Für immer aufgeräumt Zwanzig Prozent mehr Effizienz im Büro von Jürgen Kurz

Informationen zur Ausgabe Gebundene Ausgabe: 159 Seiten Verlag: Gabal Erscheinungsjahr: 2007 ISBN: 3897497352 Preis: 19,90 € Zum Autor Jürgen Kurz ist Geschäftsführer der tempus GmbH. Er hat ein Konzept für mehr Effizienz im Büro entwickelt und schaffte es damit sogar ins Finale des Deutschen Trainings-Preises 2006. Aktuelle Informationen zum Konzept und praktische Hilfe erhalten Sie unter www.fuerimmeraufgeraeumt.de. Darum geht es im Buch Was Sie nicht im Kopf haben, sollten Sie auch nicht auf Ihrem Schreibtisch herumliegen lassen. Chaos am Arbeitsplatz verringert unsere Effizienz und blockiert unsere Kreativität. Klare Strukturen erleichtern Ihnen Ihre Arbeit und bringen zudem noch mehr Erfolg. Hier erfahren Sie, wie Sie endlich Ordnung im Büro schaffen und diese auch beibehalten können! Weitere ShortBooks finden Sie unter www.shortbooks.de. ShortBooks bewertet Bücher und deren Inhalt ganzheitlich und stellt diese im Internet bereit. Der bisherige Rechteinhaber des Buches behält das Urheberrecht. Ohne Genehmigung der ShortBooks GmbH darf kein ShortBook, auch nicht abschnittsweise wiedergegeben werden. Alle Rechte vorbehalten.

Nutzwert der Infos aus dem Buch

THEORETISCH PRAKTISCH

Anwendbarkeit/Umsetzbarkeit der Inhalte/Tipps

NIEDRIG HOCH

Themen, die das Buch behandelt

Themen

behandelt ja

behandelt nein

Prozessoptimierung

x

Zeitmanagement

x

Büroorganisation

x

Förderung von Mitarbeitern

x

Vertretungswesen

x

Das können Sie aus dem Buch lernen

• Produktionsabläufe – etwa in der Automobilbranche – werden in Zeiten der Globalisierung ständig optimiert, um mehr Effizienz zu erreichen und so größere Gewinne zu erzielen.

• Büros und Verwaltungen liegen derweil – trotz gewachsener Anforderungen

und fortschreitender Technisierung – in einer Art Dornröschenschlaf: Ungenutztes Potential liegt brach, und keinen scheint das zu kümmern.

• Dabei verschwenden Arbeitnehmer durchschnittlich unglaubliche 30 Prozent

ihrer Arbeitszeit im Büro für sinnlose Tätigkeiten wie das Suchen von Akten oder Adressieren von Briefen.

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• Sinnvoll organisierte Büroräume und Arbeitsplätze sowie für alle Mitarbeiter verbindliche Standards für externe und interne Prozesse bringen daher einen nicht zu unterschätzenden Vorteil vor der Konkurrenz mit sich.

• Zwanzig Prozent mehr Effizienz sind mit wenig Aufwand leicht erreichbar –

das Geheimnis liegt darin, den Status quo in kleinen Schritten zu verbessern, um künftig mit geringem Aufwand schnelle und optimale Ergebnisse zu erzielen.

Leseprobe/Zitate „Die Spielregel lautet: Entfernen Sie alles, was nicht gebraucht wird. Es gibt jede Menge Dinge in Schubladen, Schränken und Regalen, die einem ans Herz gewachsen sind, aber seit Jahren nicht mehr gebraucht werden oder noch nie gebraucht wurden. Alles, was nicht notwendig ist, kann entsorgt werden.“ „Die Ablage im Archiv kann so organisiert werden, dass bestimmte Jahre in definierten und beschrifteten Regalreihen untergebracht werden. Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, kann die komplette Regalreihe entsorgt und mit den neuen Akten bestückt werden. Durch diese rollierende Archivierung stellen Sie sicher, dass keine Unterlagen unnötig aufbewahrt werden.“ „Um Termine einhalten zu können, müssen Sie zunächst Termine vereinbaren. Dies gilt nicht nur für Mitarbeiter mit direktem Endkundenkontakt, sondern für alle Mitarbeiter, die einen nachgelagerten Prozess mit Informationen, Dienstleistungen oder Produkten (Daten) beliefern.“

S. 32 S. 80 S. 150

Rezension „Einfachheit ist das Resultat der Reife.“ Was Schiller schon wusste, hat auch heute nichts von seiner Aktualität verloren. Zu erkennen ist das an der stattlichen Anzahl von Ratgebern auf dem Markt, die die Einfachheit zum Allheilmittel für jeden Bereich des Lebens hochstilisieren. Prominentestes Beispiel ist wohl „Simplify your life“, das jahrelang auf den deutschen Bestsellerlisten zu finden war und oft kopiert wurde. Jürgen Kurz reiht sich mit „Für immer aufgeräumt“ in die bereits vorhandene Literatur ein, legt den Fokus aber nicht wie einige andere auf Privat- oder gar Liebesleben, sondern auf den Alltag im Büro. Er stellt die These auf, dass Ordnung die Basis jeden Erfolgs ist, und

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beschreibt, wie diese zu erreichen ist. Der Autor hat dabei jede Menge praktischer Tipps auf Lager, hat er doch diesbezüglich schon viele Unternehmen betreut und einiges an Erfahrung vorzuweisen. Zudem ähneln sich die Probleme in Büros meist sehr: • Auf den Schreibtischen herrscht Chaos. Papiere türmen sich, an Monitoren und

Lampen kleben Post-its mit Telefonnummern und Passwörtern, daneben finden sich weitere Notizzettel, mehrere Postablagekörbchen, Werbegeschenke.

• Das Büro ist in Bezug auf Kommunikation und Utensilien schlecht organisiert, angeblich hat keiner Zeit aufzuräumen. Zeit zum Suchen gibt es aber immer.

• Es gibt keine einheitlichen Standards, beispielsweise für Bearbeitungs- beziehungsweise Durchlaufzeiten. An allen Ecken und Enden werden Energie und Zeit sinnlos verschwendet. Durchschnittlich gehen einem Arbeitnehmer 30 Prozent seiner Arbeitszeit flöten, weil er z.B. Akten suchen oder überflüssige Emails lesen muss.

• Die Flut an Informationen wird zudem unübersichtlicher. Dies führt dazu, dass immer mehr Arbeitnehmer unter einem Burn-out-Syndrom leiden.

Im Prinzip macht Kurz dem Leser klar, dass in jedem Büro unglaubliches Potential brachliegt und beinahe an jedem Arbeitsplatz mehr Effizienz möglich ist. Diese Produktivitätsreserven müssen nur aufgespürt und genutzt werden. Wer es schafft, Ordnung im Büro herzustellen und verbindliche Standards festzulegen – und beides beizubehalten –, kann mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen: Zeit- und Platzersparnis, also letztlich höhere Effizienz, Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit, schnellere Reaktion auf Kundenwünsche, Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit, all das ist möglich! Und damit diese positiven Effekte sich bald auch in Ihrem Büro einstellen, erklärt Kurz, wie Sie dafür vorgehen müssen. Er empfiehlt einen pragmatischen Prozess ständiger Verbesserungen in kleinen Schritten (siehe Mindmaps A, B und C): • Im ersten Schritt wird an allen Arbeitsplätzen und in den gemeinsam genutzten

Büroräumen Ordnung und Sauberkeit hergestellt. In Schritt zwei geht es darum, allgemein verbindliche Standards festzulegen.

• Die dritte Phase ist für die Optimierung von internen und externen Prozessen reserviert. Der vierte Schritt gilt der Förderung Ihrer Mitarbeiter zu eigenverantwortlichen Arbeitskräften.

• Im letzten Schritt werden alle Energien gebündelt und auf ein konkretes Ziel hin ausgerichtet. Zudem wird betont, dass Ziele stets überarbeitet und neu formuliert werden müssen. Nur wer sich bewegt, bleibt konkurrenzfähig.

Jürgen Kurz liefert einen informativen und praxisnahen Ratgeber zum Thema „Mehr Effizienz im Büro“. Auch wenn sein Ansatz nicht unbedingt originell ist, so überzeugt Kurz doch durch gut durchdachte praktische Tipps, die sich an jedem Arbeitsplatz schnell und einfach umsetzen lassen – und darauf kommt es bei einem Ratgeber ja an! Empfehlenswert also für alle, die endlich weniger Zeit vergeuden und effektiver arbeiten wollen!

Das Mindmap zu „Für immer aufgeräumt“ Themenschwerpunkte im Überblick:

Ordnung ist das halbe Leben – erst recht im Büro!

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Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die fünf Stufen Ihres individuellen Aufräumprogramms. Zunächst dreht sich alles um das Thema Ordnung, im Anschluss daran wird erläutert, wie Sie in Ihrem Büro Standards setzen und warum diese so wichtig sind. Abschließend erfahren Sie, was Sie tun müssen, um Ihr Unternehmen konsequent weiterzuentwickeln und so noch erfolgreicher zu sein.

A

Ordnung schaffen

Für immer aufgeräumt

C

Erfolge sammeln

B

Standards festlegen

Das Mindmap zu „Für immer aufgeräumt“ Themenschwerpunkte im Detail:

Chaos frisst Energie! A – Ordnung schaffen

Mehr Freiheit für Ihre Gedanken: • Ein leerer Schreibtisch schafft einen freien Kopf. Vereinfachte Strukturen machen Ihren

Berufsalltag stressfreier und effizienter. Sie können sich besser auf das aktuelle Projekt konzentrieren.

• Ordnung dient aber nicht nur dem Wohlbefinden, sondern ist auch die unablässige Voraussetzung für Ihren Erfolg.

• Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf, die dabei investierte Zeit sparen Sie später doppelt und dreifach ein. Es ist doch wirklich schade um jede Minute, die mit sinnlosem Suchen vergeudet wird.

• Bevor Sie anfangen, machen Sie Bilder von Ihrer Wirkstätte. Aus dieser Distanz werden Sie das Chaos plötzlich wahrnehmen – der Schock wird heilsam sein.

Ordnung schaffen

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Gehen Sie an Ihrem Schreibtisch mit gutem Beispiel voran, schon bald werden Ihnen Kollegen nacheifern – das aufgeräumte Büro ist plötzlich greifbar nah.

Methode: • Sortieren Sie alles aus, was Sie nicht ständig brauchen. Sie werden so viel Platz

gewinnen und später Zeit sparen. • Nehmen Sie sich Ihr Büro nach und nach vor, bis auch im letzten Regal Ordnung

herrscht. Wenn für besonders chaotische Schränke oder Schubladen die Zeit nicht reicht, versehen Sie sie mit einer Nummer und erstellen Sie eine entsprechende To-do-Liste, die Sie dann langsam abarbeiten.

• Einige Dinge – vor allem Aktenordner – sollten Sie zunächst auf Probe wegwerfen. Packen Sie die betreffenden Dinge in Kisten, und versehen Sie diese mit einem Datum, an dem sie entsorgt werden können. Vergessen Sie aber nicht, für den Notfall eine Inhaltsangabe auf den Deckel zu kleben. Denken Sie immer auch an die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

• Verbessern Sie außerdem Ihre Müllentsorgung. Besorgen Sie sich eine Kiste für den Papiermüll, und trennen Sie die übrigen Abfälle. Der Müll muss so nicht mehr täglich geleert werden.

• Halten Sie Ihren Arbeitsplatz sauber, und stellen Sie die Ordnung täglich wieder her, bevor Sie das Büro verlassen.

• Legen Sie eine Checkliste an, mit der Sie regelmäßig den Zustand Ihres Büros überprüfen.

Das Mindmap zu „Für immer aufgeräumt“ Themenschwerpunkte im Detail:

Auf dem Weg zu mehr Effizienz… B – Standards festlegen

Standards festlegen

Auf zu neuen Ufern: • Nachdem Ordnung im Büro

eingekehrt ist, geht es darum, Unterlagen und Utensilien so zu organisieren, dass sie schnell und problemlos gefunden werden können.

• Standards sollen Sie nicht einengen, sondern Ihnen dabei helfen, Zeit zu sparen, so dass Sie entspannter arbeiten können.

• Standards sichern erreichte Verbesserungen ab und bilden gleichzeitig die Basis für weitere Verbesserungen.

So geht’s: • Beschriften Sie Ordner, Mappen und Folien

logisch und übersichtlich. Arbeiten Sie mit Inhaltsverzeichnissen und -angaben.

• Ordnen Sie Ihre Ordner! Verwenden Sie verschiedene Farben für verschiedene Bereiche, bringen Sie eine einheitliche Beschriftung an – auch auf Regalböden und Schränken.

• Beenden Sie die Zettelwirtschaft auf Ihrem Tisch. Arbeiten Sie zukünftig mit Sichtmappen – Adressen, Telefonnummern oder Zugangsdaten finden Sie so bei Bedarf schnell wieder. Auch ein Schwenkarm am Monitor kann hier wertvolle Dienste leisten. Für Notizen nutzen Sie am besten einen DinA4-Block – wichtige Aufzeichnungen lassen sich so leicht archivieren.

Informationsflut bekämpfen: • Nutzen Sie nur eine Postschale. Sichten Sie

diese täglich und erledigen Sie alles, was in fünf Minuten zu machen ist, sofort. Für den übrigen Schriftverkehr legen Sie am besten Termine fest. Wenn Sie in Urlaub gehen, bitten Sie einen Kollegen, Ihre Postschale zumindest von Werbung zu befreien und nach äußerst wichtigen Mitteilungen zu durchforsten – so bleibt Ihr Schreibtisch dauerhaft leer.

• Im Umgang mit Emails verhalten Sie sich ähnlich. Kümmern Sie sich zweimal täglich um Ihren Posteingang, und reagieren Sie, wenn dies ohne viel Aufwand möglich ist, sofort. Bemühen Sie sich, kurze Mails mit nur einem Thema zu schreiben – Sie werden schneller eine Antwort erhalten.

• Bewahren Sie Schriftstücke, die Sie noch lesen wollen, in einem speziellen Fach auf. Wenn es voll ist, entsorgen Sie die untersten zehn Zentimeter.

Noch mehr wertvolle Tipps: • Tacker und Co. gehören nicht auf

den Tisch. Verstauen Sie Büroutensilien in einer unterteilten Schublade oder auf Ihrem Rollcontainer. Achten Sie aber darauf, dass Dinge, die Sie täglich brauchen, in unmittelbarer Griffweite liegen. Utensilien, die Sie eher selten verwenden, können Sie mit Kollegen teilen – der beste Ort dafür ist ein gemeinsam genutzter Arbeits- oder Lagerraum.

• Legen Sie sich eine zuverlässige Wiedervorlage zu. So haben Sie zu jedem Termin alle Unterlagen parat. Die Zwischenablage muss so funktionieren, dass Sie jedes Schriftstück binnen einer Minute in Händen halten.

Am lohnenswerten sind Standards natürlich dann, wenn sie für alle gelten! Für immer aufgeräumt © Copyright 2008 ShortBooks GmbH Seite 7 von 10

Das Mindmap zu „Für immer aufgeräumt“ Themenschwerpunkte im Detail:

Wo ein Wille ist, ist auch ein Weg! C – Erfolge sammeln

Eigenverantwortliche Mitarbeiter: • Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter, ihr

Potential voll auszuschöpfen. Überfordern Sie sie aber nicht, sondern holen Sie sie dort ab, wo sie stehen.

• Schaffen Sie totale Transparenz, und zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, wo Ihr Unternehmen steht.

• Entwickeln Sie die Talente Ihrer Angestellten. Setzen Sie dabei auf externe Weiterbildung und interne Workshops – etwa durch besonders qualifizierte Kollegen. Mitarbeiter arbeiten wirksamer, wenn sie qualifizierter sind und die Zusammenhänge kennen.

• Stärken Sie das Selbstmanagement Ihrer Mitarbeiter und etablieren Sie eine angstfreie Fehlerkultur. Aus Fehlern lässt sich nämlich wirklich lernen, sie machen auf Schwachstellen aufmerksam. Suchen Sie stets gemeinsam nach Lösungen.

Arbeitsprozesse optimieren: • Machen Sie sich von Betriebsblindheit

frei und untersuchen Sie interne Prozesse. Fahnden Sie überall nach Optimierungsmöglichkeiten – beziehen Sie in diesen Prozess auch Ihre Mitarbeiter ein. Sie können zum Beispiel einen „Ideen-Briefkasten“ einrichten.

• Überwachen Sie Ihre Bestände mit einem Kaban-System, verwenden Sie Adressaufkleber für häufige Geschäftspartner.

• Beschleunigen Sie die Kommunikation, indem Sie öfter mal zum Telefonhörer greifen. Gestalten Sie interne Besprechungen effizienter, indem Sie nie ohne Tagesordnung tagen und ein Ergebnisprotokoll anfertigen.

• Vereinfachen Sie die Handhabung von Geräten, indem Sie Kurzbeschrei-bungen erstellen und diese auf den Geräten befestigen.

Erfolge sammeln

Ziele setzen: • Im letzten Schritt geht es nun darum, die erreichten Verbesserungen in eine einheitliche

Richtung zu führen. Ziele stellen sicher, dass wirklich alle an einem Strang ziehen. • Hängen Sie die aktuellen Unternehmensziele deshalb für alle sichtbar aus – zum Beispiel

in der Gemeinschaftsküche. • Machen Sie die Ziele zudem messbar, indem Sie den aktuellen Zustand immer wieder

mit Punkten bewerten, Sie können die Entwicklung so besser im Auge behalten. Denkbar wäre dieses System etwa für Bearbeitungs-/Durchlaufzeit, Reklamationsquote, Kostenanteil der Verwaltung, Mitarbeiterzufriedenheit etc.

• Definieren Sie Ihre Ziele stets neu, Stillstand wirkt sich auf Ihren Erfolg tödlich aus.

Denken Sie daran – der Schlüssel zum Erfolg liegt allein in Ihrer Hand, überlassen Sie daher nichts dem Zufall! Für immer aufgeräumt © Copyright 2008 ShortBooks GmbH Seite 8 von 10

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Frage & Antwort Frage: Ich würde mein Büro gern auf Vordermann bringen, befürchte aber, dass meine Kollegen mich dann für einen langweiligen Pedanten halten. Antwort: Keine Angst, vielleicht ernten Sie anfangs ein paar Lacher, wenn Sie plötzlich genau festlegen, wo Schere oder Duden zu liegen haben. Ihre Kollegen werden aber bald erkennen, dass sich mit mehr Ordnung einfach viel Zeit sparen lässt. Sicher folgen Sie dann bald Ihrem Beispiel. Frage: Ich bin Außendienstmitarbeiter und muss daher meine Aufgaben an unterschiedlichen Orten erledigen. Es passiert mir leider oft, dass ich falsche Akten mit mir herumtrage und dann schlecht präpariert mit Geschäftspartnern verhandeln muss. Wissen Sie Rat? Antwort: Arbeiten Sie an Ihrem Ablagesystem! Nutzen Sie z. B. das System von „MAPPEI“, es ist derart platzsparend, dass Sie komplette Ordner mitnehmen können – vielleicht löst aber auch eine bessere Terminplanung Ihr Problem. Frage: In meinem Büro werde ich ständig von Kollegen gestört, die mir „nur kurz“ Briefe vorbeibringen oder Akten weiterreichen wollen. Es dauert nach jeder Störung einige Minuten, bis ich wieder konzentriert an meinem Projekt arbeiten kann. Das stört mich sehr! Antwort: Vereinbaren Sie mit Ihren Kollegen, dass interne Mitteilungen künftig auch über Ihre Postschale laufen sollen. So vermeiden Sie unnötige Störungen und sparen Ihren Kollegen unnötige Laufzeiten. Lesetipps

• Jörg Knoblauch, www.ziele.de - Wie Sie Schritt für Schritt Ihre Ziele erreichen, Gabal 2005, ISBN: 3897495635 (Hier geht’s zum ShortBook!)

• John Kotter, Das Pinguin-Prinzip. Wie Veränderung zum Erfolg führt, Droemer/Knaur 2006, ISBN: 3426274124 (Hier geht’s zum ShortBook!)

• Werner Tiki Küstenmacher u. a., Simplify your life. Einfacher und glücklicher

leben, Campus 2004, ISBN: 3593374412

• Marco von Münchhausen, Die kleinen Saboteure. So zähmen Sie die inneren Schweinehunde im Job, Piper 2005, ISBN: 3492243398.

• Lothar Seiwert, Die Bären-Strategie. In der Ruhe liegt die Kraft, Heyne 2007,

ISBN: 3453610008.

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