kirchner + robrecht-white paper "it-systeme erfolgreich auswählen"
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Von gescheiterten IT-Projekten kann fast jedes Unternehmen ein Lied singen. Studien sprechen davon, dass rund jedes zweite Projekt in Deutschland scheitert, international ist die Quote sogar noch höher. Woran liegt das? Wie kann ich die Erfolgswahrscheinlichkeit meines Projektes erhöhen? Das White Paper der Unternehmensberatung Kirchner + Robrecht GmbH zeigt Ihnen sechs Erfolgsfaktoren, wie Sie Ihr IT-Projekt erfolgreich abschließen.TRANSCRIPT
Kirchner + Robrecht GmbH management consultants | [email protected] | www.kirchner-robrecht.de Büro Berlin: Martin-Buber-Str. 18 | 14163 Berlin | Tel. +49. 30. 88 03 39 4-0Büro Alzenau: Burgstraße 3 | 63755 Alzenau | Tel. +49. 6023. 94 35 3-0Büro München: Oettingenstr. 25 | 80538 München | Tel. + 49. 89. 72 63 12 5-60
IT-Systeme erfolgreich auswählen
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Alzenau, 12. Juni 2014
Eine einfache Frage: Welches System ist für mein Unternehmen das richtige?
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Aber keine schnelle Antwort, denn die künftige Systemland-schaft soll effizientes und flexibles Agieren ermöglichen
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Typische (allgemeine) Anforderungen an IT-Systeme
integriert• Harmonische Ein- und Anbindung in die bestehende Systemlandschaft• Übergreifende Planungs- und Steuerungsfunktionen• Standardisierte APIs für gängige (Branchen-)Software
strukturiert• Zentrale, strukturierte Datenhaltung, Informationen als singuläre Assets organisiert• Durchgängiges Berechtigungs- und Rollenkonzept• Groupware- und Workflowunterstützung
flexibel• Schnelle Anpassbarkeit an sich ändernde Produkte, Preise, Kanäle, Gesetze, …• Mandantenspezifische Konfiguration von Strukturen und Prozessen• Modularer Aufbau des Gesamtsystems
wirtschaftlich• Hoher Automatisierungsgrad, ausgeprägte Ergonomie, einfacher Betrieb• Systemausprägung (kann) nah am Hersteller-Standard (bleiben)• Umfangreiche funktionale Grundausstattung, geringer Eigenentwicklungsbedarf
zukunftssicher• Gängige Standards bei Programmiersprache, Entwicklungsumgebung, Datenbanken• Saubere Schnittstellen (z.B. REST-API, Ex-/Import XML + JSON)• Durchgängig objektorientierter Systemaufbau
Die IT wird von der permanenten technischen Entwicklung getrieben - und wirkt selber auch als Treiber des Business
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Die 10 wichtigsten IT-Trends 2014
vgl. http://www.computerwoche.de/a/die-zehn-wichtigsten-it-trends,2551615
Digitalization –IT as Product
Software as aService (SaaS)
ERP, CRM, SCMof the future
Cloud Computing
Dynamic Infrastructure
Social Business
IdentitiyManagement and
Cybersecuity
Big Data
Mobile Workspaceand Apps
Consumerisation
Entwicklung Einführung Wachstum Sättigung Rückgang Abschaffung
Systemnutzung
Systemnutzen
Systemkosten
Die eigenen Systeme im Unternehmen können da oft nicht mehr mithalten
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Systemlebenszyklus
vgl. http://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de
• Entwicklung: Schritte der Ideenfindung und -verwirklichung der Software-Entwicklung werden durchlaufen.
• Systemeinführung: Erfolgt eine schrittweise Einführung, ergibt sich eine wachsende Nutzung. Die Nutzungsintensität wird auch vom Auftreten und Beseitigen von Fehlern während der Tests und zu Beginn des produktiven Betriebes bestimmt.
• Wachstum: Alle Tests sind abgeschlossen, alle während der Einführung aufgetretenen Fehler beseitigt und alle Funktionen können produktiv genutzt werden. Die Nutzung nimmt durch weitere Nutzer zu.
• Sättigung/Reife: Die Nutzung erreicht ihren Höhepunkt. Bisherige Nutzer können keine weiteren Nutzungsmöglichkeiten entdecken und weitere Nutzer kommen nicht mehr hinzu. Das System entspricht nicht mehr dem Stand der Technik, konkurriert mit anderen oder die unterstützten Aufgaben verlieren an Bedeutung.
• Rückgang: Der in der Phase Sättigung/Reife einsetzende Rückgang setzt sich fort.
• Abschaffung: Hier muss die Entscheidung getroffen werden, zu welchem Zeitpunkt ein System durch ein neues abgelöst wird.
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Mit Kirchner + Robrecht folgt die Auswahl einem systemati-schen Vorgehen und führt zu sicheren Entscheidungen
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Aufgaben im Auswahlprojekt
• Business- und Produktstrategie beschreiben
• IT-strategischen Rahmen ggf. erarbeiten und beschreiben
• Sollprozesse und –organisation definieren
• Anforderungen an die technischen Systeme ableiten und Lastenheft erstellen
• Marktsichtung durchführen
• Leistung / System ausschreiben
• Businesscase erarbeiten
• Anbieter auswählen
• Vertrag gestalten
• Umsetzungsprojekt planen
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Welches (zukünftige) Geschäft soll das System unterstützen?
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Business- und Produktstrategie
Worauf es ankommt:
Beschreibung des bestehenden und künftigen Produkt- und Dienstleistungsspektrums sowie der resultierenden systemtechnischen Anforderungen
Beschreibung der zugrundeliegenden Geschäfts-modelle und Zuordnung der Rolle, die die Systeme bei Entwicklung, Herstellung und Betrieb der Produkte und / oder der Administration spielen
Darstellung der zu bedienenden Vertriebskanäle und relevanten Vermarktungsformen sowie der hierfür erforderlichen systemtechnischen Unterstützung
Ableitung der dafür benötigten Kundendaten und Beschreibung, wie diese gewonnen und verarbeitet werden können
Festlegung der zu bedienenden Märkte und der resultierenden Bedeutung für das System
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Welche Rahmenbedingungen gibt die IT-Strategie des Unternehmens vor?
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IT-strategischer Rahmen
Worauf es ankommt:
Formulierung der Grundsätze, die sich das Unternehmen bei der Beschaffung von Software gibt, nämlich:
Bedingungen, unter denen Applikationen eigenent-wickelt bzw. als Kaufsoftware bezogen werden
Die Rolle von Standardsoftware im Verhältnis zu Individual- oder branchenspezifischen Applikationen
Möglichkeiten und Grenzen des Einsatzes von Open Source Software, Bedingungen für den Einsatz kommerzieller Produkte
Betriebsgrundsätze für Software: On-Premise-Implementierungen versus Bezug als Service (SaaS)
Einführungsprinzip für neue Software: Big Bang, modulweise, mittels Piloten, …
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In welche Organisation wird das System implementiert – und welche Organisation soll das System ermöglichen?
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Sollprozesse und –organisation
Worauf es ankommt:
Beschreibung der Geschäftsprozesse, die das System abdecken soll: Wie gestalten sich diese heute, wie sollen sie in Zukunft aussehen?
Örtliche und organisatorische Zuordnung der künftig wahrzunehmenden Aufgaben: Welche funktionale Aufteilung bzw. Abgrenzung zwischen den bestehenden und zukünftigen Systemen folgt daraus?
Trennung zwischen zentralen und dezentralen Aufgaben: Welche Folgen hat das für die Auslegung und den Betrieb der Systeme?
Darstellung der abzubildenden Workflows, des Prozess- und Qualitätsmanagements und eines daraus abgeleiteten (groben) Rollenkonzeptes
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Was muss das System in Bezug auf Funktionen, Technik, Ergonomie und Wirtschaftlichkeit leisten?
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Anforderungen und Lastenheft
Worauf es ankommt:
Festlegung einer angemessenen Form der Anforderungsbeschreibung: Soll die Entwicklung bzw. das Customizing eher agil oder nach einer ausformulierten Spezifikation erfolgen?
Definition des Personenkreises, der zur Entwicklung der Anforderungsbeschreibung beitragen soll und mit wem diese abgestimmt werden muss
Strukturierung und Beschreibung der konkreten funktionalen, technischen ergonomischen und wirtschaftlichen Anforderungen an die Systeme
Gewichtung der Anforderungen, ausgerichtet am Beitrag der beschriebenen Features zum Geschäfts-erfolg
Zusammenführung der Ergebnisse in einem Lastenheft oder Backlog
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Welche Systeme und welche Anbieter kommen hierfür in Frage?
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Marktsichtung
Worauf es ankommt:
Eruierung der grundsätzlich geeigneten und am Markt verfügbaren Systeme
Zuordnung der in Frage kommenden Anbieter (Hersteller, Integratoren) national / international Longlist
Definition der wesentlichen Bewertungskriterien sowie der Ausschlusskriterien (z.B. Qualität der Referenzen, Standort, Größe, technologische Plattform der Lösung, …)
Reduzierung der Liste der potenziellen Anbieter auf eine handhabbare Zahl von etwa 3 bis maximal 10 Anbieter Shortlist
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Welche konkreten Angebote können die Hersteller und Integratoren machen?
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Ausschreibung
Worauf es ankommt:
Erstellung und Versand einer (formalen) Ausschrei-bung auf Grundlage des Lastenheftes und strategi-scher, organisatorischer und prozessualer Vorgaben
Auswertung der Angebote nach den definierten Bewertungskriterien; Ranking der Anbieter / Systeme und Selektion der weiter zu verfolgenden Optionen
Bewertung der Leistungsfähigkeit der Systeme und Anbieter durch Angebots- und Systempräsentatio-nen (nach einem strukturierten „Drehbuch“), Referenzbesuche bei vergleichbaren Anwendern und (optional) Teststellungen, sofern sinnvoll möglich
Gegenüberstellung der Angebote in Scoring-Modell
Workshops mit den (beiden) am besten bewerteten Anbietern zur weiteren Vertiefung der Beurteilung
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Wie rechnet sich das insgesamt?
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Businesscase
Worauf es ankommt:
Gegenüberstellung des zu tätigenden Investmentsund der laufenden Kosten mit den zu erwartenden (quantifizierbaren) Nutzeneffekten wie Wegfall bestehender Kosten, nicht anfallende Kosten für zusätzliche Leistungen, Opportunitätskosten o.ä. im Sinne einer Wirtschaftlichkeitsrechnung
Abgleich der sich daraus ergebenden wirtschaftlichen Kennwerte (z.B. ROI) mit den Unternehmens-vorgaben
Bei Nichterreichung der Vorgaben Ermittlung der Kosten- und Nutzentreiber und darauf aufbauend Überprüfung des Projektumfangs ggf. Anpassung des Umfangs (Rescoping)
Überführung des Ergebnisses in die Budget- und Kostenplanung des Unternehmens
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Wer schnürt das attraktivste Gesamtpaket?
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Anbieterauswahl
Worauf es ankommt:
Entscheidung, ob mit einem oder zwei Anbietern fortgefahren werden soll
Ggf. Formulierung eines LOI zur weiteren Vertiefung der Erkenntnisse, z.B. in Form einer weiteren Lösungsspezifikation
Vorverhandlungen zur Erreichung einer finalen Preisgestaltung durch den / die Anbieter
Zusammenfassung der Erkenntnisse und Ergebnisse und Ableitung einer Empfehlung für die entscheidungsrelevanten Gremien
Abstimmung der Empfehlung mit den Stakeholdernund Herbeiführung einer Entscheidung
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Auf welcher vertraglichen Grundlage soll gearbeitet werden?
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Vertragsgestaltung
Worauf es ankommt:
Erarbeitung und Abstimmung eines Vertrags-entwurfs zur Lizensierung und Implementierung der Systemkomponenten sowie der dafür erforderlichen begleitenden Dienstleistungen auf fachlicher Ebene, also Funktionen, Betrieb, Sicherheit, Mitwirkungspflichten, Vorgehen etc.
Veranlassung der juristischen Prüfung des Vertrags-werkes (Nutzungsrechte, Gewährleistungen, Vor-gehen im Fall von Streitigkeiten, Fristen, Pönalen etc.) und Abstimmung konsensfähiger Formulierungen
Herbeiführung eines (zügigen) Vertragsabschlusses
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Wie sieht konkret die Umsetzung aus?
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Umsetzungsplanung
Worauf es ankommt:
Projektierung der Umsetzung
Strukturierung in Phasen (z.B. Vorbereitung, Blue-print, Realisierung, Schulung, Produktivschaltung und Betriebsbegleitung)
Zusammenstellung der Projektstruktur in Teil-projekte, Teams, Funktionen (Projektleitung, PMO, Testmanagement, Projektcontrolling, …) und Gremien (Lenkungsausschuss, Fachbereichsausschuss, Sounding-Board, …)
Planung der erforderlichen organisatorischen Maßnahmen und eines systematischen Change Management
Feinplanung des Implementierungsprojektes
Durchführung einer Kickoff-Veranstaltung
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Um den Auswahlprozess erfolgreich zu gestalten, sind eine Reihe von Voraussetzungen zu erfüllen
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Erfolgsfaktoren im Auswahlprozess
Klare strategische Vorgaben bezüglich Produkte, Business und Technik
(Möglichst) breite Einbindung aller unmittelbar und mittelbar betroffenen Bereiche
Systematische und neutrale Moderation und Herstellung eines angemessenen Interessenausgleichs, Vermeidung einer einseitigen Durchsetzung von Partikularinteressen
Strukturiertes und stringentes Vorgehen
Professionelles und straffes Projektmanagement, Einsatz geeigneter Projektmanagement-Tools
Ganzheitliche Sicht über Bereiche und Marken des Hauses
Professionelle Systemauswahl lohnt sich
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Ergebnisse des Auswahlprozesses
Die Entscheidungsfindung wird beschleunigt
Der Weg ist für jeden transparent
Die Auswahl ist objektiv
Die Kriterien sind gewichtet
Die entscheidungsrelevanten Personen werden beteiligt
Die Wahl ist rein nutzenorientiert
Kontaktdaten Kirchner + Robrecht GmbH
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