Lessonia hat ihren Sitz in Frankreich und setzt M-Files ein, um die GMP-Dokumentation effizienter verwalten zu können.

Lessonia ist Hersteller von Kosmetikprodukten für die Schönheitsindustrie. Das französische Unternehmen verwendet natürliche Inhaltsstoffe für die Erstellung einer exklusiven Wellness-Produktlinie, welche an die größten Schönheitsmittelfirmen weltweit, wie L‘Oréal, Estée Lauder sowie Johnson & Johnson weiter vertrieben wird.

Lessonias weltweite Geschäftsentwicklung führt dazu, dass das Unternehmen mit den unterschiedlichsten Kunden Geschäfte tätigt - von kleinen Kosmetikunternehmen bis hin zu den größten und anerkanntesten.

Schönheitsmittelfirmen weltweit. Um die Herstellungsdokumentation erfolgreich zu verwalten, benötigt die Organisation eine Lösung, die ein Höchstmaß an Reaktionsfähigkeit und Sicherheit zulässt.

Mit 45 Angestellten ist Lessonia ein kleines Unternehmen und unterhält keine eigene IT-Abteilung. Die Suche, Auswahl und Implementierung der für das Unternehmen effektivsten Dokumentenverwaltungslösung stellte daher eine Herausforderung dar.

Das Consulting-Unternehmen Sedasis hilft bei der M-Files-Auswahl und Einrichtung

Lessonia wurde bei der Suche, Evaluierung und Auswahl einer Lösung, die der Firma die Dokumentenverwaltung nach den GMP-Richtlinien erleichtert, von dem französischen Unternehmen Sedasis unterstützt.

Sedasis verfügt es über ein fundiertes Wissen über die IT-Ressourcen und die Dokumentenverwaltungsanforderungen von Lessonia, da die beiden Unternehmen bereits seit 2005 zusammenarbeiten. Ein Schlüsselkriterium für die Auswahl bestand in der Anforderung, nahtlos mit den kommerziellen und legalen Geschäftsprozesses von Lessonia integrierbar zu sein.

ErfolgsgeschichteFabrikant von Kosmetikprodukten findet eine attraktive Dokumentenverwaltungslösung

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„Die endlosen Dokumente im Zusammenhang mit der Herstellung von Inhaltsstoffen muss mit Kundennummern, Kundenbestellungen und Lieferungen verknüpft werden. Für das Qualitätsmanagement müssen sämtliche Komponenten mit den Seriennummern der Lose versehen sein. Deswegen war es wichtig auf eine sichere Architektur zu setzen, die sämtlichen Anforderungen Genüge tut“, sagt Christophe Winckler, Vorsitzender und Geschäftsführer bei Lessonia.

Nach einem sorgfältigen Evaluierungsprozess führte Sedasis die Implementierung der M-Files Dokumentenverwaltungslösung bei Lessonia im Jahr 2010 durch.

Dokumentenverwaltung im Zusammenhang mit GMP (Good Manufacturing Practise) und Revisionen

Lessonia stellt mehrere hundert Kosmetikprodukte her. Für jedes Frachtlos muss das Unternehmen Analysezertifikate, Produktspezifizierungen, Lieferscheine und Rechnungen mit den Seriennummern der Lose vorbereiten.

„Wir produzieren eine enorme Menge an Fabrikationsdokumenten, die alle in einem sicheren und verlässlichen Repository gespeichert werden müssen, doch gleichzeitig auch einfach und schnell abrufbar sein sollen“, unterstreicht Winckler.

Einer der Hauptgründe für die Auswahl von M-Files besteht darin, dass die GMP-Richtlinien eingehalten werden müssen und M-Files sich aufgrund der einfachen Konfigurierbarkeit dazu eignet, diese Vorgaben besser umsetzen zu können. Darüber hinaus führen unterschiedliche Organisationen Revisionen im Unternehmen durch und das effiziente Verwalten der damit im Zusammenhang stehenden Dokumentation ist ein wesentlicher Prozess dieser Prüfung.

„Vor M-Files waren die Revisionen eine viel größere Herausforderung und führten zu mehr Fehlern“, sagt Winckler.

Die Integration mit dem ERP-System ermöglicht einen schnellen Zugang zu den Fabrikationsunterlagen

Als einer der Hauptvorteile von M-Files stellte sich die einfache Integration mit ERP-Systemen (SAGE 100 Entreprise Serie) auf SQL-Servern heraus. Sedasis war problemlos dazu fähig eine Schnittstelle zwischen dem ERP-System von Lessonia und M-Files herzustellen.

„Dank M-Files hat unser Team einen unmittelbaren Zugriff auf Geschäftsdokumente, wie: Rechnungen, Bestellungen, technische Unterlagen - und dies für jede Herstellungspartie. Dies ist besonders wichtig, da wir Mitarbeiter haben, die in Hongkong, Mexico und Frankreich und anderen Ländern sitzen und alle müssen in der Lage sein, einfach und schnell auf diese Dokumentation zuzugreifen“, bemerkt Winckler.

„M-Files verbesserte unsere Reaktionszeit gegenüber den Kundenanforderungen. Diese ist nicht nur im Hinblick auf die Kundenzufriedenheit ein Vorteil, sondern verbessert unternehmensintern auch den Teamgeist.“

Christophe Winckler

Präsident und CEO,Lessonia

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Die Kunden von Lessonia kommen in den Genuss der Vorteile von M-Files

Obwohl Lessonia M-Files für einen breiten Bereich der Dokumentation nutzt, wird die Dokumentenverwaltungslösung in erster Linie zur Speicherung von Kundendokumenten, technischer Dokumentation und Rechnungen eingesetzt. Während Lessonia dank M-Files in Bezug auf Produktivität, Effizienz, Fehlerreduzierung zahlreiche Verbesserungen zu Teil wurden, kamen auch die Kunden in den Genuss der Vorteile einer solchen Lösung, da sie nun ihre Dokumentation wesentlich schneller erhalten.

Über Lessonia

Lessonia ist ein französischer Hersteller von natürlichen und organischen Kosmetikprodukten im hauseigenen Laboratorium. Als Eigenmarkenhersteller, vertreibt Lessonia seine Produkte an die führenden Kosmetikhersteller weltweit. Lessonia bezieht die Inhaltsstoffe, führt sorgfältige Testverfahren im Laboratorium durch und arbeitet beim Herstellungsverfahren mit Bio-Zertifizierungsorganisationen zusammen. Weitere Informationen erhalten Sie unter www.lessonia.com.

Über Sedasis

Mit Firmensitz in Brest, Frankreich ist Sedasis ein Ingenieurunternehmen, das auf die Planung, das Design und den Aufbau von Infrastrukturen spezialisiert ist. Die Spezialisierung auf Informationstechnologie, die langjährige praktische Erfahrung sowie das fundierte technische Fachwissen haben dazu geführt, dass sich Sedasis auf die Implementierung von Informationssystemen für Unternehmen von 20 bis zu 200 Mitarbeitern spezialisiert hat. Sedasis bietet Technologielösungen an, die dazu dienen, die Effizienz der Informationssysteme (z.B. verteilte Infrastruktur Virtualisierung, Speicherung, Datenbank, Sicherheiten und Anwendungen) auf allen Unternehmensebenen zu verbessern. Weitere Informationen erhalten Sie unter www.sedasis.com.

ÜBER M-FILESDie dynamischen Dokumentenverwaltungslösungen von M-Files revolutioniert den herkömmlichen ECM-Markt, indem sie die Informationssilos beseitigt und einen schnellen und einfachen Zugang zu den gewünschten Inhalten über alle hauptsächlich eingesetzten Systeme und Geräte herstellt. Anhand der intuitiven Annäherung an eine moderne ECM-Lösung, die darauf abzielt Information zu verwalten nach dem Ansatz: „was“ wird gespeichert anstatt „wo“ wird es gespeichert, erreicht M-Files eine höhere Benutzerakzeptanz, die zu einer schnelleren Investitionsrentabilität. Dank der flexiblen On-Premise, cloudbasierten und hybriden Einsatzmöglichkeiten, gibt M-Files die Leistungsfähigkeit von ECM-Lösungen den Benutzern zur Hand und reduziert gleichzeitig die IT-Kosten erheblich, da diese optimal auf die Erfordernisse des Benutzers angepasst werden, sodass die Verwaltung von Information und Berechtigungskontrolle genau auf die jeweiligen Bedürfnisse abgestimmt sind. Unternehmen in mehr als 100 Ländern benutzen M-Files als zentrale Plattform zur Verwaltung von Front- und Back-Office-Prozessen, die die Produktivität und Qualität erhöhen und gleichzeitig die Konformität mit den Richtlinien der jeweiligen Branchen garantieren. www.m-files.com

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