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Regierungspräsidium Gießen
Information über das Projekt Zukunftsentwicklung und zum Umsetzungsprozess
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Ausgangsüberlegungen zur Projektidee von Regierungspräsident Dr. Witteck
exzellente Fachlichkeit
sichern & ausbauen
Wissens-vorsprung erhalten
Resilienz der Mitarbeiter
erhalten
Behörde gegenüber Einflüssen
stärken
RP Einspar-bemühungen zur Haushalts-konsolidierung
Arbeits-verdichtung Demografischer
Wandel
schlechter werdende Arbeits-bedingungen
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Zielsetzung und Projektauftrag
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Projektstruktur, -auftrag und -fragestellungen
Gesamtprojekt-leitung mit
Projektbüro
Teilprojekt Organisation, Struktur und
Aufgabenkritik
Teilprojekt Prozess-optimierung,
-analyse Teilprojekt Wissens-
management
Teilprojekt Personal-
entwicklung und Potentialanalyse
Teilprojekt Behörden-,
Führungs- und Veränderungskultur
Jedes Teilprojekt hat eine Teilprojektleitung und 12 paritätisch besetzte Teilprojektmitglieder. Verfolgt wird das sog. „Bottom Up-Prinzip“ , damit -alle Projektbeteiligten involviert, - deren Wünsche und Bedürfnisse erkannt und in die Ansätze und Konzepte eingebracht werden können, -die Transparenz gefördert und die Zusammenarbeit und das gegenseitige Verständnis gestärkt werden.
Projektsteuerungsgruppe (PSG)
RP, RVP, AL IV
Projektausschuss (PA)
AL‘s, FB, PR, SchwbV
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Projektstruktur, -auftrag und -fragestellungen
Gesamtprojekt-leitung mit
Projektbüro
Teilprojekt Organisation, Struktur und
Aufgabenkritik
Teilprojekt Prozess-optimierung, -
analyse Teilprojekt Wissens-
management
Teilprojekt Personal-
entwicklung und Potentialanalyse
Teilprojekt Behörden-,
Führungs- und Veränderungskultur
AUFTRAG OSA: - effiziente Organisationstrukturen etablieren - Aufgabenkritik durchführen - Aufgaben bereinigen - organisatorische Struktur zu analysieren - mit Proza optimierte Organisationstruktur erarbeiten
OSA - Verzahnung • Welche Ansätze gibt es zur Durchführung von Aufgabenkritikgesprächen
oder sonstigem Verbesserungspotential? • Welche Schnittstellen zu anderen Organisationseinheiten sind zu
optimieren? • Welche Aufgaben lassen sich in Teams zusammenführen? • Wie funktioniert ein Team? Wie funktioniert Führung im Team?
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Projektstruktur, -auftrag und -fragestellungen
Gesamtprojekt-leitung mit
Projektbüro
Teilprojekt Organisation, Struktur und
Aufgabenkritik
Teilprojekt Prozess-optimierung, -
analyse Teilprojekt Wissens-
management
Teilprojekt Personal-
entwicklung und Potentialanalyse
Teilprojekt Behörden-,
Führungs- und Veränderungskultur
AUFTRAG PROZA: - effiziente und kostengünstige Arbeitsabläufe sicherstellen - Arbeitsbereiche und Arbeitsabläufe identifizieren, priorisieren und optimieren
ProzA - Verzahnung • Welche Prozesse sind zu optimieren? • Welche Prozessabläufe sind in der Zusammenarbeit mit
anderen Organisationseinheiten zu verbessern?
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Projektstruktur, -auftrag und -fragestellungen
Gesamtprojekt-leitung mit
Projektbüro
Teilprojekt Organisation, Struktur und
Aufgabenkritik
Teilprojekt Prozess-optimierung, -
analyse Teilprojekt Wissens-
management
Teilprojekt Personal-
entwicklung und Potentialanalyse
Teilprojekt Behörden-,
Führungs- und Veränderungskultur
AUFTRAG WISSEN: - Verfahren zum Wissensmanagement - Fachwissen und Praxiswissen erhalten
Wissen - Verzahnung • Wie wird Wissen nutzbar gemacht, geteilt, weiter gegeben? • Welche technischen Möglichkeiten werden genutzt? • Welche könnten zusätzlich genutzt werden? • Wie könnte eine Wissensakte in einem Team aussehen?
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Projektstruktur, -auftrag und -fragestellungen
Gesamtprojekt-leitung mit
Projektbüro
Teilprojekt Organisation, Struktur und
Aufgabenkritik
Teilprojekt Prozess-optimierung, -
analyse Teilprojekt Wissens-
management
Teilprojekt Personal-
entwicklung und Potentialanalyse
Teilprojekt Behörden-,
Führungs- und Veränderungskultur
AUFTRAG PERS: - Strategien konzeptioneller Personalentwicklung - Datentableau zur Erhebung und Erfassung der Mitarbeiterpotentiale - Anforderungen der verschiedenen Arbeitsplätze erfassen
Pers - Verzahnung • Welche Rahmenanforderungsprofile gibt es? • Sind die Kompetenzen der Beschäftigten bekannt? • Welche Kompetenzen werden benötigt, um die Aufgaben erfüllen zu
können? • Gibt es für die MA Aufgaben-/Stellenbeschreibungen? • Sitzt der richtige MA auf dem richtigen Platz?
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Projektstruktur, -auftrag und -fragestellungen
Gesamtprojekt-leitung mit
Projektbüro
Teilprojekt Organisation, Struktur und
Aufgabenkritik
Teilprojekt Prozess-optimierung, -
analyse Teilprojekt Wissens-
management
Teilprojekt Personal-
entwicklung und Potentialanalyse
Teilprojekt Behörden-,
Führungs- und Veränderungskultur
AUFTRAG KULTUR: - Erhebung des in der Behörde tatsächlich verankerten Wertesystems - konkrete Handlungsmaßnahmen zur Etablierung einer offenen, vertrauensvollen, kommunikativen Veränderungskultur entwickeln und umsetzen
Kultur - Verzahnung • Welchen Wertekanon haben wir? • Welche kulturellen Umgangsformen sind vorhanden? • Wie soll die Kommunikation zur Teambildung gestaltet
werden? • Welche Unterstützung kann die TPG Kultur anbieten?
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Wesentliche Erfolgsfaktoren
• Das Projekt wurde auf eigene Initiative und ohne Druck
von außen initiiert. • Alle Führungskräfte wurden mit einbezogen und
nahmen an einem 4-tägigen Workshop zum Thema „Systemische Gruppendynamik“ teil.
• Die Beschäftigten wurden abteilungsübergreifend und vielfältig in die Projektarbeit eingebunden und fortlaufend über Mitarbeiterbriefe, Informationsveranstaltungen und eine Informationsplattform (MOSS) informiert.
• Die Teilprojektgruppen organisierten sich selbst und erhielten keine inhaltlichen Vorgaben während des Projekts, sondern wurden systemisch unterstützt.
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Wesentliche Erfolgsfaktoren
Das Bottom-up-Prinzip hat dazu geführt, dass sich alle Projektbeteiligten - mit ihrer eigenen Rolle und Funktion
auseinandergesetzt haben, - mit der Rolle und Funktion der Kollegen
auseinandergesetzt haben - mit der Rolle und Funktion der Behörde
auseinandergesetzt haben. Dies hatte spürbar positive Auswirkungen - auf das eigene Bewusstsein und damit auch - auf die Arbeitsatmosphäre.
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Welche Ergebnisse wurden erzielt? Der 800 Seiten umfassende Abschlussbericht besteht aus einem das Projekt beschreibenden Bericht und einem Anlagenteil. Der Anlagenteil enthält sämtliche Beschlussvorlagen, die durch das Projekt entstanden sind und zum Teil bereits auch schon zur Umsetzung in die Linie weitergegeben wurden. Es gibt sowohl Empfehlungen für eine hausweite Umsetzung, aber auch dezernatsbezogene Lösungsansätze. Themen-Stichworte sind u.a. Personalentwicklung, Fortbildung, Teambildung, Teamgespräche, Wissensweitergabe, Prozessanalyse, innere Haltung, Aufgabenkritik u.v.m.
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Welche Ergebnisse wurden erzielt?
OSA
• Hat mit Proza eine filterbare Aufgaben- und Prozessliste für das gesamt Regierungspräsidium (1100 Prozesse) erstellt
• Hat 33 Aufgaben kritisch hinterfragt und Optimierungsvorschläge unterbreitet • Hat die Vision eines auf Teamstrukturen basierenden Organigramms entwickelt und Grundlagen
für die Teamarbeit entwickelt
Proza
• Hat mit OSA eine filterbare Aufgaben- und Prozessliste für das gesamt Regierungspräsidium erstellt
• Hat 20 Prozesse analysiert und Optimierungsvorschläge unterbreitet • Hat einen Leitfaden „Prozessoptimierung leicht gemacht“ erstellt
Wissen
• Hat eine Wissenslandkarte erstellt • Hat eine Vorlage für die Erstellung von Wissensakten erstellt und eingeführt • Hat einen Dokumentenleitfaden entwickelt
Pers
• Hat anhand der Prozessliste Aufgabenbündel (Genehmigung, Sanktion, Überwachung, Finanzen, Verwaltung, Beratung, Führung, Planung, QM, Krisenmngt.) gebildet und dafür Rahmenanforderungsprofile erstellt
• Hat einen Kompetenzkatalog und aus beidem zusammen ein Datentableau erstellt, das den Personaleinsatz optimieren könnte
• Hat das Personalentwicklungskonzept überarbeitet und Vorschläge zur Ergänzung gemacht
Kultur
• Hat das Wertesystem der Behörde analysiert und daraus Maßnahmen abgeleitet • Hat Handlungsleitfäden für moderierte Team- und Gruppengespräche, für die Durchführung von
Workshops und für die Bildung eines Moderatorenpools erstellt • Hat eine Orientierungshilfe für Veränderungen erstellt
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Beispiel: Prozess- und Aufgabenliste
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1150 Aufgaben/Prozesse
Genehmigung
Qualitäts-management
Überwachung
Finanzen
Sanktionen
Verwaltung
Beratung Planung
Krisen-management
Zuordnung zu Aufgabenbündeln
Führung
Beispiel: Aufgabenbündel
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• Aufgabenbeschreibung • Festlegen der Basiskompetenzen − Fachkompetenz − Methodenkompetenz − Sozialkompetenz − Persönlichkeitskompetenz
• Unterstützung für Arbeitsplatz- beschreibung und Dienstpostenbewertung
Beispiel: Rahmenanforderungsprofil
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• Erarbeitung Datentableau • Abgleich − Selbsteinschätzung − Fremdeinschätzung − Anforderungsprofil
• Ziel: Jeder Mitarbeiter sitzt an der richtigen Stelle
Beispiel: Fragebogen zur Selbsteinschätzung
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Beispiel: OSA-Vision als mögliches Modell
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0 10 20 30 40 50 60
Sparsamkeit *
Transparenz *
Vorbildfunktion
Stressfreies Arbeiten *
Gerechtigkeit *
Kreativität
Flexibilität
Konflikfähigkeit
Loyalität
Kritikfähigkeit
Offenheit
Spaß
Verlässlichkeit
Teamfähigkeit
Verantwortung wahrnehmen
Respekt
Ehrlichkeit
Kollegialität
Wertschätzung
Vertrauen
Welche Werte sind am Arbeitsplatz besonders wichtig?
0 10 20 30 40 50 60
Stressfreies Arbeiten * Sparsamkeit * Transparenz *
Vorbildfunktion Gerechtigkeit *
Kollegialität Spaß
Verlässlichkeit Teamfähigkeit
Loyalität Verantwortung wahrnehmen
Respekt Kreativität Flexibilität
Konfliktfähigkeit Ehrlichkeit Vertrauen
Wertschätzung Kritikfähigkeit
Offenheit
Welche Werte sind in unserer Behörde am wenigsten realisiert?
Beispiel: Analyse des Wertesystems
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Beispiel: Leitfäden I
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Beispiel: Leitfäden II
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Beispiel: Leitfäden III
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Transformationsprozess
Mit Beendigung des Projekts Zukunftsentwicklung ist das Dezernat 11.3 als zentrale Stelle für Veränderungsmanagement mit der operativen Umsetzung der Ergebnisse beauftragt worden. Dazu gehört auch das Controlling sowie die Koordination und Beratung bei Maßnahmen in den Abteilungen. Die Aufgaben reichen von der strategischen Personalbedarfsentwicklung, Personalnachfolgeplanung, Agemanagement über Wissensmanagement, strategisches Gesundheitsmanagement, Mentoring, Coaching und Supervision bis hin zu Organisationsuntersuchungen, Prozessoptimierung, Teambildung und-weiterentwicklung, Projektmanagement und Ideenmanagement. Eine Kurzversion des Abschlussberichts finden Sie ebenfalls hier im Downloadbereich.
Übertragung der Aufgabe in die Linienorganisation