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Kompendium Band 3

Grundsätze derelektronischen Archivierung

Zweite überarbeitete und erweiterte Ausgabe

VOI Verband Optische Informationssysteme e.V.

VOI Kompendium

Band 3Grundsätze der elektronischen Archivierung

0Impressum

HerausgeberVOI Regionalgruppe Hamburg c/o Cocq Datendienst GmbHJörg Rogalla Ruseler Weg 19 21033 Hamburg Tel: 040 / 725 60 946Fax: 040 / 721 55 99E-Mail: [email protected]

VOI Verband Optische Informationssysteme e.V.Feldbergstraße 3864293 DarmstadtTel.: 06151 / 89 86 40Fax: 06151 / 89 57 52CompuServe: 100544,547

Redaktion VOI l Kompendium Band 3PROJECT CONSULT UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBarbara MerkelBüro HamburgOderfelder Str. 1720149 HamburgTel. 040 / 46 07 62-20Fax 040 / 46 07 62-29CompuServe 100422,3614

AutorenDr. Ulrich Kampffmeyer, Jörg Rogalla

MitarbeitDetlev Bräuer, Matthias Ederhof, Wolfgang Feierabend, Dr. Ivo Geis, Karl-Heinz Klönne, Peter Kraaibeek, Silvia Kunze Kirschner, Barbara Merkel, Heinz Müller-Saala, Dietmar Perau, Michael Prachtel, Gernot Schultz-Berndt, Sven Seeger, Hans-Dieter Skottki, Otto Twesten

CopyRight VOI Verband Optische Informationssysteme e.V. 1997. Alle Rechte vorbehalten.Vervielfältigungen aller Art, auch auszugsweise, bedürfen der schriftlichen Zustimmung des Herausgebers oder der Autoren.

Erscheinungsjahr1997

Druck3er Druck64354 Reinheim-Sprachbrücken

Auflage1. Auflage (White Paper) März 1997: 5002. überarbeitete und erweiterte Ausgabe September 1997: 1000

PreisDM 98,00 inkl. 7% MwSt.Preis zuzüglich Versandkosten.

ISBN3-932898-03-6

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VOI Kompendium


Verband OptischeInformationssysteme e.V.

Grundsätze der elektronischen Archivierung

„Code of Practice“zum Einsatz von

Dokumenten-Management- undelektronischen Archivsystemen

Zweite überarbeitete und erweiterte Ausgabe

Dr. Ulrich KampffmeyerJörg Rogalla

VOI Verband Optische Informationssysteme e.V.Regionalgruppe Hamburg

1997

2., überarbeitete und erweiterte Auflage III

VOI Kompendium


AutorenDr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH, Hamburg, Berlin, DarmstadtVorsitzender des Vorstands des VOI

Jörg Rogalla Cocq Datendienst GmbH, HamburgMitglied des Vorstands des VOILeiter der Regionalgruppe Hamburg

Mitarbeit

Detlev Bräuer FileNet GmbH, Hamburg

Matthias Ederhof ACS SYSTEMBERATUNG GMBH, Hamburg

Wolfgang Feierabend Cocq Datendienst GmbH, Hamburg

Dr. Ivo Geis Rechtsanwalt, Hamburg

Karl-Heinz Klönne OSB GmbH, DarmstadtGeschäftsführer des VOIMitglied des Vorstands des VOI

Peter Kraaibeek CCI Competence Center Informatik GmbH, Meppen

Barbara Merkel PROJECT CONSULT GmbH, Hamburg

Heinz Müller-Saala FMI Fachverband Mikrographie und Informationsverarbeitung e.V., Eching

Dietmar Perau Minolta GmbH, Langenhagen

Michael Prachtel MPU Unternehmensberatung, Winsen (Luhe)Mitglied des Vorstands des VOI

Gernot Schultz-Berndt IDL ScanArchiv GmbH, Ahrensburg

Sven Seeger PROJECT CONSULT GmbH, Hamburg

Hans-Dieter Skottki Kodak AG, Stuttgart

Otto Twesten FileNet GmbH, Bad Homburg

Redaktion

Silvia Kunze-Kirschner PROJECT CONSULT GmbH, Hamburg

Barbara Merkel PROJECT CONSULT GmbH, Hamburg

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VOI Kompendium



Editorial zur zweiten, überarbeiteten und erweiterten Ausgabe

Die Schaffung einer einheitlichen, verläßlichen Rechtsgrundlage für die Speicherung vonDokumenten in Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen ist eine derwichtigsten Aufgaben des VOI Verband Optische Informationssysteme e.V.

Im Jahr 1996 wurde vom VOI eine breitangelegte Initiative zur rechtlichen Anerkennung derArchivierung auf digitalen optischen Speichern und für einen sicheren Dokumentenaustauschdurchgeführt. Vorbereitet und organisiert wurde die VOI-Rechtsinitiative von den Mitgliedernder Regionalgruppe Hamburg.

Das Echo auf diese Initiative war sehr groß und überwiegend positiv. Mehr als 40.000Informationsschriften wurden auf Messen, Kongressen oder per Post durch die VOI-Mitgliederan wichtige Institutionen, Behörden, Parlamente, Ministerien, Großunternehmen und Verbändeverteilt.

Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ geben die Antwort auf die häufige Frage,„wie mache ich es denn nun richtig“. Sie basieren auf Veröffentlichungen des VOI wie demKompendium 2 und Ausarbeitungen von Mitgliedern des VOI.

Die vorliegende zweite Ausgabe der „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ schließtAnregungen und Ergänzungen ein, die aus der VOI-Mitgliedschaft und von denPartnerverbänden eingebracht worden sind. Diese betreffen besonders Aussagen zur Eignungbestimmter Speichertechnologien und eine Aktualisierung der Rechtssituation. Der Code ofPractice wurde hierdurch vollständiger und kleinere Inkonsistenzen konnten beseitigt werden,ohne daß sich die grundsätzliche Aussage der ersten Auflage geändert hat.

Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ sollen Anwendern, Behörden,Systemintegratoren und Herstellern aufzeigen, wie heute eine ordnungsgemäße, sichereAblage von elektronischen Dokumenten durchgeführt wird. Sie tragen damit dazu bei, daß derBetreiber von elektronischen Dokumenten-Management- und Archivsystemen einehöchstmögliche Qualität und Rechtssicherheit beim Einsatz dieser Systeme erhält.

Dr. Ulrich Kampffmeyer Jörg Rogalla

2., überarbeitete und erweiterte Auflage V

VOI Kompendium


Vorsitzender des Vorstands Mitglied des VorstandsLeiter der Regionalgruppe HamburgVOI Rechtsinitiative

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VOI Kompendium



2., überarbeitete und erweiterte Auflage VII

VOI Kompendium


Vorwort

Elektronische Archivierung entwickelt sich zu einem Wettbewerbsfaktor und ist damit eineNotwendigkeit wirtschaftlichen Handelns. Das Recht gerät durch diese technologische undökonomische Entwicklung in die Defensive. Es entsteht eine rechtlich-technologische Lücke,die vielschichtig und nuancenreich ist. Diese unterschiedlichen Rechtsaspekte werden mit demKompendium Band 3 des VOI „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ aufgezeigt.

Entscheidend ist der Hinweis, daß die Rechtsfragen der elektronischen Archivierung für eineglobale Wirtschaft internationale Dimensionen haben. In diesem internationalen Aspekt liegtder Schlüssel für die Rechtsfragen der elektronischen Archivierung.

Aus der Diskussion um die Rechtsfragen der elektronischen Archivierung bilden sich zweiStandards der technologischen Sicherheit und damit der Rechtssicherheit heraus: die digitaleSignatur und in Anwendergruppen geltende Verhaltensregeln, Code of Practice.

Die digitale Signatur wird durch das Signaturgesetz als Bestandteil des Informations- undKommunikationsdienstegesetz gesetzliche Qualität erhalten. Sie entwickelt sich also zumgesetzlichen Standard elektronischer Archivierungssicherheit. Internationalen Charakter erhältdie digitale Signatur durch eine Öffnungsklausel, nach der die digitalen Signaturverfahrendurch andere Staaten anerkannt werden können.

Das gesetzliche Signaturverfahren ist nicht der einzige Weg, um Rechtssicherheit für dieelektronische Archivierung zu erlangen. Code of Practice, freiwillige Verhaltensregeln, könnenauch hierzu führen. Wenn diese Verhaltensregeln den Stand der technologischenRechtssicherheit abbilden, dann kann sich jeder auf die Sicherheit der elektronischenArchivierung berufen, der diese Verhaltensregeln befolgt.

Es ist zu begrüßen, daß mit dem Kompendium ein Code of Practice vorgelegt wird. NachGesetzesinitiative des VOI wird damit ein Beitrag geleistet, um durch freiwilligeVerhaltensregel, Code of Practice, Rechtssicherheit für elektronisch archivierte Dokumente zuerreichen.

Dr. Ivo Geis

RechtsanwaltMitglied des VOI Beirates

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VOI Kompendium



Ziele und Leistungen des

Der VOI, gegründet 1991, ist der Fachverband der Hersteller, Anbieter und Berater vonDokumenten-Management-, elektronischen Archiv-, optischen Speicher-, Workflow-,Groupware-, Intranet-, Multimedia- und Mikrofilm-Hybrid-Systemen. Solche modernenInformationssysteme sind der Zukunftsmarkt der elektronischen Informationsverarbeitung. Sieverfügen häufig über digitale optische Speicher zur Handhabung großer Informationsmengenund stellen besondere Anforderungen an Systeme, Organisationen und Benutzer.

Der VOI hat sich zum Ziel gesetzt, den nutzbringenden Einsatz dieser Technologien zuunterstützen und den Anwendern Entscheidungshilfen zu bieten. Die Verbreitung qualifizierterInformationen und gemeinsame Aktionen zur Einführung von Dokumenten-Management-Systemen sollen dem Anwender helfen, den Stellenwert und die Einsatzmöglichkeiten dieserTechnologien realistisch einzuschätzen und nutzbar zu machen. Daraus ergeben sich folgendeLeistungen:

Veröffentlichungen und Publikationen

VOI l NEWS in der Zeitschrift INFOdoc

VOI l NEWSLETTER mit Mitteilungen für VOI-Mitglieder

VOI l KOMPENDIUM mit grundsätzlichen Themen für das Fachgebiet

VOI l Online-Forum mit aktuellen Informationen des VOI, der VOI-Mitglieder und ihrenLeistungen sowie zum DMS-Markt

VOI l Mitglieder und Leistungen mit Firmen- und Leistungsprofilen der Verbandsmitglieder

Messen und Werbung

Fachliche Trägerschaft des DMS, Fachausstellung und Kongreß für Dokumenten-Management-Systeme

Beteiligung an internationalen Messen und Kongressen

Organisation von Partnerständen für VOI-Mitglieder

Pressemitteilungen zu aktuellen Themen

Informationsvermittlung und Beratung Marktbeobachtung und -analysen

Objektive Beratung der Anwender und Vermittlung von geeigneten Anbietern für detaillierteFachberatung, Systemlösungen und Dienstleistungen

Vermittlung von Sachverständigen und Gutachtern für Systemerprobungen,Verfahrensdokumentationen und Rechtsfälle

Informationsvermittlung zu verbandsrelevanten Fachthemen

Interessenvertretung der Mitglieder Mitarbeit in Fachkommissionen und Normierungsgremien der ISO, des DIN, der Document

Management Alliance (DMA) und der Workflow Management Coalition (WfMC)

Kooperation mit anderen Fachverbänden und Interessenvertretungen

Regionalgruppenarbeit

Intensive Bearbeitung von Fachthemen (z.B. VOI-Rechtsinitiative)

2., überarbeitete und erweiterte Auflage IX

VOI Kompendium


Durchführung lokaler Messen, Seminare und Ausstellungen (z.B. Berliner Archivtage)

Veranstaltung von Spezialisten-Workshops in enger Zusammenarbeit mit führenden Hard- undSoftware-Herstellern

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VOI Kompendium



Mitglieder (Stand Juli 1997)

A.I.S. GmbH ICON GmbHAADS Aktenarchiv Datenservice GmbH ICR GmbH Software und SystemeAbass GmbH IDL ScanArchiv GmbHABC Microfile GmbH IHP Handel u. Partner GmbHacp GmbH & Co. KG IMACO GmbHACS SYSTEMBERATUNG GMBH IMC International Information Management CongressAdecco Outsourcing GmbH Information Management & Workflow Consulting Ltd.AIC Softwareprojekte GmbH Informix Software GmbHAIIM Association for Information and Image Management International Infosoft Computersysteme GmbHALOS GmbH InoTec GmbHAnacomp GmbH IOT Dr. Sorg UnternehmensberatungARTEC GmbH IWiS Consult GmbH ASM GmbH & Co. KG iXOS Software GmbHAWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. Kleindienst Datentechnik GmbH & Co. KGBell and Howell Ltd. Kodak AGBull AG KPMG Unternehmensberatung GmbHBusiness Partners GmbH Lanier Deutschland GmbHBVB Bundesverband Büro- und Kommunikations-Systeme e.V. Liske Hardware, Software & Beratung GmbHC+O Consulting + Organisation Macrotron AGCE Computer Equipment GmbH Magellan Software GmbHCocq Datendienst GmbH Marabu EDV-Beratung u. -Service GmbHCOM Service Mannheim MBG GmbHCOMPAREX Informationssysteme GmbH MFM Dipl.-Ing. Dietrich Hofmaier GmbH & Co.Competence Center Informatik MHIComputer Partner Team Systemhaus Köln GmbH Mikro-Univers GmbHCornerstone Imaging GmbH Mikrofilm-Center KleinCRR Datensysteme GmbH Minolta GmbHdaa GmbH MPU Marion Prachtel Unternehmensberatungdata design Wegener & Peters GmbH MVS GmbH Mikrofilm Verbund ServiceData General GmbH NovaSoft Systems GmbHDataGate Ingenieurbüro NSM Jukebox GmbHDGD Deutsche Gesellschaft für Dokumentation OptiCom Computersysteme GmbHDialog Imaging Software GmbH optimal systems GmbHDICOM Deutschland GmbH ORNETIX Network Computing GmbHDOCUNET AG OSB GmbHDr. Materna GmbH Paperlink GmbHDr.Schardt Consilium Plasmon Data LimitedDSA Informations- und Archivsysteme Develop GmbH PROJECT CONSULT GmbHdsk Beratungs-GmbH PROMPT! Informationssysteme GmbHDSM Handelssysteme GmbH & Co. PSIEastman Software QS QualitySoft GmbHEASY Elektronische Archivierungssysteme GmbH Rechtsanwälte Graefe & PartnerEckmann GmbH & Co. KG Rost & Partner EDV Unternehmensberatung GmbHEuropart Imaging EDV Consulting GmbH SACHSE Archiv Systeme GmbHFileNet GmbH SAGA GmbHFMI Fachverband Mikrographie und Informationsverarbeitung e.V. SER Systeme AGGabler OFFICE Verlag SHD Sattler Hüning Datentechnik GmbHGDI Gesellschaft für Digitale Informationstechnik mbH Siemens AGGentriqs GmbH SIGNUM Office Service GmbHGERONO Computer-Technik und -Service GmbH SNI Siemens-Nixdorf-Informationssysteme AGGID Global Information Distribution GmbH Software Union SYSECA Unternehmensberatung mbHGora, Hecken & Partner Corporate Systems Software Ley GmbHGOS Gesellschaft für Organisation und Systeme mbH SRZ Berlin Satz-Rechen-ZentrumGROUP GmbH Technologie ConsultingGrundig Professional Electronics GmbH the electronics forms holding company GmbHGRUPPE 21 Informations-GmbH UBH Unternehmensberatung HärleH + H Zentrum für Rechnerkommunikation GmbH Verbatim GmbHHard- und Software Consulting GmbH VIW Verband der Informationswirtschaft e.V.Headway Technology VTV Anwenderfachverband Bürokommunikation e.V.HEITEC Datentechnik Systemsoftware Win! GmbHIBM Deutschland Informationssysteme GmbH

2., überarbeitete und erweiterte Auflage XI

VOI Kompendium


Inhalt

1. Einleitung............................................................................................................................1.1 Ziel und Zweck des Dokumentes.....................................................................................1.2 Internationales Umfeld der Normierung und Standardisierung........................................

2. Definitionen........................................................................................................................

2.1 Dokument........................................................................................................................2.1.1 Konventioneller Dokumentenbegriff...................................................................2.1.2 Dokumente in DV-Systemen..............................................................................2.1.3 Charakter elektronischer Dokumente.................................................................

2.2 Dokumenten-Management..............................................................................................2.3 Elektronische Archivierung...............................................................................................2.4 „Langzeitarchivierung“ und „revisionssichere Archivierung“.............................................

3. Rechtliche Grundlagen.....................................................................................................3.1 Allgemeine Rechtsgrundlagen in Deutschland................................................................

3.1.1 BGB...................................................................................................................3.1.2 HGB...................................................................................................................3.1.3 ZPO....................................................................................................................3.1.4 BDSG.................................................................................................................3.1.5 SigG...................................................................................................................3.1.6 Betr.VG..............................................................................................................3.1.7 Vorschriften für bestimmte Branchen.................................................................

3.2 Ausblick auf die ausländische Gesetzgebung.................................................................3.3 Sonstige Vorgaben..........................................................................................................

3.3.1 Zehn Merksätze des VOI...................................................................................3.3.2 „Code of Practice“ von DISC / BSI.....................................................................3.3.3 Technical Reports der AIIM.................................................................................

4. Normen und Standards.....................................................................................................

4.1 Was sind Normen, was sind Standards?.........................................................................4.2 Dateiformate....................................................................................................................

4.2.1 TIFF....................................................................................................................4.2.2 GIF.....................................................................................................................4.2.3 SGML.................................................................................................................4.2.4 HTML.................................................................................................................

4.3 Kompressionsverfahren...................................................................................................4.3.1 ITU (CCITT)........................................................................................................4.3.2 JPEG..................................................................................................................4.3.3 JBIG...................................................................................................................4.3.4 MPEG................................................................................................................

4.4 Medienformate.................................................................................................................4.4.1 CD-Format.........................................................................................................4.4.2 DVD-Format.......................................................................................................4.4.3 3½“-Format........................................................................................................4.4.4 5¼“-Format........................................................................................................4.4.5 12“-Format.........................................................................................................4.4.6 14“-Format.........................................................................................................

4.5 Aufzeichnungsverfahren..................................................................................................4.5.1 ISO 9660............................................................................................................4.5.2 ISO 13446..........................................................................................................

XII

VOI Kompendium



4.5.3 IEEE ECMA 167.................................................................................................4.6 Standards für Dokumenten-Management-Software........................................................

4.6.1 ODMA................................................................................................................4.6.2 DMA...................................................................................................................4.6.3 WfMC.................................................................................................................

4.7 Qualitätsicherung.............................................................................................................4.7.1 ISO 9000............................................................................................................4.7.2 CMM...................................................................................................................

5. Hardwarekomponenten.....................................................................................................

5.1 Erfassungssysteme.........................................................................................................5.1.1 Scanner..............................................................................................................5.1.2 Mikrofon.............................................................................................................5.1.3 Kamera..............................................................................................................5.1.4 Video..................................................................................................................

5.2 Speichersysteme.............................................................................................................5.2.1 Speichertechnologien........................................................................................5.2.2 Jukeboxen..........................................................................................................

5.3 Ausgabesysteme.............................................................................................................5.3.1 Monitore.............................................................................................................5.3.2 Drucker..............................................................................................................

6. Softwarefunktionalität und Nutzung................................................................................6.1 Erfassen und Indizieren...................................................................................................

6.1.1 Scannen.............................................................................................................6.1.2 Daten- und Datei-Import.....................................................................................6.1.3 Indizierung.........................................................................................................

6.2 Verwalten und Speichern.................................................................................................6.2.1 Verwalten...........................................................................................................6.2.2 Speichern...........................................................................................................

6.3 Suchen und Finden.........................................................................................................6.4 Visualisieren und Reproduzieren.....................................................................................

6.4.1 Visualisieren.......................................................................................................6.4.2 Reproduzieren...................................................................................................

6.5 Pflegen und Administrieren..............................................................................................6.5.1 Pflegen...............................................................................................................6.5.2 Administrieren....................................................................................................

6.6 Besondere Softwarefunktionalität oder Module...............................................................6.6.1 Notizen...............................................................................................................6.6.2 Versionsmanagement........................................................................................6.6.3 Postkorb.............................................................................................................

7. Benutzungsoberflächen und Dokumentation.............................................................75

7.1 Benutzungsoberflächen, Ergonomie und Hilfefunktionalität............................................7.2 Dokumentationen............................................................................................................

8. Sicherheits- und Betriebsvoraussetzungen...................................................................8.1 Prozesse..........................................................................................................................8.2 Zugriffsschutz und Benutzerverwaltung...........................................................................8.3 Datensicherung................................................................................................................8.4 Betriebsbedingungen.......................................................................................................

8.4.1 Aufstellung.........................................................................................................

2., überarbeitete und erweiterte Auflage XIII

VOI Kompendium


8.4.2 Handhabung von Speichermedien.....................................................................8.4.3 Überprüfungen und Wartung.............................................................................

8.5 Restart.............................................................................................................................8.6 Recovery..........................................................................................................................

8.6.1 Teilrecovery........................................................................................................8.6.2 Vollrecovery........................................................................................................8.6.3 Recoveryverfahren.............................................................................................

8.7 Migration..........................................................................................................................8.7.1 Hardware-Migration............................................................................................8.7.2 Software-Migration.............................................................................................8.7.3 Wechsel des Archivsystemproduktes.................................................................8.7.4 Migrationszeitpunkte..........................................................................................

9. Verfahrensdokumentation.................................................................................................

9.1 Umfang und Struktur einer Verfahrensdokumentation.....................................................9.2 Wesentliche Komponenten einer Verfahrensdokumentation...........................................

9.2.1 Beschreibung der sachlogischen Lösung..........................................................9.2.2 Beschreibung der programmtechnischen Lösung.............................................9.2.3 Datensicherheit und Zugriffsschutz....................................................................9.2.4 Datenintegrität....................................................................................................9.2.5 Programmidentität..............................................................................................9.2.6 Betriebskonzept.................................................................................................

9.3 Prüfung der Verfahrensdokumentation............................................................................

10. Literaturverzeichnis...........................................................................................................

11. Normenverzeichnis für digitale optische Speicher........................................................

12. Glossar................................................................................................................................

13. Abkürzungsverzeichnis.....................................................................................................

XIV

Einleitung

Ziel und Zweck des Dokumentes

Die Grundsätze der elektronischen Archivierung stellen die aktuelle Rechtssituation und denStand der Technik von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen aus derSicht der Autoren und Mitarbeiter an dieser Ausarbeitung dar.

! Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ sind kein Gesetz und keineRechtsvorschrift. Sie ersetzen auch keine Gesetze oder Rechtsvorschriften.

Die Grundsätze der elektronischen Archivierung dienen zur Klarstellung der Bedingungen fürden sicheren und ordnungsgemäßen Einsatz von Dokumenten-Management- undelektronischen Archivsystemen.

Der Begriff „Archivierung“ wird hier auf die elektronische Archivierung, d.h. dieLangzeitspeicherung von Daten und Dokumenten in DV-Systemen beschränkt.

Das Dokument orientiert sich an internationalen Bestrebungen wie dem „Code of Practice forLegal Admissibility of Information Stored on Electronic Document Management Systems“.

! Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ berücksichtigen diebesonderen rechtlichen Bedingungen in Deutschland.

Die Grundsätze der elektronischen Archivierung sollen

Anwendern als Richtlinie für die Auswahl geeigneter Produkte und für einenordnungsgemäßen Einsatz sowie

Anbietern als Richtlinie für die Bereitstellung geeigneter Lösungen

dienen.

! Ziel ist, die Rechtssicherheit des Einsatzes von Dokumenten-Management-und elektronischen Archivsystemen zu verbessern, damit die Nutzen- undEffizienzpotentiale zukünftig besser genutzt werden können.

Wesentliche Zwecke des Einsatzes von Dokumenten-Management- und elektronischenArchivsystemen sind die Vermeidung und Einsparung von Papier, Überwindung desMedienbruches zwischen analogen und digitalen Systemen, schnelle, aktuelle und vollständigeBereitstellung von Informationen am Arbeitsplatz sowie die Absicherung des Zugriffes und derSchutz von archivierten Dokumenten.

Der Einsatz moderner Dokumenten-Management- und elektronischer Archivsysteme ist eineder wichtigsten Voraussetzungen für den Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit, die Beschleunigungund Vereinfachung von Arbeitsabläufen und eine langfristige Informationsverfügbarkeit mitgezielter Zugriffsmöglichkeit.

! Dokumenten-Management und elektronische Archivierung sind die Grund-lagentechnologien für die Bereitstellung von Dokumenten und Informationen.

2., überarbeitete und erweiterte Auflage 1

Internationales Umfeld der Normierung und Standardisierung

Auch in den USA oder in anderen Staaten der EG gibt es zum jetzigen Zeitpunkt keinedurchgängige Anerkennung oder Lösung für eine elektronische Archivierung. Aus diesemGrund haben sich auch in diesen Staaten Initiativen zur rechtlichen Anerkennung vonelektronisch archivierten Dokumenten gebildet.

In Großbritannien existieren vereinzelte Normen und Standards, die Teilbereiche derProblematik abdecken. Die Norm BS 7768 aus dem Jahre 1994 ist eine Norm für dasManagement von optischen Speicherplattensystemen, die zur Ablage von beweiskräftigenDokumenten genutzt werden sollen. Die Norm BS 7799 stellt einen Code of Practice für„Information Security Management“ dar. Diese beiden Normen bilden die Grundlage für den„Code of Practice for Legal Admissibility of Information Stored on Electronic DocumentManagement Systems“ der Group5/BSI-DISC.

Das niederländische Normierungsinstitut (NNI) steht in engem Kontakt mit der britischenInitiative und wird deren Code of Practice weitgehend übernehmen.

In den USA ist es in erster Linie die Association for Information and Image Management (AIIM),die dieses Thema behandelt. Die AIIM ist im Unterschied zum VOI ein Verband für Anwenderund Hersteller und steht in direkter Verbindung mit dem American National Standards Institute(ANSI). Zum jetzigen Zeitpunkt wird auch dort ein Entwurf behandelt, der im Gegensatz zumeuropäischen Entwurf auch den Einsatz von magnetischen und magneto-optischen Medienvorsieht.

Der VOI wird den Kontakt zu den Partnerverbänden intensivieren und mit diesen gemeinsamfür eine europäische oder gegebenenfalls weltweite Lösung eintreten.

2

Definitionen

Da die Begriffe „Dokument“, „Dokumenten-Management“ und „Elektronische Archivierung“heute noch sehr unterschiedlich interpretiert werden, ist hier zunächst eine Konkretisierungdieser Begriffe erforderlich.

Dokument

Ein Dokument ist durch verschiedene Merkmale gekennzeichnet:

physische Eigenschaften (Papier, Datei u.ä.),

formale Eigenschaften (Aufbau, Gestaltung u.ä.),

Ordnung (fachliche Zugehörigkeit, Reihenfolge, Version u.ä.),

Inhalt (inhaltlicher Bezug u.ä.),

Charakter (Archivierungswürdigkeit, Rechtscharakter, Bearbeitungsmöglichkeitenu.ä.),

Zeit (Erzeugungsdatum, Verfallsdatum, letzte Benutzung, Aufbewahrungsfrist u.ä.),

Erzeuger (Absender, Ersteller u.ä.),

Nutzer (Empfänger, berechtigter Bearbeiter, Leser, letzter Bearbeiter u.ä.).

! Dokumente sind Objekte, die durch ihre Merkmale gekennzeichnet undidentifiziert werden können.

! Dokumente mit gleichen Eigenschaften werden in Dokumentenklassenzusammengefaßt.

Konventioneller Dokumentenbegriff

Im deutschen hat der Begriff Dokument einen konkreten Bezug zu papiergebundenemSchriftgut. Unter einem Dokument wird häufig auch ein Schriftstück mit hoher inhaltlicherQualität und rechtlicher Bedeutung verstanden. Das Dokument wird damit sehr nah an den imGesetz verankerten Urkundenbegriff gerückt. Dies zeigt sich besonders in abgeleitetenBegriffen wie Dokumentenechtheit. Deutsche Anwender denken daher beim BegriffDokumenten-Management zunächst an gescanntes Schriftgut und bewegen sich damit nur ineinem Teilgebiet dieser Technologie.

! Dokumenten-Management- und Archivsysteme verwalten nicht nurherkömmliche Dokumente, sondern beliebige Dokument-Objekte.

Dokumente in DV-Systemen

Dokumente in DV-Systemen beinhalten nicht nur die herkömmlichen Papierdokumente, einDokument kann daneben jede andere digitale Form von Informationen verschiedensterHerkunft mit unterschiedlichen Verbindungen und Referenzen beinhalten. Ein Dokument kannaus einem oder mehreren Einzelobjekten bestehen, wie beispielsweise


Dokumente aus Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- oder Grafikprogrammen,

Images, z.B. gescannte Papierdokumente und Fotos,

eingehende digitale Fax-Übermittlungen,

Formulare, z.B. Electronic Data Interchange (EDI),

List-Output und COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk),

Daten aus Meß- und anderen Erfassungssystemen,

Datensätze und Tabellen aus Datenbanken,

ASCII Textdokumente,

digitalisierte Video-Clips,

Screen-Shots, die einen Bildschirm mit den aktuellen Daten einfrieren, oder

Sound und Sprach-Clips, z.B. ein aufgezeichnetes Interview.

! Ein elektronisches Dokument stellt zusammengehörige Informationen dar, diezu einem definierten Zeitpunkt eindeutig und authentisch sind.

Elementare Dokumente, die aus einem Objekt bestehen, enthalten nur Daten eines Typs, alsokeine eingebetteten Grafiken, Bilder oder Aufrufe anderer Objekte. Aus mehreren Objektenzusammengesetzte Dokumente werden auch als Compound Documents bezeichnet.Compound Documents bestehen aus zusammengesetzten Dateien, die Text,Formatinformation, Bilder, Tabellen etc. sowie Hyperlinks oder Verweise auf andereKomponenten beinhalten können. Einzelobjekte, komplexe Objekte, Verweisinformationen,Links und Verwaltungsdaten können zur besseren Handhabung auch in Containernzusammengefaßt werden. Container-Dokumente können in der Regel nur vom erzeugendenProgramm zerlegt, interpretiert und angezeigt werden. Soll ein nur einmal gespeichertesDokument aus verschiedenen Zusammenhängen heraus genutzt, oder soll über andere als daserzeugende Programm auf einzelne Komponenten des Containers zugegriffen werden, mußdas Container-Dokument alle benötigten Struktur-, Identifizierungs- undVerwaltungsinformationen mit sich tragen. Sind diese Bedingungen erfüllt, bezeichnet manDokumente als selbstbeschreibend.

Elementar Compound Container

einseitigesFAX

Textdatei

Datei mit

eingebunden

Bild / Grafik

Information 1

Information 2

Information 3

Tabelle

Datei mit

Bild / Grafik

Audio

einseitiges FAX

Tabelle

gescannteSeite

Abbildung 1: Formen von Dokumenten

! Der Begriff Dokument wird für elektronische Dokumente ausunterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil

4

einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet.


Charakter elektronischer Dokumente

Bei elektronischen Dokumenten ist zwischen verschiedenen Formen der Dateien, ihrerSpeicherung und ihrer Verwaltung zu unterscheiden.

Datei

Herkömmliche Dokumente werden einfach als Datei archiviert und nur über die Datenbankreferenziert.

! Bei der Archivierung wird nur die Datei gespeichert und über eineDokumenten-ID in der Datenbank referenziert.

Datei mit Merkmalen

Dateien aus Büroautomationsanwendungen besitzen in der Regel eigene „Header“, in denenVerwaltungsinformationen gespeichert sind. Diese können auch für Dokumenten-Management-und Archivsysteme als Indexinformation genutzt werden.

! Bei der Archivierung wird die Datei gespeichert und über eine Dokumenten-IDin der Datenbank referenziert. Zusätzlich werden die beschreibenden Datenals separater Datensatz oder als Datenbankauszug mit dem Dokument aufdem Medium gespeichert.

! Die gespeicherten Merkmalsdaten erlauben die Wiederherstellung desVerwaltungssystems im Störungsfall.

Im „TIFF-Header“ eines gescannten Dokumentes lassen sich ebenfalls beschreibendeMerkmale speichern.

Selbstbeschreibende Dokumente

Selbstbeschreibende Dokumente setzen sich aus einer beliebigen Inhaltskomponente (Einzel -objekt, Container, Liste u.ä.) und einem vorgeschalteten, mit der Inhaltskomponenteverbundenen Header mit selbstbeschreibenden Attributen zusammen.

Inhaltskomponente

HeaderSelbstbeschreibende Format- und Attributinformationen

z.B. gescanntes Bild, TIFF, WinWord-Datei, Liste u.ä.

Abbildung 2: Selbstbeschreibendes Dokument

6

! Selbstbeschreibende Dokumente tragen alle wichtigen beschreibenden Datenmit sich und sind auf Veränderungen prüfbar.

Die Headerkomponente beginnt in der Regel mit einer neutralen Beschreibung, welcheMerkmale und Attribute im Header erwartet werden können. Auf dieser Beschreibung beruhtder selbsterklärende Charakter der Dokumente. Zu den beschreibenden Daten des Headersgehören unter anderem:

Codes für die Selbsterklärungsfunktionalität, z.B. Anzahl und Reihenfolge derfolgenden Attribute, Attributnamen, Attributformate etc.,

eindeutige Kennung des Objektes (Unique Identifier), die sicherstellt, daß jedesDokument nur ein einziges Mal vorkommt und die jedes Dokument identifiziert,

Erfasser, Autor oder Erzeuger des Dokumentes,

Datum und Uhrzeit der Entstehung des Dokumentes,

zugeordnetes elektronisches Archiv,

Dokumentenklasse, die das Dokument mit seinen Eigenschaften beschreibt,

Systemmerkmale wie das Dokument aufgebaut, erzeugt worden und verlustfreireproduzierbar ist,

Indexmerkmale, die das Dokument identifizieren und klassifizieren,

Zugriffsschutzklassen,

Referenzinformationen, die z.B. ein Dokument als Kopie aus dem Archiv kenntlichmachen,

Prüfsummen, die eine Veränderung des Dokumentes sofort erkennbar machen.

Durch das selbstbeschreibende Format der Headerkomponente können zusätzliche Merkmalejederzeit und nach anwenderspezifischen Erfordernissen hinzugefügt werden. EinGrundbestand sollte jedoch langfristig und konsistent beibehalten werden. Der objektorientierteAnsatz erlaubt die abgesicherte Verteilung von Informationen, eine Offline-Bearbeitung und dieasynchrone Bereitstellung in großen, verteilten Systemen.

! Selbstbeschreibende Dokumente können auch in „Offline“-Situationen korrektverarbeitet und geschützt werden.

Durch die Bildung selbstbeschreibender Dokumente kann eine langfristige undrevisionssichere Verfügbarkeit archivierter Dokumente sichergestellt werden.

! Selbstbeschreibende Dokumente erlauben die Wiederherstellung desVerwaltungssystems im Störungsfall.

Für selbstbeschreibende Dokument-Objekte und -Architekturen existieren verschiedeneStandards wie DFR Document Filing and Retrieval (ISO 10166), SGML (ISO 8879, sieheAbschnitt 4.2.3), ODA Open Document Architecture (ISO 8613), das CORBA-Objektmodell unddas DMA-Dokumentmodell (siehe Abschnitt 4.6.2). Bestimmte Archivsysteme speichern diegesamte Umgebung der Systeme zusammen mit den Dokumenten und erreichen damit einevergleichbare Selbstbeschreibungsfunktionalität.


Elektronische Urkunde mit digitaler Signatur

Durch die Verwendung der digitalen Signatur entsteht aus einem elektronischen Dokument imPrinzip eine elektronische Urkunde. Durch das Signaturgesetz (SigG) ist der Einsatz derdigitalen Signatur geregelt. Eine digitale Signatur (häufig auch noch „elektronischeUnterschrift“ genannt) macht den Urheber der Signatur und die Unverfälschtheit eineselektronischen Dokumentes nachweisbar kenntlich. Die Signatur ist abhängig vom Urheber unddem jeweils zugehörigen Dokument. Die digitale Signatur sichert lediglich die technischeUmsetzung in Form binärer Zeichen, jedoch nicht die Repräsentation und Interpretation desInhaltes ab.

Durch ein Berechnungsverfahren wird mit einem privaten Schlüssel die Signatur erzeugt undan das Dokument angehängt. Der Nachweis der Authentizität entsteht durch die Prüfung derSignatur durch einen öffentlichen Schlüssel. Der öffentliche Schlüssel soll von besondersvertrauenswürdigen und zertifizierten Instanzen (Trusted Third Party, Trust Center) verwaltetwerden.

! Durch die Verwendung der digitalen Signatur entsteht aus einemelektronischen Dokument eine elektronische Urkunde.

Wie die digitale Signatur mit einem mehrfach strukturierten elektronischen Dokument (mehrerezusammengehörige Seiten, komplexes Dokument mit dynamischen Komponenten wie „Links“oder Container) unauflösbar und nicht verfälschbar verknüpft werden soll, ist durch denGesetzesentwurf nicht geregelt.

! Das Verfahren der digitalen Signatur kann jedoch nicht oder nureingeschränkt zur rechtlichen Absicherung von Dokumenten in derherkömmlichen Archivierung genutzt werden.

Zum einen ist der Private Key wirklich privat, er ist einer Person zugewiesen. In einemUnternehmen werden ihn daher nur unterschriftsberechtigte Mitarbeiter verwenden können.

Zum anderen ist er keine Lösung z.B. beim Erfassen von Massendaten oder bei derEntstehung von Dokumenten aus DV-Prozessen wie COLD. Mit Sicherheit wird dieErfassungskraft am Stapelscanner keine elektronische Unterschriftsberechtigung erhalten.

! Die digitale Signatur ist keine Lösung für die elektronische Archivierunggescannter Dokumente, digital eingehender Fax-Mitteilungen, Listen ausHostoutput und anderer Informationsarten, die in großen Mengen anfallenund den Haupteinsatzbereich der elektronischen Archivierung darstellen.

Die Bundesnotarkammer sieht daher auch die digitale Signatur in ihrem Umfeld beschränkt aufelektronische Urkunden.

Elektronische Dokumente hoher Qualität

Der Begriff „elektronische Dokumente hoher Qualität“ wurde aus Erkenntnis der mangelndenEignung der elektronischen Unterschrift für „normale“ Dokumente eingeführt.

! „Elektronische Dokumente hoher Qualität“ können beliebige Bestandteile,auch „elektronische Urkunden“, beinhalten.

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Bei elektronischen Dokumenten hoher Qualität handelt es sich um selbstbeschreibendeDokument-Objekte, die unveränderbar auf nur einmal beschreibbaren Speichern abgelegtwerden. Diese Objekte tragen neben der eigentlichen Information beschreibende Merkmale mitsich. Hierbei handelt es sich um Attribute wie Autor, Systemumgebung, in der das Dokumenterzeugt und wieder angezeigt werden kann, Index, Zugriffsschutzmerkmale und andere. DieseAttribute werden in einer führenden Komponente (Header) dem Inhalt vorangestellt.

Durch ein Prüfsummenverfahren werden sowohl der Header, die Information selbst als auchbeide zusammen abgesichert, so daß Veränderungen sofort feststellbar sind. Da auf nur einmalbeschreibbaren optischen Speichern Veränderungen ausgeschlossen sind, läßt sich eineVerfälschung der Information vor der Reproduktion am Bildschirm oder auf dem Drucker sichernachweisen.

Selbstbeschreibende Dokument-Objekte dieser Art sind wesentlich sicherer als herkömmlicheDokumente, die einfach als Datei archiviert und nur über die Datenbank referenziert werden.Aus den selbstbeschreibenden Dokument-Objekten läßt sich im Störungsfall auch eineDatenbank wiederherstellen oder ein Konsistenzabgleich durchführen. Solche Dokumentelassen sich über Leitungen versenden und tragen alle identifizierenden Informationen mit sich.

! Von einem „elektronischen Dokument hoher Qualität“ wird dann gesprochen,wenn:a) der gesamte Entstehungs-, Speicherungs-, Wiederfindungs- und

Reproduktionsprozeß sicher, nachvollziehbar, ordnungsgemäß unddokumentiert ist und

b) das Dokument auf einem Medium gespeichert ist, das von sich ausVeränderungen ausschließt (nur einmal beschreibbare, digitale optischeMedien).

Header mit Selbstbeschreibungsfunktionalität und den zugehörigen Attributen sind teilweise indynamischen Dokumenten-Management-Systemen bereits vorhanden. Sie sind dort jedochhäufig proprietär realisiert und orientieren sich an der dynamischen Verwaltung von Dateien.Solche Header eignen sich daher nur bedingt für die elektronische Langzeitarchivierung. DieDokumentenformate werden nur in einer „statischen“ Ausprägung für die revisionssichereArchivierung geeignet sein.

! Ein „elektronisches Dokument hoher Qualität“ darf keine dynamischenKomponenten oder Verweise besitzen, die bei der Reproduktion amBildschirm oder auf dem Drucker Veränderungen des ursprünglichen Inhaltsoder Aussehens bewirken.

Ziel der Einführung des Begriffes „elektronisches Dokument hoher Qualität“ ist, durch denNachweis der Verfälschungssicherheit und der verlustfreien Reproduktion diesenelektronischen Dokumenten zukünftig den Charakter von Beweisen in Zivilprozeß-, Schieds-und anderen Verfahren zukommen zu lassen.


Dokumenten-Management

Allen Dokumenten-Management-Technologien ist gemeinsam, daß unterschiedliche Arten vonDokumenten - gescannte Faksimiles, Faxeingang, Dateien aus Büroanwendungen, Multimedia-Objekte usw. - datenbankgestützt und unabhängig von herkömmlichen hierarchischenDateimanagementsystemen verwaltet werden. Der Einsatz von Datenbanken erlaubt dieHandhabung großer Informationsmengen und einen direkten Zugriff auf einzelne Dokumenteund Dokumentengruppen. In diesem Zusammenhang ist z.B. der Bereich Imaging unter demGesichtspunkt zu betrachten, daß es sich hierbei nur um eine spezielle Art von Dokumentenhandelt.

Unter einem Dokumenten-Management-System im weiteren Sinn sollen daher verschiedeneSysteme und deren Zusammenspiel wie

dynamisches Dokumenten-Management,

Bürokommunikation,

Document Imaging,

Workflow,

Groupware oder

elektronische Archivierung

verstanden werden.

Unter Dokumenten-Management im engeren Sinn sind die klassischen oder dynamischenDokumenten-Management-Systeme zur Verwaltung von Compound Documents und Dateien zuverstehen. Wesentliche Merkmale sind hier die Bildung von Dokumentengruppierungen (Con-tainer), Check-in und Check-out, Versionsmanagement und selbstbeschreibende Dokument-Objekte. Ursprünglich sind diese Systeme aus der Notwendigkeit entstanden, Management-funktionen und Services für die enorm wachsenden Dateibestände zur Verfügung zu stellen.

! Dokumenten-Management-Systeme dienen der Verwaltung von dynamischen,veränderlichen Informationen. Sie decken den Lebenszyklus der Dokumentevon ihrer Entstehung bis zur Archivierung ab.

Elektronische Archivierung

Elektronische Dokumenten-Management- und elektronische Archivsysteme dienen zurLangzeitspeicherung und Bereitstellung von Daten, Dokumenten und anderen Informationen.

Elektronische Archivsysteme verwalten einzelne Informationen und Container (Daten, NCI-Dokumente, Dateien und/oder Listen) mittels einer Datenbank. Elektronische Archivsystemebesitzen darüber hinaus die Möglichkeit, große Informationsmengen online, nearline und offlinein Jukeboxen zu handhaben.

In der Vergangenheit wurden zur Archivierung Papier und Mikrofilm eingesetzt. UmMedienbrüche zu vermeiden und Dokumente elektronisch am Arbeitsplatzrechner zurVerfügung stellen zu können, werden heute digitale optische Speichermedien zur Verwaltunggroßer Informationsmengen eingesetzt. Diese Technologie wurde vor mehr als zehn Jahrenentwickelt und gilt heute als ausgereift.

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Neben dem technologischen Umfeld muß immer auch die rechtliche Situation der Archivierungberücksichtigt werden. Der Gesetzgeber verlangt, daß Dokumente - ungeachtet des Mediums,das eingesetzt wird - ordnungsgemäß, nachvollziehbar und verfälschungssicher archiviertwerden. Man spricht in diesem Zusammenhang von der „Revisionssicherheit“ der Archivierung.

! Elektronische Archivsysteme verwalten statische, unveränderlicheDokumente.

„Langzeitarchivierung“ und „revisionssichere Archivierung“

Langzeitarchivierung

Der Begriff „Langzeitarchivierung“ ist elektronischen Archivsystemen zugeordnet, dieDokumente entsprechend den Aufbewahrungsfristen des HGB/AO mindestens sieben undmehr Jahre vorhalten müssen.

! Langzeitarchivierung heißt, daß Dokumente mindestens sieben Jahrebereitgehalten werden.

! Bei der Langzeitarchivierung ist die rechtzeitige Migration entsprechend dertechnologischen Weiterentwicklung einzuplanen, damit die archiviertenDokumente langfristig zur Verfügung stehen.

Unter Migration ist der Wechsel von Komponenten wie Betriebssysteme, Geräte,Anwendungssoftware und die Speichersysteme selbst zu verstehen (siehe Abschnitt 8.7). Beijeglicher Veränderung eines Archivsystems ist sicherzustellen, daß auf bereits vorhandeneInformationen zugegriffen werden kann. Dabei ist es unerheblich, ob bei einemTechnologiewechsel Dokumente umkopiert oder durch parallelen Betrieb älterer und neueingeführter Speichersysteme bereitgestellt werden. Der Verfügbarkeitszeitraum richtet sichnicht nur nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, sondern hängt auch von derinhaltlichen Bedeutung und Nutzung der Informationen ab.

Revisionssichere Archivierung

Der Begriff „revisionssichere Archivierung“ ist elektronischen Archivsystemen zugeordnet, dieden Anforderungen der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützterBuchführungssysteme) genügen, ordnungsgemäß betrieben werden und Dokumenteunveränderbar und verfälschungssicher archivieren.

! Die Archivierung entsprechend den Vorgaben der GoB und der GoBS wird alsrevisionssichere Archivierung bezeichnet.


Rechtliche Grundlagen

Ein wichtiger Nutzen der elektronischen Archivierung ergibt sich besonders dadurch, daß nachder Erfassung der Dokumente das Papier entsorgt und damit Platz, Ressourcen und Mitteleingespart werden können. Dies ist im Moment allerdings nicht ohne weiteres möglich, da dieelektronische Archivierung nicht vollständig im deutschen Recht verankert ist. Es gibt eineVielzahl von gesetzlichen Vorgaben und Fristen, die berücksichtigt werden müssen. Dies giltnicht nur für in Deutschland operierende Unternehmen, auch im europäischen Ausland ist dieGesetzeslage nicht eindeutig.

Allgemeine Rechtsgrundlagen in Deutschland

Die Gesetzgebung kann nicht immer sofort mit der stürmischen technischen Entwicklung Schritthalten. Dies führt dazu, daß beim Einsatz moderner Systeme zwischen den rechtlichenGegebenheiten, dem technisch Machbaren und der Realität Lücken entstehen. DieAnwendungen für elektronische Archivierung sind vielfältig, häufig werden nur kaufmännischeBelege archiviert, doch manchmal sind es auch Personalakten, die in großen Unternehmen imdirekten Zugriff gehalten werden müssen. Aus diesem Grund sind neben dem BGB und demHGB/AO auch das BDSG und weitere Gesetze zu berücksichtigen, die im folgenden inhaltlichzusammengefaßt und in Bezug auf den Einsatz der elektronischen Archivierung bewertetwerden.

BGB

Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) kommt dem schriftlichen, mit einer Unterschrift versehenenDokument eine besondere Bedeutung zu. Der Einsatz und somit auch die Archivierung einer„elektronischen Unterschrift“ bemißt sich danach, inwieweit der Gesetzgeber im BGB eineeigenhändige, handschriftliche Unterschrift vorschreibt.

§126 Abs. 1 BGB Ist durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, so muß die Urkunde von demAussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariellbeglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden.

Es scheidet somit eine elektronische Unterschrift in jedem Fall aus, wenn Schriftform gesetzlichvorgeschrieben ist. Die Schriftform wird durch zahlreiche gesetzliche Regelungenvorgeschrieben, wie z.B. §368 BGB (Erteilung einer Quittung durch den Gläubiger gegenEmpfang der Leistung), §§410, 409 BGB (Abtretungsurkunde), §416 Abs.2 BGB (Mitteilung desVeräußerers über die Übernahme einer Hypothekenschuld), §§780, 781 BGB (Schuldverspre-chen, Schuldanerkenntnis) oder §4 Abs.1 Verbraucherkreditgesetz (Abschluß einesKreditvertrages). Ein Teil dieser Vorschriften erlaubt aber auch Ausnahmen. So wird etwa der§4 Abs.1 Verbraucherkreditgesetz durch den §3 des gleichen Gesetzes eingeschränkt.

In den Fällen wo keine Schriftform vorliegen muß, ist eine elektronische Unterschrift möglich.Inwieweit diese allerdings im Zivilprozeß die gleiche Beweiskraft wie eine eigenhändigeUnterschrift hat, kann derzeit nicht eindeutig beantwortet werden.

! Reproduzierte Dokumente aus elektronischen Archivsystemen werden derzeitnicht als Beweis anerkannt.

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HGB

Nach Handels- und Steuerrecht (HGB) sind Eröffnungsbilanz, Jahresabschluß, Lagebericht,Konzernabschluß, Konzernlagebericht, Arbeitsanweisungen und relevante Dokumente zu dengenannten Punkten, empfangene Handels-/Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandtenHandels-/Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und sonstige steuerlich relevante Unterlagen (nurnach Abgabenordnung (AO)) aufzubewahren.

Grundsätzliche Voraussetzungen

Für elektronische Archive gelten im Prinzip die gleichen Grundsätze wie für herkömmlichePapierarchive:

Ordnungsmäßigkeit,

Vollständigkeit,

Sicherheit des Gesamtverfahrens,

Schutz vor Veränderung und Verfälschung,

Sicherung vor Verlust,

Nutzung nur durch Berechtigte,

Einhaltung der Aufbewahrungsfristen,

Dokumentation des Verfahrens,

Nachvollziehbarkeit,

Prüfbarkeit.

! Die Archivierung von Dokumenten, die unter das HGB fallen, ist aufelektronischen Medien zulässig.

Die Archivierung auf digitalen optischen Speichern impliziert nicht, daß Bestimmungen, die diePapierform zwingend vorschreiben, aufgehoben sind. Bestimmte Dokumente müssen auchnach dem Scannen aussortiert und in Papierform weiterhin aufbewahrt werden. Diese sind inder Anwendung im Einzelfall zu definieren und in der Verfahrensdokumentation aufzuführen.

Aufbewahrungsform

Durch das Einführungsgesetz zur Abgabenordnung 1977 (AO) wurden Bild- und Datenträgersteuer- und handelsrechtlich als Aufbewahrungsmedium anerkannt, wenn die Aufbewahrungden Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) entspricht.

§ 257 Abs. 3 HGB Unterlagen können auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den§ 147 Abs. 2 AO Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht.

Die an dem Medium Papier orientierten GoB wurden mit den Grundsätzen ordnungsgemäßerSpeicherbuchführung (GoS) durch das BMF-Schreiben vom 5.7.1978 für digitale Medien, d.h.für die damalige Zentralrechnertechnologie, fortgeschrieben. Eine Aktualisierung für dezentraleInformationsverarbeitung und digitale optische Speichermedien war dringend erforderlich.Durch die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) vom7.11.1995 (BStBl. 1995 I S. 738ff) hat das Bundesfinanzministerium inzwischen die offizielleInterpretation und Aktualisierung der GoB geliefert. Nicht ausschließlich elektronisch archiviertwerden dürfen dabei Eröffnungsbilanz, Jahresabschluß, Lagebericht, Konzernabschluß,Konzernlagebericht sowie Arbeitsanweisungen und relevante Dokumente zu den genanntenUnterlagen. Diese Unterlagen müssen zusätzlich in Urschrift vorliegen.


Die Allgemeine Abgabenordnung gibt die Aufbewahrungsfristen für handelsrechtlich relevanteDokumente vor.

! Für steuerrelevante Unterlagen, Handels-/Geschäftsbriefe undBuchungsbelege gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren, für alle anderenim HGB/AO genannten Unterlagen ein Zeitraum von 10 Jahren. Das laufendeJahr ist jeweils auf die Aufbewahrungspflicht zu addieren.

Für die Archivierung der anderen Unterlagen müssen die Daten nach GoB vollständig, richtigund fälschungssicher gespeichert sein, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbarsein und in einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können.

! Bei empfangenen Handelsbriefen und Buchungsbelegen muß dabei einebildliche Übereinstimmung mit der Urschrift sichergestellt werden.

Eine vollständige Farbwiedergabe ist erforderlich, wenn der Farbe Beweiskraft zukommt.

! Bei allen anderen Unterlagen wie z.B. ausgehende Geschäftsbriefe oderinterne Mitteilungen ist dagegen eine inhaltliche Übereinstimmung mit demOriginal ausreichend, wenn sie lesbar gemacht werden.

Es ist für jedes installierte System individuell zwischen Dokumenten zu unterscheiden, die nachder Archivierung vernichtet werden und nur noch auf dem elektronischen Speichermediumvorhanden sind, und solchen, die entsprechend HGB/AO weiterhin im Original aufbewahrtwerden müssen. Diese Unterscheidung ist nur für den Zeitpunkt der Wiedergabe und nicht fürdie Dauer der Speicherung von Bedeutung.

! Durch das eingesetzte System ist sicherzustellen, daßaufbewahrungspflichtige Dokumente, die nicht mehr als Papieroriginalvorliegen, während ihrer vorgesehenen Lebensdauer nicht gelöscht, nichtverändert und durch einen eindeutigen und unveränderbaren Indexwiederaufgefunden werden können.

! Durch organisatorische Maßnahmen ist ein ordnungsgemäßer Betriebsicherzustellen.

Eine bildlich vorzulegende Information darf inhaltlich gespeichert werden, wenn durch dasVerfahren der Aufzeichnung und Wiedergabe keine Veränderung des ursprünglichen Bildesund kein Informationsverlust eintritt.

! Die Speicherung von empfangenen Handelsbriefen und Buchungsunterlagenerfolgt in der Regel als vollständiges Bild („Brutto-Image“).

! Die Speicherung kann auch als Bild ohne Hintergrund („Netto-Image“)erfolgen, wenn zum Zeitpunkt der Wiedergabe die bildliche Übereinstimmungsichergestellt wird. Es dürfen keine Daten oder Netto-Image-Dokumente miteinem ungültigen oder falschen Hintergrund gemischt werden.

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Die Wiederherstellung des ursprünglichen bildhaften Erscheinungscharakters kann z.B. durchHinzufügen eines gescannten Hintergrundbildes (z.B. Buchungsträger-, Geschäftspapier-,Rechnungs- oder andere standardisierte Vordrucke) oder eines elektronisch erzeugten Layoutsermöglicht werden. Es muß gewährleistet sein, daß das hinterlegte Formular zum Zeitpunkt derReproduktion demjenigen entspricht, das bei der Entstehung des Dokumentes verwandt wurde.

GoBS

Durch die Veröffentlichung der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützterBuchführungssysteme im Bundessteuergesetzblatt vom 14.12.1995 wurden neue, sehrkonkrete Vorgaben für den Einsatz von Dokumenten-Management- und elektronischenArchivsystemen geschaffen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang die Ausdehnung desGültigkeitsbereiches der GoBS:

Tz. 1, GoBS I. Anwendungsbereichc) Die GoBS beziehen sich nicht nur auf die konventionelle Speicherbuchführung. Sie

sind neben dem COM-Verfahren auch bei ähnlichen Verfahren (z.B. COLD) sowiebei Dokumenten-Management-Systemen entsprechend anzuwenden.

Dort sind auch die Bestandteile der Verfahrensdokumentation vorgegeben, auf die inAbschnitt 9 näher eingegangen wird.

Tz. 2., GoBS II. Beleg-, Journal- und KontenfunktionDie ordnungsgemäße Anwendung des jeweiligen Verfahrens ist zu belegen. DerNachweis der Durchführung der in dem jeweiligen Verfahren vorgesehenenKontrollen ist u.a. durch Programmprotokolle sowie durch dieVerfahrensdokumentation zu erbringen.

! Durch die Vorgaben der GoBS ist es erforderlich, für jedes elektronischeDokumenten-Management- und Archivsystem eine Verfahrensdokumentationzum Nachweis des ordnungsgemäßen Einsatzes zu erstellen, sofernDokumente archiviert oder Indexdaten genutzt werden, die dem HGBunterliegen.

ZPO

Auch wenn in der Zivilprozeßordnung (ZPO) die Gleichwertigkeit der BeweismittelZeugenaussage, Sachverständigengutachten und Urkunde verankert ist, ist die Urkunde dassicherste Beweismittel im Zivilprozeß, da der Richter an deren Inhalt gebunden ist. Da dieZivilprozeßordnung jedoch in wesentlichen Teilen aus dem vorigen Jahrhundert stammt, wirddort von einem Urkundenbegriff ausgegangen, der die Vorlage eines Originaldokumentes inPapier vorsieht.

! Die Urkunde wird als Verkörperung einer Gedankenäußerung definiert undmuß eigenhändig unterschrieben werden.

Dokumente aus elektronischen Archivsystemen besitzen nicht diesen Originalcharakter, da siebei der Anzeige am Bildschirm nicht verkörpert sind. Als Ausdruck sind sie zwar verkörpert,tragen jedoch nicht die Unterschrift des Ausstellers, der Austeller muß folglich keine Kenntnisvon dem konkreten Schriftstück haben. In einem Zivilprozeß muß ein solches elektronischesDokument nicht als Urkunde im Sinne des §416 ZPO anerkannt werden. Die Rechtsprechungspricht dann von einem „Objekt des Augenscheins“ (§286 ZPO), das der freien richterlichenBeweiswürdigung unterliegt. Der Richter kann selbst im Einzelfall entscheiden, ob er eineReproduktion eines elektronischen Dokumentes als Beweis anerkennt oder nicht.


Dies kann erhebliche Auswirkungen bei der Beweisführung in Zivil- und Strafprozessen haben.Das Prozeßrisiko läßt sich heute nur einschränken, indem nachgewiesen wird, daß dasgesamte Archivierungsverfahren verfälschungssicher ist und ein reproduziertes Dokument mitdem Original bildhaft übereinstimmt. Hierfür ist der gesamte Vorgang von der Entstehung,eindeutigen Indizierung, verfälschungssicheren Archivierung bis zur verlustfreien Reproduktionzu dokumentieren. Der Anwender muß das rechtliche Risiko gegen dieWirtschaftlichkeitsaspekte eines elektronischen Archivs abwägen. Bestimmte Dokumentewerden auch in Zukunft in Papier aufbewahrt werden müssen, das Risiko der freienBeweiswürdigung wird jedoch angesichts der fortschreitenden technologischen Entwicklungund den Anpassungen von Gesetzen auf nationaler und europäischer Ebene immer kleiner .

! Eine höhere Sicherheit ist durch die Nutzung von „elektronischenDokumenten hoher Qualität“ gegeben.

BDSG

Die Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) betreffen die elektronischeArchivierung im Hinblick auf Datenschutz, Datensicherheit sowie Auswertbarkeit und Löschungpersonenbezogener Daten.

! Für die Einhaltung der Vorgaben ist ein Sicherheitssystem erforderlich, dasüber die Benutzerverwaltung bei Bedarf den Schutz auf Archive,Dokumentenklassen, Datenbanken, Datenbankfelder und Inhalte bis hin zuEinzeldokumenten ermöglicht.

! Das System muß sowohl auf Host-Rechnern und Servern als auch auf denClienten über eine Zugangskontrolle verfügen. Der Zugang zum System mußzumindest auf Host- und Server-Ebene protokolliert werden.

! Steht ein anderes Gesetz oder eine andere Rechtsvorschrift im Widerspruchzum BDSG, können die betroffenen Regelungen des BDSG außer Kraftgesetzt und durch eine adäquate Regelung ersetzt werden.

Datenschutz

Die Auswertung personenbezogener Daten, insbesondere die Aggregation von Daten und dieErstellung von Profilen mit personenbezogenen Daten, ist sowohl hinsichtlich desNutzungsverhaltens seitens der Anwender als auch hinsichtlich der gespeichertenpersonenbezogenen Daten Dritter zu unterbinden. Hierfür sind entsprechende Vereinbarungenmit den Personalvertretungen erforderlich.

! Das System darf keine statistischen und anderen Auswertungen zulassen, dieden Vorschriften des BDSG zuwiderlaufen.

Anspruch auf Löschung personenbezogener Daten

Das Bundesdatenschutzgesetz sieht den Anspruch vor, daß personenbezogene Daten aufAnforderung gelöscht werden können. Dies steht zum Teil im Widerspruch zur Forderung derrevisionssicheren Archivierung.

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! Es ist ein „logisches Löschen“ vorzusehen, bei dem nur die Referenz auf dasDokument in der Datenbank gelöscht wird.

Das Dokument ist damit dem Zugriff der Benutzer entzogen, jedoch physikalisch nochgespeichert. Es ist mit normalen Zugriffsmethoden nicht mehr auffindbar und erfüllt damit dieVorgaben des BDSG.

! Logische Löschvorgänge sind nachvollziehbar mit der Referenz auf dasgelöschte Dokument, Datum, Uhrzeit und der Kennung des Administrators,der die Löschung vornahm, zu protokollieren.

Im Bedarfsfall und sofern durch die Revisionsanforderungen notwendig, kann durch Recoveryund Auswertung der Protokolle das logisch gelöschte Dokument durch speziell autorisierteAdministratoren an geschützten Arbeitsplätzen wieder sichtbar gemacht werden. Auch dieserVorgang ist nachvollziehbar zu protokollieren.

! Zum Teil wird noch auf der physikalischen Zerstörung des Mediumsbestanden, nachdem nicht zu löschende Daten und Dokumente auf ein neuesMedium umkopiert wurden.

Dieses Verfahren ist sehr aufwendig und durch die heute verfügbaren Absicherungstechnikenelektronischer Dokumenten-Management- und Archivsysteme nicht mehr zeitgemäß.

In einigen Bundesländern existieren zum Thema Datenschutz unabhängigeLändergesetzgebungen. Hierzu sollte der jeweilige Datenschutzbeauftragte befragt werden.

SigG

Auch im Signaturgesetz (SigG, Bestandteil des Informations- undKommunikationsdienstegesetz, IuKDG) sind archivrelevante Themen berührt. Hierzu gehörendie Verbindung von elektronischen Dokumenten mit einer digitalen Signatur und derDokumentenaustausch. Das SigG regelt den Rechtscharakter und die Form von digitalenSignaturen sowie die Vergabe der Schlüssel und die Autorisierung von Zertifzierungsstellen.§1, Art.3 SigG (1) Zweck des Gesetzes ist es, Rahmenbedingungen für digitale Signaturen zu

schaffen, unter denen diese als sicher gelten und Fälschungen digitaler Signaturenoder Verfälschungen von signierten Daten zuverlässig festgestellt werden können.

(2) Die Anwendung anderer Verfahren für digitale Signaturen ist freigestellt, soweitnicht digitale Signaturen nach diesem Gesetz durch Rechtsvorschriftvorgeschrieben sind.

§2, Art.3 SigG (1) Eine digitale Signatur im Sinne dieses Gesetzes ist ein mit einem privaten Sig-naturschlüssel erzeugtes Siegel zu digitalen Daten, das mit Hilfe eines zugehörigenöffentlichen Schlüssels, der mit einem Signaturschlüssel-Zertifikat einerZertifizierungsstelle oder der Behörde nach §3 versehen ist, den Inhaber desSignaturschlüssels und die Unverfälschtheit der Daten erkennen läßt.

(3) Ein Signaturschlüssel-Zertifikat im Sinne dieses Gesetzes ist eine mit einer digitalenSignatur versehene digitale Bescheinigung über die Zuordnung eines öffentlichenSignaturschlüssels zu einer natürlichen Person.

(4) Ein Zeitstempel im Sinne dieses Gesetzes ist eine mit einer digitalen Signaturversehene digitale Bescheinigung einer Zertifizierungsstelle, daß ihr bestimmtedigitale Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt vorgelegen haben.


Die digitale Signatur wird durch Verwendung eines geheimen Schlüssels, wie in Abschnitt 2.1.3beschrieben, erzeugt. Damit der Schlüssel geheim bleibt, muß er besonders sicher aufbewahrtwerden. Für die Speicherung des Private Key wird eine Chipkarte benutzt, auf der sich derjeweilige Schlüssel befindet.

! Die digitale Signatur ist im Regelfall nicht geeignet für Archivanwendungen, indenen große Mengen von gescannten Dokumenten, Datensätze und Listenarchiviert werden.

! Die digitale Signatur dient dazu, aus einzelnen elektronischen Dokumenten„elektronische Urkunden“ zu erzeugen.

Betr.VG

Unterrichtsrecht bei Planung digitaler Informationssysteme

Entsprechend §90 Abs.1 Nr. 2 des Betriebsverfassungsgesetzes (Betr.VG) sind Dokumenten-Management- und elektronische Archivsysteme als DV-Systeme einzuordnen. Damit hat derBetriebsrat ein Unterrichtsrecht nach §90 Betr.VG. Nach dem Informationsrecht desBetriebsrates ist dieser rechtzeitig und umfassend unter Vorlage der erforderlichen Unterlagenzu informieren. Das Informationsrecht reicht von Übersichten über die eingesetzten Hard- undSoftwaresysteme bis zu den zugriffsberechtigten Personengruppen und den Arbeitsverfahren.

! Bei der Planung der Einführung eines Systems ist die Personalvertretungrechtzeitig einzubinden. Für den Einsatz besteht hinsichtlich der Tarifverträge,Zuordnung von Mitarbeitern zu Arbeitsplatztypen und ergonomischenAusstattung der Arbeitsplätze eine Mitwirkungspflicht seitens derPersonalvertretung.

Unterrichtung des Betriebsrates über Arbeitnehmerdaten

Nach der Rechtsprechung des BAG (Bundesarbeitsgericht) gilt das Informationsrechtuneingeschränkt. Nach Auslegung des §80 Abs.2 Betr.VG ist dieses Informationsrecht jedocheingeschränkt zu betrachten. Da hier offensichtlich eine technologisch bedingte Gesetzeslückebezüglich digitalisierter Informationen entstanden ist, bedarf es einer Regelung, in der dieZugriffsrechte des Betriebsrates in einer Betriebsvereinbarung zwischen Geschäftsleitung unddem Betriebsrat zu klären sind. Hierbei sind die Bestimmungen des BDSG zu beachten.

Mitbestimmungsrecht

Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht nach §87 Abs.1 Nr.6 Betr.VG, sofern mit derEinführung und Anwendung von technischen Einrichtungen das Verhalten oder die Leistungder Arbeitnehmer überwacht werden (z.B. Personalaktenverwaltung). Ausreichend hierfür ist,daß die Anlage objektiv zur Überwachung geeignet ist. Das bedeutet, daß hier schon dieMöglichkeit der Kontrolle ausreicht. Die Auslegung des Mitbestimmungsrechtes geht nach derRechtsprechung des Bundesarbeitsgerichtes sogar so weit, daß der Betriebsrat dasunmittelbare Recht auf Unterlassung verlangen und den Einsatz solcher Systeme auchablehnen kann.

! Eine Kontrolle und Auswertung des Benutzungsverhaltens des Systems darfnur im Rahmen der Zulässigkeit und entsprechend den Vorgaben derPersonalvertretung erfolgen.

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! Dokumente mit personenbezogenem Inhalt dürfen nur mit geeignetenSicherheits-, Zugangs- und Zugriffsschutz sowie entsprechend den Vorgabender Personalvertretung elektronisch archiviert werden.

Vorschriften für bestimmte Branchen

Die folgende allgemein gehaltene Zusammenstellung gibt einen Überblick über wichtigegesetzliche Vorschriften und Standards in bestimmten Branchen. Die Übersicht erhebt keinenAnspruch auf Vollständigkeit. Die jeweiligen Vorschriften und deren Auswirkungen sind imEinzelfall zu prüfen.

SozialversicherungsträgerFür Sozialversicherungsträger gelten die Bestimmungen des Sozialgesetzbuches (SGB). InAnlehnung an die GoBS sind in den „Allgemeinen Verwaltungsvorschriften über dasRechnungswesen in der Sozialversicherung“ (SRVwV) Aufbewahrungspflichten undArchivierungsregelungen in herkömmlichen Papier- und Mikrofilmarchiven zusammengefaßt.Diese Regeln sind für die elektronische Archivierung zu interpretieren und anzuwenden.

KrankenhäuserFür die Patientenakten in Krankenhäusern gelten besondere Aufbewahrungs-, Vertraulichkeits-und Sicherheitsvorschriften. Die Aufbewahrungszeitraum kann bis zu 100 Jahren betragen. DieAufbewahrungsverpflichtung ergibt sich durch mögliche Rechtsansprüche von Patientenaufgrund fehlerhafter Behandlung oder unerlaubter Handlungen seitens des behandelndenPersonals. In diesen Fällen kommen die §§195 bzw. 852 des BGB zur Anwendung, für die eineVerjährungsfrist von 30 Jahren bestehen.

PharmaIn der pharmazeutischen Industrie gelten für Forschungs-, Produktions- undAntragsdokumentationen besondere Regeln. Diese orientieren sich an den Vorgaben derFederal Drug Administration (FDA, USA). Für Europa sind die Grundsätze für die Qualität derSoftware, Datensicherheit und -schutz, Aufbewahrung und Archivierung in „Codes of Practice“festgelegt (z.B. GMP, GLP u.a.). Diese Regeln beziehen sich nicht ausdrücklich aufelektronische Dokumenten-Management- und Archivsysteme, sondern sind entsprechend zuinterpretieren und auf die genannten Systeme anzuwenden.

VerteidigungIm militärischen Umfeld gilt für Dokumentationen und deren Formate, Gestaltung undAufbewahrung der sogenannte CALS-Standard (Computer-aided Acquisition and LogisticSupport) des amerikanischen Department of Defense (DoD). In CALS sind die Basis-StandardsSGML für Text, IGES (International Graphics Exchange Standard) für Raster- und Vektor-grafiken aus CAD- und Grafik-Systemen, CGM (Computer Graphics Metafile) für Büro-Liniengrafik und ITU-T Gruppe IV (ehemals CCITT/4) für Rastergrafik zusammengefaßt (diewichtigsten Standards werden in Abschnitt 4 näher erläutert).

S-FinanzgruppeFür die Institute der Sparkassenorganisation (S-Finanzgruppe) gelten die Richtlinien (soge-nannte OPDV-Richtlinie) des für Revisionsfragen zuständigen Ausschusses des DeutschenSparkassen- und Giroverbandes (DSGV).


Ausblick auf die ausländische Gesetzgebung

Zum Zeitpunkt der Drucklegung liegt in der Europäischen Union kein Gesetzentwurf vor, dereine vollständige Anerkennung der elektronischen Archivierung verspricht. Der VOI wird inZusammenarbeit mit Normungsinstituten wie dem britischen BSI, dem niederländischen NNIund dem DIN bei der Europäischen Union darauf drängen, schnellstmöglich eine zeitgemäßeGesetzgebung zu entwickeln. In den USA, Großbritannien und der Schweiz wird daselektronische Dokument unter bestimmten Bedingungen bereits heute wie eine Urkundebehandelt.

Im US-amerikanischen Recht in den „Uniform Rules of Evidence, Rule 1001“ heißt es hierzu:

1001, URE If data are stored in computer or similar device, any printout or other outputreadably by sight, shown to reflect the data accurateley, is an original.

Im britischen Recht (Civil Evidence Act, 1995) liegt eine Definition des elektronischenDokumentes als Beweismittel vor. Die Definition berücksichtigt die Vorlage von Kopien auselektronischen Archiven, die Art des Nachweises und die Verfahrensdokumentationeinschließlich der Beachtung von Migrationen von Systemen und Dokumenten selbst:

Section 8, CEA (1) Where a statement contained in a document is admissible as evidence in civilproceedings, it may be proved:a) by the production of that document, orb) wether or not that document is still in existence, by the production of a copy ofthat document or of the material part of it, authenticated in such manner as thecourt may approve.

(2) It is immaterial for this purpose how many removes there are between a copy andthe original.

Section 9, CEA (1) A document which is shown to form part of the records of a business or publicauthority may be received in evidence in civil proceedings without further proof.

(2) A document shall be taken to form part of the records of a business or publicauthority if there is produced to a court a certificate to that effect sign by an officerof the business or authority to which the records belong.

Im schweizerischen Obligationenrecht wurde folgendes definiert:

Artikel 962 Abs. 4 Aufzeichnungen auf Bild- oder Datenträgern haben die gleiche Beweiskraft wie dieUnterlagen selbst.

Es ist wünschenswert, wenn die bereits in anderen Ländern anerkannten und in den„Grundsätzen der elektronischen Archivierung“ beschriebenen Verfahren auch in Deutschlandzur Anwendung kommen. Eine generelle Lösung, die dem weltweiten Informationsaustauschgerecht wird, ist anzustreben.

! Eine einheitliche, Europa-weit gültige Regelung ist erforderlich.

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Sonstige Vorgaben

Neben den Vorgaben des Gesetzgebers gibt es von Fachverbänden, Initiativen und Normungs-gremien weitere Vorgaben und Empfehlungen zur rechtlichen Anerkennung der Archivierung.

Zehn Merksätze des VOI

Der VOI hat als Fachverband der Anbieter von Dokumenten-Management- und elektronischenArchivsystemen zehn Merksätze für eine sichere, ordnungsgemäße Archivierungherausgegeben:

1. Merksatz Jedes Dokument muß unveränderbar archiviert werden.

2. Merksatz Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archivselbst verloren gehen.

3. Merksatz Jedes Dokument muß mit geeigneten Retrievaltechnikenwiederauffindbar sein.

4. Merksatz Es muß genau das Dokument wiedergefunden werden, dasgesucht worden ist.

5. Merksatz Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeitzerstört werden können.

6. Merksatz Jedes Dokument muß in genau der gleichen Form, wie es erfaßtwurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.

7. Merksatz Jedes Dokument muß zeitnah wiedergefunden werden können.

8. Merksatz Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisationund Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, daß dieWiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.

9. Merksatz Elektronische Archive sind so auszulegen, daß eine Migration aufneue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponentenohne Informationsverlust möglich ist.

10.Merksatz Das System muß dem Anwender die Möglichkeit bieten, diegesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie diebetrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlichDatensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer desArchivs sicherzustellen.

„Code of Practice“ von DISC / BSI

Der vom britischen Normungsinstitut BSI zusammen mit dem „Document Management Forum“,der „Image and Document Management Association“, dem „Legal Images Initiative Consortium“und der „United Kingdom Association für Information and Image Management“herausgegebene „Code of Practice for Legal Admissibility of Information Stored on ElectronicDocument Management Systems“ legt die Grundlagen für eine rechtssichere elektronischeArchivierung im europäischen Rahmen (British Standards Institution 1996, ISBN 0 580 257053).


Der britische „Code of Practice“ ist in sechs Abschnitte und mehrere Anhänge gegliedert. Erberücksichtigt derzeit nur die rechtliche Situation in England.

! Die hier vorgelegten Grundsätze der elektronischen Archivierung orientierensich am Code of Practice, berücksichtigen jedoch speziell die Rechtssituationin Deutschland und werden in die europäischen und amerikanischenInitiativen zur rechtlichen Anerkennung der elektronischen Archivierungeingebracht.

Dieser Code of Practice soll für eine allgemeingültigere Form in 1997 derart angepaßt werden,daß er um Anhänge mit den rechtlichen Rahmenbedingungen der verschiedenen Staaten derEuropäischen Union ergänzt werden kann.

Technical Reports der AIIM

Die AIIM Association for Information and Image Management International, USA, hat in einemvierteiligen „Technical Report: Performance Guideline for the Legal Acceptance of RecordsProduced by Information Technology Systems“ Empfehlungen für den Einsatz von DMS-Lösungen ausgesprochen. Das Dokument wurde gemeinsam mit dem ANSI American NationalStandardization Institute als Empfehlung TR31-1992ff veröffentlicht. Im ersten Teil wird dieBeweiskraft elektronischer Dokumente behandelt. Die Ausführungen beziehen sich auf das„United States Uniform Law“, Rules 801-803, 901-902, 1001-1006:

3.5.6 Legal Status of records offered as evidence

When determining the admissibility of records into evidence, the court willconsider the reliability and accuracy of the process or system used to produce therecords. The particular form or format of the records shall have no bearing on theirlegal status regarding admissibility. Likewise, the destruction of the originalrecords after reproduction shall not affect the legal status of duplicate recordsregarding their admissibility.

Der zweite Band beschäftigt sich mit der Anerkennung von digitalen Dokumenten im Bereichvon öffentlichen Verwaltungen auf Regierungsebene. Im dritten Band sind die Regeln für dieImplementierung von DMS-Lösungen enthalten. Hierbei werden besonders die Anforderungenan die Dokumentation von Verfahren definiert. Der vierte Teil gibt einen Überblick über dieUmsetzung der Vorschläge von ANSI und AIIM durch verschiedene Bundesstaaten in den USAund gibt Empfehlungen für die Umsetzung eines „Uniform Records Act“, der bestehendeGesetze und Verordnungen wie die „Federal Rules of Evidence“ und die „Uniform Rules ofEvidence“ ergänzen soll. Die Umsetzung erfolgt nur schrittweise, da Teile dieser Rechte durchdie Gesetzgebung der Bundesstaaten beeinflußt sind.

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Normen und Standards

Normen und Standards bieten sowohl für Anwender als auch für Hersteller eine Reihe vonVorteilen. Für den Anwender bedeuten Normen und Standards

Investitionssicherheit,

Verfügbarkeit von Komponenten verschiedener Hersteller,

Prüfbarkeit und

Migrationssicherheit.

Für Hersteller sind Normen und Standards aus folgenden Gründen wichtig:

Standardschnittstellen und Formate für die Produktentwicklung und Modularisierungdes Produktangebotes,

Qualitätssicherung,

langfristige Einhaltung von Formaten und Vereinfachung der Gewährleistung,

Produktakzeptanz.

! Es werden nur diejenigen Normen und Standards realisiert, die vomAnwender auch eingefordert werden!

Trotz des unbestrittenen Nutzens von Standards und Normen muß der Anwenderberücksichtigen, daß diese nur eine begrenzte Lebensdauer besitzen und durch zukünftigeNormen und Standards abgelöst werden können.

Was sind Normen, was sind Standards?

Der deutsche Sprachgebrauch unterscheidet zwischen „Norm“ und „Standard“, wobei einStandard einem Industriestandard entspricht. Der englische Sprachgebrauch kennt nurStandards, wobei offiziell durch Normierungsgremien gesetzte Standards undIndustriestandards zu unterscheiden sind.

Normen werden von nationalen und internationalen Normierungsgremien wie ISO, IEEE, DIN,ITU und anderen durch ein festgelegtes Erstellungs-, Abstimmungs- undGenehmigungsverfahren verabschiedet.

! Normen benötigen eine längere Zeit bis zu ihrer Verabschiedung. Sieentsprechen daher häufig nicht dem sogenannten „State of the Art“.

Industriestandards werden entweder von einzelnen führenden Herstellern gesetzt (z.B.Microsoft, IBM u.a.) oder von Standardisierungsgruppen definiert (z.B. innerhalb der AIIM -Association for Information and Image Management oder durch die WfMC - WorkflowManagement Coalition). Die Durchsetzbarkeit eines Industriestandards hängt von der Güte undAnzahl verfügbarer Produkte und deren Verbreitung ab.

! Industriestandards sind häufig aktueller als Normen.


Dateiformate

Um innerhalb der Aufbewahrungspflicht Dokumente wiederfinden, anzeigen und drucken zukönnen, kommt der Einhaltung von Normen und Industriestandards eine besondere Bedeutungzu. Zu beachten ist, daß bei der Konvertierung von Dokumenten aus dem Quellformat in einStandardformat Informationsinhalte verloren gehen können (z.B. bei RTF Formatierungen, beiTIFF unterschiedliche Auflösung, bei Farb- und Graustufen Informationsverlust).

TIFF

TIFF steht für „Tagged Image File Format“ und wurde von der Firma Aldus, USA, entwickelt.Die Struktur besteht aus einem Header mit „Tags“, die Parameter wie die Auflösung undverwendete Kompression beschreiben. Neben den „standardisierten Tags“ können sogenannte„Private Tags“ angemeldet und beschrieben werden. Die Bildinformationen werden imRasterformat abgelegt. Große Images können in „Stripes“ (Streifen) oder als „Tiled“ (Kacheln)organisiert werden. Außerdem besteht grundsätzlich die Möglichkeit, mehrere Images in einerTIFF-Datei zu speichern. Hiervon ist jedoch abzuraten, da viele Viewer diese „Multi-Image-TIFFs“ nicht anzeigen können. TIFF-Dateien können mit Standardkomprimierungsprogrammenkomprimiert werden.

! TIFF wird von den meisten Komprimierungsverfahren als Eingangsformatakzeptiert.

TIFF-Dateien speichern verlustfrei binäre Formate (schwarz/weiß) und sind mitEinschränkungen auch für Grauwertdokumente geeignet.

! TIFF ist gut geeignet für reine Schwarz/Weiß-Images. Es ist weniger gut für Farb- und Grauwertbilder geeignet.

TIFF wird als Eingangsformat für alle digitalen Faxgeräte benutzt und ist weltweit verbreitet.

! Das TIF-Format ist weltweit verbreitet. Trotz unterschiedlicher Spezifikationenwird es von den meisten Programmen verarbeitet.

Das Format wird von allen Herstellern von Dokumenten-Management-, Archiv- und Workflow-Systemen sowie von Text-, Grafik- und Präsentationsprogrammen unterstützt.

! TIFF ist in komprimierter Form als Langzeitarchivierungsformat geeignet.

GIF

Das Graphics Interchange Format (GIF) ist ein Format für Rasterbilder, das von CompuServeeingeführt wurde.

Durch die Nutzung im Internet ist es weit verbreitet und kann von Standard-Browsern(Netscape, Explorer, Mosaic u.a.) angezeigt werden. Die meisten Web-Server benutzen GIF-Grafiken, um Bildinformationen darzustellen. Die Lizenzierung von GIF ist derzeit noch nichtabschließend geregelt.

! GIF ist zum Zeitpunkt der Drucklegung nur mit Einschränkungen alsLangzeitarchivierungsformat geeignet, da sich die Standards im Internet-Umfeld noch in der Weiterentwicklung befinden.

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SGML

SGML (Standard Generalized Markup Language, ISO 8879) ist eine herstellerunabhängige,international normierte Dokumentenbeschreibungssprache für die logische Struktur und denInhalt von Dokumenten. SGML legt nur die Regeln fest, nach denen elektronische Dokumenteaufgebaut werden.

! Die Nutzung von SGML erfordert die Definition von Strukturen und Inhalten.Daher ist SGML häufig auf bestimmte Anwendungsgebiete oder aufgeschlossene Benutzergruppen beschränkt. Eine solche Definition wird als Document Type Definition (DTD) bezeichnet.

Da SGML die Dokumentinhalte (Semantik) von der Information zur späterenWeiterverarbeitung (Syntax) der Dokumente trennt, können die Inhalte auf verschiedene Artenwiederverwendet werden:

Teildokumente in unterschiedlichen Produkten,

datenbankbasiertes Publizieren oder auch die

Generierung unterschiedlicher Produkte (Print-, Online- oder CD-ROM-Versionen)aus einem strukturierten Datenbestand.

Durch die Trennung von Layout und logischen Datenstrukturen können mit Hilfe von SGMLneue, passende Layouts unter Beibehaltung der Datenintegrität zu jeder Zeit erstellt werdenund Dokumente und Daten ohne Verlust von Format- und Layoutinformationen ausgetauschtund für andere Applikationen genutzt werden.

! SGML ist für die unabhängige Darstellung und Speicherung von strukturiertenTextdokumenten geeignet.

Auf diese Weise können interner und externer Informationsaustausch eines Unternehmensdurch verbesserte Datenintegrität und Kontrolle vereinfacht werden. Durch die plattform- undapplikationsunabhängige Einbeziehung der internen Dokumentstrukturen erlaubt die SGML-Spezifikation auch eine effizientere Suche nach Informationen.

! SGML kann direkt für die Abbildung von Strukturen in Dokumenten-Management-Systemen genutzt werden.

Da SGML die Konstruktion beliebiger Dokumente erlaubt, die alle Formatinformationen mit sichtragen und deren Merkmale und Inhalte für Datenbanken ausgelesen werden können, istSGML ein ideales Basisdokumentenformat für Dokumenten-Management-Systeme. SGML gehtsomit über eine reine Beschreibungssprache hinaus und bietet ein Mittel für die Kontrolle vonInformationsbeständen. Die Stärken von SGML kommen dann zum Tragen, wenn Dokumentevon Arbeitsgruppen erstellt, als umfangreiche Kollektionen verwaltet und elektronisch inunterschiedlichen Formaten verteilt werden sollen.

HTML

HTML (HyperText Markup Language) ist der soft- und hardwareunabhängige Standard zurVerteilung, Organisation und Verbindung von Dokumenten im World Wide Web. HTML wurdeauf Basis von SGML entwickelt.

! Während SGML die Regeln für individuelle Dokumentformate in Gestalt vonDTDs erfordert, ist HTML eine allgemeingültige Beschreibungssprache.


Als spezielle SGML-Applikation hat HTML eine eigene DTD und eine festgelegte Anzahl vonMarkierungen zur Modellierung präsentationsorientierter generischer Dokumentstrukturen. Dajede Applikation ihre individuellen Anforderungen hat und umfangreiche Formatierungen mitHTML nicht möglich sind, ist HTML als generelles Repository-Format zum gegenwärtigenZeitpunkt noch nicht umfassend genug. Die einzigen Merkmale, die HTML zur Verfügung stellt,sind einige wenige Überschriften und Absatzformatierungen. Zum Aufbau eines unternehmens-eigenen Repositories ist daher SGML besser geeignet, da es die Definition eigener DTDserlaubt. HTML ist dagegen lediglich für die Verteilung der im Repository enthaltenenInformationen über das Web zweckmäßig.

Es gibt inzwischen drei Generationen von HTML-Tools. Der Schwerpunkt der ersten Generationder HTML-Publikationstools liegt auf dem Seitenlayout. Diese Tools erfordern Kenntnisse inHTML. Zwischen den Dokumenten gibt es keine Integrationsmöglichkeiten und die Größe undBandbreite der Web-Site wird durch die Tools begrenzt. Die zweite Generation der HTML-Publi-kationstools unterstützt einen Import aus herkömmlichen Textverarbeitungen. Trotz Grenzen vonHTML wird das Layout beibehalten. Diese Tools erfordern geringe oder weniger fachlicheKenntnisse in HTML und können eine Schnittstelle zwischen Dokumenten-Management-Systemen und dem Web schaffen. Die zweite Tool-Generation ist unabdingbar für Sites, diemehrere Liveinformationsquellen nutzen. Hyperlinks werden verwaltet und auf dem neuestenStand gehalten.

! Bei der Archivierung von HTML-Dokumenten dürfen keine aktiven Links mehrvorhanden sein. Die Dokumente müssen „eingefroren“ und statisch sein.

Die Entwickler von HTML 3.0 haben dafür gesorgt, daß der Standard nicht ähnlich komplex wieCALS oder andere klassische Spezifikationen für die technische Dokumentation wird. Dies führtallerdings dazu, daß von den Programmierern oft anwendungsspezifische Erweiterungen desHTML-Standards für die erheblich differierenden Anforderungen von WWW-Anwendungengefordert werden.

! HTML ist zum Zeitpunkt der Drucklegung nicht geeignet alsLangzeitarchivierungsformat.

Kompressionsverfahren

In der Regel benutzen die meisten Komprimierungsverfahren TIFF als Eingangsformat. Inbestimmten Umgebungen können abweichende Eingangsformate in Abhängigkeit speziellerErfassungskomponenten vorkommen.

Für sogenannte NCI-Dokumente (non-coded information, nichtkodierte Informationen) ist dieKompression allgemein verbreitet, da die Dokumente im Speicher mehrere MegaByte belegenkönnen. Die meisten Kompressionsverfahren sind standardisiert.

! Komprimiert werden sollten alle Objekte, die grafische, bildliche, akustischeoder Video-Formate besitzen und bei denen die Komprimierung eineSpeicherplatzreduktion von 80% oder mehr mit sich bringt.

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Für die Komprimierung von CI-Daten (coded information, kodierte Informationen) sind verschie -dene proprietäre Verfahren in Gebrauch. Der Einsatz von Festplattenoptimierungstools undZIP-Programmen ist für die Archivierung nicht geeignet. Unkomprimierte Dateien bietenaußerdem die Möglichkeit, im Inhalt selbst zu suchen oder diesen für die Indizierungauszuwerten.

! Dateien mit strukturierten oder unstrukturierten Daten, bei denen dieKomprimierungsrate unter 50% liegt, sollten nicht komprimiert werden.

ITU (CCITT)

Zur Komprimierung von Faksimiles (gescannten Images) wird meistens das weltweitanerkannte, normierte und verlustfreie Komprimierungsverfahren nach ITU (InternationalTelecommunications Union), ehemals CCITT, Gruppe 4 verwendet. Die ITU-Norm wird vonallen Archivsystemanbietern sowie von allen Faxgeräte- und Faxkartenherstellern unterstützt.Die ITU-Kompression benutzt TIFF als Eingangsformat.

! CCITT Gruppe 4 ist der Weltstandard für Kompression im Bereich derArchivierung.

Die Gruppe 4-Kompression bringt bei normalen Textdokumenten einen Kompressionsfaktor vonca. 1:40. Das Dokument wird zeilenweise Bildpunkt für Bildpunkt analysiert. Dabei werdenBildpunkte gleicher Art zusammengefaßt. Das Verfahren ist daher für die Kompression vonbinären Dokumenten (schwarz/weiß) besonders gut geeignet.

! CCITT Gruppe 4 ist besonders für die Archivierung von Schwarz/Weiß-Faksimiles geeignet.

! CCITT Gruppe 4 komprimiert ein TIFF verlustfrei.

Das Gruppe 3-Kompressionsverfahren wird bei herkömmlichen analogen Faxgeräten für dieÜbertragung erzeugt. Es hat einen deutlich geringeren Kompressionsfaktor als Gruppe 4. Diesliegt darin begründet, daß unkomprimierte Referenzzeilen als Wiederaufsetzpunkte benutztwerden. Von den meisten Anbietern werden Konvertierungen von Gruppe 3 in Gruppe 4angeboten.

! CCITT Gruppe 3 ist aus Speicherplatzgünden weniger für die Archivierunggeeignet und sollte vor der Speicherung in ein Gruppe 4-Dokument gewandeltwerden.

Es besteht außerdem die Möglichkeit, Textdokumente aus verschiedenen Programmen in TIFF-Images mit Komprimierung nach Gruppe 4 zu wandeln. Hiermit ist ein unveränderliches, vonder erzeugenden Anwendung unabhängiges und standardisiertes Format gegeben. DerSpeicherbedarf erhöht sich jedoch hierdurch deutlich.

! In Abhängigkeit der Anwendung kann es auch sinnvoll sein, Datei-Dokumentein ein TIFF mit Komprimierung nach CCITT Gruppe 4 zu wandeln, um einesichere Langzeitarchivierung zu ermöglichen.


JPEG

JPEG ist ein Standard für die Speicherung und Kompression von Farb- und Grauwertbildern,der von der Joint Photographic Experts Group entwickelt wurde. Diese Gruppe stand unter derSchirmherrschaft der drei Standardisierungsgremien ISO, CCITT (heute ITU) und IEC.

! JPEG ist besonders für Farb- und Grauwertbilder geeignet.

Das JPEG-Verfahren ist besonders bei Grauwert-, Farb- und Halbtonbildern effizienter als ITUGruppe 4. JPEG wird auch für bestimmte Bildformate im Internet verwendet. Viele Web-Serverenthalten JPEG-Bilder.

! JPEG komprimiert nicht grundsätzlich verlustfrei. Auf die Einstellung derVerarbeitung ist daher besonders zu achten.

Im Unterschied zu anderen Kompressionsverfahren kann der Benutzer von JPEG denKompressionsfaktor über das Setzen von Parametern einstellen. Bei Einsatz von JPEG inArchivsystemen ist auf die Implementierung eines verlustfrei komprimierenden Verfahrens zuachten. Besonders für die bildhafte Wiedergabe dürfen durch die Kompression keineInformationen unterdrückt werden.

! Für eine revisionssichere Archivierung darf nur eine verlustfreie Kompressionnach JPEG zum Einsatz kommen.

JBIG

JBIG (Joint Bitonal Image Group) ist eine Norm (ISO/IEC 11544) für die verlustfreieKomprimierung von Schwarz/Weiß-Bildern im TIF-Format.

! JBIG komprimiert Schwarz/Weiß-Faksimiles verlustfrei.

Die JBIG-Komprimierung basiert auf einer arithmetischen Kodierung. Während man mit derHoffmann-Kodierung bei CCITT Gruppe 4 nicht in der Lage war, Symbole auch unterhalb derEin-Bit-Grenze zu komprimieren, konnte dieses Problem durch die arithmetische Kodierunggelöst werden. Das JBIG-Kompressionsverfahren kann Bilder bis zu 70% effektiverkomprimieren als das der TIFF Gruppe 4. Das bedeutet, daß der Anwender durch die JBIG-Kompression mehr Bilder (kleinere Schwarz/Weiß-Bilder) auf einen optischen Speicherderselben Größe abspeichern kann, als mit einem anderen Kompressionsverfahren. Einweiterer Vorteil ist die Geschwindigkeitserhöhung bei der Übertragung von Bildern.

! JBIG ist nicht so weit verbreitet wie ITU Gruppe 4 und wird derzeit nur vonwenigen Anbietern unterstützt.

Mehrere Anbieter von Dokumenten-Management-Technologien haben eine Allianz gegründet,mit dem Ziel, das neue JBIG-Kompressionsverfahren bekannter zu machen und dem Anwendernäher zu bringen.

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! Für die Langzeitarchivierung muß abgewogen werden, ob die bessereKomprimierungsrate im Verhältnis zur weiten Verbreitung von ITU Gruppe 4bevorzugt werden soll.

MPEG

Die Motion Pictures Expert Group (MPEG) ist innerhalb der ISO für die Bearbeitung weltweiterStandards zur Kompression digitalisierter Bewegtbilder verantwortlich. Haupteinsatzgebiet istdie Speicherung, der schnelle Transport und die „Real-Time“-Darstellung digitalisierter Video-Sequenzen.

! MPEG ist für die Bereitstellung und Verteilung von digitalisierten Farbbild-Sequenzen gut geeignet.

Das MPEG-Verfahren steht im Wettbewerb zur CCITT/6 und DVI-Kompression. MPEGreduziert Farbbilder im wählbaren Verhältnis 1:2 bis 1:200 bis auf etwa 50 KB pro Bild. Dabeiwerden redundante Informationen auf Halbbildern einer Video-Sequenz entfernt. Bei derPräsentation am Bildschirm wird dies durch die Eigenschaften des menschlichen Augesausgeglichen.

! MPEG arbeitet nicht verlustfrei. MPEG ist für die revisionssichere Dokumenten-Archivierung nicht geeignet.

Die Farbkompression ist generell noch in der Entwicklung, und es ist nicht abzusehen, welchesVerfahren sich durchsetzen wird. Die vorhandenen Verfahren arbeiten nicht verlustfrei, so daßsie für eine Archivierung von Dokumenten nicht in Frage kommen.

Medienformate

Die folgende Beschreibung bezieht sich nur auf die Standards digitaler optischer Speicher undderen Formate. Die Aufzeichnungsverfahren sind in Abschnitt 4.5, die Speicherverfahren sindin Abschnitt 5.2 beschrieben.

Digitale optische Medien, Laufwerke und Jukeboxen sind in einer engen Abhängigkeit zusehen und bilden in der Regel ein in sich geschlossenes System.

Für digitale optische Speichermedien relevante Normen sind in Abschnitt 11 „Normenverzeich-nis für digitale optische Speicher“ aufgeführt.

CD-Format

Die CD-ROM-Technologie wurde ausgehend von dem Aufzeichnungsverfahren der für dieUnterhaltungsindustrie eingeführten Audio-CD-Technik entwickelt. Die Herstellung der CD-ROM ist identisch mit den Kopierverfahren für Audio-CDs. CD-ROM-Medien wurden daherzunächst nicht für eine individuelle Speicherung, sondern für die Herstellung vieler Kopien voneiner Masterdisk entwickelt. Die Kapazität einer CD-ROM beträgt ca. 650 MB.

Für die Archivierung werden Schreib-/Lese-Laufwerke (sogenannte CD-R) eingesetzt. ImGegensatz zur industriellen Vervielfältigung von CDs erlauben diese die individuelleAufzeichnung von Daten und Dokumenten. Diese Technik wird von zahlreichen Anbieternunterstützt. Es werden sowohl Nur-Lese- als auch Schreib- und Lese-Laufwerke sowiepassende Jukeboxen angeboten.

! Das CD-Medien-Format ist durchgängig standardisiert und weltweit verbreitet.


! Die CD-Technologie ist für die Archivierung von Dokumenten in kleinen bisgroßen Anwendungen geeignet.

DVD-Format

Die DVD (Digital Versatile Disk, ursprünglich auch Digital Video Disk) ist eine neue, seit 1995in Entwicklung befindliche und von verschiedenen Firmen vorangetriebene Technologie, die vorallem für den Unterhaltungsmarkt - ähnlich wie seinerzeit die Compact Disk - bestimmt ist. Diephysikalischen Abmessungen der DVD-Platte sind identisch mit der CD oder CD-ROM. DasAufzeichnungsformat ist jedoch anders und erlaubt die Speicherung von 4 bis 17 GByte proPlatte. Dabei werden mehrere Speicherschichten (Layers) je Plattenseite für die Speicherungverwendet.

Die Zielrichtung bei der Entwicklung ist der Ersatz der Video-Tape-Recorder, weil auf einerDVD Spielfilme in voller Länge und höchster Qualität aufgezeichnet werden können. Es istanzunehmen, daß sich diese Technologie auch für die Datenspeicherung einsetzen läßt. Dabeiwerden sowohl maschinell kopierte als auch individuell beschreibbare Verfahren in dennächsten Jahren zur Verfügung stehen. Diese neue Technologie kann möglicherweise die CD-und die 5¼“-Speichertechnologie ersetzen.

! Das DVD-Format ist noch nicht abschließend definiert. Es werden zumZeitpunkt der Drucklegung nur wenige Produkte angeboten.

3½“-Format

Das 3½“-Format (90 mm) wird für magneto-optische Medien verwendet. Sowohl das Gehäuseals auch das Medium ist durch den ISO-Standard 10090 definiert. Die Medienkapazität beträgtzum Zeitpunkt der Drucklegung nach ISO-Standard 128 oder 256 MegaByte pro Medium.

Es werden keine Jukeboxen für 3½“-Medien und -Laufwerke angeboten.

! Das 3½“-Format ist aufgrund der geringen Speicherkapazität für dieprofessionelle Archivierung nicht geeignet.

5¼“-Format

Das 5¼“-Format (130 mm) wird für TrueWORM- und SoftWORM-Aufzeichnungsverfahrenverwendet (siehe Abschnitt 5.2). Gehäuse und Medienformat sind durch die ISO-Normen10089 und 9171 definiert. Die Medien und das Aufzeichnungsformat selbst sind nicht normiert.Daher können die Medien nicht zwischen verschiedenen Laufwerken ausgetauscht werden.Die Medienkapazität beträgt zum Zeitpunkt der Drucklegung je nach Typ undAufzeichnungsverfahren zwischen 1300 und 2600 MegaByte pro Medium.

Es werden zahlreiche Jukeboxen für 5¼“-Medien und -Laufwerke angeboten.

! Die 5¼“-Technologie ist nicht durchgängig normiert.

! Die 5¼“-Technologie ist für die Archivierung von Dokumenten in kleinen bisgroßen Anwendungen geeignet.

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12“-Format

Das 12“-Format (300 mm) wird von verschiedenen Anbietern in unterschiedlicher Technologieangeboten. Das Format ist nicht normiert, und mit einer Normierung ist auch nicht mehr zurechnen. Daher können die Medien nicht zwischen verschiedenen Laufwerken ausgetauschtwerden. Die Medienkapazität beträgt zum Zeitpunkt der Drucklegung zwischen 2600 und16000 MegaByte pro Medium je nach Typ. Die meisten Medien werden als TrueWORMangeboten (siehe Abschnitt 5.2).

Es werden zahlreiche Jukeboxen für 12“-Medien und -Laufwerke angeboten.

! Die 12“-Technologie ist nicht durchgängig normiert. Die technischenAufzeichnungsverfahren sind inkompatibel.

! Die 12“-Technologie ist besonders für die Archivierung von Dokumenten insehr großen Anwendungen geeignet, wo es darauf ankommt, großeDokumentenmengen im direkten Zugriff zu haben oder die täglich zuarchivierende Dokumentenmenge die Kapazität eines kleineren Mediumsübersteigt.

14“-Format

Das 14“-Format (356 mm) wird nur von einem Hersteller angeboten und ist ISO-normiert. DieMedienkapazität beträgt zum Zeitpunkt der Drucklegung zwischen 6800 und 25000 MegaBytepro Medium je nach Typ.

Es werden Jukeboxen für 14“-Medien und -Laufwerke von einem Hersteller angeboten.

! Die 14“-Technologie ist besonders für die Archivierung von Dokumenten insehr großen Anwendungen geeignet, wo es darauf ankommt, großeDokumentenmengen im direkten Zugriff zu haben oder die täglich zuarchivierende Dokumentenmenge die Kapzität eines kleineren Mediumsübersteigt.

Aufzeichnungsverfahren

Die Unterschiede der einzelnen Aufzeichnungsformate und -verfahren zwingen zu einerEntscheidung für ein System auch bei teilweise vorhandenen und eingehaltenen Normen undStandards.

! Im Prinzip ist für kein Medium die Austauschbarkeit gewährleistet, da diesevon der Anwendung, mit der die Dokumente archiviert werden, abhängig ist.

ISO 9660

Das Aufzeichnungsverfahren für CDs ist standardisiert und in verschiedenen „farbigenBüchern“ geregelt.

Wesentlich für den CD-ROM- und CD-Recordable-Bereich ist das Red und das Yellow Book.Das Green Book enthält vorwiegend Festlegungen für den Multimedia-Bereich. Das OrangeBook legt die Aufzeichnungsverfahren und -formate für CD-R und CD-Rewritable-Medien fest.

! Das ISO 9660-Verfahren gilt für alle CDs, ist weit verbreitet und relativzukunftssicher.


Red

CD-

IEC

Book

AUDIO

908

Yellow

CD-ROMPhysicalFormatISO 10149

Book

CD-ROMMode 1File FormatISO 9660Data

CD-ROM XAMode 2File Format1. Data2. Audio & Video(Compressed)

Green

CD-I

OperatingSystem

Book

1. Data2. Audio & Video(Com-pressed)

Orange

1. CD-MO

Book

2. Write Once CD

Compact-Disc-Standards

04050103

Abbildung 3: Compact Disk Standards

ISO 13446

Bei der Standardisierung von Aufzeichnungsverfahren besitzt die Norm ISO 13446 (UDF) inihrer Ausprägung „Micro-OSTA-Standard“ gute Chancen, sich künftig durchzusetzen. Sieermöglicht die sichere Aufzeichnung mit automatischer Prüfung, ob richtig und vollständiggeschrieben worden ist. Das Verfahren ist betriebssystemunabhängig und definiert imGegensatz zur ISO 9660 auch die File-Formate. UDF ist die Grundlage für die Aufzeichnung imDVD-Verfahren (siehe oben).

! Die ISO 13446 beseitigt die Unzulänglichkeiten der ISO 9660 und wird sich inZukunft durchsetzen. Zum Zeitpunkt der Drucklegung ist sie jedoch erst inwenigen Produkten realisiert.

IEEE ECMA 167

Bei der ECMA 167 und 184 handelt es sich um die Beschreibungen von Aufzeichnungs- undFileformaten für nur einmal beschreibbare Medien (siehe Abschnitt 5.2). Das Format wird vonzahlreichen Archivsystemanbietern unterstützt. Die Norm garantiert allerdings nicht denAustausch zwischen den Systemen verschiedener Anbieter. Im Störungsfall können die Medienjedoch mit einfachen Tools ausgelesen werden.

! ECMA 167 und 184 sind die Basisaufzeichnungsformate in vielenprofessionellen Archivsystemen.

Standards für Dokumenten-Management-Software

Verschiedene Gremien arbeiten zur Zeit an einer Vereinheitlichung der Speicherung und desRetrievals von Dokumenten. Hierzu gehören als wichtigste Gruppen ODMA, DMA und WfMC.

ODMA

Die ODMA-Gruppe (Open Document Management API) setzt sich aus führenden Herstellernzusammen und ist als Standardisierungsgremium innerhalb der AIIM (Association forInformation and Image Management, USA) organisiert. ODMA ist ein standardisiertesHighlevel-Interface zwischen Desktop-Applikationen und Dokumenten-Management-Systemen.

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! ODMA ermöglicht die einfache Einbindung von DMS-Funktionen in Client-Anwendungen.

Es handelt sich um Schnittstellen und Funktionen auf der Client-Seite für den Zugriff aufDokumenten-Management-Systeme und die Anzeige von Informationen. Dokumenten-Management-Systeme und Anwendungen können mit Hilfe der ODMA-Spezifikationen nahtlosintegriert werden.

! ODMA ist ein weit verbreiteter Standard, der von den meisten Anbietern vonDokumenten-Management-Systemen unterstützt wird.

AnwendungEditor o. a.

ODMA

DokumentManager Client

DMA - Middleware Layer

AnwendungEditor o. a.

Dokumentraum(Repository/Engine) #1

Dokumentraum(Repository/Engine) #n. . . . . .

API

SPI

DokumentManager Client

AnwendungEditor o. a. . . .

. . .

Abbildung 4: ODMA im Verhältnis zu DMA

Applikationen können die ODMA-Funktionsschnittstellen nutzen, um Aktionen in einemDokumenten-Management-System zu starten. Dem Benutzer von Desktop-Applikationenerscheinen die durch ODMA bereitgestellten Dokumenten-Management-Services wieErweiterungen der Applikationen. ODMA-Funktionen arbeiten mit einer universellen Dokument-ID für eine persistente und portable Identifikation der Dokumente. Die Dokument-ID ersetzt inden Applikationen den Dokumenten-Dateinamen.

ODMA ist plattformunabhängig, lediglich die benötigten Datentypdefinitionen und Binde-Informationen sind plattformspezifisch. Die Schnittstellen sind relativ einfach ohne größereRestrukturierungsmaßnahmen in existierende Applikationen einzufügen. ODMA reduziertdadurch den Aufwand und die Komplexität, die für die Installation und den Betrieb vonDokumenten-Management-Systemen erforderlich sind. Was die Nutzung unterschiedlicherDokumenten-Management-Systeme anbelangt, wird die Entwicklungslast derApplikationsentwickler verringert. Durch Nutzung von ODMA integriert eine Anwendungpotentiell alle unterstützenden Dokumenten-Management-Systeme. Dies gilt genausoumgekehrt für Dokumenten-Management-Systeme und ODMA-kompatible Anwendungen.

DMA

Die DMA (Document Management Alliance), die als Projektgruppe innerhalb der AIIM (Associa-tion for Information and Image Management, USA) organisiert wurde, ist das Ergebnis desZusammenschlusses von drei vorangegangenen Standardisierungsinitiativen im „klassischen“Dokumenten-Management-Umfeld: ISO-Gruppe DFR (Document Filing and Retrieval, ISO10166), DEN (Document Enabled Networking) und Shamrock Document ManagementCoalition.


Die DMA, der sich mittlerweile über 130 Unternehmen angeschlossen haben, entwickelt dieseAnsätze weiter und hat zum Ziel, eine Interoperabilitätsinfrastruktur zur Verfügung zu stellen,um konsistente Such- und Zugriffsmöglichkeiten und ein plattformunabhängiges Managementgemeinsam genutzter Dokumentenbestände zu gewährleisten. Über ein DMA-System habenBenutzer einen einheitlichen, transparenten, kontrollierten und zuverlässigen Zugriff aufDokumente verschiedenster Quellen, unabhängig von ihrem Ort und der Form, in der sieexistieren. Mit Hilfe der DMA-Spezifikationen können neue Dokumentsammlungen und neueDokumenten-Management-Software über verschiedene Plattformen und Systeme hinwegeinfach integriert werden. Daneben erlaubt das Modell, daß Dokumenten-Management-Systeme mit verschiedenen Fähigkeiten und unterschiedlicher Performance in einem einzigenDMA-System nebeneinander existieren können.

! Die DMA standardisiert eine Middleware für Dokumenten-Management-Systeme.

Das DMA-Objektmodell beinhaltet ein skalierbares, robustes Datenmodell, das die Integrationverschiedenster Dokumenten-Management-Applikationen und -Dienste vereinfacht. Objektewerden dabei im klassischen objektorientierten Sinn betrachtet - als Abstraktion von Daten undMethoden, die mit diesen Daten operieren. Auf die Merkmale und Methoden der DMA-Klassenwird über Microsoft-COM-Interfaces zugegriffen. Die DMA-Architektur umfaßt drei Interface-Ebenen für die Integration von DMA-Middleware:

DMA-Application-Interface (API), das sich über der DMA-Middleware befindet,

DMA-System-Integration-Interface, über das im Auftrag von Applikationen auf DMA-Systeme zugegriffen wird,

DMA Service-Integration Interface zur Plug-and-Play Integration von Diensten inverschiedenen Systemimplementationen.

Der Zugriff auf ein DMA-System wird über Zugriffspunkte (wenn Clienten mit dem DMA-Systemzusammenarbeiten) und Servicepunkte (für Dienste, die unter dem DMA-System integriert sind)bereitgestellt.

Connectivity

DocumentApplication

Point of Access

Client Desktop

Point of Service

Network Servers PluggableService ...

DMA Coordination

Document SpacesConversionsContent ServicesLibraries, Databases,File Systems

Vertical applicationsDesktop utilitiesAdministration toolsCompanion applications

DMA Middleware

Uniform ViewDelivered by

DMA

Doc-Space

Document

Property

Value

DMA

Abbildung 5: Client-Server-Modell der DMA

DMA-Middleware sorgt für die Verteilung der Zugriffe, so daß sich Clienten und Serverentweder auf derselben Plattform, auf verschiedenen Systemen eines Netzwerkes, inverschiedenen Netzwerken oder an entfernten Orten eines unternehmensweiten oderunternehmensübergreifenden WANs befinden können.

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Für den Client bietet DMA eine einheitliche Sicht auf alle Dokumententypen, unabhängig vonihrem Ort, ihrer Erstellung usw. Die DMA-Spezifikationen umfassen zudem ein Containment-Modell, das die Semantik von Objekten, die andere Objekte beinhalten, beschreibt.

! Der DMA-Standard ist zukünftig die Grundlage für die Nutzung von Client-und Server-Programmen sowie Dokumenten-Repositories verschiedenerHersteller in einem übergreifenden System (EDMS Enterprise DocumentManagement System).

Es wird erwartet, daß die Schwerpunkte der Arbeit der DMA künftig insbesondere bei derInteroperabilität mit ODMA und den Spezifikationen der WfMC, in der Intensivierung der Arbeitan der DMA/Internet-Interoperabilität sowie in zusätzlicher Unterstützung im Bereichzusammengesetzter, komplexer Dokumente (Compound Documents) liegen werden.

WfMC

Das wichtigste Standardisierungsorgan im Workflow-Bereich ist die WfMC (WorkflowManagement Coalition, Belgien), ein internationaler Zusammenschluß von mittlerweile über180 Workflow-Anbietern, Anwendern, Systemintegratoren, Beratern und Wissenschaft lern. DasZiel der Koalition ist die Entwicklung von Softwarespezifikationen und Standards, um so dieVoraussetzungen für die Interoperabilität verschiedener Workflow-Produkte und -Komponentenin unterschiedlichen Umgebungen zu schaffen. Auf diese Weise sollen der Investitionswertgesteigert und das Risiko bei der Beschaffung von Workflow-Produkten vermindert werden.Daneben soll der Workflow-Markt durch ein steigendes Bewußtsein für Workflow weiterexpandiert werden.

Die Workflow Management Coalition gliedert sich in zwei Hauptkomitees, in denen es jeweilsmehrere Arbeitsgruppen gibt. Eine Arbeitsgruppe der Koalition beschäftigt sich mit derEntwicklung eines Referenzmodells für Workflow-Management-Systeme, das die Grundlage fürdie übrigen Arbeitsgruppen ist. In dem Modell werden allgemeine Charakteristiken, Funktionenund Schnittstellen von Workflow-Systemen beschrieben.

Process Definition

Tools

InvokedApplications

WorkflowClient

Applications

Administration&

Monitoring Tools Other WorkflowEnactment Service(s)

WorkflowEngine(s)

Workflow API and Interchange formats

Workflow Enactment Service

Interface 1

Interface 2 Interface 3

Inte

rfa

ce

5

Inte

rfa

ce

4

03070106

WorkflowEngine(s)

WfMC

Abbildung 6: Workflow Reference Model

Das Modell beinhaltet fünf Kategorien von Standards, die die Interoperabilität undKommunikation verschiedener Workflow-Produkte und -Komponenten gewährleisten sollen:


Interface 1: Process Definition Tools,

Interface 2: Workflow Client Applications,

Interface 3: Invoked Applications,

Interface 4: weitere Workflow-Enactment-Services,

Interface 5: Administration und Monitoring Tools.

Das Interface 1 der Workflow Management Coalition soll für eine größere Flexibilität bei denTools zur Prozeßdefinition sorgen.

Die Runtime-Umgebung für die Prozeßausführung wird von dem Workflow-Enactment-Service,der ein oder mehrere Workflow-Engines beinhalten kann, zur Verfügung gestellt. DerEnactment-Service unterscheidet sich von den Applikationen und Endbenutzer-Tools, diebenutzt werden, um die eigentlichen Arbeitsschritte auszuführen. Zur Bereitstellung eineskompletten Workflow-Systems sind oft mehrere Standard- oder applikationsspezifische Tools inden Enactment-Service zu integrieren. Diese Integration kann zwei Formen annehmen:

Invoked Application Interface (Interface 3), mit Hilfe dessen die Workflow-Engine bestimmteApplikationen aktivieren kann. Typischerweise ist diese Integration serverbasiert undohne Benutzerinteraktion, wie etwa die Weitergabe von Daten zu einem Host-System.

Workflow Client Application Interface (Interface 2), durch das die Workflow-Engine mit denApplikationen zusammenarbeitet, die die Benutzer bei der Ausführung ihrer Arbeitunterstützen. Das Interface 2 stellt z.B. API-Aufrufe für Verbindungsaufbau undVerbindungsauflösung, Kontrollfunktionen für Prozesse und Aktivitäten, Statusfunktionenoder Kommandos zur Manipulation der Worklists zur Verfügung.

Ein Hauptziel der Koalition ist die Definition von Standards, die den Austausch vonArbeitsschritten verschiedener Workflow-Systeme unterschiedlicher Hersteller erlauben(Interface 4 des Referenzmodells).

! Die WfMC garantiert das Zusammenwirken von Systemen unterschiedlicherHersteller.

Die Interoperabilität kann von einer einfachen Weiterleitung von Aufgaben bis hin zu Workflow-Systemen mit dem kompletten Austausch von Prozeßdefinitionen und allen workflowrelevantenDaten reichen. Eine Ausprägung der Kommunikationsschnittstelle (Interface 4 desReferenzmodells) ist das MAPI-basierte (Messaging Application Programming Interface)Workflow-Framework von Microsoft. Das MAPI-Workflow-Framework (MAPI-WF) ist einStandard für die Definition der Kommunikation und Interoperabilität zwischen verschiedenenWorkflow-Systemen.

Das Interface 5 der Workflow Management Coalition soll die Kombination der Administrations-und Monitoring-Tools eines Herstellers mit der Workflow-Enactment-Service-Engine eines odermehrerer anderer Hersteller gestatten. Eine standardisierte Schnittstelle würde die kompletteAufzeichnung des Arbeitsflusses durch die gesamte Organisation erlauben, unabhängig davon,mit welchen Systemen gearbeitet wird.

! Die WfMC setzt die Standards für alle Workflow-Systeme.

In den nächsten Jahren wird wohl kaum ein Workflow-Produkt konkurrenzfähig sein, das dieStandards der WfMC nicht einhält.

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Qualitätsicherung

Bei der Qualität der Dokumenten-Management- und Archivsoftware ist zwischen

der Qualität von Standardsoftware,

der Qualität von individuell erstellter Software für die jeweilige Anwendung und

der Qualität der Prozesse und Verfahren beim Anwender selbst

zu unterscheiden.

ISO 9000

Das Normenwerk der DIN EN ISO 9000 umfaßt verschiedene Abstufungen bezüglich:

Qualitätsmanagement (QM),

Qualitätssicherung (QS) und der

Qualitätsdarlegung.

Entsprechend des Tätigkeitsbereiches eines Unternehmens kommt die ISO 9001 (Design,Entwicklung, Produktion und Montage und Wartung) bzw. 9002 (Produkte und Montage) zumTragen. DIN EN ISO 9004 ist ein Leitfaden für das Qualitätsmanagement und stellt dieElemente eine QM-Systems vor.

Anliegen der Normengruppe DIN EN ISO 9000 ist es, das Verhältnis zwischen Unternehmenund Kunde zu regeln. Um der Normengruppe gerecht zu werden, müssen im Unternehmeneine Ablauforganisation (beschriebene und beherrschte Abläufe) und eine Aufbauorganisation(definierte und beschriebene Aufgaben und Verantwortlichkeiten) bestehen. Die ISO-Normmacht in diesem Zusammenhang keine festen Vorgaben, vielmehr sind es die Unternehmenselbst, die ihren Qualitätsbegriff definieren, dokumentieren und darlegen. Im Rahmen der ISO-Zertifizierung wird jedoch ein Qualitätsmanagement-System entwickelt, welches Abweichungenvon der selbst definierten Qualität verhindern soll. Das System zeigt nicht nur Abweichungenvom Qualitätsstandard auf, sondern gibt entsprechende Verfahren zur Korrektur undEinhaltung des Qualitätsstandards vor.

Die vorliegenden „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ sollten als Grundlage für dieAusgestaltung der Qualität der Archivierung von Dokumenten im Rahmen eines ISO 9000-Systems verwendet werden.

! Eine Zertifizierung nach ISO 9001 stellt eine Aussage über die Qualität derProzesse dar. Eine Zertifizierung nach ISO 9001 stellt keinen Qualitäts- undSicherheitsmaßstab für ein Produkt dar.

CMM

Vom amerikanischen Softwareinstitut wurden Regeln (CMM) für die Erstellung von Produktenaufgestellt, die einer ISO-9000-Zertifizierung vergleichbar sind. Im Gegensatz zu ISO 9000beinhaltet CMM auch einen Qualitätsmaßstab für das Produkt. CMM schließtProgrammierungsrichtlinien, Wartbarkeit, Versionsmanagement, Modularität, Prüfverfahren etc.ein.

! CMM beinhaltet auch einen Qualitätsmaßstab für die Programmierung.


Hardwarekomponenten

Erfassungssysteme

In Abschnitt 2 wurde ausgeführt, daß in einem Dokumenten-Management-System eine Vielzahlunterschiedlicher Dokumentarten verwaltet werden können. Codierte Information kann direkt indas DV-System übernommen werden, analoge Informationen, die in unstrukturierter Formvorliegen, müssen mit Hilfe von Erfassungssystemen digitalisiert werden. Die zur Zeitwichtigste Erfassungseinheit für analoge Dokumente ist der Scanner, mit dessen Hilfe alleArten von Papierdokumenten konvertiert werden können. Zukünftig werden möglicherweiserauch Sprachdokumente und Bewegtbilder Gegenstand der Archivierung werden. Diese werdendurch Mikrofone bzw. Kameras erfaßt. Daneben besteht die Möglichkeit des Imports vonDateien beliebigen Formates.

Scanner

Der Scannprozeß ist im Grunde bei allen Geräten ähnlich. Der Scanner tastet mit Hilfe vonopto-elektronischen Elementen die Helligkeits- oder Farbwerte des Dokumentes ab. Die derartentstehenden analogen Spannungssignale werden im nächsten Schritt digital gewandelt. In derRegel werden Zeilenscanner mit einer Reihe von lichtempfindlichen Sensoren eingesetzt.

Auflösung

Unter der Auflösung ist die Anzahl der abgetasteten Bildpunkte pro Längeneinheit zuverstehen. In der Praxis wird diese in „dots per inch“ (dpi) angegeben und bewegt sichzwischen 200 und 400 dpi bei Schwarz/Weiß-Scannern und 200 bis 1200 dpi beiFarbscannern. Die notwendige Auflösung ergibt sich bei Schriftgut insbesondere aus derzugrundeliegenden Schriftgröße. Die Auflösung hat nennenswerten Einfluß auf dieentstehende Dateigröße und sollte deswegen so klein wie möglich gehalten werden, ohne daßes zu einem Informationsverlust kommt.

! Das vom Scanner abgetastete, unkomprimierte und an das Archivierungs-system übergebene Pixelformat gilt als Originalquelle, die verlustfreikomprimiert werden muß.

! Für Dokumente im Büroumfeld (s/w) ist eine Auflösung von 200 bis 300 dpi inder Regel ausreichend.

Bi-Level, Graustufen, Farbe

Neben der Auflösung ist die Tonalität ein entscheidender Faktor für die bildgetreue Wiedergabeeines Papierdokumentes. Während Schwarz/Weiß-Scanner für die Beschreibung einesBildpunktes ein Bit benötigen, sind für die Wiedergabe von Halbtondokumenten je nach Anzahlder Graustufen 4 (16 Graustufen) bis 8 Bit (256 Graustufen) notwendig. Bei derFarbdarstellung wird jedem Bildpunkt eine der Farben Rot, Grün oder Blau zugeordnet. Beieiner Farbtiefe von 8 Bit entstehen so 16,8 Millionen Farben. Die meisten professionellenDokumentenscanner arbeiten heute als Schwarz/Weiß-Scanner, da die Datenmengen beimHalbton- oder Farbscanning sehr groß sind und heutige Netzwerkstrukturen undArbeitsplatzrechner stark belasten. Zudem ist die erreichte Qualität für die verlustfreie,bildhafte Wiedergabe des zu erfassenden Belegguts in der Regel ausreichend.

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Ausgabetechnik bzw. Schnittstellen

Es muß hier zwischen Video- und SCSI-Scannern unterschieden werden. Die verwandteTechnik hängt in erster Linie von der zu übergebenden Datenmenge ab. Die Übertragungsratedes SCSI-Interface und die Geschwingkeit des Bus-Systems des eingesetzten Arbeitsrechnerssind begrenzt. High-Speed-Scanner sind deswegen über ein sogenanntes Video-Interface mitdem Rechner verbunden. Die intelligente Interface-Karte übernimmt dann die Kompression undDekompression der Raster-Images.

! Es wird eine Ausgabe als TIFF-Datei mit ITU-Kompression empfohlen.

Bauarten

Im Bereich des Dokumenten-Managements werden vorrangig Flachbett- und Einzugscannerverwendet. Flachbettscanner eignen sich für Belegmengen von einigen hundert bis zuzweitausend Dokumenten pro Tag. Die Abtastung ist ähnlich wie bei einem Fotokopierer, dieAbtasteinheit wird unter dem auf dem Flachbett liegenden Dokument durchgezogen. Eskönnen einzelne Blätter oder gebundene Dokumente gescannt werden. HochwertigeFlachbettscanner können auch mit einem Einzelblatteinzug (Automatic Document Feeder ADF)für den Stapelbetrieb ausgerüstet werden.

Sollen mehr als 1000 Dokumente pro Tag gescannt werden, kommen sogenannteEinzugscanner zum Einsatz. Diese haben nominale Leistungen bis zu 200 Belege/Minute undkönnen in Handanlage oder mit einem Feeder betrieben werden. Der Durchsatz bei derHandanlage ist durch die Geschwindigkeit der Bedienperson begrenzt, doch auch imFeederbetrieb ist der Durchsatz deutlich niedriger als die Nominalleistung, da es hier zuPapierstau und Doppeleinzug kommen kann.

Wenn gleichzeitig die Vorder- und Rückseite der Belege gescannt werden müssen, könnenDuplexscanner (beidseitiges Scannen) eingesetzt werden. Diese habe zwei Abtastzeilen undverarbeiten ein solches Dokument in einem Arbeitsgang.

! Beim Einsatz eines Duplexscanners kann eine geeignete Software eingesetztwerden, die bei Bedarf leere Rückseiten verläßlich erkennt und löscht.

Grundsätzlich ist bei den Durchsatzzahlen der Hersteller zu berücksichtigen, daß auch dasorganisatorische Umfeld optimal auf den Prozeß angepaßt sein muß. Der reale Durchsatz wirdje nach Einsatzfeld und Anwendung erheblich von den technisch möglichen Werten abweichen.Weitere Scannertypen

Für bestimmte Anwendungen, z.B. Kundenakten, kann es sinnvoll sein, vorliegendeMikrofilmarchive zu konvertieren. Hierfür können spezielle Mikrofilmscanner eingesetzt werden,die alle Arten von Mikroformen wie Mikroplanfilm, Rollfilm, Filmlochkarten etc. mit Auflösungenbis zu 400 dpi scannen. Die Bildqualität ist stark von der Güte der Mikrofilme abhängig.

Kamerascanner werden zur Aufnahme von Grauwert- und Farbbildern eingesetzt. Danebensind sie auch für die Aufnahme dreidimensionaler Objekte geeignet. Kamerascanner werdeninzwischen auch in digitalen Fotoapparaten eingesetzt. Da sie ein Bild in einem Arbeitsgangvollständig erfassen können, sind sie wesentlich schneller als Zeilenscanner.


Trommelscanner arbeiten mit teuren Photomultiplier-Röhren (PMTs), die extremlichtempfindlich sind. Sie sind für professionelle Anwendungen, wie die Digitalisierung vonLuftbildern und großformatigen Vorlagen (Formate A1, A0) geeignet. Durch versetzteMehrfachabtastung erlauben Trommelscanner eine sehr hohe Auflösung. Trommelscannerwerden außerdem beim Fotosatz benutzt.

Bildverbesserung und Blindfarben

Die Qualität eines Scanners wird in erster Linie durch dessen Verarbeitungsgeschwindigkeitund die Bildqualität bestimmt. Durch den Einfluß der Marketing- und Werbeabteilungenentstehen immer individuellere Dokumente, die sich durch verschiedenartige Farben undSchattierungen auszeichnen. So muß beim Scannen z.B. die Entscheidung getroffen werden,ob ein blauer Hintergrund schwarz oder weiß dargestellt werden soll. Hier kommen dannspeziell entwickelte Karten (Image-Boards) und Algorithmen zum Einsatz, die neben demeinzelnen Bildpunkt auch dessen Umgebung betrachten und auf dieser Basis den Kontrast unddie Helligkeit des Scanners steuern.

In der Regel führt der Einsatz einer solchen Karte zu deutlich besseren Ergebnissen. VorEinsatz des Scanners muß trotzdem in einem Test mit repräsentativen Belegen entschiedenwerden, inwieweit solche Optionen aktiviert werden dürfen. Dabei ist selbstverständlichausschließlich darauf zu achten, daß der Informationsgehalt des Dokumentes vollständigerhalten bleibt, auch wenn dadurch die Dateigröße ansteigt.

Die meisten Scanner werden (häufig optional) mit zusätzlichen Funktionen zur Verbesserungder Bildqualität ausgerüstet, damit auch schlechte Vorlagen verarbeitet werden können.

Einige Farben führen bei Schwarz/Weiß-Scannern zu Erkennungsschwierigkeiten. InAbhängigkeit von der eingesetzten Lichtquelle können bestimmte Farben nicht erkannt werdenund verschwinden in der Wiedergabe. Müssen Informationen in diesen Farben übernommenwerden, ist dies ein wichtiges Prüfkriterium bei der Scannerwahl.

Diese Eigenschaft von Scannern kann aber auch gezielt eingesetzt werden, um z.B. beiFormularen den Hintergrund auszublenden. Man spricht dann von „Blindfarben“. Auf dieseWeise kann der erforderliche Speicherplatz erheblich reduziert werden. Standardmäßig werdendie Scanner mit einer grünen Lampe ausgerüstet, wodurch als Blindfarbe grün zur Verfügungsteht. Ein grüner Hintergrund von Formularen, wie er z.B. bei Banken und Versicherungenvorkommt, wird dann weiß dargestellt. Für die meisten Scanner sind andere Lampeneinsetzbar, so daß auch andere Farben als Blindfarbe gewählt werden können (typischerweisegelb oder rosa).

! Mit der Revision ist abzustimmen, ob eine Bildverbesserung vor derArchivierung zulässig ist. Sie kann im Bedarfsfall auch nur bei der Darstellungam Bildschirm eingesetzt werden, um die Lesbarkeit zu erhöhen.

Mikrofon

Durch die zunehmende Abwicklung von Geschäften am Telefon steigt auch die Bedeutung derArchivierung von Sprachaufzeichnungen. Die Menge der Informationen wird dabei so weitreduziert, daß Speicherplatzbedarf und Erkennbarkeit in einem ausgewogenen Verhältnisstehen. Für den Anschluß von Mikrofonen werden Standardinterfaces genutzt. DieAufzeichnung erfolgt softwaregestützt und parametrisierbar zunächst auf Festplatte. Eineanschließende Archivierung der erzeugten Sprachdatei ist möglich. Derzeit existieren nochkeine allgemeingültigen Formate, Komprimierungsverfahren und Mindestqualitätsvorschriften fürSprachaufzeichnungen.

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! Für die Speicherung und Komprimierung von Sprachaufzeichnungenexistieren noch keine Normen und Standards.

Kamera

Seit geraumer Zeit werden kompakte und bezahlbare Digital-Fotokameras angeboten, die sichin ihren Ausführungen kaum von normalen Kompaktkameras unterscheiden.

Ein Bildsensor liest das Motiv elektronisch ein. Die Aufnahme wird auf Chipkarten mitKapazitäten von 2 bis 20 MB gespeichert und kann dann direkt an einen Computerweitergegeben werden. Einstellungen bezüglich der Belichtung erfolgen automatisch. DerBildsensor, der die Foto-Informationen aufnimmt, besteht aus einer Vielzahl von CCDs (ChargeCoupled Devices, zu deutsch: ladungsgekoppelte Elemente). Die CCDs wandeln dieInformationen in digitale Signale. Je höher die Anzahl der CCDs, desto besser ist die Schärfedes Bildes.

Die Auflösungen sind derzeit noch schlechter als die von Diafilmen. Sie werden inLinienpaaren angegeben, welche je nach Hersteller zwischen 195 und 364 Linienpaarenvariieren. Dies entspricht einer Auflösung von maximal 768 x 576 Pixel bei 16,7 MillionenFarben. In der Regel werden die Aufnahmen in den Formaten TIFF, BMP und JPEG erzeugt.

Über eine entsprechende Software werden die Aufnahmen an einen Computer übergeben,wobei darauf zu achten ist, daß die Software einen Überblick der Bilder zur Vorauswahlanbietet.

! Die Verwendung von digitalen Aufnahmen für die Archivierung von Bildern istdann zulässig, wenn erwiesenermaßen keine Bildmanipulationen erfolgt sind. Digitale Aufnahmen von herkömmlichen A4-Dokumenten aus dem Büroumfeldsind für eine revisionssichere Archivierung nicht geeignet.

Video

Mittels Spezialinterfacekarten und zugehöriger Software ist die Wandlung von analogen,farbigen Videos möglich. Die Software bietet in der Regel umfangreicheBildmanipulationsmöglichkeiten. Videos können auch mit digitalen Video-Kamerasaufgezeichnet werden. Als Speicherformat werden unterschiedliche Standards wie DVI, MPEGund andere benutzt. Zur Verringerung der Datenmenge wird bei der Speicherung häufig mitHalbbildern, Veränderungsdifferenzen von einem Bild zum nächsten, Farbtiefenreduktion undanderen Datenreduktionsverfahren gearbeitet. Bei der Kompression erfolgt eine weitereDatenreduktion, die individuell parametrisierbar ist. Beim Bewegtbild wird die Reduktion durchdie Eigenschaften des menschlichen Auges ausgeglichen. Die Qualität liegt dabei heute häufignoch unter der eines Fernsehbildes.

! Die Verwendung von Video-Techniken und zugehörigenKomprimierungsverfahren ist für die revisionssichere Archivierung vonDokumenten weder geeignet noch zulässig.

! Digitalisierte Videos werden häufig auf optischen Speichermedien angeboten.Dieses Verfahren dient der Distribution und ist nicht mit einer Archivierung zuvergleichen.


Speichersysteme

Durch die Speicherung auf digitalen optischen Medien ist ein elektronisches Dokument imPrinzip besser vor Verlust, unberechtigtem Zugriff und Veränderung geschützt als Papier ineinem herkömmlichen Aktenordner.

! Der Gesetzgeber schreibt nicht den Einsatz digitaler optischer Speicher-systeme vor. Es wird kein spezielles Medium für die Archivierung vorgegeben.

Speichertechnologien

Digitale optische Speicher erzeugen die zu speichernden Informationen mit optischen Mitteln(d.h. vorwiegend durch Laser-Licht) und benutzen auch für die Lesevorgänge Halbleiter-Laser.Die digitalen optischen Speicher sind in folgende Bereiche unterteilt:

rotierende Plattenspeicher (Optical Disk),

Bandspeicher (Optical Tape),

Kartenspeicher (Optical Card) und

Festkörperspeicher (holografische Speicher).

Die beiden erstgenannten werden als Massenspeicher für DV-Systeme wie Archiv-,Dokumenten-Management- und Workflow-Systeme eingesetzt. Holografische Speicherbefinden sich erst in der Entwicklung. Kartenspeicher haben für die Archivierung und diegenannten Systeme keine Bedeutung.

Digitale Optische Speicher

OpticalCard

3½"

5¼"

5¼"

12"

14"

CD-R

Rotierend Band Karte

Löschbar(Rewritable)

Nicht löschbar(WORM)

Nur Lesen(ROM)

MultifunctionRewritable /

WORM 5 1/4"

CD-ROM

12"

CD-R

Nicht löschbar(WORM)

Löschbar(Rewritable)

Holographie

Nur Lesen(ROM)

DVD

Abbildung 7: Übersicht optische Speicher

Die Aufzeichnungsverfahren der ersten drei oben genannten Medientypen sind vergleichbar,lediglich das Trägermaterial ist unterschiedlich. Optische Platten-, Band- und Kartenspeichersind als nur einmal beschreibbare Speicher (z.B. als WORM, Write Once Read Many)verfügbar. Für die optischen Plattenspeicher werden außerdem wiederbeschreibbare(vergleichbar den magnetischen Speichern) und industriell kopierte Nur-Lese-Speicher (z.B.CD-ROM) angeboten. Daneben gibt es multifunktionale Laufwerke für den Einsatz vonRewritable- und WORM-Medien.

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Das WORM-Verfahren wird im Deutschen mit „einmal beschreibbar“ umschrieben. Mit einmalbeschreibbaren Aufzeichnungsverfahren arbeiten 5¼“-, 12“- und 14“-Laufwerke mit mitTrueWORM und SoftWORM sowie CD-R. Die Verfahren werden in den folgenden Abschnittennäher erläutert.

! Es ist zu beachten, daß weder durch das Aufzeichnungsverfahren noch durchdas eingesetzte Medium an sich die notwendige Sicherheit gegeben ist. Dasgesamte Verfahren der Archivierung mit allen Hard- undSoftwarekomponenten muß sicher sein!

! Digitale optische Speicher, besonders im TrueWORM- und CD-R-Format,stellen ein zusätzliches Sicherheitsmerkmal dar, da hier bereits durch dasMedium eine Veränderbarkeit einmal gespeicherter Informationenausgeschlossen wird.

WORM

Das traditionelle WORM-Verfahren (Write Once Read Many) ist das am längsten am Marktbefindliche Verfahren für den Einsatz nur einmal beschreibbarer digitaler optischer Medien. Eswurde Anfang der achtziger Jahre entwickelt, um große Datenmengen sicher undunveränderbar über einen langen Zeitraum zu speichern und zu archivieren. Die ersten Gerätewurden für die Verwendung von ein- und doppelseitig zu beschreibenden 12“-Medienentwickelt. Ab Mitte der achtziger Jahre wurden auch Geräte für 5¼“- und 14“-WORM-Medienentwickelt, wobei hier sowohl Glas als auch Kunststoff als Träger für die Speicherschichtenangeboten wurden. In der Praxis hat sich allerdings bei diesen Medien nur der Kunststoff alsTrägermaterial durchgesetzt. Die Speicherschichten selbst sind im Inneren der beiden, wie einSandwich zusammengeklebten oder -gepreßten Trägerplatten aufgebracht und dadurchweitgehend vor Umwelteinflüssen geschützt.

Die Vorteile der WORM-Technologie sind:

sehr große Speicherkapazität,

Unveränderbarkeit der gespeicherten Information,

wahlfreies und direktes Schreiben und Zugreifen über eindeutige Adressen,

sofortige systeminterne Prüfung, ob korrekt und fehlerfrei geschrieben worden ist,

integrierte Fehlererkennung und automatische Korrekturmechanismen,

Fehlerrate kleiner 10-12 Bit, d.h. 1.000.000.000.000 Bits speichern, höchstens 1 Bitfalsch interpretieren,

in fester Hülle geschütztes Medium,

Aufzeichnung unter der Oberfläche innerhalb des Mediums,

keine „Head-Crash“-Gefahr wie bei Festplatten,

unempfindlich gegen magnetische Einflüsse,

Wechselmedium, Sicherheitskopien können ausgelagert werden,

in Plattenwechselautomaten (Jukeboxen) einsetzbar.

Bei nur einmal beschreibbaren digitalen optischen Speichern wird bei traditionellen WORM-Verfahren zwischen TrueWORM und SoftWORM unterschieden.

Bei der TrueWORM wird beim Aufzeichnen innerhalb des Mediums durch einen Laserstrahleine physikalisch irreversible Veränderung erzeugt.


Die CD-R-Technik besitzt ein ähnliches, nur einmal beschreibbares Aufzeichnungsverfahrenund zählt damit im Prinzip auch zur Kategorie der TrueWORM-Medien.

Bei der SoftWORM wird ebenfalls mit einem Laser gearbeitet, die Information wird jedochdurch andere Verfahren vor Veränderungen geschützt. Die Veränderbarkeit der SoftWORMwird durch spezielle Software und Erkennungseigenschaften des Laufwerks unterbunden.

TrueWORM

Im TrueWORM-Verfahren beschriebene Medien werden hauptsächlich für die dauerhafteArchivierung über einen langen Zeitraum eingesetzt. Dieses Verfahren bietet die höchsteSicherheit gegen Datenverlust und Verfälschungen.

! Beim TrueWORM-Verfahren wird die Information physikalisch irreversibelaufgezeichnet.

Bei dieser Technologie wird die Informationsspeicherung dauerhaft und irreversibel, d.h. nichtmehr rückgängig zu machen, auf das Medium übertragen. Durch die Unveränderbarkeit dereinmal aufgezeichneten Information bei den TrueWORM-Medien sind erhebliche Unterschiedein der Aufzeichnungstechnik gegenüber wiederbeschreibbaren oder Festplattenspeichernerforderlich.

Jede Änderung und Ergänzung der Zuordnungstabellen und Directories kann nur durchMarkieren des ungültigen Sektors und Neuschreiben an einen anderen physikalischen Ort desMediums erfolgen. Um nicht mehr gültige oder falsche Informationen aus dem Zugriff desBenutzers zu entfernen, werden diese in den Referenztabellen als „ungültig“ gekennzeichnetund erlauben dann entweder keinen Zugriff auf die gespeicherte Information mehr (sog.„logisches Löschen“) oder geben nur den Zugriff auf die geänderte Information (sog. „logischesÜberschreiben“) frei. Die gelöschte oder überschriebene Information ist jedoch weiterhinphysikalisch auf der Platte vorhanden und kann mit entsprechenden Softwarewerkzeugen auchwieder ausgelesen (aber nicht verändert!) werden.

Für die Verwaltung und Ansteuerung der WORM-Medien sind spezielle, herstellerspezifischeSoftware- und Treiberroutinen erforderlich, um den besonderen Eigenschaften der TrueWORM-Technologie gerecht zu werden.

! Die Verwaltung von WORM-Medien geschieht durch spezielle Software, dadie Eigenschaften von WORM inkompatibel mit herkömmlichen,magnetplattenorientierten Betriebssystemen sind.

Um die geforderte hohe Datensicherheit und die Unveränderbarkeit über einen langenZeitraum zu erreichen, wurden die Speicherschichten zunächst auf Glas-Datenträgern(getempertes Glas, unempfindlich gegen mechanische Stöße und chemische Veränderungen)aufgebracht. Als Formate für die Medien wurden zuerst 12“, später aber auch in Anlehnung andie Formfaktoren der magnetischen Festplattenspeicher, 14“ und 5¼“-Medien entwickelt.

Für die verschiedenen Gerätetypen wurden unterschiedliche Speichertechnologienangewendet, von denen sich vor allem das Ablative- (abtragende) und das Phase-Change-Verfahren (diese vor allem für 5¼“- und 14“-Medien) am Markt durchsetzen konnten. Danebenwurden andere Verfahren wie das Bubble-Forming und Alloying (Bildung von Legierungendurch Erhitzung zweier Schichten) von einigen Herstellern propagiert.

! Bei der TrueWORM-Aufzeichnung werden vier verschiedene Verfahrenunterschieden: Ablative, Bubble-Forming, Alloying und Phase-Change.

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Beim Ablative-Verfahren schmilzt der Laser Vertiefungen in die Speicherschicht. DieseVeränderungen sind irreversibel, so daß Informationen unveränderbar gespeichert werden.Beim Lesevorgang werden die Vertiefungen dann als „1“ interpretiert, Zwischenräume als „0“.

Beim Bubble-Forming-Verfahren wird durch den Laser die untere der beiden Schichten stärkererhitzt als die obere Schicht (unterschiedliche Ausdehnungskoeffizienten des Materials).Dadurch entstehen Aufwerfungen in Form von Blasen (Bubble). Diese Blasen reflektieren denLaser anders als die normale Speicherschicht und erlauben die Auswertung als binäre „1“ oder„0“. Als Nachteile dieses Verfahrens sind zum einen der sehr aufwendige und schwer zubeherrschende Produktionsprozeß für derartige Medien und zum anderen die sehr häufigeBeeinflussung benachbarter Speicherelemente zu nennen.

Eine Alternative zu diesem Zweischichtenverfahren ist das sogenannte Alloying-Verfahren.Vorteilhaft ist hier, daß Luftlöcher (Blasen) zwischen den beiden Aufzeichnungsschichtenvermieden werden. Dadurch ist die Gefahr der Beeinflussung benachbarter Speicherdomänengeringer als bei dem Bubble-Forming. Das neugebildete Alloy (Legierung) istkorrosionsbeständig.

Beim Phase-Change-Verfahren verändert ein Laserstrahl durch Erhitzen die amorpheSpeicherschicht in einen irreversiblen kristallinen Zustand. Der Laserstrahl wird - je nachZustand der Kristalle - anders reflektiert und erlaubt dadurch die Unterscheidung zwischeneiner binären „1“ oder „0“. Diese Technik kann sowohl bei einer Legierung (Alloy) als auch beianderen Mineralstoffen verwendet werden. Bei einigen Verfahren wird das erhitzte Material fürdie dauerhafte Speicherung der Information auch verfärbt.

! TrueWORM ist für die elektronische Archivierung geeignet. Die Revision istüber die spezifischen Herstellerabhängigkeiten zu informieren.

SoftWORM

SoftWORM-Verfahren sind aus der Rewritable-Technologie entwickelt worden, wobei es keineRolle spielt, ob die MO- oder Phase-Change-Technologie verwendet wird. Im Gegensatz zuTrueWORM-Verfahren lassen sich bei der Initialisierung und Formatierung bereits alleschlechten - nicht verwendbaren - Sektoren durch entsprechende Testschreibvorgängeerkennen. Rewritable-Medien, die als WORM verwendet werden sollen, dürfen nur einmalinitialisiert werden.

! Bei SoftWORM-Verfahren wird die Information mit einem Laser geschriebenund ausgelesen, jedoch mit anderen, nicht grundsätzlich irreversiblen Mittelnvor Veränderungen geschützt.

Am Ende der Initialisierung sind alle beschreibbaren Sektoren im gelöschten (erased) Zustand.Für die Verwendung von wiederbeschreibbaren Medien als SoftWORM-Datenträger sind vomHersteller der Medien bzw. Laufwerke besondere Bedingungen einzuhalten, um ein Löschenoder Überschreiben bereits gespeicherter Daten auszuschließen und damit ein TrueWORM-Medium zu simulieren.

! Durch integrierte Firmware wird sichergestellt, daß ein einmal beschriebenerTeil eines SoftWORM-Mediums nicht erneut beschrieben werden kann.


Dabei sind folgende Punkte (entsprechend ECMA 184 Standard) zu beachten, die durch dieFirmware des SoftWORM-Laufwerks einzuhalten sind:

Beim Einlegen eines Mediums in ein Laufwerk muß automatisch erkannt werden, obdieses Medium bereits als SoftWORM-Medium initialisiert wurde. Dazu müssenbestimmte Sektoren des Mediums gelesen und entsprechend interpretiert werden.Medien, die diesen Bedingungen nicht entsprechen, müssen zurückgewiesenwerden. Da die Initialisierung in der Regel beim Hersteller der Medien erfolgt,können andere Medien, auch vom selben Hersteller, nicht als SoftWORM-Mediumeingesetzt werden.

Bei der ersten Inbetriebnahme der noch nicht beschriebenen Medien wird eineFormatierung, Partitionierung und Bezeichnung des Mediums vom Operatorveranlaßt. Diese Daten werden dann automatisch als DDS (Disk DefinitionStructure) aufgezeichnet und müssen bei späterer Benutzung des Mediumsjedesmal gelesen werden, damit sichergestellt ist, daß das Medium bereits alsSoftWORM-Medium eingerichtet ist.

Eine zweite Initialisierung darf nicht mehr möglich sein.

Vor dem Schreiben jedes Sektors ist zu prüfen, ob der betreffende Sektor bereitsbeschrieben ist. Beschriebene Sektoren werden so vor einem erneuten Schreibengeschützt.

Befehle, die vom Rechner an das Laufwerk übermittelt werden und die ein direktesÜberschreiben oder Ändern der SoftWORM-Daten bewirken könnten, dürfen vomLaufwerk nicht ausgeführt werden (z.B. die SCSI-Befehle „Erase“, „ReassignBlocks“, „Update Blocks“ etc.). Ebenso darf der SCSI „Writelong“-Befehl nichtzugelassen werden, damit die Nutzdaten sektorweise immer zusammen mit den12(FF) Bytes, CRC- und ECC-Feldern geschrieben werden.

SoftWORM-Medien müssen von anderen wiederbeschreibbaren odermultifunktionalen Laufwerken eindeutig als nicht wiederbeschreibbar erkannt undentsprechend den genannten Punkten behandelt werden.

! SoftWORM-Medien sind für die elektronische Archivierung einsetzbar, wenndie Revision des Anwenders zustimmt und die entsprechendenBetriebsvoraussetzungen gegeben sind.

CD-R

Die CD-Technologie verwendet einseitig beschichtete CD-Medien, die mit einer dünnenlichtdurchlässigen Kunststoff-Schutzschicht versehen sind.

! Die CD-R-Technologie basiert auf den gleichen Medienformaten wie dieherkömmliche CD.

Auf der Rückseite sind diese Medien mit einer reflektierenden lichtundurchlässigen Schichtversehen, die auf dem eigentlichen Trägermaterial durch verschiedenartige Prozesse(Sputtering, Verdampfen) aufgebracht wird. Die Qualität dieser Reflektionsschicht hat ebensogroßen Einfluß auf die Datensicherheit wie die eigentliche Speicherschicht. Bei der CD-Technologie wird die Information sequentiell durch sogenannte „Pits“ (Vertiefungen) auf derspiralförmig angeordneten Spur repräsentiert. Dabei sind unterschiedlich lange Bereiche alsPits (lange Vertiefungen) und „Lands“ (keine Vertiefungen, nicht weggeschmolzene Bereiche)vorhanden.

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Die Interpretation der gespeicherten Information erfolgt durch die Erkennung von Anfang undEnde der Pits (jeweils als binäre „1“), während die Länge der Pits und Lands die Anzahl derjeweiligen binären „0“ repräsentiert.

Vorteile der CD-R-Technologie sind:

große Speicherkapazität,

Unveränderbarkeit der gespeicherten Information,

Fehlerrate kleiner 10-12 Bit, d.h. 1.000.000.000.000 Bits speichern, höchstens 1 Bitfalsch interpretieren,

Aufzeichnung unter der Oberfläche innerhalb des Mediums,

keine „Head-Crash“-Gefahr wie bei Festplatten,

unempfindlich gegen magnetische Einflüsse,

Wechselmedium, Sicherheitskopien können ausgelagert werden,

in Plattenwechselautomaten (Jukeboxen) einsetzbar.

Hinsichtlich der Qualität der Medien und der Aufzeichnungsgeräte existierenQualitätsschwankungen bei Laufwerken und Rohlingen. Die Gefahr der Beschädigung derungeschützten Medien ist wesentlich größer als bei den durch eine Cartridge geschütztenMedien. Für den Einsatz der CD-R-Technologie sind daher zusätzliche Sicherheitsvorschrifteneinzuhalten:

Die Zwischenspeicherung von Dokumenten vor dem Schreiben muß zusätzlichabgesichert werden.

Es werden unterschiedliche Qualitäten der Medienrohlinge angeboten. Es istsicherzustellen, daß Medium und Laufwerk optimal übereinstimmen.

Prüf- und Sicherheitsverfahren der korrekten und fehlerfreien Aufzeichnung sindbeim Einsatz von CD-R durch die Betriebssoftware bereitzustellen. Es ist perSoftware nach jedem Schreibvorgang zu prüfen, ob die Information korrekt undvollständig aufgezeichnet worden ist (Verify after Write). Beim „Single-Session“-Verfahren wird das Medium nur einmal geschrieben und das gesamte Mediumgeprüft. Beim „Multiple-Session“-Verfahren ist nicht nur die betreffende Sessionzu prüfen, sondern die Lesbarkeit des Gesamtmediums einschließlich bereitsvorhandener Sessions. Die Anzahl der Sessions ist eingeschränkt.

Das Verfahren „Burning on the Fly“ sollte nicht eingesetzt werden.

Die Software muß den gesamten Inhalt einer CD zwischenspeichern können, umgegebenenfalls eine komplette CD neu schreiben zu können. Erst wenn dieVollständigkeit und Lesbarkeit des gesamten CD-Mediums sichergestellt ist,dürfen Daten und Dokumente im Zwischenspeicher gelöscht werden.

Die Medien besitzen keine eigene Schutzhülle. Sie sind daher nur in denvorgesehenen Transport- und Lagerbehältnissen einzusetzen. Oberflächen dürfennicht berührt werden.

! CD-R-Medien sind für die elektronische Archivierung einsetzbar, wenn dieRevision des Anwenders zustimmt und die entsprechendenBetriebsvoraussetzungen gegeben sind.

Für den Einsatz in CD-R-Laufwerken sollen in Zukunft auch wiederbeschreibbare Medien zurVerfügung stehen.


ROD

Im Gegensatz zu CDs sind wiederbeschreibbare Medien (ROD Rewritable Optical Disk)ebenso wie WORM-Medien aus zwei einzelnen Platten zusammengesetzt. DieSpeicherschichten selbst sind im Inneren der beiden wie ein Sandwich zusammengeklebtenoder -gepreßten Trägerplatten aufgebracht und dadurch weitgehend vor äußerenUmwelteinflüssen geschützt.

! RODs können vom Anwender wie eine herkömmliche Diskette beliebigbeschrieben, geändert oder gelöscht werden.

Wiederbeschreibbare Medien sind vom Anwender selbst beschreibbar, löschbar undwiederbeschreibbar. Ein ISO-Standard erleichtert den Austausch der wechselbaren Medien.Sie können zum Teil auch als SoftWORM-Medien eingesetzt werden (siehe oben).

Anwendungsgebiete für wiederbeschreibbare Medien sind z.B. der Ersatz von Floppy Disk undStreamer als Backup-Medium, Ergänzung zur Festplatte, Desktop Publishing und ComputerAided Design, Datensicherung, aktive Archive (d.h. für in Arbeit befindliche Dateien als Ablage)oder die Informationsverteilung (durch Datenträgeraustausch).

! Rewritable-Medien sind nur für die Speicherung von dynamischveränderlichen Informationen und für die zusätzliche Datensicherunggeeignet.

! Beim Einsatz für die Archivierung ist die Revision des Anwenders auf diemögliche Löschbarkeit hinzuweisen und hat dem Verfahren ausdrücklichzuzustimmen.

Für diese Technologie haben sich in der Praxis vor allem zwei Verfahren bewährt, dasMagneto-Optische- (MO) und das Phase-Change- (PD) Verfahren. Erst Ende 1996 ist noch einzusätzliches Verfahren entwickelt worden, welches als eine Weiterentwicklung der MO-Technologie anzusehen ist, die Light-Intensity-Modulation (LIMDOW).

Das MO-Verfahren ist die älteste und bewährteste Aufzeichnungsmethode für Rewritables undwird von vielen Anbietern unterstützt. Um Daten auf eine MO-Platte zu schreiben, werden dieauf der speicheraktiven Schicht vertikal angeordneten magnetisierbaren Domänen durch einenLaserstrahl punktuell so hoch erhitzt (auf etwa 180°), daß mit Hilfe eines gleichzeitigangelegten Magnetfeldes eine Umorientierung der Magnetisierungsrichtung bewirkt wird. Nachder Abkühlung behalten die Domänen ihre neue Polarität bei. Zum Lesen der Daten tastet einschwächerer Laserstrahl (etwa 10% der Schreibintensität) die Speicherschicht ab. Bei einemWechsel der Polarität zweier benachbarter Domänen wird die Phase des reflektiertenLaserstrahls minimal gedreht. Diese Veränderung wird für die Erkennung der Information alsbinäre „1“ ausgewertet. Bei der ersten Initialisierung der MO-Medien werden zunächst alleDomänen in die gleiche Polarität gebracht.

Beim Phase-Change-Verfahren für RODs verändert ein Laserstrahl durch Erhitzen die Kristalleder Speicherschicht vom amorphen in einen kristallinen Zustand und umgekehrt. DerLaserstrahl wird - je nach Zustand der Kristalle - anders reflektiert und erlaubt dadurch dieUnterscheidung zwischen einer binären „1“ oder „0“. Dieser Umkehrvorgang kann bei Phase-Change-Medien mindestens 100.000 mal wiederholt werden. Bei diesem Verfahren ist somit imGegensatz zum MO-Verfahren ein direktes Überschreiben in einem Durchgang möglich.

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Die LIMDOW-Technologie erlaubt ein direktes Überschreiben der gespeicherten Informationauf MO-Medien. Hierbei werden die Medien mit zwei übereinander angeordneten Schichten(Layers) versehen. Eine Schicht dient als Referenzschicht, die andere als eigentlicheAufzeichnungsschicht, die durch Laserstrahlen unterschiedlicher Leistung moduliert werden.Während des Schreibvorgangs wird ein externes Magnetfeld (Bias-Feld) angelegt. Je nachIntensität des Laserstrahls richtet sich die Speicherschicht nach den Feldeigenschaften derReferenzschicht oder dem externen Bias-Feld aus. Dieses Verfahren ist noch sehr neu unddürfte bei Bewährung auch von anderen Herstellern übernommen werden.

! Das ROD-Verfahren ist nicht für die revisionssichere Archivierung geeignet.

Jukeboxen

Unter einer Jukebox wird ein Plattenwechselautomat verstanden, in dem eine Robotikprogrammgesteuert Medien in Laufwerke und Aufbewahrungsfächer transportiert, einlegt,wendet, entnimmt oder über eine sogenannte „Mailbox“ empfängt und ausgibt.

Es wird zwischen folgenden Betriebsmodi unterschieden:

Online: Das Medium befindet sich im Laufwerk unter dem Schreib/Lese-Kopf.

Nearline: Das Medium befindet sich in der Jukebox und kann mit der Robotik soforteingelegt werden.

Offline: Das Medium befindet sich außerhalb der Jukebox und muß auf Anforde-rung durch einen Operator eingelegt werden

! Die Jukebox-Steuersoftware muß die Verwaltung von Online-, Nearline- undOffline-Medien unterstützen.

! Eine manuelle, unkontrollierte Entnahme von Medien aus der Jukebox mußaus Sicherheitsgründen unterbunden werden.

Jukeboxen werden für die Medienformate 14“, 12“, 5¼“ und CD angeboten. Entsprechend denAnforderungen des Systems können sie mit mehreren Laufwerken ausgerüstet sein. Je mehrLaufwerke enthalten sind, desto mehr Information befindet sich im Online-Zugriff. ZurOptimierung der Performance können bestimmte Laufwerke dediziert zum Schreiben, Erzeugender Sicherheitskopie und zum Lesen voreingestellt werden. Die Anzahl der Laufwerke istabhängig vom Dokumenten-Volumen, von der Anzahl der Benutzer und vomBenutzungsverhalten. Eine generelle Empfehlung für Typ, Fassungsvermögen und Anzahl derLaufwerke ist daher für Jukeboxen nicht möglich. Die Konfiguration ist mit einem fachkundigenBerater oder Anbieter dieser Technologie festzulegen.

! Eine Jukebox muß immer mindestens zwei Laufwerke besitzen, damit einNotbetrieb bei Ausfall eines Laufwerkes und die parallele Aufzeichnung derDokumente auf der Sicherheitskopie möglich ist.

Jukeboxen und Laufwerke unterliegen einem mechanischen Verschleiß. Sie sind daherregelmäßig auf Abnutzung und Dejustage zu überprüfen. Jukeboxen sind gesichert undentsprechend den Vorgaben des Herstellers aufzustellen und zu betreiben.

! Für Jukeboxen ist eine präventive Wartung sinnvoll.


RAID

RAID-Systeme gehören nicht in die Gruppe digitaler optischer Speicher, spielen für die sichereBereitstellung der zugehörigen Indexdatenbanken jedoch eine wichtige Rolle. Bei RAID(Redundant Array of Independent Disks) handelt es sich um Verfahren, bei denen durchverschiedene Strategien der Festplattenspiegelung oder Verteilung von Daten aufverschiedene Sicherheitsbereiche eines Plattenstapels eine größtmögliche Ausfallsicherheitder Festplatten erreicht werden kann. Das am weitesten verbreitete Verfahren ist RAID Level 5,bei dem Differenzdateien von mehreren Platten auf einer weiteren Platte gespeichert werden.

! Für die Haltung von Indexdatenbanken sollten RAID-Speicher eingesetztwerden.

! RAID-Speicher sind für dynamische Dokumenten-Management-Repositoriesmit wichtigen, nicht zur Langzeitarchivierung vorgesehenen Dokumenteneinsetzbar.

! Für eine ausreichende Datensicherung ist auch bei Einsatz von RAID Sorgezu tragen.

Hybridsysteme

Unter Hybridsystemen werden Lösungen verstanden, in denen analoge und digitaleArchivierungskomponenten gemeinsam genutzt werden. Hybridsysteme könnenunterschiedlichen Charakter haben:

CAR-Systeme

Nutzung von Mikroformen (Rollfilm, Mikroplanfilm o.ä.) für die Speicherung derDokumente. Der Zugriff erfolgt über Datenbanken. Die Informationen auf demgefundenen Mikrofilm werden digitalisiert und am Bildschirm angezeigt. SolcheSysteme werden häufig auch als CAR Computer-Aided-Retrieval-Systemebezeichnet. Auch für Mikroformen werden Jukeboxen angeboten.

Parallele Nutzung von digitalen und analogen optischen Speichern

Moderne Scannersysteme erlauben die gleichzeitige Erfassung von digitalen Imagesund Aufzeichnung auf Mikrofilm. Der Mikrofilm dient hier als Sicherheitskopie.

Mikrofilm als Endablage in einer Speicherhierarchie

Während der Nutzung mit häufigem Zugriff werden die Dokumente auf digitalenoptischen Speichern bereitgehalten. Erst wenn keine Nutzung mehr erfolgt,werden die Dokumente aus aufbewahrungsrechtlichen Gründen auf Mikroformenausgelagert.

! Der Einsatz von Mikrofilm stellt weiterhin eine Archivierungsalternative dar,wenn sehr selten auf Dokumente zugegriffen werden muß oder nur eineDatensicherung erfolgen soll.

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Ausgabesysteme

Als Ausgabesysteme werden hier nur Monitore und Drucker behandelt. Andere Systeme wieFax, Plotter, CD und ähnliche sind im Einzelfall gesondert zu betrachten.

Monitore

Monitore stellen die wichtigste und am häufigsten genutzte Schnittstelle zum Benutzer dar. Siemüssen besonderen ergonomischen Bedingungen genügen. Die Anforderungen an Monitoresind in folgenden Empfehlungen, Normen und Gesetzesvorschriften zusammengefaßt:

MPR II Empfehlung des schwedischen Normungsinstitutes

TCO 91/92/95 Empfehlungen der schwedischen Gewerkschaftsorganisation

NUTEK Norm des „Swedish National Board for Industrial and Technical De-velopment“

ISO 9241 geringere Anforderungen als MPR und TCO

DIN 66234 Arbeitsplatzgestaltung

90/391/EWG Gesundheitsschutz bei der Arbeit an Bildschirmarbeitsplätzen90/270/EWG89/391/EWG

ASIG Arbeitssicherheitsgesetz, besonders §1, §3 und §16

Arbeitsstättenverordnung (bindend für den öffentlichen Dienst)

Bundesverwaltungsamt (Ergonomie: Arbeitsplätze und Bürosysteme)

! Monitore für den Einsatz in Dokumenten-Management- und Archivsystemensollten MPR II und TCO entsprechen. Die EU-Richtlinien sind zu beachten.

Beim Einsatz von Monitoren ist zu unterscheiden zwischen Arbeitsplätzen, an denen ständigmit Faksimiles gearbeitet wird und zahlreiche Fenster geöffnet sind, und solchen, an denen nurgelegentlich mit Dokumenten gearbeitet wird. Ziel ist, auf dem Bildschirm formatgerecht undgut lesbar eine Seite A4 Hochformat ohne Scrolling, Verschieben oder Fensteroperationendarzustellen.

! An Arbeitsplätzen mit ständiger Nutzung eines Dokumenten-Management-oder Archivsystems sollten Bildschirme mit 21“-Diagonale,Bildwiederholfrequenz > 70 Hz und entsprechend Standard MPR II/TCO95eingesetzt werden.

Für gelegentliches Arbeiten mit Faksimiles sind Monitore mit 17“-Diagonale geeignet. Fürständiges Arbeiten mit Faksimiles, z.B. im Bereich der Qualitätskontrolle beim Scannen, solltenspezielle Schwarz/Weiß-Monitore eingesetzt werden. Bei der Benutzung von Großbildschirmenist in jedem Fall auf eine ergonomische Aufstellung entsprechend den Vorgaben desGesetzgebers zu achten. Ferner ist zu berücksichtigen, daß die Monitor-Interfacekartehinsichtlich Auflösung und Bildwiederholfrequenz optimal auf den Monitor abgestimmt ist.

Von der Qualität des Monitors ist häufig auch die Akzeptanz des Systems selbst abhängig.


! Bei der Anschaffung des Bildschirms und der dazu passenden Bildschirmkartedarf nicht an der Qualität gespart werden, da der Monitor dieHauptschnittstelle zum Anwender darstellt.

! Die Auswahl der Monitore und Tastaturen unterliegt der Mitbestimmungspflichtder Personalvertretung.

Drucker

Beim Ausdruck von Dokumenten, bei denen durch den Gesetzgeber die bildhafte Wiedergabeverlangt wird, ist sicherzustellen, daß

alle gespeicherten Informationen ohne Verlust ausgegeben werden,

die bildhafte Übereinstimmung in Form und Layout gegeben ist und

formatgetreu ausgedruckt wird.

Dies bedeutet, daß keine Bildpunkte oder Grauwerte unterdrückt werden, genau eine Seitereproduziert wird und der gleiche visuelle Eindruck wie beim Original vorhanden ist.

! Die Reproduktion muß verlustfrei und formatgetreu sein.

Bedingt durch den bedruckbaren Bereich verkleinern Drucker oder schneiden Randbereicheab. Diese technische Restriktion ist derzeit nicht vermeidbar. Durch geeigneteParametrisierung des Druckbereiches ist ein möglichst originalgetreuer Ausdruck zu erzeugen.

! Zur Gewährleistung eines originalgetreuen Abbildes darf das erzeugte Abbildbeim Ausdruck bezogen auf die Gesamtfläche höchstens 3% kleiner als dasursprüngliche Original sein.

! Beim Einsatz von neuen oder anderen Druckern muß die gleiche Qualität undFormattreue der Ausgabe erzielt werden.

Bei größeren Druckvolumina ist ein geeigneter, mit einer speziellen Karte ausgerüsteterDrucker vorzusehen. Es ist zu beachten, daß allein eine einzelne A4-Seite mit 300 dpi 1,1MegaByte groß ist. Für Dokumenten-Management-Anwendungen muß der Seiten-Drucker übereinen entsprechenden Puffer von mindestens 2 MegaByte verfügen.

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Softwarefunktionalität und Nutzung

Die Funktionalität von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen läßt sichauf folgende fünf Grundfunktionen abbilden:

Erfassen und Indizieren,

Verwalten und Speichern,

Suchen und Finden,

Visualisieren und Reproduzieren,

Pflegen und Administrieren.

Die wichtigste Aufgabe eines Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystems istdie datenbankgestützte, konsistente Verwaltung der Dokumente, die einen direkten Zugriff aufgesuchte Informationen sicherstellt.

Erfassen und Indizieren

Definitionen

Unter Erfassung ist zu verstehen:

Erfassen und Wandeln von analogen Informationen (Scannen),

Importieren von Daten und Dateien,

Vorverarbeitung von Informationen bei der Erfassung.

Unter Indizierung ist zu verstehen:

manuelle Vergabe von Identifizierungs- und Suchbegriffen,

halbautomatisierte Indizierung mit Prüfung gegen vorhandene Daten,

automatisierte Indizierung.

! Die Qualität der Erfassung und der Indizierung bestimmt die Nutzbarkeit desgesamten Systems!

Protokollierung der Erfassung und Indizierung

! Erfassungs- und Indizierungsvorgänge, die die Konsistenz und Vollständigkeitder Dokumente betreffen können, sind zu protokollieren.

Zu den gängigsten Erfassungsprotokollen gehören Eingangsjournal, Indexkorrekturjournalsowie ein Journal über gelöschte und logisch gelöschte Dokumente.

! Journale müssen auswertbar und nachvollziehbar sein.

Zu den Merkmalen in einem Erfassungsjournal gehören:

eindeutige Dokument-ID,

Erfassungsdatum,

Erfasser,

zugeordneter Index oder zugeordnete Dokumentenklasse,

Typ der Operation (Erfassung, Index-Änderung, Löschung etc.).


Es empfiehlt sich, die Journale als eigene Dokumentenklasse ebenfalls revisionssicher zuarchivieren.

Scannen

Der Scannprozeß muß organisatorisch in mehrere Schritte aufgeteilt werden. Vor demeigentlichen Scannen liegt die Aufbereitung der Belege. Diese ist softwareunabhängig, abervon elementarer Bedeutung für ein einwandfreies Scannergebnis und die Lebensdauer desScanners.

Die Erfassung ist neben dem Scannen ein großer Kostenfaktor bei der Konvertierung vonPapierbelegen. Daher ist es sehr sinnvoll zu prüfen, inwieweit automatisierteIndizierungsverfahren angewendet werden können und welche organisatorischen Maßnahmenzu ergreifen sind.

Die Mindestauflösung für kaufmännisches Beleggut sollte 200 dpi betragen. Sind häufigDokumente mit kleinen Schriftarten zu verarbeiten, sollte 300 dpi als Auflösung gewähltwerden.

Vorbereitung des Schriftguts

Auch die Belegvorbereitung ist in mehrere Schritte zu unterteilen. Ziel ist es, eine leichte undschnelle Verarbeitung zu gewährleisten und eine ausreichende Bildqualität zu erreichen.

Zuerst müssen die Belege aus den Ordnungsmitteln wie Mappen oder Ordnernentnommen, entklammert und entheftet werden.

Zweiter Schritt der Belegvorbereitung ist das Glätten der Belege. Es istsicherzustellen, daß Informationen nicht durch Falten oder umgeknickte Eckenverdeckt werden.

Im nächsten Schritt ist zu prüfen, inwieweit ein inhomogener Beleg scannbar ist,oder ob das Ergebnis durch Erstellen einer Fotokopie möglicherweise verbessertwerden kann (soweit rechtlich zulässig). Hierbei ist insbesondere auf möglicheBlindfarben zu achten.

Wenn Einzugscanner verwendet werden, ist es notwendig, sehr kleine Belege wieKassenbons und Quittungen aufzukleben. Die kleinstmöglicheVerarbeitungsgröße kann dem Manual des verwendeten Scanners entnommenwerden. Auch auf die Stärke der Papierbelege ist zu achten, zu dünne Belegesind zuvor zu kopieren.

Beim Feederbetrieb ist es unabdingbar, zunächst die Anzahl der zu scannendenBelege festzustellen, damit im Rahmen der Qualitätssicherung ein möglicherDoppeleinzug erkannt wird. Hierfür können unterschiedliche Verfahren wieEinsatz von Barcodes, Paginierstempeleindruck und andere eingesetzt werden.

Schriftgut, das im Original weiterhin aufbewahrt werden muß, ist auszusortieren.

! Auch wenn die Scannertechnik fortwährend weiterentwickelt wird, gibt esBelege, die nicht ausreichend lesbar scannfähig sind.

Als Beispiel sind dünne Belege zu nennen, die beidseitig beschrieben wurden. Bei derAbtastung scheint dann grundsätzlich die Information der Rückseite durch und macht dasScannen unmöglich. Für diesen Fall muß eine eindeutige Arbeits- bzw.Organisationsanweisung erstellt werden, die die Vorgehensweise in diesem Fall festlegt.

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! Die Qualität der erfaßten Dokumente und die Vollständigkeit der Erfassung istständig zu überwachen. Arbeitsanweisungen für die Durchführung der Vorbereitung zum Scannen sindregelmäßig auf ihre Einhaltung zu kontrollieren.


Online-Scannen im eigenen Haus

Unter Online-Scannen soll hier das Scannen und nachfolgende Indizieren der Belegeverstanden werden. Dieses Verfahren liegt in der Hand einer Person und beinhaltet dengeringsten organisatorischen Aufwand, das Vier-Augen-Prinzip für die Qualitätskontrolle kannso jedoch nicht realisiert werden. Nachteilig ist auch der geringe Durchsatz. Aus diesem Grundwird Online-Scanning auch nur bei geringen Belegmengen und relativ langsamenFlachbettscannern eingesetzt. Für den Nachweis der Abarbeitung dienen Eingangs- undIndizierungsjournale.

! Online-Scannen ist nur für geringe Mengen und stark individuelles Schriftgutgeeignet.

Stapel-Scannen im eigenen Haus

Große Belegmengen können am wirtschaftlichsten mit Durchzugsscannern im Feeder- oderStapelbetrieb verarbeitet werden. Hierbei ist zu berücksichtigen, daß die Anforderungen an dieBelegvorbereitung sehr hoch sind. Auch wenn die heutigen Feeder bereits heterogenesBeleggut verarbeiten können, dürfen die Unterschiede nicht zu groß sein, da dann die Gefahrdes Doppeleinzugs und des Papierstaus überproportional steigt. Zu beachten sind:

Prüfung der Vollständigkeit mit Ermittlung von nicht gescannten Dokumenten,

Prüfung der Anzeigequalität mit den Funktionen Verwerfen und Nachscannen,Ersetzen, Einfügen, Anfügen, Neuzuordnen,

Prüfung der richtigen Zuordnung von Dokumentgruppen innerhalb von Stapeln.

Die Indizierung erfolgt manuell, halbautomatisch oder automatisch in einem separatenArbeitsgang. Solange dieser Arbeitsgang nicht vollständig und nachweislich abgeschlossen ist,muß das erfaßte Papiergut weiterhin zum Nachscannen vorgehalten werden. Für denNachweis der Abarbeitung dienen Eingangs- und Indizierungsjournale.

! Stapel-Scannen ist ein mehrstufiger Prozeß, der in allen seinen Schrittenorganisatorisch abgesichert sein muß, um die vollständige und richtigeErfassung aller Dokumente zu gewährleisten.

Scannen mit einem Dienstleister

Altbestandskonvertierungen oder das Scannen von großen Tagesmengen können auch durchein Dienstleistungsunternehmen vorgenommen werden. Bei der Auswahl des Partners istdarauf zu achten, daß dieser seine Mitarbeiter gemäß BDSG zur Geheimhaltung verpflichtetund daß die Vorgaben für die Erfassung genau definiert werden. Vor Beginn der Produktionsind Imagequalität und Importprozeß in einem Test zu prüfen. Die erforderliche Qualität istschriftlich zu definieren und durch Muster von Orginalen und zugehörigen Ausdrucken zudokumentieren.

! Der Einsatz eines Scanndienstleisters ist für die Altbestandserfasssung oderständig anfallende große Dokumentenmengen häufig kostengünstiger als dieErfassung durch eigenes Personal.

Der Datenaustausch kann über Bänder, traditionelle digitale optische Speicherplatten, CD-Roder per Datenfernübertragung abgewickelt werden.

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Auch beim Dienstleister müssen alle notwendigen Informationen zum Scannprozeßdokumentiert und bei der Übergabe bereitgestellt werden. Es ist zu protokollieren, welcheDokumente (oder Ordner) angeliefert und welche zugehörigen Dokumente auf welchen Medienzurückgeliefert wurden. Ferner sind schriftlich die Qualität der Erfassung (Lesbarkeit dergescannten Seiten und Indizierung) sowie Maßnahmen zur Gewährleistung der vollständigenErfassung von Dokumenten zu vereinbaren. Die Bereitstellung von Sicherheitskopien durchden Dienstleister sollte berücksichtigt werden. Sofern die Entsorgung der angeliefertenDokumente beim Dienstleister erfolgt, ist von diesem ein Nachweis der Vernichtung zuerbringen.

Empfehlenswert ist eine vertragliche Regelung, wer bei mangelhafter Qualität oderunvollständiger Erfassung die Aufwände für die Nacherfassung trägt. Die Qualität der erfaßtenDokumente sollte vom Auftraggeber unverzüglich nach der Bereitstellung der Medienzumindest in einer repräsentativen Stichprobe geprüft werden, bevor die zugehörigenPapierdokumente eventuell vernichtet sind.

! Die Qualität sowie die korrekte, vollständige Erfassung der Dokumente sindregelmäßig zu überprüfen.

Der Einsatz eines Scanndienstleisters stellt besondere Anforderungen an dieVerfahrensdokumentation (siehe Abschnitt 9), da an unterschiedlichen Standorten, mitunterschiedlichem, teils fremden Personal und in einem mehrstufigen Prozeß innerhalb desGesamtverfahrens gearbeitet wird.

Scan-Nachverarbeitung

Unter Scan-Nachverarbeitung wird z.B. das Auslesen von Indizes oder die Textübersetzung(siehe Barcode und OCR/ICR), die Bildverbesserung und die Speicherplatzreduzierungverstanden.

Bildverbesserung

Einfache Bildverbesserungsfunktionen sind:

Despeckle: Entfernen einzelner Punkte, besonders Verunreinigungen

Deskew: Geradestellen eines schräg eingescannten Dokumentes

Black Border Removal: Entfernen schwarzer Ränder bei unformatigen Dokumen-ten

Contrast Enhancement: Verstärkung und Ergänzung (Tracing) von Linien in Doku-menten

Level Reduction: Reduzierung von Farb- und Graustufen in einem farbig oder mit Graustufen gescannten Dokument

! Bildverbesserung stellt eine nachträgliche Veränderung des Eingangsbildesdar.

! Bei Einsatz von Bildverbesserungsverfahren ist sicherzustellen, daß keinbildlicher und kein Informationsverlust eintreten kann.


Speicherplatzreduzierung

Bei der Reduzierung des Speicherplatzes spielt die Diskussion um die Zulässigkeit der Brutto-oder Netto-Bildarchiverung eines besondere Rolle:

• Brutto: Es werden alle erfaßten Bildpunkte verlustfrei komprimiert und wiederdargestellt.

• Reduziertes Brutto: Die Bildpunkte werden reduziert. Es entsteht einInformationsverlust, der jedoch nicht zwingend den bildhaften Charakter desDokumentes verändern muß.

• Netto: Der Bildhintergrund, in der Regel ein standardisierter Vordruck,wird abgezogen und nur der reine Dateneintrag als Bild archiviert. Es entsteht einInformationsverlust, der durch Wiederherstellung des ursprünglichen Brutto-Bildesmit einem Hintergrundbild bei der Reproduktion ausgeglichen wird.

Bei der Speicherplatzreduzierung sind folgende Verfahren zu unterscheiden:

Verlustfreie Kompression (z.B. ITU) des Eingangsbildes (Brutto-Bild)

Reduzierung der Informationsmenge durch Voreinstellung oder nachträglicheReduzierung:

Kontrastveränderung durch Schwellwerteinstellung zur Ausblendung vonHintergründen (reduziertes Brutto-Bild)

Abzug eines definierten Hintergrundes durch Blindfarbenausblendung oderSubtraktion eines Layouts per Software (Netto-Bild). Hierbei kann dasNetto-Bild durch Referenzierung mit dem Layout für Anzeige und Druckgemischt und damit das Brutto-Bild rekonstruiert werden.

Skalierung mit Reduktion der ursprünglichen Auflösung auf eine geringereAuflösung (z.B. von 300 dpi auf 200 dpi, Brutto-Bild)

Reduzierung von Farb- und Grauwerttiefe durch Interpolation (reduziertesBrutto-Bild)

Einsatz eines nicht verlustfrei arbeitenden Kompressionsverfahrens (reduziertesBrutto-Bild)

Zulässigkeit der Speicherung als Brutto-, reduziertes Brutto- oder Netto-Bild

! Die Speicherung als verlustfreies Brutto-Bild ist immer zulässig.

! Die Speicherung als reduziertes Brutto-Bild ist nur dann zulässig, wennkeinerlei Informationsverlust und die Wahrung des ursprünglichen bildhaftenCharakters sichergestellt sind.

! Die Speicherung als Netto-Bild ist nur dann zulässig, wenna) keine bildhafte Wiedergabe erforderlich ist oderb) die verlustlose, bildhafte Rekonstruktion des ursprünglichen Brutto-Bildes

aus Netto-Bild und eindeutig zugeordnetem Hintergrundlayout sicherge-stellt ist.

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Daten- und Datei-Import

Beim Importieren von Daten und Dateien ist zu unterscheiden zwischen

einem manuell initiierten Datei-Import und

einem automatisierten Daten- und Datei-Import (Batch).

Datei-Import aus Büroanwendungen

Beim interaktiven Import von Dateien in das Dokumenten-Management- oder Archivsystem istbesonders darauf zu achten, daß keine aktiven Verbindungen (OLE oder HTML-Links) zuanderen Dokumenten, Daten, Anwendungen oder Teilen von Dokumenten aktiv sind. In einemdynamischen Dokumenten-Management-System wird dies gegebenenfalls durch dieVersionsverwaltung (siehe Abschnitt 6.6.2) abgefangen. Für Dokumente, die langfristigarchiviert werden sollen, sind die Verbindungen aufzuheben und betroffene Komponenteneinzubetten.

! Beim Import von Dateien aus „Office-Anwendungen“ ist das Dokument „ein-zufrieren“, und alle dynamischen Komponenten sind zu „embedden“.

Daten- und Datei-Import

Beim automatisierten oder teilautomatisierten Import, häufig verallgemeinernd auch COLD(Computer Output on LaserDisk) genannt, erfolgt die Übernahme in das Archivsystem entwederüber eine Schnittstelle (API) oder durch die Abarbeitung der Dateien in einemÜbergabeverzeichnis. Hierbei ergeben sich unterschiedliche Arten der Verarbeitung:

Speicherung der Datei im Originalformat,

Umsetzung in ein Archivformat mit automatischer Ermittlung von Indizes aus demDatenstrom,

getrennte Übergabe der Dokumente und Indexdaten,

Verarbeitung des Datenstroms nach vorgegebenen Regeln.

Grundsätzlich gilt, daß jeder Import- und Verarbeitungslauf

nachvollziehbar,

ohne Daten- und Dokumenten-Verlust,

erneut startbar und

protokolliert

durchgeführt wird.

! Jede Art von Import muß fehlerfrei, nachvollziehbar und verlustlosdurchgeführt werden.

Datei-Import im Originalformat

Beim Datei-Import im Originalformat werden die Quelldateien nicht verändert. Es kann sichdabei um beliebige Listen, Datensätze, komplette Datenbanken, Druckoutput inSpezialformaten (z.B. AFP, BETA93, SAP OTF) oder Meßdaten handeln. In der Regel wird dieDokumenten-ID nach der Archivierung an die erzeugende Anwendung zurückgegeben.

! Die archivierten Datei-Dokumente sind in der Regel nur mit dem erzeugendenProgramm erschließungs-, anzeige- und verarbeitungsfähig.


Datei-Import mit Verarbeitung

Bei der Verarbeitung der Quell-Dateien sind unterschiedliche Verfahren zu berücksichtigen:

Wandlung des Zeichensatzes (z.B. von EBCDIC in ANSI oder ASCII),

Wandlung in ein Rasterformat (z.B. TIFF mit Kompression),

Ermittlung und Zuordnung eines Hintergrundbildes für das Mischen von Daten miteinem Layout bei der Reproduktion,

Umformatierung in ein neutrales Archivformat,

Aufbau von Strukturen mit Sekundärindizes (z.B. zum Zugriff auf einzelneDatensätze einer Liste).

Bei der Verarbeitung werden Indizes an die Datenbank übergeben. Die Dokument-ID kannauch an die erzeugende Anwendung zurückgegeben werden.

Unter COLD (Computer Output LaserDisk) ist folgendes zu verstehen:

• im weiteren Sinn alle Arten der Speicherung von Daten, List- und Druckoutput,Dateien etc.

• im engeren Sinn Speicherung strukturierter oder formatierter Daten, die durchihre Formatinformation, ihre Struktur oder die Hinterlegung mit einemHintergrundbild die Visualisierung und Reproduktion des Druckoutputs gestatten.

! Das COLD-Verfahren ist für die Archivierung zulässig, wenn der ursprünglicheCharakter des Outputs durch das System verlustfrei visualisiert undreproduziert werden kann.

Screen Shot

Häufig werden Entscheidungen auf Basis einer bestimmten Anzeige von Daten undDokumenten getroffen. Diese können in verschiedenen Fenstern dargestellt werden. ZurDokumentation der gesamten Situation kann ein sogenannter „Screen Shot“ oder „ScreenDump“ erzeugt werden. Dieser ist als Bilddatei archivierbar.

! Die Archivierung von Screen Shots erlaubt die Dokumentation einesBildschirminhaltes mit allen Daten und Dokumenten, die bei der Aktivierungder Funktion angezeigt werden.

Indizierung

Bei der Indizierung ist zwischen manueller, halbautomatischer und automatischer Indizierungzu unterscheiden.

! Die Indizierung ist in erster Linie ein Thema der Organisation einesVerfahrens, das lediglich optimal durch die Software unterstützt werden muß.

Konzeptionelle Fehler und unzureichende Qualität bei der Indizierung lassensich durch die Software allein nicht vermeiden.

! Die Qualität und Eindeutigkeit der Indizierung entscheidet darüber, ob einDokument wiederauffindbar ist.

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Manuelle Indizierung

Unter interaktiver Indizierung ist das Ablesen und die manuelle Eingabe der relevanten Index-informationen zu verstehen. Dieser Prozeß ist grundsätzlich fehleranfällig, wenn nichtentsprechende organisatorische Maßnahmen getroffen werden. Bei der manuellen Indizierungist daher zwischen einer freien und einer kontrollierten Eingabe zu unterscheiden.

! Wichtige Voraussetzung einer Indizierung ist, daß Erfasser und Bearbeiterdas gleiche inhaltliche Verständnis der Indizes haben.

! Bei einer unkontrollierten freien Eingabe ist eine Fehler- undMißzuweisungsrate zu erwarten.

Wird eine unkontrollierte Indizierung gewählt, ist sicherzustellen, daß jedes Dokument durchweitere automatisch ermittelte Daten eindeutig identifizierbar wird und eine geeigneteDatenbank zur Erschließung der Informationen eingesetzt wird.

! Ein kontrolliertes Verfahren ist in jedem Fall vorzuziehen.

Bei einer kontrollierten Erfassung sind folgende Verfahren möglich:

Anwahl eines Begriffes aus einer Auswahlliste oder einem Thesaurus,

Prüfung der Eingaben gegen eine hinterlegte Liste mit gültigen Begriffen,

Abgreifen der Inhalte von angezeigten Feldern, die aus einem kontrolliertenStammdatenbereich stammen,

Doppelerfassung mit Abgleich der Differenzen,

Eingabe eines Kürzel mit anschließender Anzeige des Begriffes und Bestätigung,

Prüfziffernverfahren bei rein numerischer Eingabe.Für die Indizierung muß definiert werden, welche Fehlerquote toleriert werden kann. Hierbei istzu berücksichtigen, daß gerade die Ablage in Papierordnern keinesfalls fehlerfrei ist. Ein falschabgelegter Beleg kann genauso wenig mit „vertretbarem Aufwand“ wiedergefunden werden wieein falsch indiziertes Dokument in einem Dokumenten-Management-System.

! Der Gesetzgeber fordert für alle Dokumente, die dem HGB unterliegen, daßdiese unter einem zugeordneten, unveränderbaren Index eindeutigwiedergefunden werden können.

! Zur Reduzierung der Fehlermöglichkeiten empfiehlt sich die Definition einereindeutigen Nomenklatur, die in Auswahllisten und Thesauri angeboten wird.Diese Nomenklatur sollte zentral gepflegt werden.

Halbautomatische Indizierung

Unter halbautomatischer Indizierung sind folgende Verfahren zu verstehen:

Ermittlung eines eindeutigen Schlüssels mit automatischer Prüfung und Ergänzungfehlender Angaben (Online oder Batch),

Eingabe von Schlüsseln über Barcode-Leser mit manueller Bestätigung undautomatischer Ergänzung fehlender Werte aus Stamm- und Bewegungsdaten,

Vorgabe einer eindeutigen Identifizierung (Barcode, OCR, Deckblatt u.ä.) mitmanueller Ergänzung und Vervollständigung.


Fehlerbearbeitung und Korrektur erfolgen manuell.

! Halbautomatische Verfahren erlauben eine sehr sichere Indizierung beigleichzeitiger manueller Kontrolle.

Automatische Indizierung

Unter automatischer Indizierung ist die Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe und mitautomatischer Fehlerbehandlung und -korrektur zu verstehen:

vollständige Übergabe der Indexdaten mit dem Dokument aus einer Anwendung,

Ermittlung der Daten aus dem Inhalt des Dokumentes (z.B. bei SGML oderstrukturierten Listen),

Zuordnung von Stammdaten zu einem eindeutigen Identifizierungsmerkmal,

vollautomatisierte Barcode und OCR-Indexverfahren.

Indizieren mit OCR

Der Einsatz von OCR oder ICR verspricht eine hohe Automatisierung der aufwendigen undkostenintensiven Indizierung. Bei diesen Verfahren ist allerdings zu berücksichtigen, daß sienur unter bestimmten Rahmenbedingungen zum Erfolg führen.

! OCR ist zum heutigen Zeitpunkt als alleinige Methode nicht fehlerfrei. Eine Erkennungsrate von 99% (gleich 1% Fehler) bedeutet, daß jedeshundertste Zeichen falsch erkannt wird und sich damit durchschnittlich injedem zwanzigsten Wort ein Fehler befindet.

Zunächst ist zu unterscheiden,

ob der gesamte Inhalt für eine Weiterverarbeitung oder Volltextdatenbank-Speiche-rung extrahiert werden soll oder

ob nur bestimmte Werte, die an definierter Position stehen und gegen andereStammdaten prüfbar sind, für eine Indizierung verwendet werden sollen (OCR-Indexverfahren).

Die zweite Alternative kann halbautomatisch mit manueller Kontrolle oder vollautomatischdurchgeführt werden. Beim OCR-Indexverfahren muß sichergestellt sein, daß dieindexrelevante Information immer an der gleichen Stelle vorliegt oder immer die gleicheStruktur hat. Dies ist bei heterogenen Eingangsbelegen nicht der Fall.

Besonders kritisch ist es, wenn die OCR-Software Zeichen falsch erkennt und diese als richtiginterpretiert. Diese Werte werden in der Regel bei der Erkennungsrate nicht berücksichtigt.Falsch erkannte Werte sind im Rahmen der Qualitätskontrolle aufzudecken. Inwieweit einsolches Verfahren noch kostensparend ist, muß im Individualfall geprüft werden.

! OCR-Verfahren sind vor einem produktiven Einsatz hinsichtlich der Richtigkeitder ermittelten Werte umfassend zu erproben. Bei nicht ausreichender Qualität der Erkennung ist ein anderes Verfahren zuwählen oder OCR mit anderen Techniken zu kombinieren.

! Selbstlernende OCR-Verfahren sowie die Hinterlegung von Referenzdateienund die Prüfung gegen vorhandene Stammdaten können das OCR-Index-verfahren ausreichend sicher machen.

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Indizieren mit Barcode

Die Indizierung mit Barcode kann sowohl halbautomatisch am Arbeitsplatz mit manuellerErgänzung als auch vollautomatisch mit Ergänzung weiterer Merkmale im Hintergrundbetrieberfolgen. Bei Verwendung ausreichend großer und sauber gedruckter Barcode-Label ist dasVerfahren sehr erkennungssicher. Schwierigkeiten treten immer dann auf, wenn die Barcodesmit geringauflösenden Nadeldruckern direkt auf das Dokument gedruckt werden und dann dasFarbband im Laufe der Verarbeitung immer schwächer wird.

Im Vorwege muß festgestellt werden, welche Zeichen (numerisch, alpha oder gemischt) mitHilfe des Barcodes abgebildet werden müssen und welche der gängigen Barcodes wie Inter-leaf 2/5, Code 39 oder EAN von der eingesetzten Software verarbeitet werden können.

! Der Einsatz von Barcodes ist für eine identifizierende Indizierung mitnachträglicher manueller, halbautomatischer oder automatischer Indizierunggut geeignet.

Zukünftige Indizierungsverfahren

Durch die Weiterentwicklung der Spracherkennung ist für die Zukunft auch einehalbautomatische Indizierung am Arbeitsplatz denkbar.

Bei selbstbeschreibenden Dokumenten oder Übermittlungen nach dem MIME-Standard lassensich Indizes automatisch aus dem Dokument-Header oder -Inhalt gewinnen.

Durch den Einsatz von Expertensystemen können die Nachteile von OCR/ICR künftigweitgehend ausgeglichen werden.

Verwalten und Speichern

Definitionen

Unter Verwalten sind folgende Funktionen zu verstehen:

Indexdatenbank,

Profile von Dokumentenklassen und kontrollierte Nomenklatur.

Unter Speicherung sind folgende Funktionen zu verstehen:

Cache,

Ablage,

Archiv.

! Die Komponenten Verwalten und Speichern stellen die konsistenteVerfügbarkeit der Dokumente sicher.

Verwalten

Indexdatenbank

In Standard-Archivsystemen wird in der Regel mit einer Referenzdatenbank gearbeitet, von deraus Pointer auf die Dokumente im eigentlichen Dokumenten-Verwaltungssystem (IRSInformation-Retrieval-System oder JMS Jukebox-Management-System) verweisen.

! Eine Referenzdatenbank ist zur Verwaltung großer Dokumentenmengenbesonders gut geeignet.


In einer Referenzdatenbank werden nur die Indizes gehalten und nicht die Dokumente selbst.Datenbanken, in denen auch die Dokumente als BLOB (Binary Large Object) gespeichertwerden, sind durch den verfügbaren Festplattenspeicher in ihrer Größe begrenzt.

Bei einer Referenzdatenbank ist es unerheblich, ob die Pointer satzweise in einerherkömmlichen Datenbank gehalten oder in einem Volltextsystem mitgespeichert sind. Beistrukturierten Daten ist der Einsatz einer feldorientierten Datenbank vorzuziehen, da diesePrüfungen, Auslagerung, Protokollierung, Historisierung und Optimierung vereinfacht. Nebenrelationalen Datenbanken werden häufig spezialisierte Datenbanken eingesetzt, die auf dieReferenzierung großer Dokumentenmengen optimiert sind.

! Für die revisionssichere Archivierung auf Basis strukturierter Indizes ist einefeldorientierte Datenbank besonders geeignet.

Insbesondere wenn die Indexinformation nicht mit auf den Archivmedien gespeichert wird,müssen entsprechende mehrstufige Datensicherungen der Datenbank sowie Programme zurÜberprüfung und Wiederherstellung der Konsistenz verfügbar sein.

! Der Index ist ausschlaggebend für das Wiederfinden der Dokumente. DieIndexdatenbank ist daher besonders sorgfältig zu sichern.

! Änderungen in der Datenbankstruktur (z.B. neue Felder oder Wegfall vonFeldern, für die bereits Indizes vorliegen) sind derart zu protokollieren undhistorisieren, daß das Wiederfinden jedes Dokumentes gewährleistet ist.

Über die Indexdatenbank wird häufig auch der Schutz der Dokumente durch die Vergabeentsprechender Schreib- und Leserechte realisiert (siehe Abschnitt 8.2).

Profile von Dokumentenklassen und kontrollierte Nomenklatur

Für die Klassifizierung von Dokumenten und die Verschlagwortung werden Profile oderReferenztabellen angelegt, die von der Datenbank verwaltet oder zumindest von ihr genutztwerden:

Profile von Dokumentenklassen besitzen in der Regel folgende Merkmale:

Benennung und systeminterne Kennzeichnung,

zulässige Benutzergruppe,

Aufbewahrungsfrist,

Speicherort,

zugeordnete Indizes,

Anzeigeparameter (z.B. Sortierung etc.).

Referenztabellen von Auswahllisten und Thesauri besitzen in der Regel folgendeMerkmale:

Benennung und systeminterne Referenzvariable,

zugeordnete Begriffe (beim Thesaurus Ober- und Unterbegriffe, hierarchischeAnordnung, Link-Beziehungen, Synonyme, Homonyme, Akronyme etc.),

Sortier- und Anzeigeoptionen.

Veränderungen der Nomenklatur sowie in der Struktur und den Inhalten vonDokumentenklassen sind zu protokollieren und zu historisieren.

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! Dokumentenklassen und Nomenklatur müssen langfristig sicherstellen, daßjedes Dokument eindeutig identifiziert, geschützt, wiedergefunden und zurAnzeige gebracht werden kann.

Speichern

Cache

Unter einem Cache ist ein temporärer Zwischenspeicher zu verstehen, der den Zugriff aufDokumente (Bereitstellungscache) oder die Zwischenspeicherung bei der Erfassung undIndizierung (Erfassungscache) ermöglicht. In einem Bereitstellungscache existieren nur Kopienbereits archivierter Dokumente.

Der Zwischenspeicher ist dem Anwender nicht transparent.

Beim Umkopieren von einem Speicherbereich in einen anderen dürfen keine Dokumenteverloren gehen. Dokumente im Ausgangsbereich werden erst dann gelöscht, wenn ihreSpeicherung im Zielbereich bestätigt worden ist.

! Dokumente in einem Cache müssen den gleichen Schutz- undSicherheitskriterien unterliegen, wie bereits auf dem Archivspeicherbefindliche Dokumente.

Ablage

Unter einer Ablage wird im Gegensatz zum Caching ein dynamisches Dokumenten-Ma-nagement-System mit eigener Verwaltung verstanden. Dieses verfügt über eine Schnittstellefür die Übergabe und die Anforderung archivierter Dokumente. Die Ablage kann als„Middleware“ zwischen Anwendung und Archiv zum Einsatz kommen. Beim Übergang vonDokumenten aus der Ablage in das Archiv muß sichergestellt sein, daß diese „eingefroren“ sind(ohne aktive Links zu Versionen, Reversionen oder OLE-Objekten). Als Ablage werden häufigtraditionelle Dokumenten-Management- und Groupware-Systeme eingesetzt.

! Eine Ablage hat eine eigenständige Verwaltung von Dokumenten und nutztdas Archiv nur als nachgeordneten Dienst.

Idealerweise werden Dokumente in der Ablage und im Archiv mit den gleichenVerwaltungssystemen (Indexdatenbanken) erschlossen, so daß es für den Anwenderunerheblich ist, ob ein Dokument in der Ablage oder im Archiv gespeichert ist.

! Ablagesysteme werden zur Verwaltung dynamischer Informationen undDokumente und nicht für die revisionssichere Archivierung statischerDokumente eingesetzt.


Archiv

Unter einem elektronischen Archiv wird hier das revisionssichere Langzeitarchiv mit digitalenoptischen Speichern verstanden. Wesentliche Komponenten sind daher das Management vonJukeboxen und die Ansteuerung optischer Speicherlaufwerke.

Diese Systeme verfügen meistens über eine eigene, für den Benutzer unsichtbare Datenbank,in der die Referenzen zwischen den Dokumenten-IDs aus der Indexdatenbank und demphysikalischen Speicherort abgelegt sind.

Die Jukebox wird in der Regel über eine eigene Betriebssoftware angesteuert, da nur einmalbeschreibbare Medien, die Verwaltung großer Datenmengen und zahlreicher Laufwerke ineiner Einheit nicht von herkömmlichen Betriebssystemen unterstützt werden. Es istsicherzustellen, daß die Ansteuerungs- und Betriebssoftware für Jukeboxen entweder direkt indie Archiv- oder Dokumenten-Management-Software integriert ist oder aber optimal mit dieserSoftware zusammenarbeitet. Die Jukeboxsoftware muß über Funktionen wie Einlegen,Kopieren und „Labeln“ von Medien, Duplizieren, Konsistenzprüfung, Verwaltung von Offline-Medien, Operating- und Überwachungstools etc. verfügen. Die Medien und Laufwerke in derJukebox sollten nur durch die Archiv- und Dokumenten-Management-Software zugänglich sein.Zugriffe über das Betriebssystem auf Daten und Dokumente sind auszuschließen.

Archive sind keine Hierarchischen Speicher-Management-Systeme (HSM), sondern Systeme,die den datenbankgestützten Zugriff auf einzelne Objekte erlauben.

Ein Archiv kann auf mehrere fachlich oder nach anderen Kriterien geordnete Bereicheaufgeteilt werden. Dies erlaubt die Optimierung für die Speicherung, den Zugriff und dieOrganisation der Dokumente (z.B. zwecks Entnahme von Medien nach Ablauf derAufbewahrungsfrist).

! In Archiven ist unabhängig von den eingesetzten Medien die Veränderungoder Löschung archivierter Dokumente auszuschließen.

Auf Basis einer Kopie erstellte oder veränderte Dokumente sind als neue Dokumente zuarchivieren.

Archive können als eigenständige Anwendung oder als unabhängiger, nachgeordneter Dienst,auf den aus anderen Anwendungen zugegriffen wird, eingesetzt werden.

! Elektronische Archive dienen zur optimierten Verwaltung und Speicherunggroßer Mengen von Dokumenten aller Art.

Suchen und Finden

Die Möglichkeiten des Retrievals sind von den eingesetzten Clienten, der Datenbank und derAnwendungssoftware abhängig. Folgende Clienten sind auseinanderzuhalten:

„Fat-Client“: vollständige Implementierung für LAN- und WAN-Umgebungen

„Applet“: vollständige Implementierung für Internet/Intranet-Umgebungen

„Browser“: Zugriff über standardisierte Internet-Mechanismen

Bei Einsatz eines Browsers bestehen Restriktionen bei den Zugriffs- undAnzeigemöglichkeiten.

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Beim Zugriff ist zu unterscheiden:

Suche mit einer Maske über die Inhalte von Feldern (strukturierte Suche),

Suche in einer Volltextdatenbank (unstrukturierte Suche),

Zugriff über visualisierte Strukturen (Ordnungsmittel, z.B. Ordner, Mappen, Registeru.ä.),

Zugriff über Links auf verbundene Dokumente oder Dokumentengruppen.

! Strategie eines gut organisierten Systems ist nicht das „Suchen“ sondern daseinfache „Finden“.

Bei der Suche ist ferner zu unterscheiden:

Suche nach einem eindeutigen Kriterium (z.B. Beleg-Nr.), die genau ein Dokumentals Ergebnis hat,

Suche nach einem nicht-eindeutigem Kriterium (z.B. Schlagwort), die eine Auswahlvon Dokumenten als Ergebnis hat (Trefferliste),

Suche nach einer Kombination von Kriterien, die genau ein oder eine definierteAnzahl von Dokumenten als Ergebnis hat (Trefferliste oder Ordnungsmittel),

Suche nach einem Gruppierungsmerkmal (z.B. Kunde), die eine definierte Gruppevon Dokumenten als Ergebnis hat (z.B. Kunden-Ordner).

Das Ergebnis einer Suche kann demzufolge die sofortige Anzeige eines Dokumentes, eineHitliste, ein „virtueller Aktenordner“, eine Auswahl von Verbindungen oder ein negativesErgebnis („kein Dokument mit diesen Suchkriterien gefunden“) sein.

! Das Ergebnis einer Suche ist durch die vergebenen Indexwerte und die Artder Suchanfrage vorherbestimmt.

Es können keine Dokumente gefunden werden, die nicht korrekt indiziert wurden. Bei derEinführung eines Archivsystems und der Konzeption der Indizierung ist daher zu beachten, mitwelchen Suchstrategien die Dokumente wiederaufgefunden werden sollen. UndifferenzierteIndexkriterien haben zu große Hitlisten zur Folge und sind ebenso wie eine zu tiefeDetaillierung bei der Verschlagwortung zu vermeiden. Zu große Hitlisten können ferner zutechnischen Problemen bei der Anzeige führen.

! Sowenig Indexinformation wie möglich, soviel Indexinformation wie nötig.

! Bei der Konzeption ist allerdings auch zu berücksichtigen, daß Dokumentekünftig auch unter anderen Merkmalen oder mit geänderten Nutzungsartenauffindbar sein müssen.

Eine zu detaillierte Indizierung ist aufwendig, kostenintensiv, führt zu Speicher- und Perfor -manceproblemen und stellt nicht sicher, daß jedes Dokument korrekt indiziert wurde. Eine zuknappe Indizierung führt zu großen Hitlisten und verhindert den gezielten Zugriff aufEinzeldokumente. Der „goldene Mittelweg“ ist schwierig zu treffen. Die Gestaltung derIndizierung ist daher sorgfältigst zu planen. Die Lebensdauer des Archivs, die erwarteteDokumentenmenge, die benötigten Strukturen und eine eindeutige Benennung sind dabei zubeachten. Die Konzeption der Struktur muß auch zukünftige Arten der Nutzung des Systemsermöglichen und konsistent erweiterbar sein.


! Ein revisionssicheres Archiv muß sicherstellen, daß jedes Dokumentidentifizierbar und wiederfindbar ist.

Der Zugriff auf die Dokumente muß entsprechend den Benutzerrechten und denZugriffsberechtigungen der Archive und Dokumentenklassen schützbar sein.

! Es darf kein Dokument gefunden oder zur Anzeige gebracht werden, wennder angemeldete Benutzer hierauf keinen Zugriff haben darf.

Visualisieren und Reproduzieren

Definitionen

Unter Visualisieren ist zu verstehen:

Anzeige einer Arbeitsumgebung für Dokumente,

Anzeige von Dokumenten.

Unter Reproduktion ist zu verstehen:

Drucken von Dokumenten,

Faxen von Dokumenten.

Visualisieren

Arbeitsumgebung

Die Arbeitsumgebung kann ein eigener Desktop der Dokumenten-Management- oderArchivsystem-Anwendung oder das „Enabling“ (Bereitstellung der DMS-Funktionalität in einervorhandenen Anwendung) sein.

Zu einer Arbeitsumgebung gehören in der Regel Anzeigemöglichkeiten für:

Such- und Indiziermasken,

Hitlisten,

gegebenenfalls visualisierte Ordnungsmittel,

Funktionen zur Dokument-Darstellung und Reproduktion,

Ablage- und Archivierungsfunktionen,

Import und Export von Dokumenten.

Die Bereitstellung der unterschiedlichen Funktionen muß über die Benutzerrechte oder dieArbeitsplatzkonfiguration steuerbar sein.

! Eine einfache, strukturierte und individuell auf den Benutzer oder Arbeitsplatzanpaßbare Arbeitsumgebung erleichtert die Handhabung von Dokumentenund die Arbeit mit dem System.

Individuell eingerichtete Anwendungen erlauben die Nachbildung von herkömmlichenAktenstrukturen. Dies kann die Einführung eines Systems erleichtern.

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Dokument-Darstellung

Bei der Darstellung von Dokumenten sind folgende Möglichkeiten gegeben:

• „Spawnen“ Starten der Anwendung, mit der das Dokument erzeugt wurde.Hierbei ist auszuschließen, daß ein bereits archiviertes Dokument verändert wird.Erfolgt eine Veränderung, ist das Dokument als „neu“ zu speichern.

• „Viewer“ Hier wird eine Programmkomponente gestartet, die nur die Anzeige,den Export und den Druck der Dokumente erlaubt. Eine Veränderung derDokumente ist ausgeschlossen.

Bei Viewern sind unterschiedliche Anwendungsbereiche zu unterscheiden:

Datei-Viewer: z.B. für WinWord und andere Dokumente

TIFF-Viewer: Dekompression und Anzeige von Faksimiles

• Multifunction-Viewer: Spezielle Viewer mit mehreren Darstellungs- undKonvertierungsmöglichkeiten

Viewer für die Anzeige nicht-kodierter Informationen (Faksimiles) müssen Funktionen wie dieAnzeige mehrerer Seiten, Blättern, Vergrößern, Verkleinern, Zoomen, Verschieben und anderebesitzen.

! In einer Dokumenten-Management- und Archivsystem-Anwendung müssenmehrere Dokumente parallel und zusammen mit ihren Daten oder anderenAnwendungen angezeigt werden können.

Reproduzieren

Drucken

Beim Ausdruck von Dokumenten muß eine Wahlmöglichkeit besonders dann gegeben sein,wenn nicht jeder Drucker in einem Netzwerk für den schnellen Dokumentendruck geeignet ist .

Einzelne Seiten, mehrseitige Dokumente und Dokumentengruppen (mit unterschiedlichenDokumenttypen) müssen in einem Auftrag gedruckt werden können. Beim Drucken mehrererSeiten sollte ein Deckblatt mit identifizierenden Angaben zusätzlich gedruckt werden.

Sofern die Anforderung seitens der Revision des jeweiligen Anwenders besteht, sind Ausdruckeals „Kopie aus dem System“ zu kennzeichnen. Dies geschieht durch den Eindruck von Datenam Kopf oder Fuß direkt auf dem Dokument. Zu diesen Daten gehören üblicherweise deranfordernde Benutzer, der Name des Dokumentes, Seitennummer, Erfassungsdatum, Druck-Datum und -Uhrzeit sowie eine Kennung des zugehörigen elektronischen Archivs oder deszugeordneten Ordnungskriteriums (Vorgang, Kunden-Nummer u.ä.). Die Kennzeichnung ist ausfolgenden Gründen wichtig:

Vermeidung der erneuten, irrtümlichen Erfassung,

Identifizierung des Dokumentes beim Ausdruck auf Gruppen- oderAbteilungsdruckern, um Verwechslungen bei der Entnahme zu vermeiden,

Identifizierung des Dokumentes als Kopie aus dem Archiv.

Durch die Benutzerrechte muß steuerbar sein, ob ein Anwender Zugang zu einem Druckerhaben soll. Dies ist besonders dann wichtig, wenn durch den Einsatz eines elektronischenArchivsystems die Benutzung von Papierunterlagen vermieden werden soll.


Faxen

Die Möglichkeit, gefundene Dokumente zu faxen, muß individuell über die Benutzerrechtesteuerbar sein.

Bei der Nutzung der Fax-Funktionalität ist zu unterscheiden zwischen

Dokumenten, die bereits im ITU-Format vorliegen, und

solchen, die erst in ein Fax-Format gewandelt werden müssen.

Pflegen und Administrieren

Definitionen

Unter Pflege sind folgende Funktionsgruppen zu verstehen:

Einrichtung und Pflege der Datenbank,

Einrichtung und Pflege von Dokumentenklassen und Nomenklatur,

eingeschränkte Benutzerverwaltung.

Unter Administration sind folgende Funktionsgruppen zu verstehen:

Benutzerverwaltung,

Systemadministration,

Auswertungen und Statistiken,

Operating.

Pflegen

Einrichtung und Pflege der Datenbank

Für die Einrichtung und Pflege der Datenbank werden in der Regel vom Archivsystemanbieteroder Datenbankhersteller entsprechende Tools mitgeliefert.

! Der Einsatz von Datenbanktools kann zu irreversiblen Störungen desSystems führen und die Konsistenz der Dokumentenhaltung beeinträchtigen.

Es ist nur ein kontrollierter Einsatz dieser Tools von speziell ausgebildetem Personal zulässig.Insbesondere Operationen wie Ergänzen von Feldern, globales Ändern von Feldinhalten,Teilen und Zusammenführen von Datenbanken, Aus- und Eingliedern von Tabellen etc. sind nurnach entsprechender Sicherung sowie mit Protokollierung und Historisierung durchzuführen,um die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes sicherzustellen.

! Veränderungen in der Datenbank dürfen nur nach sorgfältiger vorherigerPrüfung der Auswirkungen auf bereits archivierte Dokumente durchgeführtwerden.

! Sind die Auswirkungen auf die Datenbank nicht absehbar, ist vor derDurchführung der Maßnahmen unbedingt der Anbieter oder Systemintegratordes eingesetzten Systems zu konsultieren.

Für die Pflege der Datenbank ist nur Personal mit einem entsprechendenVerantwortungsbewußtsein für die Bedeutung der Aufgabe einzusetzen.

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Einrichtung und Pflege von Dokumentenklassen und Nomenklatur

Für die Pflege von Dokumentenklassen und Schlagwortlisten oder Thesauri werdenentsprechende Tools mitgeliefert. Diese sind mit großer Sorgfalt und nur nach entsprechenderSchulung durch geeignetes Fachadministrationspersonal einzusetzen.

Bei der Pflege ist zu berücksichtigen, daß Löschungen von Dokumentenklassen und Begriffennur zu einem Ausblenden bei der Erfassung neuer Dokumente führen dürfen. Für die Suchemüssen die Begriffe weiterhin zur Verfügung stehen.

Einmal verwendete Begriffe dürfen nicht mit neuer, geänderter Bedeutung verwendet werden.

Es sind nur Ergänzungen zulässig.

! Durch unsachgemäße Veränderungen der Dokumentenklassen undNomenklatur können bereits archivierte Dokumente nicht mehr aufgefundenwerden.

Veränderungen an Dokumentenklassen und Nomenklatur sind zu protokollieren und zuhistorisieren.

! Eine sorgfältige Planung und Konzeption verringert die Notwendigkeit vonÄnderungen.

Pflege der Benutzer mit einer eingeschränkten Benutzerverwaltungsfunktionalität

Für die Pflege der Benutzerberechtigungen wird häufig den Fachadministratoren eineeingeschränkte Funktionalität der Benutzerverwaltung eingeräumt. Diese erlaubt lediglich dasZuordnen, Entfernen und Neueinrichten von Benutzern. Eine Möglichkeit der Änderung vonStrukturen oder vorgegebenen Gruppen ist nicht gegeben.

Administrieren

Administration der Benutzerverwaltung

Zugriffsrechte und Zugriffsschutz werden durch die Benutzerverwaltung kontrolliert. DerZugang zur Benutzerverwaltung ist durch einen zusätzlichen Paßwort-Schutz zu sichern. AlleEinrichtungen und Veränderungen von Rechten müssen nachvollziehbar protokolliert werden.

! Die Benutzerverwaltung ist das wichtigste Instrument für Zugriffsschutz undSicherheit des Systems.

Die vollständige Verwaltung und Administration liegt in der Verantwortung einesSystemadministrators. In seiner Zuständigkeit liegen das Einfügen, Löschen oder Ändern vonGruppenprofilen, die Protokollierung und Historisierung von Änderungen und die Vergabe vonumfassenderen Rechten, wie z.B. Fach- und Systemadministration.


Systemadministration

Der Systemadministrator eines Dokumenten-Management- und Archivsystems hat in der Regelfolgende Aufgaben:

Administration des Netzwerks,

Administration des Archivsystems,

Netzwerküberwachung,

Nutzungs- und Auslastungsüberwachung des Archivsystems,

Notbetrieb und Wiederherstellung (Restart, Recovery),

systembezogene Auswertungen und Statistiken.

Der Systemadministrator hat eine besonders verantwortungsvolle Position. Durch seine Rechtekann er in alle Module und Funktionen des Archivsystems eingreifen. Die unsachgemäße oderwiderrechtliche Nutzung seiner Rechte kann zum vollständigen Verlust der Indexdatenbankund der Anwendung führen.

! Die Funktion des Systemadministrators ist nur durch eine speziellausgebildete und verantwortungsbewußte Persönlichkeit zu besetzen.

Für die unterschiedlichen Aufgaben stehen meistens verschiedene Tools zur Verfügung.Bestimmte Funktionen können sich überschneiden (z.B. bei Netzwerk- und Archivsystemtools).

! Beim Einsatz von Tools des Archivsystemanbieters sind Warnungenauszugeben, wenn versucht wird, Operationen durchzuführen, die dieKonsistenz des Archivsystems beeinträchtigen können.

Der Administrator ist ebenfalls für die ordnungsgemäße Sicherung und Erstellung bzw.Auswertung der Protokolle verantwortlich.

Der Administrator muß für seine Aufgaben ausreichend geschult werden. Bei größeren oderkomplexeren Systemen empfiehlt sich für eine Übergangs- oder Einführungsphase die direkteUnterstützung der Administration durch den Anbieter.

Auswertungen und Statistiken

Zur Planung des benötigten Speicherplatzbedarfes, zur Optimierung der Bereitstellung vonDokumenten sowie zur Ermittlung der Nutzung bestimmter Dokumentenklassen und Begriffesind für ein Archivsystem in jedem Fall Auswertungen und Statistiken notwendig. Die Wertewerden für den ordnungsgemäßen und sicheren Betrieb benötigt. Sie müssen keine individuellzuordnungsfähigen Nutzungsdaten enthalten.

! Auswertungen und Statistiken, die Aufschluß über die Nutzung des Systemsdurch individuelle Anwender erlauben, dürfen nur im Rahmen derVereinbarungen mit der Personalvertretung erstellt werden.

Statistiken und Auswertungen dürfen nur durch autorisiertes Personal und zum vereinbartenZweck erstellt werden.

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Operating

Zu den Aufgaben des Operating gehören in der Regel:

Überwachung und Pflege der Jukebox,

Nachlegen und Entnehmen von Medien,

Durchführung von Datensicherungen,

Erstellen von Sicherheitskopien und Auslagern von Sicherheitsmedien.

Bei kleineren Installationen oder in der Anfangsphase eines größeren Archivs kann dieseFunktion vom Systemadministrator mit übernommen werden.

Bei Einsatz einer relativ kleinen Jukebox und vielen ausgelagerten Medien, die noch inhäufigem Zugriff sind, ist in jedem Fall an einen eigenen Jukebox-Operator zu denken.

Besondere Softwarefunktionalität oder Module

Die nachstehend aufgeführten Module sind nicht Bestandteil jeder Dokumenten-Management-oder elektronischen Archivsystem-Lösung.

Notizen

Bei Notizen ist zwischen verschiedenen Optionen zu unterscheiden:

manuelle Eingabe mit einem integrierten Texteditor und Speicherung alsveränderbarer Text in der Datenbank,

manuelle Eingabe mit einem integrierten Texteditor und Archivierung als separatesDokument mit Referenz auf das zugehörige Dokument,

Eingabe von Text, farbigen Markierungen, Positionierung von Textkästen odergrafischen Elementen, Abdeckungen etc. als Overlay zum Faksimile-Dokument.

Im letzten Fall muß bei der Anzeige und beim Druck unterscheidbar sein, ob die Annotationenmit ausgegeben werden oder nicht. Das Dokument selbst wird durch das Overlay nichtverändert. Die Entscheidung für eine oder mehrere der aufgezeigten Varianten ist von demgeplanten Einsatzgebiet und dem Leistungsumfang des eingesetzten Produktes abhängig.

! Ein typisches Problem bei der Handhabung von Notizen ist die Vergabe vonRechten für Einsicht, Ergänzung, Änderung und Löschung.

Versionsmanagement

Beim Versionsmanagement sind zwei Varianten zu unterscheiden:

Versionsmanagement eines klassischen Dokumenten-Management-Systems mit derVerwaltung von Dokument-Versionen, Reversionen und „Renditions“(unterschiedliche Speicherformate des gleichen Dokumentes) auf Basis vonDateien aus Büroanwendungen,

Versionsmanagement von Layouts, Dokumentenklassen, Benutzerklassen undanderen historisierten beschreibenden Daten eines Archivsystems mit dem Ziel,ein Dokument verlustfrei und eindeutig zugeordnet wieder zur Anzeige zu bringen.

! Ein Versionsmanagement für Layouts, bestimmte Klassen und anderewichtige Zuordnungsmerkmale in einem Archivsystem ist in jedem Fallnotwendig. Ein Versionsmanagement im Sinne des klassischen Dokumenten-Manage-ments ist für ein reines Archivsystem nicht notwendig.


Postkorb

Zahlreiche Dokumenten-Management- und Archivsysteme verfügen heute über eine integrierteoder eingebundene Mail-Komponente. Bei der „Postkorb“-Funktionalität ist zu unterscheiden:

Integrierte Mail-Funktionalität, bei der ein Dokument unter der Kontrolle desDokumenten-Management- oder Archivsystems verbleibt. Dokumente könnenspeicherplatz- und performancesparend als Pointer mit Referenz auf denSpeicherort versendet werden. Hierbei muß vom Programm sichergestellt sein,daß ein Zugriff über die Referenz auf das Dokument möglich ist.

Angebundene Mail-Funktionalität mittels eines Mail-Standardproduktes. Hier erfolgtder Austausch mittels Import und Export (manuell oder teilautomatisiert). DieDokumente verlassen dabei den Kontrollbereich des Dokumenten-Management-oder Archivsystems und werden physikalisch als Kopie versandt.

! Der Versand von Referenzen ist dem physikalischen Transport von Kopienvorzuziehen, da er konsistenter, speicherplatzsparender, asynchron undperformanter ist.

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Benutzungsoberflächen und Dokumentation

Benutzungsoberflächen, Ergonomie und Hilfefunktionalität

Die Benutzungsoberfläche sollte in Fenstertechnik ergonomisch und übersichtlich gestaltetsein. Standardbefehle und Funktionen dürfen nicht mißverständlich (im Verhältnis zu denBezeichnungen in Standard-Office-Anwendungen) vergeben sein.

Die Benutzungsoberfläche muß vollständig in Deutsch realisiert sein. Alle Meldungen undHilfetexte sind für den Anwender verständlich und als Klartext in Deutsch auszugeben.

! Programmversion, Hilfetexte und Dokumentation müssen übereinstimmen.

! Die Hilfefunktion muß kontextsensitiv, um anwenderspezifische Texteergänzbar und in Deutsch realisiert sein.

Im Umfeld der Systemadministration können Benutzungsoberflächen, Meldungen undHilfetexte auch in Englisch zugelassen werden.

Dokumentationen

Zu jedem Programmsystem gehört eine Dokumentation, die mit dem jeweiligen Softwarestandund der Betriebsumgebung übereinstimmen muß. Die Dokumentationen unterliegen damitnaturgemäß einer Fortschreibung bei Veränderungen des Systems.

! Das Programmsystem muß vollständig und in der richtigen Versiondokumentiert sein.

Anwenderdokumentationen müssen in Deutsch vorliegen und konkrete, nachvollziehbareBeispiele und deutliche Hinweise für notwendige Aktivitäten im Störungsfall enthalten.

Zu den Anwenderdokumentationen gehören:

Standard-Anwendungshandbuch des Anbieters,

anwendungsspezifisches Handbuch oder Handbücher für spezielle Aufgaben,

Kurzanleitungen für häufig eingesetzte Funktionen und Abläufe und

Schulungsunterlagen.

Dokumentationen für die Systemadministration können in Englisch zugelassen werden. Für diefachliche Administration sollten ebenfalls deutsche Handbücher vorliegen. Die Handbüchermüssen Hinweise für notwendige Aktivitäten im Störungsfall enthalten, die auch als separateCheckliste verwendet werden können.

Zu den Systemdokumentationen gehören:

Archivsystem-Administrationshandbuch,

Operating-Handbuch (sofern erforderlich und separat vorhanden),

Datenbank-Dokumentation,

Dokumentationen zu den eingesetzten Tools wie Restart, Recovery, Statistik, Pflegevon Dokumentenklassen, Benutzerverwaltung etc.,


Dokumentationen zur eingesetzten Software (Nachweis der Programmidentität), zuden installierten Datenbanktabellen, Auswahllisten und Thesauri,Benutzerprofilen, Konfigurationsparametern etc.,

Dokumentationen zur eingesetzten Hardware, Systemkonfiguration,Systeminstallation etc.,

Schulungsunterlagen und

Checklisten für den Betrieb und für die Störungsbehandlung.

! Die Dokumentationen müssen geeignet sein, den ordnungsgemäßen Betriebdes Systems sicherzustellen.

Zu den Dokumentationen, die seitens des Anwenders bereitgehalten werden müssen, gehören:

Verfahrensdokumentation nach GoBS,

Arbeitsanweisungen,

Prüfanweisungen.

Zu den vertraglich relevanten Dokumentationen gehören:

Pflichtenheft oder Detailkonzept,

Vertrag über die Realisierung,

Wartungsvertrag,

Testdokumentation einschließlich der Testfälle, Testdaten und -dokumente,

Abnahmeerklärung,

Bescheinigung der Ordnungsmäßigkeit.

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Sicherheits- und Betriebsvoraussetzungen

Die Sicherheit der elektronischen Archivierung ist nicht allein durch das Medium bestimmt. Dievorgegebenen Betriebs- und Lagerbedingungen sind einzuhalten. Das gesamte Verfahren derArchivierung muß abgesichert und in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein.

Prozesse

Der Absicherung der Prozesse, besonders der Transport von Dokumenten im System, dieEinstellung von Indizes in die Datenbank, die Archivierung und Rückmeldungen, die zumLöschen von Cachebereichen führen, ist besondere Aufmerksamkeit zu schenken.

In einem Archivsystem ist zu unterscheiden zwischen Prozessen, die

im Umfeld des Betriebssystems und solchen, die

im Umfeld des eigentlichen Archivsystems

liegen. Die Verantwortung für das störungsfreie Verhalten des Archivsystems liegt beimAnbieter, die Verantwortung für die Verfügbarkeit und das fehlerfreie Funktionieren derNetzwerk-, Betriebssystem- und sonstigen Anwendungsumgebung liegt beim Anwender.Abgrenzungen der Verantwortlichkeiten für die Fehlerbehandlung und gegebenenfalls darausabzuleitende Gewährleistungs- und Haftungsverpflichtungen sind vertraglich zu fixieren.

! Das eingesetzte Archivsystem muß derart sicher sein, daß durchBetriebsstörungen keine Inkonsistenzen oder Dokumentenverluste auftretenkönnen. Dies ist durch Tests nachzuweisen.

! Für die fehlerfreie und sichere Funktion des Gesamtsystems müssen dasUmfeld des Betriebssystems und das eigentliche Archivsystem optimalzusammenwirken und aufeinander abgestimmt sein.

Eine wichtige Funktion kommt dabei der Überwachung des Systems zu. Hierfür sind Transak-tionsmonitore und eine geeignete Protokollierung notwendig.

! Alle Prozesse in einem Archivsystem, wie Erfassung, Indizierung, Transportim System, Archivierung, Anzeige, Reproduktion und Prozesse, dieVeränderungen in der Struktur des Systems bedingen, müssen gegenunbefugte Eingriffe besonders gesichert sein.

Zugriffsschutz und Benutzerverwaltung

! Die Benutzerverwaltung regelt den Zugang und die Nutzungsmöglichkeitendes Systems.

! Über die Benutzerverwaltung und die vergebenen Rechte muß diemißbräuchliche und unautorisierte Benutzung des Systems ausgeschlossensein.


Bei der Einrichtung von Benutzergruppen sind folgende Ausschlußkriterien zu berücksichtigen:

Die Rechte der System- und Fachadministration liegen nicht in Personalunion.

Die Rechte der Indizierung und der Qualitätssicherung der Indizierung,insbesondere Änderung von Indizes sowie Nachscannen, Ersetzen oder Löschenvon Dokumenten liegen nicht in Personalunion.

Anwendungsnutzer des Systems haben keine Berechtigungen, die die Konsistenzder Lösung beeinträchtigen können.

Ein direkter Zugriff von Anwendern auf Speichersysteme und Medien unabhängig vom Archiv-oder Dokumenten-Management-System ist auszuschließen. Zugriffe dürfen nur unter Kontrolledes Archiv- oder Dokumenten-Management-Systems erfolgen.

! Die Benutzerrechte müssen ausreichend differenziert sein.

Bei der Vergabe von Rechten sind folgende Gruppen von Funktionen zu unterscheiden, die fürdie Benutzergruppen entsprechend kombiniert sein können:

• Benutzungsrechte: Suchen und Anzeigen, Notiz anlegen, Notiz ändern, Notizlöschen, fehlende Inhalte von Indexfeldern ergänzen, Drucken, Faxen (Fax-Ausgang)

• Erfassungsrechte: Scannen, Dateien importieren, Nachscannen mit Ersetzenund Ergänzen von Dokumenten

• Indizierungsrechte: Indizieren, Ändern von Indizierungen

• Fachadministrationsrechte: eingeschränkte Benutzerverwaltung mit Zuordnenvon Benutzern zu Gruppen, eingeschränkte Benutzerverwaltung mit Sperren vonBenutzern, Eingabe neuer Schlagworte, Sperren von Schlagworten für dieErfassung, Eingabe neuer Dokumentenklassen, Sperren von Dokumentenklassenfür die Erfassung, Auswertungen und Statistiken, logisches Löschen vonDokumenten

• Systemadministrationsrechte: alle Rechte für die Pflege des Netzwerkes, Pflegeder Datenbank ohne Löschen oder Ändern von Feldern oder Feldinhalten, alleRechte für die Pflege der Datenbank, Pflege des Archivsystems ohne Löschen vonDokumentenklassen, Dokumenten und Caches, alle Rechte für die Pflege desArchivsystems, alle Rechte der Benutzerverwaltung, alle Rechte für Restart- undRecovery-Funktionen, Auswertungen und Systemstatistiken, logisches Löschen vonDokumenten

• Operatorenrechte: Betrieb der Jukebox mit Monitoring, Wechsel von Medienetc.

• Sonstige Rechte: Fax-Eingangsverwaltung mit Weiterleiten, elektronischeUnterschrift etc.

! Bei der Einrichtung von Benutzergruppen sollten möglichst neutrale Klassengebildet werden, damit ein langfristiger Zugriff auf die Informationenunabhängig von Individuen und Organisationseinheiten gegeben ist.

Werden persönliche Rechte vergeben, kann der Fall eintreten, daß bestimmte Dokumentenach dem Ausscheiden oder der Versetzung des Mitarbeiters nicht mehr angezeigt werdenkönnen.

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! Die Benutzerverwaltung muß durch Historisierung von Profilen undBenutzerdaten in der Lage sein, den Zugriff auf jedes archivierte Dokument zuermöglichen.

Die Anforderungen an eine Benutzerverwaltung für ein Dokumenten-Management- oderelektronisches Archivsystem gehen über die angebotene Funktionalität und Tiefeherkömmlicher Benutzerverwaltungssysteme im Netzwerk- und Datenbankumfeld hinaus.

! Die Benutzerverwaltung muß über die herkömmlichen Rechte im Netzwerk-und Datenbankumfeld hinaus auch den Schutz auf der Ebene neutralerBenutzerklassen, Dokumentenklassen und über bestimmte Indizesermöglichen.

Datensicherung

! Der Datensicherung kommt bei elektronischen Archivsystemen einebesonders wichtige Bedeutung zu. Der Einsatz von nur einmalbeschreibbaren optischen Speichermedien allein ist nicht als Datensicherungausreichend!

Folgende Vorgaben für die Sicherung der Daten, Dokumente und Medien des Systems sind zubeachten:

Die digitalen optischen Speichermedien in der Jukebox sollten nur softwaregesteuertentnommen oder eingeführt werden können. Eine unkontrollierte manuelleEntnahme sollte nicht möglich sein.

Die Medien sollten ausschließlich entsprechend der Herstellerempfehlung undgenau zum benutzten Laufwerk passend eingesetzt werden.

Es ist ein Verzeichnis mit den eingesetzten Medien zu führen. Die Medien sindordnungsgemäß und unverwechselbar zu beschriften.

Nicht in der Jukebox befindliche Medien (Offline-Medien) sind in einemverschlossenen Stahlschrank aufzubewahren. Der Schlüssel sollte nur denAdministratoren und Operatoren zugänglich sein.

Sicherheitskopien der Medien sind in einem anderen Raum in einem verschlossenenStahlschrank aufzubewahren. Dieser Raum darf auch im Katastrophenfall beivollständiger Zerstörung der Räumlichkeiten mit der Systeminstallation nichtbetroffen oder gefährdet sein. Sicherheitsmedien sind unverzüglich nach ihrerErstellung in diesen Raum auszulagern. Über die ausgelagerten Medien ist einVerzeichnis zu führen. Der Raum ist nur berechtigten Administratoren undOperatoren zugänglich.

Es ist eine regelmäßige Datensicherung des Netzwerkes und der Datenbankdurchzuführen. Hierzu ist z.B. folgendes Verfahren sinnvoll: Tagessicherungen (automatische Differenzsicherungen werktags),

Wochensicherungen (automatische Differenzsicherungen) und

Gesamtsicherungen bei Einrichtung und Änderungen der Konfiguration.


Es sind jeweils die Sicherungen der letzten 7 Tage, 10 Wochen und alleGesamtsicherungen über die Lebensdauer des Systems verfügbar zu halten. DieSicherungen sind ordnungsgemäß und verwechslungsfrei zu beschriften.

Die Sicherungen sollten regelmäßig auf ihre Lesbarkeit und Verarbeitungsfähigkeitüberprüft werden. Die letzten zwei Gesamtsicherungen sind mindestens einmaljährlich auf ihre Lesbarkeit und Verarbeitungsfähigkeit zu überprüfen.

Einmal jährlich sowie bei Konfigurationsänderungen sollten Restart- und Recovery-verfahren unter Verwendung von Sicherungen getestet und das Testergebnisdokumentiert werden.

Sicherungsbänder oder andere Sicherungsmedien sind regelmäßig entsprechendden Herstellerempfehlungen zeitgerecht durch neue zu ersetzen.

Die Sicherungen werden aus dem Raum mit den Systemkomponenten ausgelagert.Sie sind brandgeschützt und verschlossen aufbewahrt.

Die ausfallsicheren Stromversorgungen (USV) werden in regelmäßigen Abständenentsprechend den Herstellervorgaben überprüft und getestet.

Auch bei Einsatz von digitalen optischen Speichermedien, unabhängig von dereingesetzten Technologie, sind Sicherheitsmaßnahmen, wie die redundanteHaltung von Daten und Dokumenten bis zur Erstellung mindestens einerSicherheitskopie und deren sicherer Auslagerung, erforderlich.

Die Verfahren der Datensicherung sind als Handbuch und kurzgefaßteArbeitsanweisungen an den jeweiligen Arbeitsplätzen vorzuhalten. Auf dieBenutzung der Anleitungen ist ausdrücklich zu verweisen.

Das zuständige Personal ist in die Durchführung der Sicherungen und das Verfahrender Auslagerung einzuweisen. Die ordnungsgemäße Durchführung derSicherungen und Medienauslagerung sind regelmäßig zu überprüfen.

! Es ist regelmäßig zu prüfen, ob die Datensicherungsverfahren ausreichendsind, eingehalten werden und ob die eingesetzten Medien im Störungsfall zurBehebung der Störung verwendungsfähig sind.

Betriebsbedingungen

! Die Einhaltung der vom Anbieter vorgegebenen Betriebsbedingungen istsicherzustellen. Bei Nichteinhaltung können Gewährleistungsansprüche undder Nachweis der Ordnungsmäßigkeit verfallen.

Aufstellung

Die folgenden allgemeinen Betriebsbedingungen sind zu berücksichtigen:

Server und optische Speichereinheiten (Laufwerke, Jukeboxen) sind in einem Raummit Zugangskontrolle aufzustellen. Der Zugang ist nur berechtigten Mitarbeiternwie Fach- und Systemadministratoren, Operatoren etc. zu gestatten. Über dieZugangsberechtigten ist ein Verzeichnis zu führen.

Die Geräte sind nach den technischen Vorgaben der jeweiligen Herstelleraufzustellen. Verkabelung und Stromversorgung müssen den entsprechendenVDE- und den betrieblichen Bestimmungen genügen.

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Server und Jukebox müssen abschließbar sein und dürfen nur eigens autorisiertem,geschulten Personal zugänglich sein.

Die Server und digitalen optischen Speichersysteme (Laufwerke, Jukebox) sinderschütterungsfrei und gegen elektrostatische Aufladung gesichert aufzustellen.

Der Raum soll klimatisiert oder mit anderen geeigneten Mitteln gegen Aufhitzunggeschützt sein. Die normalen Betriebsbedingungen dürfen die für dieeingesetzten Geräte vorgegebenen Betriebstemperaturen nicht über- oderunterschreiten. Statische Aufladungen sind durch eine adäquate relativeLuftfeuchtigkeit zu verhindern.

Die Betriebsbedingungen sind als Handbuch und kurzgefaßte Arbeitsanweisungenan den jeweiligen Arbeitsplätzen vorzuhalten. Auf die Einhaltung der Anweisungenist ausdrücklich zu verweisen.

Der Raum ist auf eine geringstmögliche Staubentwicklung auszulegen. DasRauchen ist zu untersagen.

Die Ausstattung des Raumes sowie Wände, Türen und Fenster sind brandhemmendauszulegen.

Für die regelmäßige Reinigung der Räumlichkeit und der Geräte ist das zuständigePersonal gesondert einzuweisen. Kritische Komponenten sollten nur durch dieAdministratoren und Operatoren selbst gereinigt werden. Durchführung derReinigung und Eignung des Reinigungspersonals sind regelmäßig zukontrollieren. Kabelverbindungen sind nach jeder Reinigung und Umstellung vonKomponenten zu überprüfen.

Handhabung von Speichermedien

! Auf den Speichermedien befindet sich das wichtigste Gut einesUnternehmens - die archivierte Information. Die Behandlung und Lagerungder Medien muß daher mit aller gebotenen Sorgfalt durchgeführt werden.

! Die Speicherung von Dokumenten und Indexdaten auf einem Medium alleinist nie ausreichend - eine Sicherheitskopie ist immer erforderlich!

Im Gegensatz zu anderen magnetischen Datenträgern oder Mikrofilm sind für die Lagerungund Benutzung der optischen Datenträger (sowohl ROD als auch WORM und CD-R) normaleBüroumgebungen ausreichend. Es wird wie folgt bei der Behandlung unterschieden:

• Transport der Medien: Diese Zeitspanne ist nur für 2 bis 4 Wochen vorgesehen.In dieser Zeit können die Medien extremen Bedingungen (Schockbelastungen,Druck- und Temperaturschwankungen) ausgesetzt sein, ohne daß die spezifiziertenWerte für die anschließende Benutzung eingeschränkt werden. Bei CD-R-Medien istzu berücksichtigen, daß diese keine eigene Schutzhülle besitzen. CD-R-Medien sindausschließlich in der „Jewel-Box“ oder in vom Hersteller vorgesehenen Containernzu transportieren.


• Benutzung der Medien: Hierunter wird vor allem die Benutzung der Medien zumSchreiben und/oder Lesen verstanden. Die Medien befinden sich dabei in einemLaufwerk oder einer Jukebox. Dadurch wird das Medium erwärmt, zur Rotation undwieder zum Stillstand gebracht und innerhalb einer Jukebox automatisch in dasLaufwerk eingeführt oder aus diesem entnommen. Bei CD-R-Medien ist zuberücksichtigen, daß die Oberfläche zugänglich und nur durch einen Lackfilmgeschützt ist. Die Oberflächen dürfen nicht berührt werden, und beim Einführen derMedien dürfen die Kanten nicht beschädigt werden.

• Lagerung der Medien: Darunter wird die Lagerung der Medien sowohl in einerJukebox als auch in Lagerräumen nach Auslagerung als Offline- oderSicherheitsmedium verstanden. CD-R-Medien sollten nur innerhalb der Jukebox, ineinem vorgesehenen Container oder in der „Jewel-Box“ aufbewahrt werden.

Alle gelagerten Medien müssen in bestimmten Abständen überprüft werden, ob die Daten mitden vorhandenen Anlagen (Laufwerke, Jukeboxen und Betriebssysteme) noch einwandfreigelesen und interpretiert werden können. Dies betrifft nicht die Sicherheit der aufgezeichnetenDaten auf den Medien selbst.

! Die von den Herstellern gegebenen Garantien beziehen sich in erster Linieauf die Lebensdauer der fehlerfrei gespeicherten Daten unter Verwendungder zum Zeitpunkt der Datenaufzeichnung vorhandenen Maschinen undSoftwarekonfigurationen.

Die Überprüfung der gelagerten Medien muß daher mindestens dann erfolgen, wenn neueGeräte und Softwareversionen eingesetzt werden. Von Fall zu Fall ist dann zu entscheiden, obeine Migration der Archivdaten erforderlich ist oder ob vorhandene Konfigurationen noch übereine bestimmte Zeit vorgehalten werden können.

Überprüfungen und Wartung

! Für einen sicheren und ordnungsgemäßen Betrieb eines Archivsystems isteine regelmäßige Wartung erforderlich. Bestimmte Komponenten müssen auch präventiv gewartet werden.

Für folgende Komponenten sind regelmäßige Überprüfungen und eine präventive Wartungdurch geschultes Personal des Betreibers erforderlich:

Außer der täglichen Routineüberprüfung und Reinigung der Zuführungen undAbtastauflagen der Scanner wird eine präventive Wartung entsprechendHerstellerangaben empfohlen.

Überprüfung und Reinigung der Schreib-/Lese-Einrichtungen der optischenSpeicherlaufwerke mindestens einmal im Monat. Überprüfung auf Staubfreiheitder Gehäuse und gegebenenfalls Reinigung.

Überprüfung der Mechanik der Laufwerke und der Jukebox hinsichtlich akkuraterEinführung der Medien sowie Überprüfung aller Verbindungen derJukeboxmechanik auf lose Komponenten und Verschleiß entsprechendHerstellerangaben.

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Überprüfung und Reinigung der Ventilatoren/Luftfilter aller Server und der optischenSpeichersysteme (Laufwerke, Jukebox) entsprechend Herstellerangaben.

Überprüfung und Reinigung der Laufwerke für die Bandsicherung entsprechendHerstellerangaben.

Regelmäßige Überprüfung aller Kabel- und Steckverbindungen an denArchivsystemkomponenten (empfohlen wird die routinemäßige Prüfung allerKabel- und Steckverbindungen nach jeder durchgeführten Reinigung von Gerätenund Räumlichkeiten).

Prüfungen und Reinigungen (außer den täglichen Routineprüfungen) sind mit ausführenderPerson, Datum und durchgeführten Tätigkeiten zu dokumentieren.

Folgende präventive Wartungen und Tests sind durch autorisiertes, geschultes Personal desAnbieters oder des Komponentenherstellers durchzuführen:

Wartung der Jukebox mit Überprüfung von Mechanik, Laufwerken und Justagen mitgegebenenfalls notwendigem Ersatz von Teilen, die einem Verschleiß unterliegenkönnen, alle 12 Betriebsmonate,

Funktionstestzyklus von Laufwerken und Jukeboxen einschließlich Einlesen ältereroder ausgelagerter Medien alle 12 Betriebsmonate.

Wartungs-, Justage- und Austauscharbeiten an Komponenten des Archivspeichersystems sindausschließlich vom autorisierten Personal des Anbieters oder des Komponentenherstellersdurchzuführen. Die ausgeführten Arbeiten sind nachvollziehbar mit ausführender Person,Datum, betroffenen Komponenten, durchgeführten Tätigkeiten und Aufzeichnung desverwendeten Testmaterials zu dokumentieren. Teile der Überprüfung können durch Remote-Services seitens des Anbieters durchgeführt werden.

Die Überprüfung schließt auch die regelmäßige Kontrolle der magnetischen Zwischenspeicherein. Dies ist besonders dann wichtig, wenn größere Mengen von Daten und Dokumenten voreinem Schreiben auf digitale optische Speicher gesammelt werden.

RestartUnter Restart wird der Wiederanlauf nach einer Betriebsstörung verstanden.

! Jedes Archivsystem muß über eine konsistente Wiederanlauffunktionalitätverfügen.

Die Ursache kann sehr einfach sein, wie der Verlust einer Netzwerkverbindung, die Störung derIndexdatenbank, unzureichende Bemessung des Speicherraums, Störungen der optischenSpeichereinheit usw. Für diesen Fall muß es gesicherte Prozeduren geben, die das Systemwieder hochfahren und den konsistenten Zustand wiederherstellen. Solange die optischenSpeicher auf dem letzten Stand und vollständig sind, werden in der Regel herkömmliche DV-Mittel verwendet. Es ist teilweise aber auch notwendig, solche Wiederanlaufmaßnahmen durchein Teilrecovery zu ergänzen, um gegenzuprüfen, ob alle Dokumente wirklich in dervorgesehenen Form in einem System vorhanden sind.

! Bei einer Betriebsstörung darf maximal das letzte erfaßte und noch nichtarchivierte Dokument verloren gehen. Batch-Aufträge (z.B. bei COLD) müssen konsistent und ohne doppelteSpeicherung von Dokumenten erneut aufsetzbar sein.


Recovery

! Unter Recovery wird die Wiederherstellung des Archivsystems einschließlichder Indexdatenbank von den Speichermedien selbst verstanden.

! Jedes revisionssichere Archivsystem muß über eine Recoveryfunktionverfügen.

Bei der Wiederherstellung eines Archivsystems wird zwischen einem Teilrecovery und einemVollrecovery unterschieden.

Teilrecovery

Ein Teilrecovery geht über den Wiederanlauf mit herkömmlichen DV-Mitteln hinaus und nutztdie auf den optischen Speichern abgelegten Informationen. Beim Wiederanlauf muß man inder Regel nicht die Informationen auf den optischen Speichern selbst auswerten, damit dasSystem in der Lage ist, weiterzuarbeiten.

Ganz anders ist die Situation, wenn das System - z.B. die Datenbank - so gestört ist, daß dieoptischen Speicher kontrolliert werden müssen, ob alle Dokumente noch referenziert sind undwenn nicht, wie der ursprüngliche Zustand wieder hergestellt werden kann. Das ist immer derFall, wenn eine Datenbanksicherung beispielsweise drei Tage zurückliegt, wenn dieSicherungsbänder nicht mehr gelesen werden können oder ganz einfach der Operator dieBänder vertauscht hat, man also eine Datenbank hat, die vom Stand her nicht zwei Tagesondern drei Wochen alt ist. Damit das System wieder konsistent hergestellt werden kann, mußdas Softwaresystem in der Lage sein, mit geeigneten Tools unter verschiedenenGesichtspunkten Daten auf den optischen Medien für den Abgleich und die Wiederherstellungzu nutzen.

Am häufigsten kommt es vor, daß ein Teilrecovery über einen bestimmten Zeitraum erforderlichist, daß also alles, was z.B. in den letzten zwei Tagen erfaßt wurde, mit der Datenbankabgeglichen werden muß. Es kann aber auch sein, daß nur ein Medium betroffen ist. In diesemFall ist festzustellen, welche Informationen noch benutzbar sind, ob die Sicherheitskopieeingesetzt werden kann oder welche Maßnahmen zur Rückgewinnung der Informationgetroffen werden müssen. Ist das Archiv beispielsweise nach Abteilungen oder bestimmtenDokumentengruppen aufgeteilt, muß auch ein Teilrecovery nach diesen Kriterien möglich sein.

Durch das Zusammenwirken der Teilrecovery- und der Wiederanlaufsoftware kann man einArchivsystem in der Regel nach wenigen Stunden problemlos wieder in Betrieb nehmen.

! Das Teilrecovery ist für die Konsistenzsicherung und die Wiederherstellungeingegrenzter Bereiche der Speicher und der Indexdatenbank vorgesehen.

Vollrecovery

Wesentlich gefährlicher für den Informationsbestand ist, wenn z.B. ein komplettes Archivsystemausgefallen ist und nicht mit herkömmlichen Wiederanlaufmitteln wiederhergestellt werdenkann. In diesem Fall gibt es die Möglichkeit eines Vollrecoveries. Ein Vollrecovery kann jedochsehr lange dauern und ist eigentlich nur eine Notmaßnahme für den Katastrophenfall. Es solltesowohl in organisatorischer als auch in technischer Hinsicht alles getan werden, damit dieserFall nicht eintreten kann. Insbesondere in diesem Zusammenhang ist mit Recovery dieWiederherstellung des Systems von den optischen Speichermedien selbst gemeint.

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! Das Vollrecovery ist nur als letzte Absicherung für den Katastrophenfallvorgesehen.

RecoveryverfahrenDie Hersteller bieten verschiedene Möglichkeiten für den Recoveryfall. Es gibt herkömmlicheSysteme, bei denen Datenbank, Netzwerk usw. über Bänder gesichert werden und nur dieDokumente selber auf die optischen Medien geschrieben werden. Das System verläßt sich indiesem Fall darauf, daß über die Referenzierung eine sichere Beziehung zwischen dem Inhaltund den Retrievalinformationen vorhanden ist.Daneben nutzen die professionellen Anbieter zusätzlich die optischen Speicher selbst, um dasVerfahren abzusichern. Auch hier werden in der Regel Datenbank, Netzwerk etc. über Bändergesichert, nämlich für den Restart-, aber nicht für den Recoveryfall. Für den Recoveryfall gibtes verschiedene Lösungen. Es gibt Hersteller, die „sehr nahe bei der TIFF-Datei“ eineExtradatei als „String“ speichern, in der die wichtigsten Merkmale mit ablegt sind. Hier ist aufjeden Fall sichergestellt, daß auf einer Mediumseite das eigentliche Dokument mit derentsprechenden beschreibenden Komponente liegt. Andere Hersteller schreiben Teile derDatenbank in Blöcken auf die gleiche Seite der optischen Medien, auf denen sich diedazugehörigen Dokumente befinden. Dieses Verfahren, auf den Medien etwas Platz frei zulassen und am Ende die Verwaltungsinformationen dann nochmals darauf zu schreiben, hatsich jedoch häufig nicht als praktikabel erwiesen, da unter Umständen der verfügbareSpeicherplatz auf den inneren Spuren des Mediums nicht mehr reichte, um alle zugehörigenInformationen schreiben zu können.Weiterhin gibt es Hersteller, die von vornherein auf selbstbeschreibende Dokumente setzen,bei denen die inhaltliche Information zusammen mit einem Header als ein Objekt gespeichertwird. Dieses Verfahren bietet natürlich noch eine Reihe weiterer Vorteile, beispielsweise fürDienstleister oder auch für die Versendung von Informationen, weil man diese komplett mitihren beschreibenden Informationen auch über Netze verbreiten kann. In diesen Fällen wird fürein Teilrecovery und für ein Recovery zusätzlich zu den Sicherungen, sei es alsDifferenzprüfung oder Abgleich, die Information auf den optischen Speichern benutzt. Imechten Katastrophenfall kann man hier von den Medien selbst das gesamte dynamischeSystem wieder aufbauen.

! Abgestufte Sicherheit bei der Speicherung:a) Speicherung nur der Dokumente ohne Index- und

Verwaltungsinformationen auf dem Speichermedium (nur relativ sicher,zusätzliche Sicherungen des dynamischen Systems und Absicherung dereindeutigen Referenzierung zwischen Indexdatenbank und archiviertenDokumenten erforderlich)

b) Speicherung der Index- und Verwaltungsinformation mit auf dem gleichenSpeichermedium, jedoch nicht direkt beim Dokument (sicher)

c) Speicherung der Index- und Verwaltungsinformation als separaterDatensatz direkt beim Dokument (sehr sicher)

d) Speicherung von selbstbeschreibenden Dokument-Objekten, bei denenalle Informationen zum Index, zur Verwaltung, zur Wiederanzeige und zumSchutz im Header mitgespeichert sind (sehr sicher)

e) Erzeugung von Medien (sog. selbsttragende Archive), die zusätzlich zuden Dokumenten alle beschreibenden Merkmale, Anzeigekomponentenund Verwaltungssoftware mit sich tragen (sehr sicher)


! Für die revisionssichere Archivierung werden die besonders sicherenVarianten empfohlen, da alle für das Recovery benötigten Informationen direktbeim Dokument auf dem Medium vorhanden sind.

Ein grundsätzliches Problem bereitet der Änderungsdienst bei Informationen, die auf denoptischen Speichern mit abgelegt sind. Wenn sich Merkmale ändern, steht unter Umständenirgendwo auf einem anderen Medium eine Information, die Dokumente auf einem anderenMedium referenziert. Sind Änderungen nicht sehr häufig, speichert man in der Regel dasObjekt erneut und erklärt das alte über eine Referenzierung für ungültig.Die gespeicherten Informationen sind der eigentliche Wert eines Archivsystems. Deshalbempfiehlt sich bei wirklich wichtigen Installationen, möglichst alle wichtigenSystemkomponenten redundant auszulegen. Dies beginnt beim Spiegeln der Medien und kanndamit enden, daß man beispielsweise ein komplettes Sicherheitsrechenzentrum, wie etwa imBanken- oder Versicherungswesen häufig üblich, an einen anderen Ort ausgliedert.Dazwischen gibt es, abhängig davon, wieviel man bereit ist, für die Sicherheit auszugeben, einsehr breites Spektrum - angefangen mit RAID 5 über Dual Homing von Servern, gespiegelteServer, fehlertolerante Rechner, gespiegelte Jukeboxen, gespiegelte Netze oder doppelteFDDI-Ringe.

! Vom Anwender ist zu entscheiden, welcher Aufwand für die Absicherung desSystems getroffen werden muß.

Wer dabei nicht in die Sicherheit seiner Daten investiert, muß damit rechnen, daß er für denRestartfall z.B. mit herkömmlichen Bandsicherungen, die natürlich - insbesondere bei mehr alseinem zu sichernden Server - nie aktuell sein können, immer Lücken zwischen denverschiedenen Bandsicherungen von Systemen hat. Es besteht das Risiko, daß man geradeTeile der aktuellen Informationen und die Bereiche, wo eigentlich der Fehler aufgetreten ist,nicht wiederherstellen kann. In der Regel ist in diesem Fall ein Teilrecovery mit einemzusätzlichen Konsistenzabgleich erforderlich.

Migration

! Strategie bei der Einführung eines Archivsystems muß sein, über die jeweiligenRealisierungs- und Produktionsphasen hinaus Weiterentwicklung, langfristigeNutzung von Informationen und Migrationen unterschiedlichster Art einzuplanen.

Migration ist die rechtzeitige, organisierte Überführung von Dokumenten aus einembestehenden System in ein vollständig neues, teilweise neues oder geändertes vorhandenesSystem. Unter Migration wird nicht der Ersatz von Geräten durch gleichartige Komponentenverstanden. Folgenden Ursachen können eine Migration erforderlich machen:

Kostengründe,

verbesserte Funktionalität,

Fehler in vorhandenen Komponenten,

technologische Weiterentwicklung,

Wechsel von Speichersystemen oder Speichermedien,

Unterstützung von Standards,

Reorganisation (Sortieren, Löschen, Konvertieren) von Datenbeständen oder

der Wegfall von Supportdiensten oder Herstellern.

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Es kann durchaus wirtschaftlicher sein, nach einigen Jahren eine Jukebox durch einmoderneres, schnelleres und kostengünstigeres Modell zu ersetzen, wenn die Wartungs- undBetriebskosten zu hoch geworden sind oder absehbar ist, daß Medien und Laufwerke baldnicht mehr verfügbar sein werden.

Es ist von entscheidender Bedeutung, jederzeit auf gespeicherte Dokumente zugreifen zukönnen und die Dokumente ohne Verluste in ein neues System zu überführen. Migration isteine permanente Aufgabe während der Gesamteinsatzdauer eines Archivsystems, und dieProbleme der Migration müssen bei Archivsystemen bereits bei der Konzeption undWirtschaftlichkeitsbetrachtung berücksichtigt werden. Bei mangelnder Vorplanung können dieFolgekosten eines Projektes die Realisierung und Einführung um ein Vielfaches übertreffen.

! Mit dem Anbieter ist rechtzeitig zu vereinbaren, für welche Komponenten desSystems wann spätestens eine Migration oder ein Update erfolgen muß,damit die Betriebsbereitschaft und Verfügbarkeit der Informationen nichteingeschränkt wird.

Durch die Migration wird die Verfügbarkeit des Archivsystems und der archivierten Dokumenteüber die Einsatzzeit der ursprünglich eingesetzten Hard- und Softwarekomponenten für diegesamte vorgesehene Lebensdauer entsprechend den Aufbewahrungsfristen des HGBsichergestellt.

! Migrationen führen in der Regel zu Veränderungen der Konfigurationen undBetriebsbedingungen. Die Verfahrensdokumentation ist daher bei denmeisten Arten der Migration fortzuschreiben.

Hardware-Migration

ServerDer Wechsel der Serversysteme stellt eine erhebliche Veränderung des Archivsystems dar. Beider Server-Migration sind die verschiedenen Typen von Servern zu unterscheiden (Jukebox-Server, Datenbank-Server, Archivsystem-Server, Scan-Server, Druck-Server).

Client

Clienten können seitens des Betreibers selbst ersetzt werden, sofern sie hinsichtlich Plattformund Betriebssystem der usprünglichen Konfiguration entsprechen oder die Plattform einekompatible Weiterentwicklung der installierten Konfiguration darstellt.

Speichersysteme

Der Wechsel der Speichersysteme stellt eine erhebliche Veränderung des Archivsystems dar.Bei der Migration der Speichersysteme wird unterschieden zwischen:

der Migration der Laufwerke mit Ersatz durch neue Laufwerke,

der Migration der Jukebox mit Ersatz durch eine neue Jukebox,

der Migration der Treibersoftware auf Basis einer geänderten Geräte- oderBetriebssystemsoftwarekonfiguration.

Das Speichersystem ist unter den gleichen Bedingungen, mit dem gleichen Testmaterial undvorhandenen Medien zu testen und abzunehmen.


Speichermedien

Der Wechsel der Speichermedien stellt eine erhebliche Veränderung des Archivsystems dar.Werden Laufwerke installiert, die bereits vorhandene Medien nicht mehr lesen können, odersollen andere Medien eingesetzt werden, ist das Kopieren aller oder derjenigen Dokumente,die noch einer Aufbewahrungspflicht unterliegen, erforderlich. Aufgrund der großen Mengearchivierter Dokumente ist diese Migration rechtzeitig zu planen. Die Migration ist in jedem Falldurchzuführen, bevor das Ende der vom Hersteller angegebenen Liefer- undVerfügbarkeitsfristen für Laufwerke und Medien erreicht ist. Die Durchführung der Migration,besonders die verlustfreie und konsistente Übertragung von Daten und Dokumenten sindnachvollziehbar zu protokollieren. Das Migrationsergebnis ist unter den gleichen Bedingungenwie die ursprüngliche Lösung zu testen und abzunehmen.

Netzwerk

Die Netzwerk-Migration betrifft die Netzwerk-Topologie, IEEE Netzwerk-Standards und dieverwendeten Netzwerk-Protokolle. Die Änderung der Netzwerkplattform stellt eine erheblicheÄnderung des Archivsystems dar. Das vollständige System ist unter den gleichen Bedingungenund mit dem gleichen Testmaterial zu testen und abzunehmen.

Scanner

Bei der Scanner-Migration müssen neben der Eignung des Scanners für das einzuscannendeSchriftgut auch die Anschluß- und Ansteuerungsmöglichkeiten berücksichtigt werden. BeiEinsatz eines neuen Scanners sind ausschließlich Produkte zu wählen, die vom Anbieter fürdie installierte Version freigegeben sind. Es ist mindestens die gleiche Qualität der Erfassungwie im ursprünglich installierten Scanner zu gewährleisten. Das vollständige Erfassungssystemist unter den gleichen Bedingungen, mit dem gleichen Testmaterial und vorhandenen Medienzu testen und abzunehmen.

Drucker

Beim Wechsel der Drucker ist sicherzustellen, daß hinsichtlich Auflösung und Qualität einvergleichbares Ergebnis mit dem ursprünglich installierten Drucker erzielt wird. Der Drucker istunter den gleichen Bedingungen und mit dem gleichen Testmaterial zu testen.

Software-Migration

Vor jeder Softwareänderung ist zu prüfen, ob die neu anzuschaffende, zu ändernde,auszutauschende oder zu ersetzende Software mit anderen Archivsystem-Komponentenzusammenarbeitet. Zusätzlich ist jede Softwareänderung auf künftige geplante oder denkbareSchnittstellen zum Archivsystem zu prüfen.

Betriebssystem

Der Wechsel eines Betriebssystems oder einer Betriebssystemversion stellt eine erheblicheVeränderung des Archivsystems dar. Die Betriebssystem-Migration unterteilt sich in dieverschiedenen Server- und Client-Hardwareplattformen. Sind für die gleichenHardwareplattformen unterschiedliche Betriebssysteme oder Versionen von Betriebssystemenvorhanden, müssen auch diese separat betrachtet werden. Die Lösung ist auf dem geändertenBetriebssystem unter den gleichen Bedingungen und mit dem gleichen Testmaterial wie dieursprüngliche Lösung zu testen und abzunehmen.

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Serversoftware

Bei Migration der Serversoftware ist die Lösung auf dem geänderten Betriebssystem unter dengleichen Bedingungen und mit dem gleichen Testmaterial wie die ursprüngliche Lösung zutesten und abzunehmen.

Archivsoftware Client

Bei Wechsel einer Client-Version der Archivsystemsoftware ist die Kompatibilität zurursprünglich installierten Version sicherzustellen und zu testen. Hinsichtlich Funktionalität,Sicherheitskriterien und Konsistenz muß die neue Software der ursprünglich installiertenmindestens entsprechen. Gegebenenfalls sind durch den Anbieter entsprechendeAnpassungen für die individuelle Installation durchzuführen. Die Lösung ist unter den gleichenBedingungen und mit dem gleichen Testmaterial wie die ursprüngliche Lösung sowie mit denvorhandenen Daten und Dokumenten zu testen und abzunehmen.

Applikationen

Die Migration von Applikationen, die mit dem Archivsystem zusammenarbeiten oder in diesesüber Schnittstellen integriert sind, muß sowohl hinsichtlich der verwendetenHardwareplattformen und Betriebssystemversionen als auch bezüglich der Schnittstellen zumArchivsystem unterschieden werden. Gegebenenfalls sind durch den Anbieter entsprechendeAnpassungen durchzuführen. Die Lösung ist unter den gleichen Bedingungen und mit demgleichen Testmaterial wie die ursprüngliche Lösung sowie mit den vorhandenen Daten undDokumenten zu testen und abzunehmen.

Datenbank

Die Migration der Datenbank stellt eine erhebliche Veränderung des Archivsystems dar. Diesgilt besonders für den Wechsel der Datenbanksoftware oder den Einsatz eines neuen Releasemit erheblicher Funktions- und Architekturänderung. Das Migrationsverfahren ist vor Migrationder Echtdaten ausführlich zu erproben. Eine Migration muß konsistent und verlustfreidurchgeführt werden. Es dürfen keinerlei Referenzen auf bereits vorhandene Dokumenteverlorengehen. Dies ist durch Tests nachzuweisen. Es muß gewährleistet sein, daß dasursprüngliche System kurzfristig wieder re-installiert werden kann. Das Migrationsverfahren istzu protokollieren und zu dokumentieren. Die Lösung ist auf der geänderten Datenbank unterden gleichen Bedingungen und mit dem gleichen Testmaterial wie die ursprüngliche Lösung zutesten und abzunehmen.

Wechsel des Archivsystemproduktes

Für den Wechsel des Archivsystems auf ein Produkt eines anderen Herstellers sindExportmöglichkeiten der Daten und Dokumente erforderlich. Die gespeicherten Dokumentemüssen verlustfrei und konsistent umgesetzt werden. Die verlustfreie und konsistente Migrationist vor Durchführung der Maßnahme mit Echtdaten ausführlich zu testen und zudokumentieren. Das Migrationsverfahren selbst ist zu protokollieren und zu dokumentieren unddas Ergebnis der Migration zu überprüfen. Das ursprüngliche System muß dabei kurzfristig re-installiert und wieder in Betrieb genommen werden können. Für das neue System ist eine neueVerfahrensdokumentation einschließlich der Migrationsbeschreibung zu erstellen.


Migrationszeitpunkte

Für die Abschätzung, wann Migrationen sinnvoll oder erforderlich sind, können folgende Trendsherangezogen werden:

Standardsoftwarepakete gibt es fast jedes Jahr in einer neuen Version.

PC-Rechner haben heute eine realistische Lebensdauer von etwa drei bis vierJahren. Für Server können fünf bis sieben Jahre angesetzt werden.

Bei Magnetplatten verdoppelt sich die Kapazität etwa alle zwei Jahre. Es solltedaher zur Performanceverbesserung nicht an Zwischenspeichern für die Ablagegespart werden.

Bei digitalen optischen Speichermedien gibt es etwa alle drei Jahre eineVerdopplung der Kapazität.

Auch Peripheriekomponenten wie Scanner und Drucker werden immerleistungsstärker und günstiger und in der Qualität der Erfassung und Wiedergabebesser.

Die Forderungen an die Hersteller und Anbieter von Anwendungs- und Betriebsprogrammen(z.B. Treibern) werden daher wie folgt definiert:

Sicherstellung, daß die Anwendungsprogramme in der Lage sind, die gespeichertenFormate mindestens fünf Jahre oder vier Generationen lesen zu können,

Sicherstellung, daß die Anwendungsprogramme in der Lage sind, die gespeichertenFormate mindestens drei Jahre oder zwei Generationen schreiben zu können.

Die Forderungen an die Hersteller und Anbieter von digitalen optischen Speicherlaufwerkenund Medien sind folgende:

Sicherstellung, daß Medien über mindestens zwei Generationen des Laufwerksgelesen werden können,

Sicherstellung, daß Medien mit mindestens einer Generation in den neuenLaufwerken beschrieben werden können,

Sicherstellung, daß der Betrieb von Laufwerken durch Verfügbarkeit vonErsatzteilen, Wartung und Betriebssoftwarepflege mindestens sieben Jahre oderzwei Generationen nach Installation gewährleistet wird,

Sicherstellung, daß der Anbieter Konvertierungssoftware zur Migration (Umkopieren,Umformatieren, Optimieren der Speicherauslastung) bereitstellt,

vertragliche Definition der Aufwände für eine Migration bei Medienwechsel (Zeit,Kostenschätzung) mit testweiser Demonstration des Zeitaufwandes,

Empfehlung seitens des Herstellers, wann aus seiner Sicht eine Migration sinnvollund wann in jedem Fall erforderlich ist.

! Eine Migration ist spätestestens dann zu planen, wenn das eingesetzteBetriebssystem, die eingesetzte Datenbank, das eingesetzte Release derArchivsystemsoftware oder das eingesetzte Archivspeichersystem nicht mehrvom Anbieter unterstützt wird. Wird eine Migration vom Anbieter empfohlen und vom Betreiber nichtdurchgeführt, liegt das Risiko der Informationsverfügbarkeit beim Betreiber.Die Ordnungsmäßigkeit des Verfahren ist hierdurch gefährdet.

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Verfahrensdokumentation

In den GoBS ist vorgesehen, daß für jedes Dokumenten-Management- und elektronischeArchivsystem eine Verfahrensdokumentation zu erstellen ist, wenn Dokumente und Daten, dieden Aufbewahrungspflichten von HGB/AO unterliegen, archiviert werden (siehe Abschnitt 3).

! Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in derVerantwortung des Betreibers des Systems.

Umfang und Struktur einer Verfahrensdokumentation

Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben. Die GoBSlegen nur den Mindestinhalt fest (BStBl. 1995 I S. 738ff). Dieser ist auf die speziellenEigenschaften eines Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystems (imUnterschied zu einer Buchhaltungssoftware) anzupassen.

Tz. 6., GoBS VI. Dokumentation und Prüfbarkeita) Für jedes DV-gestützte Buchführungssystem ist eine Dokumentation zu erstellen

(Verfahrensdokumentation).Tz. 6.2 der GoBS zeigt Bereiche auf, auf die sich die Verfahrensdokumentationinsbesondere erstrecken muß. Es handelt sich nicht um eine abschließendeAufzählung aller aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, sondern lediglich um einenRahmen für den Umfang der Dokumentation. Der Umfang der im Einzelfallerforderlichen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis derBuchführung notwendig ist.

! Die Verfahrensdokumentation muß vollständig, nachvollziehbar und prüfbarsein.

Tz. 6.1, GoBS Aus der zugrunde zu legenden Verfahrensdokumentation müssen Inhalt, Aufbauund Ablauf des Abrechnungsverfahrens vollständig ersichtlich sein.

Wie die erforderliche Verfahrensdokumentation formal gestaltet und technischgeführt wird, kann der Buchführungspflichtige individuell entscheiden.

Der Umfang der erforderlichen Verfahrensdokumentation richtet sich nach derKomplexität der DV-Buchführung. Die Anforderungen an dieVerfahrensdokumentation sind unabhängig von der Größe/Kapazität der genutztenDV-Anlage zu stellen, das heißt, sowohl bei Großrechnersystemen als auch bei PC-Systemen ist für eine entsprechende Verfahrensdokumentation zu sorgen.

Es empfiehlt sich, ein aufgeteiltes Dokument zu erstellen, in dem veränderliche oder sehr starkindividuelle Teile Anlagen zugeordnet sind. Bei der notwendigen Fortschreibung müssenlediglich die Anlagen ergänzt werden.

Für den Aufbau der Verfahrensdokumentation empfiehlt sich folgende Struktur:

eigentliche Verfahrensdokumentation mit Anlagen der individuellen Komponenten,Verzeichnisse etc.,

Testdokumentation mit Abnahmevereinbarung,

Bescheinigung der Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens.


Verfahrensdokumentation• organisatorische Teile des Betreibers

• Technik einschließlich Subsysteme Dritter

• Software-Grundmodule des Herstellers

• individuelle Anpassungen des Systemintegrators

• Betriebsvoraussetzungen für den Anwender

• Sicherheit, Wiederherstellung und Migration

• Qualitätssicherung

Abnahme und Testdokumentation• Testmaterial und Szenarien

• Abnahmedokument

Bescheinigung der Ordungsmäßigkeit/ Prüfbericht(e)

Abbildung 8: Struktur einer Verfahrensdokumentation

! Eine Reihe von Anbietern und Systemintegratoren verfügen überMusterverfahrensdokumentationen, die die individuelle Anpassung undErgänzung erleichtern.

Wesentliche Komponenten einer Verfahrensdokumentation

Inhalt der Verfahrensdokumentation

Tz. 6.2, GoBS Die Verfahrensdokumentation muß insbesondere beinhalten:- eine Beschreibung der sachlogischen Lösung,- die Beschreibung der programmtechnischen Lösung,- eine Beschreibung wie die Programmidentität gewährt wird,- Beschreibung wie die Integrität von Daten gewahrt wird,- Arbeitsanweisungen für den Anwender.Die Beschreibung eines jeden der vorgenannten Punkte muß den Umfang und dieWirkungsweise des IKS erkennbar machen.

Beschreibung der sachlogischen Lösung

Tz. 6.2.1, GoBS Die sachlogische Beschreibung enthält die Darstellung der fachlichen Aufgabe ausder Sicht des Anwenders.

Zur Beschreibung der sachlogischen Lösung gehören unter anderem folgende Abschnitte:

Allgemeines Verfahren

Im allgemeinen Verfahren erfolgt eine kurze Beschreibung des Anwenders und dessenGeschäftszweck. In diesem Teil der Verfahrensbeschreibung sind weiterhin die betroffenenBereiche, die Aufgabenstellung und die Einbindung in die vorhandene Organisation kurz zuskizzieren. Dies ist zumindest für den Bereich zu beschreiben, in dem das Dokumenten-Management-System eingeführt wird.

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Organisation

In diesem Abschnitt wird das allgemeine organisatorische Umfeld, in dem das Dokumenten-Ma-nagement- oder elektronische Archivsystem eingesetzt wird, beschrieben. Hierzu gehört aucheine Beschreibung der Aufbauorganisation, wie sie für die Benutzerverwaltung mit Rechtenumzusetzen ist. Ferner sind die Abläufe darzustellen, die mit dem System unterstützt werden.

Inhalt und Nutzung des Archivs

Die zu archivierenden Dokumente sind mit ihrer Archivierungspflicht (Aufbewahrungsfrist) undArchivierungswürdigkeit zu beschreiben. Hierzu gehört ebenfalls die Zuordnung zu bestimmtenDokumentenklassen, Benutzergruppen oder Indizes. Auch die Behandlung des Schriftgutes vorund nach der Erfassung ist zu beschreiben (z.B. Regeln für die Entsorgung).

Beschreibung der programmtechnischen Lösung

Tz. 6.2.2, GoBS Die Beschreibung der programmtechnischen Lösung hat zu zeigen, wo und wie diesachlogischen Forderungen in Programmen umgesetzt sind.

Kommentar b) Bestandteil der Verfahrensdokumentation ist auch eine Beschreibung der vomProgramm zugelassenen Änderungen von Systemeinstellungen durch denAnwender. Die Beschreibung der variablen, benutzerdefiniertenAufgabenstellungen ist Teil der sachlogischen Beschreibung.

c) Die Beschreibung der programmtechnischen Lösung beinhaltet auch dieGültigkeitsdauer einer Tabelle.Zum Nachweis der Programmidentität ist das sog. Programmprotokollerforderlich. Als Teil der Verfahrensdokumentation stellt dieses Protokollregelmäßig den einzigen genauen Nachweis über den Inhalt des tatsächlichverwendeten Programms dar.

Zur Beschreibung der programmtechnischen Lösung gehören folgende Abschnitte:

Eingesetzte Standard-Softwarekomponenten

Hierunter fallen die Betriebssystemumgebung, benutzte Programmierwerkzeuge, eingesetzteKomponenten und Standardmodule des Archivsystems.

Individuelle Teile der Anwendung

Die Beschreibung der individuellen Teile der Anwendung umfaßt alle eigens erstellten Module,integrierte Anwendungen und die Implementierung der Datenbank.

Für bestimmte Funktionalitäten gibt es detaillierte Vorgaben der GoBS.

Scannen

Für die Beschreibung des Scannvorgangs ist im Detail auf Benutzerberechtigungen, denCharakter der zu erfassenden Dokumente, die Aufbewahrungspflicht, die eindeutigeIndizierung und die Qualitätssicherung einzugehen. Ein besonderes Augenmerk ist auf dieProtokollierung und die Erstellung von Journalen zu legen, in denen Fehlersituationendokumentiert und der Nachweis zu den erfaßten, indizierten oder verworfenen Dokumentengeführt wird. Eine Beschreibung des vollständigen Ablaufs mit Sicherstellung derUnveränderbarkeit der erfaßten Dokumente bis zur Archivierung ist beizufügen. In einemgesonderten Abschnitt sollte auf die Qualitätsanforderungen an die Erfassung und auf diegespeicherten Formate eingegangen werden.

! Im Anschluß an den Scannvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit demgespeicherten Beleg erfolgen.


Tz. 8, GoBS VIII. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen1. Speicherung von analogen Dokumenten

Analoge Dokumente werden im Anschluß an den Scannvorgang auf digitalenDatenträgern archiviert. Der Scannvorgang bedarf einer genauen Organisations-anweisung darüber,- wer scannen darf,- zu welchem Zeitpunkt gescannt wird,- welches Schriftgut gescannt wird,- ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,- wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und- wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.Das mittels Scannen entstandene digitale Dokument ist mit einem unveränderbarenIndex zu versehen. Hard- und softwaremäßig muß sichergestellt sein, daß dasScannergebnis unveränderbar ist.Im Anschluß an den Scannvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit demgespeicherten Beleg erfolgen.

Erfassung von originär digitalen DokumentenHierunter ist der Import von Dateien zu verstehen. Die Bedingungen gelten sowohl fürEinzeldateien aus Büroanwendungen als auch für Massendatenimporte in COLD-Anwendungen und für die Listenarchivierung.Tz. 8, GoBS VIII. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen

2. Speicherung von originär digitalen DokumentenOriginär digitale Dokumente werden durch Übertragung der Inhalts- undFormatierungsdaten auf einen digitalen Datenträger archiviert.

Bei originär digitalen Dokumenten muß hard- und softwaremäßig sichergestelltsein, daß während des Übertragungsvorgangs auf das Speichermedium eineBearbeitung nicht möglich ist. Die Indexierung hat wie bei gescanntenDokumenten zu erfolgen.

Das so archivierte digitale Dokument kann nur unter dem zugeteilten Indexbearbeitet und verwaltet werden. Die Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollierenund mit dem Dokument zu speichern. Das bearbeitete Dokument ist als Kopie zukennzeichnen.

Die Vorgaben enthalten wichtige Hinweise, die sich in der Verfahrensdokumentationwiederfinden müssen. Die Vorgabe folgt dem Vorgehen beim Scannen und sollte analogbeschrieben werden. Es wird ferner die Beschreibung der Übertragung von Inhalts- undFormatierungsdaten auf den Datenträger gefordert. Dies schließt die Definition der Daten, diezusammen mit dem Dokument archiviert werden und die Reproduktion des Dokumentesermöglichen sollen, ein. Ebenfalls ist eine detaillierte Angabe der Protokollierungsvorgängeerforderlich. Die Anforderungen an den Ausdruck sind gegebenenfalls in einem eigenenAbschnitt zusammen mit den Anforderungen der Wiedergabe von Faksimileszusammenzufassen.

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Indizierung und Datenbank

Der korrekten und eindeutigen Indizierung kommt eine besondere Bedeutung zu, da sie dasWiederfinden aller Dokumente sicherstellen muß.

Tz. 8, GoBS VIII. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten UnterlagenAuszüge Das mittels Scannen entstandene digitale Dokument ist mit einem unveränderbaren

Index zu versehen.

Das so archivierte digitale Dokument kann nur unter dem zugeteilten Indexbearbeitet und verwaltet werden.

Die Beschreibung der programmtechnischen Lösung beinhaltet auch dieGültigkeitsdauer einer Tabelle.

Tz. 6.2, GoBS Die Verfahrensdokumentation muß insbesondere beinhalten:...- Beschreibung wie die Integrität von Daten gewahrt wird ...

Tz. 5.4, GoBS Die buchhalterisch relevanten Informationen sind zumindest für die Dauer dergesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu sichern und zu schützen. Vom Unternehmen istzu entscheiden, ob und für welche Informationen aus unternehmensinternenGründen eine längere Aufbewahrungsfrist gelten soll.

In der Verfahrensdokumentation ist eine genaue Beschreibung der implementierten Datenbankmit ihren Strukturen und Inhalten enthalten. Wird ein kontrollierter Wortschatz eingesetzt, sinddie zulässigen Begriffe, gegebenenfalls im Anhang, aufzulisten. Gleiches gilt fürDokumentenklassen und andere Zuordnungsmerkmale für Dokumente. Für die Wahrung derIntegrität der Datenbank und der Indexdaten ist ein geordnetes Verfahren einzuführen, das beiÄnderungen an der Datenbank zu keinen Dokumentenverlusten führen darf.

! Jedem Dokument ist mindestens ein unveränderbarer, eindeutiger Indexzuzuordnen.

Archivierung

Tz. 8, GoBS VIII. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagenb) §147 Abs. 2 AO schreibt zur Archivierung von Unterlagen auf digitalen

Datenträgern keine besondere Technik vor. Die Regelung ist bewußt so gefaßtworden, daß sie keine bestimmte Technologie vorschreibt. Mit Ausnahme derJahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz ist damit die Speicherung/Archivierungder aufbewahrungpflichtigen Unterlagen auf digitalen Datenträgern als sog. andereDatenträger zulässig.

Die GoBS schreiben kein bestimmtes Speichermedium vor. Daher sind dasArchivierungsverfahren, die eingesetzte Technik und die technischen Komponenten derart zubeschreiben, daß eine Prüfung der sicheren, unveränderlichen und nachvollziehbarenSpeicherung der Dokumente möglich ist. Technische Detailbeschreibungen können auch ineinem Anhang zusammengefaßt werden.

! Der Einsatz nur einmal beschreibbarer optischer Speicher, bei denen eineVeränderung oder Löschung der archivierten Informationen ausgeschlossenist, stellt ein zusätzliches Sicherheitsmerkmal dar.


Reproduktion

Tz. 8, GoBS VIII. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagena) Der Buchführende, der aufzubewahrende Unterlagen nur in Form einer Wiedergabe

auf einem Datenträger vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigenHilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbarzu machen; auf das Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten dieUnterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken bzw. lesbareReproduktionen beizubringen.

Aus der Dokumentation muß hervorgehen, welche Dokumente (Dokumentenklassen oderbestimmten Indizes zugeordnet) der Aufbewahrungspflicht unterliegen und ob eine inhaltlicheoder bildhafte Übereinstimmung erforderlich ist.

Der Qualitätsmaßstab für die Wiedergabe am Bildschirm und auf dem Drucker ist zudefinieren. In der Dokumentation der Testfälle und Testunterlagen sollten geeignete Beispielevon Originalen und deren Ausdruckqualität enthalten sein.

Protokollierung

Die Entstehung, Indizierung und Nutzung der Dokumente ist zu protokollieren. In derVerfahrensdokumentation sind Erzeugung, Auswertung und Archivierung der Protokolldateienzu beschreiben. Ist keine eigenständige Protokollfunktion implementiert, müssen dieerforderlichen Protokolle zumindest über die in der Datenbank zu speichernden Merkmale undTransaktionsdaten bei Bedarf generiert werden können. Die GoBS sehen vor, daßBearbeitungsprotokolle zusammen mit den Dokumenten archiviert werden.

Tz. 8, GoBS ... Die Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren und mit dem Dokument zuspeichern.

Datensicherheit und Zugriffsschutz

In den GoBS wird auf die Dokumentation des internen Kontrollsystems, desDatensicherheitskonzeptes und des Datenschutzes besonderes Augenmerk gelegt. Untereinem „Internen Kontrollsystem“ ist das Benutzerverwaltungs- und Zugangskontrollsystem desArchivsystems zu verstehen. In der Verfahrensdokumentation sollten explizit die folgendenAbschnitte aufgeführt sein.

Internes Kontrollsystem / Benutzerverwaltung

Tz. 4, GoBS IV. Internes Kontrollsystem (IKS)Das interne Kontrollsystem ist nur eines von vielen Kriterien zur Erfüllung derOrdnungsmäßigkeit einer DV-gestützten Buchführung. Das IKS allein indiziertnoch nicht die Ordnungsmäßigkeit der DV-gestützten Buchführung.

Die Beschreibung des IKS ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation. EineWahlmöglichkeit für den Buchführungspflichtigen, welche Beschreibung er fürerforderlich hält, besteht nicht.

Tz. 5.5.1, GoBS Der Schutz der Informationen gegen unberechtigte Veränderungen ist durchwirksame Zugriffs- bzw. Zugangskontrollen zu gewährleisten.

Tz. 6.2.4, GoBS Als Maßnahmen zur Wahrung der Datenintegrität sind alle Vorkehrungen zubeschreiben, durch die erreicht wird, daß Daten und Programme nicht vonUnbefugten geändert werden können.

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Zur Beschreibung des IKS sind die Benutzerverwaltung, das Zugangsschutzverfahren (Login),besondere Schutzmechanismen beim Zugriff, Zugangskontrolle zu den Räumlichkeiten sowiedie Überprüfung der Einhaltung der Anforderungen an das IKS zu dokumentieren.

Datensicherheit

Die Anforderungen an die Datensicherheit sind in den GoBS sehr detailliert aufgeführt undsollten sich in entsprechender Tiefe auch in der Verfahrensdokumentation wiederfinden.Tz. 5, GoBS 5 Datensicherheit

5.1 Die starke Abhängigkeit der Unternehmung von ihren gespeicherten Informationenmacht ein ausgeprägtes Datensicherheitskonzept unabdingbar.

5.2 Zu sichern und zu schützen sind neben den auf Datenträgern gespeicherten, für dieBuchführung relevanten Informationen zugleich die weiteren Informationen, anderen Sicherung und Schutz das Unternehmen ein Eigeninteresse hat oder diesaufgrund anderer Rechtsgrundlagen erforderlich ist. Belege und sonstigeAufzeichnungen, die vom Buchführungspflichtigen in konventioneller Formaufbewahrt werden, sind ebenfalls zu sichern und zu schützen.

5.3 Diese Informationen sind gegen Verlust zu sichern und gegen unberechtigteVeränderung zu schützen. Über die Anforderungen der GoBS hinaus sind die sensiblenInformationen des Unternehmens auch gegen unberechtigte Kenntnisnahme zuschützen.

5.4 Die buchhalterisch relevanten Informationen sind zumindest für die Dauer dergesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu sichern und zu schützen. Vom Unternehmen istzu entscheiden, ob und für welche Informationen aus unternehmensinternenGründen eine längere Aufbewahrungsfrist gelten soll. Da zur Erfüllung derAnforderung, die buchhalterisch relevanten Informationen während der Dauer derAufbewahrungspflicht jederzeit lesbar machen zu können, nicht nur dieVerfügbarkeit der Daten und der Software, sondern auch der Hardwaregewährleistet sein muß, muß das Datensicherungskonzept im weiteren Sinne auchdie Sicherung der EDV-technischen Installation umfassen.

5.5 Wie im einzelnen Unternehmen die erforderliche Datensicherheit hergestellt und aufDauer gewährleistet werden kann, ist von den im Einzelfall gegebenen technischenBedingungen sowie den sich aus diesen ergebenden Möglichkeiten abhängig.

5.5.1 Der Schutz der Informationen gegen unberechtigte Veränderungen ist durchwirksame Zugriffs- bzw. Zugangskontrollen zu gewährleisten.

5.5.2 Die Sicherung der Informationen vor Verlust erfordert im ersten Schritt dieDurchführung von Datensicherungsprozeduren zu den auf dem EDV-Systemgeführten Programmen und Daten. Es ist zweckmäßig, periodischeDatensicherungsprozeduren vorzusehen und ergänzend zu diesen ad hocSicherungen durchzuführen. Der zweite Schritt der Sicherung der Informationen vorVerlust umfaßt Maßnahmen, durch die für die gesichertenProgramme/Datenbestände die Risiken hinsichtlich Unauffindbarkeit, Vernichtungund Diebstahl im erforderlichen Maß reduziert werden.

5.6 Da das Wie der Datensicherheit von dem jeweils gegebenen Stand der EDV-Technik abhängt, ergibt sich aus der technischen Entwicklung für das Unternehmendie Notwendigkeit, ihr Datensicherheitskonzept den jeweils aktuellenAnforderungen und Möglichkeiten anzupassen.

5.7 Das Datensicherungskonzept des Unternehmens ist zu dokumentieren.In der Verfahrensdokumentation muß die Einbettung des Dokumenten-Management- oderArchivsystems in das Datensicherheitskonzept des Betreibers dargestellt werden.


Hierzu gehören Systemauslegung, Softwareschutz, Wahrung der Datenintegrität,Benutzerverwaltung, Zugangsschutz, technische Sicherheit der eingesetzten Komponenten,Aussagen zur Systemverfügbarkeit und andere relevante Informationen.

Datenschutz

Die Belange des Datenschutzes, bezogen auf die gespeicherten Daten von Mitarbeitern desBetreibers sowie von Dritten, sind in einem eigenen Abschnitt zu beschreiben.

Formate

Speicher-, Komprimierungs- und Aufzeichnungsformate sind zu dokumentieren. Damit sollabgesichert werden, daß die gespeicherten Informationen wieder zur Anzeige gebracht undreproduziert werden können. Geforderte und im Produkt realisierte Normen und Standards sindaufzuführen.

Migrationskonzept

In einem Migrationskonzept ist darzustellen, wie in Abhängigkeit der technologischenWeiterentwicklung und der Releaseplanung des Anbieters die langfristige Sicherheit dergespeicherten Informationen, Konsistenz und Integrität sowie deren Verfügbarkeit gesichertwerden sollen.

! Das Sicherheitskonzept ist ein wesentlicher Bestandteil derVerfahrensdokumentation.

Datenintegrität

Ein Abschnitt zur Sicherung der Datenintegrität ist gesondert auszuweisen.

Tz. 6.2.4, GoBS Als Maßnahmen zur Wahrung der Datenintegrität sind alle Vorkehrungen zubeschreiben, durch die erreicht wird, daß Daten und Programme nicht vonUnbefugten geändert werden können.

Hinsichtlich der Datenintegrität sind neben den bereits unter Datenschutz aufgeführtenAnforderungen auch die technischen Voraussetzungen durch eine sichere Auslegung derHardware, verlustfreie Restart- und Recoveryverfahren, Konsistenzprüfungsprogramme, dieeindeutige Zuordnung von Indizes zu Dokumenten, Schutz vor intentioneller undversehentlicher Veränderung, Einsatz von „View-Only“-Modulen und andere Maßnahmen, dieim System implementiert sind, zu beschreiben.

Programmidentität

In diesem Abschnitt ist in der Verfahrensdokumentation der Nachweis zu erbringen, daß dieeingesetzte Software und Betriebsumgebung mit der Dokumentation und der beschriebenenFunktionalität in der Verfahrensdokumentation übereinstimmt. Dies ist durch entsprechendeVerzeichnisse der installierten Komponenten nachzuweisen.

Tz. 6.2.3, GoBS In der Beschreibung, wie die Programmidentität gewahrt wird, hat derBuchführungspflichtige nachzuweisen, daß die eingesetzten Programme erbrachtwerden bzw. erbracht worden sind. Zum Nachweis der Programmidentität gehörtim wesentlichen die Freigabeerklärung in Verbindung mit vorhandenenTestdatenbeständen. Aus der Freigabeerklärung muß sich ergeben, welcheProgrammversion ab welchem Zeitpunkt für den produktiven Einsatz vorgesehenist.

! Zur Verfahrensdokumentation gehören ebenfalls die Beschreibungen derTestfälle, der Testdaten und Testdokumente sowie die Abnahmeerklärung.

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Die Vorgabe bedeutet, daß in einem Anhang zur eigentlichen Verfahrensdokumentation auchdie Testdokumentation mit Testfällen und Testmaterial sowie die Abnahmeerklärung aufbewahrtwerden müssen. Die Testdatenbestände und Testfälle dienen dazu, die Tests bei Programm-oder Systemänderungen unter gleichen Bedingungen nachvollziehen zu können.Tz. 6, GoBS VI. Dokumentation und Prüfbarkeit

Zum Nachweis der Programmidentität ist das sog. Programmprotokoll erforderlich.Als Teil der Verfahrensdokumentation stellt dieses Protokoll regelmäßig den einzigengenauen Nachweis über den Inhalt des tatsächlich verwendeten Programms dar.

Bei Änderungen der Systemumgebung ist die Dokumentation fortzuschreiben.

Betriebskonzept

Zum Betriebskonzept gehören Abschnitte mit Dokumentationen zum Einsatz der Software(Handbücher), Pflege von Hard- und Software, Betriebsvoraussetzungen, Arbeitsanweisungenund Anweisungen zum Verhalten bei Störungen des Systems.

ArbeitsanweisungenTz. 6.2.5, GoBS Die Arbeitsanweisungen, die für den Anwender zur sachgerechten Erledigung und

Durchführung seiner Aufgaben vorhanden sein müssen, gehören ebenfalls zurVerfahrensdokumentation und sind schriftlich zu fixieren.

Zu den Beschreibungen im Abschnitt Betriebsbedingungen gehören auch detaillierteArbeitsanweisungen und Vorgaben für die Prüfung der Einhaltung dieser Anweisungen.

! Eine Verfahrensdokumentation wird zeitpunktbezogen erstellt. Der Anspruch auf die Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens kann jedoch dannverloren gehen, wenn die Vorgaben der Verfahrensdokumentation nichtumgesetzt werden (z.B. Beachtung von Arbeitsanweisungen).

Dokumentationen

Zu den Bestandteilen einer Verfahrensdokumentation gehören auch Verweise auf zugeordneteDokumente, in denen die Lösung beschrieben ist. Hierzu können Pflichtenhefte, Handbücherund andere Dokumente gehören. Eine Liste derjenigen Dokumente, die zur installiertenProgrammversion gehören (Programmidentität) sollte Anlage der Verfahrensdokumentationsein und bei Änderungen des Systems fortgeschrieben werden.

Ferner muß aus den Dokumentationen hervorgehen, welche zulässigen Anpassungen amSystem durchgeführt werden können, welche Parametrisierungs- undKonfigurationsmöglichkeiten bestehen und welche Werte bei der Installation eingestelltwurden.Tz. 6, GoBS VI. Dokumentation und Prüfbarkeit

b) Bestandteil der Verfahrensdokumentation ist auch eine Beschreibung der vomProgramm zugelassenen Änderungen von Systemeinstellungen durch denAnwender. Die Beschreibung der variablen, benutzerdefiniertenAufgabenstellungen ist Teil der sachlogischen Beschreibung.

c) Die Beschreibung der programmtechnischen Lösung beinhaltet auch dieGültigkeitsdauer einer Tabelle.

Wartung

Zum Betriebskonzept gehört ebenfalls eine Beschreibung der durchzuführenden Prüfungs- undpräventiven Wartungsmaßnahmen.


Prüfung der Verfahrensdokumentation

Die Prüfung der Verfahrensdokumentation ist nicht eindeutig geregelt. FürBuchhaltungssoftware wird von einem sachverständigen Dritten gesprochen.

Tz. 6, GoBS 6. Dokumentation und Prüfbarkeit6.0 Die DV-Buchführung muß von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer

formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sein. Weiterhinmuß sich aus der Dokumentation ergeben, daß das Verfahren entsprechend seinerBeschreibung durchgeführt worden ist.

Für die Prüfung der Verfahrensdokumentation eines Dokumenten-Management- oderelektronischen Archivsystems bedarf es einer Umsetzung oder Interpretation des „neutralenDritten“.

! Der „neutrale Dritte“, der die Verfahrensdokumentation prüft und dieOrdnungsmäßigkeit des Verfahrens bescheinigt, kann weder der Betreibernoch der Anbieter sein.

Die Erstellung der Verfahrensdokumentation und die Durchführung der Tests kann vomBetreiber zusammen mit dem Anbieter oder einem fachkundigen Dritten vorgenommen werden.

Die praktische Prüfung am System prüft zunächst die Übereinstimmung derVerfahrensbeschreibung und der Dokumentation mit dem Programmsystem. Ferner werdenTests zur Erfassung, Indizierung, Recherche und Reproduktion durchgeführt, die mit derVerfahrensbeschreibung und der Dokumentation übereinstimmen müssen. Die Ergebnissemüssen auch in Ausnahmesituationen mit versuchten Eingriffen in das System immerkonsistent, vollständig und richtig sein. Besonders wird geprüft, ob das System gegenunberechtigte Zugriffe, Veränderungen der Indizierung, Verfälschung von Dokumenten undFehlbedienung ausreichend abgesichert ist. Ein weiterer Punkt der Prüfung ist das verlustfreieund konsistente Wiederanlaufen nach einem Störungsfall. Ein Test der Recoveryverfahren mußdie vollständige, richtige und konsistente Wiederherstellung des Systems im Störungsfallsicherstellen. Vorgabe ist, daß unter keinen Bedingungen ein Dokument verloren gehen,verändert oder nicht wiedergefunden werden darf. Tests des Ausdrucks stellen dieÜbereinstimmung der Reproduktion mit dem erfaßten Original in Größe, Form, Inhalt, Qualitätund Originalitätscharakter fest.

! Die Prüfung des Verfahrens ist eine formale Prüfung derVerfahrensdokumentation. Sie bescheinigt nicht die Qualität und Sicherheitdes eingesetzten Systems, sondern die formgerechte Durchführung der Testsund die Vollständigkeit der Verfahrensdokumentation.

Die formale Prüfung vergleicht die Verfahrensbeschreibung mit der System- undAnwendungsdokumentation. Sie prüft insbesondere, ob die Verfahren des Scannens undDatenimports gegen Veränderung abgesichert sind, die Indizierung konsistent und eindeutig istund das zielgerechte Wiederfinden mit einer originalgetreuen Reproduktion gewährleistet ist.

Im Prüfungsdokument oder Zertifikat sind das Verfahren der Prüfung, benutzte Dokumentation,Testmaterial, Testfälle und die Ergebnisse festzuhalten.

! Form und Inhalt des Zertifikates sind mit der jeweils zuständigen Revision zuklären. Gleiches gilt für die Festlegung, wer als „neutraler Dritter“ dieBescheinigung ausstellt.

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Literaturverzeichnis

AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V., AWV-Schrift 06 506 RechtlicheRahmenbedingungen für den Einsatz optischer Speicherplattensysteme - Anregungen,Stellungnahmen, Fallbeispiele, AWV-Eigenverlag, Eschborn 1992

AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V., AWV-Schrift 09 546 Grundsätzeordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme GoBS, AWV-Eigenverlag,Eschborn 1995

British Standards Institution, Code of Practice for Legal Admissibility of Information Stored onElectronic Document Management Systems, BSI/DISC, London, 1996

Geis, Dr. I., Das digitale Dokument, AWV-Eigenverlag, Eschborn, 1995

Kampffmeyer, Dr. U., Anforderungen an Verfahrensbeschreibungen für Archivsysteme mitdigitalen optischen Speichern, PROJECT CONSULT GmbH, Hamburg, 1996

Kampffmeyer Dr. U., Merkel B., Grundlagen des Dokumenten-Managements - Einsatzgebiete,Technologien, Trends, Wiesbaden: Gabler, 1997 (Edition Dokumenten-Management)

VOI Verband Optische Informationssysteme e.V., VOI-Kompendium Band 1, Darmstadt, 1995

VOI Verband Optische Informationssysteme e.V., VOI-Kompendium Band 2, Darmstadt, 1996

Standard- und Normendokumente sowie Gesetze und Verordnungen sind im Text zitiert.

Die Normen zu digitalen optischen Speichern sind im folgenden Abschnitt aufgeführt.

Soweit nicht anders gekennzeichnet, wurden die Abbildungen von der PROJECT CONSULTGmbH zur Verfügung gestellt.


Normenverzeichnis für digitale optische Speicher

ISO 9660 CD-ROMISO/WD 15 525 CD-ROM Life Expectancy of CD-ROM

ISO 10 885/1993 WORM 356 mm OD Cartridge

ISO 13 403/1995 WORM 300 mm Interchange using CCS Method (Continous Composite Servo)

ISO 13 614/1995 WORM 300 mm Interchange using SSF Method(Sample Servo Tracking)

ISO 9171-1/1990 WORM 130 mm CartridgeISO 9171-2/1990 WORM 130 mm Recording FormatISO 10 089/1991 MO 130 mm CartridgeISO/TR 10 091/1995 WORM 130 mm Technical Aspects Recording FormatISO 11 560/1992 MO 130 mm Information InterchangeISO/DIS 12 654 MO 130 mm Electronic Imaging as used as evidenceISO 13 481/1993 MO 130 mm Data Interchange, Capacity 1,0 GBISO 13 549/1993 MO 130 mm Data Interchange, Capacity 1,3 GBISO 13 842/1995 MO 130 mm Cartridge, Capacity 2,0 GBISO/DIS 14 517 MO 130 mm Cartridge, Capacity 2,6 GBISO/WD 15 286 MO 130 mm Information Interchange, Capacity 5,2 GBISO/DIS 15 486 MO 130 mm Data Interchange, Capacity 2,6 GB

(Irreversible Effects)

ISO 10 149/1995 CD 120 mm Data InterchangeISO/DIS 15 485 PD 120 mm Data Interchange, Capacity 650 MB

ISO/TR 13 841/1995 MO 90 mm Guidance on Measurement TechniquesISO/TR 13 561/1994 MO 90 mm Guidelines for Effective Use

(Conforming ISO/IEC 10 090)ISO 10 090/1992 MO 90 mm Data InterchangeISO 13 963/1995 MO 90 mm Data Interchange, Capacity 230 MBISO/DIS 15 041 MO 90 mm Data Interchange, Capacity 640 MBISO/DIS 14 760 PD 90 mm Information Interchange, 1,3 GBISO/DIS 15 498 MO 90 mm Data Interchange, 640 MB, HS-1 Format

ECMA 15994 WORM 130 mm Information InterchangeECMA 154 MO 90 mm Data InterchangeECMA 167/1994 WORM Volume and File StructureECMA 238/1996 WORM 130 mm Data Interchange, Capacity 2,6 GB

ISO/IEC 13 490-1/1995 WORM Information Technology, GeneralISO/IEC 13 490-2/1995 WORM Information Technology, Volume/File Structure

DIS - Draft International StandardTR - Technical ReportWD - Working Draft

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Glossar

Ablage Die Ablage dient der kurz- und mittelfristigen Aufbewahrung und Verwaltung von ðDokumentenzum Zweck des schnellen und einfachen Zugriffs und ist als dynamischer und veränderlicher Teileines ðDMS zu betrachten. Sie ist mit einem „klassischen“ ðDokumenten-Management-System imengeren Sinn gleichzusetzen.

Akronym Abkürzung/Kurzwort eines Begriffes.

API Application Programming Interface. Programmierschnittstelle zur Kommunikation zwischeneiner Anwendung und einem ðService.

Applet Anwendungen auf Basis von Java, die von Web-Servern auf Clienten geladen werden können( ðThin Client).

Archiv Das Archiv dient der langfristigen, geordneten und statischen Aufbewahrung von ðDokumenten.Die Dokumente werden unveränderbar gespeichert und sind archivierungspflichtig oderzumindest archivierungswürdig.

Archivsystem Archivsysteme werden im allgemeinen als Endablage eingesetzt und dienen zurrevisionssicheren, unveränderbaren Speicherung von Informationen. ElektronischeArchivsysteme gehen von einem ähnlichen Ansatz wie die klassischen ðDokumenten-Management-Systeme i.e.S. aus. Auch hier werden mittels einer Datenbank einzelneðDokumente und ðContainer verwaltet. Archivsysteme besitzen darüberhinaus die Möglichkeit,große Informationsmengen in ðJukeboxen zu verwalten. Anstelle eigenständiger Archivsystemewird die elektronische Archivierung zunehmend zu einem nachgeordneten ðService und invorhandene Anwendungen integriert ( ðEnabling).

ASCII (ISO 8859) American Standard Code for Information Interchange. 7-Bit ðCode zur Darstellung von Zeichen(Buchstaben, Ziffern, Steuer- und Sonderzeichen). Mit dem 7-Bit ASCII Code können 128verschiedene Zeichen dargestellt werden.

Attribut Identifizierende oder beschreibende Eigenschaft eines ðDokumentes.

Auditing, Audit Trail Protokollierungsverfahren, z.B. Datum, Zeit und Art der ausgeführten Arbeitsschritte.

Barcode ðCodierungsverfahren, bei dem nach einem festgelegten Schema grafische Informationen(Balken) in Zahlen und Buchstaben gewandelt werden können und umgekehrt.

Batch Engl.: Stapel. Im Gegensatz zum Dialogbetrieb werden Batch-Programme ohneBenutzerinteraktion vom Rechner abgearbeitet und liefern das Verarbeitungsergebnis als Dateiab.

Blindfarbe In Abhängigkeit von der eingesetzten Lichtquelle können bestimmte Farben vonSchwarz/Weiß- ðScannern nicht erkannt werden und verschwinden in der Wiedergabe. Wird dieseScanner-Eigenschaft gezielt eingesetzt, um z.B. bei Formularen den Hintergrund auszublenden,spricht man von „Blindfarben“.

BLOB Binary Large Object. Speicherung der ðDokumente selbst als Feldinhalt in einer Datenbank.

Browser Engl.: Blättern. Navigationsinstrument für das ðWorld Wide Web. Der Browser setzt den ðHTML-Code in das eigentliche Dokumentenformat für die Bildschirmdarstellung um und interpretiert dieAktionen des Benutzers.

Brutto-Image Vollständiges Abbild, das nach dem Scannvorgang zur Verfügung steht. Durch spezielleVerfahren kann der Hintergrund anschließend ausgeblendet werden, es verbleibt das ðNetto-Image. Das Vollbild kann durch die Kombination mit dem Hintergrundlayout ( ðOverlay) wiedererzeugt werden.

Bürokommunikation (BK)

Aus einzelnen Modulen wie Text, Tabelle, Grafik, Datenbank, Kalender oder Mail bestehendesSoftwarepaket. Unterschieden werden oft die im Hintergrund liegenden Module wie Mail- oderDatenbankkomponenten als „Back-Office“ und auf der anderen Seite Module wie Text, Tabelleoder Grafik als „Front-Office“.

Cache Zwischenspeicher.

Caching Zwischenspeicherung aktueller oder in Bearbeitung befindlicher ðDokumente auf schnellenSpeichermedien (Festplatte oder Arbeitsspeicher des lokalen Rechners), um zeitaufwendigeZugriffe auf Medien mit längeren Zugriffszeiten zu vermeiden.


CALS Computer-aided Acquisition and Logistics Support. Zusammenfassung von Standards im DMS-Umfeld für technische Dokumentationen durch das amerikanische Department of Defense(DoD). Maßgeblich für viele öffentliche Auftraggeber, die Flugzeug- und andere Industrien.

CCITT Comité Consultatif International Telegraphique et Telephonique. Gemeinschaft derPostgesellschaften (heute ðITU), die ðStandards für das Post- und Fernmeldewesen definiert.

CCITT/3(CCITT T4 Gruppe 3)

Heute ITU-T Gruppe III (T4). Von der Gemeinschaft der Postgesellschaften (früher ðCCITT, heuteðITU) normiertes, verlustfreies ðKomprimierungsverfahren für Schwarz/Weiß-Bilder im BereichFaxübertragung und Scanneranwendungen.

CCITT/4(CCITT T6 Gruppe 4)

Heute ITU-T Gruppe IV (T6). ðStandard für die verlustlose ðKomprimierung von Schwarz/ Weiß-Bildern im Bereich Faxübertragung und Scanneranwendungen. Wesentlich höhererKompressionsfaktor als ðCCITT/3.

CD Compact Disc. Industriell gefertigte Nur-Lese-Speicher. Ursprünglich von Philips und Sony alsAudio-CD entwickelt.

CD-R Compact Disc - Recordable. Optische Speichermedien, die vom Anwender selbst einmalbeschrieben werden können.

CD-ROM Compact Disc - Read Only Memory. Industriell gefertigte optische Speichermedien, die vomAnwender nur gelesen werden können.

Checkin Kontrolliertes Einbringen von ðDokumenten mit Vergabe von ðAttributen in ðDokumenten-Management-Systeme.

Checkout Kontrollierter Export von ðDokumenten aus ðDokumenten-Management-Systemen in andereUmgebungen, z.B. zur erneuten Bearbeitung.

CI Coded Information. Kodierte, das heißt vom Rechner direkt interpretierbare undweiterverarbeitbare Zeichen im Gegensatz zu ðNCI, nichtkodierte Bild- oder Sprachinformation.Coded Information wird in der Regel durch ðASCII, ðEBCDIC oder verwandte, erweiterteZeichensätze dargestellt.

Client System (Hardware oder Anwendung) in einer Netzverbindung, das einen ðDienst nicht selbsterbringen kann und daher die Dienstleistungen eines ðServers in Anspruch nimmt.

Client-Server-Modell Zusammenspiel zwischen Ressourcen eines Arbeitsplatzes ( ðClient) mit speziellen Ressourceneiner vom Client aus gesehen zentralen Instanz ( ðServer). Ein Server kann wiederum zu einemClient werden, indem er andere Dienste nutzt. Typische Client-Funktionen sindBenutzeroberflächenunterstützung oder lokales ðDokumenten-Management. Server-Funktionensind z.B. zentrale Datenbankverwaltung oder Kommunikationsmanagement.

Code Vorschrift für die eindeutige Zuordnung ( ðCodierung) der Zeichen eines Zeichenvorrates(Urmenge) zu denen eines anderen Zeichenvorrates (Bildmenge).

Code of Practice In Anwendergruppen geltende Verhaltensregeln.

Codierung Umsetzung am Bildschirm angezeigter oder über Tastatur eingegebener Zeichen in ein vomComputer verarbeitbares binäres Schema. Bei der Softwareerstellung wird der Begriff für dieUmsetzung von logischen Anweisungen in Programmbefehle verwendet.

COLD Computer Output Laser Disk. Verfahren zur Massendatenarchivierung auf digitalen optischenSpeichern. COLD-Systeme nehmen Dateien (per Magnetband oder Dateitransfer) entgegen,extrahieren Indexdaten und speichern die Informationen. Die Daten können formatgetreu unterVerwendung von ðOverlays oder Hintergrundlayouts angezeigt werden.

COM Computer Output Microfilm. Direkte Verfilmung kodierter Rechnerinformationen auf ðMikroform-Medien. Component Object Model. Ebene zur plattformübergreifenden Applikationsentwicklung.

Compound Document Aus beliebigen Objekten wie Text, Bild, Tabelle, Audio, Video etc. zusammengesetztesðDokument.

Container Objekt, das aus verschiedenen inhaltlich zusammenhängenden strukturierten undunstrukturierten Informationen, elementaren und zusammengesetzten ðDokumenten mit internenund externen Referenzen und Zugriffsinformationen besteht.

CORBA Common Object Request Broker Architecture. Standardisiertes Objektmodell.

Dekompression, Wiederherstellung der ursprünglichen Information der durch ðKompressionsverfahren reduzierten

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Dekomprimierung Datenmenge.

DEN Document Enabled Networking. ðMiddleware-orientierter Ansatz für die Standardisierung derSchnittstelle vom ðDMS- ðClient zu den Applikationen und vom DMS- ðServer zumDokumentenspeicher. Abgelöst durch ðDMA.

Desktop Desktop-Computer: Rechner, die auf dem Schreibtisch (Desk) aufgestellt werden und auseinzelnen Baugruppen bestehen, die über Kabel miteinander verbunden werden. Desktop-Programm: elektronischer Schreibtisch, der den herkömmlichen Büroarbeitsplatzobjektorientiert am Bildschirm nachbildet.

DFR (ISO 10166) Document Filing and Retrieval. ðISO- ðNorm zur Definition von Protokollen und zum Aufbau vonselbstbeschreibenden elektronischen ðDokumenten.

Dienst ðService.

Digitale Signatur Der Einsatz einer digitalen Signatur ist durch das Signaturgesetz (SigG) geregelt. Durch einBerechnungsverfahren wird mit einem privaten Schlüssel die Signatur erzeugt und an dasðDokument angehängt. Der Nachweis der Authentizität entsteht durch die Prüfung der Signaturdurch einen öffentlichen Schlüssel. Eine digitale Signatur macht den Urheber der Signatur unddie Unverfälschtheit eines elektronischen Dokumentes nachweisbar kenntlich. Durch dieVerwendung der digitalen Signatur entsteht aus einem elektronischen Dokument im Prinzip eineelektronische Urkunde.

DIN Deutsches Institut für Normung. Nationales Normierungsgremium.

Directory Dateiverzeichnis.

DMA ðDocument Management Alliance.

DMA-Modell Das DMA-Modell spezifiziert grundlegende Operationen und gemeinsame Elemente aller DMA-konformen ðDokumenten-Management-Systeme. Der Zugriff auf ein DMA-System wird überZugriffspunkte (wenn ðClienten mit dem DMA-System kommunizieren) und Servicepunkte (fürðDienste, die unter dem DMA-System integriert sind) bereitgestellt. DMA ðMiddleware sorgt für dieVerteilung der Zugriffe. Für den Client bietet DMA eine einheitliche Sicht auf alle ðDokumente,unabhängig von ihrem Ort, ihrer Erstellung usw.

DMS ðDokumenten-Management-System.

Document Imaging Computergestützte Erfassung, Speicherung, Suche, Änderung und Ausgabe von ðImages.

Document Management Alliance (DMA)

Zusammenschluß von über 100 Unternehmen mit dem Ziel, ðStandards und Produkte zurVerfügung stellen, die die Interoperabilität von ðDokumenten-Management-Anwendungen,ðServices und ðRepositories ermöglichen.

Dokument Der Begriff „Dokument” entspricht nicht nur den ehemaligen Papierdokumenten, sondern kanndaneben jede andere digitale Form von Informationen beinhalten, die zu einem Dokumentverbunden werden. Ein Dokument kann aus einem (z.B. ein Bild oder ein Datensatz) odermehreren Einzelobjekten (z.B. mehrere Bilder, eine Datei mit integrierten Bildern, Text undTabellen, gemischte Inhalte aus mehreren Quellen) bestehen.

Dokumenten-Management

Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Speicherung von ðDokumenten unter Sicherstellung vonGenauigkeit, Performance, Sicherheit und Zuverlässigkeit, unabhängig davon, wo und inwelchem Format die Dokumente gespeichert sind.

Dokumenten-Manage-ment-System (DMS) im engeren Sinn

Ursprung von Dokumenten-Management-Systemen im engeren Sinn ist die Verwaltung vonDateien in Netzwerken. Diese Systeme sind dokumentorientiert, das heißt Zugriff, Verwaltungund Darstellung erfolgen auf Basis von Dokumentenmerkmalen. OrganisatorischeGesichtspunkte wie das gemeinsame Arbeiten mit ðDokumenten, Einbinden in Prozesse etc.spielen bei den klassischen Produkten keine Rolle. Wesentliche Merkmale sind die Bildung vonDokumentengruppen ( ðContainern), ðVersionsmanagement und selbstbeschreibende Dokument-Objekte.

Dokumenten-Manage-ment-System (DMS) im weiteren Sinn

Sammelbegriff für die sich zunehmend mischenden Systemkategorien Dokumenten-Manage-ment-Systeme i.e.S., ðDocument Imaging, ðGroupware, ðWorkflow, elektronische ðArchivsystememit digitalen optischen Speichern u.a.

DVD Digital Versatile Disk. Die physikalischen Abmessungen der DVD-Platte sind identisch mit derðCD oder ðCD-ROM. Das Aufzeichnungsformat ist jedoch anders und erlaubt die Speicherung von4 bis 8 GB pro Platte. Dabei werden mehrere Speicherschichten (Layers) je Plattenseite für die


Speicherung verwendet.

DVI Digital Video Interactive. ðMultimedia-Plattform der Firma Intel, die ðStandards für dieðKompression bewegter Farbbilder beinhaltet.

E-Mail Elektronische Post, die individuell oder nach Verteilerschlüsseln in Netzwerken versendetwerden kann. Datenaustausch zwischen Benutzern mit beliebigem Inhalt möglich.

EBCDIC Extended Binary - Coded Decimal Interchange Code. ðCode zur Speicherung von kodiertenInformationen ( ðCI) in Mainframe-Umgebungen.

ECC Error Correction Code. Automatische Verfahren zur Erkennung und Korrektur von Fehlern beider Aufzeichnung von Informationen auf optische Speicher.

EDI Electronic Data Interchange. Oberbegriff für Systemkonzepte, die es ermöglichen, in einemEDV-System erstellte Daten zu einem anderen System zu übertragen und dort direktelektronisch weiterzuverarbeiten. Das Verfahren hat sich in unterschiedlichen Ausprägungen amMarkt etabliert (z.B. ðEDIFACT, S.W.I.F.T.).

EDIFACT (ISO 9735) Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport. Weltweit gültigerEDI-Standard mit Nachrichtentypen für ein branchenübergreifendes Spektrum vonGeschäftsvorfällen.

EDMS ðEnterprise Document Management System.

Elektronisches Dokument hoher Qualität

Von einem „elektronischen Dokument hoher Qualität“ wird gesprochen, wenn der gesamteEntstehungs-, Speicherungs-, Wiederfindungs- und Reproduktionsprozeß sicher,nachvollziehbar, ordnungsgemäß und dokumentiert ist und das Dokument alsðselbstbeschreibendes Dokument auf einem Medium gespeichert ist, das von sich ausVeränderungen ausschließt ( ðWORM, ðCD-R).

Enabling Ergänzung vorhandener Anwendungen um ðDokumenten-Management-Funktionen, damit diegleichen Informationen und ðDokumente aus verschiedenen Applikationen heraus genutzt werdenkönnen. Die DMS-Anwendung hat keinen eigenen ðDesktop bzw. keine eigene Oberfläche.

Encodierung Verschlüsselung, Sicherheitsmerkmale im Objekt selber.

Engine ðDMS- oder ðWorkflow-Ausführungskomponente auf ðServer-Ebene ( ðWfMC).DMS- oder Workflow-Dienst zur Integration in bestehende Anwendungen.

Enterprise Document Management System (EDMS)

Unternehmensweites ðDokumenten-Management-System. Definition der Anwenderforderungenan unternehmensweite Dokumenten-Management-Systeme durch die Schwarzwaldgruppe.

Faksimile Information (z.B. Text, Grafik), die als Rasterbild vorliegt. Bei Faksimiles handelt es sich umnichtkodierte Informationen ( ðNCI), die vom Rechner nicht direkt weiterverarbeitbar sind.

Fat Client Computer mit Festplatte und voller PC-Funktionalität unter einem Standardbetriebssystem wieWindows, OS/2 u.a.

Formular (Elektronischer) ðVordruck, der eine formatierte und einheitliche Informationsein- und ausgabeermöglicht.

GIF Graphics Interchange Format. Durch die Nutzung im Internet weit verbreitetes Format fürRasterbilder ( ðFaksimile).

GoBS Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme. In den GoBS sind dieGrundsätze für die ðrevisionssichere Archivierung und die ðVerfahrensdokumentation festgelegt.

Groupware Groupware setzt auf Modulen der ðBürokommunikation auf, verknüpft die einzelnenKomponenten mit einer eigenen Intelligenz und stellt alle Werkzeuge aufgabenorientiert für dieZusammenarbeit von Gruppen zur Verfügung. Bei Groupware-Systemen steht die gemeinsameNutzung von Programm- und Informationsressourcen im Vordergrund.

Grundsätze der elektronischen Archivierung

Anforderungen an elektronische Archivsysteme, damit diese als revisionssicher, konsistent undrecoveryfähig akzeptiert werden können ( ðRevisionssichere Archivierung). Herausgegeben vomVOI.

Hardwareplattform Zur Hardwareplattform zählen alle physischen EDV-Komponenten wie Rechner,Speichersysteme, Drucker, ðScanner, Netzwerke.

Header Der Header eines ðDokumentes enthält alle notwendigen Identifizierungs-, Struktur- und

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Verwaltungsinformationen.

Hierarchisches Speichermanagement (HSM)

Traditionelles HSM dient der automatischen Migration von Dateien, auf die eine bestimmte Zeitnicht zugegriffen wurde, von schnellen, ðOnline-Festplattenspeichern auf langsamere billigereSpeicher wie optische ðJukeboxen oder Tapes. Einige HSM-Systeme bieten noch eine dritteðMigrationsstufe auf 8mm Tape oder ðCD-ROM.HSM in Information-Warehouse-Systemen dient der Übertragung und Bereitstellung vonInformationen in verteilten Umgebungen.HSM in ðDocument Imaging und ðDokumenten-Management-Systemen dient der schnellenBereitstellung abgelegter oder archivierter ðDokumente. HSM sorgt insbesondere für denschnellen Transport großer Dokumentenmengen und die Zwischenspeicherung aktuell benötigterInformationen.

Hitliste Ergebnis einer Rechercheanfrage, aus dem der Benutzer ersehen kann, welche ðDokumente dieangegebenen Suchkriterien erfüllen (auch als Trefferliste bezeichnet).

Homonym Gleichlautender (mehrdeutiger) Begriff.

Host Zentrales Großrechnersystem in einem Netzwerk.

HSM ðHierarchisches Speichermanagement.

HTML HyperText Markup Language. Von der verwendeten Soft- oder Hardware unabhängigesStandarddokumentenformat im ðWorld Wide Web. HTML ist die am weitesten verbreitete ðSGML-Applikation.

Hybridsystem Lösung, in der analoge und digitale Archivierungskomponenten gemeinsam genutzt werden.

Hyperlink Querverweis (Hypertext-Link), der als hervorgehobene Stelle im Hauptfenster des Benutzerserscheint.

Hypertextsystem Retrievalsystem mit inhaltlichen Querverweisen (Links), die für den Anwender verborgen sind;Navigationsgestaltung. In einem Hypertextsystem hat der Benutzer anstelle einer sequentiellenSuche die Möglichkeit, sich relativ frei zwischen verschiedenen verwandten Themen zubewegen.

ICR Intelligent Character Recognition. Methode zur Texterkennung in einem ðNCI- ðDokument. NebenðOCR-Methoden werden weitere Informationsquellen bei der Umwandlung berücksichtigt (z.B.Wahrscheinlichkeiten von Buchstaben, Kontextanalyse, Rechtschreibprüfungen) und so dieErkennungsrate gegenüber herkömmlichen OCR-Techniken verbessert.

IKS Internes Kontrollsystem. Gesamtheit aller aufeinander abgestimmten und miteinanderverbundenen Kontrollen, Maßnahmen und Regelungen.

Image Aus einzelnen Bildpunkten zusammengesetztes elektronisches Abbild eines Papierdokumentes( ðFaksimile, ðNCI).

Image-Board Interfacekarte mit unterschiedlichen Funktionen, z.B. für die Ansteuerung von Druckern undMonitoren, ðKompression und Bildverarbeitung.

Index Der Index eines ðDokumentes ist die Menge festgelegter Suchinformationen für das ðRetrieval undden Zugriff. Der Index setzt sich aus beschreibenden und identifizierenden ðAttributen zusammen.

Indexdatenbank Integrierte ðReferenzdatenbank eines ðDMS, die die Indexinformationen der abgelegten oderarchivierten ðDokumente enthält.

Indizierung In der Regel datenbankgestütztes Verfahren zur Erstellung möglichst eindeutigerZugriffsinformationen für das schnelle Wiederauffinden gespeicherter ðDokumente,Dokumentengruppen oder einzelner Teile von Dokumenten.

Interface Schnittstelle.

Internet Kooperativ betriebenes, weltweit verteiltes und unkontrolliertes Netzwerk, das Informationen mitHilfe festgelegter Regeln austauscht.

Intranet Im Gegensatz zum öffentlichen ðInternet ist ein Intranet ein geschlossenes Netz und auf einUnternehmen oder einen Firmenverbund begrenzt. ðWebsites werden nur innerhalb diesesgeschlossenen Netzes bereitgestellt.

IRS Information Retrieval System (Jukebox-Management-System). Referenzsystem für diephysikalische Adressierung, Verwaltung und Organisation der Dokumente auf den optischenSpeichern und ðJukeboxen.


ISO International Standardization Organisation. Internationale Dachorganisation nationalerNormierungsgremien mit dem Ziel, internationale ðStandards für alle Bereiche der Technik zuerarbeiten. ISO- ðNormen werden in der Regel als europäische und nationale ðDIN-Normenübernommen.

ITU International Telecommunications Union. Normierungsgremium der Postgesellschaften, ehemalsðCCITT. Für ðDMS relevante ðNormen: ðCCITT/3 und 4 (Bildkompression) einschließlich ðTIFF fürRasterbilder.

IV Informationsverarbeitung. Als Erweiterung und Fortführung der DV schließt dieInformationsverarbeitung nichtkodierte Informationen wie Bilder, Sprache, Video etc. ein.

JBIG (ISO/IEC 11544) Joint Bitonal Image Group. Verlustfreier ðKomprimierungs- ðStandard für Schwarz/Weiß-Bilder.

JMS Jukebox-Management-System. ðIRS Information Retrieval System.

JPEG Joint Photographics Expert Group. Von CCITT und ISO gebildetes Komitee zur Definition einesðStandards zur Speicherung und ðKompression von Farb- und Schwarz/Weiß-Bildern.

Jukebox Plattenwechselautomat für optische Speichermedien. Jukeboxen erlauben heute einen Zugriffauf nahezu unbegrenzte Datenmengen.

Klassisches Dokumenten-Management

ðDokumenten-Management-System im engeren Sinn.

Kompression, Komprimierung

Datenreduktion unter Verwendung bestimmter festgelegter Verfahren (z.B. durchZusammenfassung gleicher Bits) zur Verminderung des Speicherbedarfs und zur Erhöhung derÜbertragungsgeschwindigkeit in Netzwerken. Für die Komprimierung werden sowohl Hardware-als auch Softwareverfahren angeboten.

Konverter, Konvertierer

Modul zur Umwandlung verschiedener Dokumentenformate in ein einheitliches Format, damitder Austausch von ðDokumenten zwischen unterschiedlichen Applikationen und ðDienstensichergestellt ist.

Kryptographie Verschlüsselung gesamter Objekte zur sicheren Übertragung in Netzen.

LAN Local Area Network. Lokales Netzwerk.

Library Dokumentbibliothek.

Link Uni- oder bidirektionale, statische Verbindung zwischen zwei Objekten.

Logging Protokollierung.

MAPI Messaging API. ðMiddleware-Messaging-Standard von Microsoft.

MAPI-WF Messaging API Workflow Framework. ðAPI-Set von Microsoft zur Ausstattung vonðBürokommunikationsanwendungen mit ðWorkflow-Features. Entscheidung der ðWorkflowManagement Coalition für die Verwendung der MAPI-Spezifikationen als „Interface 4” desðWorkflow Reference Models.

Master-Anwendung Anwendung mit eigener Benutzeroberfläche, bei der im Gegensatz zum ðEnabling andereAnwendungen in den ðDMS-Client-Desktop integriert werden.

Middleware Zwischen den eigentlichen Anwendungen und der Betriebssystemebene angesiedelte System-und Netzwerk-Dienste (z.B. Kommunikation, Protokollierung, Sicherheit, ðKonverter).

Migration Möglichkeit oder Notwendigkeit, Zugriffsinformationen und ðDokumente von einem System in einanderes zu überführen.

Mikrofiche Mikroplanfilm. Analoges Speichermedium ( ðMikrofilm, Mikroform).

Mikrofilm Filmbasiertes analoges Speichermedium. Zusammenfassung von unterschiedlichen Typen vonðMikroformen.

Mikroform Bezeichnung für herkömmlich ðMikrofilm genannte analoge Speichermedien.

Mikrografie Oberbegriff für Technologien und Verfahren der ðMikroformtechnologie (Erfassung, Management,Manipulation, ðRouting, Speichern und Ausgabe von Mikroformmedien).

MPEG Motion Picture Expert Group. Gruppe innerhalb der ðISO, die für die Bearbeitung weltweiterðStandards zur ðKompression digitalisierter Bewegtbilder (einschließlich Farbe) verantwortlich ist.

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MPEG komprimiert nicht verlustfrei.

Multimedia Integrierte und interaktive Eingabe, Verarbeitung, Kommunikation und Ausgabe oderPräsentation verschiedenster Informationsarten wie strukturierte Daten, Text, Bild, Grafik, Audiooder Video.

NCI Non Coded Information. Nichtkodierte Informationen sind Bilder, Sprache, Ton, Video etc., dievom Rechner nicht direkt verarbeitbar sind. Eine typische NCI-Anwendung ist die Erfassung vonðDokumenten mit ðScannern und deren Behandlung als ðFaksimiles.

Nearline-Archiv Befindet sich ein gesuchtes ðDokument im Nearline-Archiv, muß die entsprechendeSpeicherplatte erst auf Programmbefehl vom Robotersystem der ðJukebox in ein Laufwerkeingelegt und so in einen ðOnline-Zustand gebracht werden.

Netto-Image Daten eines ðDokumentes ohne Hintergrundlayout ( ðOverlay).

Nomenklatur Strukturierte Begrifflichkeit und Ordnung für die inhaltliche Erschließung von Informationen( ðIndizierung).

Norm Von internationalen oder nationalen Normierungsgremium verabschiedeter ðStandard. UnterNormen werden hier ausschließlich nationale ðDIN-Normen bzw. internationale ðISO-Normenverstanden. Alle übrigen „Defacto-Normen” werden als Empfehlungen, Vorschriften oderIndustriestandards bezeichnet.

OCR Optical Character Recognition. Optische Zeichenerkennung. Methode zur Umwandlung vonTexten im Rasterformat ( ðNCI) in eine kodierte, vom Rechner verarbeitbare Zeichenfolge ( ðCI).

ODA (ISO 8613) Open Document Architecture. ðISO-Norm zur Beschreibung von Struktur und Inhalt komplexerelektronischer ðDokumente.

ODMA Open Document Management API. Standardisiertes Highlevel- ðInterface zwischen ðDesktop-Applikationen und ðDokumenten-Management-Systemen ( ðClient-Schnittstelle).

Offline-Archiv Das Offline-Archiv befindet sich nicht im Zugriff des ðIRS. Offline-Medien müssen durch einenOperator manuell eingelegt werden und sind erst dann ðnearline oder ðonline für das Systemzugreifbar. Der anfordernde Benutzer erhält in diesem Fall eine Zwischenmeldung, daß sich dieÜbergabe des gewünschten ðDokumentes verzögert.

OLE Object Linking and Embedding. Windows-Verfahren für die Verknüpfung von Objekten. OLEbietet zwei Möglichkeiten: 1. Linking: Verknüpfung eines ðDokumentes mit anderen Dateien (Text,Tabellen, Grafiken etc.), die nicht Teil des ursprünglichen Dokumentes werden, sonderneigenständige Objekte bleiben. 2. Embedding: Die Objekte werden Teil des Dokumentes, in dassie eingebettet werden.

Online Direkte, den aktuellen Eingabeanforderungen entsprechende Informationsbereitstellung und -verarbeitung.

Online-Archiv ðDokumente im Online-Archiv sind im direkten Lese- und Schreibzugriff, das heißt die betreffendeSpeicherplatte befindet sich in einem Laufwerk (Einzel- oder ðJukeboxlaufwerk).

Online-Datenbank Datenbank im direkten Zugriff, die die Ergebnisse sofort nach der Eingabe ausgibt; in der Regelzentrale Auskunftsdatenbanken, die über Telekommunikationswege von externen Benutzernkonsultiert werden.

Original Papierform: Urschrift im Sinne des HGB.Elektronische Form: Unveränderte elektronische Ursprungsinformation.

Overlay ðDMS-spezifischer Begriff für Hintergrundlayout, welches mit den Daten eines ðDokumentesverbunden werden kann und so das ursprüngliche Dokument wiederherstellt.

Plug-and-Play Verbindung unterschiedlicher Hard- und Softwarekomponenten unter Umständen verschiedenerHersteller zu einer anschlußfertigen Lösung.

Prefetch ðCaching-Mechanismus, der durch vorausschauende Algorithmen die Wartezeiten aufðDokumente für den nächsten Arbeitsschritt verkürzt.

RAID Redundant Array of Independent Disks. Verfahren, bei denen durch verschiedene Strategien derFestplattenspiegelung oder Verteilung von Daten auf verschiedene Sicherheitsbereiche einesPlattenstapels eine größtmögliche Ausfallsicherheit der Festplatten erreicht werden kann.

Recovery Wiederherstellung der bis zum Zeitpunkt eines Systemausfalls gespeicherten Daten in denursprünglichen Zustand.


Bei ðArchivsystemen: Wiederherstellung von den Speichermedien selbst.

Referenzdatenbank Datenbank, die nur Verweise (Pointer) und nicht die Objekte selber ( ðBLOBs) verwaltet.

Rendition Unterschiedliche Speicherformate (z.B. ðHTML, PDF etc.) des gleichen ðDokumentes.

Replikation Automatischer Abgleich von Dokumentdatenbanken über verschiedene Lokationen hinweg.

Repository Dokumentenbestand, Dokumentraum.

Restart Wiederanlauf nach Systemausfall oder nach Ausfall einzelner Komponenten.

Retrieval Suchen bzw. Wiederauffinden von ðDokumenten, Dokumentengruppen oder Dokumententeilen.

Revisionssichere Archivierung

Archivierung entsprechend den ðGoBS. Langzeitspeicherung unveränderlicher Dokumenteentsprechend den Aufbewahrungsfristen des HGB.

ROD Rewritable Optical Disk. Vom Anwender selbst beschreibbare, löschbare undwiederbeschreibbare optische Speichermedien.

Routing Weiterleiten, Verteilen.

Scanner Gerät zur Digitalisierung von Papier- oder ðMikrofilm- ðDokumenten, vergleichbar einemKopiergerät.

Screen Shot,Screen Dump

Abspeicherung des aktuell angezeigten Bildschirminhaltes als Bild.

Selbstbeschreibendes Dokument

Ein selbstbeschreibendes Dokument setzt sich aus einer beliebigen Inhaltskomponente (Einzel-objekt, ðContainer, Liste u.ä.) und einem vorgeschalteten, mit der Inhaltskomponenteverbundenen ðHeader mit selbstbeschreibenden ðAttributen zusammen.

Selbsttragendes Archiv Bei einem selbsttragenden ðArchiv sind außer den ðDokumenten alle beschreibenden ðAttribute,Teile der Verwaltungssoftware und ðViewer auf jedem Medium gespeichert, so daß eine Nutzungunabhängig vom erzeugenden System möglich ist.

Server Instanz (Hardware oder Anwendung), die einen bestimmten ðDienst zur Verfügung stellt, der vonden an das Netz angeschlossenen Arbeitsstationen ( ðClienten) genutzt werden kann. Der Serverist ereignisgesteuert, das heißt er „wartet” auf Anfragen der Clienten. Bei Eintreffen einer Anfragewerden die entsprechenden Aktionen durchgeführt und die Antworten über das Netz an denClient zurückgesendet. Typische Server-Dienste sind geteilte Geräte (Shared Devices) undDatenbestände, externe Kommunikation, Druckservice, LAN-Kommunikation und -Managementoder Server-Anwendungen.

Service Dienst, den ein ðServer verschiedenen ðClienten zur Verfügung stellt, z.B. Druck-Service.

SGML (ISO 8879) Standard Generalized Markup Language. ðISO-Norm zur soft- und hardwareunabhängigenStruktur- und Inhaltsbeschreibung von ðDokumenten und Dokumentenklassen.

Shamrock Die Shamrock Document Management Coalition hatte zum Ziel, die Interoperabilität undðKonsistenz zwischen ðDokumenten- ðRepositories, die von verschiedenen ðDokumenten-Ma-nagement-Systemen auf unterschiedlichen Plattformen verwaltet werden, sicherzustellen.Abgelöst durch ðDMA.

SoftWORM ðWORM (Write Once Read Many). Die Veränderbarkeit der SoftWORM wird durch spezielleSoftware und Erkennungseigenschaften des Laufwerks unterbunden ( ðTrueWORM).

Spawnen Automatischer Start der Anwendung, mit der ein ðDokument erzeugt wurde.

Speicherhierarchie Eine mehrere Ebenen umfassende Speicherhierarchie erlaubt den von verschiedenen Kriterienwie Kosten, Zugriffsgeschwindigkeit, Zugriffsrate und Speicherplatz abhängigen Einsatzverschiedener Speichermedien.

SPI Service Provider Interface. Schnittstelle zwischen einem ðService und der ðMiddleware-Ebene.

SQL (ISO 9075) Structured Query Language. Strukturierte Standardabfragesprache für die Definition,Aktualisierung, Verwaltung und Abfrage relationaler Datenbanken.

Standard Es ist zu unterscheiden zwischen einem Standard eines Normungsinstitutes und einemIndustriestandard. Industriestandards sind nicht normiert, wirken sich im Markt jedoch wie eineðNorm aus.

Synonym Gleichbedeutender Begriff.

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Thesaurus Ein Thesaurus verbindet und ordnet verwandte Begriffe und ðSynonyme und zeigt hierarchischeund andere Beziehungen zwischen den beschreibenden Merkmalen der ðDokumente.

Thin Client Computer, NC Netzwerk Computer, ohne Festplatte mit speziellem Betriebssystem zurVerarbeitung von Java-Anwendungen ( ðApplet).

Thumbnail Kleine Voransicht (Preview) eines Bildes.

TIFF Tagged Image File Format. Standardisiertes Dateiformat für ðImages, das allerdingsverschiedene Umsetzungen gestattet, so daß es für TIFF unterschiedliche Versionen gibt. TIFFkann von den meisten Bild- und Textverarbeitungsprogrammen erzeugt und weiterverarbeitetwerden.

TrueWORM „Echte“ ðWORM (Write Once Read Many). Unveränderliche Aufzeichnung von Informationendurch physikalisch irreversible Veränderung der Medienoberfläche ( ðSoftWORM).

UDF (ISO 13446) Universal Disk Format. Standardisiertes Aufzeichnungsverfahren mit automatischer Prüfung, obrichtig und vollständig geschrieben worden ist. Das Verfahren ist betriebssystemunabhängig unddefiniert im Gegensatz zur ISO 9660 auch die File-Formate. UDF ist die Grundlage für dieAufzeichnung im ðDVD-Verfahren.

Unique Identifier Eindeutige Kennung eines Objektes, die sicherstellt, daß jedes ðDokument nur ein einziges Malvorkommt und die jedes Dokument identifiziert.

Verfahrens-dokumentation

Systembeschreibung eines ðrevisionssicheren Archivs entsprechend den ðGoBS und denVorgaben des VOI.

Versionsmanagement Verwaltung und konsistente Speicherung der unterschiedlichen Versionen von ðDokumenten,Programmen etc. ( ðDokumenten-Management-System im engeren Sinn).

Viewer Programm zur Anzeige von einem bestimmten oder mehreren Dateiformaten. Ein Viewer erlaubtkeine Bearbeitung der ðDokumente. Im Unterschied zu serverbasierten ðKonvertern bleibt dasursprüngliche Dokumentenformat bei clientbasierten Viewern erhalten. Das Anzeigeformat wirdnach der Anzeige somit nicht gespeichert, sondern wieder verworfen.

Vordruck Formatierte und einheitliche Papiervorlage ( ðFormular), in der festgelegte Bereiche mitInformationen auszufüllen sind.

Vorgangsbearbeitung ðWorkflow, ðWorkflow-System. Systemunterstützte oder automatisierte ganzheitliche Bearbeitungeines Vorgangs von einem Arbeitsplatz aus. Neben der ðVorgangssteuerung beinhaltet dieVorgangsbearbeitung auch die Interpretation auf den ðClienten.

Vorgangssteuerung Ursprünglich Synonym für ðWorkflow, beinhaltete aber lediglich die Verbindung einzelnerBausteine zu vordefinierten Dialogabfolgen. Die Vorgangssteuerung erfolgt über Parameter, dievom Benutzer beeinflußt werden können. Auch die Steuerung von ðBatch-Abläufen kann überAbarbeitungsketten erfolgen.

WAN Wide Area Network. Verbund geographisch weit verteilter unabhängiger Rechner zum Zweckdes Datenaustausches innerhalb eines logischen Netzwerks. Da öffentlicheDatenkommunikationsnetze für den Datenaustausch eingesetzt werden, kann ein WAN weitausgrößere Entfernungen als ein ðLAN überbrücken.

WAPI Workflow Application Programming Interface, Standardterminologie der ðWfMC. ðAPI für ðClient- ðWorkflow-Applikationen und Tools, um auf den ðWorkflow-Enactment-Service zugreifen zukönnen.

Website Angebot im ðWorld Wide Web.

WfMC ðWorkflow Management Coalition.

Workflow Engl. ursprünglich Arbeitsfluß. Computergestützte Automatisierung von Geschäftsprozessenoder Vorgängen (daher auch oft als ðVorgangsbearbeitung bezeichnet).

Workflow Management Coalition (WfMC)

Internationaler Zusammenschluß von über 100 Workflow-Anbietern, Anwendern und Beratern,primäres Standardisierungsorgan im ðWorkflow-Bereich. Das Ziel der Koalition ist dieEntwicklung von Softwarespezifikationen und ðStandards, um so die Voraussetzungen für dieInteroperabilität und Kommunikation verschiedener Workflow-Produkte und -Komponenten inunterschiedlichen Umgebungen zu schaffen.

Workflow Reference Model

Standardterminologie der ðWfMC. In dem Workflow Reference Model werden allgemeineCharakteristiken, Funktionen und Schnittstellen von ðWorkflow-Systemen beschrieben. Das Mo-


dell beinhaltet fünf Kategorien von Standards, die die Interoperabilität und Kommunikationverschiedener Workflow-Produkte und -Komponenten gewährleisten sollen: - Interface 1: Process Definition Tools- Interface 2: Workflow Client Applications- Interface 3: Invoked Applications- Interface 4: weitere Workflow-Enactment-Services- Interface 5: Administration und Monitoring Tools.

Workflow-Applikation Applikation, die die Ausführung von Arbeitsschritten unterstützt. Workflow-Applikationen werdenentweder durch das ðWorkflow-System oder durch einen Benutzer oder andere Applikationen, diefür die Ausführung bestimmter Arbeitsschritte benötigt werden, aufgerufen.

Workflow-Ausführung(Runtime)

Die Runtime-Komponente steuert die aktuelle Ausführung eines Prozesses und koordiniert dieAufgaben mehrerer Benutzer entsprechend der Prozeßdefinition.

Workflow-Definition(Buildtime)

Computergestützte Modellierung oder Modifizierung von Prozeßbeschreibungen. Die Workflow-Definition besteht aus einem Netzwerk von Aktivitäten, deren Beziehungen untereinander sowiespeziellen Start- und Endebedingungen.

Workflow-Enactment-Service

Standardterminologie der ðWfMC. Software, die aus einer oder mehreren ðWorkflow-Enginesbestehen kann und die Runtime-Umgebung für die Prozeßausführung zur Verfügung stellt.Hauptaufgabe ist das Erzeugen, Verwalten und Ausführen von Workflow-Prozessen.ðClient- ðWorkflow-Applikationen greifen auf diesen Service über das ðWAPI zu.

Workflow-Engine Standardterminologie der ðWfMC. Software, die einen Teil oder die gesamte Runtime-Umgebungfür die Prozeßausführung zur Verfügung stellt. Hierzu gehören Funktionen wie das Initiieren,Starten, Beenden und Abbrechen von Prozessen.

Workflow-System, Workflow-Management-System

System, das Arbeitsabläufe unter Berücksichtigung von Ressourcen, Terminen und Kosten mitHilfe von Software definiert, steuert und ausführt. Ein Workflow-System besteht im allgemeinenaus zwei Komponenten: der Buildtime-Komponente zur Vorgangs- oder ðWorkflow-Definitionsowie der Runtime-Komponente zur Workflow-Ausführung. Ein Workflow-System kann aus einemoder mehreren ðWorkflow-Enactment-Services bestehen, die wiederum aus einer oder mehrerenðWorkflow-Engines bestehen können.

World Wide Web (WWW) ðStandards, die den Austausch und die Darstellung von ðDokumenten in einem gemeinsamen,plattformunabhängigen Format beschreiben.

WORM Write Once Read Many. Einmal beschreibbare und beliebig oft lesbare optischeSpeichermedien. Zu unterscheiden sind ðSoftWORMs und ðTrueWORMs.

WWW ðWorld Wide Web.

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Abkürzungsverzeichnis

ADF Automatic Document FeederAIIM Association for Information and Image ManagementANSI American National Standard InstituteAO AbgabenOrdnungAPI Application Programming InterfaceASCII American Standard Code for Information InterchangeBAG BundesArbeitsGerichtBDSG BundesDatenSchutzGesetzBetr.VG BetriebsVerfassungsGesetzBGB Bürgerliches GesetzBuchBIT Binary digITBK BüroKommunikationBLOB Binary Large OBjectBMP BitMaPBSI British Standards InstitutionCAD Computer Aided DesignCALS Computer-aided Acquisition and Logistics SupportCAR Computer Aided RetrievalCCD Charge Coupled DeviceCCITT Comité Consultatif International Telegraphique et TelephoniqueCD Compact DiscCD-R Compact Disc - RecordableCD-ROM Compact Disc - Read Only MemoryCGM Computer Graphics MetafileCI Coded InformationCOLD Computer Output LaserDiskCOM Component Object ModelCOM Computer Output MicrofilmCORBA Common Object Request Broker ArchitectureCPU Central Processing UnitCRC Cyclic Redundancy CheckCS Client-Server, „C/S“DB DatenBankDDS Disk Definition StructureDEN Document Enabled NetworkingDFR Document Filing and RetrievalDFÜ DatenFernÜbertragungDIN Deutsches Institut für NormungDMA Document Management AllianceDMS Dokumenten-Management-SystemDOS Disk Operating SystemDPI Dots Per InchDTD Document Type DefinitionDTP DeskTop PublishingDV DatenVerarbeitungDVD Digital Versatile DiskDVI Digital Video InteractiveE-Mail Electronic MailEBCDIC Extended Binary-Coded Decimal Interchange CodeECC Error Correction CodeECMA European Computer Manufacturing AssociationEDI Electronic Data Interchange EDIFACT Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and TransportEDMS Enterprise Document Management SystemEDV Elektronische DatenVerarbeitungEN Europa NormGB GigaByteGIF Graphics Interchange FormatGoB Grundsätze ordnungsgemäßer BuchführungGoBS Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter BuchführungsSystemeGoS Grundsätze ordnungsgemäßer SpeicherbuchführungHGB HandelsGesetzBuch


HSM Hierarchisches SpeicherManagementHTML HyperText Markup LanguageI/O Input/OutputICR Intelligent Character RecognitionIEC International Electrotechnical CommissionIEEE Institute of Electrical and Electronic EngineersIGES International Graphics Exchange StandardIKS Internes KontrollSystemIRS Information Retrieval SystemISO International Standardization OrganisationIT InformationsTechnologieITU International Telecommunications UnionITU-T ITU Technical Standards Group (Nachfolge CCITT)IuKDG Informations- und KommunikationsDiensteGesetzIV InformationsVerarbeitungJBIG Joint Bitonal Image GroupJMS Jukebox-Management-SystemJPEG Joint Photographics Expert GroupKB KiloByteLAN Local Area NetworkLIMDOW Light-Intensity-ModulationMAPI Messaging Application Programming InterfaceMAPI-WF Messaging Application Programming Interface - Workflow FrameworkMB MegaByteMO/MOD Magneto-Optical DiskMPEG Motion Picture Expert GroupNCI Non Coded InformationNNI Niederländisches NormierungsInstitutOA Office AutomationOCR Optical Character RecognitionOD Optical DiskODA Open Document ArchitectureODMA Open Document Management APIOLE Object Linking and EmbeddingOS Operating SystemOSTA Optical Storage Technology AssociationPC Personal ComputerPD Phase ChangePDF Portable Document FormatQM QualitätsManagementQS QualitätsSicherungRAID Redundant Array of Independent DisksRAM Random Access MemoryROD Rewritable Optical DiskROM Read Only MemoryRPC Remote Procedure CallRTF Rich Text FormatSCSI Small Computer Systems InterfaceSGB SozialGesetzBuchSGML Standard Generalized Markup LanguageSigG SignaturGesetzSPI Service Provider InterfaceSQL Structured Query LangugeTB TeraByteTIFF Tag / Tagged Image File FormatUDF Universal Disk FormatUSV Unterbrechungsfreie StromVersorgungVDE Verein Deutscher ElektrikerVOI Verband Optische Informationssysteme e.V.WAN Wide Area NetworkWAPI Workflow Application Programming InterfaceWfMC Workflow Management CoalitionWORM Write Once Read ManyWWW World Wide WebZPO ZivilProzeßOrdnung

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1Anschriften

VOI Verband Optische Informationssysteme e.V.

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