Kanton St.GallenAmt für Soziales

Departement des Innern

«Interne Aufsicht»Aufgabe des leitenden Organs der TrägerschaftSt.Gallen, Januar 2014

Fachbereich Bewilligung und Aufsicht von Kinder- und Jugendeinrichtungen

Kanton St.Gallen

Inhalt

1. Grundlagen und Aufsichtsstruktur

2. Aufgaben des leitenden Organs

3. Voraussetzungen für die interne Aufsicht

4. Konzept zur internen Aufsicht

5. Prozess interne Aufsicht

22. Januar 2014Seite 2 Amt für Soziales

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1.1 Grundlagen für die interne Aufsicht

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Gesetzliche GrundlageArt. 2 Abs. 1 Bst. b KJVDas Amt für Soziales erteilt die Betriebsbewilligung, wenn die interne Aufsicht sichergestellt ist.

RichtlinienKantonale Richtlinien über die interne Aufsicht vom 1. April 2007

HilfsmittelMindestanforderungen an die interne Aufsicht

Bewilligungsvoraussetzung

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1.2. Aufsichtsstruktur

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Aufsichtsebene 4staatliche Aufsicht

Aufsichtsebene 3interne Aufsicht

Aufsichtsebene 2fachspezifische Aufsicht

Aufsichtsebene 1individuelle Aufsicht

Amt für Soziales

Trägerschaft / leitendes Organ

Leitung der Einrichtung

Kinder und Eltern

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2. Aufgaben des leitenden Organs

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• Strategische Führung der Angebote

• Führung des Vereins

• Öffentlichkeitsarbeit

• Mittelbeschaffung

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2.1. «Interne Aufsicht» Eine Aufgabe des leitenden Organs

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Das leitende Organ überprüft die Aktualität und Umsetzung des Betriebskonzepts.

Das leitende Organ kontrolliert die Stellenleitung bezüglich folgender Belange:

Das leitende Organ orientiert das Amt für Soziales über die die Durchführung der internen Aufsicht und getroffene Massnahmen zur Qualitätssicherung, - förderung.

Betreuung Personal Finanzen Betrieb Struktur

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3. Voraussetzungen für die «interne Aufsicht»

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Unabhängigkeit - Keine verwandtschaftliche oder geschäftliche Beziehung

zwischen leitendem Organ und Stellenleitung/Einrichtungsleitung.

- Trennung zwischen operativer und strategischer Ebene: Mitarbeitende der Einrichtung und die Stellenleitung sind nicht Mitglied der internen Aufsicht, also des leitenden Organs, umgekehrt ist dieses nicht operativ tätig.

Fachkompetenzen in den Bereichen - Betreuung- Betriebsführung- Finanzen- Personal

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4. Konzept zur «Internen Aufsicht»

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4.1. Zuständigkeiten definieren

Regelung der Zuständigkeiten in Bezug auf die Kontrolle der betreuerischen, personellen, finanziellen, betrieblichen und strukturellen Belange

Ressort Name beruflicher Hintergrund

Betreuung Bettina Muster Kindergärtnerin

Personal Paula Test Personalassistentin

Finanzen Frieda Budget Finanzbuchhalterin

Betrieb Anna Aufsicht Unternehmerin

Struktur Peter Prüfer Organisationsberater

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4. Konzept zur «Internen Aufsicht»

22. Januar 2014Seite 9 Amt für Soziales

4.2. Instrumente und Inhalte festlegen

Für jeden der Bereiche Betreuung, Personal, Finanzen, Betrieb und Struktur sind folgende Aspekte festzulegen:

Wer kontrolliert? z.B. Ressortverantwortliche

Was soll kontrolliert werden? z.B. Dokumentation, Infrastruktur, Bereiche

Aufgrund welcher Basis und Daten/Dokumente erfolgt die Prüfung? z.B. Betriebskonzept, Qualitätskonzept

Womit soll kontrolliert werden? z.B. Checkliste, Zielvereinbarungen

Wie oft soll die Kontrolle durchgeführt werden?

Wie soll die Weiterbearbeitung der Kontrollergebnisse erfolgen?

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4. Konzept zur «Internen Aufsicht»

22. Januar 2014Seite 10 Amt für Soziales

4.3. Sitzungen des leitenden Organs

Neben den Aufsichtsaktivitäten der einzelnen Ressortzuständigen stellen die

Sitzungen des leitenden Organs

ein zusätzliches Instrument für die regelmässige Kontrolle der Einrichtungsleitung dar, da hier u.a. die Kontrollergebnisse ausgewertet und weiter bearbeitet werden.

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5. Prozess der internen Aufsicht

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1 bzw. 6leitendes Organ:

Inhalte der internen Aufsicht je Bereich festlegen

2Ressort:

Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation der

internen Aufsicht

3Ressort:

Nachbearbeitung, Reflexion Handlungsbedarf, Massnahmen

4leitendes Organ:

Zusammenführen und Auswerten der Ergebnisse

5leitendes Organs: Entscheid

Handlungsbedarf und Massnahmen