmal.
Im Einstiegsbild der Transaktion kann auch ein Selektionsmerkmal zum
Kontennachweis gesetzt werden. Durch das Selektionserkmal werden
anschließen Konten oder Funktionsbereiche mit ausgegeben.
3.1.7 Export der Bilanzdaten Für den Datenexport stellt SAP zwei zusätzliche Transaktionen bereit.
Anhand dieser Transaktionen ist es möglich, die Daten sowohl mit
Kontennachweis als auch ohne zu exportieren. Eine Kombination aus
beiden Möglichkeiten ist nicht vorgesehen. Außerdem werden nur
Positionen angezeigt, die bebuchten Konten zugeordnet wurden.
Abb. 7: Anzeigen der Bilanzdaten mit Kontennachweis
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Abb. 8: Datenexport
Abb. 9: Datenexport mit Kontennachweis
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4 Lösungsmöglichkeiten für die E-Bilanz aus SAP
In SAP gibt es verschiedene Möglichkeiten, eine E-Bilanz zu generieren.
Im Folgenden beschreiben wir drei davon.
4.1 Lösungsszenario 1 Das „SAP ERP in Verbindung mit SAP Business Objects Disclosure
Management“ ist eine umfassende Lösung, mit der SAP nicht nur die E-
Bilanz, sondern der gesamte Berichtsprozess durchgängig unterstützt.
SAP Business Objects Disclosure Management ermöglicht eine
workflowgesteuerte, revisionssichere Zusammenarbeit über Teams,
Hierarchieebenen, verschiedene Standorte, Systeme und verschiedene
Datenquellen hinweg. (Quelle: http://fico-forum.de/artikle/0212A.php)
Abb. 2: Lösungsmöglichkeit 1
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Zur Erstellung einer E-Bilanz werden die relevanten Bewegungs- und
Stammdaten in das SAP Business Objects Disclosure Management
extrahiert. Geladen werden können sowohl SAP ERP als auch andere
SAP- und Nicht-SAP-Datenquellen. Das heißt, dass auch Gesellschaften,
die kein SAP ERP im Einsatz haben, in das gleiche Verfahren
einbezogen und bearbeitet werden können.
Die Aufbereitung und Verwaltung der Daten findet in einem
taxonomiegerechten, vordefinierten Microsoft Excel-Template statt, das
auf dem Server verwaltet wird. Die vordefinierten Templates lassen
manuelle Anpassungen zu, um die steuerliche Überleitungsrechnung
durchzuführen, sofern im ERP-Vorsystem nicht bereits steuerbilanziell
gebucht wird.
Im Anschluss daran generiert SAP das XBRL-Instanzendokument, die E-
Bilanz-Datei. Direkt integriert ist die Elster Rich Client (ERiC)-
Komponente, sodass nach erfolgreich durchgeführter Validierung die
Daten an die Finanzverwaltung gesendet werden.
SAP unterstützt neben der revisionssicheren Speicherung der
Übertragungsprotokolle und erstellter E-Bilanz-Dateien auch eine
serverseitige Massenverarbeitung für mehrere Gesellschaften. Das
Disclosure Management lässt sich nicht nur für bereits vorhandene
Meldeverfahren einsetzen (z. B. E-Bilanz in Deutschland, HMRC-Filing in
Großbritannien, SEC-Filing in den USA), sondern auch für zukünftige
Meldepflichten.
(Quelle: http://fico-forum.de/artikle/0212A.php )
4.2 Lösungsszenario 2 Die zweite Möglichkeit „SAP ERP Client AddOn für E-Bilanz“ ist konzipiert
als lokale PC-Komponente und bezieht sich explizit nur auf die E-Bilanz-
Funktionalitäten. Die Extraktion und Aufbereitung der ERP-Daten in ein
taxonomiegerechtes, vordefiniertes Microsoft Excel-Template erfolgt
wie beim ersten Lösungsszenario. Die Daten werden jedoch lokal
gespeichert. Wie bei Option 1 ist es möglich, manuelle Anpassungen
und eine steuerliche Überleitungsrechnung durchzuführen.
Die Erzeugung des XBRL-Instanzendokuments, die Validierung und der
Versand mit der ERiC-Komponente müssen ebenfalls im Client AddOn
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integriert werden. Um die sichere Speicherung der E-Bilanz-Dateien und
der Übertragungsprotokolle muss sich der Anwender kümmern. Wir
empfehlen dazu die Einbindung beispielsweise ein bereits vorhandenes
Dokumentenmanagementsystem. Der Anwender muss sich auch um
die Revisionssicherheit (Audit Trail) selbst kümmern.
Im Gegensatz zu Option 1 werden die serverseitige
Hintergrundverarbeitung mehrerer Gesellschaften und weitere
Meldeverfahren (z. B. XBRL-Filings im Ausland) nicht unterstützt. (Quelle:
http://fico-forum.de/artikle/0212A.php)
4.3 Lösungsszenario 3 Mit der dritten Option können SAP-Anwender die relevanten SAP-
Bewegungs- und Stammdaten in eine Microsoft Exceldatei laden. Je
nach Buchungsverfahren lassen sich in einem Fremdsystem die
steuerliche Überleitungsrechnung und die E-Bilanz-Funktionalität
(Erzeugung des XBRL-Instanzendokuments, Validierung und Versand via
ERiC) durchführen. (Quelle: http://fico-forum.de/artikle/0212A.php)
Abb. 3: Lösungsmöglichkeit 2
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Abb. 12: Lösungsmöglichkeit 3
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5 Umsetzung/Unterstützung bei der E-Bilanz durch
it-novum it-novum unterstützt bei allen fachlichen und technischen Fragen beim
Einrichten der neuen Funktionalitäten für die E-Bilanzerstellung in Ihrem
SAP-System.
Dabei wird in erster Linie das SAP System um die neuen Transaktionen
für die E-Bilanz erweitert und die dafür erforderlichen notwendigen
Berechtigungen zugewiesen. Anschließend können die neuen
Taxonomien eingespielt und die Kontenzuordnungen vorgenommen
werden.
Kundenseitig wurde bisher aus Effizienz- und Kostengründen meistens
Lösungsszenario 3 gewählt. Die Bilanzdaten werden dabei wie oben
beschrieben aus SAP extrahiert und anschließend in einem externen
Tool / Software importiert (ETL-Prozess). Es gibt verschiedene Anbieter,
die geeignete Tools / Software zur Verfügung stellen. In diesem
Fremdsystem können dann die E-Bilanzdaten validiert und weitere
Anpassungen durchgeführt werden. Anschließend werden die Daten
im XBRL-Format an die Finanzbehörden weiter geleitet! (siehe Kapitel 5,
Lösungsansatz 3)
Abb. 13 E-Bilanz in SAP mit it-novum
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E-Bilanz mit SAP White Paper
6 Über it-novum Wir besitzen mehr als 10 Jahre Erfahrung in der Implementierung von
SAP ERP-Systemen und deren Betreuung. Besonders bei den SAP
Financials-Modulen können wir auf weitreichende Erfahrungen in der
Optimierung von Finanz- und Rechnungswesen Funktionalitäten
zurückgreifen. Als interner SAP-Dienstleister stellen wir unsere SAP-
Expertise seit Jahren in mittelständisch geprägten Konzernstrukturen
geführt von einer Holding unter Beweis, die neben
Finanzierungsfunktionen auch operative Funktionen (z.B. im
Versicherungswesen, Real-Estate Management usw.) wahrnimmt.
Im Bereich SAP Financials haben wir viele praxiserprobte Lösungen im
Einsatz. Neben der beschriebenen Funktionalität des Elektronischen
Kontoauszugs sind dies u.a.:
• Die neue Intercompany-Abstimmung in den Prozessen „003
Offene Posten Debitoren/Kreditoren“ und „002
Hauptbuchkonten“
• Elektronischer Kontoauszug(FI- BL)
• Fremdwährungsbewertung
• Investitions- und Instandhaltungsmanagement in SAP R/3.
it-novum ist ein Beratungsunternehmen für SAP-Beratung,
Infrastrukturlösungen und Open Source. Im SAP Bereich verfügen wir
über langjährige Erfahrungen in den SAP Modulen sowie in der
Einführung und Betreuung verschiedener Branchenlösungen.
Als selbständiges Tochterunternehmen der KAP AG sind wir
verantwortlich für den SAP Support von mehr als 50
Tochtergesellschaften der KAP AG und Daun & Cie. Group.
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E-Bilanz mit SAP White Paper
Gerne unterstützen wir auch Sie in der Einführung, Optimierung
und/oder Betreuung von SAP Anwendungen. Wir selbst setzen
konzernintern SD, MM, PP, PP-PI, CO-PA sowie HCM ein.
Zur Integration von SAP ERP und Drittsystemen entwickeln wir
Schnittstellen z.B. zu Dokumenten-Management-Systemen wie Alfresco
und ELO oder Business-Intelligence-Lösungen wie Pentaho oder Palo.
Professionelles Projektmanagement verbunden mit der strikte
Anwendung unserer Projekt-Management-Tools sind bei unseren
Projekten ebenso selbstverständlich wie der zielorientierte und
partnerschaftliche Umgang mit unseren Kunden.
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E-Bilanz mit SAP White Paper
7 Weiterführende Informationen /Links: Weiterführende White-Papers zu OpenSource allgemein oder themen-
bzw. produktspezifischen Analysen sind bei it-novum als Download oder
auf Anfrage erhältlich:
Allgemein zum Thema Open Source:
Die Top-10 Mythen und Irrtümer über Open Source: Einführung von
Open Source aus der Sicht eines Anwenders
Der Open Source-Diamant: Beurteilung von Open Source Lösungen
nach fünf praxis-relevanten Kriterien
100% Open Source – ist das möglich?
Business Intelligence:
Open Source BI: Vergleich der führenden Open Source BI-Werkzeuge
Pentaho, Jaspersoft und Palo (deutsch und english)
Vertriebscontrolling mit Open Source: Aufbau einer Vertriebssteuerung
mit Palo und Pentaho
Open Source-Datenbanken. Open Source-Datenbanken: MySQL und
PostgreSQL im Leistungs- und Funktionsvergleich
Systemmanagement und Monitoring:
SAP-Monitoring mit Open Source: Umfassendes SAP-Monitoring mit
einer Open Source-Plattform, die über CCMS hinaus geht
openITCOCKPIT: Nagios-basiertes System- und Servicemanagement mit
Enterprise-Fokus
SAP- und ERP-Lösungen:
IC-Abstimmung im Konzern. Intercompany-Abstimmungen
toolunterstützt im SAP-Standard nutzen
Konsolidierung im Konzern. Verbesserung des Konsolidierungsprozesses
im Konzern durch den Einsatz des Konsolidierungstools SAP SEM-BCS
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E-Bilanz mit SAP White Paper
SAP und Open Source:
SAP-Schnittstelle zu Alfresco. Datenintegration und Prozessabbildung
durch die Einbindung von SAP in das Open Source-
Dokumentenmanagementsystem
Alfresco
Open Source Applikationen:
Modernes Open Source Dokumentenmanagement mit Alfresco:
Wegweiser vom einfachen Enterprise Content Management bis hin zu
komplexen Workflows mit jBPM und SAP-Integration
Open Source CRM mit sugarCRM als nachhaltiger Beitrag zum
Vertriebserfolg: Lassen sich moderne Anforderungen wie Abbildung
von Vertriebsprozesse, Closed-Loop Marketing und analytisches CRM
einfach mit Open Source umsetzen?
Aus unseren Projekten heraus ergeben sich immer neue themen-
/produktspezifische Whitepapers. Sehen Sie regelmäßig auf unserer
Homepage (www.it-novum.com) vorbei oder Fragen Sie nach Themen,
die Sie interessieren unter den oben genannten Kontaktdaten.
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8 Kontaktadressen
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Deutschland:
Edelzeller Straße 44 o 36043 Fulda o Tel: +49 (661) 103-333
Österreich:
Am Europaplatz 2 Gebäude G o 1120 Wien o Tel: +43 (1) 71728-415
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